2023-018949 RIB reactie BenW op accountantsrapport 2022.pdf

Zaaknummer: 2023-018949

Raadsinformatiebrief Betreft: Reactie college van B&W op accountantsrapport bij Programmarekening 2022

Aan de leden van de Gemeenteraad

Naar aanleiding van de controle op de Programmarekening 2022 heeft onze accountant QConcepts een accountantsrapport uitgebracht. De Auditcommissie zal ten behoeve van de besluitvoering in uw raad een advies uitbrengen over de Programmarekening 2022. Het college van burgemeester en wethouders geeft in deze brief een reactie op het accountantsrapport. Controleverklaring goedkeurend Dit jaar was het eerste (en enige) jaar dat de accountants van QConcepts onze jaarstukken hebben gecontroleerd. Het college is verheugd dat onze gemeente opnieuw een ‘volledig schone verklaring’ tegemoet kan zien. Dit betekent dat de accountant een goedkeurende controleverklaring voor zowel het aspect rechtmatigheid als het aspect getrouwheid afgeeft en dat de opgenomen fouten en onzekerheden binnen de hiervoor geldende toleranties zijn gebleven die de gemeenteraad hiervoor heeft meegegeven. De accountant meldt in zijn verslag dat de toonzetting kritisch kan overkomen en dat dit inherent is aan de aard van de rapportage en dat voornamelijk ingegaan wordt op het verbeterpotentieel binnen de gemeente. Deze houding verwachten wij ook van een accountant en dit waarderen we. Maar wat we zeker ook dankbaar in ontvangst nemen en onderschrijven zijn de complimenten en waardering voor de ambtelijke organisatie.

Wij delen de constatering dat de samenwerking tussen accountant en ambtelijke organisatie tijdens deze controle constructief en fijn is verlopen. Jaarafsluiting De controle van de Programmarekening 2022 is deels ‘op afstand’ en deels in het gemeentehuis aan de Verkeerstorenweg uitgevoerd. Het uitwisselen van gegevens verliep voor de eerste maal via SharePoint en deze manier van werken is heel goed bevallen. De lijnen bleken kort en de tijd tussen vragen en beantwoorden waren ook kort. De doorlooptijd van de werkzaamheden was wat langer dan we gewend zijn, maar dat is niet onlogisch bij een eerste controle van een nieuwe accountant. Saldo van baten en lasten De Programmarekening 2022 sluit met een voordelig saldo van € 4.262.000. Ten opzichte van de gewijzigde begroting (€ 225.000 na vaststellen Decembernota) betekent dit een voordelig verschil van € 4..754.000. Hiermee wordt het eigen vermogen versterkt; deels worden deze middelen ingezet om werkzaamheden uit te voeren, die in 2022 niet opgepakt dan wel afgerond konden worden. Weerstandsvermogen De ratio weerstandsvermogen bedraagt eind 2022 1,8. De ratio voldoet ruim aan het door de gemeenteraad vastgestelde minimum van 1,0 en is hiermee toereikend. Kwaliteit jaarverslag en controledossier De accountant heeft de controle, in samenwerking met onze medewerkers, zo veel mogelijk afgestemd op de situatie in Den Helder.

Ondanks de vertraging in het jaarrekeningproces is de controle ten behoeve van het bestuurlijk proces tijdig afgerond.

zaaknummer: 2023-018949

Pagina 2 van 3

Fouten en onzekerheden alle binnen de toleranties De accountant benoemt in het accountantstrapport een klein aantal fouten en onzekerheden, die alle binnen de door de raad bepaalde goedkeuringstoleranties vallen. Onzekerheden hebben het kenmerk dat ten tijde van de controle nog niet alle gegevens bekend waren en dat deze op een later moment doorgaans (vrijwel) geheel kunnen komen te vervallen. Beide bedragen vallen ruim binnen de goedkeuringstolerantie van 1% respectievelijk 3% van de begroting van ruim € 220 miljoen. We betreuren het uiteraard dat er fouten en/of onzekerheden geconstateerd worden. Wat we echter als zeer positief ervaren is dat deze fouten en onzekerheden gedurende het jaar door onze eigen organisatie geconstateerd zijn. Fouten en onzekerheden zijn immers niet altijd te voorkomen. 1. Fouten ▪ Het betreft de aanbesteding van een kwartiermaker voor de jaren 2019, 2020 en 2021. In 2019 is het platform Financieel Fit Den Helder als pilot gestart. Het kerndoel van het platform is te komen tot effectieve interventies om mensen die niet financieel fit zijn, dan wel dreigen minder financieel fit te worden, te ondersteunen. Als de pilot eind 2021 zou zijn gestopt dan zijn de daadwerkelijk betaalde euro’s nagenoeg gelijk aan de Europese drempel en is de rechtmatigheid gewaarborgd.

De pilot is in 2022 echter verlengd evenals de inhuur van de kwartiermaker (inclusief een urenverhoging). Dit zorgt voor een overschrijding van de Europese drempel. De gevolgde werkwijze leidt tot een onrechtmatigheid in de jaarrekening 2022 van € 120.813. ▪ In 2020 zijn twee rechtmatigheidsfouten voor de jaarrekening 2020 geconstateerd die betrekking hebben op twee langlopende opdrachten. Voor beide posten gold dat er opnieuw moest worden aanbesteed, dit is vooralsnog niet gebeurd. Dit heeft tot gevolg dat de bedragen die in 2022 aan beide partijen zijn betaald als onrechtmatig worden beschouwd voor de jaarrekening 2022 voor een totaal van € 150.000. ▪ Door het niet tijdig aanbesteden van de ziektekostenverzekeringen van bijstandsgerechtigden is de overeenkomst de huidige verzekeraar ten onrechte stilzwijgend verlengd. Hierdoor er een fout in de programmarekening ontstaat van € 1,2 miljoen. In dit bedrag is ook de waarde van de overeenkomst in 2023 (€ 0,8 miljoen) meegenomen, waardoor de onrechtmatigheid in zijn geheel is weggenomen. 2. Onzekerheden ▪ Nog niet verstrekte controleverklaringen door zorgaanbieders (€ 3,5 miljoen): van een aantal zorgaanbieders is de controleverklaring nog niet ontvangen. Het verleden leert ons dat gedurende de komend weken de verklaringen aangeleverd worden. ▪ De volledige Opbrengst Omgevingsvergunningen is onzeker.

De medewerkers van de Verbijzonderde interne controle (VIC) hebben geconstateerd dat er in het proces rondom de bouwleges geen beheersmaatregelen aanwezig zijn waarmee de volledigheid van de omzet wordt geborgd. Daarom heeft de accountant de volledigheid van de bouwleges meegewogen als onzekerheid in de oordeelsvorming ten aanzien van de getrouwheid van de jaarrekening voor een PM bedrag. Overigens achten zij het risico zeer laag dat de gemiste opbrengsten materieel zijn voor de jaarrekening. Dit wil niet zeggen dat wij er niet voor gaan zorgen dat we grip op dit proces krijgen. 3. Begrotingsrechtmatigheid Naast fouten en onzekerheden in de jaarrekening kunnen ook begrotingsonrechtmatigheden leiden tot onrechtmatigheid. Begrotingsonrechtmatigheid houdt in dat bij een programma op totaalniveau meer lasten zijn verantwoord dan is toegestaan in de begroting. Dit geldt ook voor investeringskredieten. Dit is het geval bij programma 3 Vitale Gemeente en bij een aantal investeringskredieten. De toelichting op deze begrotingsrechtmatigheid is opgenomen in de programmarekening en heeft geen gevolgen voor het oordeel van de accountant omdat de uitgaven passen binnen het bestaande beleid. Hier bij is één overschrijding als onrechtmatig aangemerkt: die van het investeringskrediet ondergrondse containers (€ 119.000).

zaaknummer: 2023-018949

Pagina 3 van 3

Aanbevelingen accountant In het accountantsrapport doet de accountant een aantal aanbevelingen in de zogenoemde managementsamenvatting op de pagina’s 3 tot en met 5 van het controlerapport. Een aantal bevindingen/aanbevelingen vormen het grootste risico binnen onze organisatie, danwel verdienen onze grootste aandacht om te verbeteren. Dit betreft het volgende: - De kwetsbaarheid van verschillende functies binnen onze organisatie, de zogenoemde ‘éénpitters’ die veel kennis en ervaring hebben en er problemen ontstaan wanneer deze medewerkers uitvallen. Dit hebben de accountants tijdens de controle ook ervaren bij team Financiën. Dit wil niet zeggen dat het alleen bij dit team aan de orde is. Team Financiën is echter al een verbetertraject gestart, onder andere vanwege dit probleem. - Het ontbreekt de organisatie aan een brede kennis rond het inkoopproces. Deze constatering delen we en de verbeterslag zullen we in 2023 maken. - De beheersing van de prestaties van de zorgaanbieders. Wordt de juiste zorg aan de juiste mensen geleverd? De lasten (€) kloppen, maar zijn de prestaties gedurende het jaar geleverd? Dit in relatie tot de uitgaven voor de jeugdzorg, die onbeheersbaar (b)lijken. De accountants zien bij andere gemeenten dat niet alleen door de demografische ligging, maar zeker wel door het inzetten van wijkteams de kosten verlagen en de opbrengsten (zorg) verbeteren.

Het college neemt zich voor de wijkteams van Den Helder beter en breder in te gaan zetten. - De samenwerking tussen ‘beleid’ en ‘financiën’ moet verbeterd. Zowel tussen de medewerkers als tussen de systemen die bijvoorbeeld bouwleges of huren/pachten registreren valt er veel te verbeteren. Het college gaat de oorzaken onderzoeken en waar mogelijk verbeteren. - Fraude en frauderisico:. Er is centraal beleid, máár we moeten het wel gaan gebruiken, er iets mee gaan doen. Wij zullen nagaan waar het écht mis kan gaan en hier maatregelen op nemen. - De raad aanbevelen om het college te verzoeken om een onderzoek uit te laten voeren naar de financiële situatie van Willemsoord B.V., en in het bijzonder de meerjarenramingen voor de komende vier jaar, de huidige methode van en gehanteerde aannames in de taxatie van de vastgoedbeleggingen, alsmede de verwachte ontwikkeling hiervan. Wij zullen dit bespreken in de aandeelhoudersvergadering. Single information en Single Audit (SiSa) SiSa betreft de verantwoording van ontvangen specifieke uitkeringen van het Rijk. Hiervoor is een specifiek verantwoordingsmodel voorgeschreven en voor deze uitkeringen geldt een zwaardere rapporteringstolerantie dan met de gemeenteraad is overeengekomen voor de controle van de jaarrekening. In 2022 is het aantal SiSa-regelingen dat verantwoord moeten worden opnieuw fors toegenomen tot 34.

De administratieve druk door deze toename ook flink is toegenomen. Zowel voor onze medewerkers als voor de accountant. Als onzeker is aangemerkt de SiSa-regeling Bekostigingsregeling opvang ontheemden Oekraïne. Dit omdat wij geen urenregistratie bijhouden en de te declareren kosten in zijn geheel uit gemaakte uren door medewerkers bestaan. Wij kunnen niet aantonen dat ook werkelijk alle gedeclareerde uren gemaakt zijn en dat maakt het onzeker.

Rechtmatigheidsverantwoording (In control statement) Met ingang van 2023 geeft het college een rechtmatigheidsverantwoording in/bij de programmarekening. De vorige accountant stelde al eerder dat de verbijzonderde interne controle (VIC) bij Den Helder op een gedegen wijze wordt uitgevoerd en vastgelegd en de huidige accountant onderschrijft deze mening. De werkzaamheden van de VIC zullen nauwelijks veranderen en gedurende 2023 zal het college meegenomen worden in de bevindingen met als afsluiter de rechtmatigheidsverantwoording in de programmarekening 2023. Den Helder, 10 mei 2023. Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Den Helder,

J.A. (Jan) de Boer MSc. burgemeester

M.J. (Marc) Pothast secretaris