2022-024199 Rreactie burgemeester en wethouders op accountantsrapport 2021.pdf

Zaaknummer: 2022-024199

Raadsinformatiebrief Betreft: Reactie college van B&W op accountantsrapport bij Programmarekening 2021

Aan de leden van de Gemeenteraad

Naar aanleiding van de controle op de Programmarekening 2021 heeft onze accountant Ipa Acon een accountantsrapport uitgebracht. De Auditcommissie zal ten behoeve van de besluitvoering in uw raad een advies uitbrengen over de Programmarekening 2021. Het college van burgemeester en wethouders geeft in deze brief een reactie op het accountantsrapport. Controleverklaring goedkeurend Het college is verheugd dat onze gemeente opnieuw een goedkeurende controleverklaring voor zowel rechtmatigheid als getrouwheid tegemoet kan zien en dat de opgenomen fouten en onzekerheden geen invloed hebben op het oordeel van de accountant. Ondanks dat de coronacrisis ook in 2021 een groot deel van het jaar voortduurde en de medewerkers volledig vanuit huis werkten zijn de werkzaamheden rond het samenstellen van de programmarekening en de accountantscontrole uitgevoerd en afgerond. De coronacrisis bracht ook verschillende nieuwe regelingen vanuit het Rijk met zich mee. Daarnaast hadden we te maken met de implementatie van het nieuwe financiële pakket Key2Financiën en de ICTstoringen, wat veel druk op onze organisatie legde. Alles is op alles gezet om toch het doel: de tijdige vaststelling door de raad te halen. De planning van het proces rondom de jaarrekening is aangepast en de Auditcommissie was bereid de eerste bespreking met de accountant over de jaarrekening te verzetten.

Door alle inspanningen lijkt het er op dat de besluitvorming in de gemeenteraad conform de bestuurlijke planning kan plaatsvinden en we de programmarekening tijdig (vóór 15 juli) kunnen inzenden bij de toezichthouder, de provincie. Jaarafsluiting De controle van de Programmarekening 2021 is vanwege de coronacrisis opnieuw geheel ‘op afstand’ uitgevoerd met alle beperkende factoren van dien. Ondanks dat was er opnieuw een prettige en constructieve samenwerking tussen de accountant, het bestuur en het ambtelijk apparaat. Het afronden van de werkzaamheden liep vertraging op door de eerder genoemde beperkende oorzaken, maar uiteindelijk wel gevolgd door een goedkeurende controleverklaring. Saldo van baten en lasten De Programmarekening 2021 sluit met een voordelig saldo van € 8.261.000. Ten opzichte van de gewijzigde begroting (€ 1.071.000 nadelig) betekent dit een voordelig verschil van € 9.332.000. Hiermee wordt het eigen vermogen versterkt; deels worden deze middelen ingezet om werkzaamheden uit te voeren, die in 2021 niet opgepakt dan wel afgerond kon worden. Weerstandsvermogen De ratio weerstandsvermogen bedraagt eind 2021 1,4. De ratio voldoet ruim aan het door de gemeenteraad vastgestelde minimum van 1,0 en is hiermee toereikend.

Kwaliteit jaarverslag en controledossier De accountant heeft de controle, in samenwerking met onze medewerkers, zo veel mogelijk afgestemd op de situatie in Den Helder. Ondanks de vertraging in het jaarrekeningproces is de controle ten behoeve van het bestuurlijk proces tijdig afgerond.

zaaknummer: 2021-020417

Pagina 2 van 3

Fouten en onzekerheden alle binnen de toleranties De accountant benoemt in het accountantstrapport een aantal fouten en onzekerheden, die alle binnen de door de raad bepaalde goedkeuringstoleranties vallen. Het betreft een tweetal fouten voor een totaalbedrag van € 386.000 en drie onzekerheden voor in totaal € 2.000.000. Onzekerheden hebben het kenmerk dat ten tijde van de controle nog niet alle gegevens bekend waren en dat deze op een later moment doorgaans (vrijwel) geheel kunnen komen te vervallen. Beide bedragen vallen ruim binnen de goedkeuringstolerantie van 1% respectievelijk 3% van de begroting van ruim € 220 miljoen. We betreuren de genoemde fouten en de onzekerheden en lichten de voorgenomen verbeteringen kort toe. Daarbij moet bedacht worden dat onzekerheden deels niet te voorkomen zijn. 1. Fouten  Stilzwijgende verlenging van een tweetal langlopende opdrachten (€ 247.000): vanuit Team Zorg wordt, in samenwerking met de inkoopadviseurs, in 2022 de aanbesteding opgepakt.  Verlenging opdracht projectleider (€ 8.000): dit betreft de aanbesteding van meerdere verlengingsopdrachten. De opdrachten waar de aanbesteding betrekking op heeft zijn reeds afgerond per 30 juli 2021.

 Loonkostensubsidie (€ 31.500): dit betreft een verstrekking van een loonkostensubsidie op grond van de Participatiewet aan werkgevers voor zieke werknemers, die ook vanuit het UWV hiervoor gecompenseerd worden. Betreffende werkgevers hebben in 2022 een factuur voor deze onterechte subsidies ontvangen.  Taxiritten (€ 50.000): de eigen bijdrage voor taxiritten is in 2021 deels niet geïnd. Controletechnisch is dit een fout. Echter, op 7 maart 2022 is met terugwerkende kracht door de raad besloten geen eigen bijdrage te innen totdat de nieuwe raad was geïnstalleerd. Nieuwe besluitvorming is nog niet genomen.  Pgb’s (€ 50.000): De Pgb’s worden door de gemeente toegekend, maar het administratieve beheer wordt door de SVB gedaan. De accountant heeft opgemerkt dat bij de algemene de toekenningen Jeugdhulp en Wmo, die door ons zijn beoordeeld, de conclusie is, dat deze toekenningen rechtmatig zijn en juist verantwoord en doorgegeven aan de SVB. Het vervelende is dat de SVB bij verantwoording over 2021 zelf een beperking heeft ontvangen voor de getrouwheid en onrechtmatigheid. Wij zijn hierin afhankelijk van de SVB. 2. Onzekerheden  Salarisapplicatie: door meerdere verlengingen van de overeenkomst heeft de waarde van de opdracht de aanbestedingsdrempel overschreden. De voorbereidingen van de nieuwe aanbesteding zijn inmiddels gestart.

 Nog niet verstrekte controleverklaringen door zorgaanbieders (€ 1,5 miljoen): van vier zorgaanbieders is de controleverklaring nog niet ontvangen. Deze vertegenwoordigen een waarde van € 1 miljoen. Van de overige aanbieders is de waarde lager dan € 75.000 en hiervoor is geen verantwoordingsplicht vereist.  Opbrengst Omgevingsvergunningen (€ 100.000): door onderbezetting en de implementatie van nieuwe applicaties heeft de toetsing van de opgegeven bouwkosten bij omgevingsvergunningen geen prioriteit gehad. Vanaf 2022 wordt de vereiste toetsing op de in rekening gebrachte leges wel gedaan. Naast fouten en onzekerheden in de jaarrekening kunnen ook begrotingsonrechtmatigheden leiden tot onrechtmatigheid. Begrotingsonrechtmatigheid houdt in dat bij een programma op totaalniveau meer lasten zijn verantwoord dan is toegestaan in de begroting. Dit is het geval in programma 1. Bestuurlijke vernieuwing en in programma 3. Vitale gemeente. Echter, omdat tegenover de hogere lasten ook directe baten staan, heeft de accountant geconcludeerd dat er geen ‘ondubbelzinnige’ verwijtbaarheid is vast te stellen, omdat de uitgaven passen binnen het bestaande beleid. Wij zullen de toelichting op dergelijke overschrijdingen in het vervolg opnemen in de analyse van onze programmarekening.

Aanbevelingen accountant In het accountantsrapport doet de accountant een aantal aanbevelingen in het kader van de interne beheersing van de organisatie (paragraaf 1.6 van het controlerapport). Wij zijn verheugd over het feit dat een groot deel van onze processen nog steeds toereikend is en de accountant hier zijn goedkeuring over uitspreekt. Een aantal waarnemingen is nog niet toereikend en is hetzelfde als in het accountantsrapport van 2020. Het zijn aanbevelingen op het gebied van lastige en complexe processen als aanbestedingen, het sociale domein en de verbonden partijen die al jaren onze volle aandacht hebben.

zaaknummer: 2021-020417

Pagina 3 van 3

Wij reageren puntsgewijs op de vier resterende aanbevelingen:  De interne controle van het Sociaal Domein is niet uitgevoerd conform de interne planning. Door de extra inzet van één van de VIC-medewerkers om de achterstanden bij de WMO weg te werken. Keerzijde van deze actie is dat er keuzes zijn gemaakt voor de uitvoering van de IC in het sociale domein. Nu genoemde achterstanden zijn weggewerkt kan de interne controle volgens plan in 2022 worden uitgevoerd.  Wij onderschrijven dat zowel het interne inkoopbeleid als de Europese wetgeving blijvend onze aandacht vragen. De bewustwording binnen de organisatie is sterk gestegen, mede door de bevindingen van de interne controle en de inzet van de inkoopadviseurs.  De accountant geeft opnieuw aan dat interne beheersing van de processen binnen het Sociaal Domein onze continue aandacht behoeft. Deze mening delen wij en onze werkprocessen en de interne controle daarop zijn hier al op ingericht.  De beheersing van de bedrijfsvoering en de verantwoording daarvan door de verbonden partijen hebben onze aandacht. Wij onderkennen de (financiële) risico’s die wij lopen wanneer we een en ander niet beheersen. In paragraaf 3.8 van het accountantsrapport gaat de accountant in op de opvolging van de bevindingen uit de interim-controle.

De opvolging van deze bevindingen (acht punten) wordt door onze organisatie bewaakt en tijdens de jaarrekeningcontrole overlegd met de accountant. Ongeveer de helft van deze aanbevelingen is opgevolgd en afgerond. De resterende aanbevelingen verwachten we in 2022 op te volgen. De accountant wijst ons er ook dit jaar op dat door de coronacrisis de prestaties door onze subsidieontvangers niet (altijd) kunnen worden geleverd. De accountant gaat ervanuit dat het college bij de vaststelling van de subsidies 2021 coulance toepast in de gevallen waarbij de prestaties niet, of deels niet zijn geleverd. Wij nemen dit advies over. Om de rechtmatigheid van de verstrekte subsidies te borgen zullen we de dit in de besluitvorming rond het vaststellen van deze subsidies opnemen. Single information en Single Audit (SiSa) SiSa betreft de verantwoording van ontvangen specifieke uitkeringen van het Rijk. Hiervoor is een specifiek verantwoordingsmodel voorgeschreven en voor deze uitkeringen geldt een zwaardere rapporteringstolerantie dan met de gemeenteraad is overeengekomen voor de controle van de jaarrekening. In 2021 is het aantal SiSa-regelingen die verantwoord moeten worden fors toegenomen tot 28 (2020:18). Net als de accountant constateren wij dat de administratieve druk door deze toename flink is toegenomen. Zowel voor onze medewerkers als voor de accountant.

Rechtmatigheidsverantwoording (In control statement) De intentie van het Rijk is (voor zover wij weten) nog steeds om met ingang van 2022 het college een rechtmatigheidsverantwoording in/bij de programmarekening af te laten geven. Echter, hierover is nog geen besluitvorming door het Rijk en de kans bestaat dat dit opnieuw een jaar wordt uitgesteld. Wij volgen de ontwikkelingen en zullen 2022 benutten om de verantwoording in te bedden in onze planning & controldocumenten. De accountant stelde al eerder dat de verbijzonderde interne controle (VIC) bij Den Helder op een gedegen wijze wordt uitgevoerd en vastgelegd. Den Helder, 31 mei 2022 Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Den Helder,

J.A. (Jan) de Boer MSc. burgemeester

R. M. (Robert) Reus secretaris