2021-022715 Reactie college van BW op accountantsrapport bij Programmarekening 2020.pdf

Zaaknummer: 2021-022715

Raadsinformatiebrief Betreft: Reactie college van B&W op accountantsrapport bij Programmarekening 2020

Aan de leden van de Gemeenteraad

Naar aanleiding van de controle op de Programmarekening 2020 heeft onze accountant Ipa Acon een accountantsrapport uitgebracht. De Auditcommissie zal ten behoeve van de besluitvoering in uw raad een advies uitbrengen over de Programmarekening 2020. Het college van burgemeester en wethouders geeft in deze brief een reactie op het accountantsrapport. Controleverklaring Het college is verheugd dat onze gemeente opnieuw een goedkeurende controleverklaring voor zowel doelmatigheid als getrouwheid tegemoet kan zien en dat de opgenomen fouten en onzekerheden geen invloed hebben op het oordeel van de accountant. Ondanks dat de coronacrisis die het hele jaar voortduurde en de medewerkers volledig vanuit huis werkten zijn de werkzaamheden rond het samenstellen van de programmarekening en de accountantscontrole uitgevoerd en afgerond. Gedeeltelijk waren we hierbij afhankelijk van gegevens die door derden verstrekt moesten worden. Deze gegevens en de bijbehorende controleverklaring waren voor onze accountant van een dusdanig gewicht dat hij besloot te wachten met zijn oordeel over onze jaarrekening. Hierover hebben wij de auditcommissie ingelicht en met instemming van de auditcommissie wordt de Programmarekening later dan de planning besproken met de accountant.

Het lijkt er op dat de besluitvorming in de gemeenteraad wel tijdig kan plaatsvinden en we daarom tijdig (vóór 15 juli) de jaarrekening kunnen inzenden bij de toezichthouder, de provincie. De accountant benoemt in het accountantstrapport een aantal fouten en onzekerheden, die alle binnen de door de raad bepaalde goedkeuringstoleranties vallen. Het betreft een tweetal fouten voor een totaalbedrag van € 279.000. Dit bedrag valt binnen de goedkeuringstolerantie van 1% van de jaarrekening bij een begroting van ruim € 200 miljoen. Beide fouten zijn bevindingen uit onze eigen verbijzonderde interne controle en het betreft aanbestedingsfouten van twee langlopende contracten die door de duur van deze contracten de Europese regelgeving voor aanbestedingen overschreden. Beide zaken dienen (opnieuw) te worden aanbesteed. Alleen de waarde van de opdrachten in 2020 tellen in dit geval mee voor de financiële onrechtmatigheid in de jaarrekening. Naast de fouten worden ook onzekerheden meegenomen in het accountantsrapport. Uit de (verbijzonderde) interne controle kon bij de omgevingsvergunningen de aannemelijkheid van de opgegeven bouwsommen worden vastgesteld en hierdoor de rechtmatigheid van de opgelegde leges. Daarom heeft de accountant bepaald dat een bedrag van € 100.000 als onzeker wordt benoemd. Daarnaast kunnen ‘kleinere’ zorgleveranciers de geleverde prestaties niet altijd aantonen.

Hiervoor neemt de accountant standaard ieder jaar 25% mee als onzekerheid. Dit jaar voor een bedrag op van € 261.000. Tenslotte is er een onzekerheid bij de controle op de zogenoemde signaallijsten van de zorgleveranciers. Het proces tussen het verstrekken van een beschikking en de controle op de levering is niet optimaal en moet worden verbeterd. De accountant is echter wel genoodzaakt, gezien de omvang van de Wmo-processen, een bedrag van € 550.000 als onzeker te benomen. Deze bedragen tezamen vallen binnen de goedkeuringstolerantie van 3% van de begroting. We zien sterke verbetering in de bedrijfsvoering in het algemeen. De beide fouten betreffende langlopende contracten die herzien gaan worden.

zaaknummer: 2021-020417

Pagina 2 van 3

De onzekerheden in de processen vergunningverlening en verstrekking vanuit de WMO vragen een andere aanpak en hierbij willen wij wat uitgebreider stil staan. Wat de vergunningverlening betreft het volgende: als gevolg van de werkdruk worden op dit moment de bouwsommen ‘incidenteel’ gecontroleerd en daar waar nodig verhoogd. Een volledig controle per aanvraag is echter nog niet mogelijk. Dit heeft een aantal oorzaken: - Dit jaar speelt naast de implementatie van de BENG, de Wet Kwaliteitsbeheer en de Omgevingswet ook dat per 1 juni 2021 de applicatie Squit 2020 is ingeregeld. Er komt een automatische koppeling tussen Squit 2020 en het financiële pakket K2F, waar facturen mee kunnen worden verzonden. En met dit nieuwe pakket worden de vergunningen digitaal gepubliceerd. Dit najaar wordt ook de nieuwe legesverordening aan de raad aangeboden. Daarin worden de wijzigingen als gevolg van de Omgevingswet en Wet Kwaliteitsborging opgenomen. - Al deze incidentele werkzaamheden leggen een aanzienlijke extra werkdruk op die gedeeltelijk met inhuur opgevangen is. Het is moeilijk adequaat personeel te vinden. - Naast deze incidentele belasting (die ook volgend jaar nog doorloopt) is gebleken dat de beschikbare formatie te klein is, waarvoor vorig jaar al om uitbreiding is gevraagd. Vanwege de aankomende nieuwe Omgevingswet is hier toen van afgezien.

Onderzoek heeft aangetoond dat de nieuwe Omgevingswet niet tot minder werk zal leiden zodat de aanvraag om formatie-uitbreiding opnieuw bezien moet worden. Nadat het de legesverordening is vastgesteld wordt in het nieuwe jaar gekeken in hoeverre wij het werkproces ‘controle bouwleges’ kunnen verbeteren/optimaliseren. De fouten en onzekerheden Wmo zoals door de accountant zijn geconstateerd, zijn zogenaamde ‘procesfouten’. Enkele zijn incidenteel van aard, andere hebben een structureel karakter. - Net als de andere wetten binnen het sociaal domein is ook de Wmo een wet die voortdurend wordt aangepast. Dat betekent onder meer dat het gehele proces continu in beweging is. Inmiddels is dan ook al actie ondernomen om de omissie rondom de incidentele stilzwijgende verlenging van de twee contracten te herstellen.. Eén van deze aanbieders doet momenteel mee in een aanbestedingsronde en over het andere contract zal binnen afzienbare tijd overleg plaatsvinden. - Met betrekking tot de meer structurele constateringen, waaronder de besteding en levering/resultaat van de voorzieningen in het kader van de Wmo kunnen we stellen dat de verbetering hieromtrent onderdeel is van de kwaliteitsslag die in 2021 zal worden gemaakt. Het proces zal hierbij volledig opnieuw bezien en vastgesteld worden.

In 2021 wordt gestart met het maken van deze kwaliteitsslag, door het basisproces opnieuw te bezien, waarbij ook alle -door de accountant - geconstateerde tekortkomingen gerepareerd zullen worden. Het gehele proces zal ingericht worden met het zogeheten 4-ogen principe op de cruciale overdrachtsmomenten en worden voorzien van de nodige werkinstructies. Daarnaast zal geïnventariseerd worden of kennisoverdracht en/of specifieke scholing aan de medewerkers (groep of individueel) noodzakelijk is, waarna e.e.a. uitgevoerd wordt. Met de realisering van de aangegeven kwaliteitsslag wordt meer ‘grip’ op het proces verkregen, waarbij ingeschat wordt dat de fouten en onzekerheden snel en uiteindelijk tot een minimum gereduceerd zullen worden. Jaarafsluiting De controle van de Programmarekening 2020 is vanwege de coronacrisis geheel ‘op afstand’ uitgevoerd met alle beperkende factoren van dien. Ondanks dat was er opnieuw een prettige en constructieve samenwerking tussen de accountant, het bestuur en het ambtelijk apparaat. Het afronden van de werkzaamheden liep zo nu en dan vertraging op maar uiteindelijk wel gevolgd door een goedkeurende controleverklaring. Saldo van baten en lasten De Programmarekening 2020 sluit met een voordelig saldo van € 453.000. Ten opzichte van de gewijzigde begroting (€ 6,2 miljoen nadelig) betekent dit een voordelig verschil van € 6,6 miljoen.

De grootste afwijkingen beschrijven wij in deze brief. Voor een volledig overzicht verwijzen wij u naar het raadsvoorstel behorende bij de Programmarekening. Het resultaat bestaat onder andere uit: § Activiteiten die van uit 2019 doorlopen naar 2020 (€ 3,4 miljoen, RB/RVO 2020-065-296). § Aanvullend verzoek tot resultaatbestemming Sociaal Domein € 1,7 miljoen. § Diverse andere verschillen. De totale afwijking per programma bedraagt: Resultaat programma 1 € 2,3 miljoen voordelig. o Resultaat programma 2 € 6.000 voordelig (na aanvullend verzoek). o Resultaat programma 3 € 139.000 nadelig. o Resultaat programma 4 € 713.000 nadelig.

zaaknummer: 2021-020417

Pagina 3 van 3

Weerstandsvermogen De ratio weerstandsvermogen bedraagt eind 2020 1,8. De ratio voldoet aan het de door de gemeenteraad vastgestelde minimum van 1,0 en is hiermee toereikend. Omdat in 2021 uitname uit de algemene reserve plaatsvindt, o.a. wegens de doorgeschoven budgetten en het verwachte nadelige resultaat over 2020, komt het weerstandsvermogen in de Kadernota lager uit maar blijft die wel boven de 1,0. Kwaliteit jaarverslag en controledossier De accountant schrijft in het accountantsrapport dat de jaarrekeningcontrole, ondanks dat zij ook dit jaar de controle op afstand (digitaal) hebben moeten uitvoeren, op een prettige en in een constructieve samenwerking is verlopen. Zij hebben van het management en medewerkers een goede medewerking en alle benodigde informatie ontvangen en zij danken ons hiervoor. Wij delen deze bevinding en danken op onze beurt de accountant voor de prettige samenwerking. Aanbevelingen accountant In het accountantsrapport doet de accountant een aantal aanbevelingen in het kader van de interne beheersing van de organisatie (paragraaf 1.6 van het controlerapport). Wij zijn verheugd over het feit dat een groot deel van onze processen toereikend is en de accountant hier zijn goedkeuring over uitspreekt. Daar waar mogelijk is volgen we de aanbevelingen op.

We realiseren ons dat de waarnemingen die extra of continu onze aandacht behoeven dezelfde zijn als vorig jaar. Onze reactie op de samenvatting van deze bevindingen die (deels) niet toereikend zijn luidt als volgt: § De interne controle van het Sociaal Domein is niet uitgevoerd conform de interne planning. Dit betreft de Wmo. Aanvullend is er in overleg met de accountant aanvullend onderzoek gedaan met als gevolgd de eerder in deze brief genoemde onzekerheid van € 550.000 en de aangekondigde maatregelen dit wij in het proces gaan nemen. § Wij onderschrijven dat zowel het interne inkoopbeleid als de Europese wetgeving blijvend onze aandacht vragen. De bewustwording binnen de organisatie is sterk gestegen, mede door de bevindingen van de interne controle en de inzet van de inkoopadviseurs. § De accountant geeft opnieuw aan dat interne beheersing van de processen binnen het Sociaal Domein onze continue aandacht behoeft. Deze mening delen wij en onze werkprocessen en de interne controle daarop zijn hier al op ingericht. § De beheersing van de bedrijfsvoering en de verantwoording daarvan door de verbonden partijen heeft onze aandacht. En wij onderkennen de (financiële) risico’s die wij lopen wanneer we een en ander niet beheersen. De accountant wijst ons er op dat door de coronacrisis de prestaties door onze subsidieontvangers niet (altijd) kunnen worden geleverd.

In het besluit over het Helders Steunfonds (2020-064850) is dit wel meegenomen, maar de accountant adviseert om het voor 2021 door de gemeenteraad een apart besluit te laten nemen voor álle subsidieontvangers. Dit om de rechtmatigheid voor 2021 te borgen. Wij nemen dit advies over. In Control Statement Vanaf 2021 moet het college bij de Programmarekening een rechtmatigheidsverantwoording afgeven. De exacte invulling daarvan is formeel nog niet bekend, want de besluitvorming door het rijk is nog niet afgerond, maar inmiddels is door concept-publicaties de uitwerking al grotendeels duidelijk. Voor de volledigheid vermeldt de accountant nog dat de commissie BADO heeft weergegeven om uit te gaan van een groeimodel, het hoeft niet in een keer volmaakt te zijn. Verstandig om dit mee te nemen in de ontwikkelingen, zeker ook omdat nog onduidelijk is wanneer de wetsvoorstellen feitelijk worden bekrachtigd De accountant stelde al eerder dat de verbijzonderde interne controle (VIC) bij Den Helder op een gedegen wijze wordt uitgevoerd en vastgelegd. Den Helder, 25 mei 2021.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en Wethouders van Den Helder,

J.A. (Jan) de Boer MSc burgemeester

R. M. (Robert) Reus secretaris