Document · PDF

2. RHCA Programmabegroting 2024.pdf

Gemeenteraad 3 juli 2023, gemeente Den HelderBij agendapunt: 13: Voorstel met betrekking tot zienswijze jaarstukken 2022 en begroting 2024 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar7.763 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Programmabegroting 2024

INHOUDSOPGAVE PAGINA Inleiding en besluitvorming

1. Programma Regionaal Archief

1.1 Wat willen we bereiken? (Kerngegevens) 1.2 Wat gaan we daarvoor doen? (Beleidsontwikkeling) 1.3 Wat gaat dit kosten? (Middelen) 1.4 Baten en lasten Regionaal Archief 2024

4 5 10 10

2. Paragrafen 2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2.2 Bedrijfsvoering 2.3 Beleidsindicatoren 2.4 Onderhoud kapitaalgoederen 2.5 Financiering 2.6 Overzicht overhead 2.7 Verbonden partijen

11 11 12 13 13 14 17 17

3. Financiële begroting 3.1 Financiële begroting 2024 3.2 Meerjarenperspectief

18 18 19

Bijlagen Ia Financiële kaders en uitgangspunten Ib Bijdrage per gemeente II Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Archief Alkmaar

20 20 21

INLEIDING EN BESLUITVORMING

Hierbij bieden wij u de programmabegroting 2024 en het meerjarenperspectief tot en met 2027 van het Regionaal Archief / Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA) aan. Deze begroting is gebaseerd op het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten en opgesteld op basis van het Beleidsplan 2019-2022. Een nieuw beleidsplan is in voorbereiding. Er is zoveel als mogelijk rekening gehouden met de door de Regietafel Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord voorgestelde indeling van de begroting. De ramingen uit de voorgaande programmabegroting zijn als uitgangspunt genomen en opnieuw beoordeeld. Hierbij is rekening is gehouden met een indexering conform de kennisgeving vanuit de Regietafel. In deze begroting zijn de meest recente inzichten gebruikt van begin 2023. De belangrijkste hiervan zijn de realisatie over 2022, de maatschappelijke ontwikkelingen rond inflatie, stijgende energielasten en hogere personeelskosten en veranderingen als gevolg van wetswijzigingen. Conform het vigerende beleidsplan zullen in 2024, naast het voortzetten van de reguliere taken, twee thema’s extra aandacht krijgen: het duurzaam bewaren van de digitale overheidsinformatie in het e-depot en het vergroten van de digitale dienstverlening aan burger en aangesloten overheden.

Het project E-depot verloopt volgens planning en het streven is om binnen enkele jaren alle bij de GR aangesloten overheden hierop aan te sluiten. Voor de digitale dienstverlening zullen bestaande producten (zoals ‘digitaliseren op verzoek’, het geschiedenislokaal en het ‘E-loket bouwdossiers’) verder ontwikkeld worden. Tevens zal in 2024 gewerkt worden aan de vernieuwing van de website in verband met het beschikbaar komen van een nieuwe versie van het systeem waarmee we onze collectie beheren en beschikbaar stellen. Andere punten die in deze begroting terug te vinden zijn, zijn onder meer het uitvoeren van de overige wettelijke taken: advies- en inspectietaak, beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet 1995. Ook het digitaliseringsbeleid, waarmee meer bronnen gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger zal aandacht blijven krijgen, evenals het via de website, social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis onder de aandacht van het brede publiek brengen.

Het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar; gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 12 april 2023, besluit: vast te stellen de Begroting 2024 en het Meerjarenperspectief 2024-2027.

Alkmaar,

A. Schouten, voorzitter

P. Post, directeur/secretaris

Programma Regionaal Archief

1.1 Wat willen we bereiken? (Kerngegevens) Het Regionaal Archief (Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) is een gemeenschappelijke regeling die wordt gevormd door 9 gemeenten in Noord-Holland Noord (Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel). Het Regionaal Archief voert de archiefwettelijke taken uit voor de aangesloten gemeenten. De gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst. Naast de archieven van de deelnemers beheert het Regionaal Archief een groot aantal archieven van particuliere organisaties uit de regio. Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de geschiedenis. Om die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor iedere burger openbaar.

Missie Het Regionaal Archief Alkmaar maakt het mensen mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk om de geschiedenis van Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel te leren kennen. Voor de aangesloten overheidsorganisaties is het Regionaal Archief een professionele partner die conform zijn wettelijke opdracht informatie langdurig betrouwbaar en toegankelijk houdt omwille van bedrijfsvoering, bewijsvoering, onderzoek en democratische controle. Kerntaken Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar voert voor de aangesloten gemeenten de wettelijke taken uit zoals beschreven in de Archiefwet 1995. Dat bestaat uit het toezicht op de niet overgebrachte archieven (inspectie), de wettelijke adviestaak, het toezien op en begeleiden van het overbrengen van archieven, het behoud en beheer van de in de archiefbewaarplaats bewaarde archieven en het beschikbaar stellen van deze archieven zodat iedereen deze archieven kan raadplegen. Naast deze taken heeft de gemeenschappelijke regeling ook de opdracht tot het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op dit gebied.

Dit komt neer op de volgende taken: - management en ondersteuning; - acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer van archivalia, zowel analoog als digitaal; - analoge archivalia in goede staat bewaren, hetgeen goede bewaaromstandigheden vereist in een veilig depot met klimaatbeheersing (een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen); - opslaan van digitaal gevormde archieven in een aan de archiefwet voldoend e-depot; - conserveren en restaureren van de archivalia en collecties; - in stand houden, uitbreiden en ontsluiten van een wetenschappelijke bibliotheek en een topografisch-historische atlas; - het periodiek uitvoeren van inspecties bij de aangesloten gemeenten op het beheer van het niet overgebrachte archief; - het uitvoeren van controle op tijdige en ordelijke overbrenging van overhiedsarchieven; - beschikbaar stellen van informatie op de studiezaal; - beschikbaar stellen van informatie via de website, social media en e-loket; - ondersteunen van gebruik van de bronen in de studiezaal en online; - educatieve activiteiten, zowel voor scholen als voor volwassenen; - bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening, o.m. door (verlenen van medewerking aan) historische publicaties, tentoonstellingen en evenementen. 4

1.2 Wat gaan we daarvoor doen? (Beleidsontwikkeling) Visie1 De strategische doelstelling is bepalend voor de keuzes die het Regionaal Archief Alkmaar de komende jaren maakt. De collectie van het Regionaal Archief is een publiek goed. Iedereen moet daar zijn voordeel mee kunnen doen. Van de bestuurders en ambtenaren tot de inwoners. Van onderzoekers tot ontwikkelaars van digitale datatoepassingen. Daarbij gaat het niet alleen om de actuele behoeften van mensen nu. Het draait evenzeer om de behoeften van mensen die zich in de toekomst om welke reden dan ook bezighouden met het verre en het nabije verleden van de dorpen en steden in het werkgebied van het Regionaal Archief. We maken onderscheid tussen gebruikers (mensen die het Regionaal Archief en zijn collectie actief gebruiken voor werk, studie en school, onderzoek en/of plezier) en publiek (mensen die passief gebruik maken van het Regionaal Archief, bijvoorbeeld als bezoeker van een rondleiding of lezing). De belangrijkste tactische doelstelling is dat de integriteit, authenticiteit, bruikbaarheid en representativiteit van de collectie tot in lengte van jaren gegarandeerd moeten zijn. Alleen dan houdt de collectie zijn waarde als bron van bewijs ten behoeve van democratische controle en onderzoek.

Daarin ligt het bestaansrecht en de toegevoegde waarde van een archiefinstelling ten opzichte van andere informatiedienstverleners en dit is de kern van de wettelijke taak van het Regionaal Archief. In tijden van nepnieuws en gemakkelijk te manipuleren digitale informatie is deze doelstelling belangrijker dan ooit. Tegelijkertijd vergt deze doelstelling ook meer aandacht en inspanning dan in het verleden. Het voor lange tijd zekerstellen van de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van digitale informatie is een kennis- en kapitaalintensieve opgave. De tevredenheid en de zelfredzaamheid van de gebruikers leggen ook veel gewicht in de schaal. Die twee gaan hand in hand. Voor 21e-eeuwers in het algemeen en voor de generaties van de digital natives in het bijzonder geldt dat ze producten en diensten willen die ze zelfstandig kunnen gebruiken op het moment en op de plek die hen het beste uitkomt. Het Regionaal Archief treedt actief naar buiten via een breed scala aan media en laagdrempelige activiteiten voor uiteenlopende doelgroepen. Dat draagt bij aan een goed maatschappelijk rendement van de wettelijke taken en de collectie van het Regionaal Archief. Het geldt ook voor educatie, zowel voor jongeren als ouderen: als je niet weet wat archief is, wat je erin kunt vinden en hoe je dat moet zoeken, dan kun je er ook niet mee aan de slag.

Deze doelstelling krijgt niet de hoogste prioriteit. Dat wil niet zeggen dat er weinig belang aan gehecht wordt. De keuze is vooral ingegeven door de constatering dat we dit de afgelopen jaren al heel goed hebben neergezet en dat we op dit vlak vooral moeten doorgaan op de ingeslagen (digitale) weg. Om goed opgewassen te zijn tegen alle uitdagingen die deze dynamische tijd aan een archiefinstelling stelt, moet de organisatie bij de tijd zijn en blijven en moet de interne organisatie goed op orde zijn. Dat is een randvoorwaarde om de overige doelstellingen waar te kunnen maken. Financiële situatie Een groot deel van de kosten voor het Regionaal Archief behoren tot de huisvestings- en personele lasten (ruim 80%) in de begroting. Bij de ingebruikname van het depot was een groot deel van de beschikbare ruimte nog niet in gebruik voor de eigen archieven. Sindsdien is er succesvol getracht deze ruimte extern te verhuren. Met deze inkomsten konden de huisvestingslasten gedempt worden. Hierdoor hoefden de gemeenten de afgelopen jaren niet de volledige huisvestingslasten te dragen. Door de (vervroegde) overbrenging van archieven van aangesloten gemeenten en de binnenkort in te voeren verkorting van de overbrengingstermijn (van 20 naar 10 jaar), wordt elk jaar minder ruimte (langdurig) beschikbaar voor eventuele nieuwe huurders.

Mede daarom wordt de grootte van de verwachte instroom regelmatig gemonitord, waarbij ook rekening gehouden wordt met de instroom van particuliere archieven.

Zoals verwoord in: Tijdreizen. Beleidsplan Regionaal Archief Alkmaar, 2019-2022.

Acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer Op grond van de Archiefwet 1995: het bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven, particuliere archieven en collecties en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archieven bij de aangesloten gemeenten en enkele andere openbare lichamen. Dit met de volgende doeleinden: - bewijs en geheugen voor overheid en burger; - tijdige en ordelijke overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats; - geschiedschrijving en bewaring van het culturele erfgoed. De acquisitie van particuliere archieven zal voortgezet worden zoals verwoord in het beleidsplan. Extra aandacht wordt gegeven aan de acquisitie van archieven en collecties uit die gemeenten die nog niet zo lang aangesloten zijn bij de gemeenschappelijke regeling. Kengetallen/indicaties

werkelijk 2022

begroot 2023

begroot 2024

420 65

300 50

4.537

4.000

6.500

324 792

300 500

66 5.792

70 7.000

Depotgebruik (in meters, totaal beschikbaar: 18.589 m1) Archieven & Collecties RAA 13.594 Hoogheemraadschap Noorderkwartier 818 Verhuur derden 1.458

14.000 825 1.5752

14.000 825 1.700

16.400m1

16.525m1

Archieven (in m1): overgebrachte archieven gemeenten aanwinsten overige archieven Digitale archieven (in Gb) archief gemeenten en particulier Wetenschappelijke bibliotheek: aantal aanwinsten (titels) aantal beschrijvingen (titels) Topografisch-historische atlas: aantal aanwinsten (collecties) aantal beschrijvingen

Totaal

15.870m1

Digitaal depot (e-depot) Gemeenten werken digitaal en vormen daarmee digitale archieven. Omdat ook deze archieven volgens de Archiefwet overgebracht moeten worden naar het Regionaal Archief, moet er de beschikking zijn om die digitale archieven te kunnen beheren en beschikbaar te stellen. Daarom beschikt het Regionaal Archief over een ‘digitaal depot’ (e-depot, een voorziening om digitale informatie langdurig te bewaren) dat voldoet aan de hieraan gestelde wettelijke eisen. Zoals eerder besloten door het Algemeen Bestuur zullen de kosten voor het aantal gebruikte Terabyte aan opslag vooralsnog doorberekend worden aan de betreffende gemeenten. Dit omdat de gemeenten met verschillende snelheden bestanden zullen gaan plaatsen in het e-depot. Daaronder zal zich ook veel archief bevinden dat ‘vervroegd’ wordt overgebracht, dus voordat de wettelijke termijn van 20 jaar (binnenkort waarschijnlijk 10 jaar) verstreken is. Om de hoeveelheden over te brengen informatie, en daarmee ook de bijbehorende extra werkzaamheden en kosten, in te kunnen schatten, voert het Regionaal Archief regelmatig de Monitor Digitale Informatie uit. Hiermee wordt tevens zicht verkregen op andere bepalende gegevens, zoals gebruikte opslagformaten, gebruikte applicaties, toekomstige risico’s en waar de prioriteiten voor overbrenging liggen.

Hier was in de begroting van 2023 een foutief aantal van 2.400 m1 opgenomen. Dit was een optelling van het aantal meters van ‘Hoogheemraadschap Noorderkwartier‘ en ‘Verhuur derden’. Hiermee werden de meters van het Hoogheemraadschap dubbel geteld.

Voor de gemeenten zelf zijn daarnaast kosten te verwachten voor bijvoorbeeld de (indien nodig) aanpassing van systemen en data om aansluiting op het e-depot mogelijk te maken en de data te kunnen ingesten in het e-depot (zoals invoering/mapping TMLO/MDTO, standaard koppelingen etc.). Daarbij stelt de regelgeving rond de privacywetgeving ook steeds meer eisen aan de over te brengen data archieven. Hoe meer de gemeente deze zaken al voor elkaar heeft, kennis hierover in huis heeft en werkt volgens de (mede door de VNG gehanteerde) landelijke normen en standaarden, hoe makkelijker (en met minder kosten) de aansluiting uit te voeren is. De ervaring leert dat er bij veel gemeenten te weinig kennis bestaat over digitaal archiveren en/of te weinig capaciteit beschikbaar is om hieraan verbonden werkzaamheden voor overbrenging te verrichten. Dat leidde ertoe dat er in de afgelopen jaren bij het Regionaal Archief steeds meer werk is komen te liggen. Daarop heeft het Algemeen Bestuur het besluit genomen om bij het Regionaal Archief voor de aangesloten gemeenten en GR's de rol van een kenniscentrum op dit gebied te beleggen. Dit is een efficiëntere oplossing dan de benodigde kennis en capaciteit hiervoor bij alle gemeenten en gemeenschappelijke regelingen individueel te beleggen. Voor 2024 leidt dit tot een beperkte stijging van de lasten.

Voor het Regionaal Archief zelf betekent de ontwikkeling van het e-depot dat er continu aandacht moet zijn voor de ontwikkeling van de aanwezige kennis en competenties. Dit voor zaken als het verder ontwikkelen van het e-depot en het adviseren en begeleiden van de gemeentelijke administraties die gaan aansluiten. Met de toename van de overgebrachte digitale archieven zal er in de toekomst ook extra werk ontstaan door taken rond het duurzaam beheer en het beschikbaar stellen van deze informatie aan burgers en ambtenaren. Inspectie Het Regionaal Archief is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten voor zover deze niet zijn overgebracht (art. 32, Archiefwet 1995). Om deze wettelijke toezichttaak goed uit te kunnen voeren heeft het Regionaal Archief twee archiefinspecteurs in dienst. De inspectietaak is de afgelopen jaren ingewikkelder en omvattender geworden, onder meer door de toenemende digitalisering, verschillende fusieprocessen in de regio en samenwerkingsvormen tussen gemeenten. Daarnaast kwam er door gewijzigde regelgeving voor de gemeenten de verplichting tot invoering van twee nieuwe instrumenten: de hotspotmonitor en het Strategisch Informatie-overleg (SIO). Het SIO is een structureel overleg dat tot taak heeft de besluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding voor te bereiden en te regisseren.

Hotspots zijn gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die hebben geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers, of burgers onderling. Veelal betreft dit zaken die veel maatschappelijke onrust hebben veroorzaakt, zoals de coronacrisis. Als de hotspots zijn vastgesteld, wordt bekeken of er archiefstukken uitgezonderd dienen te worden van vernietiging. Voor het Regionaal Archief kan een dergelijke aanwijzing ook aanleiding zijn om particuliere archieven die hierop betrekking hebben te acquireren. Beschikbaar stellen van informatie: bezoekers & gebruikers Het publiek, dat op grond van de Archiefwet 1995 inzage verlangt van archiefbescheiden, moet daartoe faciliteiten worden geboden en bij het zoeken naar informatie terzijde worden gestaan. Daarnaast tracht het Regionaal Archief de lokale en regionale geschiedbeoefening te bevorderen. De toename van de bronnen die via internet te raadplegen zijn, en de inzet van social media en de digitale dienstverlening in het algemeen, heeft de afgelopen jaren geleid tot een toename van de raadpleging van de website en van onze bronnen die via andere webportalen raadpleegbaar zijn. De website zal in 2023-2024 aangepast moeten worden aan de nieuwe ontwikkelingen, met name de release van een nieuwe versie van het systeem waarmee we onze bronnen aan het publiek presenteren en doorzoekbaar maken.

Het beleid om de historie en historische gebeurtenissen van de regio middels de diverse communicatiekanalen onder de aandacht van het publiek te brengen zal voortgezet worden. Een groot deel van de communicatie met het publiek loopt inmiddels al via kanalen als Facebook, YouTube, Twitter en Instagram en nieuwsbrieven. Daarnaast blijft het Regionaal Archief gebruik maken van de al langer bestaande kanalen, zoals de artikelenreeks ‘Dat was toen’, die wekelijks verschijnt in de Alkmaarsche Courant. Ook werkt het Regionaal Archief actief mee aan het uitgeven van boeken en andere producten, zoals ansichtkaarten, reproducties van oude land- en stadskaarten en het verlenen van medewerking aan publicaties, tentoonstellingen of activiteiten van derden. Educatie vormt een belangrijk onderdeel van de activiteiten. Een groot aantal leerlingen, uit zowel het primair als secundair onderwijs, komt met de klas naar het archief. Om ook de leerlingen van scholen die verder van het archiefgebouw af liggen de mogelijkheid te geven te werken met historische bronnen uit hun eigen omgeving, is op de website het ‘Geschiedenislokaal’ beschikbaar. Dit is een ‘online bronnenbox’ waarmee scholen uit het hele werkgebied bereikt kunnen worden, opgezet in overleg met diverse docenten.

Alhoewel het voor iedereen een interessante ingang kan zijn, is de primaire doelgroep de onderbouw van het middelbaar onderwijs. Het stimuleren van het bezoek (en onderzoek) van studenten van vervolgopleidingen is een extra aandachtspunt. Regelmatig ontvangen we groepen MBO-studenten. Op individuele basis komen universitaire studenten uit het hele land naar het archief om onderzoek te verrichten voor hun stage of afstudeerscriptie. Ook worden werkgroepen ontvangen die in het kader van hun collegereeks een rondleiding krijgen of ter plekke onderzoek verrichten. Om dit te stimuleren wordt contact onderhouden met vakgroepen in het hoger onderwijs, waarbij ook de mogelijkheid om stage te lopen bij het Regionaal Archief onder de aandacht wordt gebracht. Daarnaast geven wij cursussen en workshops aan de buitenschoolse doelgroepen, zowel in ons eigen gebouw, online en op locatie in de regio. Met het geven van deze cursussen wordt de zelfredzaamheid van de bezoekers vergroot, waardoor het gebruik van archieven wordt vergroot en de werkdruk op de studiezaal afneemt. Immers, nieuwe en onervaren bezoekers vragen meer aandacht, evenals de klanten die moeite hebben met het raadplegen van online catalogi.

Door middel van de scholing, de begeleiding van nieuwe doelgroepen en het organiseren van activiteiten is het Regionaal Archief een ‘historische werkplaats’, waar mensen onderzoek doen, nieuwe vaardigheden leren, samenwerken, onderzoeksresultaten beschikbaar stellen, meehelpen met het toegankelijk maken van bronnen en met het vervaardigen van publieksproducten. Vooral het werk van de vrijwilligers blijft hierbij belangrijk. In de laatste landelijke klanttevredenheidsonderzoeken (de zgn. ‘Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven’, uitgaande van de branchevereniging van archiefinstellingen in Nederland) scoorde het Regionaal Archief altijd bovengemiddeld. Het streven is om ook de volgende keer weer ‘bovengemiddeld’ te scoren. Kerngegevens Capaciteit van de studiezaal in m2 Maximum aantal bezoekers tegelijkertijd Openstelling van de studie-leeszaal dagdelen

238 46 8

Kengetallen/indicaties

Aantal bezoeken studiezaal Aantal bezoeken overig3 Aantal paginaweergaven website Aantal ‘volgers’ Facebook Aantal ‘volgers’ Twitter

werkelijk 2022

begroot 2023

begroot 2024

2.239 1.064 3.783.725 5.408 2.386

3.500 2.500 4.600.000 5.500 2.500

2.500 2.000 4.000.000 5.500 2.500

Digitalisering Om de collectie beter (en via internet) toegankelijk te maken en de veel geraadpleegde stukken te beschermen voor achteruitgang, zal de digitalisering van veel geraadpleegde collectieonderdelen voortgezet worden. De vraag naar digitale informatie zal in de toekomst blijven groeien, dus blijven we ook in 2024 met name foto’s, kranten, historische tijdschriften en genealogische bronnen digitaliseren. Het ‘digitaliseren op verzoek’ (of ’scanning on demand’) zal uitgebreid worden. Hiermee sluit het Regionaal Archief aan bij wensen van 21e-eeuwse archiefgebruikers, die graag de archiefstukken en andere collectieonderdelen willen kunnen raadplegen op het moment en de plek die hen het beste uitkomt. Hiermee verschuift de keuze voor de te digitaliseren objecten van aanbodgericht naar vraaggericht. Daarnaast is het een versterking van de dienstverlening aan de regio, omdat archiefgebruikers voor het raadplegen van een of enkele bronnen niet meer naar de fysieke studiezaal in Alkmaar hoeven te komen. Met het gratis toegankelijk stellen van deze informatie wordt uitvoering gegeven aan de verplichtingen die de Wet hergebruik overheidsinformatie oplegt aan archiefdiensten. Kengetallen/indicaties Aantal pagina’s digitaliseren: bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.) atlas archieven

werkelijk 2022

begroot 2023

begroot 2024

96.733 8.976 113.000

25.000 5.000 75.000

50.000 7.500 100.000

Bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening: samenwerking en regionalisering Gestreefd wordt naar verbetering van de regionale samenwerking op het gebied van informatievoorziening en –beheer en cultuurhistorisch beleid. Daartoe zijn er in de afgelopen jaren diverse initiatieven ontplooid in samenwerking met verschillende erfgoedinstellingen, zoals historische verenigingen, musea, bibliotheken en naburige archiefdiensten. Ook samenwerking op regionaal en landelijk gebied in projecten als Metamorfoze, WieWasWie, Openarch.nl, Oorlogsbronnen.nl, Charterbank NL, Delpher en Europeana dient hier vermeld te worden. Verder zal zo veel mogelijk informatie beschikbaar gesteld worden als ‘open informatie’. Dit naar aanleiding van de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who). Iedereen wordt zo in staat gesteld iets met de informatie te doen het te gebruiken, ook voor commerciële doeleinden. Aangezien wij zeker moeten weten dat het om rechtenvrije informatie gaat, moet dit proces zorgvuldig uitgevoerd worden. De samenwerking met historische verenigingen en erfgoedinstellingen in het ontsluiten van de bronnen wordt voortgezet.

Door de regionale bronnen via het internet te ontsluiten, mede door de inzet van vrijwilligers, is het mogelijk de historische informatie 24 uur per dag, 7 dagen per week, beschikbaar te maken voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar woonen/of geboorteplaats en –streek. Ook wordt hiermee het doel bereikt om een deel van de geïnteresseerden actief te betrekken bij deze informatie door het opzetten van interactieve onderdelen 3

Betreft bezoekers en/of deelnemers aan evenementen, cursussen/workshops, rondleidingen, leerlingen basisonderwijs en tentoonstellingen.

op de website. Vele vrijwilligers werken nu al met de invoermodules van het Regionaal Archief, zodat ze op ieder moment vanaf huis kunnen inloggen en werken aan het toegankelijk maken van het bronnenmateriaal. In samenwerking met de historische verenigingen zijn de meeste tijdschriften en jaarboeken die de historische verenigingen uitgeven, gedigitaliseerd en via de website van het Regionaal Archief beschikbaar gesteld. Gestreefd wordt dit nog verder uit te breiden. Daarnaast stelt het Regionaal Archief haar digitale infrastructuur (beeldbank en collectiebeheersysteem) beschikbaar voor gebruik door de historische verenigingen. Zij kunnen dan hun digitale en gedigitaliseerde collecties via de databases en website van het Regionaal Archief op internet zetten. Daar de meeste historische verenigingen niet beschikken over een veilige en geklimatiseerde opslag bieden wij de mogelijkheid om kostbare en unieke archiefstukken bij ons op te slaan. Dankzij deze samenwerking kan het materiaal voor de toekomst veiliggesteld worden en wordt het bovendien voor een groot publiek zichtbaar. Zo blijven wij de samenwerking met de historische verenigingen zoeken, en daar waar gewenst onze kennis delen over beheer en ontsluiting van lokale collecties. En op onze beurt blijven wij graag gebruik maken van de kennis van de lokale geschiedenis die bij de verenigingen aanwezig is.

Hiermee kunnen bronnen beter ontsloten worden, gerichter acquisitie uitgevoerd worden en vragen van gebruikers beter beantwoord worden. 1.3 Wat gaat dit kosten? (Middelen)

Baten en lasten 2024 Programma Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Totaal baten Totaal lasten Resultaat

€ 3.219.884 € 2.695.484 € 524.400 positief

Als gevolg van de wijzigingen in de verslaggevingsvoorschriften voor Gemeenschappelijke Regelingen, is de exploitatie verdeeld in een uitvoeringsdeel en een deel overhead. Bij het programma wordt alleen het uitvoeringsdeel weergegeven. Na correctie van dit programmaresultaat voor de kosten van overhead, sluit de begroting met een saldo van € 0,-. 1.4 Baten en lasten Regionaal Archief 2024 Ove rzicht b ate n e n laste n Bate n

Be g ro ting 2024 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Laste n

3.219.884

Sald o

2.695.484

524.400

-524.400

3.219.884

Algemene Dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien Sald o van b ate n e n laste n Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Mutatie re se rve s Re sultaat

3.219.884

In dit overzicht is het programmaresultaat zoals voorgeschreven door het BBV apart gepresenteerd van de overhead. In de 2024 is sprake van begrotingsevenwicht. 10

Paragrafen

2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De financiële positie van RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. In het verleden is uit de exploitatieoverschotten een algemene reserve gevormd om als buffer te dienen om schommelingen in het resultaat op te vangen. Dergelijke schommelingen kunnen diverse redenen hebben, onder meer door fluctuaties in de afname van opslag en bewaren van particuliere archieven of via onvoorziene uitgaven. Daarnaast is het risico dat een aanvullende dienstverlening in het geheel niet meer wordt afgenomen. In deze paragraaf zijn mogelijke risico’s belicht die niet cijfermatig in de begroting zijn opgenomen.

Risico’s Onderscheiden risico’s met mogelijke financiële gevolgen Begin 2023 zijn de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de financiële huishouding van het Regionaal Historisch Centrum: 1. Minder opbrengsten depotgebruik derden 2. Hogere energiekosten

Ad.1 Minder opbrengsten depotgebruik derden Het risico dat de verhuur van archiefruimte vermindert is een continu aanwezig risico. De overeenkomsten betreffen voornamelijk lang lopende contracten, dus de kans dat een van de partijen de overeenkomst opzegt wordt laag ingeschat. Uitgaande van het maximaal wegvallen van € 50.000 en een lage kans hierop (25%), is een weerstandsvermogen op dit onderdeel van € 12.500 voldoende. Ad. 2 Hogere energiekosten De ontwikkeling van de energiekosten is de zorg van de gehele samenleving. Het lijkt erop alsof de hoge tarieven die momenteel in de markt te zien zijn, nog wel enige tijd aan zullen houden. Vanuit de verhuurder is een raming gemaakt. Bij ongewijzigde marktomstandigheden, zal een aanzienlijke kostenstijging te zien zijn. Bij een schatting van een maximaal risico van € 70.000 en een hoog risico (75%) is het benodigde weerstandsvermogen hiervoor € 52.500.

Benodigde weerstandscapaciteit

Maximaal risico 50.000 70.000

1. Minder opbrengsten aanvullende diensten 2. Hogere energiekosten

Risico Laag Hoog

Bedrag risico 12.500 52.500 65.000

Hier tegenover staat een Algemene reserve per eind 2022 van € 68.174, een positief resultaat over 2022 van € 117.977 en bestemmingsreserves voor een bedrag van € 205.498 zodat de vermogenspositie van het Regionaal Archief ruim voldoende te noemen is. Volgens de definitie dat alleen de Algemene Reserve het weerstandsvermogen vormt, is tegenover een benodigd bedrag van € 65.000, voldoende algemene reserve aanwezig. De conclusie is dat het Regionaal Archief beschikt over voldoende weerstandsvermogen om de huidige risico’s voor 2023/2024 te dekken maar voor de periode erna is niet zeker of er voldoende weerstandsvermogen aanwezig is. Eén en ander hangt af van de eerdergenoemde ontwikkelingen.

Overzicht verloop reserves Onderstaand overzicht omvat de stand en het verloop van de reserves voor de komende jaren, met de uitgangspunten die in de (meerjaren)begroting gemaakt zijn. In dit overzicht is afgezien van mutaties als gevolg van het afrekenen van bestemmingsreserves als die niet langer nodig zijn. Indien hierover besluitvorming volgt, zal dit deze in toekomstige cyclusdocumenten meegenomen worden. sald o 31-122022

mutatie 2023

sald o 31-122022

mutatie 2023

sald o 31-122023

mutatie 2024

sald o 31-122024

mutatie 2025

sald o 31-122025

mutatie 2026

sald o 31-122026

Reserve 68

Algemene Reserve

Bestemmingsreserve Huisvesting

Bestemmingsreserve Digitalisering Bestemmingsreserve Egalisatie exploitatie aanvullende diensten

150

To taal Re se rve s

274

275

2.2 Bedrijfsvoering In deze paragraaf gaan we in op verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering om een indruk te geven van de wijze waarop het primaire proces van het RHCA ondersteund wordt.

De organisatie ziet er globaal als volgt uit: Algemeen Bestuur

Dagelijks Bestuur

Directie

Collectiebeheer en Advies

Regie en Beleid

Dienstverlening

Financieel Alle financiële werkzaamheden, met uitzondering van de treasury-functie, zijn uitbesteed aan de afdeling Financiën van de GGD Hollands Noorden. Automatisering Het automatiseringsbeleid voor 2024 blijft gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en communicatie. Dit houdt in de beschikbaarheid van e-mail, netwerk en hardware van 99% van de week ofwel een uitval van niet meer dan 10 uur per jaar. De werkzaamheden op het gebied voor kantoorautomatisering zijn grotendeels uitbesteed aan een automatiseringsbedrijf.

Investeringsbeleid Gebruikelijk is dat vervangingen kleiner dan € 5.000 niet als investeringen worden gezien, tenzij er sprake is van cumulatie van aanschaffingen met eenzelfde karakter in het jaar. In dat geval zal activering wel plaatsvinden. Voorbeelden van vervangingsinvesteringen nieuwe stijl zijn alle vervangingen van computers. Personeel en organisatie 12

Met betrekking tot de ontwikkeling van de medewerkers zal aan het op peil houden van de deskundigheid van personeel veel aandacht worden geschonken. De ondersteunende taken op dit gebied zijn uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden. Huisvesting In 2024 is het Regionaal Archief ruim 10 jaar gevestigd in het pand aan de Bergerweg. Een aantal zaken zal tegen die tijd aan vernieuwing toe zijn, zoals bijvoorbeeld een deel van de vloerbedekking en het meubilair. Ook de permanente tentoonstelling zal in deze periode deels vernieuwd moeten worden. Tevens zal gekeken worden of er aanpassingen nodig zijn in de studiezaal. Voor deze punten is een investeringsbedrag geraamd. Daarnaast wordt er in 2023 een onderzoek uitgevoerd naar de klimaatinstallaties van depot- en kantoorgebouw. Er wordt gestreefd naar een (meer) klimaatneutrale installatie, waarbij ook een koelvoorziening voor de studiezaal en kantoren wordt meegenomen. Een lager energieverbruik is niet alleen voor het milieu een goede zaak, ook kan hiermee de stijging van de energietarieven gedempt worden. En als laatste is met de hoge zomertemperaturen het werkklimaat in studiezaal en kantoren niet meer geschikt, zowel voor de medewerkers als voor de kwetsbare archiefstukken. Om dit te kunnen financieren zal een bestemmingsreserve gevormd moeten worden.

2.3 Beleidsindicatoren In de onderstaande tabel zijn de relevante beleidsindicatoren opgenomen die volgens het BBV in de programma’s en programmabegroting moeten worden opgenomen. Omschrijving

Score

Inwoners 1-1-2023 (voorlopig, basis voor de

459.122

gemeentelijke bijdrage)

Apparaatskosten Apparaatskosten per inwoner

1.542.239 3,36

Formatie (exclusief inhuur) 2024 Formatie per 1.000 inwoners

21,21 0,046

Bezetting (exclusief inhuur) per 1-1-2023 Bezetting per 1.000 inwoners

17,92 0,039

Kosten inhuur derden Loonsom incl inhuur derden (exclusief overige personeelslasten) Externe inhuur in % van loonsom + kosten inhuur derden

177.640 1.860.025

Overhead Totale lasten Overhead in % van totale lasten

524.400 3.219.884 16,3%

9,6%

2.4 Onderhoud kapitaalgoederen De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen is in beginsel bedoeld om inzicht te geven in de vaak ruime aanwezigheid van kapitaalgoederen bij de verschillende gemeenten. Omdat het Besluit Begroting en Verantwoording eveneens van toepassing is op Gemeenschappelijke Regelingen, en bij het RHCA kapitaalgoederen aanwezig zijn, nemen we deze paragraaf ook op in de verslaggeving. De verwachte boekwaarde per 1-1-2024 bedraagt € 128.000 als de voor 2022 geplande, maar niet uitgevoerde, investeringen alsnog in 2023 gedaan worden. Mogelijk leidt een onderzoek naar 13

optimalisatie van de klimaatbeheersing nog tot een aanvullende investering maar als dit het geval is, zal dit apart in besluitvorming worden gebracht. Rekening houdend met de afschrijvingen in 2024 bedraagt de boekwaarde per eind 2024 € 108.000.

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Totaal

Boekwaarde 01-01-2024 128.355 128.355

Investeringen -

Afschrijvingen 20.220 20.220

Boekwaarde 31-12-2024 108.136 108.136

2.5 Financiering

Algemeen In samenhang met de invoering van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) het opnemen van een financieringsparagraaf bij een begroting voorgeschreven. Onderdelen van de financieringsparagraaf zijn de treasury en de wijze van financiering van de bedrijfsvoering. •

Treasury

Eind 2015 heeft het Algemeen Bestuur een herzien Treasurystatuut vastgesteld. Het Treasurystatuut RHCA regelt de verantwoordelijkheden en randvoorwaarden voor het aangaan van, garanderen en verstrekken van geldleningen en uitzettingen. Renterisico Er zijn over het algemeen geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening gehouden met de daarmee samenhangende rentebaten. Op grond van vorenstaande mag worden geconcludeerd dat het RHCA niet of nauwelijks renterisico loopt. Rentevisie De rentevisie is niet gewijzigd ten opzichte van eerdere inzichten en is voornamelijk gebaseerd op de visies van het Centraal Planbureau, de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank. Kredietrisico Het RHCA heeft, na het aflopen van een lening aan de Vereniging van Gebruikers van de Ambachtsschool, geen garanties verstrekt. Koersrisico Het RHCA heeft geen vastrentende gelden uitstaan en zal ook in 2024 geen gelden vastrentend uitzetten. Derivaten Het RHCA zal geen derivaten gebruiken. Intern liquiditeitsrisicobeheer Het RHCA loopt geen risico door wijzigingen in de liquiditeitsplanning, daar er in de begroting niet met rentebaten uit hoofde van liquide middelen rekening is gehouden. In verband met de gunstige liquiditeitspositie, is het niet noodzakelijk een langlopende lening aan te trekken.

Problemen met betrekking tot liquiditeit worden dan ook niet verwacht in de nabije toekomst. •

Wijze van financiering

Algemeen In de begroting 2024 wordt 94,5% van alle inkomsten van het Regionaal Archief gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen en voor 5,5% met overige inkomsten. De overige inkomsten bestaan met name 14

uit de vergoedingen voor de beschikbaarstelling van archiefruimte aan derden. De deelnemende gemeenten ontvangen voor de gemeentelijke bijdragen kwartaalnota’s welke zijn gebaseerd op de begroting. Gemeenten en waterschappen (maar ook andere organisaties) nemen (tegen betaling van de kosten) extra diensten van het archief af, bijvoorbeeld voor opslag of digitaliseren op verzoek. Daarnaast verricht het Regionaal Archief op commerciële basis diensten voor derden. Het Archief is actief in het verwerven van fondsen ten behoeve van de uitvoering van projecten.

Financieringssystematiek De bijdrage die de deelnemende gemeenten aan het Regionaal Archief beschikbaar stellen, wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de regels die hiervoor regionaal afgesproken zijn in de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen (FUGR). Jaarlijks worden hiervoor de uitgangspunten in de kadernota vastgesteld. Hiernaast is het Regionaal Archief in het verleden in staat gebleken externe financiering te realiseren om de gemeentelijke bijdrage zoveel mogelijk te beperken. De toekomst zal moeten uitwijzen of dit mogelijk blijft. Hoewel dit een risico omvat, is de verwachting dat dit de komende jaren in ieder geval nog wel het geval blijft.

EMU-saldo Het EMU-saldo van het Regionaal Archief wordt bepaald door het resultaat te corrigeren voor de afschrijvingen en de investeringen die tijdens het jaar gedaan zijn. Volgens de Wet Houdbare OverheidsFinanciën dient dit saldo in de jaarverslaggeving te worden opgenomen. EMU-saldo Resultaat ex mutaties in reserves Afschrijving Investeringen EMU-saldo

2022

2023

2024

2025

2026

101.629 36.718 138.347

20.545 120.000 -99.455

20.220 20.220

7.097 16.291 23.388

7.434 13.845 21.279

2027 8.612 12.000 20.612

Balans De geprognotiseerde balans biedt inzicht in de hoofdlijnen van de effecten van de verwachte financiële ontwikkeling van het RHCA in de komende jaren. Ge p ro g no tise e rd e b alans

31-12-2022

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

31-12-2027

22.901

128.355

108.136

91.845

78.000

66.000

916.306

244.816 148.539

139.361 148.539

159.581 148.539

175.872 148.539

189.717 148.539

201.717 148.539

1.332.562

391.648

AC TIVA Vaste activa

Materiële vaste activa Vlottende activa

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa TOTAAL AC TIVA P ASSIVA Vaste passiva

Eigen vermogen Vlottende passiva

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Overlopende passiva TOTAAL P ASSIVA

9.597

931.317

1.332.562

Financiële kengetallen De kengetallen die hierbij op het Regionaal Archief van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote, de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie en de belastingcapaciteit zijn voor het Regionaal Archief niet van toepassing. Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte

streefwaarde <5%

jaarrekening begroting begroting begroting begroting begroting 2022 2023 2024 2025 2026 2027 -12,8% -9,1% -8,8% -9,0% -9,1% -9,2%

<5% 5-10% 2,5%

-12,8% 29,4% 2,8%

-9,1% 29,4% 0,4%

-8,8% 29,4% 0,5%

-9,0% 29,4% 0,7%

-9,1% 29,4% 0,7%

-9,2% 29,4% 0,7%

Netto schuldquote Het getal weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de inkomsten. Het geeft een indicatie welk beslag de rentelasten en aflossingen op de begroting leggen. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Definitie: Netto schuld ÷ Inkomsten exploitatie (excl. mutaties reserves) x 100%

Berekening 2024 -283.512 / 3.219.884 x 100%

Onder netto schuld wordt verstaan de langlopende en kortlopende schulden minus de langlopende en kortlopende vorderingen en uitzettingen. Bij het Regionaal Archief is geen sprake van een nettoschuld, vandaar de negatieve stand van de schuldquote. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen is gelijk aan de netto schuldquote, omdat het Regionaal Archief geen leningen heeft verstrekt. Solvabiliteit Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin het Regionaal Archief in staat is haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe beter. 16

Definitie: Berekening 2024 (Eigen vermogen ÷ Balanstotaal) x 100% 391.648 / 1.332.562 x 100% De solvabiliteit is goed te noemen. Besluitvorming over de eind 2022 nog aanwezige bestemmingsreserves en over het resultaat, kan de solvabiliteit wijzigen maar vooralsnog ziet dit kengetal er gunstig uit. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is. Hoe hoger hoe beter. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken. Definitie: (Saldo van de structurele baten en lasten en saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) ÷ (totale baten (excl. mutaties reserves)) x 100%

Berekening 2024 14.716 / 3.219.884 x 100%

Het overgrote deel van de lasten is structureel van aard, maar de opbrengsten naar verwachting eveneens. Het risico van opzeggen van contracten blijft evenwel bestaan maar de verwachting is dat dit niet tot grote verlagingen leiden. De structurele ruimte is beperkt positief maar terugval in aanvullende opbrengsten kan wel tot exploitatieproblemen leiden.

2.6

Overzicht overhead

Door het vernieuwde BBV worden de lasten (en baten) van de overhead apart weergegeven. Dit betekent dat alle lasten (en baten) voor sturing en ondersteuning van het primaire proces verantwoord worden onder overhead en dat alle bedrijfskosten en diensten die direct verbonden zijn aan de dienstverlening (en gericht zijn op de externe klant of/en inwoner) zijn opgenomen binnen het programma.

Overhead - totaal baten en lasten

Totaal Baten Totaal Lasten Resultaat

2.7

Realisatie 2022 Begroting 2023 Begroting 2024 4.101 480.860 483.426 524.400 476.759-

483.426-

524.400-

Verbonden partijen

Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in Alkmaar en de regio bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en afdelingen monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en zelfstandig van deze organisaties.

3. Financiële begroting

3.1 Financiële begroting 2024

Programmabegroting 2024 Baten:

Totaal baten

Realisatie 2022 198.454 2.639.900 35.373 2.873.727

Begroting 2023 177.014 2.717.128 2.894.142

Begroting 2024 177.989 3.041.895 3.219.884

Lasten: Salarissen Overige personele lasten Personeel van derden Kapitaallasten Huisvestingskosten Kosten automatisering Digitalisering Materiële kosten Directe productkosten Totaal lasten

Realisatie 2022 1.386.299 38.922 138.264 36.718 854.909 149.299 44.191 69.854 53.643 2.772.099

Begroting 2023 1.461.843 28.640 167.427 20.545 900.974 158.745 51.150 58.240 46.578 2.894.142

Begroting 2024 1.682.385 44.108 177.640 20.220 955.933 174.117 54.270 61.793 49.419 3.219.884

Verrichte diensten Gemeentelijke bijdragen Incidentele baten

Saldo van baten en lasten

101.629

Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves

16.348 16.348-

Resultaat

117.977

Toelichting op de financiële begroting: BATEN De indexering van de gemeentelijke bijdrage die voor 2024 is gehanteerd, is gebaseerd op de vastgestelde uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regelingen. De gehanteerde percentages zijn door het Algemeen Bestuur vastgesteld. De indexering voor de loonontwikkeling bedraagt voor dit jaar 7,5%. In het kader van prijsstijging is eveneens uitgegaan van 6,1%. Met een vastgestelde verhouding tussen loon- en prijsgerelateerde onderdelen van de begroting van 70-30, resulteert een afgerond indexpercentage van 7,10%, welk is toegepast op de gemeentelijke bijdrage. Voor 2023 is een verhoging van de gemeentelijke bijdrage toegekend van 2,3%. Inmiddels is al geconstateerd dat de loonkostenontwikkeling als gevolg van het principe-akkoord voor een nieuwe CAO aanzienlijk hoger is dan deze toekenning. Indien voor 2024 een lagere ontwikkeling te zien zal zijn dan hetgeen op basis van de FUGR is afgesproken, zal het tekort zich op termijn beperken. Indien de ontwikkelingen voor 2024 echter vergelijkbaar zijn met hetgeen op dit moment te zien is, is de vraag of de beschikbare middelen op termijn voldoende zijn. In de loop van 2023 zal hier meer duidelijkheid over ontstaan. Naast de indexering, zorgen de extra middelen die in de kadernota zijn weergegeven, in de begroting voor een stijging van € 100.000 (zie p.7).

Deze middelen zijn noodzakelijk om de toenemende omvang van het takenpakket van het Regionaal Archief te kunnen uitvoeren. 18

Het totale bedrag per inwoner dat voor 2024 zal gelden, is opgenomen in bijlage Ib, alsmede het bedrag dat de deelnemende gemeenten op basis van de voorlopige aantallen inwoners per 1-1-2023 in totaal voor 2024 verschuldigd zullen zijn. Uiteindelijke facturering zal conforme de regels in de gemeenschappelijke regeling plaatsvinden met gebruikmaking van de definitieve inwonertallen per 11-2023. LASTEN Alle lasten zijn opnieuw ingeschat. Hierbij is rekening gehouden met de meest recente inzichten per maart 2023. Te zien is dat in 2024 de loonkosten aanzienlijk hoger zullen zijn. Dit is het gevolg van de gecombineerde ontwikkeling van de loonkosten als ook de extra middelen die in de kadernota zijn oipgenomen. De begroting voor het jaar 2024 sluit in de huidige opzet zonder dat er een beroep gedaan hoeft te worden op het aanwezige eigen vermogen. Het is mogelijk dat een onderzoek naar de optimalisering van de klimaatinstallatie in 2023 in de toekomst zal leiden tot aanvullende investeringen met bijkomende afschrijvingslasten. Omdat op het moment van het opstellen van deze begroting dit zich echter nog in een vroege fase van het onderzoek bevindt, is er nog geen rekening mee gehouden in de begroting 2024 of in het meerjarenperspectief.

3.2 Meerjarenperspectief

Regionaal Archief

2023

2024

2025

2026

2027

Lasten

2.894

3.220

3.329

3.436

3.546

Baten: Gemeentelijke bijdrage Overige baten (excl reserves) Onttrekking reserve huisvesting Exploitatietekort

2.717 177 -

3.042 178 -

3.145 184 -

3.246 190 -

3.350 196 -

Bedragen in € 1.000

In de komende jaren zal het doel zijn om net als in de afgelopen jaren het begrotingsevenwicht te blijven realiseren. In het meerjarenperspectief is indexering meegenomen zoals opgenomen in de kadernota met de opmerking dat de percentages afgerond worden op 1 cijfer achter de komma.

Bijlage Ia Financiële kaders en uitgangspunten Begroting 2024 Bij de samenstelling van de Begroting 2024 is rekening gehouden met de volgende richtlijnen en uitgangspunten: a. Op de salarissen is een indexering van 7,50% toegepast. b. De indexering voor prijsontwikkeling bedraagt 6,10%. c. Bij hantering van de vastgestelde verhouding 70-30 bedraagt de benodigde indexering van de gemeentelijke bijdrage 7,10%. d. De doorgevoerde indexering op de lasten is verwerkt in de gemeentelijke bijdrage. e. Alle begrotingsposten zijn opnieuw bekeken en voor alle zaken zijn nieuwe inschattingen gemaakt.

Bijlage Ib Gemeentelijke bijdrage 2024 Gemeentelijke bijdragen 2024 Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totalen

Aantal inwoners Gemeentelijke bijdrage 1-1-2023 *1) per inwoner 111.822 10,68 30.143 5,32 36.349 5,32 56.541 5,32 89.105 5,32 24.309 5,32 49.429 5,32 47.454 5,32 13.970 5,32 459.122

Gemeentelijke bijdrage begroting 2024 totaal 1.194.259 160.361 193.377 300.798 474.039 129.324 262.962 252.455 74.320 3.041.895

*1) De gehanteerde aantallen inwoners zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in 2024 zal gebaseerd zijn op de werkelijke aantallen inwoners per 1-1-2023.

De uiteindelijke gemeentelijke bijdrage bedraagt voor de gemeente Alkmaar afgerond € 10,68 per inwoner. Voor de overige gemeenten is dat € 5,32 per inwoner.

Bijlage II Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Archief Alkmaar 2024 Met de wijziging van de BBV-verslaggevingsvoorschriften zijn Gemeenschappelijke Regelingen als het Regionaal Archief verplicht in de programmabegroting een overzicht op te nemen van baten en lasten per te onderscheiden taakveld, alsmede inzicht in de gemeentelijke bijdrage per onderscheiden taakveld. In onderstaand overzicht zijn deze gegevens alsnog opgenomen. Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2024

Taakveld

Lasten

Baten

Gemeentelijke bijdrage

Saldo

0.1 Bestuur

11.153

11.153-

0.4 Overhead

513.247

513.247-

0.5 Treasury

0.10 Mutaties reserves

0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten

5.4 Musea totaal

2.695.484

3.219.884

524.400

3.041.895

3.219.884

3.041.895

De bijdrage aan het RHCA bij de gemeenten kan in het geheel opgenomen worden onder taakveld 5.4 Musea. Tot dit taakveld behoren activiteiten gericht op het verwerven, behouden, wetenschappelijk onderzoeken en presenteren van kunst en cultuur: • • •

Musea, exposities Archeologie, heemkunde Historische archieven.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.denhelder.nl/api/v1/meetings/1961/documents/20539