Document · PDF

2. Concept Programmabegroting RHCA 2023.pdf

Gemeenteraad 13 juni 2022, gemeente Den HelderBij agendapunt: 10: Voorstel met betrekking tot zienswijze jaarstukken 2021 en begroting 2023 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar7.964 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Programmabegroting 2023

INHOUDSOPGAVE PAGINA Inleiding en besluitvorming

1. Programma Regionaal Archief

1.1 Wat willen we bereiken? (Kerngegevens) 1.2 Wat gaan we daarvoor doen? (Beleidsontwikkeling) 1.3 Wat gaat dit kosten? (Middelen) 1.4 Baten en lasten Regionaal Archief 2023

4 5 10 11

2. Paragrafen 2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing 2.2 Bedrijfsvoering 2.3 Beleidsindicatoren 2.4 Onderhoud kapitaalgoederen 2.5 Financiering 2.6 Overzicht overhead 2.7 Verbonden partijen

12 12 13 14 15 15 18 18

3. Financiële begroting 3.1 Financiële begroting 2023 3.2 Meerjarenperspectief

19 19 20

Bijlagen Ia Financiële kaders en uitgangspunten Ib Bijdrage per gemeente II Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Archief Alkmaar

21 21 22

INLEIDING EN BESLUITVORMING

Hierbij bieden wij u de programmabegroting 2023 en het meerjarenperspectief tot en met 2026 van het Regionaal Archief / Regionaal Historisch Centrum Alkmaar (RHCA) aan. Deze begroting is gebaseerd op het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) provincies en gemeenten en opgesteld op basis van het huidige Beleidsplan. Daarbij is zoveel als mogelijk rekening gehouden met de door de Regietafel Gemeenschappelijke Regelingen Noord-Holland Noord voorgestelde indeling van de begroting. De ramingen uit de voorgaande programmabegroting zijn als uitgangspunt genomen en opnieuw beoordeeld. Hierbij is rekening is gehouden met een indexering conform de kennisgeving vanuit de Regietafel. In deze begroting zijn de meest recente inzichten gebruikt van begin 2022. De belangrijkste hiervan zijn de realisatie over 2021, de ontwikkelingen op het gebied van aanvullende opbrengsten en veranderingen als gevolg van wetswijzigingen. Conform het vigerende beleidsplan zullen in 2023, naast het voortzetten van de reguliere taken, twee thema’s extra aandacht krijgen: het duurzaam bewaren van de digitale overheidsinformatie in het e-depot en het vergroten van de digitale dienstverlening aan burger en aangesloten overheden. Het project E-depot verloopt volgens planning en het streven is om binnen enkele jaren alle bij de GR aangesloten overheden hierop aan te sluiten.

Voor de digitale dienstverlening zullen bestaande producten (zoals ‘digitaliseren op verzoek’, het geschiedenislokaal en het E-loket bouwdossiers’) verder ontwikkeld worden. Andere punten die in deze begroting terug te vinden zijn, zijn onder meer het uitvoeren van de overige wettelijke taken: advies- en inspectietaak, beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet 1995. Ook het digitaliseringsbeleid, waarmee meer bronnen gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger zal aandacht blijven krijgen, evenals het via social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis onder de aandacht van het brede publiek brengen.

Het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar; gezien het voorstel van het Dagelijks Bestuur d.d. 1 april 2022,

besluit:

vast te stellen de Begroting 2023 en het Meerjarenperspectief 2024-2026.

Alkmaar,

A. Schouten, voorzitter

P. Post, directeur/secretaris

Programma Regionaal Archief

1.1 Wat willen we bereiken? (Kerngegevens) Het Regionaal Archief (Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) is een gemeenschappelijke regeling die wordt gevormd door 9 gemeenten in Noord-Holland Noord (Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel). Het Regionaal Archief voert de archiefwettelijke taken uit voor de aangesloten gemeenten. De gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst. Naast de archieven van de deelnemers beheert het Regionaal Archief een groot aantal archieven van particuliere organisaties uit de regio. Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de geschiedenis. Om die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor iedere burger openbaar.

Missie Het Regionaal Archief Alkmaar maakt het mensen mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk om de geschiedenis van Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel te leren kennen. Voor de aangesloten overheidsorganisaties is het Regionaal Archief een professionele partner die conform zijn wettelijke opdracht informatie langdurig betrouwbaar en toegankelijk houdt omwille van bedrijfsvoering, bewijsvoering, onderzoek en democratische controle. Kerntaken Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar voert voor de aangesloten gemeenten de wettelijke taken uit zoals beschreven in de Archiefwet 1995. Dat bestaat uit het toezicht op de niet overgebrachte archieven (inspectie), de wettelijke adviestaak, het toezien op en begeleiden van het overbrengen van archieven, het behoud en beheer van de in de archiefbewaarplaats bewaarde archieven en het beschikbaar stellen van deze archieven zodat iedereen deze archieven kan raadplegen. Naast deze taken heeft de gemeenschappelijke regeling ook de opdracht tot het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op dit gebied.

Dit komt neer op de volgende taken: - management en ondersteuning; - acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer van archivalia, zowel analoog als digitaal; - analoge archivalia in goede staat bewaren, hetgeen goede bewaaromstandigheden vereist in een veilig depot met klimaatbeheersing (een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen); - opslaan van digitaal gevormde archieven in een aan de archiefwet voldoend e-depot; - conserveren en restaureren van de archivalia en collecties; - in stand houden, uitbreiden en ontsluiten van een wetenschappelijke bibliotheek en een topografisch-historische atlas; - het periodiek uitvoeren van inspecties bij de aangesloten gemeenten op het beheer van het niet overgebrachte archief; - het uitvoeren van controle op tijdige en ordelijke overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archieven; - beschikbaar stellen van informatie op de studiezaal; - beschikbaar stellen van informatie via de website en de social media; - educatieve activiteiten, zowel voor scholen als voor volwassenen; - bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening, o.m. door (verlenen van medewerking aan) historische publicaties, tentoonstellingen en evenementen. 4

1.2 Wat gaan we daarvoor doen? (Beleidsontwikkeling) Visie1 De strategische doelstelling is bepalend voor de keuzes die het Regionaal Archief Alkmaar de komende jaren maakt. De collectie van het Regionaal Archief is een publiek goed. Iedereen moet daar zijn voordeel mee kunnen doen. Van de bestuurders en ambtenaren tot de inwoners. Van onderzoekers tot ontwikkelaars van digitale datatoepassingen. Daarbij gaat het niet alleen om de actuele behoeften van mensen nu. Het draait evenzeer om de behoeften van mensen die zich in de toekomst om welke reden dan ook bezighouden met het verre en het nabije verleden van de dorpen en steden in het werkgebied van het Regionaal Archief. We maken onderscheid tussen gebruikers (mensen die het Regionaal Archief en zijn collectie actief gebruiken voor werk, studie en school, onderzoek en/of plezier) en publiek (mensen die passief gebruik maken van het Regionaal Archief, bijvoorbeeld als bezoeker van een rondleiding of lezing). De belangrijkste tactische doelstelling is dat de integriteit, authenticiteit, bruikbaarheid en representativiteit van de collectie tot in lengte van jaren gegarandeerd moeten zijn. Alleen dan houdt de collectie zijn waarde als bron van bewijs ten behoeve van democratische controle en onderzoek.

Daarin ligt het bestaansrecht en de toegevoegde waarde van een archiefinstelling ten opzichte van andere informatiedienstverleners en dit is de kern van de wettelijke taak van het Regionaal Archief. In tijden van nepnieuws en gemakkelijk te manipuleren digitale informatie is deze doelstelling belangrijker dan ooit. Tegelijkertijd vergt deze doelstelling ook meer aandacht en inspanning dan in het verleden. Het voor lange tijd zekerstellen van de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van digitale informatie is een kennis- en kapitaalintensieve opgave. De tevredenheid en de zelfredzaamheid van de gebruikers leggen ook veel gewicht in de schaal. Die twee gaan hand in hand. Voor 21e-eeuwers in het algemeen en voor de generaties van de digital natives in het bijzonder geldt, dat ze producten en diensten willen die ze zelfstandig kunnen gebruiken op het moment en op de plek die hen het beste uitkomt. Het Regionaal Archief treedt actief naar buiten via een breed scala aan media en laagdrempelige activiteiten voor uiteenlopende doelgroepen. Dat draagt bij aan een goed maatschappelijk rendement van de wettelijke taken en de collectie van het Regionaal Archief. Het geldt ook voor educatie, zowel voor jongeren als ouderen: als je niet weet wat archief is, wat je erin kunt vinden en hoe je dat moet zoeken, dan kun je er ook niet mee aan de slag.

Deze doelstelling krijgt niet de hoogste prioriteit. Dat wil niet zeggen dat er weinig belang aan gehecht wordt. De keuze is vooral ingegeven door de constatering dat we dit de afgelopen jaren al heel goed hebben neergezet en dat we op dit vlak vooral moeten doorgaan op de ingeslagen (digitale) weg. doelstellingen waar te kunnen maken.

Financiële situatie Een groot deel van de kosten voor het Regionaal Archief behoren tot de huisvestings- en personele lasten (ruim 80%) in de begroting. Het grote aandeel van de huisvestingslasten wordt veroorzaakt door de relatief nieuwe huisvesting, waarbij voor het archiefdepot rekening is gehouden met de te verwachten instroom van archieven voor de komende decennia. De grootte van de verwachte instroom wordt regelmatig gemonitord. Daarnaast is rekening gehouden met een gestage instroom van particuliere archieven. Bij de oplevering was nog niet alle ruimte in het depot in gebruik voor de eigen archieven. Daarom is in de afgelopen jaren een deel van de depotruimte verhuurd aan derden. Met deze inkomsten konden de huisvestingslasten gedempt worden. Hierdoor hoefden de gemeenten de afgelopen jaren niet de volledige huisvestingslasten te dragen. De inkomsten hiervan waren extra hoog omdat een collega1

Zoals verwoord in: Tijdreizen. Beleidsplan Regionaal Archief Alkmaar, 2019-2022.

archiefdienst voor een aantal jaren enkele kilometers depotruimte huurde. In 2019 kwam hier een einde aan toen zij zelf de beschikking kregen over een nieuw depot. Een deel van de toen beschikbaar gekomen ruimte is inmiddels weer ingenomen, onder meer door de (vervroegde) overbrenging van archieven van aangesloten gemeenten. Daarnaast is er een verkorting van de overbrengingstermijn (van 20 naar 10 jaar) aangekondigd. Hierdoor wordt minder ruimte (langdurig) beschikbaar voor eventuele nieuwe huurders. Bij het opstellen van eerdere begrotingen is al rekening gehouden met deze inkomstendaling die ongeveer € 150.000 bedraagt. Voor de periode tot en met 2022 was hiervoor een bestemmingsreserve in het leven geroepen (Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten), waarmee kon worden voorzien in eventuele tekorten. Per 2023 is deze vermindering van baten structureel opgevangen in de begroting. Tot en met 2021 is een beroep op de gevormde bestemmingsreserve niet nodig gebleken. Voor 2022 is nog een vrijval van deze reserve van € 29.000 geraamd om de exploitatie sluitend te krijgen, maar vanaf 2023 wordt zonder nieuwe ontwikkelingen begrotingsevenwicht verondersteld. Spaarzaamheid met de beschikbare middelen is het middel geweest voor deze prestatie.

In een beperkt aantal jaren is de inkomstendaling van € 150.000 binnen de reguliere begroting opgelost zonder extra stijging van de gemeentelijke bijdrage. Acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer Op grond van de Archiefwet 1995: het bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven, particuliere archieven en collecties en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archieven bij de aangesloten gemeenten en enkele andere openbare lichamen. Dit met de volgende doeleinden: - bewijs en geheugen voor overheid en burger; - tijdige en ordelijke overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats; - geschiedschrijving en bewaring van het culturele erfgoed. De acquisitie van particuliere archieven zal voortgezet worden zoals verwoord in het beleidsplan. Extra aandacht wordt gegeven aan de acquisitie van archieven en collecties uit die gemeenten die nog niet zo lang aangesloten zijn bij de gemeenschappelijke regeling. Kengetallen/indicaties

werkelijk 2021

begroot 2022

begroot 2023

273 47

300 50

2.140

-2

4.000

234 361

350 500

300 500

48 8.661

70 6.000

70 7.000

Depotgebruik (in meters, totaal beschikbaar: 18.589 m1) Archieven & Collecties RAA 13.185 Hoogheemraadschap Noorderkwartier 818 Verhuur derden 1.780

13.200 825 2.400

14.000 825 2.400

16.425m1

17.225m1

Archieven (in m1): overgebrachte archieven gemeenten aanwinsten overige archieven Digitale archieven (in Gb) archief gemeenten en particulier Wetenschappelijke bibliotheek: aantal aanwinsten (titels) aantal beschrijvingen (titels) Topografisch-historische atlas: aantal aanwinsten (collecties) aantal beschrijvingen

Totaal

15.783m1

Eerder niet apart opgenomen.

Digitaal depot (e-depot) Gemeenten werken digitaal en vormen daarmee digitale archieven. Omdat ook deze archieven volgens de Archiefwet overgebracht moeten worden naar het Regionaal Archief, moet er de beschikking zijn om die digitale archieven te kunnen beheren en beschikbaar te stellen. Daarom beschikt het Regionaal Archief over een ‘digitaal depot’ (e-depot, een voorziening om digitale informatie langdurig te bewaren) dat voldoet aan de hieraan gestelde wettelijke eisen.

Zoals besloten door het Algemeen Bestuur zullen de kosten voor het aantal gebruikte Terabyte aan opslag vooralsnog doorberekend worden aan de betreffende gemeenten. Dit omdat de gemeenten met verschillende snelheden bestanden zullen gaan plaatsen in het e-depot. Daaronder zal zich ook veel archief bevinden dat ‘vervroegd’ wordt overgebracht, dus voordat de wettelijke termijn van 20 jaar (binnenkort waarschijnlijk 10 jaar) verstreken is. Om de hoeveelheden over te brengen informatie, en daarmee ook de bijbehorende extra werkzaamheden en kosten, in te kunnen schatten, voert het Regionaal Archief regelmatig de Monitor Digitale Informatie uit. Hiermee wordt tevens zicht verkregen op andere bepalende gegevens, zoals gebruikte opslagformaten, gebruikte applicaties en waar de prioriteiten voor overbrenging liggen. Voor de gemeenten zelf zijn daarnaast kosten te verwachten voor bijvoorbeeld de (indien nodig) aanpassing van systemen en data om aansluiting op het e-depot mogelijk te maken en de data te kunnen ingesten in het e-depot (zoals invoering/mapping TMLO/MDTO, standaard koppelingen etc.). Daarbij stelt de regelgeving rond de privacywetgeving ook steeds meer eisen aan de over te brengen data archieven.

Hoe meer de gemeente deze zaken al voor elkaar heeft, kennis hierover in huis heeft en werkt volgens de (mede door de VNG gehanteerde) landelijke normen en standaarden, hoe makkelijker (en met minder kosten) de aansluiting uit te voeren is. De ervaring leert tot nu toe dat er bij veel gemeenten te weinig kennis bestaat over digitaal archiveren en/of te weinig capaciteit beschikbaar is om hieraan verbonden werkzaamheden te verrichten. Dat leidt ertoe dat er bij het Regionaal Archief meer werk komt te liggen. Dit zou een efficiënte oplossing zijn, maar zal dan per 2024 leiden tot een stijging van de kosten. Voor het Regionaal Archief zelf betekent de ontwikkeling van het e-depot dat er continu aandacht moet zijn voor de ontwikkeling van de aanwezige kennis en competenties. Dit voor zaken als het verder ontwikkelen van het e-depot en het adviseren en begeleiden van de gemeentelijke administraties die gaan aansluiten. Daarnaast zal er extra werk ontstaan door taken rond het duurzaam beheer en het beschikbaar stellen van de informatie aan burgers en ambtenaren. Inspectie Het Regionaal Archief is belast met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten voor zover deze niet zijn overgebracht (art. 32, Archiefwet 1995). Om deze wettelijke toezichttaak goed uit te kunnen voeren heeft het Regionaal Archief twee archiefinspecteurs in dienst.

De inspectietaak is de afgelopen jaren ingewikkelder en omvattender geworden, onder meer door de toenemende digitalisering, verschillende fusieprocessen in de regio en samenwerkingsvormen tussen gemeenten. Daarnaast kwam er door gewijzigde regelgeving voor de gemeenten de verplichting tot invoering van twee nieuwe instrumenten: de hotspotmonitor en het Strategisch Informatie-overleg (SIO). Het SIO is een structureel overleg dat tot taak heeft de besluitvorming op het gebied van de informatiehuishouding voor te bereiden en te regisseren. Hotspots zijn gebeurtenissen en kwesties in de samenleving die hebben geleid tot opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers, of burgers onderling. Veelal betreft dit zaken die veel maatschappelijke onrust hebben veroorzaakt, zoals de coronacrisis. Als de hotspots zijn vastgesteld, wordt bekeken of er archiefstukken uitgezonderd dienen te worden van vernietiging. Voor het Regionaal Archief kan een dergelijke aanwijzing ook aanleiding zijn om particuliere archieven die hierop betrekking hebben te acquireren. 7

Beschikbaar stellen van informatie: bezoekers & gebruikers Het publiek, dat op grond van de Archiefwet 1995 inzage verlangt van archiefbescheiden, moet daartoe faciliteiten worden geboden en bij het zoeken naar informatie terzijde worden gestaan. Daarnaast tracht het Regionaal Archief de lokale en regionale geschiedbeoefening te bevorderen. De toename van de bronnen die via internet te raadplegen zijn, de inzet van social media en de digitale dienstverlening in het algemeen, heeft de afgelopen jaren geleid tot een toename van de raadpleging van de website en van onze bronnen die via andere webportalen raadpleegbaar zijn. De website zal in 2022-2023 aangepast moeten worden aan de nieuwe ontwikkelingen, met name de release van een nieuwe versie van het systeem waarmee we onze bronnen aan het publiek presenteren en doorzoekbaar maken. Het beleid om de historie en historische gebeurtenissen van de regio middels de diverse communicatiekanalen onder de aandacht van het publiek te brengen zal voortgezet worden. Een groot deel van de communicatie met het publiek loopt inmiddels al via kanalen als Facebook, Youtube, Twitter en Instagram en nieuwsbrieven. Daarnaast blijft het Regionaal Archief gebruik maken van de al langer bestaande kanalen, zoals de artikelenreeks ‘Dat was toen’, die wekelijks verschijnt in de Alkmaarsche Courant.

Ook werkt het Regionaal Archief actief mee aan het uitgeven van boeken en andere producten, zoals ansichtkaarten, reproducties van oude land- en stadskaarten en het verlenen van medewerking aan publicaties van derden. Educatie vormt een belangrijk onderdeel van de activiteiten. Een groot aantal leerlingen van de basisschool komt met de klas naar het archief, terwijl de vraag vanuit het middelbaar onderwijs ook toeneemt. Om ook de leerlingen van scholen die verder van het archiefgebouw af liggen de mogelijkheid te geven te werken met historische bronnen uit hun eigen omgeving, is op de website het ‘Geschiedenislokaal’ beschikbaar. Dit is een ‘online bronnenbox’ waarmee scholen uit het hele werkgebied bereikt kunnen worden, opgezet in overleg met diverse docenten. Alhoewel het voor iedereen een interessante ingang kan zijn, is de primaire doelgroep de onderbouw van het middelbaar onderwijs. Het stimuleren van het bezoek (en onderzoek) van studenten van vervolgopleidingen is een extra aandachtspunt. Op individuele basis komen universitaire studenten uit het hele land naar het archief om onderzoek te verrichten voor hun stage of afstudeerscriptie. Ook worden werkgroepen ontvangen die in het kader van hun collegereeks een rondleiding krijgen of ter plekke onderzoek verrichten.

Daarnaast geven wij cursussen en workshops aan de buitenschoolse doelgroepen, zowel in ons eigen gebouw, online en op locatie in de regio. Met het geven van deze cursussen wordt de zelfredzaamheid van de bezoekers vergroot, waardoor de werkdruk op de studiezaal afneemt. Immers, nieuwe en onervaren bezoekers vragen meer aandacht, evenals de klanten die moeite hebben met het raadplegen van online catalogi. Door middel van de scholing, de begeleiding van nieuwe doelgroepen en het organiseren van activiteiten is het Regionaal Archief een ‘historische werkplaats’, waar mensen onderzoek doen, nieuwe vaardigheden leren, samenwerken, onderzoeksresultaten beschikbaar stellen, meehelpen met het toegankelijk maken van bronnen en met het vervaardigen van publieksproducten. Vooral het werk van de vrijwilligers blijft hierbij belangrijk. In de laatste landelijke klanttevredenheidsonderzoeken (de zgn. ‘Kwaliteitsmonitor Dienstverlening Archieven’, scoorde het Regionaal Archier g uitgaande van de branchevereniging van archiefinstellingen in Nederland scoorde het Regionaal Archief altijd bovengemiddeld. Het streven is om ook de volgende keer weer ‘bovengemiddeld’ te scoren.

Kerngegevens Capaciteit van de studiezaal in m2 Maximum aantal bezoekers tegelijkertijd Openstelling van de studie-leeszaal dagdelen

238 46 8

Kengetallen/indicaties

Aantal bezoeken studiezaal Aantal bezoeken overig3 Aantal paginaweergaven website Aantal fans Facebook Aantal volgers Twitter

werkelijk 2021

begroot 2022

begroot 2023

1.279 56 4.165.013 5.215 2.310

3.500 2.500 4.500.000 4.950 2.300

3.500 2.500 4.600.000 5.500 2.500

Digitalisering Om de collectie beter (en via internet) toegankelijk te maken en de veel geraadpleegde stukken te beschermen voor achteruitgang, zal de digitalisering van veel geraadpleegde collectieonderdelen voortgezet worden. Mede door de coronacrisis hebben steeds meer mensen gebruik gemaakt van de digitale bronnen op de website. De vraag naar digitale informatie zal in de toekomst blijven groeien, dus blijven we ook in 2023 met name foto’s, kranten, historische tijdschriften en genealogische bronnen digitaliseren. Het ‘digitaliseren op verzoek’ (of ’scanning on demand’) zal uitgebried worden. Hiermee sluit het Regionaal Archief aan bij wensen van 21e- eeuwse archiefgebruikers, die graag de archiefstukken en andere collectieonderdelen willen kunnen raadplegen op het moment en de plek die hen het beste uitkomt. Hiermee verschuift de keuze voor de te digitaliseren objecten van aanbodgericht naar vraaggericht. Daarnaast is het een versterking van de dienstverlening aan de regio, omdat archiefgebruikers voor het raadplegen van een of enkele bronnen niet meer naar de fysieke studiezaal in Alkmaar hoeven te komen. Met het gratis toegankelijk stellen van deze informatie wordt uitvoering gegeven aan de verplichtingen die de Wet hergebruik overheidsinformatie oplegt aan archiefdiensten.

Kengetallen/indicaties Aantal pagina’s digitaliseren: bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.) atlas archieven

werkelijk 2021

begroot 2022

begroot 2023

22.800 4.400 355.000

25.000 5.000 75.000

Bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening: samenwerking en regionalisering Gestreefd wordt naar verbetering van de regionale samenwerking op het gebied van informatievoorziening en –beheer en cultuurhistorisch beleid. Daartoe zijn er in de afgelopen jaren diverse initiatieven ontplooid in samenwerking met verschillende erfgoedinstellingen, zoals historische verenigingen, musea, bibliotheken en naburige archiefdiensten. Ook samenwerking op regionaal en landelijk gebied in projecten als Metamorfoze, WieWasWie, Openarch.nl, Oorlogsbronnen.nl, Charterbank NL, Delpher en Europeana dient hier vermeld te worden. Verder zal zo veel mogelijk informatie beschikbaar gesteld worden als ‘open informatie’. Dit naar aanleiding van de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who). Iedereen wordt zo in staat gesteld iets met de informatie te doen het te gebruiken, ook voor commerciële doeleinden. Aangezien wij zeker

Betreft bezoekers en/of deelnemers aan evenementen, cursussen/workshops, rondleidingen, leerlingen basisonderwijs en tentoonstellingen.

moeten weten dat het echt om rechtenvrije informatie gaat, moet dit proces zorgvuldig uitgevoerd worden. De samenwerking met historische verenigingen en erfgoedinstellingen in het ontsluiten van de bronnen wordt voortgezet. Door de regionale bronnen via het internet te ontsluiten, mede door de inzet van vrijwilligers, is het mogelijk de historische informatie 24 uur per dag, 7 dagen per week, beschikbaar te maken voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar woonen/of geboorteplaats en –streek. Ook wordt hiermee het doel bereikt om een deel van de geïnteresseerden actief te betrekken bij deze informatie door het opzetten van interactieve onderdelen op de website. Vele vrijwilligers werken nu al met de invoermodules van het Regionaal Archief, zodat ze op ieder moment vanaf huis kunnen inloggen en werken aan het toegankelijk maken van het bronnenmateriaal. In samenwerking met de historische verenigingen zijn de meeste tijdschriften en jaarboeken die de historische verenigingen uitgeven, gedigitaliseerd en via de website van het Regionaal Archief beschikbaar gesteld. Gestreefd wordt dit nog verder uit te breiden. Daarnaast stelt het Regionaal Archief haar beeldbank en collectiebeheersysteem beschikbaar voor gebruik door de historische verenigingen.

Zij kunnen dan hun digitale en gedigitaliseerde collecties via de databases en website van het Regionaal Archief op internet zetten. Daar de meeste historische verenigingen niet beschikken over een veilige en geklimatiseerde opslag bieden wij de mogelijkheid om kostbare en unieke archiefstukken bij ons op te slaan. Dankzij deze samenwerking kan het materiaal voor de toekomst veiliggesteld worden en wordt het bovendien voor een groot publiek zichtbaar. Zo blijven wij de samenwerking met de historische verenigingen zoeken, en daar waar gewenst onze kennis delen over beheer en ontsluiting van lokale collecties. En op onze beurt blijven wij graag gebruik maken van de kennis van de lokale geschiedenis die bij de verenigingen aanwezig is. Hiermee kunnen bronnen beter ontsloten worden en gerichter acquisitie uitgevoerd worden.

1.3 Wat gaat dit kosten? (Middelen)

Baten en lasten 2023 Programma Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Totaal baten Totaal lasten Resultaat

€ 2.894.142 € 2.410.716 € 483.426 positief

Als gevolg van de wijzigingen in de verslaggevingsvoorschriften voor Gemeenschappelijke Regelingen, is de exploitatie verdeeld in een uitvoeringsdeel en een deel overhead. Bij het programma wordt alleen het uitvoeringsdeel weergegeven. Na correctie van dit programmaresultaat voor de kosten van overhead en de onttrekkingen aan de reserves, sluit de begroting met een saldo van € 0,-.

1.4 Baten en lasten Regionaal Archief 2023 Ove rzicht b ate n e n laste n Bate n

Be g ro ting 2023 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Laste n

2.894.142

Sald o

2.410.716

483.426

-483.426

2.894.142

Algemene Dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien Sald o van b ate n e n laste n Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Mutatie re se rve s Re sultaat

2.894.142

In dit overzicht is het programmaresultaat zoals voorgeschreven door het BBV apart gepresenteerd van de overhead. Met de huidige uitgangspunten is er in 2023 begrotingsevenwicht.

Paragrafen

2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De financiële positie van RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. In het verleden is uit de exploitatieoverschotten een algemene reserve gevormd om als buffer te dienen om schommelingen in het resultaat op te vangen. Dergelijke schommelingen kunnen diverse redenen hebben, onder meer door fluctuaties in de afname van opslag en bewaren van particuliere archieven of via onvoorziene uitgaven. Daarnaast is het risico dat een aanvullende dienstverlening in het geheel niet meer wordt afgenomen. In deze paragraaf zijn mogelijke risico’s belicht die niet cijfermatig in de begroting zijn opgenomen.

Risico’s Onderscheiden risico’s met mogelijke financiële gevolgen Begin 2022 zijn de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de financiële huishouding van het Regionaal Historisch Centrum: 1. Minder opbrengsten depotgebruik derden 2. Meerkosten realisatie e-depotvoorziening 3. Hogere energiekosten

Ad.1 Minder opbrengsten depotgebruik derden Het risico dat de verhuur van archiefruimte vermindert is een continu aanwezig risico. De kans dat een van hen de overeenkomst opzegt wordt laag ingeschat. Uitgaande van het maximaal wegvallen van € 50.000 en een lage kans hierop (25%), is een weerstandsvermogen op dit onderdeel van € 12.500 voldoende. Ad. 2 Meerkosten realisatie e-depotvoorziening Gezien de eerder beschreven ontwikkelingen bestaat de kans dat per 2024 meer personele inzet nodig zal zijn voor aan het e-depot verbonden werkzaamheden. Dit zou per 2024 kunnen leiden tot een stijging van kosten van € 80.000. De kans dat er al extra kosten benodigd zijn voor 2023 wordt laag ingeschat (25%). Uitgaande van € 80.000 aan extra kosten, leidt dat tot een benodigd bedrag van € 20.000. Ad. 3 Hogere energiekosten Begin 2022 is de energieprijs aanzienlijk gestegen. Hier is in de begroting 2023 rekening mee gehouden door de servicelasten 30% hoger te ramen dan in 2022 in plaats van uit te gaan van de reguliere indexering. Het extra opgenomen bedrag bedraagt € 16.000. Indien er nog € 25.000 nodig is door niet geraamde stijging van energielasten met een middelgrote kans (50%), is het benodigde weerstandvermogen hiervoor € 12.500.

Benodigde weerstandscapaciteit

Maximaal risico 50.000 80.000 25.000

1. Minder opbrengsten aanvullende diensten 2. Meerkosten realisatie E-depotvoorziening 3. Hogere energiekosten

Risico Laag Laag Middel

Bedrag risico 12.500 20.000 12.500 45.000

Hier tegenover staat een Algemene reserve per eind 2021 van € 64.949, een resultaat over 2021 van € 102.366 positief en bestemmingsreserves voor een bedrag van € 221.846 zodat de vermogenspositie van het Regionaal Archief ruim voldoende te noemen is. Volgens de definitie dat alleen de Algemene Reserve het weerstandsvermogen vormt, is tegenover een benodigd bedrag van € 45.000, een ruim voldoende algemene reserve aanwezig. De conclusie is dat het Regionaal Archief beschikt over voldoende weerstandsvermogen om de huidige risico’s voor 2023 te dekken maar voor de periode erna is niet zeker of er voldoende weerstandsvermogen aanwezig is. Eén en ander hangt af van besluitvorming die in de toekomst plaatsvindt. Structurele bezuinigingen en andere ontwikkelingen kunnen op termijn leiden tot problemen op dit gebied. Overzicht verloop reserves Onderstaand overzicht omvat de stand en het verloop van de reserves voor de komende jaren, met de uitgangspunten die in de (meerjaren)begroting gemaakt zijn. In dit overzicht is afgezien van mutaties als gevolg van het afrekenen van bestemmingsreserves als die niet langer nodig zijn. Indien hierover besluitvorming volgt, zal dit deze in toekomstige cyclusdocumenten meegenomen worden. sald o 31-122021

mutatie 2022

sald o 31-122022

mutatie 2023

sald o 31-122023

mutatie 2024

sald o 31-122024

mutatie 2025

sald o 31-122025

mutatie 2026

sald o 31-122026

Reserve Algemene Reserve

Bestemmingsreserve Huisvesting

16-

Bestemmingsreserve Digitalisering Bestemmingsreserve Egalisatie exploitatie aanvullende diensten

150

29-

121

To taal Re se rve s

287

42-

245

68 -

2.2 Bedrijfsvoering In deze paragraaf gaan we in op verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering om een indruk te geven van de wijze waarop het primaire proces van het RHCA ondersteund wordt.

De organisatie ziet er globaal als volgt uit: Algemeen Bestuur

Dagelijks Bestuur

Directie

Collectiebeheer en Advies

Regie en Beleid

Dienstverlening

Financieel Alle financiële werkzaamheden, met uitzondering van de treasury-functie, zijn uitbesteed aan de afdeling Financiën van de GGD Hollands Noorden. Automatisering Het automatiseringsbeleid voor 2023 blijft gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en communicatie. Dit houdt in de beschikbaarheid van e-mail, netwerk en hardware van 99% van de week 13

ofwel een uitval van niet meer dan 10 uur per jaar. De werkzaamheden op het gebied voor kantoorautomatisering zijn grotendeels uitbesteed aan een automatiseringsbedrijf.

Investeringsbeleid Gebruikelijk is dat vervangingen kleiner dan € 5.000 niet als investeringen worden gezien, tenzij er sprake is van cumulatie van aanschaffingen met eenzelfde karakter in het jaar. In dat geval zal activering wel plaatsvinden. Voorbeelden van vervangingsinvesteringen nieuwe stijl zijn alle vervangingen van computers. Personeel en organisatie Met betrekking tot de ontwikkeling van de medewerkers zal aan het op peil houden van de deskundigheid van personeel veel aandacht worden geschonken. De ondersteunende taken op dit gebied zijn uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden. Huisvesting In 2022 is het Regionaal Archief ruim 10 jaar gevestigd in het pand aan de Bergerweg. Een aantal zaken zal tegen die tijd aan vernieuwing toe zijn, zoals bijvoorbeeld een deel van de vloerbedekking en het meubilair. Ook de de permanente tentoonstelling zal in deze periode deels vernieuwd moeten worden. Hiervoor is een investeringsbedrag geraamd. Daarnaast wordt er in 2022 een onderzoek uitgevoerd naar de klimaatinstallaties van depot- en kantoorgebouw. Er wordt gestreefd naar een (meer) klimaatneutrale installatie, waarbij ook een koelvoorziening voor de studiezaal en kantoren wordt meegenomen. Een lager energieverbruik is niet alleen voor het milieu een goede zaak, ook kan hiermee de stijging van de energietarieven gedempt worden.

En als laatste is met de hoge zomertemperaturen het werkklimaat in studiezaal en kantoren niet meer geschikt. Om dit te kunnen financieren zal een bestemmingsreserve gevormd moeten worden.

2.3 Beleidsindicatoren In de onderstaande tabel zijn de relevante beleidsindicatoren opgenomen die volgens het BBV in de programma’s en programmabegroting moeten worden opgenomen. Omschrijving

Score

Inwoners 1-1-22 (voorlopig, basis voor de gemeentelijke

454.407

bijdrage)

Apparaatskosten Apparaatskosten per inwoner

1.430.048 3,15

Formatie (exclusief inhuur) 2023 Formatie per 1.000 inwoners

19,83 0,044

Bezetting (exclusief inhuur) per 1-1-2022 Bezetting per 1.000 inwoners

18,41 0,041

Kosten inhuur derden Loonsom (exclusief overige personeelslasten) Externe inhuur in % van loonsom + kosten inhuur derden

167.686 1.461.843 11,5%

Overhead Totale lasten Overhead in % van totale lasten

483.426 2.894.142 16,7%

2.4 Onderhoud kapitaalgoederen De paragraaf onderhoud kapitaalgoederen is in beginsel bedoeld om inzicht te geven in de vaak ruime aanwezigheid van kapitaalgoederen bij de verschillende gemeenten. Omdat het Besluit Begroting en Verantwoording eveneens van toepassing is op Gemeenschappelijke Regelingen, en bij het RHCA kapitaalgoederen aanwezig zijn, nemen we deze paragraaf ook op in de verslaggeving. De verwachte boekwaarde per 1-1-2023 bedraagt € 137.000, investeringen zijn voor 2023 vooralsnog niet voorzien. Mogelijk leidt een onderzoek naar optimalisatie van de klimaatbeheersing tot een investering maar als dit het geval is, zal dit apart in besluitvorming worden gebracht. Rekening houdend met de afschrijvingen in 2023 bedraagt de boekwaarde per eind 2023 € 116.000.

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa Totaal

Boekwaarde 01-01-2023 136.901 136.901

Investeringen -

Afschrijvingen 20.545 20.545

Boekwaarde 31-12-2023 116.355 116.355

2.5 Financiering

Algemeen In samenhang met de invoering van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Wet Fido) het opnemen van een financieringsparagraaf bij een begroting voorgeschreven. Onderdelen van de financieringsparagraaf zijn de treasury en de wijze van financiering van de bedrijfsvoering. •

Treasury

Eind 2015 heeft het Algemeen Bestuur een herzien Treasurystatuut vastgesteld. Het Treasurystatuut RHCA regelt de verantwoordelijkheden en randvoorwaarden voor het aangaan van, garanderen en verstrekken van geldleningen en uitzettingen. Renterisico Er zijn over het algemeen geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening gehouden met de daarmee samenhangende rentebaten. Op grond van vorenstaande mag worden geconcludeerd dat het RHCA niet of nauwelijks renterisico loopt. Rentevisie De rentevisie is niet gewijzigd ten opzichte van eerdere inzichten en is voornamelijk gebaseerd op de visies van het Centraal Planbureau, de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank. Kredietrisico Het RHCA heeft, na het aflopen van een lening aan de Vereniging van Gebruikers van de Ambachtsschool, geen garanties verstrekt. Koersrisico Het RHCA heeft geen vastrentende gelden uitstaan en zal ook in 2023 geen gelden vastrentend uitzetten. Derivaten Het RHCA zal geen derivaten gebruiken. Intern liquiditeitsrisicobeheer Het RHCA loopt geen risico door wijzigingen in de liquiditeitsplanning, daar er in de begroting niet met rentebaten uit hoofde van liquide middelen rekening is gehouden. In verband met de gunstige 15

liquiditeitspositie, is het niet noodzakelijk een langlopende lening aan te trekken. Problemen met betrekking tot liquiditeit worden dan ook niet verwacht in de nabije toekomst. •

Wijze van financiering

Algemeen In de begroting 2023 wordt 93,9% van alle inkomsten van het Regionaal Archief gefinancierd met de gemeentelijke bijdragen en voor 6,1% met overige inkomsten. De overige inkomsten bestaan met name uit de vergoedingen voor de beschikbaarstelling van archiefruimte aan derden. De deelnemende gemeenten ontvangen voor de gemeentelijke bijdragen kwartaalnota’s welke zijn gebaseerd op de begroting. Gemeenten en waterschappen (maar ook andere organisaties) nemen (tegen betaling van de kosten) extra diensten van het archief af, bijvoorbeeld voor opslag of digitaliseren op verzoek. Daarnaast verricht het Regionaal Archief op commerciële basis diensten voor derden. Het Archief is actief in het verwerven van fondsen ten behoeve van de uitvoering van projecten. Met ingang van 2020 is een structurele afname van de opbrengsten voor aanvullende diensten in de begroting verwerkt. De lagere opbrengsten die dit tot gevolg heeft gehad, zijn met ingang van de begroting 2023 verwerkt in de lopende begroting zonder dat dit tot een aanvullende bijdrage van de deelnemende gemeenten heeft geleid.

Financieringssystematiek De bijdrage die de deelnemende gemeenten aan het Regionaal Archief beschikbaar stellen, wordt jaarlijks geïndexeerd volgens de regels die hiervoor regionaal afgesproken zijn in de Financiële Uitgangspunten Gemeenschappelijke Regelingen (FUGR). Jaarlijks worden hiervoor de uitgangspunten in de kadernota vastgesteld. Hiernaast is het Regionaal Archief in het verleden in stat gebleken externe financiering te realiseren om de gemeentelijke bijdrage zoveel mogelijk te beperken. De toekomst zal moeten uitwijzen of dit mogelijk blijft. Hoewel dit een risico omvat, is de verwachting dat dit de komende jaren in ieder geval nog wel het geval blijft.

EMU-saldo Het EMU-saldo van het Regionaal Archief wordt bepaald door het resultaat te corrigeren voor de afschrijvingen en de investeringen die tijdens het jaar gedaan zijn. Volgens de Wet Houdbare OverheidsFinanciën dient dit saldo in de jaarverslaggeving te worden opgenomen. EMU-saldo Resultaat ex mutaties in reserves Afschrijving Investeringen EMU-saldo

2021

2022

2023

2024

2025

86.022 66.660 152.681

-45.505 42.718 120.000 -122.787

20.545 20.545

20.220 20.220

16.291 16.291

2026 13.845 13.845

Balans De geprognotiseerde balans biedt inzicht in de hoofdlijnen van de effecten van de verwachte financiële ontwikkeling van het RHCA in de komende jaren. Ge p ro g no tise e rd e b alans

31-12-2021

31-12-2022

31-12-2023

31-12-2024

31-12-2025

31-12-2026

59.619

136.901

116.355

96.136

79.845

66.000

872.743

244.496 212.005

121.709 212.005

142.254 212.005

162.474 212.005

178.765 212.005

192.610 212.005

1.388.862

1.343.358

389.160

343.655

111.676

888.026

1.388.862

1.343.358

AC TIVA Vaste activa

Materiële vaste activa Vlottende activa

Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Liquide middelen Overlopende activa TOTAAL AC TIVA P ASSIVA Vaste passiva

Eigen vermogen Vlottende passiva

Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar Overlopende passiva TOTAAL P ASSIVA

Financiële kengetallen De kengetallen die hierbij op het Regionaal Archief van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote, de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie en de belastingcapaciteit zijn voor het Regionaal Archief niet van toepassing. Kengetal Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte

streefwaarde <5%

jaarrekening begroting begroting begroting begroting begroting 2021 2022 2023 2024 2025 2026 -11,7% -7,4% -7,9% -8,4% -8,8% -9,1%

<5% 5-10% 2,5%

-11,7% 28,0% 1,5%

-7,4% 25,6% -0,9%

-7,9% 25,6% 0,4%

-8,4% 25,6% 0,4%

-8,8% 25,6% 0,4%

-9,1% 25,6% 0,4%

Netto schuldquote Het getal weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de inkomsten. Het geeft een indicatie welk beslag de rentelasten en aflossingen op de begroting leggen. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Definitie: Netto schuld ÷ Inkomsten exploitatie (excl. mutaties reserves) x 100%

Berekening 2023 -227.300 / 2.894.142 x 100%

Onder netto schuld wordt verstaan de langlopende en kortlopende schulden minus de langlopende en kortlopende vorderingen en uitzettingen. Bij het Regionaal Archief is geen sprake van een nettoschuld, vandaar de negatieve stand van de schuldquote. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen is gelijk aan de netto schuldquote, omdat het Regionaal Archief geen leningen heeft verstrekt. Solvabiliteit Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin het Regionaal Archief in staat is haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe beter. 17

Definitie: Berekening 2023 (Eigen vermogen ÷ Balanstotaal) x 100% 343.655 / 1.343.358 x 100% De solvabiliteit loopt iets terug omdat een deel van het eigen vermogen ingezet zal worden om de gevolgen van de lagere opbrengsten voor aanvullende diensten te compenseren maar het kengetal is nog steeds acceptabel. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is. Hoe hoger hoe beter. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken. Definitie: (Saldo van de structurele baten en lasten en saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) ÷ (totale baten (excl. mutaties reserves)) x 100%

Berekening 2023 11.556 / 2.894.142 x 100%

Het overgrote deel van de lasten is structureel van aard, maar de opbrengsten naar verwachting eveneens. Het risico van opzeggen van contracten blijft evenwel bestaan maar de verwachting is dat dit niet tot grote verlagingen leiden. De structurele ruimte is beperkt positief maar terugval in aanvullende opbrengsten kan wel tot exploitatieproblemen leiden.

2.6

Overzicht overhead

Door het vernieuwde BBV worden de lasten (en baten) van de overhead apart weergegeven. Dit betekent dat alle lasten (en baten) voor sturing en ondersteuning van het primaire proces verantwoord worden onder overhead en dat alle bedrijfskosten en diensten die direct verbonden zijn aan de dienstverlening (en gericht zijn op de externe klant of/en inwoner) zijn opgenomen binnen het programma.

Overhead - totaal baten en lasten

Totaal Baten Totaal Lasten Resultaat

2.7

Realisatie 2021 Begroting 2022 Begroting 2023 6.927 468.817 480.162 483.426 461.890-

480.162-

483.426-

Verbonden partijen

Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in Alkmaar en de regio bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en afdelingen monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en zelfstandig van deze organisaties.

3. Financiële begroting

3.1 Financiële begroting 2023

Baten:

Totaal baten

Realisatie 2021 198.489 2.556.084 58.397 2.812.969

Begroting 2022 170.049 2.639.723 2.809.772

Begroting 2023 177.014 2.717.128 2.894.142

Lasten: Salarissen Overige personele lasten Personeel van derden Kapitaallasten Huisvestingskosten Kosten automatisering Digitalisering Materiële kosten Directe productkosten Totaal lasten

Realisatie 2021 1.308.019 48.321 142.404 66.660 845.884 146.810 53.378 57.290 58.183 2.726.948

Begroting 2022 1.415.272 36.000 135.686 43.309 859.381 140.008 50.000 70.089 105.530 2.855.277

Begroting 2023 1.461.843 28.640 167.427 20.545 900.974 158.745 51.150 58.240 46.578 2.894.142

Saldo van baten en lasten

86.022

45.505-

Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves

16.344 16.344-

45.505 45.505-

Resultaat

102.366

Verrichte diensten Gemeentelijke bijdragen Incidentele baten

Toelichting op de financiële begroting: BATEN De daling van de opbrengsten als gevolg van verrichte diensten voor derden die in 2019 te zien was, werkt in de begroting van 2022 nog door waardoor een negatieve saldo op de reguliere exploitatie voorzien wordt. Dekking hiervan is voorzien door onttrekkingen uit de bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende diensten. In eerdere instantie waren ook in 2020 en 2021 onttrekkingen uit deze bestemmingsreserve voorzien maar deze zijn niet nodig gebleken. De indexering van de gemeentelijke bijdrage die voor 2023 is gehanteerd, is gebaseerd op de vastgestelde uitgangspunten voor Gemeenschappelijke Regelingen. De gehanteerde percentages zijn door het Algemeen Bestuur vastgesteld. De indexering voor de loonontwikkeling bedraagt voor dit jaar 2,3%. In het kader van prijsstijging is eveneens uitgegaan van 2,3%. Met een vastgestelde verhouding tussen loon- en prijsgerelateerde onderdelen van de begroting van 70-30, resulteert een afgerond indexpercentage van 2,30%, welk is toegepast op de gemeentelijke bijdrage. Het totale bedrag per inwoner dat voor 2023 zal gelden, is opgenomen in bijlage Ib, alsmede het bedrag dat de deelnemende gemeenten op basis van de voorlopige aantallen inwoners per 1-1-2022 in totaal voor 2023 verschuldigd zullen zijn.

Uiteindelijke facturering zal conforme de regels in de gemeenschappelijke regeling plaatsvinden met gebruikmaking van de definitieve inwonertallen per 11-2022.

LASTEN Alle lasten zijn opnieuw ingeschat. Hierbij is rekening gehouden met de meest recente inzichten per maart 2022. Te zien is dat in 2023 de afschrijvingslasten lager uitvallen dan de afgelopen jaren gebruikelijk was. Dit houdt mede verband met het bereiken van het einde van de afschrijvingstermijn van een deel van de investeringen die in het pand gedaan zijn bij oplevering en kort daarna. Deze lagere lasten zorgen ervoor dat de terugval van opbrengsten in de jaren 2019 en 2020 inmiddels in de begroting opgelost zijn zonder dat dit tot een aanvullende bijdrage van de gemeenten heeft geleid. De begroting voor het jaar 2023 sluit in de huidige opzet zonder dat er een beroep gedaan hoeft te worden op het aanwezige eigen vermogen. Het is mogelijk dat een onderzoek naar klimaatbeheersing in 2022 in de toekomst zal leiden tot aanvullende investeringen met bijkomende afschrijvingslasten. Omdat dit zich echter in een vroege onderzoeksfase bevindt, is er nog geen rekening mee gehouden in de begroting 2023 of in het meerjarenperspectief. Dat geldt ook voor de eventuele hogere kosten van de werkzaamheden voor het e-depot. Er blijkt namelijk een groeiende vraag vanuit de deelnemende gemeenten om ondersteuning op (archief)technisch en (archief)wettelijk gebied bij het overbrengen van digitale archieven.

De behoefte aan deze kennis zal de komende jaren alleen maar toenemen, bij het stijgen van het aantal digitale overbrengingen. Als de gemeenten besluiten om deze kennis niet zelf in huis te halen en deze taak uit efficiencyoverwegingen bij het Regionaal Archief te beleggen, zal een beperkte uitbreiding van de formatie van het Regionaal Archief nodig zijn. Indien een van beide punten actueel wordt, zal het Dagelijks Bestuur hiervoor een voorstel voorleggen aan het Algemeen Bestuur.

3.2 Meerjarenperspectief

Regionaal Archief

2022

2023

2024

2025

2026

Lasten

2.855

2.894

2.943

3.002

3.062

Baten: Gemeentelijke bijdrage Overige baten (excl reserves) Onttrekking reserve huisvesting Exploitatietekort

2.640 170 16 29

2.717 177 -

2.763 180 -

2.819 184 -

2.875 187 -

Bedragen in € 1.000

In de komende tijd jaren zal het doel zijn om net als in de afgelopen jaren het begrotingsevenwicht te blijven realiseren. Door een groei van de werkzaamheden voor het e-depot, is het zal er per 2024 rekening gehouden moeten worden met een stijging van de kosten van € 80.000 op jaarbasis. In het meerjarenperspectief is indexering meegenomen zoals opgenomen in de kadernota met de opmerking dat de percentages afgerond worden op 1 cijfer achter de komma.

Bijlage Ia Financiële kaders en uitgangspunten Begroting 2023 Bij de samenstelling van de Begroting 2023 is rekening gehouden met de volgende richtlijnen en uitgangspunten: a. Op de salarissen is een indexering van 2,30% toegepast. b. De indexering voor prijsontwikkeling bedraagt 2,30%. c. Bij hantering van de vastgestelde verhouding 70-30 bedraagt de benodigde indexering van de gemeentelijke bijdrage 2,30%. d. De doorgevoerde indexering op de lasten is verwerkt in de gemeentelijke bijdrage. e. Alle begrotingsposten zijn opnieuw bekeken en voor alle zaken zijn nieuwe inschattingen gemaakt.

Bijlage Ib Gemeentelijke bijdrage 2023 Gemeentelijke bijdragen 2023 Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard *2) Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totalen

Aantal inwoners Gemeentelijke bijdrage 1-9-2021 *1) begroting 2023 totaal 110.609 1.080.650 29.732 141.524 36.251 172.555 56.369 268.316 87.739 417.638 24.377 116.035 48.829 232.426 46.805 222.792 13.696 65.193 454.407 2.717.128

*1) De gehanteerde aantallen inwoners zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in 2022 zal gebaseerd zijn op de werkelijke aantallen inwoners per 1-1-2022.

De uiteindelijke gemeentelijke bijdrage bedraagt voor de gemeente Alkmaar afgerond € 9,77 per inwoner. Voor de overige gemeenten is dat € 4,76 per inwoner.

Bijlage II Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Archief Alkmaar 2023 Met de wijziging van de BBV-verslaggevingsvoorschriften zijn Gemeenschappelijke Regelingen als het Regionaal Archief verplicht in de programmabegroting een overzicht op te nemen van baten en lasten per te onderscheiden taakveld, alsmede inzicht in de gemeentelijke bijdrage per onderscheiden taakveld. In onderstaand overzicht zijn deze gegevens alsnog opgenomen. Overzicht baten en lasten per taakveld Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2023

Taakveld

Lasten

Baten

Gemeentelijke bijdrage

Saldo

0.1 Bestuur

10.511

10.511-

0.4 Overhead

472.915

472.915-

0.5 Treasury

0.10 Mutaties reserves

0.11 Resultaat van de rekening van baten en lasten

5.4 Musea totaal

2.410.716

2.894.142

483.426

2.717.128

2.894.142

2.717.128

De bijdrage aan het RHCA bij de gemeenten kan in het geheel opgenomen worden onder taakveld 5.4 Musea. Tot dit taakveld behoren activiteiten gericht op het verwerven, behouden, wetenschappelijk onderzoeken en presenteren van kunst en cultuur: • • •

Musea, exposities Archeologie, heemkunde Historische archieven.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://gemeenteraad.denhelder.nl/api/v1/meetings/1796/documents/18385