2. Bijlage bij Kadernota GR RHCA 2026 - Scenario's bezuinigingen.pdf

SCENARIO’S BEZUINIGINGEN REGIONAAL ARCHIEF ALKMAAR BIJ KADERNOTA 2026 December 2024

1. REGIONAAL ARCHIEF ALKMAAR Het Regionaal Archief bewaart de archieven en collecties van de aangesloten gemeenten en in mindere mate die van particuliere instellingen, zoals verenigingen, stichtingen, bedrijven en personen uit de regio. Deze archieven worden allemaal toegankelijk gemaakt zodat het publiek deze kan raadplegen, in de studiezaal en deels via de website. Ook is er de mogelijkheid om op verzoek scans van archiefstukken aan te vragen. Daarnaast wordt deze informatie actief naar buiten gebracht via educatieve activiteiten voor scholen en volwassenen, via tentoonstellingen en publicaties en evenementen, veelal in samenwerking met andere partijen. Naast de rol van het historisch geheugen van de regio vervult het Regionaal Archief ook regelmatig de rol van het historisch geweten van de regio, met bijvoorbeeld onderzoeken naar het slavernijverleden en het rechtsherstel van het Joods vastgoed na WO2. Een belangrijke taak van het Regionaal Archief is het toezicht houden op hoe de gemeenten en andere overheidsinstellingen in de regio met hun archieven omgaan. Middels jaarlijkse inspecties en voortdurende checks van vernietigingslijsten wordt toegezien dat wat bewaard moet blijven ook daadwerkelijk overgebracht wordt naar de openbare archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief, en dat vernietigd wordt wat ook werkelijk vernietigd moet worden.

Dat geldt uiteraard zowel voor de papieren als digitale archieven. De taken van het Regionaal Archief vloeien grotendeels voort uit de strenge wet- en regelgeving die geldt voor archieven (Archiefwet), waarin de basisregels voor zorg en beheer van archieven zijn vastgelegd. Het Regionaal Archief voert een financieel beleid dat is gericht op een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering en uitvoering van de wettelijke taken. Dit heeft als resultaat dat de wettelijke en daarvan afgeleide taken al jaren naar tevredenheid van publiek en gemeenten worden uitgevoerd en de begroting maar zelden overschreden wordt. Het beleid heeft ook tot gevolg, dat er vrijwel geen lucht in de begroting zit. Vanuit de Regietafel is het verzoek ontvangen om een scenario uit te werken voor bezuinigingen op de gemeentelijke bijdrage van 3% en 5%. Daarbij wordt verzocht inzichtelijk te maken wat daar de gevolgen van kunnen zijn, met de suggestie om gebruik te maken van de ‘kleurcodes’ zoals die in een voorbeeld zijn meegegeven. Vanuit de Regio Alkmaar is daar later nog een scenario van 7% aan toegevoegd. In deze bijlage worden de scenario’s uitgewerkt en toegelicht. De scenario’s zijn gebaseerd op de Kadernota 2026. In de scenario’s zijn alleen de gewijzigde bedragen opgenomen, zodat snel is te zien waar de bezuinigingen vandaan komen.

2. GEMEENTELIJKE BIJDRAGEN EN BEZUINIGINGEN: CIJFERS De totale gemeentelijke bijdrage voor het jaar 2026 voor het RHCA bedraagt € 3.428.519. Uitgaande van de opgegeven percentages van de regietafel, aangevuld met het verzoek uit de regio Alkmaar voor een scenario van 7%, komen de te bezuinigen bedragen uit op: 3% = € 103.000 5% = € 171.000 7% = € 240.000

1

Na een inventarisatie van de mogelijke posten waarop bezuinigd kan worden (zie voor een uitwerking daarvan § 4.1-4.8), zijn de volgende posten naar voren gekomen, waarbij de kleuren verwijzen naar de door de Regietafel gehanteerde categorieën en voorbeelden. # 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Post Energielasten Verhogen inkomsten Digitaliseren Inhuur derden Studiezaal Educatie Dienstverlening gemeenten Nog in te vullen bezuiniging op wettelijke taken Totaal Beoogd

3% € 49.000 € 22.000 € 21.000 € 11.000 € 103.000 € 103.000

5% € 49.000 € 22.000 € 32.000 € 16.000 € 15.000 € 11.000 € 26.000 € 171.000 € 171.000

7% € 49.000 € 22.000 € 54.000 € 16.000 € 22.500 € 22.000 € 37.000 € 17.500 € 240.000 € 240.000

De scenario’s leiden voor de gemeenten tot de volgende kortingen op hun bijdragen: Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totaal

Huidige bijdrage € 1.344.563 € 177.858 € 217.302 € 337.014 € 539.833 € 145.281 € 297.118 € 286.837 € 82.713 € 3.428.519

3% € 40.337 € 5.336 € 6.519 € 10.110 € 16.195 € 4.358 € 8.914 € 8.605 € 2.481 € 102.856

5% € 67.228 € 8.893 € 10.865 € 16.851 € 26.992 € 7.264 € 14.856 € 14.342 € 4.136 € 171.426

7% € 94.119 € 12.450 € 15.211 € 23.591 € 37.788 € 10.170 € 20.798 € 20.079 € 5.790 € 239.996

3. WAAR LIGT RUIMTE VOOR BEZUINIGINGEN? De wettelijke kerntaak, het bewaren en beschikbaar stellen van archief en informatie, vraagt onder meer om: • Een fysiek depot voor het bewaren van papier, dat voldoet aan de wettelijke eisen op het gebied van klimaatbeheersing en veiligheid; • Een studiezaal voor het raadplegen van deze stukken; • Een gecertificeerde elektronisch ‘depot’ als bewaarplaats voor digitale archieven; • Een digitale omgeving om deze informatie raadpleegbaar te maken. Op de kosten hiervoor valt dus ook nauwelijks te bezuinigen. Aangezien de huisvestingskosten al 30% van de totale begroting betreffen, zouden deze in mindering gebracht moeten worden op de bezuinigingsopdracht. Dan zien de percentages en bedragen er als volgt uit: 3% = € 72.000 5% = € 120.000 7% = € 168.000 Ook op de personele kosten (55% van de begroting) kan vrijwel niet bezuinigd worden. Gedwongen ontslagen leiden tot frictiekosten, gaan al snel ten koste van de wettelijke taken en leiden tot

2

verdwijnen van archivistische vakkennis en specifieke wettelijke kennis die ook voor de gemeenten belangrijk is (zoals Archiefwet en AVG). Huisvesting en personele kosten maken samen ongeveer 85% uit van de begroting. Dat betekent dat bezuinigingen van 3-7% (€ 103.000 – € 240.000) behaald moeten worden op slechts 15% (€ 546.000) van de begroting. Terwijl een deel van die 15% ook nog voor wettelijke taken bestemd is.

4. UITWERKING MOGELIJKE BEZUINIGINGSPOSTEN 4.1 Bezuinigen op energielasten De klimaatinstallatie van het depot van het Regionaal Archief wordt vernieuwd. Er is besloten om tegelijk te investeren in een zuiniger en meer klimaat neutrale installatie (‘van het gas af’). Een groot aantal zonnepanelen wordt geïnstalleerd. Dit levert een bezuiniging op de energielasten op van circa € 49.000. Scenario: Mogelijke bezuiniging: Gevolg: Geen

3% € 49.000

5% € 49.000

7% € 49.000

4.2 Verhoging van de eigen inkomsten De laatste jaren blijken de eigen inkomsten iets hoger dan begroot. Dit betekent dat deze inkomsten structureel hoger begroot kunnen worden, wat een besparing op de gemeentelijke bijdrage oplevert. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: € 22.000 € 22.000 € 22.000 Gevolg: Er is een groter risico op tekorten indien inkomsten lager uitvallen dan begroot. 4.3 Bezuinigen op digitaliseren (budget € 54.000 pj.) Het Regionaal Archief stelt via internet onder meer archiefstukken, foto’s en landkaarten, genealogische bronnen en kranten digitaal beschikbaar. De informatie is daarmee 24 uur per dag beschikbaar voor iedereen, overal ter wereld. Voor ambtenaren van de aangesloten gemeenten scheelt het veel werk en tijd als er op verzoek een dossier gescand wordt. De gescande dossiers blijven in de toekomst digitaal opvraagbaar. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: € 21.000 € 32.000 € 54.000 Gevolg: Ambtenaren en publiek zullen dossiers ter plekke en op papier kunnen inzien, en veel minder digitaal en op afstand. Daarnaast ontstaan achterstanden in de digitalisering. 4.4 Vermindering inhuur derden Een aanzienlijk deel van het budget voor inhuur derden is gereserveerd voor Personeelszaken en Financiën, die uit efficiencyoverwegingen belegd zijn bij GGD Hollands Noorden.

Daarnaast wordt dit budget aangewend voor het inhuren van personeel bij ziekte en/of tijdelijke vervulling van taken, of inhuur van externe specifieke expertise. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: € 11.000 € 16.000 € 16.000 Gevolg: Geen innovatie en geen vervanging bij ziekte, dat gevolgen kan hebben voor de dienstverlening richting de gemeenten. Eveneens leidt het tot achterstanden in archivering. Er is dus beperkte ruimte om op dit budget te bezuinigen.

3

4.5 Bezuinigingen op openingstijden studiezaal Op dit moment is het Regionaal Archief 4 dagen per week geopend van 9.00 tot 17.00 uur. De reden is dat het archief wettelijk verplicht is om burgers inzage te geven in de archieven, waarbij deskundige hulp noodzakelijk is om de vraag van de bezoeker te beantwoorden. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: €0 € 15.000 € 22.500 Gevolg: Beperking van de dienstverlening voor het publiek en gemeenten. Toelichting: Sluiting van studiezaal levert relatief weinig besparing op, ongeveer € 7.500 per dag per jaar. 4.6 Bezuiniging op educatie Educatie is belangrijk omdat hiermee bewustzijn gekweekt wordt over de rol en het belang van (des-)informatie in onze democratie. In 2023 kregen ruim 900 leerlingen uit het primair en middelbaar onderwijs een rondleiding door de archiefdepots en voerden zij opdrachten uit. Daarnaast heeft het Regionaal Archief een ‘digitaal leslokaal’ waarmee in het middelbaar onderwijs thema's uit het landelijk vastgestelde curriculum geïllustreerd worden met lokale bronnen. Ook wordt het digitale leslokaal gebruikt voor het schrijven van profielwerkstukken. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: €0 € 11.000 € 22.000 Gevolg: Minder bewustwording onder de jongeren van de rol van (des-) informatie in het maatschappelijk debat, en minder kennis van lokale historie onder jongeren.

Toelichting: Beëindigen van een van de twee taken levert max. € 11.000 besparing op (excl. frictiekosten). 4.7 Dienstverlening aan de gemeenten Door de bij het Regionaal Archief beschikbare kennis en infrastructuur worden de dienstverlening n efficiënter en goedkoper uitgevoerd (bijvoorbeeld het digitaal afhandelen van inzage in bouwvergunningen en/of bouwtekeningen). Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: €0 € 26.000 € 37.000 Gevolg: Voor de aangesloten gemeenten leidt deze bezuiniging juist tot hogere kosten, aangezien deze taken dan door de gemeente zelf moeten worden uitgevoerd of ingekocht. 4.8 Wettelijke taken Het Regionaal Archief voert namens de gemeenten de wettelijke taken uit, zoals omschreven in de Archiefwet. Bij een bezuinigingsopdracht van 7% zal ook hier gezocht moeten worden naar mogelijkheden voor besparingen, waardoor het Regionaal Archief en daarmee de aangesloten gemeenten niet meer aan wettelijke vereisten kunnen voldoen. Scenario: 3% 5% 7% Mogelijke bezuiniging: €0 €0 € 17.500 Gevolg: Bezuinigingen op de wettelijke taken zullen een directe negatieve invloed kunnen hebben op de kwaliteit van de informatievoorziening van de gemeenten.

4

5. CONCLUSIE Het Regionaal Archief is nu al een zeer efficiënt ingerichte organisatie, die grotendeels wettelijke taken uitvoert. Daarbij heeft het vanwege de strenge wettelijke eisen hoge kosten voor huisvesting. Bezuinigingen op een kleine organisatie als het Regionaal Archief hebben daarbij al snel invloed op de uitvoering van de wettelijke taken en de dienstverlening aan het publiek en de gemeenten. Het scenario van 3% is te overkomen en leidt voornamelijk tot extra risico’s in de bedrijfsvoering en vermindering van dienstverlening. Een opdracht van 5% leidt tot kwalitatieve ingrepen in de wettelijke taken, terwijl een opdracht van 7% voor een organisatie als het Regionaal Archief bijzonder ingrijpend is. De laatste twee scenario’s zullen ook gevolgen hebben voor de dienstverlening aan de aangesloten gemeenten en voor de kwaliteit van de gemeentelijke informatievoorziening, waarop het Regionaal Archief een wettelijke toezichthoudende en adviserende taak vervult. Uit de cijfers blijkt ook dat door de relatief kleine begroting de opbrengsten van de bezuinigingsopdracht per gemeente beperkt zijn, terwijl de gevolgen voor de dienstverlening en de bedrijfsvoering van het Regionaal Archief zeer groot zijn, zeker gezien de kleine ruimte waar de bezuinigingen ten laste van zullen komen.

Het algemeen bestuur van het Regionaal Archief is dan ook van mening dat het zeker niet verstandig is te kiezen voor een scenario hoger dan 3% omdat dit leidt tot grote gevolgen die niet opwegen tegen de relatief kleine opbrengst voor de deelnemende gemeenten.

5