1. RHCA Jaarstukken 2022 incl. controleverklaring.pdf

Jaarstukken 2022

INHOUDSOPGAVE

PAGINA

Inleiding en vaststelling

3

1.

5

Jaarverslag 1.1

Programmaverantwoording 1.1.1 Baten en lasten Regionaal Archief 2022

1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6 1.2.7 1.2.8

5 14

Paragrafen

15

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Bedrijfsvoering Beleidsindicatoren Onderhoud kapitaalgoederen Financiering Overzicht Overhead Verbonden partijen Vennootschapsbelasting

15 18 18 18 19 21 21 21

2. Jaarrekening

22

2.1

Balans

23

2.2

Programmarekening

24

2.3

Toelichtingen

25

2.3.1 Grondslagen financiële verslaglegging 2.3.2 Toelichting op de balans 2.3.3 Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen 2.3.4 Toelichting op de programmarekening 2.3.5 Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi-) publieke sector 3.

25 27 31 32 36

Controleverklaring

38

Bijlage 1 Gemeentelijke bijdrage per gemeente 2022 Bijlage 2 Overzicht Baten en lasten per taakveld 2022

2

43 44

INLEIDING EN VASTSTELLING

Hierbij bieden wij u de Jaarstukken 2022 van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar aan. Deze verantwoording is opgemaakt conform de richtlijnen die in het Besluit Begroting en Verantwoording zijn opgenomen. In de jaarrekening is waar nodig per balans- en exploitatie-post een toelichting opgenomen in relatie tot in de Programmabegroting 2022 opgenomen bedragen. Het resultaat voor bestemming bedraagt € 117.977 voordelig. Bij het aanbieden van de jaarstukken zullen wij een voorstel doen voor de bestemming van dit resultaat.

Alkmaar, 1 april 2023

Het Dagelijks Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar.

3

Vaststelling Conform het gestelde in artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Regionaal Historisch Centrum Alkmaar, zal door het Algemeen Bestuur van het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar in zijn openbare vergadering van 12 juli 2023 de Jaarstukken 2022 worden vastgesteld.

A. Schouten

P.J. Post

Voorzitter

Secretaris-directeur

4

1. Jaarverslag 1.1

Programmaverantwoording Regionaal Archief ‘Wat willen we bereiken?’

Het Regionaal Archief (Regionaal Historisch Centrum Alkmaar) is een gemeenschappelijke regeling die wordt gevormd door 9 gemeenten in Noord-Holland Noord (Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel). Het Regionaal Archief voert de archiefwettelijke taken uit voor de aangesloten gemeenten. De gemeenten dragen de lasten van de organisatie. Het Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier draagt bij op basis van een bilaterale overeenkomst. Naast de archieven van de deelnemers, beheert het Regionaal Archief een groot aantal archieven van particuliere organisaties uit de regio. Overheidsarchieven zijn het geheugen van de gemeentelijke organisatie en vormen daarmee een belangrijk hulpmiddel om de eigen activiteiten betrouwbaar uit te kunnen voeren. Daarnaast zijn de archieven van groot belang voor de belangen van de individuele burger en het goed functioneren van de democratie. Tevens zijn ze een belangrijke bron voor de geschiedenis. Om die reden stelt de Archiefwet 1995 regels aan het beheer en behoud van archiefbescheiden van de overheid. Een zorgvuldig geselecteerd deel van de overheidsarchieven wordt blijvend bewaard. Na uiterlijk twintig jaar zijn ze in beginsel voor iedere burger openbaar.

Kerntaken Het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar voert voor de aangesloten gemeenten de wettelijke taken uit zoals beschreven in de Archiefwet 1995:  De in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers in een goede, geordende en toegankelijke staat te beheren (artikel 30 Archiefwet 1995) en het kosteloos verstrekken van inzage daaruit aan het publiek (artikel 14 Archiefwet 1995);  Het toezicht uitoefenen op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (artikel 32 Archiefwet 1995); Naast deze taken heeft de gemeenschappelijke regeling ook nog de opdracht tot het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen van een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op dit gebied (artikel 4 GR RHCA 2018).

Dit komt neer op de volgende taken: - acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer van archivalia, zowel analoog als digitaal; - analoge archivalia in goede staat bewaren, hetgeen goede bewaaromstandigheden vereist in een veilig depot met klimaatbeheersing (een archiefbewaarplaats die voldoet aan de wettelijke eisen); - opslaan van digitaal gevormde archieven in een aan de archiefwet voldoend e-depot; - conserveren en restaureren van de archivalia en collecties; - het in stand houden en ontsluiten van een wetenschappelijke bibliotheek en een topografischhistorische atlas; - het periodiek uitvoeren van inspecties bij de aangesloten gemeenten op het beheer van het niet overgebrachte archief;

5

- het uitvoeren van controle op tijdige en ordelijke overbrenging van de daarvoor in aanmerking komende archieven; - beschikbaar stellen van informatie, zowel aan bezoekers op de studiezaal als via website en social media; - educatieve activiteiten, zowel voor scholen als voor volwassenen; - bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening, o.m. door (verlenen van medewerking aan) historische publicaties, tentoonstellingen en evenementen. In het kader van de bovenstaande taken en conform het vigerende beleidsplan is in 2022 extra aandacht geschonken aan de volgende beleidslijnen1: 1. Het verder ontwikkelen van een e-depot en het aansluiten van de gemeenten op deze voorziening voor het duurzaam bewaren van digitale archieven (zie pagina 8). 2. Het vergroten van de digitale dienstverlening aan zowel de burger als de aangesloten overheden, door het verder ontwikkelen van bestaande producten (zoals ‘digitaliseren op verzoek’, het geschiedenislokaal en het e-loket bouwdossiers), waarmee een meer vraaggestuurde digitale dienstverlening gerealiseerd wordt (zie pagina 8). ‘Wat hebben we gedaan?’

Acquisitie, inventarisatie, bewaring en beheer Vanuit Archiefwet 1995: het bewaren in goede, geordende en toegankelijke staat van overheidsarchieven, particuliere archieven en collecties en het toezicht op het beheer van de nietovergebrachte archieven bij de aangesloten gemeenten en enkele andere openbare lichamen. Dit met de volgende doeleinden:  bewijs en geheugen voor overheid en burger  tijdige en ordelijke overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats  geschiedschrijving en bewaring van het culturele erfgoed. Kengetallen/indicaties Archieven (in m1): overgebrachte archieven gemeenten aanwinsten overige archieven Digitale archieven (in Gb) archief gemeenten en particulier Wetenschappelijke bibliotheek (in aantal titels): aantal aanwinsten aantal beschrijvingen

werkelijk 2021

begroot 2022

werkelijk 2022

273 47

300 50

430 65,8

2.140

-2

4.537

234 361

350 500

324 792

1 Voor een gedetailleerder overzicht van alle activiteiten wordt verwezen naar het los hiervan opgestelde overzicht van activiteiten, het

Jaarverslag 2022. 2 Dit kengetal was in de Begroting 2022 nog niet opgenomen. Dit betreft de gegevens in e-depot en e-loket.

6

Topografisch-historische atlas: aantal aanwinsten (collecties) aantal beschrijvingen

48 8.661

70 6.000

66 5.792

werkelijk 2021

begroot 2022

werkelijk 2022

13.185 818 1.780

13.200 825 2.400

13.526 818 1.458

15.783 m1

16.425m1

15.802m1

Depotgebruik (in meters, totaal beschikbaar: 18.589 m1) Kengetallen/indicaties Archieven & Collecties Regionaal Archief Hoogheemraadschap Noorderkwartier Verhuur derden Totaal

Sinds de ingebruikname van het depot in 2013 wordt er ruimte aan derden beschikbaar gesteld om de lasten voor huisvesting te dempen. Het verloop van de inkomsten in het kader van verhuur van ruimte aan derden is: Jaar €

2015 235.000

2016 216.000

2017 245.000

2018 290.000

2019 279.000

2020

2021

2022

149.000

144.000

160.000

Als gevolg van het aflopen van een groot contract, zijn de opbrengsten i.v.m. de verhuur van ruimte aan derden sinds eind 2019 aanzienlijk lager. Huisvesting Bergerweg in m2: Kantoor- en publieksruimten (BVO) Depotruimte (BVO)

1.591 m2 2.586 m2

Algemene verordening persoonsgegevens Met de invoering van de Wet AVG is het werk op het gebied van de gegevensbescherming flink toegenomen. Dit wordt met name veroorzaakt doordat steeds meer DIV-afdelingen van gemeenten advies vragen over AVG en privacy in het kader van over te brengen archieven. De samenhang tussen de Wet AVG, de Wet open overheid, de Wet hergebruik overheidsinformatie en de Archiefwet zorgt daarbij soms voor onduidelijkheden. Daarbij komt ook nog de onbekendheid met het overbrengen van digitale archieven, wat weer extra vragen oproept. Vele concepttoegangen van gemeenten moesten dan ook gecheckt worden op dataminimalisatie, openbaarheidstermijnen en de mogelijkheid op aanwezigheid van bijzondere persoonsgegeven. Daarbij wordt er regelmatig door de Functionaris Gegevensbeheer (FG) van het Regionaal Archief uitgebreid geadviseerd aan DIV. Daarnaast moeten ook aanvragen worden beoordeeld van klanten die (nog niet openbare) archieven in willen zien, en moeten de al overgebrachte archieven (en archieftoegangen) retrospectief beoordeeld worden op openbaarheid. En dan worden er ook nog regelmatig verzoeken ontvangen tot verwijdering van persoonsgegevens uit de diverse databases, die beoordeeld moeten worden.

De ontwikkelingen rond de toepassing van de AVG bij archiefinstellingen worden bijgehouden en er wordt deelgenomen aan diverse landelijke werkgroepen op dit gebied. Zo is er een bijdrage geleverd aan een overzicht van meest gestelde vragen (met bijbehorende antwoorden) t.a.v. de AVG gericht op de dagelijkse praktijk bij archiefinstellingen. Daarnaast is gewerkt aan praktische richtlijnen t.a.v.

7

specifieke soorten van archieven met veel persoonsgegevens, zoals politiearchieven, oorlogsarchieven, ziekenhuisarchieven en kerkarchieven. Verder heeft de FG collega’s van het RAA geadviseerd inzake AVG in het kader van digitalisering, particuliere archieven, E-loket bouwdossiers, beeldbank, E-depot, Informatieveiligheid, thuiswerken, social-media, archieven WOII, verwerkingsovereenkomsten, woningkaarten, zuiveringsdossiers, notarisarchieven, gezinskaarten en persoonskaarten.

Digitaal depot (e-depot) Om de ‘digital born’-archieven op een verantwoorde manier te bewaren is een e-depot noodzakelijk. Het e-depot van het Regionaal Archief functioneert inmiddels en wordt doorontwikkeld. In 2022 is het e-depot gecertificeerd door middel van het Core Trust Seal (CTS), een internationaal erkend certificaat dat aangeeft dat het e-depot een betrouwbare en duurzame bewaarplaats voor digitale materialen genoemd mag worden. Hiermee is ook aangetoond dat het e-depot als voorziening en als dienst ingebed is in de organisatie. Met dit e-depot kunnen we de wettelijke taken, die het Regionaal Archief namens de gemeenten op dit gebied uitvoert, op een goede en verantwoorde manier vervullen. Daarnaast zijn dit jaar de videobestanden van gemeenteraadsvergaderingen van de voormalige gemeente Heerhugowaard en de opgenomen in het e-depot en via de beeldbank beschikbaar gesteld. Belangrijk zijn ook de stappen die zijn gezet in het ontwikkelen van exportfunctionaliteiten bij zaaksysteemleveranciers, zodat gemeenten hun afgeronde zaken direct over kunnen zetten naar het e-depot. De gemeenten Hollands Kroon en Texel zijn hierin al vergevorderd. Een mooie ontwikkeling is ook dat we de WABO-vergunningen van de gemeente Bergen hebben opgenomen in het e-loket, zodat deze aan het publiek beschikbaar kunnen worden gesteld.

In 2022 hebben we gemerkt dat er met het toenemen van het aantal overbrengingen van digitaal archief, ook een toenemend beroep door de gemeenten wordt gedaan op het Regionaal Archief. Dit betreft met name een beroep op de aanwezige kennis op het gebied van overbrengen van digitaal archief en de daarbij behorende kennis van recente wetgeving op dit gebied. Om hier aan te kunnen voldoen is een beleidsvoorstel uitgewerkt om dit voor de komende jaren op te vangen. Het E-loket Bouwdossiers, een web-portaal waarmee de bouwvergunningen (o.a. tekeningen en berekeningen) makkelijk digitaal kunnen worden aangevraagd en online worden ingezien door zowel de ambtenaar als de inwoner, is in 2022 verder uitgebreid. Gemeente Schagen neemt per 2023 deel aan het e-loket, alleen de gemeenten Texel en Alkmaar nemen nog geen deel. In 2022 is het aantal door onszelf gescande bouwdossiers uitgebreid tot 7.384 (2021: 6.356). Vanwege de overbrengingen van reeds gedigitaliseerde bouwdossiers staan er eind 2022 170.638 bouwdossiers online. Ook het aantal downloads is daardoor flink toegenomen: sinds 2016 zijn er ruim 197.000 (stand 2021: 120.089) downloads uitgevoerd. Digitaliseren op verzoek: Deze mogelijkheid om vanuit huis gratis een archiefstuk te laten scannen was zeker in deze coronaperiode voor velen een uitkomst.

Daarnaast wordt op deze manier in de geest van de Wet open overheid (WOO) en de Wet hergebruik overheidsinformatie (Who) de openbaarheid en raadpleegbaarheid van stukken optimaal, ook op afstand. In het afgelopen jaar zijn voor klanten 185 (2021: 234) archiefstukken in dit kader gedigitaliseerd. Daarnaast zijn er op verzoek van aangesloten gemeenten ca. 225 (2021: 200) dossiers gescand. Totaal zijn er dus circa 410 (2021: 435) dossiers en archiefstukken gedigitaliseerd.

8

Toezicht & Inspectie Het Regionaal Archief is belast met het toezicht op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden bij de deelnemende gemeenten (art.32 Archiefwet 1995). In de afgelopen jaren is deze toezichtstaak verzwaard. De oorzaken hiervan zijn onder meer de toenemende digitalisering bij de gemeenten (met grote gevolgen voor de werkprocessen en de duurzaamheid van de digitaal opgeslagen informatie) en de verschillende fusie- en samenwerkingsprocessen tussen gemeenten in de regio. Daarnaast wordt het toezicht niet alleen verbreed (dus niet alleen beperkt tot de belangrijkste informatiesystemen, maar organisatiebreed), maar ook dieper (niet alleen een check op de procedures maar ook een check op de navolging van de vastgestelde interne regels) uitgevoerd. In 2022 is het volgende gerealiseerd: - Op basis van de door de VNG ontwikkelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI's) is verslag uitgebracht aan de colleges van B&W van de gemeenten Alkmaar, Den Helder, Dijk en Waard, Hollands Kroon, Schagen, Texel en het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Noord-Holland Noord. Voor de gemeenten Bergen (NH), Castricum en Heiloo (BUCH-organisatie) is verslag uitgebracht aan het bestuur van de Werkorganisatie BUCH.

- Naar aanleiding van de KPI-verslaglegging is een benchmark uitgewerkt waarbij door middel van kleuren in één oogopslag duidelijk wordt hoe de gemeenten in kwestie ten opzichte van elkaar presteren. - Er zijn aspectinspecties uitgevoerd bij de gemeenten Alkmaar, Den Helder, Dijk en Waard, Hollands Kroon en Texel. Deze inspecties richten zich specifiek op de toetsing van de routinematige vervangingsprocedure. - In de tweede helft van 2022 is er bij de gemeente Texel een inspectie gehouden inzake de toetsing van het zaaksysteem en daaraan gekoppelde taak specifieke applicaties (TSA’s). - In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven heeft het Regionaal Archief de Sector Interbestuurlijk Toezicht van de Provincie Noord-Holland ondersteund in de uitvoering van haar (inspectie)werkzaamheden. - Verschillende vernietigingslijsten van gemeenten/GR zijn beoordeeld, waarvoor hiervoor machtigingen tot vernietiging zijn afgegeven.

Naast de toezichthoudende taak heeft het Regionaal Archief ook een wettelijke adviestaak. In het kader daarvan zijn de volgende adviezen uitgegaan: -

Aan de gemeenten Dijk en Waard en Hollands Kroon heeft de archivaris (voorbereidende) adviezen uitgebracht over het voorgenomen besluit van die organisaties om archiefbescheiden te gaan vervangen door digitale reproducties. In het kader van het toezicht op de niet-overgebrachte archieven zijn de ontwikkelingen gevolgd bij de gemeenten Alkmaar, Den Helder, Dijk en Waard, Schagen en de gemeenschappelijke regeling Zaffier. Waar nodig zijn kaders gesteld en is advies gegeven. Daarnaast is er het hele jaar door advies (binnen de kaders van archiefwet- en regelgeving) gegeven over selectie, vernietiging, vervanging, vervreemding, overbrenging, bewaarstrategie, kwaliteitszorg en (digitaal) informatiebeheer.

9

Beschikbaar stellen van informatie: bezoekers & gebruikers Het publiek, dat op grond van de Archiefwet 1995 inzage verlangt van archiefbescheiden, moet daartoe faciliteiten worden geboden en bij het zoeken naar informatie terzijde worden gestaan. Daarnaast tracht het Regionaal Archief de lokale en regionale geschiedbeoefening te bevorderen. Het Regionaal Archief zet in op kwalitatieve en efficiënte dienstverlening aan de bezoekers, zowel de fysieke bezoekers in het pand als bezoekers cq. gebruikers van website en social media. De geformuleerde doelen waren:  Meer inzetten op publieksparticipatie, zowel in het pand als via internet;  Vergroting van het bereik door inzet van sociale media;  Klanttevredenheid bovengemiddeld. Door de publieksparticipatie wil het Regionaal Archief zich ontwikkelen tot een ‘historische werkplaats’, waar de in geschiedenis geïnteresseerde bezoeker niet alleen de geschiedenis bestudeert, maar ook helpt deze toegankelijk te maken en de resultaten van het onderzoek uit te dragen. Op deze manier hoopt het Regionaal Archief andere in geschiedenis geïnteresseerden te verleiden tot het inzien van de publicaties of een bezoek aan website, studiezaal en expositie. Ook de educatieve activiteiten, zowel voor scholieren als volwassenen, speler hierbij een grote rol.

Daarnaast heeft het Regionaal Archief ook de plicht om te voldoen aan het wettelijk recht dat elke burger heeft om de archieven die het Regionaal Archief Alkmaar beheert kosteloos te raadplegen. Hiertoe kan men vier dagen per week terecht in de studiezaal. Gerealiseerd: Aantal bezoeken studiezaal Aantal bezoeken evenementen/rondl./tentoonst.3 Aantal bezoeken onderwijs/educatieve activiteiten Totaal bezoekers Aantal paginaweergaven website Aantal ‘volgers’ Facebook Aantal ‘volgers’ Twitter

werkelijk 2021

begroot 2022

werkelijk 2022

1.279 56 476 1.435

3.500 2.500 6.100

2.239 81 926 3.246

4.165.013 5.215 2.310

4.500.000 4.950 2.300

3.783.725 5.408 2.386

Het studiezaalbezoek is ook in 2022 ten gevolge van de corona-epidemie lager dan voorheen. De studiezaal is 2 weken gesloten geweest en 7 weken was er alleen beperkt bezoek (max. 6 personen) mogelijk. Ondanks het relatief lage aantal bezoekers zijn toch nog 4.197 (2021: 3.771) dossiers aangevraagd op de studiezaal, dit is exclusief de aanvragen voor bibliotheek en atlas. Gelukkig heeft het bezoek van scholieren in 2022 voor de educatieve programma’s weer doorgang kunnen vinden.

De reguliere activiteiten als de Open Monumentendag, de diverse lezingen die in de regio en de participatie in o.m. het Alkmaars Historisch Café, het Platform Erfgoed Heerhugowaard en het Platform Bergen, Egmond, Schoorl zijn dit jaar vanwege de corona-pandemie grotendeels niet doorgegaan, op enkele online-activiteiten na. 3

10

Het gebruik van social media laat een lichte stijging zien. Maar in 2022 is ook een pilot uitgevoerd met TikTok, waar we inmiddels ruim 2500 volgers hebben. Een van die filmpjes, ‘Schaatsen op straat’, werd door ruim 400.000 mensen bekeken. De raadpleging van de website laat een lichte daling zien. De oorzaak hiervan is onduidelijk, evenals de vraag of het een eenmalige (bijvoorbeeld een vertraagd gevolg van de corona-epidimie) of een structurele ontwikkeling is. Dit zal uiteraard gemonitord worden. Capaciteit van de studiezaal in m2 Maximumaantal bezoekers tegelijkertijd Openstelling van de studiezaal in dagdelen

238 46 (6 tijdens corona-openstelling) 8x per week

Digitalisering De gestelde doelen waren:  Verdere digitalisering van primaire bronnen;  Mede met behulp van de inzet van vrijwilligers deze gedigitaliseerde bronnen ontsluiten via internet;  Het gebruik van deze bronnen promoten, door marketing en educatie. Gerealiseerd: Aantal pagina’s digitaliseren:  bibliotheek (kranten, adresboeken en tijdschr.)  atlas (prenten, foto’s, tekeningen, kaarten etc.)  archieven (m.n. genealogische bestanden)

werkelijk 2021

begroot 2022

werkelijk 2022

22.800 4.400 355.000

25.000 5.000 50.000

96.733 8.976 113.000

In 2022 is een achterstand ingelopen voor het scannen van de burgerlijke stand, in totaal moest er nog 37 meter gescand worden. Nu zijn deze bestanden van alle (voormalige) gemeenten digitaal beschikbaar zijn. De aan de bibliotheek toegevoegde pagina’s betreffen voornamelijk scans van het Noordhollands Dagblad (1929-1939, ca. 90.000 pagina’s). Verder zijn er weer ruim 5.000 pagina’s van tijdschriften van de historische verenigingen uit ons werkgebied toegevoegd aan de viewer. ‘Toendertoid’ en ‘Alkmaarders op de Kaart’ zijn in dit verband nieuwe titels. Om de genealogische bronnen voor de onderzoeker doorzoekbaar te maken, is er ook in 2022 door circa 30 vrijwilligers hard gewerkt aan het op naam ontsluiten van de gescande genealogische bronnen. Bovendien is een groep gestart om de bouwvergunningen beter doorzoekbaar te maken. Op dit moment bevat de database 2.652.166 (2021: 2.500.114) persoonsnamen. Een andere groep van 28 vrijwilligers heeft gewerkt aan het transcriberen van historisch belangrijke archiefbronnen. In 2022 kwam de transcriptie van het Memorieboek van Maria van Nesse af, lopende van 1623 tot 1646. Deze transcriptie was de basis voor een uitgebreid onderzoek dat leidde tot een publicatie door werd gebruikt voor het boek Het unieke memorieboek van Maria van Nesse, geschreven door Judith Noorman en Robbert Jan van der Maal.

Dit boek kreeg landelijke aandacht in de pers, met name vanwege de nieuwe perspectieven die het gaf op het dagelijks leven van een vrouw in de zeventiende eeuw, en op de rol die zij speelde in de kunstmarkt. Daarnaast werkte de groep onder meer aan de transcriptie van Alkmaarse rechtsbronnen uit de 17e tot de 19e eeuw. Ook is er vanuit deze groep een transcriptie gemaakt van de walvisjournalen van Aerjen Jansz. Ruijs uit 1783 en 1784, die voorzien van een uitgebreide inleiding als boek zijn uitgegeven. (De walvisvaartjournalen van Aerjen Jansz. Ruijs uit de Zijpe, 1783 en 1784).

11

Steeds meer regionale bronnen zijn op deze manier 24 uur per dag en 7 dagen per week beschikbaar voor iedereen die geïnteresseerd is in de geschiedenis van zijn of haar woon- en/of geboorteplaats en –streek.

Bevorderen van lokale en regionale geschiedbeoefening Om de doelstelling te bereiken wordt gestreefd naar samenwerking met de lokale partijen. Het belangrijkst hierbij is het beschikbaar stellen van de infrastructuur van het Regionaal Archief voor met name historische verenigingen, t.w.:  Beschikbaar stellen van de digitale infrastructuur (o.m. de beeldbank en tijdschriftenviewer) van het Regionaal Archief zodat verenigingen hun eigen collecties kunnen tonen, terwijl deze ook integraal doorzoekbaar zijn via de website van het RHCA;  Beschikbaar stellen van het archiefdepot voor opslag van unieke (papieren) collecties van deze verenigingen en erfgoedinstellingen, om deze te behouden voor verval en/of schade;  Samenwerken bij het ontsluiten van deze bronnen. Ook dit jaar zijn er in de tijdschriftenviewer jaargangen opgenomen van de tijdschriften van historische verenigingen uit de regio. Inmiddels zijn 24 van de bijna 30 periodieken van historische verenigingen uit de regio digitaal doorzoekbaar via onze website. Er maken zes historische verenigingen gebruik van de mogelijkheid om (delen van) hun beeldcollecties via de beeldbank van het Regionaal Archief op internet beschikbaar te stellen.

Van het uitgebreidere platform dat onlangs beschikbaar is gekomen, waar de historische verenigingen en kleinere musea hun collectie kunnen opnemen en op hun eigen website of die van het Regionaal Archief beschikbaar stellen voor het brede publiek, maken inmiddels drie instellingen gebruik, terwijl meerdere instellingen zich hier op voorbereiden.

Gevolgen COVID-19 virus In 2022 zijn de publieksvoorzieningen van het Regionaal Archief noodgedwongen enkele weken gesloten of verminderd toegankelijk geweest. Gelukkig kon in die periode een aanzienlijk deel van de dienstverlening digitaal doorgang vinden, en werd in het voorjaar de situatie weer redelijk ‘normaal’. Aan de gemeenten is de dienstverlening gewoon voortgezet. Wel hebben we moeten constateren dat het bezoekersaantal nog niet op het niveau is van voor de COVID-epidemie.

12

Organisatie De organisatie ziet er globaal als volgt uit:

Algemeen Bestuur Dagelijks Bestuur Directie

Collectiebeheer & Advies

Regie en Beleid

Dienstverlening

‘Wat heeft het gekost?’

Baten en lasten 2022 Programma Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Totaal baten Totaal lasten Resultaat

€ 2.869.626 € 2.291.239 € 578.387 positief

Als gevolg van de wijzigingen in de verslaggevingsvoorschriften voor Gemeenschappelijke Regelingen, is de exploitatie (met ingang van 2018) verdeeld in een uitvoeringsdeel en een deel overhead. Bij het programma wordt alleen het uitvoeringsdeel weergegeven. Na correctie van dit programmaresultaat voor de kosten van overhead en de onttrekkingen aan de reserves, ontstaat het uiteindelijke resultaat van € 117.977.

13

1.1.1 Baten en Lasten Regionaal Archief 2022 Ove rzicht b ate n e n laste n Re alisatie 2022 Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Algemene Dekkingsmiddelen Overhead Heffing VPB Bedrag onvoorzien Sald o van b ate n e n laste n Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Mutatie re se rve s Re sultaat

Bate n

Laste n

Sald o

2.869.626

2.291.239

578.387

4.101

480.860

-476.759

2.873.727

2.772.099

101.629

16.348 16.348 2.890.075

2.772.099

16.348 16.348 117.977

In dit overzicht is het programmaresultaat zoals voorgeschreven door het BBV apart gepresenteerd van de overhead. Het positieve resultaat over 2022 is voornamelijk het gevolg van hoger dan begrote opbrengsten op aanvullende diensten, een positieve afrekening van energielasten en wat lagere productkosten op een aantal onderdelen. Als gevolg van deze omstandigheden is het resultaat in 2022 positief en is het wederom niet nodig gebleken om de Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten aan te wenden (zoals eerder begroot). Zie de jaarrekening voor een nadere toelichting.

14

1.2

Paragrafen

1.2.1

Weerstandsvermogen en risicobeheersing

De financiële positie van het RHCA wordt bepaald door het weerstandsvermogen. De Algemene Reserve heeft als doel de onverwachte en niet begrote kosten te dekken zodat bij tegenvallers niet meteen een beroep gedaan zou hoeven te worden op de deelnemers. Eind 2022 (voor de bestemming van het resultaat over 2022 van € 117.977 voordelig) bedroeg het eigen vermogen van het RHCA € 391.648. Dit was als volgt verdeeld: Algemene Reserve Bestemmingsreserve Digitalisering Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten Totaal reserves

€ 68.174 € 55.498 € 150.000 € 273.671

Nog te bestemmen resultaat

€ 117.977

Algemene Reserve De Algemene Reserve bedroeg per 1-1-2022 € 68.174. Het maximum dat is ingesteld voor de algemene reserve bedraagt 2,5% van het kostentotaal. Voor 2022 bedraagt dit maximum € 69.302. In het voorstel voor resultaatbestemming wordt daarom een aanvulling van de algemene reserve van € 1.129 opgenomen. Bestemmingsreserves Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg De Provincie Noord-Holland heeft voor de verbetering van de publiekstoegankelijkheid van de nieuwe huisvesting een subsidie beschikbaar gesteld die in de loop van de jaren (t/m 2022) vrij is gevallen ter dekking van afschrijvingslasten op investeringen die op dit gebied zijn gepleegd. Jaarlijks is hier € 16.344 aan onttrokken. Eind 2022 is de reserve is uitgeput. Bestemmingsreserve Digitalisering De bestemmingsreserve Digitalisering is ingesteld om in te spelen op de mogelijke hogere kosten ten gevolge van de toenemende digitalisering van de overheidsinformatie en de daarmee samenhangende overbrenging4 van digitale archieven naar het e-depot. De afgelopen jaren is het echter niet nodig gebleken om een beroep te doen op deze bestemmingsreserve. De verwachting is dat de extra kosten die hierbij verwacht werden, binnen de exploitaties op te vangen zijn. Om die reden is deze bestemmingsreserve niet langer nodig.

In de aanbieding van de jaarstukken zal daarom een voorstel gedaan worden hoe we met deze middelen om kunnen gaan. Bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten De bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten is ingesteld om met name de gevolgen van het opgezegde omvangrijke contract met een derde partij te kunnen opvangen totdat de reguliere exploitatie voldoende ruimte zou bieden om de lagere baten te verwerken. De afgelopen jaren is gebleken dat de terugval in opbrengsten binnen de lopende begrotingen op te vangen was en deze bestemmingsreserve niet nodig is geweest. Inmiddels is de verwachting dat de lagere 4 Dit betreft de structurele kosten voor de infrastructuur van het e-depot. Eventuele kosten voor de duurzame opslag van de digitale

archieven in het e-depot worden vooralsnog direct bij de betreffende gemeente in rekening gebracht.

15

opbrengsten structureel in de eigen begroting op te vangen zijn (bij gelijkblijvende omstandigheden) en is de bestemmingsreserve niet langer nodig. In de aanbieding van de jaarstukken zal daarom een voorstel gedaan worden hoe we met deze middelen om kunnen gaan. Onderscheiden risico’s met mogelijke financiële gevolgen Begin 2023 zijn de volgende risico’s te onderscheiden die effect kunnen hebben op de financiële huishouding van het Regionaal Historisch Centrum: 1. Wegvallen eigen inkomsten depotgebruik derden 2. Risico’s bij ontwikkeling e-depotvoorziening 3. Hogere energiekosten Ad.1 Wegvallen eigen inkomsten depotgebruik derden Over 2022 heeft het Regionaal Archief ruim € 198.000 aan inkomsten uit aanvullende diensten gerealiseerd, met name door het beschikbaar stellen van depotruimte aan derden. Het depot is gebouwd op basis van de benodigde capaciteit voor de ‘papieren periode’, waarbij het Algemeen Bestuur de opdracht heeft meegegeven de tijdelijke overcapaciteit in te zetten om de huurkosten te drukken. Hierdoor hoefden de volledige huisvestingslasten nog niet geheel te worden gedragen door de gemeenten. Het Regionaal Archief heeft daarnaast zelf steeds meer depotruimte in gebruik, waardoor de te verhuren capaciteit afneemt. Voor de komende tijd wordt echter verwacht dat de opbrengsten van deze beschikbaarstelling niet veel verder vermindert.

Voorzien was dat in de periode 2020-2022 een bedrag van € 150.000 nodig zou zijn om de gevolgen van het wegvallen van de baten te dekken. Deze onttrekking is echter niet nodig gebleken en voorzien wordt dat dat de begroting bij afwezigheid van andere ontwikkelingen weer zal sluiten. Het risico blijft echter bestaan dat opbrengsten lager worden maar de kans erop is laag ingeschat. Het is dan ook voldoende om hiervoor 25% van € 50.000 aan te houden als weerstandsvermogen.

16

Ad. 2 Risico’s bij ontwikkeling e-depotvoorziening De afgelopen jaren is verder gewerkt aan de ontwikkeling van het e-depot. Bij de start van het project in 2018 zijn enkele risico’s benoemd, die zich voor zouden kunnen doen. Het gaat daarbij zowel om risico’s die leiden tot hogere kosten en/of vertraging in de uitvoering. Inmiddels is een deel van deze risico’s verminderd. De resterende risico’s zijn: A. B.

In de uitvoeringsfase van het project blijkt dat de resultaatafspraken niet door de leverancier kunnen worden nagekomen; Er is onverwacht meer maatwerk nodig, dat leidt tot extra kosten.

De kans dat een van deze risico’s zich voordoet, werd in de begroting klein geacht. In 2022 is dit risico niet bewaarheid zodat er geen overschrijding van de kosten te zien was. Voor de toekomst blijft dit risico bestaan maar blijft de kans erop niet heel groot. Uitgaande van 25% kans op extra kosten van € 60.000, stellen we het benodigde weerstandsvermogen op € 15.000. Ad. 3 Risico op hogere energiekosten De ontwikkeling van de energiekosten is de zorg van de gehele samenleving. Het lijkt erop alsof de hoge tarieven die momenteel in de markt te zien zijn, nog wel enige tijd aan zullen houden. Vanuit de verhuurder is een raming gemaakt. Bij ongewijzigde marktomstandigheden, zal een aanzienlijke kostenstijging te zien zijn. In de aanbieding van deze jaarstukken zal een voorstel gedaan worden om de niet gebruikte bestemmingsreserves te herbestemmen om dit risico voor de komende jaren af te dekken. In totaal resulteert dit in de volgende bedragen voor benodigd weerstandsvermogen: Bedrag Kans op Benodigd Onderwerp voordoen weerstandsin 2023 vermogen € 50.000 25% € 12.500 1. Wegvallen inkomsten depotgebruik derden € 60.000 25% € 15.000 2. Risico’s bij ontwikkeling e-depotvoorziening € 70.000 75% € 52.500 3. Risico op hogere energiekosten Totaal benodigd weerstandsvermogen:

€ 80.000

Beschikbaar weerstandsvermogen (algemene reserve):

€ 68.174

De stand van de Algemene Reserve per eind 2022 bedraagt voor resultaatbestemming € 68.174 zodat het weerstandsvermogen net onvoldoende is om de aanwezige risico’s per eind 2022 te dekken. Door de aanwezige bestemmingsreserves een nieuwe bestemming te geven kan dit risico beperkt worden. In de aanbieding van de jaarstukken zal hiervoor een voorstel worden gedaan.

17

1.2.2

Bedrijfsvoering

Ondersteuning De financiële ondersteuning en de ondersteuning op het gebied van personeelszaken is uitbesteed aan de GGD Hollands Noorden. Ondersteuning op het gebied van automatisering en facilitair beheer verzorgt het RHCA deels zelf en wordt deels uitbesteed. Automatisering Het automatiseringsbeleid blijft, naast het ontwikkelen van het e-depot, gericht op verbetering van stabiliteit, transparantie en communicatie. Investeringsbeleid In het kader van de voorschriften BBV zullen de vervangingen die een langere economische levensduur hebben, moeten worden geactiveerd. Gebruikelijk is dat vervangingen kleiner dan € 5.000 niet als investeringen worden gezien. 1.2.3

Beleidsindicatoren

In de onderstaande tabel zijn de relevante beleidsindicatoren opgenomen die volgens het BBV in de programma’s en programmaverantwoording moeten worden opgenomen. Omschrijving

Score

Inwoners (1-1-2021; de basis voor de berekening) Apparaatskosten Apparaatskosten per inwoner

451.916 1.399.950 3,10

Formatie (exclusief inhuur) Formatie per 1.000 inwoners

18,76 0,042

Bezetting (exclusief inhuur) Bezetting per 1.000 inwoners

18,73 0,041

Kosten inhuur derden Loonsom (exclusief overige personeelslasten) Externe inhuur in % van loonsom

138.264 1.386.299 10,0%

Overheadlasten Totale lasten Overhead in % van totale lasten

480.860 2.772.099 17,35 %

1.2.4

Onderhoud kapitaalgoederen

Kapitaalgoederen De kapitaalgoederen die bij het Regionaal Archief aanwezig zijn, hadden per 31-12-2021 een boekwaarde van € 59.619. Investeringen zijn in 2022 niet gedaan en er is € 36.718 afgeschreven zodat de boekwaarde per 31-12-2022 een bedrag van € 22.901 bedraagt. Zie voor een nader inzicht in het verloop van de boekwaarde de toelichting op de balans op pagina 27. De boekwaarde bestaat geheel uit machines/apparaten en installaties.

18

1.2.5

Financiering

Algemeen De treasuryfunctie ondersteunt de uitvoering van de programma’s. De treasuryfunctie omvat de financiering van beleid en het uitzetten van geldmiddelen die niet direct nodig zijn. Het in het Algemeen Bestuur vastgestelde Treasurystatuut vormt het kader voor het uitvoeren van de treasuryfunctie. Hieronder gaan we in op de belangrijkste onderdelen ervan. Renterisico Er zijn geen gelden uitgezet. Daarom wordt in de begroting geen rekening gehouden met de daarmee samenhangende rentebaten. De financiële positie van het Regionaal Archief gaf in 2022 geen aanleiding om externe financiering af te sluiten. Rentevisie De rentevisie is vastgelegd in het Treasurystatuut RHCA en luidt als volgt: de rentevisie van het Regionaal Archief is in het bijzonder gebaseerd op de visies van het Centraal Planbureau, de Nederlandse Bank en de Europese Centrale Bank. Kredietrisico Het Regionaal Archief heeft geen gelden verstrekt en loopt daardoor geen kredietrisico. Verder heeft het Regionaal Archief geen garanties verstrekt. Koersrisico Het Regionaal Archief heeft geen vastrentende gelden uitstaan. Derivaten Het Regionaal Archief zal geen derivaten gebruiken. EMU-saldo Het resultaat vóór mutaties in de reserves bedraagt € 101.629 positief. Vermeerderd met de afschrijvingen (€ 36.718) en verminderd met de investeringen (€ 0), bedraagt het EMU-saldo over 2022 € 138.347 positief.

Beoordeling financiële positie De financiële positie van het Regionaal Archief is goed te noemen. De Algemene Reserve is op het maximale niveau van 2,5% van de lasten en er zijn bestemmingsreserves aanwezig voor de risico’s die worden gelopen. Het resultaat over 2022 is wederom positief. Het wegvallen van opbrengsten wordt vooralsnog in de lopende begroting opgevangen. De uitdaging wordt om dat ook te blijven nu de bezetting weer op peil is. Uitgaand van afwezigheid van bezuinigingen, is de verwachting is dat begrotingsevenwicht op termijn zal blijven lukken. Als gevolg van de positiever wordende financiële positie en tevens door afspraken omtrent het betaaltempo van de gemeentelijke bijdragen is het niet noodzakelijk geweest om externe financiering aan te trekken. Financiële kengetallen De kengetallen die hierbij op het RHCA van toepassing zijn betreffen de netto schuldquote, de solvabiliteitsratio en de structurele exploitatieruimte. De kengetallen m.b.t. de grondexploitatie en de belastingcapaciteit zijn voor het RHCA niet van toepassing.

19

Kengetal

Verloop van de kengetallen streefwaarden realisatie 2021 begroting 2022 realisatie 2022

Netto schuldquote Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen solvabiliteitsratio structurele exploitatieruimte

<5%

-11,7%

-7,4%

-12,8%

<5% 5-10% 2,5%

-11,7% 28,0% 0,9%

-7,4% 25,2% -0,9%

-12,8% 29,4% 2,2%

Netto schuldquote Het getal weerspiegelt het niveau van de schuldenlast ten opzichte van de inkomsten. Het geeft een indicatie welk beslag de rentelasten en aflossingen op de begroting leggen. Hoe lager de netto schuldquote hoe beter. Definitie: Netto schuld ÷ Inkomsten exploitatie (excl. mutaties reserves) x 100%

Berekening 2022 -368.747 / 2.873.727 x 100%

Onder netto schuld wordt verstaan de langlopende en kortlopende schulden minus de langlopende en kortlopende vorderingen en uitzettingen. Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen De netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen is gelijk aan de netto schuldquote, omdat het Regionaal Archief geen leningen heeft verstrekt. De schuldquote is eind 2022 van vergelijkbare omvang met eind 2021. Er is geen sprake van een netto schuld en dus is dit kengetal kleiner dan nul. Solvabiliteit Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin het Regionaal Archief in staat is haar financiële verplichtingen te voldoen. Hoe hoger de ratio, hoe beter. Definitie: Berekening 2022 (Eigen vermogen ÷ Balanstotaal) x 100% 391.648 / 1.332.562 x 100% De solvabiliteit is gunstiger dan begroot. Het Regionaal Archief is financieel gezond en staat er qua solvabiliteit prima voor. Structurele exploitatieruimte Dit kengetal geeft aan hoe groot de structurele exploitatieruimte is. Hoe hoger hoe beter. Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten te dekken. Definitie: Berekening 2022 (Saldo van de structurele baten en lasten en 62.604 / 2.873.727 x 100% saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves) ÷ (totale baten (excl. mutaties reserves)) x 100% Dit kengetal is wat verminderd maar blijft positief.

De lasten zijn volledig structureel en slechts beperkt te beïnvloeden en de baten blijven voor het gedeelte boven de gemeentelijke bijdragen afhankelijk

20

van externe partijen. Dit houdt een mogelijkheid in dat deze wegvallen en dus minder structureel zijn dan de lasten. De omvang van de baten blijft afhankelijk van de lopende contracten. 1.2.6

Overzicht overhead

Door het vernieuwde BBV worden de lasten (en baten) van de overhead apart weergegeven. Dit betekent dat alle lasten (en baten) voor sturing en ondersteuning van het primaire proces verantwoord worden onder overhead en dat alle bedrijfskosten en diensten die direct verbonden zijn aan de dienstverlening (en gericht zijn op de externe klant of/en inwoner) zijn opgenomen binnen het programma.

Overhead - totaal baten en lasten Totaal Baten Totaal Lasten Resultaat

1.2.7

Realisatie 2021 Begroting 2022 Realisatie 2022 6.927 4.101 468.817 480.162 480.860 461.890-

480.162-

476.759-

Verbonden partijen

Er wordt intensief samengewerkt met andere archiefdiensten en met de in het werkgebied bestaande musea, historische verenigingen, bibliotheken, archeologische diensten en afdelingen monumentenzorg. Echter het Regionaal Archief staat financieel en bedrijfsmatig geheel los en zelfstandig van deze organisaties. 1.2.8 Vennootschapsbelasting Per 2016 zijn de decentrale overheden en dus ook het Regionaal Archief onder Vennootschapsbelasting (VPB) komen te vallen. Een groot deel van de taken van het Regionaal Archief is vrijgesteld. Voor met name de dienstverlening aan derden valt het Regionaal Archief echter wel onder de vennootschapsbelasting. De aangiften vennootschapsbelasting over 2016 t/m 2021 zijn vastgesteld en er is geen vennootschapsbelasting verschuldigd. De aangifte over 2022 toont evenmin een te betalen bedrag maar deze is nog niet vastgesteld.

21

2. JAARREKENING

22

2.1.

BALANS (in €)

ACTIVA

31-12-2022

31-12-2021

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut : Overige investeringen met een economisch nut

22.901 22.901

Totaal vaste activa

59.619 59.619

22.901

59.619

916.306

872.743

VLOTTENDE ACTIVA Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

916.166 140

Liquide middelen Kassaldo Banksaldi

604 244.212

871.466 1.277 244.816

Overlopende activa Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen.

244.496 308 244.188

148.539 148.539

212.005 212.005

Totaal vlottende activa

1.309.662

1.329.244

TOTAAL

1.332.562

1.388.862

PASSIVA

31-12-2022

31-12-2021

VASTE PASSIVA Eigen vermogen Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming

391.648 68.174 205.498 117.977

Totaal vaste passiva

389.160 64.949 221.846 102.366

391.648

389.160

VLOTTENDE PASSIVA Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Overige schulden

9.597 9.597

Overlopende passiva Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen De van Europese en Nederlandse overheidslichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren.

111.676 111.676

931.317

Totaal vlottende passiva TOTAAL

23

888.026

251.681

227.198

679.636

660.828

940.914

999.702

1.332.562

1.388.862

2.2 PROGRAMMAREKENING 2022 (in €) Baten en lasten Regionaal Archief per programma Baten: Regionaal Historisch Centrum Overhead Totaal baten

Realisatie 2021 Begroting 2022 Realisatie 2022 2.806.042 2.809.772 2.869.626 6.927 4.101 2.812.969 2.809.772 2.873.727

Lasten: Regionaal Historisch Centrum Overhead Totaal lasten

Realisatie 2021 Begroting 2022 Realisatie 2022 2.258.131 2.375.115 2.291.239 468.817 480.162 480.860 2.726.948 2.855.277 2.772.099

Saldo van baten en lasten

86.022

45.505-

101.629

Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves

16.344 16.344-

45.505 45.505-

16.344 16.344-

Resultaat

102.366

-

117.973

Begrotingsrechtmatigheid Ten opzichte van de begroting is er in totaal een onderschrijding te zien op de lasten van 2,9% (€ 83.178 ten opzichte van € 2.855.277) en er is dus geen sprake van onrechtmatigheid m.b.t. het kostentotaal. De oorzaken van het positieve saldo van € 117.973 komen deels voort uit hoger dan begrote opbrengsten voor aanvullende diensten, een positieve nagekomen afrekening van energielasten over de periode 2021 en een spaarzaam gebruik van de beschikbare middelen m.b.t. de uitvoering. In totaal is een positief saldo van € 102.366 gerealiseerd. Het bestuur wordt periodiek geïnformeerd over de ontwikkelingen op financieel gebied. Het bestuur is daarmee op de hoogte van over- en onderschrijdingen. Voor 2022 is sprake van onderschrijding van de lasten en hogere realisatie van de baten zodat er geen sprake is van begrotingsonrechtmatigheid. De lasten passen binnen het bestaande beleid. De Algemene Reserve bedraagt per 31-12-2022 € 68.174, zijnde de maximale toegestane omvang per eind 2021. Het maximum van de algemene reserve per eind 2022 bedraagt € 69.302 (2,5% van het kostentotaal). In het voorstel voor resultaatbestemming zal o.a. een voorgestelde dotatie opgenomen zijn om te komen tot dit maximum.

24

2.3.

TOELICHTINGEN

2.3.1

Grondslagen financiële verslaglegging

Inleiding De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het desbetreffende balanshoofd anders is vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar, worden in acht genomen als zij voor het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Balans Materiële vaste activa met economisch nut Overige investeringen met economisch nut Deze materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Specifieke investeringsbijdragen van derden worden op de desbetreffende investering in mindering gebracht; in die gevallen wordt op het saldo afgeschreven. Slijtende investeringen worden vanaf het jaar van ingebruikneming lineair afgeschreven in de verwachte gebruiksduur, waarbij rekening wordt gehouden met een eventuele restwaarde.

Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, als deze naar verwachting duurzaam is. In het begrotingsjaar heeft een dergelijke vermindering overigens niet plaatsgevonden. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken. De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiële vaste activa (Digitalisering)

25 jaar 4 tot 10 jaar 10 jaar

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar en overlopende activa De vorderingen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Liquide middelen De liquide middelen worden tegen nominale waarde opgenomen.

25

Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Voor de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen in de (semi-) publieke sector heeft het Regionaal Historisch Centrum Alkmaar zich gehouden aan de Beleidsregels WNT 2022.

26

2.3.2

Toelichting op de balans

ACTIVA Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uit de volgende onderdelen: Boekwaarde per Boekwaarde per 31-12-2022 31-12-2021 Overige investeringen met een economisch nut

22.901

59.619

De overige investeringen met economisch nut kunnen als volgt worden onderverdeeld:

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiele vaste activa Totaal

Boekwaarde per Boekwaarde per 31-12-2022 31-12-2021 22.901 59.619 22.901 59.619

Onderstaand overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de overige investeringen met economisch nut weer:

Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Overige materiele vaste activa Totaal

Boekwaarde per 31-12-2021 59.619 59.619

Investeringen -

Bijdragen derden -

Afschrijvingen 36.718 36.718

Boekwaarde per 31-12-2022 22.901 22.901

De afschrijvingen op een deel van de inrichting van het pand worden gedekt door een bestemmingsreserve die met dit doel gevormd is. De resterende omvang van deze bestemmingsreserve bedraagt per 31-12-2022 € 0,-. Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Vorderingen op openbare lichamen Gemeenten Rijk (vordering i.v.m. Schatkistbankieren) Vorderingen op openbare lichamen

31-12-2022 131.616 784.550 916.166

31-12-2021 163.842 707.625 871.466

Overige vorderingen Debiteuren Stand ultimo boekjaar

31-12-2022 140 140

31-12-2021 1.277 1.277

31-12-2022 604 244.212 244.816

31-12-2021 308 244.188 244.496

Liquide middelen

Kassaldo Banksaldi Stand ultimo boekjaar

27

Overlopende activa Overlopende activa De van EU, Rijk en provincies nog te ontvangen voorschotbedragen die ontstaan door voorfinanciering op specifieke uitkeringen:

31-12-2022

31-12-2021

-

-

15.210

17.052

Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen: Fox/WSO-systeembeheer GGD Hollands Noorden dienstverlening

75.687

Infor licenties Gebruikersvereniging Ambachtsschool

3.543 3.501

3.654

Picturae opslag digitaal achief

118.913

97.519

Overige

10.916

14.550

Totaal

148.539

212.005

28

PASSIVA Vaste Passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen eigen vermogen bestaat uit de volgende posten:

Algemene reserve Bestemmingsreserves Resultaat na bestemming Totaal

31-12-2022 31-12-2021 68.174 64.949 205.498 221.846 117.977 102.366 391.648 389.160

Het verloop van de reserves wordt in onderstaand overzicht weergegeven:

Reserves Algemene reserve Bestemmingsreserves: - Huisvesting Bergerweg - Digitalisering - Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten Totaal

Onttrekkingen uit Bestemming bestemmingsresultaat reserve vorig boekjaar 31-12-2022 31-12-2021 Toevoeging 64.949 3.225 68.174 16.348 55.498 150.000 286.794

16.348

-

16.348

55.498 150.000 3.225

273.671

In de vergadering van het Algemeen Bestuur van 13 juli 2022 is de programmaverantwoording over 2021 vastgesteld, waarbij is bepaald dat de Algemene Reserve wordt aangepast aan het maximum van 2,5% van het kostennniveau en waarbij de rest van het positieve saldo (€ 99.141) terugbetaald wordt aan de deelnemende gemeenten. In 2022 is de laatste onttrekking uit de Bestemmingsreserve Huisvesting Bergerweg gedaan. Verder is het in 2021 niet nodig gebleken om uit de reserve digitalisering te putten om de kosten voor het E-depot te dekken. Onttrekking uit de bestemmingsreserve Egalisatie Exploitatie Aanvullende Diensten is evenmin noodzakelijk gebleken. In de aanbieding van de programmaverantwoording zal aandacht besteed worden aan deze bestemmingsreserves. Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar

Overige schulden < 1 jaar Totaal

31-12-2022 31-12-2021 9.597 111.676 9.597 111.676

Overlopende passiva De van Europese en Nederlandse overheids31-12-2022 31-12-2021 lichamen ontvangen voorschotbedragen voor uitkeringen met een specifiek bestedingsdoel die dienen ter dekking van lasten van volgende begrotingsjaren. Vooruitgefactureerde bijdragen van gemeenten 679.636 660.828 Totaal 679.636 660.828

29

31-12-2022 31-12-2021 Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen: Belastingdienst-Loonbelasting dec '22 ('21) 94.798 88.350 Belastingdienst-Omzetbelasting dec '22 ('21) 63.318 52.318 Te betalen salarisverplichtingen 64 30.323 Te betalen pensioenverplichtingen 19.495 Te betalen accountantskosten 9.800 4.970 Te betalen Picturae mbt 2022 (2021) 20.272 36.287 Project Videotulen+Digitalisering Kessler-De Lange 7.755 7.755 Te betalen inzake digitalisering 23.537 Diversen 12.643 7.194 Totaal 251.681 227.198

30

2.3.3

Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

Voor de huisvesting van het Regionaal Archief aan de Bergerweg zijn twee contracten afgesloten. De huurverplichtingen voor het hoofdgebouw bedragen € 231.748 voor 2023. Het huurcontract hiervoor is afgesloten tot 12 december 2030. Voor het depot is voor 2023 € 556.619 verschuldigd. Dit contract heeft een looptijd tot 31 mei 2033. De verplichtingen voor dit contract voor de komende 10 jaar zijn als volgt: Niet in de balans opgenomen belangrijke financiële verplichtingen

verplichting 2023

Verplichting na 1-5 jaar

>5 jaar t.m. 10 jaar

Huur kantoor (contract tot 12 december 2030)

231.748

926.994

683.182

Huur depot (contract tot 31 mei 2033)

556.619

2.226.476

2.783.095

788.367

3.153.469

3.466.276

31

2.3.4

Toelichting op de programmarekening

Baten: Verrichte diensten Gemeentelijke bijdragen Incidentele baten Totaal baten

Realisatie 2021 198.489 2.556.084 58.397 2.812.969

Begroting 2022 170.049 2.639.723 2.809.772

Realisatie 2022 198.454 2.639.900 35.373 2.873.727

Lasten: Salarissen Overige personele lasten Personeel van derden Kapitaallasten Huisvestingskosten Kosten automatisering Digitalisering Materiële kosten Directe productkosten Totaal lasten

Realisatie 2021 1.308.019 48.321 142.404 66.660 845.884 146.810 53.378 57.290 58.183 2.726.948

Begroting 2022 1.415.272 36.000 135.686 43.309 859.381 140.008 50.000 70.089 105.530 2.855.277

Realisatie 2022 1.386.299 38.922 138.264 36.718 854.909 149.299 44.191 69.854 53.643 2.772.099

Saldo van baten en lasten

86.022

45.505-

101.629

Toevoeging reserves Onttrekking reserves Mutatie reserves

16.344 16.344-

45.505 45.505-

16.348 16.348-

Resultaat

102.366

-

117.977

Het positieve resultaat over 2022 heeft als voornaamste oorzaken de hoger dan begrote opbrengsten voor verrichte aanvullende diensten, de positieve afrekening op energielasten over de periode tot en met 2021 en de lager dan begrote directe productkosten als gevolg van spaarzame inzet van de beschikbare middelen. In totaal is een positief resultaat van € 117.977 gerealiseerd.

32

Analyse van het resultaat BATEN Verrichte diensten

Verrichte diensten

Realisatie 2021 198.489

Begroting 2022 170.049

Realisatie 2022 198.454

De opbrengsten zijn hoger dan begroot, met name door extra geleverde aanvullende diensten. Gemeentelijke bijdragen

Gemeentelijke bijdragen

Realisatie 2021 2.556.084

Begroting 2022 2.639.723

Realisatie 2022 2.639.900

Realisatie 2021 58.397

Begroting 2022 0

Realisatie 2022 35.373

Incidentele baten

Incidentele baten

De incidentele baten in 2022 betreffen met name de positieve afrekening op energielasten over 2021.

LASTEN Personeelskosten

Salarissen Overige personele lasten Totaal Personeelskosten

Realisatie 2021 1.308.019 48.321 1.356.340

Begroting 2022 1.415.272 36.000 1.451.272

Realisatie 2022 1.386.299 38.922 1.425.221

Onder de post salarissen worden de salariskosten en de sociale lasten van de medewerkers van het Regionaal Archief verantwoord. Onder salariskosten wordt het bruto bedrag van de aan het boekjaar toe te rekenen lonen verstaan, vermeerderd met de sociale lasten, de uitbetaalde vakantiegeldrechten en de uitbetaalde eindejaarsuitkering. De sociale lasten betreffen de ter zake van de werknemersverzekeringen verschuldigde werkgeverslasten, evenals het werkgeversaandeel in de pensioenvoorziening. De overige personele lasten zijn kosten van personeelsvoorzieningen, reiskostenvergoedingen en overige personeelskosten. De gerealiseerde personeelskosten zijn in 2022 1,8% lager dan in de begroting door een licht lagere bezetting dan waar in de begroting vanuit is gegaan.

33

Personeel van derden

Personeel van derden

Realisatie 2021 142.404

Begroting 2022 135.686

Realisatie 2022 138.264

Realisatie 2021 66.660

Begroting 2022 43.309

Realisatie 2022 36.718

Realisatie 2021 845.884 845.884

Begroting 2022 859.381 859.381

Realisatie 2022 854.909 854.909

Realisatie 2021 146.810

Begroting 2022 140.008

Realisatie 2022 149.299

Realisatie 2021 53.378

Begroting 2022 50.000

Realisatie 2022 44.191

Kapitaallasten

Afschrijvingen investeringen

Huisvestingskosten

Bergerweg 1 Totaal Huisvestingskosten

Kosten automatisering

Kosten automatisering

Digitalisering

Digitalisering

34

Materiële kosten Specificatie materiële kosten Aanschaf meubilair PR en voorlichting Kantoorbehoeften Frankeerkosten Telefoonkosten Representatiekosten Onderhoud kantoormachines Accountantskosten Bedrijfsgezondheidszorg Verzekeringen Kosten kopiëren Lasten voorgaand boekjaar Overige kosten Totaal Materiële kosten

Realisatie 2021 4.283 2.768 3.353 7.139 7.339 330 3.205 10.108 2.340 3.490 11 237 12.688 57.290

Begroting 2022 6.200 4.056 4.641 5.156 761 5.156 1.547 10.120 2.535 3.915 254 25.750 70.089

Realisatie 2022 11.715 2.061 4.811 4.448 2.096 942 3.155 14.000 2.405 4.467 207 19.546 69.854

Het totaal van de materiële kosten komt overeen met de begroting.

Directe productkosten Specificatie directe productkosten Aanschaf bibliotheek Aanschaf atlas Restauratie Conservering Abonnementen en tijdschriften Film Kosten E-depot Educatie Druk-/bindwerk Contributies/DIVA Totaal Directe productkosten

Realisatie 2021 2.042 70 3.150 2.211 6.172 27 37.208 210 2.090 5.002 58.183

Begroting 2022 4.125 3.609 5.156 5.156 6.961 2.578 60.000 4.332 8.242 5.371 105.530

Realisatie 2022 13.251 463 4.322 4.548 7.535 1.475 3.073 225 11.256 7.495 53.643

De kosten van het E-depot zijn lager dan begroot. De inhuur is lager geweest en de kosten zijn met name door eigen medewerkers en in de automatisering veroorzaakt. Het onderdeel E-depot zal met ingang van 2023 niet langer als apart onderdeel in de productkosten opgenomen worden maar zit dan vervlochten in de andere onderdelen van de exploitatie (met name personele en automatiseringskosten).

35

2.3.5

Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi)publieke sector (WNT)

In het kader van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (semi-) publieke sector, is het Regionaal Historisch Centrum gehouden de namen en salarisgegevens van de topfunctionarissen in de programmaverantwoording op te nemen. Als topfunctionarissen kwalificeren alleen de directeur en de leden van het bestuur. Lidmaatschap van het bestuur geschiedt onbezoldigd. Voor de leden van het bestuur geldt geen feitelijk dienstverband. Inzet geschiedt vanuit de functie bij de deelnemende gemeente. Overzicht leidinggevende topfunctionarissen met dienstbetrekking en leidinggevende topfunctionarissen zonder dienstbetrekking vanaf de 13e maand van de functievervulling bedragen x € 1

P. Pos t Directeur + secretaris AB en DB

Func tiegegev ens Aanvang en einde functievervulling in 2022

01/01 – 31/12

Deeltijdfactor in fte

1,00

(Fictieve) dienstbetrekking

ja

Bezoldigi ng Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

123.913

Beloningen betaalbaar op termijn

21.888

Subtotaal

145.801

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum

216.000

-/- Onverschuldigd betaald bedrag

-

Total e bezol diging 2022

145.801

Reden waarom de overschrijding al dan niet is toegestaan

N.v.t.

Gegev ens 2021 Aanvang en einde functievervulling in 2021

01/12 – 31/12

Deeltijdfactor 2021 in fte

1,00

(Fictieve) dienstbetrekking

ja

Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen

119.780

Beloningen betaalbaar op termijn

21.665

Total e bezol diging 2021

141.445

Individueel toepasselijke bezoldigingsmaximum 2021

209.000

De functie van directeur/secretaris (in dienst per 1-1-2007) is op basis van functiezwaarte en verantwoordelijkheden, conform de hiervoor gehanteerde uitgangspunten, gewaardeerd in functieschaal 14. Op basis van deze inschaling is de brutobeloning (dus inclusief alle werknemers- en werkgeverslasten) over 2022 € 123.913 voor een dienstverband van 40 uur (1,11 fte waar in het vastgestelde model maximaal 1,00 fte ingevuld mag worden). Beloningen betaalbaar op termijn (pensioenlasten) bedragen in 2022 € 21.888. Dit maakt het totaalbedrag over 2022 € 145.801. Deze bedragen blijven dus ruim onder het in de wet WNT genoemde maximum van € 216.000 voor 2022.

36

Overzicht topfunctionarissen met een bezoldiging van € 1.700 of minder

Topfunctionaris mw. A. Schouten

Rol in bestuur voorzitter AB en DB

Functie burgemeester Alkmaar

dhr. E. Bekkering

lid AB t/m oktober 2022

wethouder Bergen

dhr. E. Briët

lid AB vanaf november 2022

wethouder Bergen

dhr. A. Mans

lid AB

burgemeester Castricum

dhr. R. Duijnker

lid AB t/m juli 2022

wethouder Den Helder

dhr. F. Camara

lid AB vanaf augustus 2022

wethouder Den Helder

dhr. F. Hoekstra

lid AB

wethouder Dijk en Waard

mw. M. ten Bruggencate