1. Kadernota GR RHCA 2026.pdf

Regionaal Historisch Centrum Alkmaar/ Regionaal Archief Kadernota inzake begroting 2026 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Hoofddoelstelling Het Regionaal Archief Alkmaar is voor de aangesloten overheidsorganisaties een deskundige partner die conform zijn wettelijke opdracht informatie langdurig betrouwbaar en toegankelijk houdt omwille van bedrijfsvoering, bewijsvoering, onderzoek en democratische controle. Voor het algemene publiek is het Regionaal Archief een publieksgerichte erfgoedinstelling die het voor mensen mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk maakt om de geschiedenis van Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel te leren kennen. Het Regionaal Archief Alkmaar vervult daarmee niet alleen de rol van het historisch geheugen van de regio, maar ook de rol van het historisch geweten, met bijvoorbeeld onderzoeken naar het slavernijverleden en het rechtsherstel van het Joods vastgoed na WO2. Algemeen Onderwerp Ten opzichte van de voorgaande jaren (2024 en 2025) wordt de beleidslijn grotendeels bestendigd. De begroting 2026 zal verschillen laten zien ten opzichte van die van 2025 en de daarin opgenomen meerjarenbegroting. De ontwikkeling van de loonkosten is bijvoorbeeld omvangrijker dan in de eerdere FUGR-percentages opgenomen, waarvoor per 2026 correctie plaatsvindt.

Daarnaast vindt op dit moment een renovatie van de klimaatinstallatie plaats, die een positieve (maar nog niet precies te bepalen) invloed zal hebben op het energieverbruik. Ook heeft het Algemeen Bestuur besloten om de verrekening van de kosten voor het beschikbaar stellen van de bouwvergunningen niet meer apart door te berekenen aan de gemeenten, maar per 2026 op te nemen in de gemeentelijke bijdrage. Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2026? Enkele belangrijke punten die terug zullen komen in de begroting 2026 zijn: - De verdere ontwikkeling en inrichting van het E-depot voor de aangesloten gemeenten, zodat alle gemeenten hierop aangesloten zijn, - Een samen met de gemeenten verder te ontwikkelen dienstverlening op dit gebied, waarbij het archief zich kan ontwikkelen tot een centraal beheer- en publicatiepunt voor wettelijk openbaar te maken informatie, zoals dat nu al gebeurt met de bouwdossiers en (deels) voor de Woo-besluiten, - Vanwege de toenemende vraag vanuit de gemeenten naar ondersteuning op het gebied van kennis over de overbrenging van digitale archieven en de nieuwe wetgeving die op dit gebied is vastgesteld (AVG, nieuwe Archiefwet, Woo, Who etc.) zal het Regionaal Archief steeds meer een centrale kennis- en adviesfunctie vervullen op dit gebied, - Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als

beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet, - Het digitaliseringsbeleid, waardoor meer bronnen (ook op verzoek) gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger. Tevens het zoveel als mogelijk beschikbaar stellen van de datasets als ‘linked open data’, - Intensivering van de samenwerking met erfgoedinstellingen (historische verenigingen en kleine musea) in het werkgebied door de beschikbaarstelling van de bij het Regionaal Archief

1

-

Alkmaar bestaande digitale infrastructuur op het gebied van collectiebeheer en beschikbaarstelling, Via social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis verder onder de aandacht van het brede publiek brengen.

Verwachtingen ten aanzien van 2027 - 2029 Uitgegaan wordt van een voortzetting van de hierboven onder ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’ genoemde activiteiten. Wel is er een wijziging van de Archiefwet op komst, waardoor de overbrengingstermijn van overheidsarchieven teruggebracht wordt van 20 jaar naar 10 jaar. Deze wijziging is inmiddels al meerdere malen uitgesteld. Wanneer deze wordt ingevoerd, zal het de daaropvolgende jaren kunnen leiden tot het versneld overbrengen van (digitaal) archief door de deelnemende gemeenten naar het Regionaal Archief. Indien hiervoor extra middelen nodig zijn, zal dit tijdig onder de aandacht van het bestuur en de deelnemende gemeenten gebracht worden. Daarnaast is er een ontwikkeling gaande dat archiefinstellingen een belangrijkere rol gaan spelen bij beschikbaarstelling van informatie van gemeenten richting het publiek, zoals bij bijvoorbeeld de bouwdossiers, milieudossiers, Woo-verzoeken. De archiefinstelling treedt daarbij op als centraal beheer- en publicatiepunt voor wettelijk openbaar te maken informatie. Wanneer het Regionaal Archief deze dienstverlening verder uitbreidt, kunnen daar investeringen voor nodig zijn in applicaties, opslag en personele inzet.

Uitgangspunt hierbij is dat een dergelijke verbreding van informatievoorziening bij het Regionaal Archief Alkmaar efficiënter is en kostenbesparend werkt ten opzichte van andere oplossingen die de gemeente zelf kan inzetten. Mocht de uitbreiding van deze diensten leiden tot een verhoging van de gemeentelijke bijdrage, dan wordt hier vooraf aandacht voor gevraagd in het algemeen bestuur.

Doorontwikkelingen staand beleid Zie de opmerkingen hiervoor bij ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’.

Wat gaan we doen? Staand beleid uitvoeren.

Nieuw beleid uitvoeren.

Waarom doen we dit? Wettelijke verplichting en daaruit voortvloeiende activiteiten.

Wat mag het kosten? € 3.639.000

Dienstverlening via het e-loket bouwvergunningen was nog niet in de begroting verwerkt

€ 9.000

Planning 2026-2029

(Binnen bestaand budget inclusief indexering) 2026

(aanpassing gemeentelijke bijdrage vanaf 2026 met € 0,02, komt in de plaats van losse facturering van de kosten per gemeente)

2

Bijlage A Begrotingsuitgangspunten 2026

2027

2028

2029

7,20%

4,30%

3,90%

3,90%

Prijs bruto binnenlands product

8,00%

2,60%

2,50%

2,50%

Deelnemersbijdragen

7,40%

2,60%

2,50%

2,50%

7,40%

2,60%

2,50%

2,50%

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

Indexatie Loonkosten Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Goederen en diensten

(verhouding loon-prijs 70-30)

Overige inkomsten Rente Het RHCA rekent geen rente toe

Indexatie De indexatie voor 2026 is overgenomen uit de indexatiebrief van de Regietafel Noord-Holland-Noord voor de Kadernota 2026 (dd 1 oktober 2024). Hierin is het volgende opgenomen: In de FUGR is opgenomen dat u voor de indexatie kunt uitgaan van de meest recente cijfers zoals deze door het Centraal Planbureau (CPB) worden gepubliceerd. In de meeste gevallen zijn dat de cijfers uit het Centraal Economisch Plan (CEP) dat het CPB jaarlijks in maart gepubliceerd. Om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de meest recente cijfers baseren wij de nacalculatie voor 2023 op de lange termijncijfers gepubliceerd in de augustusraming 2024 (cMEV 2025). In artikel 2 van de FUGR was vastgelegd dat afwijkingen tussen de werkelijke indexatie (jaar T) t.o.v. de begrote indexatie (T-2) zal leiden tot een correctie die daarmee effect heeft op de deelnemersbijdrage aan de gemeenschappelijke regelingen. Als gevolg van de recente forse prijsstijgingen is een aanpassing op de indexering doorgevoerd. Gecorrigeerd voor de juiste aanpassing resulteren bovenstaande percentages. De indexeringen van na 2026 zijn uit het Centraal Economisch Plan 2024 van februari gehaald. Financiële kengetallen en beleidsindicatoren Eenheid

2026

Overhead Totale lasten

€ 1.000

3.639

Overhead

€ 1.000

620

%

17,0%

Formatie

FTE

21,21

Vaste aanstellingen (oktober 2024)

FTE

18,57

%

12,4%

€ 1.000

69

Overhead in % van totale lasten Flexibele schil

(Formatie – Vaste aanstellingen)/ Formatie Weerstandsvermogen Algemene reserve (x € 1.000) prognose 31-12-2025 (cf begroting 2025)

3

Lasten (x € 1.000)

€ 1.000

3.639

%

1,9%

Algemene reserve in % van totale baten

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Het weerstandsvermogen maakt duidelijk in hoeverre financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder dat dit dwingt tot beleidsombuigingen en/of bezuinigingen. In de financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord zijn uitgangspunten opgenomen rond het weerstandsvermogen. Volgens deze regeling is de weerstandscapaciteit aanwezig bij de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling en beperkt bij de gemeenschappelijke regeling. De deelnemende gemeenten zijn verplicht ervoor te zorgen dat het RHCA beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen te kunnen voldoen. Een algemene reserve is voor de gemeenschappelijke regeling toegestaan om de autonome ontwikkelingen in de bedrijfsvoering af te dekken met een maximale omvang van 2,5% van de lasten van het betreffende jaar. Weerstandscapaciteit Bij het RHCA wordt de beschikbare weerstandscapaciteit gevormd door het Eigen Vermogen. De algemene reserve van het RHCA bedraagt eind 2025 maximaal 2,5% van het uitgaventotaal van € 3.362.731 (in de begroting) en heeft dus een maximale hoogte van € 84.068. Bij tegenvallers is dit bedrag snel opgebruikt maar hiermee voldoet de Gemeenschappelijke Regeling wel aan de voorschriften die zijn uitgevaardigd.

Ook beschikt het RHCA momenteel (oktober 2024) nog over een bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging van € 322.000. Het Algemeen Bestuur heeft bij de behandeling van de jaarstukken 2022 besloten tot het vormen van deze reserve om voorbereid te zijn op de mogelijk aanzienlijke investeringen die noodzakelijk zijn in de huisvesting teneinde de duurzaamheid te bevorderen en om verder voorbereid te zijn op de lastenontwikkeling (bijvoorbeeld m.b.t. de energiemarkt e.d.) waar we mogelijk mee geconfronteerd worden. Dit besluit is genomen om de stabiele financiële positie van het Regionaal Historisch Centrum voor de komende jaren te bestendigen. Naar verwachting zal deze bestemmingsreserve in 2025 gebruikt worden om dit project te realiseren. In 2026 zal deze dan niet langer beschikbaar zijn. Zoals het zich laat aanzien in de tussentijdse cijfers, zal het jaar 2024 met een positief saldo van naar schatting € 34.000 afgesloten worden. Voornaamste oorzaken hiervoor zijn de hogere lasten van personeel (inclusief inhuur derden) en hogere kosten van huisvesting die ruim gecompenseerd worden door hogere rentebaten en hogere baten uit diensten voor derden. Gezien het voorgaande, bestaat het eigen vermogen per eind 2024 uit de volgende onderdelen: • • •

Algemene Reserve Bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenontwikkeling Verwacht positief saldo 2024

€ 69.000 € 322.000 € 34.000 € 425.000

4

Jaarlijks worden financiële risico’s ingeschat qua mogelijke omvang en de kans dat deze zich voordoen. Per risico wordt een bedrag berekend en wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend. De volgende financiële risico’s zijn in de programmabegroting 2025 geïnventariseerd als belangrijk voor het weerstandsvermogen. Deze risico’s zijn naar aanleiding van voortschrijdend inzicht geactualiseerd. Bij het opstellen van de programmabegroting 2026 zal een nieuwe raming van de aanwezige risico’s en financiële gevolgen gemaakt worden. Op dat moment zal er ook meer duidelijkheid zijn omtrent de verwachte ontwikkeling van de energiekosten: Benodigde weerstandscapaciteit

Maximaal

Risico

Bedrag

1. Minder opbrengsten depotgebruik derden

50.000

Laag

12.500

2. Hogere energiekosten

70.000

Hoog

52.500

risico

risico

65.000

Toelichting: 1. Minder opbrengsten depotgebruik derden Het risico dat de verhuur van archiefruimte vermindert is een continu aanwezig risico. De overeenkomsten betreffen voornamelijk lang lopende contracten, dus de kans dat een van de partijen de overeenkomst opzegt wordt laag ingeschat. Uitgaande van het maximaal wegvallen van € 50.000 en een lage kans hierop (25%), is een weerstandsvermogen op dit onderdeel van € 12.500 voldoende. 2.

Hogere energiekosten De ontwikkeling van de energiekosten is de zorg van de gehele samenleving. Inmiddels lijkt er enige rust op de energiemarkt weergekeerd te zijn, maar voor de langere termijn blijft het onzeker. Op dit moment zijn de gestegen energiekosten meegenomen in de begroting, maar het risico op prijsstijgingen blijft. Bij een schatting van een maximaal risico van € 70.000 en een hoog risico (75%) is het benodigde weerstandsvermogen hiervoor € 52.500. In het kader hiervan kan ook het streven naar een meer energieneutrale klimaatinstallatie genoemd worden. Op dit moment (oktober 2024) is de planfase goeddeels doorlopen en is een start gemaakt met de uitwerking. Het resultaat zal een positief effect hebben op het energieverbruik, maar vooralsnog is dit risico nog gelijk gehouden aan hetgeen hierover in de programmabegroting 2025 is opgenomen.

Omschrijving Ratio weerstandscapaciteit:

Definitie

Berekening

Score 2023

Minimum

Weerstandsvermogen

69.000

= 1,06

1,0

Bedrag risico’s

65.000

Bij een minimum van 1,0 voor deze ratio is het weerstandsvermogen toereikend om de risico’s op te vangen.

5

Bijlage B Verloop meerjarenperspectief 2024-2027 Ve rlo o p me e rjare np e rsp e ctie f 2026 - 2029 Ond e rd e e l

2026

2027

2028

2029

3.363

3.639

3.777

3.909

-

-

-

-

bedragen x €1.000

Stand p rimaire b e g ro ting 2025 - 2027 Wijzing ing e n nad ie n (me t AB b e sluit) geen wijzigingen T o taal wijzig ing e n nad ie n Auto no me o ntwikke ling e n / re g ulie re b e d rijfsvo e ring Loon- en prijsindexatie

267

138

132

137

T o taal auto no me o ntwikke ling e n / re g ulie re b e d rijfsvo e ring )

267

138

132

137

Nie uw b e le id Digitaliseren op Verzoek (op te nemen in gemeentelijke bijdrage)

9

T o taal ing e ze t / nie uw b e le id

9

-

-

-

276

138

132

137

Indexering gemeentelijke bijdrage

234

130

125

129

Toename gemeentelijke bijdrage door stijging aantal inwoners

18

T o taal aan wijzig ing e n De kking smid d e le n / o mb uig ing e n

Toename gemeentelijke bijdrage door extra bijdrage Digitaliseren op Verzoek

9

Indexering overige baten

14

8

8

8

T o taal d e kking smid d e le n kad e rno ta 2026

276

138

132

137

Sald o wijzig ing e n/d e kking smid d e le n

-

-

-

-

Sald o p rimaire b e g ro ting vo o rg aand jaar

-

-

-

-

Sald o p rimaire b e g ro ting 2026-2029

-

-

-

-

3.639

3.777

3.909

4.046

Stand kad e rno ta vo o r b e g ro ting 2026 - 2029

Voor 2026 is uitgegaan van voortzetting van het huidige beleid en de huidige werkzaamheden met als toevoeging de activiteiten van het digitaal beschikbaarstellen van bouwvergunningen via een eloket die worden uitgevoerd ten behoeve van de deelnemende gemeenten. In het Algemeen Bestuur van medio 2024 is besloten om in plaats van losse facturering per gemeente hiervoor de gemeentelijke bijdrage per inwoner met € 0,02 te verhogen. Na 2026 is in het meerjarenbeeld geen andere stijging van de lasten opgenomen dan die van de reguliere indexering. Zonder eventuele bezuinigingen is het waarschijnlijk dat het Regionaal Historisch Centrum de financiële toekomst met vertrouwen tegemoet kan zien. De opdracht die is uitgeschreven om de gemeentelijke bijdrage met 3% - 5% te verminderen wordt toegevoegd in een aparte bijlage bij deze kadernota. In dit basisdocument is nog geen rekening gehouden met eventuele bezuinigingen.

6

Bijlage C Gevolgen voor gemeentelijke bijdrage 2026

GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Bepaling bijdrage 2026 per inwoner:

Index Gemeentelijke bijdrage 2025 Index in begroting 2026 Verhoging ivm Digitalisering op Verzoek Gemeentelijke bijdrage 2026

7,40%

Alkmaar € 11,10 € 0,82 € 0,02 €

11,94

Overige gemeenten € 5,53 € 0,41 € 0,02 €

5,96

Overzicht Gemeentelijke Bijdragen Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2026 Gemeentelijke bijdragen 2026 Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totalen

Aantal inwoners Gemeentelijke bijdrage 1-8-2024 *1) per inwoner 112.610 11,94 29.842 5,96 36.460 5,96 56.546 5,96 90.576 5,96 24.376 5,96 49.852 5,96 48.127 5,96 13.878 5,96 462.267

Gemeentelijke bijdrage begroting 2026 totaal 1.344.563 177.858 217.302 337.014 539.833 145.281 297.118 286.837 82.713 3.428.519

*1) de gehanteerde aantallen zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in 2025 zal gebaseerd zijn op de werkelijke aantallen inwoners per 1-1-2025.

7