03 Verslag Agendacommissie 20 maart 2023.pdf

Beknopt verslag van de vergadering van de agendacommissie van 20 maart 2023 Aanwezig: C.M. Bazen, M. Boessenkool, R.N. Bruin, M.E. Dijk, B. Niggendijker, M. Pastoor, leden; M. Huisman, adviseur; F. Blok, raadsadviseur; M. Pothast, gemeentesecretaris. Afwezig: J.A. de Boer, adviseur.

1. Opening en mededelingen. De heer Pastoor opent de vergadering en heet mevrouw Boessenkool en de heer Pothast welkom bij hun eerste vergadering van de agendacommissie. Er is een bericht van verhindering ontvangen van de heer De Boer. 2. Beknopt verslag van de vergadering van de agendacommissie op 6 februari 2023. Het verslag is ongewijzigd vastgesteld. De heer Niggendijker merkt naar aanleiding van het verslag op dat hij contact heeft gehad met de JAR. De JAR is enthousiast om aan hen de mogelijkheid te bieden om per commissievergadering de standpunten van de JAR (voor de onderwerpen die de JAR van belang acht) naar voren te brengen. De raads- en commissieleden zijn op 20 april 2023 uitgenodigd door de JAR voor een ‘Meet & Greet’. De uitkomsten van deze bijeenkomst kunnen meegenomen worden bij de besluitvorming over hoe de JAR meer te betrekken bij gemeenteraad en commissies. Het onderwerp wordt geagendeerd voor de vergadering van 8 mei 2023. 3. Evaluatie van de afgelopen raads- en commissievergaderingen. De heer Niggendijker deelt mee dat hij van twee partijen heeft vernomen dat die het lastig vinden dat door de voorzitters scherp wordt gelet op het (bijna) geen stellen van technische vragen. De commissie constateert dat technische vragen in het algemeen te laat worden gesteld waarna de beantwoording weer kan leiden tot nieuwe technische vragen in de commissievergadering.

De heer Bazen geeft aan dat informatie eerder beschikbaar moet worden gesteld. De heer Bruin geeft aan dat de presentatie over FC Den Helder in de commissie Maatschappelijke ontwikkeling niet werkte. De heer Blok licht toe dat dit niet te wijten was aan technische storing aan onze kant, maar dat de oorzaak bij de presentator lag. In het algemeen geeft de commissie aan presentaties van tevoren te testen, zodat storingen tot een minimum beperkt kunnen worden. Daarnaast wijst de commissie nogmaals op de maximale tijdsduur van 15 minuten voor presentaties. De heer Bruin spreekt zijn verbazing uit over de enorme hoeveelheid vragen in de commissie Stadsontwikkeling en -beheer. Te veel vragen in eerste termijn die ook vooraf zijn te stellen. Mogelijke oplossing kan zijn de stukken een week eerder beschikbaar te stellen (19 dagen in plaats van 12 dagen) zodat de technische vragen en de antwoorden daarop ook eerder beschikbaar zijn. Daarnaast dienen fracties hun voorgenomen moties en amendementen, voor zover mogelijk, tijdens de behandeling van het agendapunt in commissieverband al kenbaar te maken, zodat de commissie daar ook op kan reageren. Mevrouw Dijk geeft aan het als commissielid zeer vervelend te ervaren als haar woordvoering wordt verstoord doordat iemand anders er doorheen praat of commentaar geeft. De voorzitters dienen de commissieleden hierop aan te spreken.

De heer Huisman merkt, naar aanleiding van een opmerking van mevrouw Dijk over het uitzenden van raads- en commissievergaderingen, op dat de gemeente niet over datgene gaat wat Regio Noordkop (LOS) uitzendt.

1

De heer Pastoor geeft aan dat het gebruik van het instrument ‘Mentimeter’ in de vergadering van de commissie Maatschappelijke ontwikkeling van 21 februari 2023 voor herhaling vatbaar is. De techniek bij het gebruik van dit instrument is echter wel een aandachtspunt. 4. Vooruitblik naar de komende raads- en commissievergaderingen en bespreking van de Bestuurlijke termijnkalender. De agendacommissie bespreekt de volgende agenderingsverzoeken: Agenderingsverzoek beleidsplan Toezicht, Handhaving, Vergunningen en Veiligheid Het college van burgemeester en wethouders verzoekt de behandeling van het beleidsplan Toezicht, Handhaving, Vergunningen en Veiligheid uit te stellen van 6 april tot 12 juni 2023. De agendacommissie besluit dit onderwerp uit te stellen tot 12 juni 2023. De-agenderingsverzoek startnotitie mobiliteit en bereikbaarheid Het college van burgemeester en wethouders verzoekt de startnotitie mobiliteit en bereikbaarheid die geagendeerd staat voor commissie van 5 april en de raadsvergadering van 17 april te verwijderen van de bestuurlijke termijnkalender. De agendacommissie besluit dit onderwerp te verwijderen van de bestuurlijke termijnkalender. De heer Pothast geeft aan dat een agenderingsverzoek op de agenda van het college staat om het onderwerp ‘Evaluatie samenwerking stichting Citymarkering’ niet te agenderen voor de commissie Bestuur en Middelen van 3 april.

De agendacommissie geeft hierop aan dat dan maar één agendapunt overblijft en verzoekt de gemeentesecretaris te bezien of het onderwerp ‘Presentatie NIVZ over bevindingen en adviezen zwemveiligheid stranden’ dan wel een ander onderwerp verplaatst kan worden naar de commissie Bestuur en Middelen van 3 april 2023. Vervolgens bespreekt de agendacommissie de bestuurlijke termijnkalender. 5. Parallelle commissievergaderingen. In de vergadering van 14 november 2022 is verzocht om een notitie over de opzet van het parallel vergaderen van de commissies Bestuur en Middelen, Maatschappelijke ontwikkeling en Stadsontwikkeling en -beheer op één avond, zoals dit na het zomerreces in het nieuwe stadhuis gaat plaatsvinden. Naar aanleiding van de bespreking van deze notitie adviseert de agendacommissie het volgende: 1. de avond moet werkbaar zijn voor alle fracties, ook als dat betekent dat verordeningen aangepast moeten worden. Een meerderheid van de agendacommissie kiest voor variant D: het volledig schrappen van de bepaling, waarmee alle afgesplitste fracties, ongeacht de grootte, ook recht hebben op vijf commissieleden-niet zijnde raadsleden. De heer Bruin geeft aan de situatie te willen laten zoals die nu is. De heer Niggendijker geeft aan tegen optie D. te zijn. De agendacommissie adviseert het aantal commissievoorzitters niet uit te breiden. 2.

het moet een politieke avond zijn waarbij bijvoorbeeld alle fracties hun fractievergaderingen ook op deze avond hebben. De agendacommissie adviseert deze mogelijkheid te doen creëren en de fractiekamers hiertoe vanaf 16.00 uur als zodanig te reserveren. 3. de mogelijkheid moet bestaan om een hapje te eten. De agendacommissie adviseert in meerderheid op commissieavonden een gezamenlijk eetmoment te organiseren tussen 17.30 uur en 18.00 uur. De heren Bruin en Pastoor zijn tegen. 4. onderzocht moet worden welke avond de meest geschikte vergaderavond is. De agendacommissie adviseert de maandagavond als vergaderavond te handhaven. 5. moeten de commissievergaderingen wel of niet gelijktijdig starten? De agendacommissie adviseert in meerderheid de commissievergaderingen gelijktijdig om 19.30 uur te laten starten.

2

Mevrouw Dijk en de heer Pastoor geven eveneens aan hiervan voorstander te zijn, mits dit voor hen als voorzitter werkbaar is. De heer Bazen heeft een voorkeur voor een aanvangstijdstip van 20:00 uur. Het presidium wordt verzocht op 22 mei 2023 te besluiten over voornoemde notitie met inachtneming van de bovengenoemde standpunten van de agendacommissie. 6. Datum volgende vergadering agendacommissie. De eerstvolgende ‘fysieke’ vergadering van de agendacommissie staat gepland op dinsdag 11 april 2023 aanvang 18.00 uur. 7. Rondvraag. Van de rondvraag is geen gebruik gemaakt. 8. Sluiting. De voorzitter sluit de vergadering rond 19:45 uur.

3