03. Kadernota GR RHCA 2025 (1).pdf

Regionaal Historisch Centrum Alkmaar/ Regionaal Archief Kadernota inzake begroting 2025 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar Hoofddoelstelling Het Regionaal Archief Alkmaar is voor de aangesloten overheidsorganisaties een deskundige partner die conform zijn wettelijke opdracht informatie langdurig betrouwbaar en toegankelijk houdt omwille van bedrijfsvoering, bewijsvoering, onderzoek en democratische controle . Voor het algemene publiek is het Regionaal Archief een publieksgerichte erfgoedinstelling die het voor mensen mogelijk, makkelijk en aantrekkelijk maakt om de geschiedenis van Alkmaar, Bergen, Castricum, Den Helder, Dijk en Waard, Heiloo, Hollands Kroon, Schagen en Texel te leren kennen. Algemeen Onderwerp Ten opzichte van de voorgaande jaren (2023 en 2024) wordt de beleidslijn grotendeels bestendigd. De begroting 2025 zal verschillen laten zien ten opzichte van die van 2024 en de daarin opgenomen meerjarenbegroting. De ontwikkeling van de loonkosten is bijvoorbeeld omvangrijker dan in de huidige FUGR-percentages opgenomen. Correctie hiervan vindt pas plaats in 2026. Ook de ontwikkeling van de energielasten blijft onzeker. We hebben rekening gehouden met een toename van deze kosten in vergelijking met eerdere jaren maar gezien de onzekere ontwikkelingen, blijft dit een risico.

Doelstellingen: wat willen we bereiken in 2025? Enkele belangrijke punten die terug zullen komen in de begroting 2025 zijn: - De verdere ontwikkeling en inrichting van het E-depot voor de aangesloten gemeenten, zodat alle gemeenten hierop aangesloten worden, - Een samen met de gemeenten verder te ontwikkelen dienstverlening op dit gebied, waarbij het archief zich kan ontwikkelen tot een centraal beheer- en publicatiepunt voor wettelijk openbaar te maken informatie, zoals dat nu al gebeurt met de bouwdossiers, - Vanwege de toenemende vraag vanuit de gemeenten naar ondersteuning op het gebied van kennis over de overbrenging van digitale archieven en de nieuwe wetgeving die op dit gebied is vastgesteld (AVG, nieuwe Archiefwet, WOO, WHO etc.) zal het Regionaal Archief steeds meer een centrale kennis- en adviesfunctie vervullen op dit gebied, - Het uitvoeren van de wettelijke advies- en inspectietaak, evenals de overige wettelijke taken als beschikbaarstelling en beheer, zoals verwoord in de Archiefwet, - Het digitaliseringsbeleid, waardoor meer bronnen (ook op verzoek) gedigitaliseerd worden en via internet beschikbaar worden gesteld aan de burger.

Tevens het zoveel als mogelijk beschikbaar stellen van de datasets als ‘open data’, - Intensivering van de samenwerking met erfgoedinstellingen (historische verenigingen en kleine musea) in het werkgebied door de beschikbaarstelling van de bij het Regionaal Archief Alkmaar bestaande digitale infrastructuur op het gebied van collectiebeheer en beschikbaarstelling, - Via social media, educatie en andere activiteiten en publicaties de regionale geschiedenis onder de aandacht van het brede publiek brengen.

1

Verwachtingen ten aanzien van 2026 - 2028 Uitgegaan wordt van een voortzetting van de hierboven onder ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’ genoemde activiteiten. Wel is er een wijziging van de Archiefwet op komst, waardoor de overbrengingstermijn van overheidsarchieven teruggebracht wordt van 20 jaar naar 10 jaar. Dit zal de daaropvolgende jaren kunnen leiden tot het versneld overbrengen van (digitaal) archief door de deelnemende gemeenten naar het Regionaal Archief. Indien hiervoor extra middelen nodig zijn, zal dit tijdig onder de aandacht van het bestuur en de deelnemende gemeenten gebracht worden. Daarnaast is er een ontwikkeling gaande dat archiefinstellingen een belangrijkere rol gaan spelen bij beschikbaarstelling van informatie van gemeenten richting het publiek, zoals bij bijvoorbeeld de bouwdossiers, milieudossiers, WOO-verzoeken. De archiefinstelling treedt daarbij op als centraal beheer- en publicatiepunt voor wettelijk openbaar te maken informatie. Wanneer het Regionaal Archief deze dienstverlening verder uitbreidt, kunnen daar investeringen voor nodig zijn in applicaties, opslag en personele inzet. Uitgangspunt hierbij is dat een dergelijke verbreding van informatievoorziening bij het Regionaal Archief Alkmaar efficiënter is en kostenbesparend werkt ten opzichte van andere oplossingen.

Mocht dit leiden tot een verhoging van de gemeentelijke bijdrage, dan wordt hier vooraf aandacht voor gevraagd in het algemeen bestuur.

Doorontwikkelingen staand beleid Zie de opmerkingen hiervoor bij ‘Algemeen’ en ‘Doelstellingen’.

Wat gaan we doen? Staand beleid uitvoeren.

Waarom doen we dit? Wettelijke verplichting en daaruit voortvloeiende activiteiten.

Wat mag het kosten?

Planning

€ 3.352.000

2025-2028

(Binnen bestaand budget inclusief indexering)

2

Bijlage A

Begrotingsuitgangspunten 2025

2026

2027

2028

4,00%

4,30 %

4,30 %

3,80%

3,70%

2,90 %

2,80 %

2,40%

3,90%

3,90 %

3,90 %

3,40%

Overige inkomsten

3,90%

3,90 %

3,90 %

3,40%

Rente Het RHCA rekent geen rente toe

0,00%

0,00 %

0,00 %

0,00%

Indexatie Loonkosten Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Goederen en diensten Prijs bruto binnenlands product Deelnemersbijdragen (verhouding loon-prijs 70-30)

Indexatie De indexaties zijn overgenomen uit de indexatiebrief van de Regietafel Noord-Holland-Noord voor de Kadernota 2025 (dd 8 oktober 2023). Hierin is het volgende opgenomen: In de FUGR is opgenomen dat u voor de indexatie kunt uitgaan van de meest recente cijfers zoals deze door het Centraal Planbureau (CPB) worden gepubliceerd. In de meeste gevallen zijn dat de cijfers uit het Centraal Economisch Plan (CEP) dat het CPB jaarlijks in maart gepubliceerd. Om zoveel mogelijk aan te sluiten bij de meest recente cijfers baseren wij de indexatiecijfers voor 2025 op de lange termijncijfers gepubliceerd in de augustusraming 2023 (cMEV 2024). In artikel 2 van de FUGR was vastgelegd dat afwijkingen tussen de werkelijke indexatie (jaar T) t.o.v. de begrote indexatie (T-2) zal leiden tot een correctie die daarmee effect heeft op de deelnemersbijdrage aan de gemeenschappelijke regelingen. Als gevolg van de forse prijsstijgingen is bij de vorige indexatie een voorschot genomen op de herziening voor het jaar 2022. Gecorrigeerd voor de juiste aanpassing over 2022 resulteren bovenstaande percentages. Financiële kengetallen en beleidsindicatoren Eenheid

2025

Overhead Totale lasten

€ 1.000

3.352

Overhead

€ 1.000

546

%

16,3%

Formatie

FTE

21,21

Vaste aanstellingen (november 2023)

FTE

17,61

%

17,0%

Algemene reserve (x € 1.000) prognose 31-12-2024 (cf begroting 2024)

€ 1.000

69

Lasten (x € 1.000)

€ 1.000

3.352

%

2,1%

Overhead in % van totale lasten Flexibele schil

(Formatie – Vaste aanstellingen)/ Formatie Weerstandsvermogen

Algemene reserve in % van totale baten

3

Weerstandsvermogen en risicobeheersing Algemeen Het weerstandsvermogen maakt duidelijk in hoeverre financiële tegenvallers kunnen worden opgevangen zonder dat dit dwingt tot beleidsombuigingen en/of bezuinigingen. In de financiële uitgangspunten gemeenschappelijke regelingen Noord-Holland Noord zijn uitgangspunten opgenomen rond het weerstandsvermogen. Volgens deze regeling is de weerstandscapaciteit aanwezig bij de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling en beperkt bij de gemeenschappelijke regeling. De deelnemende gemeenten zijn verplicht ervoor te zorgen dat het RHCA beschikt over voldoende middelen om aan al zijn verplichtingen te kunnen voldoen. Een algemene reserve is voor de gemeenschappelijke regeling toegestaan om de autonome ontwikkelingen in de bedrijfsvoering af te dekken met een maximale omvang van 2,5% van de lasten van het betreffende jaar. Weerstandscapaciteit Bij het RHCA wordt de beschikbare weerstandscapaciteit gevormd door het Eigen Vermogen. De algemene reserve van het RHCA bedraagt eind 2024 maximaal 2,5% van het uitgaventotaal van € 3.219.884 (in de begroting) en heeft dus een maximale hoogte van € 80.497. Bij tegenvallers is dit bedrag snel opgebruikt maar hiermee voldoet de Gemeenschappelijke Regeling wel aan de voorschriften die zijn uitgevaardigd. Ook beschikt het RHCA over een bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenstijging van € 322.000.

Het Algemeen Bestuur heeft bij de behandeling van de jaarstukken 2022 besloten tot het vormen van deze reserve om voorbereid te zijn op de mogelijk aanzienlijke investeringen die noodzakelijk zijn in de huisvesting teneinde de duurzaamheid te bevorderen en om verder voorbereid te zijn op de lastenontwikkeling (bijvoorbeeld m.b.t. de energiemarkt e.d.) waar we mogelijk mee geconfronteerd worden. Dit besluit is genomen om de stabiele financiële positie van het Regionaal Historisch Centrum voor de komende jaren te bestendigen. Zoals het zich laat aanzien in de tussentijdse cijfers, zal het jaar 2024 met een beperkt negatief saldo van naar schatting € 10.000 afgesloten worden. Voornaamste oorzaken hiervoor zijn de hogere energielasten en de licht hogere personele lasten. Deze worden goeddeels gecompenseerd door de hogere opbrengsten uit aanvullende dienstverlening waardoor het negatieve resultaat naar verwachting beperkt is. Door strak te sturen op de beschikbare gelden, zal nog getracht worden om het negatieve resultaat te voorkomen. Gezien het voorgaande, bestaat het eigen vermogen per eind 2023 uit de volgende onderdelen:   

Algemene Reserve Bestemmingsreserve Duurzaamheid en Lastenontwikkeling Verwacht negatief saldo 2023

€ 69.000 € 322.000 € 10.000 -/€ 381.000

4

Jaarlijks worden financiële risico’s ingeschat qua mogelijke omvang en de kans dat deze zich voordoen. Per risico wordt een bedrag berekend en wordt de benodigde weerstandscapaciteit berekend. De volgende financiële risico’s zijn in de programmabegroting 2024 geïnventariseerd als belangrijk voor het weerstandsvermogen. Deze risico’s zijn naar aanleiding van voortschrijdend inzicht geactualiseerd. Bij het opstellen van de programmabegroting 2025, zal een nieuwe raming van de aanwezige risico’s en financiële gevolgen gemaakt worden.: Benodigde weerstandscapaciteit

Maximaal risico

Risico

Bedrag risico

1. Minder opbrengsten aanvullende diensten 2. Hogere energiekosten

50.000 70.000

Laag Hoog

12.500 52.500 65.000

Toelichting: 1. Het risico op lagere opbrengsten op het depotgebruik betreft voornamelijk de mogelijkheid dat derde-partijen die archief bij ons hebben geplaatst, contracten opzeggen. Deze partijen betreffen echter al lang lopende contracten die grotendeels door zullen lopen. 2. De stijging van de energiekosten is de afgelopen tijd aanzienlijk geweest. Dit is te merken in de exploitatie over 2023. De prijzen wijzigen snel en ontwikkelingen in de wereld die hierop van invloed zijn volgen elkaar snel op. Om voorbereid te zijn op de negatieve gevolgen ervan, is het raadzaam om dit risico niet te onderschatten.

Omschrijving Ratio weerstandscapaciteit:

Definitie

Berekening

Score 2023

Minimum

Weerstandsvermoge

69.000 65.000

= 1,06

1,0

n Bedrag risico’s

Bij een minimum van 1,0 voor deze ratio is het weerstandsvermogen toereikend om de risico’s op te vangen.

5

Bijlage B

Verloop meerjarenperspectief 2024-2027

Voor 2025 is uitgegaan van voortzetting van het huidige beleid en de huidige werkzaamheden. Na 2025 is in het meerjarenbeeld geen andere stijging van de lasten opgenomen dan die van de reguliere indexering. Zonder onvoorziene omstandigheden is het waarschijnlijk dat het Regionaal Historisch Centrum de financiële toekomst met vertrouwen tegemoet kan zien. Indien zich omstandigheden voordoen die hiertoe aanleiding geven, zal hier middels notities en voorstellen in het Algemeen Bestuur en de deelnemende gemeenten aandacht voor gevraagd worden. Vooralsnog is het staande beleid het uitgangspunt.

6

Bijlage C Gevolgen voor gemeentelijke bijdrage 2025 GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING: Regionaal Historisch Centrum Alkmaar

Bepaling bijdrage 2025 per inwoner:

Gemeentelijke bijdrage 2024 Index in begroting 2025 Gemeentelijke bijdrage 2024

Index 3,90%

Alkmaar € 10,68 € 0,42 € 11,10

Overige gemeenten € 5,32 € 0,21 € 5,53

Overzicht Gemeentelijke Bijdragen Regionaal Historisch Centrum Alkmaar 2025 Gemeentelijke bijdragen 2025 Gemeente Alkmaar Bergen Castricum Den Helder Dijk en Waard Heiloo Hollands Kroon Schagen Texel Totalen

Aantal inwoners Gemeentelijke bijdrage 1-9-2023 *1) per inwoner 112.290 11,10 29.996 5,53 36.300 5,53 56.527 5,53 89.105 5,53 24.317 5,53 49.552 5,53 47.610 5,53 13.912 5,53 459.609

Gemeentelijke bijdrage begroting 2024 totaal 1.246.419 165.878 200.739 312.594 492.751 134.473 274.023 263.283 76.933 3.167.093

*1) de gehanteerde aantallen zijn de voorlopige aantallen die via het CBS gepubliceerd zijn. Facturering in 2025 zal gebaseerd zijn op de werkelijke aantallen inwoners per 1-1-2024.

7