Voortgang herpositionering GAD

Presidium

dienst: dienstcode

Gemeenteraad

RIS314017

Datum

8 december 20222 Onderwerp

Voortgangsbericht GAD

Update Gemeenteraad - Voortgang herpositionering GAD

Aanleiding Eind 2021 heeft de Haagse gemeenteraad besloten (RIS 310802) tot een herpositionering van de Gemeentelijke Accountantsdienst (GAD), waarbij is gekozen voor een variant waarbij de GAD wordt ondergebracht in de raadsorganisatie. In haar besluit heeft de raad een aantal richtinggevende uitspraken gedaan over de effectuering van deze herpositionering van de GAD. Deze uitspraken zijn hieronder samengevat: De werkgeversrol voor de directeur van de GAD wordt verschoven van de gemeentesecretaris naar een (nog nader samen te stellen) commissie uit de gemeenteraad. Tweede- en derdelijns controlefuncties, voor zover die nu binnen de GAD worden uitgevoerd, blijven na de herpositionering vallen onder de verantwoordelijkheid van het college. Het fiscaal team en de subsidie-inspecteur, die in de huidige organisatie nog onderdeel uitmaken van de GAD, voeren hun taken uit onder verantwoordelijkheid van het college. Dat betekent dat ook deze taken, met bijbehorende formatie en budget, niet meegaan naar de raadsorganisatie. Bij de herpositionering, maar ook daarna, dient er voldoende aandacht te zijn voor kwaliteitsnormen t.a.v. expertise, roulatie en redundantie.

Dit betekent dat de GAD in staat moet zijn om personeelsuitval op te vangen, zonder dat dit de uitvoering van haar kerntaken in gevaar brengt; Bij de herpositionering van de GAD dient ook gekeken te worden naar de positionering van de secretaris van de rekeningencommissie, die op dit moment is ondergebracht binnen de GAD. Toegezegd is ook dat de raad in het najaar een update op hoofdlijnen krijgt, inclusief tijdslijnen. Deze voortgangsrapportage geeft daar invulling aan.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

070 - 353 3131 dienst: afdeling-website

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

Stand van zaken In de achterliggende periode is een directeur GAD/gemeenteaccountant geworven en is projectmatig vormgegeven aan de herpositionering door het in afstemming met alle stakeholders opstellen van een plan van aanpak. Deze voortgangsrapportage geeft een overzicht van de genomen besluiten binnen de stuurgroep herpositionering GAD en de verdere tijdslijn.

A. Kaders en besluitvormingsprocedure De volgende zaken zijn relevant t.a.v. het besluitvormingsproces • Ten aanzien van aansturing, takenpakket en budget geldt het primaat van de politiek: de raad zal moeten besluiten tot aanpassingen van de organisatieverordening van de raad van de gemeente Den Haag, de verordening rekeningencommissie, de controleverordening, de organisatieverordening en een nieuwe verordening voor de werkgeverscommissie GAD. Daarnaast zal de raad ook moeten besluiten tot aanpassing van de begroting. Voor al deze zaken geldt dat de raad bevoegd is om hier eenzijdig over te besluiten. • Nadat de raad, door aanpassing van genoemde verordeningen, een besluit genomen heeft over de aangepaste aansturing van de GAD, zal vervolgens ook de Organisatieregeling Den Haag 2022 hierop aangepast dienen te worden. Bij de eerstvolgende aanpassing van de Organisatieregeling 2022, dat ter besluitvorming aan het College zal worden voorgelegd, zal dit punt worden meegenomen. • Het gaat hier om een ‘belangrijke wijziging in de organisatie van de onderneming’, op grond van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). De betrokken Ondernemingsraden (OR GAD en OR DBV) wordt daarom om advies gevraagd. De OR OCW zal gezien de beperkte impact op OCW worden geïnformeerd. • De CAO gemeenten blijft van toepassing op de bij deze herpositionering betrokken medewerkers.

Het Haags Personeelsreglement en alle algemene rechtspositionele regelingen en voorschriften die van toepassing zijn op werknemers en medewerkers binnen de gemeentelijke organisatie, zullen voor de medewerkers van de GAD van overeenkomstige toepassing worden verklaard, tenzij de Raad anders heeft besloten. Dit is in lijn met de Organisatieverordening zoals gewijzigd in 2020.

B. Invulling van het raadsbesluit •

•

•

•

Budget GAD. Uitgangspunt is dat de herpositionering van de GAD binnen het bestaande budgettaire kader plaatsvindt. Het verder ontwikkelen van een toekomstbestendige GAD organisatie en de navenant gewenste formatieve uitbreiding (hetzij budgettair, hetzij gefinancierd op basis van taakuitvoering) wordt conform afspraak over het budgettaire kader in de nieuwe governance verder opgepakt. De werkgeversrol van de raad. Het presidium heeft, na overleg met de voorzitter van de rekeningencommissie, besloten tot het inrichten van een specifieke werkgeverscommissie voor de GAD, hierin nemen 2 leden van het presidium zitting en 1-2 leden uit de rekeningencommissie. De verschuiving van tweede- en derdelijns controlefuncties naar de ambtelijke organisatie: in de huidige situatie voert de GAD geen tweede- en derdelijns controlefuncties uit. Deze uitspraak van de raad leidt daarmee niet tot verdere verschuivingen van taken, budget of formatie binnen deze herpositionering. De verschuiving van het fiscaal team naar de ambtelijke organisatie: Na de herpositionering zal dit team (inclusief het bijbehorend deel van het data-team) een thuisbasis hebben bij de dienst bedrijfsvoering, waarbij de manager van dit team rapporteert aan de directeur financiën van deze dienst. Deze mensen behouden hun functies en bijbehorende arbeidsvoorwaarden.

Vanzelfsprekend gaan ook het bijbehorende budget en formatie over van de GAD naar de dienst bedrijfsvoering.

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

•

•

•

De verschuiving van de subsidie inspecteur naar de ambtelijke organisatie. Na de herpositionering zal deze functie, met bijbehorende formatie en dekking, ondergebracht worden bij de afdeling misbruik en oneigenlijk gebruik van de dienst OCW. Vanuit hier zal verder gekeken worden naar nadere invulling van deze rol en verdere optimalisering van het toezicht op subsidies. Positionering van de secretaris van de rekeningencommissie: Besloten is om de huidige positionering van de secretaris van de rekeningencommissie bij de GAD te houden. Wel kan bij een eventuele toekomstige personele wijziging bij de invulling van deze functie opnieuw afgewogen worden of deze functie ondergebracht kan worden bij de griffie. Naamswijziging GAD: Omdat de gemeente Den Haag op dit moment alleen diensten kent die onder de verantwoordelijkheid vallen van de gemeentedirecteur, is het wenselijk om de naam van de GAD na de herpositionering te veranderen in Gemeentelijk Accountantsorganisatie Den Haag.

De formatie en budgettaire dekking voor de GAD voor 2023 wordt overeenkomstig deze uitgangspunten overgeheveld naar de raadsorganisatie.

C. Tijdslijn en implementatie Om de herpositionering van de raadsorganisatie te kunnen implementeren zijn de nodige besluitvormings- en medezeggenschapstrajecten noodzakelijk, als ook het aanpassen van verordeningen en regelingen. Formaliseren van de nieuwe organisatie gebeurt middels besluitvorming over de organisatieverordening voor de raad en de organisatieregeling, waarin de vastgestelde wijzigingen worden vastgelegd. Daarnaast moet een aantal aanvullende regelingen en verordeningen worden aangepast. Zie toelichting hieronder. Deze worden opgesteld, cq. de wijzigingen worden meegenomen in de eerstvolgende wijziging en voor besluitvorming voorgelegd aan de raad. Het kunnen effectueren van de beoogde personele wijzigingen en de wijziging van de organisatiestructuur vraagt volgens de Wet op de Ondernemingsraden om advies van de betrokken medezeggenschap. Dit proces wordt, na alle besluitvorming, tweede helft november in gang gezet. Parallel wordt gewerkt aan het (voorbereiden) van de communicatie richting betrokken onderdelen en de administratieve verwerking. De benodigde aanpassingen op de begroting door de herpositionering van de GAD wordt meegenomen in de eerste begrotingswijziging in 2023.

Toelichting op de tijdslijn en streefdatum invoering: Het medezeggenschapstraject wordt, na alle benodigde besluitvorming, in de tweede helft november in gang gezet. Aangezien ook dit om een zorgvuldig proces vraagt, zetten we vooralsnog in op een reële tijdslijn voor de formele overgang van de GAD in Q1 2023. Waarbij het streven is betrokken medewerkers zo snel mogelijk duidelijkheid te geven. Daarbij werken we de komende periode ook aan een voorstel voor de invulling van de werkwijze vanaf 1 januari 2023. Toelichting aan te passen, cq. op te stellen verordeningen, regelingen en budgetten. De aan te passen verordeningen betreft: • De organisatieverordening van de raad van de gemeente Den Haag (2020) (via Griffie) • De verordening rekeningencommissie (via GAD) • De controleverordening (via GAD) • De organisatieverordening (via college, vb. concernontwikkeling) • Een nieuwe verordening voor de werkgeverscommissie GAD (via Presidium en Rekeningencommissie)

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

Idealiter worden de 5 verordeningen gelijktijdig aan de raad voorgelegd. Naar verwachting kan dit in de huidige tijdslijn in de raadsvergadering van 19 januari of 9 februari worden geagendeerd. De verordeningen kunnen dan waar nodig met terugwerkende kracht in werking treden. Dit voortgangsbericht is in afstemming met het college tot stand gekomen.

Met vriendelijke groet, het presidium,

De griffier, Lilianne Blankwaard-Rombouts

De voorzitter, Dennis Groenewold

4/4