Voorstel Toekomst GRIP rapportage versie 0.6
Tekst van het document
Voorstel GRIPrapportage Identificatie Naam document Bestandsnaam Datum Versienummer Status Eigenaar Beheerder
Toekomst GRIP Concept voorstel Toekomst GRIP 24/03/2021 0.6 Concept Directie Projecten Mara Weber VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
1
Inhoud Inhoud ........................................................................................................................................ 2 Versie beheer .............................................................................................................................. 3 Leeswijzer............................................................................................................................ 4 Inleiding .............................................................................................................................. 5 Aanleiding ........................................................................................................................... 6 Doelstelling GRIP-rapportage ............................................................................................ 8 Selectiecriteria GRIP-rapportage........................................................................................ 9 Huidige situatie ...................................................................................................................... 9 Gewenste situatie ....................................................................................................................
9 Format GRIP-rapportage ...................................................................................................12 Huidige situatie .....................................................................................................................12 Gewenste situatie ...................................................................................................................12 Frequentie GRIP-rapportage .............................................................................................14 Huidige situatie .....................................................................................................................14 Gewenste situatie ................................................................................................................... 15 Vervolgtraject implementatie GRIP-rapportage ...............................................................16 Bijlages .............................................................................................................................. 18
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
2
Versie beheer Versie
Datum
Auteur
Omschrijving
0.1
23-02-2021
Mara Weber
Eerste bespreking met Martijn Kniestedt en Mathijs Mombarg
0.2
09-03-2021
Mara Weber
Tweede bespreking met Martijn Kniestedt en Mathijs Mombarg
0.3
10-03-2021
Mara Weber
Concept voorstel bespreken Wim Gideonse
0.4
10-03-2021 12-03-2021
Mara Weber
Concept voorstel naar DT DSO, afstemming per mail
0.5
15-03-2021
Mara Weber
Concept voorstel bespreken Anne Mulder
0.6
24-03-2021
Mara Weber
Eerste bespreking concept voorstel met de Rekeningencommissie
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
3
Leeswijzer Voor u ligt het voorstel Toekomst GRIP-rapportage. In dit plan wordt gehoor gegeven aan de wens van de raad om meer grip te krijgen in de voortgang van grote projecten. Daarom wil de raad actueler en leesbaar geïnformeerd worden. In dit document wordt daar een voorstel voor gedaan. Het voorstel begint met een korte inleiding en aanleiding. Een stukje geschiedenis is van belang om de gewenste resultaten goed in beeld te krijgen. Door middel van een korte analyse op de doelstellingen van de GRIP-rapportage wordt de gewenste situatie steeds duidelijker. Nadat uiteengezet is hoe we de toekomt van de GRIP-rapportage zien, wordt steeds dieper ingegaan op de verschillende inhoudelijke aspecten van de rapportage; selectiecriteria, format en frequentie. Daar gaan we in op de huidige situatie en vervolgens de gewenste situatie. In het laatste gedeelte van dit voorstel wordt ingegaan op de implementatie van de verbetervoorstellen. De betrokkenheid van de gehele organisatie met dit voorstel is essentieel om de voorgestelde verbeterslagen tot een succes te maken. Hierbij is de samenhang met andere trajecten rondom projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording binnen DSO van groot belang. Daarom wordt in hoofdstuk 8 expliciet gemaakt wie welke rol op welk moment bij de nieuwe GRIP-rapportage heeft en hoe de verschillende rapportages met elkaar samenhangen.
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
4
Inleiding De GRIP-rapportage is een instrument voor de raad om de controlerende taak uit te voeren. Vanuit de Rekeningencommissie en de Commissie Ruimte is het signaal gekomen dat de huidige GRIP-rapportage onvoldoende inzicht geeft in de voortgang en (mate van) beheersing van grote projecten. Via dit voorstel wil DSO, samen met de Rekeningencommissie en de Accountantsdienst in gesprek over het verbeteren van de verschillende onderwerpen van de GRIP. De Rekeningencommissie heeft aan de Accountantsdienst gevraagd om mee te denken over de GRIP-rapportage. Zij hebben daarvoor een brief (GAD/2021.06) geschreven en deze in de laatste vergadering met de Rekeningencommissie besproken. In de brief van de GAD is een voorstel aanpak & onderzoek gedaan waar DSO graag gehoord aan geeft: • Definitie grote projecten: welke selectiecriteria hanteren andere gemeenten/overheden? • Welke informatie kan een GRIP-rapportage bevatten zodat de beheersing van projecten inzichtelijk wordt, rekening houdend met het uitgangspunt dat er door teveel informatie juist minder inzicht kan ontstaan? • Welke andere instrumenten zijn naast de GRIP-rapportage beschikbaar om de om raadsleden te voorzien van de benodigde (voortgangs-)informatie van projecten? • Samen met de leden van de RC aanbevelingen doen (o.b.v.
benchmark studie en nadere behoeftebepaling bij de RC) aan het college van B&W op welke wijze de huidige GRIPrapportage aangescherpt kan worden. Op 24 maart is een werkbespreking met de Rekeningencommissie ingepland om te kijken of het voorstel inhoudelijk antwoord geeft op de vragen die de Rekeningencommissie heeft gesteld. Ook het Actieplan ‘Projectontwikkeling Beheersing en verantwoording’ (RIS307365) van het college, met als doelstelling; ‘een toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de raad’ heeft de urgentie van een verbetering van de GRIP-rapportage nog eens geduid. Samen met het Plan van Aanpak Projectbeheersing, Integrale gebiedsontwikkeling, Portfoliomanagement (KPMG) en Opdrachtgeven – Opdrachtnemen (Berenschot) vormt dit samen de aanscherping van projectbeheersing bij DSO. Een goede aansluiting op lopende trajecten en een betere aansluiting op de interne projectbeheersing is daarom een groot aandachtspunt in dit voorstel, waarbij onze interne beheersaspecten: de GROTICK-aspecten een belangrijk uitgangspunt is. Dit zorgt ervoor dat we nog effectiever kunnen rapporteren over verschillende projecten. Uiteraard hebben we hierbij ook gekeken naar de informatiebehoefte van de raad zoals aangegeven in eerdere evaluaties en de werkbespreking van 27 januari met de Commissie Ruimte.
Het definitieve voorstel zal uiteindelijk in de Commissie Ruimte gepresenteerd worden. De implementatie van het voorstel zal hier lineair aan lopen. Met voorbereidende werkzaamheden is reeds een start gemaakt. Tot goedkeuring in de raad zal de huidige rapportage van toepassing blijven.
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
5
Aanleiding 2010 Op 18 februari 2010 is naar aanleiding van het Rekenkamerrapport het raadsvoorstel “GRIP op grote projecten” vastgesteld (RIS170272). Het college is met dit besluit verzocht ten aanzien van specifieke projecten aan een aantal voorwaarden te voldoen wat betreft het proces, informatievoorziening en de risicoanalyse. 2012 een evaluatie van de GRIP-rapportage in januari 2012 heeft de Rekenkamer aangegeven tevreden te zijn met de vorm en inhoud van de geleverde rapportages. Tegelijkertijd werden een aantal verbeterwensen uitgesproken. Belangrijkste kritiek betreft het ontbreken van gedegen risicoanalyse met kansen, maatregelen en mogelijke effecten op het saldo (bandbreedte). Ook pleit de Rekenkamer voor een bandbreedte per project, op basis van de in de rapportage opgenomen kansen en risico’s. Belangrijk aandachtspunt van de Rekenkamer is dat de rapportages afzonderlijk leesbaar en begrijpelijk moeten zijn. Verder gaat het vooral om consistentie binnen de rapportage en tussen de rapportages onderling. Deze opmerkingen zijn in samenwerking met de Commissie ruimte verwerkt (RIS246946).
2014 / 2015 Op 18 december 2014 heeft de raad naar aanleiding van de Rekenkamerrapport ‘Sturen op maatschappelijke effecten bij grote projecten’- het college verzocht (RIS270981) om “de ontwikkelingen van (te verwachten) maatschappelijke effecten in relatie tot de gestelde doelen jaarlijks te monitoren en op te nemen in de bestaande informatie- en verantwoordingssystematiek zoals de GRIP-rapportages”. Hiermee ontstaat een meer integraal beeld van het project waarover Projectmanagement rapporteert. Behalve aanpassing van het format zijn er verbeteringen doorgevoerd met betrekking tot leesbaarheid en overzichtelijkheid (RIS282206). 1. In stedelijke- en projectkaders van grote projecten duidelijk en overzichtelijk te formuleren wat de beoogde maatschappelijke effecten zijn. 2. Bij wijzigingen in grote projecten een analyse te verstrekken van de gevolgen voor de (beoogde) maatschappelijke effecten. 3. Gepresenteerde resultaten van het ontwikkelen van grote projecten op consistente wijze te relateren aan gestelde doelen. 4. De ontwikkelingen van (te verwachten) maatschappelijke effecten in relatie tot de gestelde doelen jaarlijks te monitoren en op te nemen in de bestaande informatie- en verantwoordingssystematiek zoals de GRIP-rapportages.
Om met het project de beoogde doelen in beeld te houden is in het format van de GRIPrapportage een paragraaf opgenomen met (duidelijk en overzichtelijk geformuleerde) maatschappelijke effecten die met het project beoogd worden. Het jaarlijks monitoren van de te verwachten maatschappelijke effecten ligt in lijn met het voorstel van de rekeningencommissie (RIS271922). 2019 / 2020 Tijdens het jaarrekeningonderzoek 2019 (RIS305823) is opgemerkt dat de GRIP-rapportage tijdens de begrotingsbehandeling en vaststelling van de jaarrekening niet expliciet wordt behandeld in de raad. Daarom is de Rekeningencommissie op 26 november 2020 (RIS 307274) in gesprek gegaan met elkaar hoe er op structurele wijze aandacht kan worden besteed aan de beheersing van grote projecten (mede) aan de hand van de GRIP-rapportage. De aandachtspunten die tijdens dit gesprek naar voren zijn gekomen vormen de basis van deze verbeterslag.
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
6
2021 In 2021 heeft de wethouder Stadsontwikkeling Anne Mulder in zijn 100-dagen brief geschetst welke doelstelling hij in zijn ambtstermijn wenst te bereiken. Hij legt o.a. de nadruk op het verbeteringen van projectontwikkeling, projectbeheersing en verantwoording (Actieplan projectontwikkeling, -beheersing en verantwoording aan de Commissie Ruimte (RIS307365), toegankelijkere informatievoorziening en verantwoording naar de raad. Hij geeft aan dat de GRIP-rapportage inzichtelijker gemaakt moet worden om goed het gesprek te kunnen voeren. Op andere doelstelling in het actieplan wordt gehoor gegeven door andere rapportage trajecten binnen DSO: uitgevoerd: Opdrachtgeven en opdrachtnemen, samen met Berenschot en Portfoliomanagement KPMG.
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
7
Doelstelling GRIP-rapportage Grip op projecten. Tijdig en toegankelijk geïnformeerd worden over (grote) beslissingen en transparantie over de afwegingen en afspraken die gemaakt zijn. Uitleggen wanneer van het door de raad vastgestelde kader wordt afgeweken. De rapportage ‘GRIP op grote projecten’ (GRIP) heeft als doel om de gemeenteraad een overzichtelijk beeld te geven van besluitvorming en de belangrijkste maatschappelijke, programmatische en financiële aspecten van specifiek door de raad geselecteerde projecten. Het is duidelijk dat er een grote behoefte is om beter meegenomen te worden in grote besluiten over projecten in het ruimtelijk domein. ”Beter meegenomen” betekent tijdig en toegankelijk geïnformeerd worden als er grote beslissingen op til zijn en transparantie over de afwegingen en afspraken die gemaakt zijn. Het betekent ook dat wordt uitgelegd als van het door de raad vastgestelde kader wordt afgeweken. Dit willen we doen door met een stoplicht-systeem te werken voor meerdere beheeraspecten te werken; oranje en rode stoplichten worden nader verklaard in de nieuwe GRIP-rapportage. Groen betekent dat geen actie nodig.
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
8
Selectiecriteria GRIP-rapportage Tijdens de werkbespreking met de Rekeningencommissie gaan wij graag nader op dit hoofdstuk. De raad kan zowel in de huidige als in de nieuwe situatie besluiten tot aanwijzing van een (groot) project, indien zij van mening is dat zijn controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie, periodiek te verstrekken, noodzakelijk is, beargumenteerd op basis van selectiecriteria. In 2010 is vastgelegd (RIS174420) dat de raad specifieke grote projecten kan aanwijzen als GRIP project indien zij van mening is dat haar controlerende taak vereist dat meer toegesneden informatie noodzakelijk is, beargumenteerd op basis van de volgende overwegingen: 1. er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit; 2. de gemeente draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project; 3. er zijn substantiële financiële gevolgen en/of aanmerkelijke uitvoeringsrisico’s aan het project verbonden; 4. er zijn belangrijke gevolgen voor de samenleving of de gemeentelijke organisatie aan verbonden; 5. er is sprake van toepassing van nieuwe technologieën of financieringsconstructies; 6. er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces. Een GRIP project wordt getypeerd door haar complexiteit en hoe risicovol deze is afgezet tegen de gemeentelijke belangen.
Tijdens het overleg met de commissie Ruimte heeft DSO de interne selectiecriteria, gepresenteerd. Met deze criteria scoren de projecten op verschillende punten: Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Communicatie, Kwaliteit. Kortom de GROTICK-aspecten. Naar aanleiding van de Rekenkamerrapport ‘Sturen op maatschappelijke effecten bij grote projecten’- het college verzocht (RIS270981) is hier de M van Maatschappelijke effecten aan toegevoegd. Door deze beiden criteria met elkaar te vergelijken en samen te voegen kunnen we een nieuwe selectiecriteria voorleggen ter besluitvorming. Per punt is aangegeven waar deze landt in de nieuwe selectiecriteria: 1. er is sprake van een niet routinematige, grootschalige en in de tijd begrensde activiteit; o zie kenmerk 1.a, 5.a en 7.b 2. de gemeente draagt alleen of grotendeels de verantwoordelijkheid voor het project; o zie kenmerk 2 3. er zijn substantiële financiële gevolgen en/of aanmerkelijke uitvoeringsrisico’s aan het project verbonden; o zie kenmerk 1 4. er zijn belangrijke gevolgen voor de samenleving of de gemeentelijke organisatie aan verbonden; o zie kenmerk 6, 8, 9, 10, 11 en 12 5. er is sprake van toepassing van nieuwe technologieën of financieringsconstructies; o zie kenmerk 1 en 3.c 6. er is sprake van een in organisatorisch opzicht complex besturings- en uitvoeringsproces. o Zie kenmerk 5, 6, 7 en 8
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
9
De nieuwe selectie van de GRIP-rapportages wordt d.m.v. een scoring gedaan. Hieronder zijn de kenmerken en criteria weergegeven die bepalend zijn voor het indelen van projecten. De kenmerken zijn in samenhang met GROTICK-M beschreven: Kenmerk (GROTICK-M)
Criteria a. Omvang project >10 €mln. b. Meerdere dekkingsbronnen (Investering en exploitatie) 1. Financiering (Geld) c. Het project maakt gebruik van externe financiering d. Het project maakt gebruik van Subsidies en/of GREX bijdragen a. Financieringsafspraken t.b.v. project derden met financieel 2. Financiering (Risico) risico Gemeente a. Het project bestaat uit samengevoegde projecten (met behoud van eigen scope en rapportagelijn) 3. Complexiteit (Risico) b. Project met één of meerdere raakvlakprojecten c. Het project maakt gebruik van nieuwe technologie (de Gemeente is een early adopter) a. 2 of meer leden van het projectmanagementteam zijn nog 4. Complexiteit (Organisatie) onervaren (<1 jr in rol) a. Niet routinematig project (scope van het project is nieuw qua inhoud voor de Gemeente) 5. Complexiteit (Kwaliteit) b. Innovatieve contract- of aanbestedingsvorm (nog niet eerder door Gemeente gebruikt) a. Het project is afhankelijk van een complexe ruimtelijke procedures waaronder bestemmingsplanwijziging. b. Het project maakt gebruik van/ of raakt infrastructuur 6. Compliance (Risico) derden. c. Het project is onderhavig aan ontwikkelend beleid of veranderende wet- en regelgeving a. Doorlooptijd project is >4 jaar 7. Doorlooptijd (Tijd) b. Klantplanning is dermate krap dat vertraging op oplevering zonder ingrijpen op projectopdracht onvermijdelijk is a.
Er zijn 2 of meer Wethouders betrokken 8. Governance (Informatie) b. Het project rapporteert aan 2 of meer directies a. Het project is zichtbaar, exposure is groot en krijgt media 9. Imago (Risico) aandacht. 10. Omgeving (Risico) a. Er is weerstand vanuit de omgeving tegen het project 11. Reputatie (Risico) a. Politiek afbreukrisico, project speelt in op actualiteiten a. De maatschappelijke relevantie wordt bepaald door de mate waarin een project getypeerd kan worden als een lage, midden 12. Maatschappelijk (M) of hoge impact op de maatschappelijke doelen die de gemeente nastreeft. Tabel 1 – Kenmerken en criteria Beoordeling projecten en opvolging Een project wordt door de raad gekwalificeerd als ‘GRIP project’ als het op basis van de criteria op 3 of meer kenmerken een score krijgt; • Het positief beantwoorden aan één criterium is voldoende om het onderliggende kenmerk als positief aan te merken; • Een project wat aan minimaal 3 kenmerken voldoet wordt aangedragen voor de GRIP. • Projecten die onder de 3 kenmerken scoren worden wel gerapporteerd maar dan aan de interne organisatie. VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
10
De selectiecriteria wordt initieel bij de startbeslissing voor de eerste keer aan een project toegewezen, ook als deze in de verkennings- initiatiefase verkeerd: • MT directie Projecten legt elk nieuwe project langs de selectiecriteria. Dit is onderdeel van het Projectdossier, onderdeel van het Plan van Aanpak Projectbeheersing; • Via de opdrachtgeverslijn, wordt in het Directie overleg DSO de geselecteerde projecten vastgesteld d.m.v. vaststelling van het Projectdossier; • Het project wordt ondergebracht in de projectportefeuille van de afdeling/gebiedstonwikkeling, waar de stamgegevens worden gecomplementeerd in FCC; • Als er nieuwe projecten worden geselecteerd of als projecten van de lijst afvallen wordt dit door middel van een oplegmemo bij de rapportage (zie frequentie voor planning) voorgelegd aan de raad; Op jaarlijkse basis vindt per afdeling van de Directie Projecten een herijking van de portefeuille plaats; • Herijking vind standaard plaats bij faseovergangen van het project conform de fasering vastgelegd in het ProjectMatig Creëren (PMC); • Redenen voor tussentijdse herijking kunnen onder andere zijn; verandering in scope, verandering in financiering, verandering van stakeholders, etc. Deze herijking moet dan zijn onderbouwd door een formele scopewijziging of projectwijziging.
Geselecteerde projecten DSO De directie Projecten heeft 15 projecten geselecteerd door middel van deze criteria. Voor de Q2 zal de hele portefeuille DSO langs de criteria gehouden worden. Zodat de dienstbrede GRIP projecten geselecteerd kunnen worden. Dit zou kunnen betekenen dat de minimale score hoger wordt om zo de lijst met GRIP projecten beperkt te houden. Project
Score
1
Haags Asfaltcentrale
3
2
Noordelijk Havenhoofd UFA
6
3
Binckhorst Pilot omgevingsplan
7
4
Den Haag Nieuw Centraal, KJ bovenbouw
8
5
Gebiedsvisie Den Haag Zuidwest / MER
8
6
Kijkduin Bad
9
7
DKG LDC te Vitalizee
10
8
Leyweg/Escamplaan (Haga), locatie-ontwikkeling
12
9
Laan van NOI - Gebiedsontwikkeling SoZa
13
10
Spuikwartier - Gebiedsontwikkeling
16
11
Grotiusplaats
17
12
Verplaatsing Raamprostitutie
17
13
AMARE
19
14
Den Haag Nieuw Centraal, OV Terminal
Geen GRIP meer
15
Schakel HS
Geen GRIP meer
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
11
Format GRIP-rapportage Tijdens de werkbespreking met de Rekeningencommissie gaan wij graag nader op dit hoofdstuk. Door middel van verschillende evaluaties heeft de GRIP meerdere verbeterslagen door gemaakt. Echter de raad heeft aangeven dat deze verbeteringen nog niet hebben geleid tot een bruikbaar instrument. Zoals eerder vermeld zal het nieuwe format voor de GRIP beter aansluiten op onze interne projectbeheersingsinstrumenten, waardoor het gemakkelijker wordt om tijdig te rapporteren. De belangrijkste aanpassingen aan het Grip format naar aanleiding van het Rekenkamerrapport “Sturen op maatschappelijke effecten bij grote projecten” (RIS270981) zijn: • Om de met het project beoogde doelen in beeld te houden is in het format van de GRIPrapportage een paragraaf opgenomen met (duidelijk en overzichtelijk geformuleerde) maatschappelijke effecten die met het project beoogd worden. Dit is ingevuld op 3 niveaus: 1. Relatie met doelen in de begroting/jaarrekening; 2. Relatie met doelen in beleidskaders; 3. Relatie met doelen in projectkaders. Omdat de GRIP-rapportage twee keer per jaar wordt geactualiseerd, raakt het beoogde maatschappelijk effect/doel niet uit beeld. • De formats zijn naar analogie van de programmarekening ingedeeld naar twee soorten projecten: ‘Investeringsprojecten’ en ‘Grondexploitaties’.
• De indeling van het format is specifieker gemaakt en gebaseerd op de paragrafen van de programmabegroting (wat willen we bereiken, wat gaan we doen, hoeveel kost het). • Per paragraaf wordt aangegeven of sprake is van significante wijzigingen. Dit geeft een overzichtelijk beeld van doorgevoerde of mogelijke wijzigingen in het project. • Voor het stroomschema ‘Proces en Informatie’ zal relatief oude toelichtende informatie worden weggelaten. De informatie staat nog wel in het schema, maar wordt niet meer tekstueel toegelicht. De nadruk ligt in de toelichting nu op te verwachten besluitvorming. • De paragrafen met betrekking tot financiën en risico’s wordt zo goed als mogelijk al in het openbare gedeelte verwerkt. • De geheime bijlage is bondiger en beter leesbaar: • Gedetailleerde informatie over cashflow en omzet is weggelaten. • De risicoanalyse voor grondexploitaties wordt samengevat. De oude opzet betrof feitelijk een kopie van de risicoanalyse MPG, welke ook bij de begroting wordt vastgesteld. De nadruk ligt op de grootste risico’s in het project. De rapportage blijft zelfstandig leesbaar. Voorbeeld huidige format GRIP-rapportage grondexploitaties is te vinden in de bijlage 1.
Bij het ontwikkelen van het nieuwe format van de GRIP-rapportage is vooral gekeken naar de informatiebehoefte van de raad. Ook is er een onderzoek in gang gezet om te kijken hoe andere diensten aan de raad rapporteren. Hierbij kwam de DSB-rapportage naar boven. Deze rapportage wordt goed ontvangen door de raad. DSO heeft deze rapportage als voorbeeld genomen om zo concern-breed een uniform format te gebruiken. In dit format zit GROTICKM een grote rol spelen. We gaan werken met de stoplicht-methodiek. Wanneer het risico groot is gaat het 'licht' op rood. Is het risico minder, maar zeker aanwezig is dan staat het 'licht' op oranje. Wanneer VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
12
het risico beperkt is, wordt het 'licht' op groen gezet. Waarbij we in de rapportage inhoudelijk ingaan op oranje en rode stoplichten. Het toekennen van de kleuren rood, groen en oranje lijkt simpel. De weg ernaar toe kan ingewikkeld zijn. Er kunnen criteria worden gesteld waarvoor metingen worden gedaan, waarvan de resultaten vervolgens worden ingevoerd in een spreadsheet waarna via een ingewikkeld algoritme wordt berekend wat de uitkomst is: rood, groen of oranje. Zie nieuwe format in de bijlage 2
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
13
Frequentie GRIP-rapportage Tijdens de werkbespreking met de Rekeningencommissie gaan wij graag nader op dit hoofdstuk.
De rapportage wordt twee keer per jaar opgesteld: als bijlage bij de Programmarekening (openbaar deel) en bij de Begroting (openbaar en geheim deel). Planning Progr. jan Rek. Planning Begroting jan
feb
mrt
apr
mei jun
jul
aug
sep
okt
nov
dec
feb
mrt
apr
mei jun
jul
aug
sep
okt
nov
dec
In november starten de voorbereidingen van de GRIP voor de Programmarekening. Medio december wordt er voor gezorgd dat het GRIP proces operationeel is en de deadline voor de rapportage ligt eind januari. Ditzelfde proces vindt ook plaats bij de begroting in de periode april – juni.
Het bestuurlijke besluitvormingsproces voor de programmarekening is van begin april behandeling in het college tot vaststelling door de raad eind juni. Voor de programmabegroting is dit september tot november.
Tabel 2 P&C cyclus
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
14
De raad heeft aangegeven actueler en leesbaar geïnformeerd te worden. Om dit te realiseren moeten we de P&C-cyclusmomenten loslaten, daar de periode tussen peildatum opstellen rapportage en moment van besluitvorming meer dan een half jaar zit. Voorgesteld wordt daarom om meer aan te sluiten bij de kwartalen en per Q2 en Q3 een GRIP-rapportage te maken. Op deze manier sluiten we aan bij onze interne rapportagestructuur waardoor we geen extra belasting doen op ons ambtelijk apparaat. De GRIP zal dan onderdeel worden van de reeds georganiseerde Q-gesprekscyclus en na afstemming in de verschillende gremium richting de raad worden gestuurd. Dus ook langs DT ODO en staven. Waarom Q2 en Q3 De Q2 en Q3 staat voor het ambtelijk apparaat in het teken van prognose en realisatie. Maar ook over planning, organisatie en de risico’s vanuit een uitgebreide risicoanalyse. De raad kan door middel van de GRIP hier kennis van nemen. Q1 gaat intern vooral over begroting en REIS en in Q4 kijken we naar het opvolgende jaar. Q2 en Q3 zijn daarom geschikte momenten om de GRIP als Over de grote projecten wordt de raad ook buiten de GRIP rapportage om geïnformeerd in o.a. de paragraaf grondbeleid bij de programmarekening en in het MPG bij de begroting. Als we deze naar de kwartalen terugbrengen kunnen we zeggen dat de Q4 onderdeel is van de programmarekening en de Q1 van de programmabegroting.
Met name de grondexploitaties worden uitgebreid behandeld in de P&C producten. Echter is dit geen bruikbaar instrument gebleken door de lange doorlooptijd. Deze stukken dienen ter informatie, terwijl de nieuwe GRIP rapportage meer ruimte voor de raad biedt om meer regie te pakken op grote projecten. Dit gebeurd al omdat bij grote wijzigingen op de kaders de wijzigingen altijd langs de raad gaan voor besluitvorming. Voor de grondexploitaties zijn de spelregels hiervoor vastgelegd in de Verordening Beheersregels Grondexploitaties en Strategisch Bezit, 2018 (RIS298629). Voor de interne afstemming wordt nog een implementatieplan opgesteld waarin een heldere planning geschetst wordt van de afstemmomenten en aanleverdata.
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
15
Vervolgtraject implementatie GRIP-rapportage Planning implementatie Toekomst GRIP-rapportage: Datum
Gremium
Onderwerp
Peildata rapportage
27 januari
Werkbespreking Commissie Ruimte
Presentatie Toekomst .. GRIP commissie Ruimte
24 maart
Rekeningencommissie Overleg concept voorstel .. GRIP-rapportage
Mei 2021
Commissie Ruimte
Presentatie definitief voorstel GRIPrapportage
..
Eind juli 2021 (voor het zomerreces)
Commissie Ruimte
GRIP rapportage Q2 2021
Tot 1 juli 2021
November 2021 (ruim voor het kerstreces)
Commissie Ruimte
GRIP rapportage Q3 2021
Tot 1 oktober 2021
Eind juli 2022 (voor het zomerreces)
Commissie Ruimte
GRIP rapportage Q2 2022
Tot 1 juli 2022
Juli 2022
Werkbespreking met de commissie Ruimte
Evaluatie nieuwe GRIPrapportage
..
Verantwoordelijkheden Input Om de GRIP-rapportage te kunnen schrijven is het van belang dat er inzicht is in de output van diverse andere werkprocessen. De volgende werkprocessen vormen de input voor de GRIP rapportage: • Financiële standenlijst Q1, Q2 Q3 en Q4 • Geactualiseerde grondexploitaties en investeringsprojecten Planeconomie / Control
Om de GRIP rapportage te kunnen maken is het van belang dat de planeconoom de grondexploitaties financieel heeft geactualiseerd en/of herzien, en de projectcontroller wat investeringsprojecten betreft. Zij leveren inhoudelijke input en vullen het cijfermatige deel (financieel en risico’s) van de rapportage in. Dit is alreeds onderdeel van de Q-cyclus.
Projectleiders
De projectleiders zijn integraal verantwoordelijk voor de projecten en daarmee ook voor de GRIP rapportage. De projectleiders dienen naast input te leveren aan de planeconomen en controllers zelf de rapportage inhoudelijk (tekstueel deel) te actualiseren.
Regievoering
Na vaststelling van de GRIP wordt deze NIET MEER door regievoering op de website geplaatst omdat de huidige frequentie wordt losgelaten. Indien toch de behoefte is om de GRIP ergens VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
16
openbaar in te zien, moet afstemming gezocht worden met Regievoering voor afstemming. Afstemming met Regievoering moet nog plaatsvinden! Borging • Hoe borg je consistentie Consistentie is in beginsel geborgd doordat de GRIP onderdeel vormt van de P&C cyclus. De raad beslist, op advies van de ambtelijke organisatie met als basis van de nieuwe selectiecriteria, over welke projecten wordt gerapporteerd. Als een project zijn voltooiing nadert wordt in de oplegnotitie van de GRIP aan de raad een besluit gevraagd om bij de volgende GRIP niet meer over het betreffende project te rapporteren. •
Hoe komt deze informatie bij de raad? Er wordt een aparte cyclus voor de GRIP rapportage ontwikkeld (peildatum Q2 en Q3), omdat we voorstellen om van de huidige frequentie af te wijken. Er bestaat dan geen directe koppeling meer tussen de P&C kalender en de GRIP rapportage. Waar de GRIP rapportage voorheen als bijlage van de programmabegroting en -rekening was zal nu twee keer per jaar een stuk opgeleverd worden waarin actuele informatie staat waar de raad mee geïnformeerd wordt. Door een op zichzelf staand stuk te maken is de urgentie bij agendering in de raad meer aanwezig. Hierover moeten afspraken gemaakt worden.
•
Hoe ga je om met wijzigingen? Wijzigingen aan het proces en/of het format van de GRIP dienen voorgelegd te worden aan de raad. Bij elke rapportage wordt een oplegnota gemaakt met hierin de meest actuele wijzigingen en aandachtspunten. Omdat de GRIP een op zichzelf staand rapport wordt, i.p.v. onderdeel van een financieel stuk, hopen we dat de raad de GRIP als beter instrument gaat beleven.
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
17
Bijlages Bijlage 1: Format Grip op Grote Projecten Grondexploitaties (openbaar en geheim) GRONDEXPLOITATIE Kerngegevens algemeen Datum van gegevens: 1-6-2020 Projectnaam: Naam Projectkenmerk: Grondexploitatie Programma: 15 – Stadsontwikkeling Portefeuillehouder: Naam Samenvatting Maatschappelijke effecten Inhoudelijke kaders Saldo Risico’s en bandbreedte saldo Proces en informatie Voortgang en planning
Kerngegevens financieel Looptijd: 2013 - 2023 Omzet: € mln Planrealisatie: % Saldo eindwaarde: € mln Risicoprofiel: € mln
Groen Groen Oranje Groen Groen Groen
Omschrijving Korte omschrijving
Ruimte voor afbeelding
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
18
Groen Maatschappelijke effecten: wat willen we bereiken? Relatie met programmabegroting Zoals opgenomen in de programmabegroting Relatie met doelen in beleidskaders Zoals opgenomen in diverse beleidskaders, zoals krachtwijkenprogramma Relatie met doelen in projectkaders Zoals opgenomen in bijv. projectdocument Significante wijzigingen Niet van toepassing.
Inhoudelijke kaders: wat gaan we doen?
Groen
Omschrijving van plankaders Overzicht uitgegeven en uit te geven grond voor programma. Significante wijzigingen Niet van toepassing.
Saldo: wat gaat het kosten? Saldo Contante waarde Eindwaarde
Oranje 1-1-2015 € mln NEG/POS € mln NEG/POS
1-6-2015 € mln NEG/POS € mln NEG/POS
Significante wijzigingen Toelichting op het eventuele verschil. Risico’s en bandbreedte saldo Bandbreedte Risicoprofiel
Groen
1-1-2015 € mln NEG/POS
Minimaal saldo (eindwaarde) € mln Maximaal saldo (eindwaarde) € mln
1-6-2015 € mln NEG/POS € mln € mln
Openbare toelichting + de risico’s worden gedekt door de Reserve Grondbedrijf. Een onderbouwing van het risicoprofiel is opgenomen in de geheime bijlage. Significante wijzigingen Niet van toepassing. Schema Proces en informatie
Groen
Schema of ‘Zie investeringsproject’. VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
19
Significante wijzigingen Niet van toepassing.
Voortgang en planning
Groen
Omzet 1-1-2015 Totaal kosten* € mln Totaal opbrengsten € mln Totaal omzet € mln Planrealisatie % *exclusief te realiseren rentekosten
1-6-2015 € mln € mln € mln %
Toelichting over voortgang kosten en opbrengsten. Significante wijzigingen Niet van toepassing.
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
20
GEHEIME BIJLAGE Geheim op grond van artikel 55, lid 1 Gemeentewet, Juncto artikel 10 lid 2 sub b WOB Grondexploitatie x Risico’s
Groen
De risico’s op de grondexploitatie worden opgevangen door de Reserve Grondbedrijf. De benodigde omvang van deze risicobuffer wordt jaarlijks bepaald in de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG). Risicoprofiel Projectrisico’s Projectkansen Marktrisico’s Totaal risicoprofiel
1-1-2015 € mln € mln €0 € mln
1-6-2015 € mln € mln €0 € mln
Projectrisico’s Omschrijving belangrijkste risico’s + beheersmaatregelen. Projectkansen Omschrijving belangrijkste kansen + beheersmaatregelen. Marktrisico’s Omschrijving marktrisico’s. Bandbreedte saldo
Groen
Risico’s die optreden kunnen een effect hebben op het saldo of investering. In deze paragraaf wordt inzichtelijk gemaakt welke .
Het huidige saldo van de grondexploitatie is € mln. negatief op eindwaarde per 31-12-2017. De bandbreedte in te verwachten saldo van de grondexploitatie ligt tussen de € mln. negatief (positief scenario) en € mln. negatief (worst case) op eindwaarde.
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
21
Bijlage 2. Nieuwe Format Grip op Grote Projecten
Kwartaalrapportage DSO GRIP-Projecten Tweede kwartaal 2021 Dienst Stedelijke Ontwikkeling, gemeente Den Haag
DSO-DOCUMENT
colofon documenteigenaar
Wim Gideonse
opgesteld door
BEC DSO Directie Projecten
versie
0.1
behandeling in DT DSO
Juli 2021
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
22
INHOUDSOPGAVE 1.
INLEIDING .................................................................................................................... 24 1.1 Leeswijzer
24
1.2 Belangrijkste aandachtspunten van dit kwartaal
24
1.3 Bestuurlijke aandachtspunten en/of maatschappelijke gevolgen 2.
24
FINANCIËLE OVERZICHTEN ................................................................................... 25 2.1 Financieel totaaloverzicht
25
3. PROJECTENOVERZICHT ............................................................................................ 27 3.1 Uitleg criteria beoordeling GROTICK+M-aspecten
27
3.2 tabel en grafiek totaalproject smiley 27 3.3 Quickscan GOTICK (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie/Communicatie, Kwaliteit) 28 3.4 High Lights per project
28
3.5 Risico’s en kansen per project 29 3.6 Maatschappelijke relevantie per project
29
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
23
1.
INLEIDING
Deze kwartaalrapportage DSO GRIP-Projecten is met medewerking van veel collega’s met grote zorg samengesteld. Vanwege de Corona-maatregelen is de rapportage volledig digitaal voorbereid en gemaakt. De rapportage geeft een zo helder mogelijk overzicht van GRIP-Projecten. <wat bereiken we met de projecten en stukje voortgang bestaande projecten, korte info die dient als intro> Dit kwartaal zijn er x nieuwe projecten opgenomen in de rapportage. <stukje nieuwe projecten>
1.1 Leeswijzer Begrijpelijk is dat niet alles snel te lezen is. Voor een snelle inkijk in de projecten is de GROTICK+M-Quickscan (3.3) heel inzichtelijk. De belangrijkste inhoudelijke informatie is zoveel mogelijk verwoord in de High Lights en in Risico’s en kansen (3.4 en 3.5). De belangrijkste algemene aandachtspunten kunt u vinden in hoofdstuk 1.2. Bestuurlijke en/of maatschappelijke aandachtspunten zijn leesbaar in hoofdstuk 1.3. De financiële informatie is leesbaar in hoofdstuk 2.
1.2 Belangrijkste aandachtspunten van dit kwartaal Vorig kwartaal hadden we x GRIP-Projecten die “rood” scoorden. Dit kwartaal zijn hier x “rode” projecten bijgekomen. X scoorde vorig kwartaal “geel” en nu dus voor het eerst “rood”<uitleg waarom> Het y scoorde vorig kwartaal “rood” en nu weer. <uitleg waarom> Het aantal gele projecten is gedaald van x naar y Hiermee scoort a van de b projecten “rood” of “geel”. g % van de projecten loopt goed en behoeft geen extra aandacht.
Financieel gezien zijn knelpunten ontstaan bij enkele projecten <plus hoe we dat oplossen>
1.3 Bestuurlijke aandachtspunten en/of maatschappelijke gevolgen De belangrijkste opgehaalde bestuurlijke en/of maatschappelijke aandachtspunten Q2 2021: <eventueel bijlage voor volledige lijst> Project
Q2 2021 <relatie met bestuur, bv besluit>
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
24
2. FINANCIËLE OVERZICHTEN 2.1 Financieel totaaloverzicht Het financieel overzicht laat zien dat we rapporteren over de GRIP-Projecten in relatie tot het Programma en het gebied waar deze binnen vallen. Naast de realisatie en de prognose laat het overzicht zien welke dekkingsbronnen beschikbaar zijn: <voorbeelden dekkingsbron noemen> bedragen x € 1.000
Portefeuillehouder:
Programma: (9, 11, 12, 13)
Realisatie Realisatie Prognose
Bedragen
Totaal
prognose prognose
prognose
* € 1.000
tm 2020
2021 tm Qx
rest 2021 t/m 2021
Totaal prognose
2022
2023ev
project
Kosten cat1
0
0
cat2
0
0
cat3
0
0
(…)
0
0
Totaal
0
0
0
0
0
0
0
Dekking
(Verwachte) Resultaat
cat1
0
0
cat2
0
0
cat3
0
0
(…)
0
0
Totaal
0
0
0
0
0
0
0
Totaal
0
0
0
0
0
0
0
In bovenstaand tabel wordt het verwachte resultaat per project weergegeven. Hieronder worden de resultaten per project toegelicht.
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
25
Toelichting te verwachten positieve resultaten per project > € x: • <uitleg over afwijkingen> Toelichting te verwachten negatieve resultaten per project: • <uitleg over afwijkingen en in hoeverre die wel/niet binnen de marge vallen>
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
26
3. PROJECTENOVERZICHT Dit hoofdstuk bestaat uit verschillende onderdelen. Te weten: • Uitleg criteria beoordeling GROTICK+M-aspecten (3.1) • Tabellen totaal-project-smiley (3.2) • Quickscan GROTICK+M (3.3) • High lights per project (3.4) • Risico’s en Kansen per project (3.5) • Maatschappelijke relevantie per project (3.6)
3.1 Uitleg criteria beoordeling GROTICK+M-aspecten Criteria beoordeling GROTICK-aspecten In de kwartaalrapportage wordt met verschillende kleuren ‘smiley’s’ per project/programma per beheeraspect aangegeven wat de stand van zaken is. Dit betreft de zogenaamde GROTICK-aspecten. Risico kan een project lopen op alle onderdelen, te weten Geld, Organisatie, Tijd, Informatie/Communicatie en Kwaliteit), vandaar dat er in een aparte paragraaf extra wordt ingegaan op risicomanagement maar ook op de kansen die daarmee gepaard gaan. Over invulling m.b.t. de Maatschappelijke component wordt in 3.6 nader in gegaan. Smiley’s worden toegekend op drie onderdelen van de kwartaalrapportage: • Per project één smiley op totaalniveau) • Per project per GROTICK-aspect (quickscan GROTICK) Om de toekenning van de smiley’s te objectiveren zijn richtlijnen opgesteld. De Opdrachtgever bepaalt de beoordeling (het risico): ☺ = goed = extra zorg nodig = ingrijpen
3.2 tabel en grafiek totaalproject smiley De volgende tabel laat het aantal GRIP-projecten zien dat op totaalniveau. Daarnaast geeft de grafiek een weergave van de ontwikkeling over het aantal projecten. De wisselende aantallen laten zich verklaren door het afronden & opleveren en het toevoegen van nieuwe projecten. Dit kwartaal wordt er over x projecten gerapporteerd. Daarnaast zijn de volgende x projecten toegevoegd aan de rapportage:
Tabel per kwartaal: aantal projecten die goed scoren, extra zorg behoeven of ingrijpen aantal projecten 2e kwartaal 2019 3e kwartaal 2019 4e kwartaal 2020 1e kwartaal 2021
☺
totaal
2e kwartaal 2021
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
27
Grafiek per kwartaal: aantal projecten: goed ☺
/ extra zorg / ingrijpen
<staafdiagram) Dit kwartaal wordt er over x projecten gerapporteerd. Dat zijn y projecten meer dan verleden kwartaal. Nieuw zijn x, y en z. In de lijst hieronder staan de projecten vermeld waarvan de totaalsmiley veranderd is ten opzichte van verleden kwartaal.
3.3 Quickscan GOTICK (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie/Communicatie, Kwaliteit) A Programma x – … Q4 Q3 Nr. Project / Programma A.3.1 ☺ A.3.2 ☺ A.3.3 ☺ A.3.4 A.3.5 B Programma y-…. Q4 Q3 Nr. Project / Programma ☺ B.9.1 ☺ B.9.2 B.9.3 ☺ B.9.4 B.9.5 B.9.6 ☺ B.9.7 ☺ B.9.8 B.9.9 ☺ B.9.10 B.9.11 ☺ B.9.12 ☺ B.9.13 ☺ B.9.14 ☺ B.9.15 C Programma z-… Q4 Q3 Nr. Project / Programma C.12.1 ☺ C.12.2
Tweede kwartaal 2021 G R O T I/C
G
R
G
R
K
eerste kwartaal 2021 G R O T I/C ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ -
eerste kwartaal 2021 O T I/C K G ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ derde kwartaal 2020 O T I/C K G ☺ ☺
K ☺ ☺ ☺ -
R ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺
O ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺
T ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺
I/C ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺
K ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺ ☺
R
O ☺ ☺
T ☺
I/C ☺ ☺
K ☺ ☺
3.4 High Lights per project Project x ☺ Project Y (A.3.2)
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
28
3.5 Risico’s en kansen per project In de onderstaande tabel staan de meest actuele top 3 risico’s vanuit het tweede kwartaal Per GRIP-Project. Onder elke tabel staat een kleine toelichting op eventuele verschuivingen en/of wijzigingen t.o.v. de vorige rapportage. <naam project> Risico’s
classificatie
beheersmaatregelen
Oud of nieuw risico
<naam project> Risico’s
classificatie
beheersmaatregelen
Oud of nieuw risico
<naam project> Risico’s
classificatie
beheersmaatregelen
Oud of nieuw risico
<naam project> Risico’s
classificatie
beheersmaatregelen
Oud of nieuw risico
<toelichting op risico’s per project> <kansen indien van toepassing>
3.6 Maatschappelijke relevantie per project <koppeling aan beleid>
VOORSTEL TOEKOMST GRIP-RAPPORTAGE
29