Toezeggingenoverzicht nav jaarrekening 2021 (versie dec 2022)

RC/2022.61 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2022

Stand van zaken betreffende Toezeggingen door het college aan de Rekeningencommissie inzake jaarrekeningonderzoek 2021 Versie: 2 Datum: 6 december 2022

pag.a

Reactie college (RIS313803) en aandachtspunten

PoHob

Routekaart verbetering interne beheersing Op de vraag naar een routekaart die SMART en actueel is en voorzien van mijlpalen zegt de wethouder toe in het derde kwartaal van 2022 een overzicht naar de commissie te sturen.

7

Reactie college: Het college stelt voor om de voortgang en de stand van zaken toe te lichten in een werkbespreking begin volgend jaar. Dan kunnen we nader stilstaan bij ontwikkelingen rond de vereenvoudiging van de planning- en control-cyclus, een investeringsbegroting, en de verdere verbetering van de interne beheersing.

Fin.

Tekorten programma 16 (Overhead) Desgevraagd zegt de wethouder Financiën toe daarbij ook te onderzoeken of de terugkerende tekorten op programma 16 (Overhead) van structurele aard zijn en de Rekeningencommissie over eventuele verbetermaatregelen te informeren.

7

Reactie college: De stand van zaken is eerder geschetst in de programmabegroting 2022 e.v.j. (RIS309850, p. 202), en zal terugkomen in de jaarrekening 2022.

Fin.

Nr

Deadline

Onderwerp (dienst)

A1

1-10-‘22

A2

N.B. Op pag. 202 (e.v.) wordt niet ingegaan op de terugkerende tekorten op overhead. Uit pag. 198 e.v. blijkt dat vanaf 2022 minder wordt begroot voor overhead.

Aandachtspunt jaarrekening 2022.

A3

Stand van zaken business cases De Rekeningencommissie heeft in een nawoord in het RC-rapport aanvullend gevraagd te worden geïnformeerd over de realisatie van de business cases tot dusver.

7

Geen antwoord.

Fin.

RC/2022.61 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2022

pag.a

Reactie college (RIS313803) en aandachtspunten

PoHob

Correcties van controleverschillen Het uitgangspunt is dat controleverschillen worden gecorrigeerd als dat nog kan en dat getracht wordt te voorkomen dat dezelfde fout in een volgend jaar opnieuw optreedt. De wethouder Financiën zegt toe nietgecorrigeerde controleverschillen van een toelichting te voorzien

9

Reactie college: De vraag van de RC richt zich op een overzichtelijk aantal correcties. Het ging in dit specifieke geval om relatief kleine bedragen, die ook nog eens op een zeer laat moment aan het licht kwamen. In de afweging heeft het college op dat moment meegenomen, zoals de wethouder in zijn mondelinge toelichting bij uw commissie reeds heeft aangegeven, dat investering en rendement in proportie zouden moeten zijn; op dit late tijdstip zou voor betrekkelijk kleine bedragen een relatief flinke inspanning moeten worden geleverd.

Fin.

31-12-‘22

Stand van zaken toezeggingen jaarrekening 2020 In 2021 zijn door het college mondelinge toezeggingen gedaan ten aanzien van de verbetering van de interne beheersing (RC/2022.27). Tevens is in de reactie van het college op het Rekeningencommissierapport aangegeven dat verschillende verbeterpunten nog onderhanden zijn (RIS310555). De status van enkele daarvan is daarna nog nader toegelicht (bijlage RIS311263). De wethouder Financiën zegt toe de Rekeningencommissie schriftelijk te informeren over de actuele stand van zaken van de verbeterpunten die eind 2021 nog onderhanden waren.

9

Reactie college: De stand van zaken is weergegeven in bijlage 1 bij deze brief (RIS313803).

Fin.

31-12-‘22

Herstelplan Algemene Reserve De Algemene reserve wordt aangevuld door de verkoop van nietstrategisch gemeentelijk vastgoed. De wethouder Financiën zegt toe het groeipad van de Algemene reserve explicieter te maken in de Programmarekening, voor zover dit mogelijk is. Veel onderdelen worden pas bij de resultaatbestemming verrekend met de Algemene Reserve en hierop kan niet worden vooruitgelopen in de Programmarekening.

17

Aandachtspunt jaarrekening 2022.

Fin.

Nr

Deadline

Onderwerp (dienst)

B

31-12-‘22

C

D

RC/2022.61 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2022

Nr

Deadline

Onderwerp (dienst)

pag.a

Reactie college (RIS313803) en aandachtspunten

PoHob

E

28-10-‘22

Herzieningsmomenten prospecties Grondexploitaties De wethouder bevestigt dat de prospecties voor grondexploitaties ieder jaar worden geactualiseerd, per 31 december en bij het opstellen van de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) bij de begroting. Als gevolg van de snelle prijsstijgingen kunnen projecten vertragen. De wethouder Stadsontwikkeling zegt toe schriftelijk toe te lichten wat de gevolgen van de snelle prijsstijgingen zijn voor de gehele begroting in de komende jaren.

19

Op pag. 225 van de begroting 2023 is onder Marktrisico’s kort toegelicht dat de financiële effecten van negatieve marktomstandigheden op portefeuilleniveau inzichtelijk worden gemaakt. De totale kosten -en opbrengstenrisico’s voor de huidige grondexploitatieportefeuille zijn hoger dan vorig jaar en zijn berekend op € 36,5 miljoen.

SoSE

F

31-12-‘22

Rechtmatigheid inkopen en aanbestedingen De wethouder Duurzaamheid, Milieu, Energietransitie heeft toegelicht dat vanwege het concern-dienstenmodel ervoor gekozen is inkoop niet centraal via de inkoopafdeling te verplichten, maar deze afdeling een faciliterende rol te geven. Binnen de gemeente is het project Aanvraag tot Betalen (AtB) onderhanden om noodzakelijke verbeteringen in de inkoopfunctie te realiseren. Het is de bedoeling dat niet alleen bij Europese aanbestedingen, maar bij alle inkopen van € 50.000 of meer de centrale inkoopafdeling verplicht geconsulteerd wordt. Als de raad van mening is dat er vaker verplicht advies moet zijn neemt het college dit over.

25

De Rekeningencommissie heeft in een nawoord in het RC-rapport haar twijfel uitgesproken over of het nieuwe proces Aanvraag tot Betalen (AtB) inkopende diensten daadwerkelijk dwingend voorschrijft om bij inkopen van meer dan € 50.000 de centrale inkoopafdeling te consulteren. Het college is gevraagd de procedure nader toe te lichten.

WWD

Reactie college: Momenteel wordt het proces ‘aanvraag tot betalen’ opnieuw ingericht en in 2023 geïmplementeerd. In dat nieuwe proces wordt consultatie van de inkooporganisatie aan de voorkant georganiseerd, waaronder ook het attenderen op toepassing van bestaande raamcontracten.

RC/2022.61 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2022

Nr

Deadline

Onderwerp (dienst)

pag.a

Reactie college (RIS313803) en aandachtspunten

PoHob

G

31-12-‘22

Motivatie uitzonderingsgrond dwingende spoed Tijdens de coronapandemie is vaker een beroep gedaan op de uitzonderingsgrond voor dwingende spoed. Er is geen kader voor de algemeen directeuren waarin bijvoorbeeld voorwaarden voor een beroep op een uitzonderingsgrond zijn gedefinieerd. De wethouder zegt toe dat in het verbetertraject wordt opgenomen dat een besluit van de algemeen directeur over een beroep op de uitzonderingsgrond wordt onderbouwd en vastgelegd.

25

Reactie college: Dwingende spoed wordt toegepast in situaties die we niet hadden kunnen voorzien, daar is deze uitzondering immers voor bedoeld. In 2020/2021 betrof dit de COVID crisis. In 2022 is dit van toepassing op de Oekraïne crisis. Ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2022 zal er een dossier aanwezig zijn met onderbouwing van de toepassing van dwingende spoed ten aanzien van de Oekraïne crisis.

WWD

Aandachtspunt jaarrekening 2022.

H

16-11-’22

Integrale aanpak en kaders voor Inkoop Het proces Aanvraag tot Betalen betreft één verbeterplan en is bedoeld als een integrale aanpak voor de hele organisatie. De wethouder Duurzaamheid, Milieu, Energietransitie zegt toe dit verbeterplan naar de Rekeningencommissie te sturen.

26

Reactie college: Momenteel wordt het proces ‘aanvraag tot betalen’ opnieuw ingericht en in 2023 geïmplementeerd. In dat nieuwe proces wordt consultatie van de inkooporganisatie aan de voorkant georganiseerd, waaronder ook het attenderen op toepassing van bestaande raamcontracten.

WWD

I

31-10-‘22

Rechtmatigheidsverantwoording door college 2023 De wethouder Financiën heeft kennisgenomen van de wens van de Rekeningencommissie om als verantwoordingsgrens voor onrechtmatigheden een percentage van 1% aan te houden en houdt het verzoek van de commissie in beraad. De hiertoe aan te passen verordeningen worden naar verwachting in oktober 2022 naar de raad gestuurd, zodat deze in november kunnen worden vastgesteld.

28

Reactie college: Op dit moment wordt hard gewerkt aan de voorbereidingen van deze verandering in werkwijze met ingang van 2023. Nog in 2022 zult u hierover nader worden geïnformeerd.

Fin.

Aanvullend zijn in een nawoord twee vragen gesteld, over de rechtmatigheidsverantwoording in de Bedrijfsvoeringsparagraaf en over proefdraaien in 2022. Deze zijn per brief onder de aandacht gebracht van de wethouder Financiën in een uitnodiging voor de vergadering van 14 december 2022 (RIS313984).

RC/2022.61 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2022

Overige toezeggingen van het college in 2020-2021

Nr

Deadline

Onderwerp

bron

Stand van zaken/aandachtspunt

c

31-03-22

Evaluatie van alle verbonden partijen Nadat het beleidskader is afgerond wordt de evaluatie van alle verbonden partijen uitgevoerd. Gepland is dat dit voor de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 is afgerond en in het eerste kwartaal van 2022 aan uw raad zal worden aangeboden.

RIS308240

De Rekeningencommissie is ambtelijk geïnformeerd dat de uitkomsten van de evaluatie uiterlijk 7 december 2022 naar de commissie worden gestuurd. Behandeling is nu geagendeerd voor 14 december 2022.

PoHob

FS

Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd

Nr

Onderwerp

para.

Antwoord college (RIS313803)

1

Adviezen in accountantsverslag: van de accountant is een overzicht ontvangen met adviezen naar aanleiding van bevindingen in het accountantsverslag 2021 (GAD/2022/58). De Rekeningencommissie vraagt het college de adviezen 1 tot en met 58 (met uitzondering van 1/e) over te nemen en de Rekeningencommissie over de voortgang van de uitvoering daarvan te informeren.

3.1.5

Reactie college: Aan deze vraag van uw commissie wordt op dit moment hard gewerkt. Begin volgend jaar zal de wethouder u schriftelijk op de hoogte brengen van de voortgang en de stand van zaken.

RC/2022.61 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2022

Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd

Nr

Onderwerp

para.

Antwoord college (RIS313803)

2

Niet aansluitende indicatoren: de Rekeningencommissie wil nader worden geïnformeerd over 36 indicatoren die in de begroting zijn opgenomen, maar waarvan de verantwoording in de programmarekening daar niet op aansluit. Doordat het begrote cijfer niet in de jaarrekening is vermeld, wordt niet duidelijk hoe het verantwoorde cijfer zich verhoudt tot hetgeen begroot is. De Rekeningencommissie vraagt het college in de jaarrekening voor iedere verantwoorde indicator ook het begrotingscijfer te vermelden.

3.2.3

Aandachtspunt jaarrekening 2022

4

Trendinformatie: in de programmarekening wordt bij veel indicatoren geen informatie gegeven over de waarde van de desbetreffende indicator in voorgaande jaren. De Rekeningencommissie vraagt het college om voor elke indicator historische informatie op te nemen zodat inzicht in de trend wordt gegeven.

3.2.3

Aandachtspunt jaarrekening 2022

6

Verplichtingen inzake Enecoreserves: de Rekeningencommissie wil graag inzicht in welk deel van de afzonderlijke Enecoreserves niet meer vrij besteedbaar is vanwege reeds genomen bestuurlijke besluiten en daaruit volgende aangegane verplichtingen met derden. Het college wordt gevraagd hiertoe per reserve een overzicht te verstrekken.

3.3

Reactie college: Uw raad heeft voor de aanwending van de Eneco-middelen vier thema’s vastgesteld: kwaliteitsimpuls gebiedsontwikkeling en sociale woningbouw, duurzame mobiliteit, (sociale) woningbouwimpuls en energietransitie. Voor elk van deze thema’s is een reserve ingesteld. Vervolgens is de aanwending van deze reserves, eveneens middels besluitvorming in uw raad, verder gespecificeerd naar onderwerp dan wel project. In de programmabegroting 2023-2026, bijlage ‘Verloop overzicht reserves’, kunt u het meest recente overzicht vinden van de standen van deze reserves en welk deel nog onbestemd is. Voor elke mutatie op de afzonderlijke Eneco-reserves ontvangt u een raadsmededeling.

RC/2022.61 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2022

Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd

Nr

Onderwerp

para.

Antwoord college (RIS313803)

7

Terugblik op niet-GRIP-projecten bij evaluatie: de Rekeningencommissie vraagt bij de evaluatie ook terug te blikken op projecten die niet in de GRIP-rapportage waren opgenomen, waarvan dat achteraf gezien wel wenselijk zou zijn geweest. Welke criteria zouden met de kennis van nu wellicht meer nadruk moeten krijgen in de selectie van projecten voor de GRIP-rapportage?

4.2.3

Reactie college: De afgelopen jaren zijn in verschillende werkbesprekingen grote projecten en de GRIPrapportages periodiek besproken. Het college heeft goede ervaringen met deze vorm van gedachtenuitwisseling, en wil hier graag mee doorgaan. In zo’n (nog te plannen) bijeenkomst kan ze dan ook de vragen van uw commissie beantwoorden inzake de hierboven genoemde onderwerpen - Selectie van projecten voor GRIP - Rapportage over projecten buiten het fysieke domein - Fysieke projecten versus overige projecten - Doorlooptijd totstandkoming rapportage - Planning evaluatie na GRIP Q@ 2022 - Terugblik op niet-GRIP-projecten bij de evaluatie Het college zal in afstemming met uw commissie zoeken naar een geschikte datum. Mochten tussentijds andere onderwerpen op tafel komen, dan kunnen die vanzelfsprekend aan de agenda worden toegevoegd.

9

Verbeteringen jaarrapportage Verbonden Partijen: jaarrapportage is op enkele aspecten uitgebreid en verbeterd. De bruikbaarheid van het document kan verder worden verbeterd door bij verwijzingen naar het RIS het desbetreffende RIS-nummer te vermelden en door de vermelde RIS-nummers doorklikbaar te maken.

7.2

Reactie college: Het college is blij te vernemen dat de uitbreidingen en verbeteringen in de jaarrapportage verbonden partijen door uw commissie positief zijn ontvangen. Het college zal ook in de volgende editie verdere verbeteringen aanbrengen zoals de mogelijkheid om naar RISnummers door te klikken. De huidige jaarrapportage bevat veel informatie en het college begrijpt het verzoek van uw commissie om de informatievoorziening eenvoudiger en

RC/2022.61 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2022

Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd

Nr

Onderwerp

para.

Antwoord college (RIS313803)

10

Bruikbaarheid jaarrapportage verbonden partijen: in de huidige vorm is niet altijd vlot inzichtelijk in hoeverre een verbonden partij bijzondere bestuurlijke aandacht behoeft. Het college wordt gevraagd om bij de jaarrapportage en evaluatie, vergelijkbaar met de ‘stoplichtrapportage’ in de verantwoording over grote projecten (GRIP-rapportage), voor elke verbonden partij te duiden of extra aandacht nodig is.

7.2

11

Publicatie jaarrekeningen verbonden partijen: enkele verbonden partijen publiceren geen jaarrekening op de eigen website. De Rekeningencommissie wil bij de volgende jaarrapportage verbonden partijen kunnen beschikken over alle jaarrekeningen van verbonden partijen.

7.2

gerichter te presenteren. Hierdoor wordt het voor uw commissie op een eenvoudige wijze duidelijk wat de complexe vraagstukken zijn die (extra) aandacht vereisen. Het college zal uw commissie gerichter van informatie voorzien. Het college beaamt dat, in het kader van transparantie, raadsleden eenvoudig de beschikking over de jaarverslagen van verbonden partijen moeten krijgen. Alle jaarverslagen van de verbonden partijen zijn bij de Kamer van Koophandel tegen een kleine vergoeding beschikbaar, maar het is voor raadsleden eenvoudiger dat de jaarverslagen op de desbetreffende website van de verbonden partij beschikbaar zijn. Het college zal daarom de verbonden partijen die hun jaarverslag (nog) niet op hun website publiceren verzoeken om dit zo spoedig mogelijk te doen. In de aankomende jaarrapportage wordt een statusupdate hierover vermeld. Verder zal het college in de komende jaarrapportage motiveren waarom partijen als BNG en HTM niet onder de WNT vallen en informeren waarom in die gevallen de bezoldigingen van de bestuurders niet in het jaarverslag worden gekwantificeerd. De komende jaarrapportage wordt uitgebreid door bij elke gemeenschappelijke regeling te vermelden of de jaarrekening op tijd is gepubliceerd.

12

Toepassing van de WNT-norm bij verbonden partijen: in het beleidskader is opgenomen dat het college ernaar streeft dat Haagse verbonden partijen voldoen aan de WNT. Afhankelijk van het deelnamepercentage is dit niet altijd afdwingbaar door het college. Van sommige verbonden partijen wordt aangegeven dat zij niet onder de Wet normering topinkomens (WNT) vallen. Daarbij is tevens vermeld dat de bezoldiging van bestuurders de WNT-norm overschrijdt, maar dit wordt verder niet gekwantificeerd. De Rekeningencommissie wil weten waarom verbonden partijen als BNG en HTM niet onder de WNT vallen en waarom de bezoldigingen van de bestuurders niet in de jaarrapportage worden gekwantificeerd.

7.2

RC/2022.61 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2022

Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd

Nr

Onderwerp

para.

13

Publicatietermijn jaarrekeningen gemeenschappelijke regelingen: de jaarrekening van een gemeenschappelijke regeling dient uiterlijk 15 april van het daaropvolgende jaar te worden gepubliceerd. De Rekeningencommissie wil dat in de volgende jaarrapportage bij elke gemeenschappelijke regeling wordt vermeld of de jaarrekening op tijd gepubliceerd is.

7.2

14

Noodzaak verbonden partij: de Rekeningencommissie vraagt het college om bij de evaluatie voor elke afzonderlijke verbonden partij expliciet te beoordelen of deelname in een verbonden partij noodzakelijk is om het beoogde publieke belang te dienen en daarbij mogelijke alternatieven in overweging te nemen.

7.3

15

Programma DMO’s 2021-2022: de Rekeningencommissie wil weten wanneer een nieuw DMO-programma tegemoet kan worden gezien. Het college wordt gevraagd evenals voorheen (RIS 303059) in de brief over het DMO-programma ook toe te lichten hoe de bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande doelmatigheidsonderzoeken zijn opgevolgd.

8.3

Reactie college: DMO-programma 2023-2024 Het college bereidt in 2022 een nieuw programma over doelmatigheids- en doeltreffendheids-onderzoek voor. Aan de hand van een afgeronde interne evaluatie worden eerst de kaders in 2022 geactualiseerd op het aspect van de governance en periodiciteit van de onderzoeken. Het nieuwe programma wordt naar verwachting in het eerste kwartaal 2023 aangeboden aan uw raad, en dan zal ook de uitvoering van onderzoeken ter hand worden genomen.

16

Contributie/attributievraagstuk in taakstelling Jeugd/Wmo: de Rekeningencommissie vraagt het college in de volgende halfjaarrapportage een notitie op te nemen waarin de kostenbesparingen zo goed mogelijk inzichtelijk worden of op geaggregeerd niveau worden geduid.

9.1

Reactie college: De RC vraagt nadere informatie op drie onderdelen: de effecten en opbrengsten per maatregel, de voortgang op het vlak van kostenbeheersing, en de voortzetting van de halfjaarrapportage. In een volgende rapportage aan de Raad, naar verwachting in 2023, zal antwoord worden gegeven op deze vragen.

Antwoord college (RIS313803)

RC/2022.61 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht december 2022

Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd

a b

Nr

Onderwerp

para.

17

Inzicht in voortgang kostenbeheersing Jeugd/Wmo: de commissie heeft behoefte aan meer inzicht in de voortgang van de uitvoering van de maatregelen voor kostenbeheersing. Net als in 2020 wordt meer dan de helft van de taakstelling. Op basis van enkel de meest recente rapportage is onvoldoende helder of het college op koers ligt in de realisatie van taakstellingen en verbeterplannen. Het college wordt gevraagd in de komende rapportage meer historische context te geven.

9.1

18

Voortzetting halfjaarrapportage kostenbeheersing Wmo & Jeugd: mede omdat onduidelijk is in welke mate kostenontwikkelingen binnen de Wmo in het afgelopen jaar nog coronagerelateerd waren, wil de Rekeningencommissie ook over het eerste halfjaar in 2022 een volledige rapportage (over jeugdhulp én Wmo) ontvangen. De commissie wil zich op basis daarvan een beter beeld vormen van de totale kostenbeheersing en de totale kostenbesparingen in het sociaal domein, de toekomstbestendigheid ervan en van de mogelijke invloed van (toekomstig) gemeentelijk beleid en rijksbeleid hierop.

9.1

Antwoord college (RIS313803)

pag/par.: pagina of paragraaf in het RC-rapport over de jaarrekening van 2021 (RIS312533) waar de desbetreffende toezegging wordt genoemd PoHo: portefeuillehouder