Toezeggingenoverzicht jrk 2022 RIS316667 okt 2023 II
Tekst van het document
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Stand van zaken betreffende Toezeggingen door het college aan de Rekeningencommissie inzake jaarrekeningonderzoek 2022 Versie: 2 Datum: 30 oktober 2023
1 2
pag.1
Stand van zaken en aandachtspunten
PoHo2
Analyse benodigde correcties in de jaarrekening Het college erkent het belang van het terugdringen van het aantal fouten in de jaarrekening en zegt toe deze analyse uit te voeren. Voorafgaand aan de volgende jaarrekening wordt de Rekeningencommissie geïnformeerd over de uitkomsten van deze analyse over de jaarrekening 2022, en over de verbetermaatregelen die het college naar aanleiding hiervan neemt, inclusief de tijd die daarvoor nodig is.
7
Aandachtspunt bij de jaarrekening 2023.
Fin.
Voorkomen achterstanden in financiële administratie Het ‘bij zijn’ van de administratie is nodig om goed te kunnen sturen gedurende het jaar. Daarbij ontlast en versnelt een actuele financiële administratie het proces van de jaarafsluiting. Net als in voorgaande jaren, zal ook in 2023 een tussentijdse afsluiting van de financiële administratie plaatsvinden. Een van de doelen van deze tussentijdse afsluiting is het mogelijk maken van een controle op het up to date zijn van de administratie, zodat hier indien nodig op bijgestuurd kan worden.
8
Te betrekken bij de behandeling van de boardletter naar aanleiding van de interimcontrole door de accountant.
Fin.
Nr
Deadline
Toezegging
A
26-04-24
B
01-12-23
pag/par.: pagina of paragraaf in het RC-rapport over de jaarrekening van 2022 (RIS315931) waar de desbetreffende toezegging wordt genoemd PoHo: portefeuillehouder
RIS316667 Rekeningencommissie
Nr
Deadline
C
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Toezegging
pag.1
Stand van zaken en aandachtspunten
PoHo2
Prognosekracht van de begroting Het college wil onderzoeken hoe de kwaliteit en de voorspellende waarde van de begroting en de tussentijdse informatievoorziening kan worden verbeterd. In dit onderzoek neemt het college ook de vraag mee of en hoe er kan worden geanticipeerd op uitkeringen van het Rijk die laat in het jaar worden vastgesteld (taakmutaties uit de september- en decembercirculaires).
10
Aanvullend heeft de Rekeningencommissie in haar rapport gevraagd om in dit onderzoek te kijken naar oorzaken van het niet besteden van alle beschikbare middelen en dit tevens te betrekken bij de verdere uitwerking van de contourenbrief (RIS314462). In zijn schriftelijke reactie op het RC-rapport heeft het college laten weten een onderzoek hiernaar te starten. De Rekeningencommissie wordt daarna over de uitkomsten geïnformeerd (RIS316629, pag. 2).
Fin.
D
15-02-24
Doorlooptijd jaarrekeningcontrole De kwaliteit en de snelheid van de aan te leveren informatie voor de controle (LOTS) heeft de aandacht van het college en is standaard onderdeel van de ambtelijke evaluatie van de jaarrekening. Dit doet de gemeente samen met de accountant en hierin zijn de laatste jaren al forse stappen gezet. Voor de SiSa-regelingen zal specifiek aandacht worden gevraagd, ten einde deze aanlevering zoveel mogelijk uniform te laten plaatsvinden en met een verbeterde kwaliteit. Tevens zal de kennis over SiSa-regelingen worden versterkt c.q. breder worden verspreid binnen de ambtelijke organisatie.
11
Aandachtspunt bij de jaarrekening 2023 en tevens te betrekken bij de behandeling van de boardletter naar aanleiding van de interimcontrole door de accountant.
Fin.
E
01-10--23
Planning jaarrekeningcontrole De planning voor komende jaarrekening zal in gezamenlijkheid met de Griffie, de Rekeningencommissie en de accountant worden opgesteld.
11
De planning & controlcyclus voor 2024 is geagendeerd voor de Rekeningencommissievergadering van 2 november 2023.
Fin.
F
31-12-23
Tussentijdse afsluiting(en) van de financiële administratie Ook in 2023 sluit de gemeente weer tussentijds af, in ieder geval per 9 maanden. Onderzocht wordt of vaker tussentijds afgesloten kan worden, en hoe de tussentijdse afsluiting uitgebreid kan worden met specifieke aandachtspunten uit het accountantsverslag en de ambtelijke evaluatie van de jaarrekening 2022.
11
Aandachtspunt bij de jaarrekening 2023 en tevens te betrekken bij de behandeling van de boardletter naar aanleiding van de interimcontrole door de accountant.
Fin.
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Nr
Deadline
Toezegging
pag.1
Stand van zaken en aandachtspunten
PoHo2
G
31-12-23
Eerder controleren van grondexploitaties Voor het gedurende het jaar controleren van de grondexploitaties zal het college gezamenlijk met de accountant een aanpak opstellen.
12
Te betrekken bij de behandeling van controleaanpak van de accountant. De planning & controlcyclus voor 2024 is geagendeerd voor de Rekeningencommissievergadering van 2 november 2023.
Fin.
H
31-12-23
Tussentijdse voortgangsinformatie MIP Het college deelt de constatering dat het heden nog niet mogelijk is om tussentijds te rapporteren over het Meerjareninvesteringsplan (MIP). Dit wil het college uiteraard wel en doet dit graag in nauwe samenspraak met de raad. Het college neemt de punten van de Rekeningencommissie mee in de uitwerking van het transparanter maken van de planning & controlcyclus en in de uitwerking van de investeringsbegroting, conform de uitgangspunten zoals met de gemeenteraad gedeeld in de contourenbrief actualisatie financieel beleid (RIS314462).
14
Te betrekken bij de behandeling van de verdere uitwerking van de contourenbrief (RIS314462).
Fin.
I
21-09-23
Betrouwbaarheid van indicatoren De Rekeningencommissie heeft de wethouder Financiën, Cultuur & Economie gevraagd naar haar standpunt over de waarnemingen in het rapport over indicatoren (RIS315569). Het college gaat hier graag met de Rekeningencommissie over in gesprek en zal voor het einde van de zomer met de gevraagde schriftelijke reactie op het volledige rapport komen.
16
In zijn schriftelijke reactie op het RC-rapport gaat het college in op de vragen over indicatoren (RIS316629, pag. 2). Hierin laat het college o.a. weten: ▫ dat er aanleiding kan zijn om begrote waarden van indicatoren tussentijds aan te passen. (NB: Dit is toegelicht in bijlage 5 van de begroting 2024). ▫ te willen onderzoeken hoe hier eenduidig mee omgegaan kan worden. ▫ te streven naar betrouwbaardere gegevens en betere aanlevering van brondocumentatie. ▫ in de uitwerking van de contourenbrief te onderzoeken welke aanvullende kengetallen over de financiële positie mogelijk zijn.
Fin.
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Nr
Deadline
Toezegging
pag.1
Stand van zaken en aandachtspunten
PoHo2
J
31-12-23
Grondexploitaties: begroten van onvoorziene kosten De Rekeningencommissie wil dat in de Verordening beheersregels grondexploitatie en strategisch bezit, gemeente Den Haag 2018 wordt opgenomen dat geen posten zonder onderbouwing of berekening op een grondexploitatieproject mogen worden begroot, zoals bijvoorbeeld een stelpost voor onvoorziene kosten. Omdat onvoorziene kosten zich in de praktijk voordoen wil het college deze stelpost wel blijven hanteren in een grondexploitatiebegroting. Omdat dit vraagstuk zich ook bij andere gemeenten voordoet, heeft de wethouder desgevraagd toegezegd ook na te gaan hoe andere gemeenten hiermee omgaan en een voorstel voor aanpassing van de verordening aan de commissie voor te leggen.
20
Te betrekken bij de behandeling van grondexploitaties (bij de boardletter 2023 of in het jaarrekeningonderzoek 2023).
VWZ
K
31-12-23
Grondexploitaties: bijdragen aan fondsen/reserves De wethouder heeft toegezegd de grondexploitaties te gaan controleren op eventuele afdrachten aan fondsen of reserves, zoals bijvoorbeeld het genoemde verstratingsfonds. Deze worden dan uit de grondexploitatiebegroting gehaald om ervoor te zorgen dat voldaan wordt aan het BBV. Het lijkt het college dan niet nodig om ook de verordening op dit punt aan te passen.
21
Te betrekken bij de behandeling van grondexploitaties (bij de boardletter 2023 of in het jaarrekeningonderzoek 2023).
VWZ
L
31-12-23
Grondexploitaties: uitsluitend begroten van toerekenbare kosten De wethouder is bereid te onderzoeken hoe andere gemeenten hiermee omgaan. Hij begrijpt de zorg van de Rekeningencommissie over een mogelijk verminderde transparantie als gevolg van het in grondexploitaties tevens opnemen van aanvullende werkzaamheden met al dan niet daarmee gepaard gaande risico’s. De wethouder neemt dit als aandachtspunt mee in de uitwerking van het voor te leggen voorstel voor de aanpassing van de verordening.
21
Te betrekken bij de behandeling van de gewijzigde verordening voor grondexploitaties.
VWZ
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Nr
Deadline
Toezegging
pag.1
Stand van zaken en aandachtspunten
PoHo2
M
31-12-23
Grondexploitaties: investeringen in de openbare ruimte (PPTcriteria) De wethouder heeft toegezegd in de verordening op te nemen dat bij de vaststelling en actualisatie van een project inzichtelijk wordt gemaakt hoe met de PPT-criteria wordt omgegaan, zodat voortaan bij het openen en het herzien van een grondexploitatie de kwantificering van de PPTcriteria zo concreet mogelijk wordt gemaakt. Voor wat betreft het in de verordening onderbouwen van de kwantificering van het begrip ‘aanzienlijk hoger’ voor het volledig toerekenen van een investering aan een grondexploitatie heeft de wethouder voorgesteld om dit bij het voorstel voor de nieuwe verordening nader uit te werken. Daarbij zal dan ook inzichtelijk worden gemaakt hoe andere gemeenten daar mee omgaan.
22
Te betrekken bij de behandeling van de gewijzigde verordening voor grondexploitaties.
VWZ
N
31-12-23
Grondexploitaties: frequentie MPG De wethouder is graag bereid om gezamenlijk met de Rekeningencommissie en de commissie Ruimte te bekijken hoe de MPG beter afgestemd kan worden op de informatiebehoefte van de raad. Het college stelt voor om de MPG voortaan elk jaar bij de jaarrekening uit te brengen, met een beknopte update bij de begroting. Desgevraagd heeft de wethouder bevestigd dat bij de jaarrekening 2022 geen MPG is uitgebracht; deze komt bij de begroting.
22
Te betrekken in een gezamenlijke werkbespreking met de commissie Ruimte.
VWZ
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Nr
Deadline
Toezegging
pag.1
Stand van zaken en aandachtspunten
PoHo2
O
31-12-23
Grondexploitaties: informatievoorziening aan de raad De wethouder onderschrijft dat stukken zelfstandig leesbaar moeten zijn en de raad in staat moeten stellen om indien gewenst bij te sturen. Hij heeft toegezegd de wensen van de Rekeningencommissie in beraad te nemen en is graag bereid om na het uitbrengen van de ontwerpbegroting met de Rekeningencommissie en de commissie Ruimte nader af te stemmen hoe het college beter aan de informatiebehoefte van de raad kan voldoen, om daarmee ook de bewustwording te kunnen vergroten. De uitkomsten van deze gedachtewisseling wil de wethouder betrekken bij het daarna uit te brengen voorstel voor de aanpassing van de verordening.
23
Te betrekken in een gezamenlijke werkbespreking met de commissie Ruimte.
VWZ
P
21-09-23
Rechtmatigheidsverantwoording 2023 Het college zal in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting geven op alle fouten die groter zijn dan de rapporteringsgrens en welke maatregelen worden genomen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen. Niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van relevante wet- en regelgeving zullen eveneens worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. De controleverordening en financiële verordening, met daarin opgenomen onder meer de verantwoordingsgrens en rapporteringsgrens, zullen aan de gemeenteraad worden voorgelegd. Het college zegt toe om kort na het zomerreces een voorstel voor te leggen omtrent de nadere invulling van de rechtmatigheidsverantwoording.
27
De brief over de nadere invulling van de rechtmatigheidsverantwoording is vóór het zomerreces van 2023 ontvangen (RIS316077) en is geagendeerd voor de Rekeningencommissievergadering van 2 november 2023.
Fin.
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS316629)
1
Jaarrekeningresultaten door niet uitgevoerde werkzaamheden: in de raadsperiode 2014-2018 heeft het college op aandringen van de Rekeningencommissie ingezet op het terugdringen van onderbestedingen die onder meer voortkwamen uit het niet (tijdig) uitvoeren van begrote werkzaamheden (bijvoorbeeld door middel van overcommitteren). De Rekeningencommissie vraagt het college in het onderzoek te kijken naar oorzaken van het niet besteden van alle beschikbare middelen en dit tevens te betrekken bij de verdere uitwerking van de contourenbrief (RIS314462).
10
Het college heeft laten weten een onderzoek hiernaar te starten waarover de commissie na afloop wordt geïnformeerd.
2
Afstemming planning & controlcyclus: het college wordt verzocht om voortaan voorafgaand aan het voorleggen van een conceptplanning voor de planning & controlcyclus waarin wordt afgeweken van de verordening financieel beheer & beleid, hierover te overleggen met de Rekeningencommissie en de commissie Bestuur (zie ook RIS313984).
10
“Hierover heeft het college een toezegging gedaan (zie ook blz. 11 van het rapport van de rekeningencommissie: “de planning voor komende jaarrekening zal in gezamenlijkheid met de griffie, de Rekeningencommissie en de accountant worden opgesteld”. Deze werkwijze geldt ook voor andere jaren.”
4
Aanvullende kengetallen financiële positie: voor eventuele aanvullende indicatoren voor de duiding van de financiële positie zou de handleiding houdbaarheidstest gemeentefinancien 2022 van de VNG geraadpleegd kunnen worden. De Rekeningencommissie vraagt het college te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn om aanvullende informatie in de begroting en verantwoording op te nemen ter duiding en vergelijking van de financiële positie van de gemeente.
18
“In het kader van de contourenbrief onderzoekt het college hoe de P&C-cyclus transparanter kan worden ingevuld. Onderdeel daarvan is dat de tekstuele informatie in de begroting de juiste ondersteuning krijgt van indicatoren en kengetallen. In de uitwerking van de contourenbrief kan deze onderzoeksvraag naar de aanvullende kengetallen over de financiële positie van de gemeente worden meegenomen.”
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS316629)
6
Te wijzigen verordening voor grondexploitaties: de Rekeningencommissie vraagt het college de toegezegde wijzigingen in de huidige Verordening beheersregels grondexploitatie en strategisch bezit, gemeente Den Haag 2018 nog dit kalenderjaar aan de Rekeningencommissie voor te leggen.
22
Geen reactie.
7
Negatieve saldi van grondexploitaties: de Rekeningencommissie vindt het belangrijk dat de afweging die ten grondslag ligt aan de keuze voor de inzet van het instrument grondexploitatie zo transparant mogelijk is. De meeste grondexploitaties van de gemeente Den Haag hebben een negatief saldo. De Rekeningencommissie wil weten of dat ook geldt voor andere gemeenten en waar eventuele verschillen door verklaard kunnen worden.
24
“Omdat de grondexploitaties binnen de portefeuille van de gemeente Den Haag voornamelijk binnenstedelijke ontwikkelingen zijn, betreft het vaak plannen met hoge verwervingskosten en op sommige plekken ook sterk vervuilde grond. […] De ambities voor sociale- en betaalbare woningbouw verlagen […] de opbrengstenpotentie van de uit te geven gronden. […] Een vergelijk met overige gemeente is lastig te maken omdat specifieke kenmerken, het beoogde programma en de locatie binnen deze grondexploitaties van andere gemeente moeilijk te vergelijken zijn. De verkoopprijzen voor vrije-sector woningen liggen in Amsterdam bijvoorbeeld significant hoger dan in Den Haag, dit heeft een zeer grote invloed op de baten binnen de grondexploitatie. Voor de volledigheid hierbij een overzicht van de te verwachte netto contante waarde of eindwaarde van de grondexploitatiesaldi per gemeente (G4): Gemeente Amsterdam + 900 mln. (NCW, jaarverslag 2022) Gemeente Rotterdam + 7,9 mln. (NCW, jaarverslag 2022) Gemeente Den Haag - 191,6 mln. (NCW, 1-1-2023) Gemeente Utrecht - 32,8 mln. (EW, jaarverslag 2022)
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS316629)
8
Onderbouwing plankosten: naar het oordeel van de accountant worden plankosten op de grondexploitatie Norfolk ontoereikend onderbouwd om de hoogte ervan te kunnen rechtvaardigen. Het gaat dan met name om plankosten in de laatste jaren van uitvoering van het project, waarvan verwacht mag worden dat deze lager dan geprognosticeerd zullen zijn. De Rekeningencommissie vraagt het college ervoor te zorgen dat aan grondexploitaties toegerekende plankosten voldoende worden onderbouwd.
24
“In algemene zin: De plankosten die worden toegerekend aan de grondexploitaties worden op basis van nacalculatie toegerekend. Het betreft hierbij het werkelijk geschreven aantal uren via het tijdschrijfsysteem vermenigvuldigd met het uurtarief van de desbetreffende afdeling. Zodoende worden de grondexploitaties niet belast met plankosten die niet toerekenbaar zijn aan de grondexploitatie en worden de plankosten die wel toegerekend worden aan de grondexploitaties voldoende onderbouwd. Om een juiste verwachting te maken van het toekomstig saldo van de grondexploitatie moeten de plankosten voor de resterende looptijd begroot worden. Bij vaststelling of herziening van een grondexploitatie gebruiken we hiervoor als basis de voor de gemeente Den Haag geoptimaliseerde landelijke plankostenscan. Vervolgens wordt bij elke actualisatie gekeken naar de werkelijke lasten en worden de prognoses bijgesteld in overleg tussen de projectleider en de planeconoom op basis van de huidige inzichten. Dit blijft altijd een inschatting van de nog te verwachten plankosten en kan dus per jaar een verschillend inzicht geven. Het blijft belangrijk te benadrukken dat enkel de werkelijk geschreven uren worden doorbelast aan de grondexploitaties. Voor het project Norfolk betreft het een begroting over een langere looptijd waardoor de onzekerheid over deze prognose toeneemt.
In dit specifieke geval, waarbij gekeken is naar de werkelijk kosten in de afgelopen jaren, is het te verwachten dat er eerder meer dan minder plankosten zullen worden gemaakt dan in een gemiddeld project. In de raming van de plankosten voor dit project is wel gekozen voor een afbouw van het aantal uren richting het eind van het project. Om deze vermindering in de toekomstige ambtelijk inzet, of de nog verder afbouw van het aantal uren die de accountant voorstelt, te realiseren is sturen op voortang essentieel. Echter gezien het voorzichtigheidsprincipe vinden wij het reëel om de verwachting van deze toekomstige plankosten in dit project voorlopig niet versneld af te bouwen. Ook hier geldt, de uiteindelijk doorbelasting van de plankosten vindt plaats op de werkelijk geschreven uren.”
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS316629)
9
Informatievoorziening IT-ontwikkelingen: de ontwikkelingen binnen het IT-domein hebben een breed spectrum. In de vorige collegeperiode werd hierover periodiek gerapporteerd. De Rekeningencommissie blijft behoefte houden aan een systematische informatievoorziening over de voortgang hierin en over de gesignaleerde risico’s. Het college wordt gevraagd hoe hierin wordt voorzien.
29
“In de vorige collegeperiode zijn er uitvoeringsagenda’s aangeboden over de visie op digitalisering en dienstverlening, met daarbij een duiding van het afgelopen jaar. Dit krijgt vervolg in de vorm van een nieuwe visie op dienstverlening en ook vanuit digitalisering komt er een vervolg. Daarnaast wordt er nog een evaluatie van het masterplan IT gedeeld eind 2023. Bovendien zullen we uw commissie periodiek op de hoogte houden via het delen van de bestaande 4-maandsrapportage rond informatiebeleid.”
10
Naleving Wet open overheid: naar aanleiding van de nieuwe Wet open overheid worden nu bij het Rijk volledige beslisnota’s geopenbaard, inclusief alle afwegingen die voorafgegaan zijn aan het uiteindelijke besluit. De gemeente Den Haag lijkt nog niet zover te zijn. De Rekeningencommissie wil meer inzicht in de onderdelen waarin de gemeente Den Haag nog niet Woocompliant is, onder meer voor wat betreft het volledig publiceren van beslisinformatie.
29
“Het college neemt de voortgang op de Wet open overheid mee in de bovengenoemde 4-maandsrapportage.”
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS316629)
11
Governance van informatieveiligheid: in het accountantsverslag (RIS315417) wordt op pagina 14 de aanbeveling gedaan om na te gaan of de huidige inrichting van verantwoordelijkheden en sturing rond cybersecurity voldoende effectief is om adequaat de constante dreiging van cyberaanvallen op te kunnen vangen. Er is een expertisecentrum dat het beleid maakt en kan adviseren, maar de eindverantwoordelijkheid voor informatieveiligheid ligt nu bij de diensten. Gezien de specialistische en actuele kennis die hiervoor nodig is, lijkt het voor de hand te liggen de eindverantwoordelijkheid centraal te beleggen. De Rekeningencommissie wil weten hoe het college hierover denkt en wat daarbij de afwegingen zijn.
30
“De reden om de verantwoordelijkheid voor informatieveiligheid niet centraal te beleggen, is dat de algemeen directeuren integraal verantwoordelijk zijn voor de risico’s van hun dienst. Dat geldt voor HR, financiën, compliance en dus ook voor de IT-risico’s en zaken als security en privacy. Daarbij willen we sterkere verbinding inrichten via de iBoards, waarin iedere vier maanden een rapportage vanuit security gepresenteerd zal gaan worden met kritische prestatie-indicatoren (kpi’s) over de staat van de digitale veiligheid van de dienst. Zo worden de verantwoordelijke managers zich bewust van de risico’s die ze lopen en kunnen ze daarop sturen.”
12
Governance en rol van het college: het assessment van de informatieveiligheid is nu op initiatief van de Rekeningencommissie en de Accountantsorganisatie tot stand gekomen. De Rekeningencommissie wil van het college weten of en hoe het college zelf ook dergelijke assessments wil (laten) uitvoeren in het kader van zogenoemde derdelijnscontroles.
30
“Het college ziet zeker de waarde van extra controle op informatieveiligheid en waardeert het initiatief van de Rekeningencommissie en de Accountantsorganisatie. Een extern assessment zou verder inzicht kunnen geven in waar de gemeente kan verbeteren. Daarnaast lopen er reeds een aantal initiatieven, zoals extra maatregelen tegen DDOSaanvallen en CEO-fraude, waarbij een externe zich voordoet als een politicus of hooggeplaatste ambtenaar om de gemeente binnen te dringen.”
13
Organogram IT-beheer en informatiebeveiliging: de Rekeningencommissie wil na de zomer de governance van IT en informatieveiligheid agenderen, bijvoorbeeld in een werkbespreking met de nieuwe CIO. Voorafgaand daaraan wil de commissie een actueel overzicht ontvangen van de verantwoordelijkheidsverdeling van IT-beheer en informatieveiligheid.
30
“De Chief Information Officer (CIO) is beschikbaar voor een werkbespreking, hiervoor zal de verantwoordelijkheidsverdeling worden gedeeld.” N.B. Aanvullende toezegging: De Rekeningencommissie ontvangt een actueel overzicht van de verantwoordelijkheidsverdeling van IT-beheer en informatieveiligheid.
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS316629)
14
Dashboard datastrategie: de Rekeningencommissie vraagt het college inzicht te verschaffen in de sturing op KPI’s uit de datastrategie door middel van een dashboard, op te nemen in de bestaande rapportagecycli.
31
“Er wordt gewerkt aan sturing op kritische prestatie-indicatoren (kpi’s) uit de datastrategie in een dashboard. Wanneer dit dashboard klaar is zal dit worden meegenomen in de bestaande rapportagecycli. De CIO zal hiervoor een voorstel doen bij de hierboven genoemde werkbespreking.” (aanvullende toezegging)
15
Naleving AVG: de gemeente Den Haag is niet AVG-compliant, onder meer omdat de gemeente nog niet aan alle formele eisen van de AVG voldoet. Zo is het register van verwerkingen nog incompleet, ook voor wat betreft de verplichte verwerkingen. Voor alle risicovolle verwerkingen zou een Data Protection Impact Assessment (DPIA) moeten zijn uitgevoerd, dit is niet het geval. Uit een rapport van Bits of Freedom blijkt in grote lijnen dat de stand van zaken bij andere gemeenten vergelijkbaar is. Naar aanleiding daarvan zijn schriftelijke vragen aan het college gesteld. De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd over de voortgang in de verbetering van de naleving van de AVG.
31
“De functionaris gegevensbescherming (FG) geeft in principe jaarlijks een presentatie aan de Rekeningencommissie.”
16
Positionering FG: de Rekeningencommissie stelt vast dat de positionering van de FG is gewijzigd sinds de Rekeningencommissie dit bij het college heeft aangekaart. Daarbij is nog niet voorzien in een vervanger voor de FG. Belangrijke zaken worden door de FG aan de gemeentesecretaris gesignaleerd. Voor een dergelijke escalatie is echter geen procedure vastgelegd. De Rekeningencommissie hecht eraan dat de onafhankelijke positie van de FG als intern toezichthouder zo goed mogelijk wordt geborgd en vraagt het college om de vervanging en een escalatiemogelijkheid voor de FG nader schriftelijk uit te werken
31
“De FG is rechtstreeks onder de gemeentesecretaris, dus onafhankelijk, gepositioneerd in de directie bestuurszaken van de Bestuurdienst. Daarnaast is er dit jaar een tweetal aanstellingsbesluiten gemaakt, waarin verwezen wordt naar de onafhankelijke positie van de FG volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In de AVG staat ook opgenomen dat de FG rechtstreeks rapporteert aan de hoogste leidinggevenden. Wettelijk en feitelijk gezien is dit dus al geregeld, dit wordt ook beschreven bij de herijking van het privacy beleid van de gemeente Den Haag. In het aanstellingsbesluit is opgenomen dat de FG bevoegd is om bij afwezigheid een vervanger aan te wijzen, dit ziet tot nu toe met name op het bijhouden van de FGmailbox tijdens vakanties.”
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS316629)
17
Rol FG bij Gemeenschappelijke Regelingen: in hoeverre de FG een rol heeft in het toezicht op Gemeenschappelijke Regelingen is onduidelijk. De verwerkingen van persoonsgegevens binnen Gemeenschappelijke Regelingen zijn nog niet in kaart gebracht. De Rekeningencommissie vraagt het college inzichtelijk te maken in hoeverre verwerking van persoonsgegevens van burgers door verbonden partijen wordt gedaan, hoe de bescherming hiervan is geborgd en hoe de verantwoordelijkheid op het toezicht hierop is geregeld.
31
“Het toezicht van de FG bij gemeenschappelijke regelingen verschilt per regeling, maar bij alle regelingen wordt óf door de FG van Den Haag óf door de FG van een samenwerkende organisatie toezicht gehouden. Bij het Regionaal Informatie- en Expertisecentrum (RIEC) en het Veiligheidshuis zijn bijvoorbeeld de verschillende samenwerkingspartners zelf verantwoordelijk voor hun gegevens en houdt de eigen FG daar toezicht op. Er is een wet in voorbereiding, de Wet gegevensverwerking door samenwerkingsverbanden, die deze organisaties verplicht om zelf een FG aan te wijzen. Voor andere organisaties, zoals bijvoorbeeld Veilig Thuis of de GGD is de FG van Den Haag aangewezen. Andere organisaties zoals bijvoorbeeld H10 hebben een eigen FG.”
18
Jaarverslag FG: om een beter inzicht te krijgen in de naleving van de AVG wil de Rekeningencommissie het jaarverslag van de FG van het college ontvangen.
31
“Het jaarverslag van de FG 2022 wordt via het college doorgeleid naar de Rekeningencommissie.” (aanvullende toezegging).
19
Verbonden partijen, aanbevelingen audit Accountantsorganisatie: de Rekeningencommissie onderschrijft de bevindingen van de Accountantsorganisatie en vraagt het college de daaruit voortkomende aanbevelingen over te nemen.
33
“Zoals reeds eerder aan de raad medegedeeld (RIS313870) kan het college aansluiten bij de aanbevelingen van de audit Accountantsdienst inzake de rol van de raad bij verbonden partijen. N.a.v. een advies van de Accountantsdienst (RIS313989) wordt het op 10 februari 2022 vastgestelde beleidskader geactualiseerd. Daarbij zijn de eerdere focuspunten gehandhaafd en niet inhoudelijk gewijzigd. De wijzigingen richten zich op: ▫ verduidelijken rollen van raad en college bij aangaan en afstoten van verbonden partijen; ▫ verwerkingen wijziging Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) per 1 juli 2022; ▫ visualisaties in het beleidskader ter bevordering van de leesbaarheid. Deze actualisatie bevindt zich in de afrondende fase en zal binnenkort aan de raad worden voorgelegd ter vaststelling.” (aanvullende toezegging).
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS316629)
20
Aanscherping beleidskader verbonden partijen: de Rekeningencommissie verzoekt het college in het beleidskader de evaluatie/risicoanalyse van verbonden partijen apart te beschrijven en te concretiseren voor de verschillende fasen: oprichting, uitvoering, evaluatie- en heroverwegingsfase/afstoten (zie bijvoorbeeld de gemeente Westerveld, pag. 15/16 Nota verbonden partijen).
33
“In principe geldt het in het beleidskader verbonden partijen opgenomen toetsingskader als een kwalitatieve basis voor het aangaan, afstoten, maar ook evalueren van verbonden partijen. Overigens heeft de raad al middelen om grip te houden op de inrichting van de risicobeheersing. Via de jaarlijkse P&C-cyclus van begroting, jaarrekening en jaarrapportage verbonden partijen worden de risico’s gemonitord en kan indien nodig worden bijgestuurd. Ook worden in het beleidskader verbonden partijen reeds de verschillende fasen van een verbonden partij uiteengezet zoals het aangaan en afstoten van een verbonden partij in hoofdstuk 3. Bij deze uiteenzetting wordt de verschillende analyses per fase meer concreet toegelicht zoals het op stellen van een businesscase inclusief inkomsten, uitgaven, risico’s en de maatschappelijke effecten tijdens de onderzoeksfase of het opstellen van de exit-strategie inclusief risico’s tijdens uitwerkingsfase. Daarnaast wordt bij de periodieke evaluatie van alle verbonden partijen (eens per 4 jaar) op basis van het toetsingskader aandacht besteed aan risicobeheersing van verbonden partijen. Zo was in de evaluatie van 2022 als expliciete vraag t.a.v. alle verbonden partijen opgenomen: “Staan de (financiële) risico’s t.a.v.
de verbonden partij (nog steeds) in redelijke verhouding tot de te dienen publieke belangen?” Op basis van de concrete uitkomsten van de diverse analyses en hiervoor beschreven rapportages daarover wordt én kan maatwerk worden toegepast in het toezicht(-arrangement) als een specifieke situatie daarom vraagt. Bij de actualisatie van het beleidskader verbonden partijen wordt de rol van de raad en het college bij de cycli van begroting en jaarrekening van de gemeenschappelijke regelingen die aan Den Haag verbonden zijn aangescherpt, conform de gewijzigde wet Gemeenschappelijke regelingen en het in instrumentarium dat deze gewijzigde wet hiervoor biedt. Ook zal er een lijst met aandachtpunten worden opgenomen van specifieke zaken die in de betreffende gemeenschappelijke regeling worden vastgelegd ter behartiging van de publieke en financiële belangen van de gemeente. Verder zal in de actualisatie van het beleidskader bij de uiteenzetting van de verschillende fasen, daar waar nodig, de benodigde analyses verder worden toegelicht en geconcretiseerd.” (aanvullende toezegging)
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS316629)
21
Naleving art. 213a GemW inz. doelmatigheidsonderzoeken: de Rekeningencommissie wil weten wanneer een nieuw programma voor doelmatigheidsonderzoeken tegemoet kan worden gezien.
34
“Het onderzoeksprogramma 2023 wordt naar verwachting in september ter vaststelling aan het college voorgelegd. Na vaststelling zal de raad worden geïnformeerd over het programma.” (aanvullende toezegging)
22
Opvolging doelmatigheidsonderzoeken: het college wordt gevraagd om, evenals voorheen (RIS 303059), in de brief over het DMO-programma ook toe te lichten hoe de bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande doelmatigheidsonderzoeken zijn opgevolgd.
34
Zie bijlage 1 bij dit toezeggingenoverzicht.
23
Sociaal domein, voortgangsrapportages kostenbeheersing: de Rekeningencommissie spreekt haar waardering uit voor de elf voortgangsrapportages die sinds 2019 naar de Rekeningencommissie zijn gestuurd. Vragen en wensen van de commissie zijn consequent geadresseerd in daaropvolgende rapportages, waarmee de commissie het ambtelijk apparaat complimenteert. De huidige ontwikkelingen en de zichtbare verbeteringen vormen aanleiding om de intensiteit van rapporteren af te schalen. De Rekeningencommissie wil de verantwoording over Wmo en jeugdhulp ook anders inrichten. Bij voorkeur wordt daarbij aangesloten bij bestaande rapportages.
35
“We danken de Rekeningencommissie voor het uitspreken van hun waardering. We kunnen ons vinden in het verzoek om de intensiteit van het rapporteren af te schalen en mee te nemen binnen bestaande rapportage structuren. We zullen een voorstel uitwerken voor een nieuwe rapportagevorm en deze voorleggen aan de Rekeningencommissie.” (aanvullende toezegging)
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
Bijlage 1 Antwoord college op vraag 22
22
Opvolging doelmatigheidsonderzoeken: het college wordt gevraagd om, evenals voorheen (RIS 303059), in de brief over het DMO-programma ook toe te lichten hoe de bevindingen en aanbevelingen uit voorgaande doelmatigheidsonderzoeken zijn opgevolgd.
34
“Vorig jaar is begonnen met herziening van kader, verordening en programma van doelmatig- en doeltreffendheidsonderzoeken. De herziening is nagenoeg afgerond. De Verordening is reeds in uw bezit (RIS315740), het onderzoeksprogramma 2023 ontvangt u na vaststelling in het college. (aanvullende toezegging) Rond de start van de herziening trad ook het nieuwe college aan. Om die reden is vorig jaar geen nieuw onderzoeksprogramma gestart. Daarom is er ook geen nieuws over aanbevelingen en opvolging. Voor de volledigheid staan de aanbevelingen van vorig jaar hieronder (zie ook RIS311212). “Doelmatigheidsonderzoek financiële risico’s De aanbevelingen van het DMO financiële risico’s zijn: Aanbevelingen kaderstelling en beheersregels (1a) Stel een kadernota weerstandsvermogen op. (1b) Besteed bij de actualisatie van de financiële beleids- en beheersregels specifiek aandacht aan de aanscherping van bestaande spelregels bij het risicocumulatiemodel. Aanbevelingen sturing (2a) Stel een procesbeschrijving op bij het risicocumulatiemodel. (2b) Leg het eigenaarschap vast van zowel het model als de risico’s die het bevat, en maak expliciet welke taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden hierbij horen. Aanbevelingen jaarstukken (3a) Verbeter in de jaarstukken de inzichtelijkheid van de informatie over de in de paragraaf weerstandsvermogen opgenomen financiële risico’s.
(3b) Koppel in de jaarstukken de financiële risico’s in de paragraaf weerstandsvermogen expliciet aan beleidsdoelen. Aanbevelingen software (4) Maak gebruik van een gemeentebreed registratiesysteem voor de risico’s uit de paragraaf weerstandsvermogen, al dan niet gekoppeld aan een bredere vastlegging van (financiële) risico’s. Aanbevelingen risicobeheersing (5a) Maak voor risicobeheersing meer gebruik van zachte instrumenten, zoals ambtelijke risicodialogen. (5b) Bespreek gemeentebreed ambtelijk de uitkomsten van het risicocumulatiemodel. “
RIS316667 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2023
De aanbevelingen (1a), (1b), (2a) en (2b) zijn inmiddels opgepakt en in uitvoering. Het college zal aan uw raad een voorstel doen voor een kadernota weerstandsvermogen. Verwachting was eerder om dat nog dit jaar te doen. Gelet op de huidige onderhandelingen over een nieuw college is de planning om dat nog dit jaar te doen niet meer haalbaar en zal de nota weerstandsvermogen in 2024 aan uw raad worden aangeboden. Met aanbevelingen over de jaarstukken, (3a) en (3b) is in de jaarstukken over 2022 een start gemaakt. Over aanbeveling (4) loopt een verkenning naar een softwaresysteem waarin financiële en niet-financiële risico’s bijeen worden gebracht. Voor aanbeveling (5a) is bij alle diensten in dit jaar het risicomanagementproces gestart. Dat zijn de aanbevolen gesprekken over de risico’s. Hiervoor worden eerst interne opleidingen gevolgd door betrokken medewerkers over het omgaan met risico’s. Vervolgens zal aanbeveling (5b), het gemeentebreed ambtelijk agenderen van de uitkomsten van die gesprekken, ook ter hand worden genomen.”