Toezeggingenoverzicht jrk 2020 RIS310132 versie okt 2021

RIS310132 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht oktober 2021

Stand van zaken Toezeggingen door het college aan de Rekeningencommissie inzake jaarrekeningonderzoek 2020 Versie: 1 Datum: 4 oktober 2021

N r

Deadline

Onderwerp (dienst)

pag.

A

31-12-21

Verantwoording grondexploitaties De wethouder FS zegt toe te evalueren hoe de systematiek voor de verantwoording over grondexploitaties kan worden verbeterd om bij de komende jaarrekeningcontrole niet opnieuw met de bestaande onzekerheden te worden geconfronteerd. Hij zegt toe om samen met de wethouder WWW te onderzoeken welke principiële afwegingen hierbij moeten worden gemaakt. Voorts zegt hij toe om het vraagstuk inzake de 10-jaarstermijn bij grondexploitaties mee te nemen in de evaluatie van grondexploitaties.

7 17

B

31-12-21

Subsidie versus overheidsopdracht Voor de verstrekking van subsidies hanteert het college Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023. Onderdeel van deze kadernota is een afwegingskader waarin 14 criteria zijn opgenomen op basis waarvan wordt getoetst of sprake is van een subsidie of van een overheidsopdracht. De wethouder WWW zegt toe om samen met de wethouder Financiën te onderzoeken of het bestaande kader de juiste afweging oplevert, ook voor wat betreft de afdwingbaarheid van de beoogde beleidsuitkomsten. Dit moet zo objectiveerbaar mogelijk zijn. De Rekeningencommissie wordt aan het einde van 2021 over deze afwegingen en de onderbouwing hiervan geïnformeerd. De wethouder FS zegt toe te evalueren hoe de systematiek voor de verantwoording over subsidies en het te hanteren normenkader kan worden verbeterd en wil hiermee haast maken om bij de komende jaarrekeningcontrole niet opnieuw met de bestaande onzekerheden te worden geconfronteerd.

20

Stand van zaken/aandachtspunt

PoHob

a

7

FS

De Rekeningencommissie had de accountant in de vergadering van 30 juni gevraagd voorbeelden te geven van subsidievoorwaarden die als opdrachtverstrekking zouden kunnen worden gezien en inzichtelijk te maken over welke subsidies onzekerheid bestaat vanwege ontbrekende onderbouwing over de keuze tussen een subsidie onder voorwaarden of inkoop in de vorm van een overheidsopdracht. De desbetreffende informatie is als bijlagen 1 en 2 bij het verslag van de vergadering van 30 juni 2021 gevoegd (RIS309442).

WWW

FS

RIS310132 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht oktober 2021

Onderwerp (dienst)

pag.

Stand van zaken/aandachtspunt

PoHob

N r

Deadline

C

15-02-22

Interne verrekeningen via memoriaalboekingen De wethouder FS begrijpt de opmerkingen van de accountant over het relatief grote aantal memoriaalboekingen, want deze werkwijze brengt extra risico’s met zich mee. Hij licht toe dat dit voortkwam uit de bundeling van 14 financiële administraties. Om kosten toch op de juiste posten te kunnen boeken zijn interne verrekeningen via memoriaal geboekt. De wethouder zegt toe dit proces in de tweede helft van 2021 te laten doorlichten op onder meer de benodigde onderbouwingen en spelregels. De wethouder zegt toe dat bij de consolidatie van de jaarrekening 2021 bijzondere aandacht zal worden besteed aan het elimineren van interne verrekeningen.

8

FS

D

21-12-21

Voortgang verbetering beheersorganisatie en frauderisicoanalyse De wethouder FS begrijpt de behoefte van de commissie aan meer concrete en meetbare mijlpalen en een tijdpad daarvoor in het verbeterplan voor de beheersorganisatie. De wethouder zegt toe in het najaar van 2021 in de eerstvolgende voortgangsrapportage over dit verbeterplan een update te geven van deze mijlpalen en het tijdspad. Tevens zal in het najaar worden gerapporteerd over de frauderisicoanalyse.

10

FS

E

12-07-22

Werkbespreking met de directeur Bedrijfsvoering De wethouder heeft in de vorige bespreking toegezegd dat de directeur van de nieuwe dienst Bedrijfsvoering een toelichting zou geven op de nadere besluitvorming over de scope en inrichting van de doorontwikkeling van de dienst. Naar verwachting is na de zomer het medezeggenschapstraject over de doorontwikkeling van de dienst afgerond. De wethouder zegt toe dat de algemeen directeur van de dienst Bedrijfsvoering de Rekeningencommissie desgewenst ook het komende jaar over de voortgang zal informeren, alsmede over de sturing op de organisatie.

11

EID

a

RIS310132 Rekeningencommissie

N r

Deadline

Toezeggingenoverzicht oktober 2021

Onderwerp (dienst)

pag.

Stand van zaken/aandachtspunt

PoHob

a

F

Scope en tijdpad reorganisatie dienst Bedrijfsvoering Na de zomer is het medezeggenschapstraject afgerond voor de reorganisatie rond de nieuwe dienst Bedrijfsvoering, waarna de uitkomsten daarvan worden verwerkt. De wethouder zegt toe de Rekeningencommissie dan te informeren over wat dit betekent voor de scope van de reorganisatie en wanneer de zaken die zijn voorbereid zullen zijn afgerond.

12

Over dit onderwerp is nog geen bericht ontvangen van de wethouder EID.

EID

G

Overzicht stand van zaken inrichting dienst Bedrijfsvoering Na een aantal reorganisaties zijn grote stappen gezet in het bij elkaar brengen daarvan. Dit moet nu worden afgerond. De wethouder EID zegt toe een overzicht te verstrekken van de actuele stand van zaken rond de inrichting van de dienst Bedrijfsvoering.

12

Van de wethouder EID is nog geen overzicht ontvangen van de actuele stand van zaken rond de inrichting van de dienst Bedrijfsvoering.

EID

H

Overzicht realisatie business cases De wethouder EID zegt toe een overzicht te verstrekken van de realisatie van de business cases.

12

Van de wethouder EID is nog geen overzicht ontvangen van de van de realisatie van de business cases.

EID

I

Frauderisicoanalyse en lessons learned Een eerste frauderisicoanalyse is nu in uitvoering als onderdeel van het programma ter verbetering van de beheersorganisatie. Deze is aan het einde van het derde kwartaal van 2021 afgerond. De wethouder EID zegt toe de Rekeningencommissie te informeren over de uitkomsten van de analyses van recente fraudegevallen, voorzien van een uiteenzetting van de door het college getroffen maatregelen.

13

EID

RIS310132 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht oktober 2021

N r

Deadline

Onderwerp (dienst)

pag.

K

15-02-22

Beter toelichten begrotingsoverschrijdingen De wethouder FS zegt toe begrotingsoverschrijdingen expliciet toe te lichten in de jaarrekening.

17

L

21-12-21

Prognosticerende waarde tussentijdse informatie De wethouder wil van de tussentijdse informatievoorziening van de afgelopen drie jaar de oorzaken van verschillen in prognoses en uitkomsten nader onderzoeken. Hij zegt toe in het najaar van 2021 een rapportage over deze analyse naar de Rekeningencommissie te sturen, waarbij ook een vergelijking zal worden gemaakt met de andere G4-steden.

17

M

21-12-21

Verbeteren rechtmatigheid inkopen/aanbestedingen Voor wat betreft het verbeteren van de interne beheersingsmaatregelen rond inkopen en aanbestedingen neemt de wethouder FS de aanbevelingen van de accountant over. Hij zegt toe dat gewerkt zal worden met een spendanalyse, dat het contractenregister wordt verbeterd en dat het proces aanvraag tot betalen wordt verbeterd. Ook wordt de onvolledigheid van de paragraaf niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen aangepakt. Deze verbetertrajecten zijn opgenomen in het programma ter verbetering van de beheersorganisatie. Hierover zal worden gerapporteerd in de toegezegde voortgangsrapportage over de verbetering van de beheersorganisatie die in het najaar van 2021 naar de Rekeningencommissie wordt gestuurd.

19

Stand van zaken/aandachtspunt

PoHob

a

FS

De accountant had eveneens aangeboden een G4vergelijking naar de Rekeningencommissie te sturen. Deze is als bijlage bij het verslag van de vergadering van 7 juli 2021 gevoegd (RIS309908).

EID

FS

RIS310132 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht oktober 2021

Overige toezeggingen van het college in 2020-2021

Nr

Deadline

Onderwerp

bron

Stand van zaken/aandachtspunt

a

31-07-21

Herijking Beleidskader Verbonden Partijen Het huidige Beleidskader Verbonden Partijen dateert uit 2017 en in het Beleidskader is bepaald dat dit kader in 2021 zal worden geëvalueerd en herijkt. Daaropvolgend wordt een geactualiseerde versie van het Beleidskader aan de raad aangeboden. De huidige planning is dat de evaluatie en herijking van het beleidskader in juli 2021 wordt afgerond.

RIS308240

De evaluatie en herijking van het Beleidskader Verbonden Partijen is nog niet ontvangen van het college.

b

30-11-21

Jaarrapportage Verbonden Partijen 2020 Het college zal -met ingang van de jaarrapportage over het jaar 2020de jaarrapportage verbonden partijen in oktober/november aan de raad verzenden. Tevens zal in de jaarrapportage 2020 inzicht worden gegeven over de duurzaamheidsactiviteiten van de gemeentelijke deelnemingen.

RIS308240

c

31-03-21

Evaluatie van alle verbonden partijen Nadat het beleidskader is afgerond wordt de evaluatie van de verbonden partijen uitgevoerd. Op basis van de planning is de volledige evaluatie voor de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 afgerond. Dit betekent dat de gebruikelijke vierjaarlijkse evaluatie dit jaar eenmalig wordt vervangen door een evaluatie van alle verbonden partijen, die in het eerste kwartaal van 2022 aan uw raad zal worden aangeboden.

RIS308240

PoHob

FS

RIS310132 Rekeningencommissie

Toezeggingenoverzicht oktober 2021

Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd

Nr

Onderwerp

zie het Rekeningencommissierapport over de jaarrekening 2020

a b

para.

Antwoord college

Van het college is nog geen schriftelijke reactie ontvangen.

pag/par.: pagina of paragraaf in het RC-rapport over de jaarrekening van 2020 (RIS309487) waar de desbetreffende toezegging wordt genoemd PoHo: portefeuillehouder