Toezeggingenoverzicht jrk 2020 RC2021-29 versie nov 2021
Tekst van het document
RC/2021.29 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht november 2021
Stand van zaken Toezeggingen door het college aan de Rekeningencommissie inzake jaarrekeningonderzoek 2020 Versie: 2 Datum: 18 november 2021
Onderwerp (dienst)
pag.
Stand van zaken/aandachtspunt
PoHob
N r
Deadline
A
31-12-21
Verantwoording grondexploitaties De wethouder FS zegt toe te evalueren hoe de systematiek voor de verantwoording over grondexploitaties kan worden verbeterd om bij de komende jaarrekeningcontrole niet opnieuw met de bestaande onzekerheden te worden geconfronteerd. Hij zegt toe om samen met de wethouder WWW te onderzoeken welke principiële afwegingen hierbij moeten worden gemaakt. Voorts zegt hij toe om het vraagstuk inzake de 10-jaarstermijn bij grondexploitaties mee te nemen in de evaluatie van grondexploitaties.
7 17
Het college heeft toegelicht dat de uitwerking van deze toezeggingen nog onderhanden is (RIS310555, pag. 10). De actuele stand van zaken zal worden toegelicht in een presentatie door de directeur Financiën in de vergadering van 24 november 2021.
FS
B
31-12-21
Subsidie versus overheidsopdracht Voor de verstrekking van subsidies hanteert het college Kadernota subsidiebeleid Den Haag 2020-2023. Onderdeel van deze kadernota is een afwegingskader waarin 14 criteria zijn opgenomen op basis waarvan wordt getoetst of sprake is van een subsidie of van een overheidsopdracht. De wethouder WWW zegt toe om samen met de wethouder Financiën te onderzoeken of het bestaande kader de juiste afweging oplevert, ook voor wat betreft de afdwingbaarheid van de beoogde beleidsuitkomsten. Dit moet zo objectiveerbaar mogelijk zijn. De Rekeningencommissie wordt aan het einde van 2021 over deze afwegingen en de onderbouwing hiervan geïnformeerd. De wethouder FS zegt toe te evalueren hoe de systematiek voor de verantwoording over subsidies en het te hanteren normenkader kan worden verbeterd en wil hiermee haast maken om bij de komende jaarrekeningcontrole niet opnieuw met de bestaande onzekerheden te worden geconfronteerd.
20
Het college heeft aangekondigd (RIS310555, pag. 13) de actuele inzichten te presenteren in de vergadering van 24 november 2021. Daarbij wordt toegelicht welke consequenties er zijn voor de jaarrekening 2021 en welke verdere stappen de gemeente met betrekking tot dit onderwerp onderneemt.
WWW
a
7
FS
RC/2021.29 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht november 2021
Onderwerp (dienst)
pag.
Stand van zaken/aandachtspunt
PoHob
N r
Deadline
C
31-12-21
Interne verrekeningen via memoriaalboekingen De wethouder FS begrijpt de opmerkingen van de accountant over het relatief grote aantal memoriaalboekingen, want deze werkwijze brengt extra risico’s met zich mee. Hij licht toe dat dit voortkwam uit de bundeling van 14 financiële administraties. Om kosten toch op de juiste posten te kunnen boeken zijn interne verrekeningen via memoriaal geboekt. De wethouder zegt toe dit proces in de tweede helft van 2021 te laten doorlichten op onder meer de benodigde onderbouwingen en spelregels. De wethouder zegt toe dat bij de consolidatie van de jaarrekening 2021 bijzondere aandacht zal worden besteed aan het elimineren van interne verrekeningen.
8
Het college is hierop ingegaan in zijn reactie op het Rekeningencommissierapport (RIS310555, pag. 4-5).
FS
D
21-12-21
Voortgang verbetering beheersorganisatie en frauderisicoanalyse De wethouder FS begrijpt de behoefte van de commissie aan meer concrete en meetbare mijlpalen en een tijdpad daarvoor in het verbeterplan voor de beheersorganisatie. De wethouder zegt toe in het najaar van 2021 in de eerstvolgende voortgangsrapportage over dit verbeterplan een update te geven van deze mijlpalen en het tijdspad. Tevens zal in het najaar worden gerapporteerd over de frauderisicoanalyse.
10
Tijdpad en mijlpalen: in het voortgangsbericht over de versterking van de interne organisatie wordt per onderdeel een planning aangegeven (RIS310555, pag. 17-23).
FS
a
Frauderisicoanalyse: het doel van de analyse is tweeledig: 1. Inzicht geven in de mate van volwassenheid van de wijze waarop de gemeente met frauderisicomanagement omgaat. 2. Inzicht geven in de frauderisico’s van de gemeente. De analyse nadert haar afronding. In zijn brief zegt het college toe voor het eind van het jaar de uitkomsten van de analyse en de follow-up te delen (RIS310555, pag. 20).
RC/2021.29 Rekeningencommissie
N r
Deadline
E F
01-04-22
Onderwerp (dienst)
pag.
Stand van zaken/aandachtspunt
PoHob
a
G H
I
Toezeggingenoverzicht november 2021
31-12-21
Scope en tijdpad reorganisatie dienst Bedrijfsvoering Na de zomer is het medezeggenschapstraject afgerond voor de reorganisatie rond de nieuwe dienst Bedrijfsvoering, waarna de uitkomsten daarvan worden verwerkt. De wethouder zegt toe de Rekeningencommissie dan te informeren over wat dit betekent voor de scope van de reorganisatie en wanneer de zaken die zijn voorbereid zullen zijn afgerond. De algemeen directeur van de dienst Bedrijfsvoering kan de Rekeningencommissie desgewenst ook het komende jaar over de voortgang informeren, alsmede over de sturing op de organisatie.
11 12
De centrale ondernemingsraad heeft na een adviesaanvraag in mei op 4 oktober 2021 positief geadviseerd over de scope en het voornemen tot reorganisatie om te komen tot de nieuwe dienst bedrijfsvoering. Naar verwachting is per 1-4-2022, of eerder indien mogelijk, de topstructuur en de plaatsing van de medewerkers binnen de nieuwe dienst afgerond. In het eerste kwartaal van 2022 kan de wethouder of de algemeen directeur van de dienst bedrijfsvoering de Rekeningencommissie desgewenst (mondeling) nader informeren (RIS310555, pag. 7).
EID
Overzicht stand van zaken inrichting dienst Bedrijfsvoering en realisatie business cases Na een aantal reorganisaties zijn grote stappen gezet in het bij elkaar brengen daarvan. Dit moet nu worden afgerond. De wethouder EID zegt toe een overzicht te verstrekken van de actuele stand van zaken rond de inrichting van de dienst Bedrijfsvoering en van de realisatie van de business cases.
12
Zie RIS310555, pag. 7, waarin een korte toelichting wordt gegeven.
EID
Frauderisicoanalyse en lessons learned Een eerste frauderisicoanalyse is nu in uitvoering als onderdeel van het programma ter verbetering van de beheersorganisatie. Deze is aan het einde van het derde kwartaal van 2021 afgerond. De wethouder EID zegt toe de Rekeningencommissie te informeren over de uitkomsten van de analyses van recente fraudegevallen, voorzien van een uiteenzetting van de door het college getroffen maatregelen.
13
Frauderisicoanalyse: het doel van de analyse is tweeledig: 1. Inzicht geven in de mate van volwassenheid van de wijze waarop de gemeente met frauderisicomanagement omgaat. 2. Inzicht geven in de frauderisico’s van de gemeente. De analyse nadert haar afronding. In zijn brief zegt het college toe voor het eind van het jaar de uitkomsten van de analyse en de follow-up te delen (RIS310555, pag. 20). Zie ook D.
EID
RC/2021.29 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht november 2021
Onderwerp (dienst)
pag.
Stand van zaken/aandachtspunt
PoHob
N r
Deadline
K
31-12-21
Beter toelichten begrotingsoverschrijdingen De wethouder FS zegt toe begrotingsoverschrijdingen expliciet toe te lichten in de jaarrekening.
17
Te betrekken bij het jaarrekeningonderzoek 2021.
FS
L
21-12-21
Prognosticerende waarde tussentijdse informatie De wethouder wil van de tussentijdse informatievoorziening van de afgelopen drie jaar de oorzaken van verschillen in prognoses en uitkomsten nader onderzoeken. Hij zegt toe in het najaar van 2021 een rapportage over deze analyse naar de Rekeningencommissie te sturen, waarbij ook een vergelijking zal worden gemaakt met de andere G4-steden.
17
Zie onderdeel C in de reactie van het college (RIS310555, pag. 24-26).
EID
M
21-12-21
Verbeteren rechtmatigheid inkopen/aanbestedingen Voor wat betreft het verbeteren van de interne beheersingsmaatregelen rond inkopen en aanbestedingen neemt de wethouder FS de aanbevelingen van de accountant over. Hij zegt toe dat gewerkt zal worden met een spendanalyse, dat het contractenregister wordt verbeterd en dat het proces aanvraag tot betalen wordt verbeterd. Ook wordt de onvolledigheid van de paragraaf niet in de balans opgenomen rechten en verplichtingen aangepakt. Deze verbetertrajecten zijn opgenomen in het programma ter verbetering van de beheersorganisatie. Hierover zal worden gerapporteerd in de toegezegde voortgangsrapportage over de verbetering van de beheersorganisatie die in het najaar van 2021 naar de Rekeningencommissie wordt gestuurd.
19
Het college is hierop ingegaan in zijn reactie op het Rekeningencommissierapport (RIS310555, pag. 5, 12 en 18).
FS
a
RC/2021.29 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht november 2021
Overige toezeggingen van het college in 2020-2021
a b
PoHob
Nr
Deadline
Onderwerp
bron
Stand van zaken/aandachtspunt
a
31-07-21
Herijking Beleidskader Verbonden Partijen Het huidige Beleidskader Verbonden Partijen dateert uit 2017 en in het Beleidskader is bepaald dat dit kader in 2021 zal worden geëvalueerd en herijkt. Daaropvolgend wordt een geactualiseerde versie van het Beleidskader aan de raad aangeboden. De huidige planning is dat de evaluatie en herijking van het beleidskader in juli 2021 wordt afgerond.
RIS308240
De evaluatie en herijking van het Beleidskader Verbonden Partijen is nog niet ontvangen van het college.
FS
b
30-11-21
Jaarrapportage Verbonden Partijen 2020 Het college zal -met ingang van de jaarrapportage over het jaar 2020de jaarrapportage verbonden partijen in oktober/november aan de raad verzenden. Tevens zal in de jaarrapportage 2020 inzicht worden gegeven over de duurzaamheidsactiviteiten van de gemeentelijke deelnemingen.
RIS308240
De jaarrapportage Verbonden Partijen 2020 is nog niet ontvangen van het college.
FS
c
31-03-22
Evaluatie van alle verbonden partijen Nadat het beleidskader is afgerond wordt de evaluatie van de verbonden partijen uitgevoerd. Op basis van de planning is de volledige evaluatie voor de gemeenteraadsverkiezingen in 2022 afgerond. Dit betekent dat de gebruikelijke vierjaarlijkse evaluatie dit jaar eenmalig wordt vervangen door een evaluatie van alle verbonden partijen, die in het eerste kwartaal van 2022 aan uw raad zal worden aangeboden.
RIS308240
pag/par.: pagina of paragraaf in het RC-rapport over de jaarrekening van 2020 (RIS309487) waar de desbetreffende toezegging wordt genoemd PoHo: portefeuillehouder
FS