RIS326701 Bijlage 1 Brief voorzitter van de raad inzake verslag van gemaakte kosten en van de niet bestede middelen van de raadsfracties over periode 30 maart 2022 tot en met 31 december 2022

Burgemeester Retouradres Postbus 19157, 2500 CD Den Haag

Ons kenmerk 245767

de gemeenteraad

RIS Telefoonnummer

070-3533131

Datum

6 oktober 2023 Onderwerp

Verslag van gemaakte kosten en van de niet bestede middelen van de raadsfracties over periode 30 maart 2022 tot en met 31 december 2022

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bied ik u aan het ‘Verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 30 maart 2022 tot en met 31 december 2022 2022’ (hierna te noemen ‘het verslag’), en het accountantsrapport plus de controleverklaring bij het verslag zoals opgesteld door de Gemeentelijke Accountsorganisatie Den Haag (GAD). Dit is conform het bepaalde in artikel 9, vijfde lid van de Verordening fractieondersteuning 2020. Het onderzoek van de GAD heeft zich gericht op de naleving van het bepaalde in de Verordening fractieondersteuning 2020 en op de juistheid van de verantwoordingen van de zijde van de fracties. Goedkeurende controleverklaring accountant De accountant van de GAD heeft het verslag gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Het verslag en de controleverklaring zijn als bijlagen bij het accountantsverslag van de GAD gevoegd. Verslag geeft getrouw beeld Uit het onderzoek van de accountant is gebleken dat het verslag een getrouw beeld geeft van de gemaakte fractiekosten over de periode 30 maart 2022 tot en met 31 december 2022 en van de niet bestede fractiemiddelen per 31 december 2022, in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning 2020. Ook zijn de verantwoorde bestedingen in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning 2020.

Onjuist- en onzekerheden Bij de controle zijn afwijkingen naar voren gekomen. Dat betreft niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden. Onzekerheden tot een bedrag van circa € 20.000,00 zijn hoofdzakelijk veroorzaakt door uitgaven die niet onderbouwd zijn met stukken (facturen/bonnen). Ruim € 10.000,00 aan onzekerheden heeft betrekking op slechts één fractie. Bij een andere fractie herhaalt een onzekerheid van circa € 9.000,00 zich, omdat voor een besteding de fractiegerelateerdheid niet is aangetoond. Fouten van circa € 1.400,00 hebben betrekking op onterecht uitbetaalde bedragen bij een drietal fracties.

1

De omvang van de bevindingen blijft binnen de door de GAD te hanteren toleranties waardoor de accountant een goedkeurende controleverklaring kan afgeven. Belangrijkste boodschappen van de accountant Ik verwijs naar de controleverklaring van de accountant voor het volledige overzicht. Voor een aantal punten vraag ik uw aandacht: 1. Alle fractieverantwoordingen zijn tijdig (vóór 1 april 2023) met het juiste verantwoordingsmodel aangeleverd. 2. Bij vrijwel alle fracties heeft de GAD aanvullende informatie moeten opvragen en waren er inhoudelijke vragen. 3. Bij nagenoeg alle fracties zijn rubriceringscorrecties doorgevoerd; 4. Met ingang van het controlejaar 2023 geldt de Verordening Fractieondersteuning 2023. Deze verordening heeft op een aantal punten (gemengde kosten en niet-toegestane bestedingen) een dusdanige omschrijving gekregen daar daarop door de GAD kan worden gecontroleerd; 5. In de Verordening fractieondersteuning 2023 is opgenomen dat elke fractie verklaart dat de middelen sober en doelmatig zijn aangewend. Deze open norm zal door de GAD niet worden gecontroleerd. Conclusie De door de GAD geconstateerde feiten en omstandigheden zijn voor mij als voorzitter van de raad aanleiding tot de volgende overwegingen. - Alle betrokken fracties zijn op grond van de verordening verplicht de verantwoording tijdig, volledig en juist gerubriceerd aan te leveren bij de GAD.

Het is verheugend te constateren dat alle fracties tijdig de verantwoording hebben ingeleverd. - Het blijft zaak dat fracties de verantwoording juist gerubriceerd en voorzien van alle onderliggende stukken als facturen, betaalbewijzen e.d. bij de GAD aanleveren. - Voorkomen moet worden dat de GAD moet melden dat sprake is van onzekerheden en niet gecorrigeerde fouten. Uitgaven door fracties moeten gestaafd kunnen worden door facturen en bonnen die ten minste door twee personen zijn geautoriseerd. - De fracties besteden de tegemoetkoming ten behoeve van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol (artikel 5). Een sobere en doelmatige aanwending lijkt mij vanzelfsprekend. Ter vaststelling van de uitgaven van de fracties verwijs ik u naar het bijgevoegde raadsvoorstel. met vriendelijke groet,

Jan van Zanen

2