RIS325750 Reactie college op het rapport van de rekeningencommissie 2025

Saskia Bruines Wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

BSD/11074843 RIS325750 Contactpersoon

Arno Mingelen Dienst

Bestuursdienst Afdeling

BSD Middelen & Control Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

30 juni 2026

arno.mingelen@denhaag.nl

Onderwerp

Reactie college op het rapport van de rekeningencommissie 2025

Geachte voorzitter, Met deze brief reageert het college op het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2025 (RIS325635). Inleiding Het college is de accountant en uw commissie erkentelijk voor de controle op en het onderzoek naar de jaarrekening. De gezamenlijke inspanning van uw leden, de accountant en de ambtelijke organisatie, heeft geleid tot een goedkeurende controleverklaring en een tijdige behandeling van de programmarekening, het accountantsverslag en het rapport van de rekeningencommissie. De gemeenteraad zal op donderdag 9 juli aanstaande de Programmarekening 2025, het accountantsverslag, uw rapport over het jaar 2025 en deze collegereactie op uw rapport bespreken. Het college waardeert het dat uw commissie de gelegenheid biedt om te reageren op uw rapport, zodat deze reactie betrokken kan worden bij de raadsbehandeling van de programmarekening. Dat brengt helaas wel met zich mee dat de gebruikelijke termijn van 10 dagen tussen het aanleveren van stukken en bespreking in de raad niet gehaald kon worden. Het college rekent op uw begrip hiervoor. Deze brief bevat een reactie op uw rapport.

In deze reactie wordt in ieder geval ingegaan op de tekst waarin om een reactie wordt gevraagd (in oranje kaders), maar ook op andere onderdelen van uw rapport waar een reactie naar de mening van het college op zijn plaats is, zoals een aanvulling op uitspraken van een wethouder die gedaan zijn tijdens de bevraging op 3 juni (in blauwe kaders). Hierbij wordt de structuur van uw rapport gevolgd.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonnummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/11074843

1 Hoofdlijnen, conclusie en advies In dit hoofdstuk van uw rapport worden de hoofdlijnen van het rapport, aandachtspunten voor de raadscommissies, de conclusie en enkele adviezen aan de raad beschreven. Hieronder reageert het college op elk van deze onderwerpen. Ook hierbij wordt de indeling van uw rapport gevolgd. 1.1 Hoofdlijnen van dit rapport Het college vindt het bemoedigend dat de accountant en de rekeningencommissie ook dit jaar hebben geconstateerd dat de versterking van de interne beheersing die de afgelopen jaren is ingezet steeds meer zichtbaar wordt en tot uiting komt in gestage verbetering. Ook is het college het eens met de constatering dat dit proces nog niet is afgerond en er zaken zijn die verder verbeterd kunnen worden. Dat is onder andere het geval bij de dossiervorming bij de SiSaregelingen, de borging van kennis rond grondexploitaties, de regie op het verantwoordingsproces, de werkinstructies bij het beheer van de paspoorten en kascontroles en de naleving van de Europese aanbestedingsregels. Daarnaast benoemt de rekeningencommissie enkele risico’s rond het project MBS. Gezien het belang van dit project voor de organisatie, is het college het met de rekeningencommissie eens dat de gemeente de risico’s zoveel mogelijk moet monitoren en voorkomen.

Daarom wordt uw raad via de voortgangsrapportages regelmatig geïnformeerd over de voortgang en de ontwikkeling van de risico’s. En hoewel het college ten aanzien van de dekking de spanning met begrotingsregel 3 erkent, komt het tot de afweging dat begrotingsregel 4 in deze specifieke situatie doorslaggevend is. 1.2 Conclusie Het college herkent zich in de bevindingen die in uw rapport beschreven staan, onderschrijft de constatering van de rekeningencommissie dat enkele van de toezeggingen noodzakelijk zijn en bevestigt de beschreven toezeggingen die in de bespreking van woensdag 3 juni door verschillende wethouders zijn gedaan. Vanzelfsprekend wordt alles in het werk gesteld om de gedane toezeggingen na te komen en de betreffende portefeuillehouders zijn graag bereid om de voortgang tussentijds toe te lichten. 1.3 Advies aan de raad Het college onderschrijft de adviezen van de rekeningencommissie aan de gemeenteraad. Het advies om de jaarrekening vast te stellen stemt tot tevredenheid. Het college wil de samenwerking en het verbetertraject aangaande de interne beheersing en de eindejaarscontrole de komende jaren graag voortzetten, en staat hierbij open voor suggesties van de kant van uw commissie. 2 Werkwijze Rekeningencommissie In dit hoofdstuk van uw rapport wordt beschreven welk proces is gevolgd voor de totstandkoming van uw rapport.

De inrichting van het proces rond het onderzoek en de controle op de jaarrekening is uiteraard aan de rekeningencommissie zelf. Het college is van mening dat het proces goed doordacht en grondig is ingericht, met logische stappen die consistent worden uitgevoerd.

2/12

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/11074843

Leeswijzer Bij de volgende hoofdstukken (3 t/m 9) is de reactie van het college van toepassing op een passage uit uw rapport, meestal aangegeven in een oranje kader wanneer het college reageert op een vraag of stelling van de Rekeningencommissie, of een blauw kader wanneer het college een aanvulling geeft op een uitspraak van een wethouder, die is gedaan tijdens de bevraging op 3 juni. Wanneer de passage in uw rapport niet omkaderd is wordt de passage in dit document tussen aanhalingstekens geplaatst. In deze collegereactie wordt eerst (een deel van) de tekst uit uw rapport herhaald, waarna de reactie volgt. 3

Financieel beheer & verantwoording

3.1 Kwaliteit van het financieel beheer “De Rekeningencommissie complimenteert het college met de gestage verbetering van de interne beheersing die in deze collegeperiode is gerealiseerd.” Het college neemt deze complimenten graag in ontvangst. Ook is het college tevreden met de constructieve manier waarop de ambtelijke organisatie, de Accountantsorganisatie en de Rekeningencommissie hebben samengewerkt om zowel de controle door de accountant, als het onderzoek door uw commissie conform planning af te ronden. 3.1.1 Verbeterpunten interne beheersing De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: “Het belang van het opnemen van onderbouwende bewijsstukken bij prestatieverklaringen in dossiers wil de wethouder meer onder de aandacht brengen.” De accountant heeft geconstateerd dat de bewijsstukken bij de prestatieverklaringen uiteindelijk wel zijn aangeleverd, maar dat de snelle vindbaarheid een aandachtspunt is. Via onderstaande maatregelen zet het college in op verdere verbetering hiervan. Ten eerste is een 'handreiking prestatieverklaring' opgesteld, waarin beschreven staat hoe medewerkers van de gemeente Den Haag moeten handelen ten aanzien van het goedkeuren en bewaren van prestatieverklaringen. Deze handreiking zal gedurende het komend jaar nogmaals onder de aandacht worden gebracht bij de medewerkers en lijnmanagement.

Ook de mogelijkheid van het maken van een eenvoudig instructiefilmpje ‘prestatie verklaren doe je zo’ wordt hierin meegenomen. Daarnaast worden er gedurende het jaar steekproeven uitgevoerd, waarvan de bevindingen worden teruggelegd bij het verantwoordelijke lijnmanagement van de gemeentelijke diensten. Dit proces wordt gecontinueerd, gericht op het creëren van een leereffect binnen de organisatie. Tenslotte zal het college de komende periode onderzoeken of het technisch mogelijk is een rapportage te ontwikkelen waarin de kwaliteit en kwantiteit van de vastlegging van de prestatieverklaring breder kan worden gemonitord. Gezien het grote aantal gebruikers rondom prestatieverklaringen in de organisatie zullen deze maatregelen in de komende periode stapsgewijs worden geëffectueerd, waarna ook de gevolgen geleidelijk zichtbaar zullen worden. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: “Met betrekking tot de problemen met het systeem voor de facturering van de bouwleges laat de wethouder weten dat ten opzichte van vorig jaar de situatie al is verbeterd. Omdat de verder te nemen stappen nogal technisch van aard zijn zegt de wethouder toe deze schriftelijk nader uiteen te zetten.”

3/12

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/11074843

Om de uitval structureel aan te pakken worden de verschillende categorieën uitval geprioriteerd en stapsgewijs afgehandeld, zodat overzicht en voortgang gewaarborgd blijven. Tegelijkertijd blijven we erop toezien dat de tot nu toe behaalde resultaten niet leiden tot een afname van de scherpte in de uitvoering en controle van het proces. Inmiddels is in het systeem voor facturering (CLO) een aantal aanpassingen doorgevoerd. Deze aanpassingen hebben ertoe geleid dat in 2026 sprake is van een merkbare afname van de uitval. Tegelijkertijd wordt de nieuwe uitval gemonitord, inclusief de onderliggende oorzaken, zodat verdere verbeteringen gericht kunnen worden doorgevoerd. Daarnaast wordt gewerkt aan een verplaatsing van de controle op factuurgegevens van de ‘output’ naar de ‘input (CLO). Hiermee wordt beoogd dat, indien gegevens ontbreken, niet achteraf sprake is van uitval, maar dat vooraf een signaal wordt gegenereerd dat facturatie niet mogelijk is vanwege onvoldoende gegevens. Dit draagt bij aan een robuuster en efficiënter proces en voorkomt onnodige herstelacties achteraf. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: “Het zal ook helpen om te komen tot een meer eenduidige systematiek voor het bepalen van de risico’s bij grondexploitaties. Daarnaast worden meer maatregelen genomen om de werkwijze te uniformeren.

De wethouder zegt toe deze schriftelijk nader toe te lichten en daarbij ook aan te geven wanneer met het nieuwe systeem gewerkt gaat worden.” Momenteel wordt het nieuwe planeconomisch systeem geïmplementeerd. Met deze implementatie wordt ingezet op het versterken van de kwaliteit, betrouwbaarheid, vergelijkbaarheid en beheersbaarheid van grondexploitaties. Om te komen tot een meer eenduidige systematiek in de algehele vastlegging van grondexploitaties, en daarmee ook de specifieke risico’s hierin, worden de volgende maatregelen getroffen: • De berekeningen, rapportages en gegevensvastlegging vinden in het systeem plaats op uniforme wijze. • Tezamen met het technische gedeelte gaan er werkafspraken en werkbeschrijvingen worden opgesteld voor onder andere het identificeren, waarderen, verwerken en rapporteren van risico’s binnen grondexploitaties. • De werkafspraken en uitgangspunten gaan terugkomen in de inrichting van het nieuwe systeem, zodat een consistente toepassing van de werkafspraken wordt ondersteund. • Versterking van de beheersing door toepassing van autorisaties, logging en audittrail. Hierdoor wordt beter geborgd dat risico’s, plankosten en overige uitgangspunten volgens de vastgestelde werkwijze worden verwerkt. Afwijkingen zijn zichtbaar en herleidbaar, waardoor de uniformiteit, betrouwbaarheid en vergelijkbaarheid van grondexploitaties worden vergroot.

De implementatie van het nieuwe systeem is reeds gestart. De maand juni staat in het teken van de datamigratie en inrichting van de basiselementen in het systeem. De periode juli tot en met september wordt gebruikt voor de verdere systeeminrichting, testing, toetsing op rapportages en het opstellen van werkafspraken en werkbeschrijvingen. De maand oktober wordt gebruikt om over te gaan tot de laatste optimalisaties voor de livegang in november 2026. Zodoende is het systeem de nieuwe standaard voor de jaarrekeningcyclus 2026. “Bij het verwerken van betaalbestanden bestaat door het ontbreken van functiescheiding het risico dat betaalbestanden of controlegetallen worden aangepast, zonder dat dit direct wordt opgemerkt. De Rekeningencommissie vraagt het college direct actie te ondernemen om het risico te beperken.”

4/12

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/11074843

Het advies van de accountant om een extra functiescheiding aan te brengen in de betaal-organisatie is opgevolgd en vormgegeven. Daarmee verwachten wij dat dit punt als afgedaan kan worden beschouwd. 3.1.2 Verantwoordelijkheden en regie binnen de administratieve organisatie De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: “Desgevraagd zegt de wethouder toe schriftelijk nader toe te lichten welke maatregelen in bredere zin worden genomen om ervoor te zorgen dat bij projecten, waar vanuit meerdere organisatieonderdelen aan gewerkt wordt, de administratie tussentijds wordt bijgehouden, zodat meer werk voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole is voorbereid en deze vlotter kan verlopen.” De afgelopen periode zijn de werkafspraken en formulieren voor projecten waar vanuit meerdere organisatieonderdelen een bijdrage aan wordt geleverd verder uitgewerkt en gestandaardiseerd. Hierdoor ontstaat er een uniforme gemeentebrede aanpak, die het tussentijds verwerken van administratieve boekingen faciliteert en stimuleert. Dit draagt bij aan een meer actuele financiële administratie en maakt het mogelijk om deze administratie vlotter af te sluiten na afloop van het boekjaar.

“Met betrekking tot de balansposten waarvoor meerdere gemeentelijke diensten verantwoordelijk zijn is de Rekeningencommissie van mening dat verantwoordelijkheid voor het opstellen daarvan bij de gemeentelijke organisatie ligt en niet bij de accountant. Om onnodige vertraging en correcties tijdens de controle te voorkómen wil de Rekeningencommissie dat de verantwoordelijkheid expliciet op één plek wordt belegd.” De verantwoordelijkheid voor de aanlevering van controle-informatie aan de accountant is reeds op één plek binnen de organisatie belegd. Maar de inhoudelijke samenstelling van de dossiers gebeurt wel vanuit verschillende teams. Dit kan ook niet anders, omdat de inhoudelijke kennis en expertise die noodzakelijk is om tot adequate controle-informatie te komen op verschillende plekken belegd is. Dat neemt niet weg dat het college onderkent dat de aanlevering van dergelijke posten op een meer uniforme wijze plaats moet vinden. Daarom wil het college de centrale regie hierop versterken, door voor meerdere balansposten een format te ontwikkelen dat de uniforme aanlevering waarborgt én het proces zo in te richten dat de toepassing van dit format wordt getoetst voordat de dossiers aan de accountant worden aangeleverd. Twee jaar geleden is een vergelijkbaar traject gevolgd ten aanzien van de sisa-verantwoording, wat heeft geleid tot zichtbare verbeteringen.

In overleg met de accountant wordt bepaald welke balansposten als eerst worden opgepakt; de inzet is om voor drie balansposten bij de controle over de jaarrekening 2026 op deze manier te werken. In de daaropvolgende jaren kan dit dan verder worden uitgebreid. 3.1.3 Beheer van reisdocumenten en kasgelden “De Rekeningencommissie vraagt de wethouder bij het aanscherpen van de werkinstructies te zorgen voor duidelijke instructies en processen die aansluiten bij de praktijk én controleerbaar zijn. De commissie wil op de hoogte worden gehouden over de implementatie daarvan.” Het college neemt dit verzoek ter harte en zal de rekeningencommissie op de hoogte houden van de implementatie.

5/12

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/11074843

3.2.4 Tussentijdse informatievoorziening: Najaarsnota 2025 “De Rekeningencommissie vindt het belangrijk dat de planning & controlcyclus eraan bijdraagt dat ramingen zo realistisch mogelijk zijn. Om hier meer grip op te krijgen is het college vorig jaar gevraagd een analyse te maken van significante afwijkingen van de begroting. De commissie vraagt het college deze analyse opnieuw uit te voeren om te zien of hierin patronen te herkennen zijn, bijvoorbeeld met betrekking tot onderbestedingen. Het college wordt gevraagd daarbij ook te kijken naar de mogelijke inzet van de voorjaarsnota en najaarsnota als sturingsinstrumenten.” Het college deelt de mening van de Rekeningencommissie over het belang van een realistische begroting. Om die reden is hierover eerder een analyse opgesteld, die betrekking had op de jaren 2012 tot en met 2023 (RIS319892). Deze analyse zal worden aangevuld op basis van de programmarekeningen 2024 en 2025. Tevens zal expliciet ingegaan worden op de prognose in de 8maands en de najaarsnota, en toegelicht worden op welke manier uw raad de voorjaarsnota en de najaarsnota kan benutten als sturingsinstrument.

3.2.5 Tussentijdse informatievoorziening: board letter “Vorig jaar heeft de wethouder tijdens het onderzoek naar de jaarrekening 2024 bevestigd te zorgen voor waarborgen voor een tijdige verantwoording door de samenwerkingsverbanden aan de gemeente voor de geleverde zorg (RIS322684, par 3.2.4). Dit jaar heeft de accountant erop gewezen dat als gevolg van het verhogen van de verantwoordingsgrens van € 125.00 naar € 200.000 de zekerheid over de juistheid van de geleverde Wmo- en jeugdzorg is verminderd. De totale onzekerheid over 2025 bedroeg € 8,7 miljoen. Daarnaast is een fout geconstateerd van € 3,8 miljoen. Gezien de grote financiële risico’s in het sociaal domein vraagt de Rekeningencommissie blijvend aandacht van het college voor de beheersing daarvan én voor een toereikende verantwoording over de besteding van de middelen.” De toezegging om de verantwoording tijdig aan te leveren is nagekomen. De constatering, dat de zekerheid over de juistheid van de geleverde Wmo- en jeugdzorg is verminderd door het verhogen van de verantwoordingsgrens, is correct. Dit komt doordat voor jaarproductie die voor de regio onder een bepaald bedrag blijft contractueel geen controleverklaring hoeft te worden aangeleverd. De GAD merkt dit net als ieder ander jaar aan als onzeker. De verantwoordingsgrens bij de Wmo is verhoogd naar € 200.000. Die voor Jeugd is met € 250.000 gelijk gebleven.

Daarnaast is bij Jeugd een bedrag van € 3,672 mln. als fout aangemerkt. Dit is het bedrag dat de schatting van het SBJH voor 2025 (voor het grootste deel met controleverklaringen onderbouwd) hoger is dan het in januari in de jaarrekening geboekte/geraamde bedrag voor regionale jeugdhulp. De GAD neemt aan dat de schatting van SBJH correct is. Of dit klopt moet blijken als alle declaraties in de loop van het jaar binnenkomen. De ervaring in eerdere jaren leert dat de declaraties altijd circa € 2 mln. lager uitvallen dan de schatting van het SBJH. Deze 'fout' valt binnen de tolerantiegrenzen en mede op basis van de tijdsdruk is besloten om dit niet te corrigeren. Het college heeft blijvend veel aandacht voor beheersing van de financiële risico's en toereikende verantwoording voor Jeugd en Wmo. De wettelijke datum waarop zorgaanbieders de controleverklaringen aangeleverd moeten hebben is 1 april. De planning van de jaarrekening van de gemeente Den Haag maakt dat de verwerking van de controleverklaringen in zeer korte tijd moet gebeuren.

6/12

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/11074843

4

Grondexploitaties en grote projecten

4.1 Geen vroegtijdiger actualisatie van grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten “De Rekeningencommissie vraagt het college opnieuw om werk te maken van een vroegtijdiger actualisatie van grondexploitaties en wil vernemen welke stappen het college neemt om dit te bewerkstelligen.” Bij grondexploitaties maken we onderscheid tussen een actualisatie en een herziening. Actualisatie is het jaarlijks bijwerken van de cijfers en is één keer per jaar verplicht volgens het BBV. Een herziening betreft inhoudelijke aanpassingen van uitgangspunten en is verplicht bij substantiële wijzigingen zoals opgenomen in de Verordening. In 2025 is besloten vaker te actualiseren via voortgangsrapportages. Vanaf 2026 gebeurt dit structureel twee keer per jaar met een tussentijdse actualisatie in een light versie. 4.3 GRIP-rapportages 2025 (Q2 en Q4) “De Rekeningencommissie vindt het verstandig dat in de GRIP-rapportages nu ook aandacht wordt besteed aan risico’s die voortkomen uit netcongestie. De Rekeningen wil nader worden geïnformeerd over hoe de risico’s bij verschillende projecten worden beoordeeld en in hoeverre daarvoor een uniforme methodiek wordt gehanteerd.” Het college volgt de aanbeveling van de rekeningencommissie om de invloed van netcongestie in de GRIP-rapportages meer inzichtelijk te maken, omdat het een reële uitdaging is voor lopende en toekomstige projecten.

In de GRIP-Q2 2026 zal per project worden aangegeven wat de status is van het project in de zin van (on) zekerheid van een aansluiting op het elektriciteitsnet. In 2025 was het beeld van de gevolgen van de netcongestie nog niet op projectniveau bekend. Inmiddels is er meer bekend en kan op basis van de gegevens van het 1e half jaar aangegeven worden of en zo ja wat de gevolgen zijn. Hierbij zal de systematiek die vanuit Stedin wordt toegepast worden gehanteerd. 5

Financiële rechtmatigheid

5.4 Rechtmatigheidsverantwoording “De Rekeningencommissie is van mening dat een doorlopend actueel inzicht in de rechtmatigheid van financiële beheershandelingen een voorwaarde is om de risico’s op onrechtmatigheden te kunnen beheersen. De Rekeningencommissie vraagt het college daartoe een concreet plan uit te werken.” Het college deelt de mening van de rekeningencommissie dat actueel inzicht in onder andere de uitnutting van raamovereenkomsten en de begrotingsrealisatie belangrijk is om risico’s op onrechtmatigheden te beheersen. Er gebeurt binnen de organisatie veel om dit inzicht zo goed mogelijk te hebben en waar mogelijk te verbeteren. Het college zegt toe om uw commissie, gelijktijdig aan de najaarsnota, een brief te sturen waarin uiteen wordt gezet, wat er wordt gedaan om dit inzicht te verkrijgen. Deze brief kan dan worden betrokken bij de behandeling van de boardletter, als voorbereiding op de programmarekening 2026. “Binnen raamovereenkomsten wordt niet altijd voldaan aan de aanbestedingsregels. Zo worden contracten voor externe inhuur soms verlengd, terwijl er geen verlengingsopties beschikbaar zijn. Ook is niet altijd duidelijk of de juiste procedure is gevolgd bij minicompetities. Het college wordt gevraagd hier direct actie te ondernemen om het risico op onrechtmatigheden te beperken.”

7/12

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/11074843

Het college heeft kennisgenomen van de bevinding in de Board Letter inzake externe inhuur. Deze bevinding heeft niet geleid tot vastgestelde financiële onrechtmatigheden. Wel geldt dat een niet voorziene verlenging bij externe inhuur in voorkomende gevallen een risico kan vormen op financiële onrechtmatigheid, met name wanneer de onderbouwing in het dossier onvoldoende is vastgelegd. De bevinding over selectiecriteria brengt potentiële juridische onrechtmatigheden met zich mee. Deze duiding is al eerder met de GAD gedeeld. Naar aanleiding van deze bevinding zijn de interne processen bij Bureau Inhuur Externen onderzocht en waar nodig aangescherpt. De volgende maatregelen zijn inmiddels geïmplementeerd: 1. In de minicompetities wordt voortaan structureel vastgelegd dat verlenging mogelijk is. Wanneer geen verlenging benodigd is, eindigt de opdracht van rechtswege. Als verlenging wel aan de orde is, vindt hierover vooraf afstemming plaats en wordt door Bureau Inhuur Externen een nieuwe nadere overeenkomst opgesteld voor de betreffende periode. 2. De toepassing van de juiste procedures bij minicompetities is verder versterkt. Zo maken selectiecriteria voortaan structureel onderdeel uit van de offerte-uitvraag via het centrale aanvraagformulier en voor de beoordeling wordt gewerkt met een uniform format. Hiermee wordt de transparantie en consistentie in de uitvoering vergroot.

Het college blijft aandacht houden voor een zorgvuldige toepassing van de aanbestedingsregels. Interne processen worden hierop voortdurend gemonitord en eventueel aangepast. 5.5 Opvolging begrotingsonrechtmatigheid Buitenruimte “De wethouder heeft laten weten dat nu actuelere informatie wordt gebruikt voor voortgangsrapportages. Ook wordt de uitputting van het budget vaker gemonitord.” Naar aanleiding van de overschrijding op programma buitenruimte bij de programmarekening 2024 is er een aantal verbetermaatregelen geïmplementeerd rondom de monitoring van de begrotingsuitputting. Het college heeft opvolging gegeven aan de aanbevelingen van de rekeningcommissie door versterkt te sturen op de prognose, een extra toetsingsmoment in te bouwen waarbij gebruik wordt gemaakt van actuelere cijfers voor de najaarsnota en het is een belangrijk onderwerp in de interne gesprekscyclus. 6

IT, cybersecurity en informatiebeheer

6.1.2 Voortgangsrapportages MBS “Omdat de in te boeken baten dan wel besparingen nog afhankelijk zijn van de invoering van hetzelfde systeem als waarvoor deze als kostendekking moeten dienen, ziet de Rekeningencommissie een spanning met het voorzichtigheidsbeginsel (begrotingsregel 3). Mede gezien de toegenomen lasten binnen het programma vindt de Rekeningencommissie het belangrijk dat dekking op prudente wijze gebeurt.”

8/12

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/11074843

Het college heeft begrip voor de vraag of hier sprake is van spanning met de begrotingsregels. Met begrotingsregel 3 hebben we afgesproken om meevallers pas in te boeken als ze zeker zijn. Meevallers liggen vaak niet (volledig) binnen de invloedssfeer van de gemeente en met begrotingsregel 3 wordt beoogd risico's en onzekerheden in de begroting te voorkomen. Aan de andere kant hebben we met begrotingsregel 4 afgesproken om besparingen, die wel binnen de invloedsfeer van de gemeente liggen, direct concreet in te boeken. Het doel hiervan is om besparingen direct te concretiseren, waarmee ook een verplichting ontstaat om zich in te zetten deze besparing daadwerkelijk te realiseren. Aangezien er in deze specifieke situatie sprake is van een besparing, is begrotingsregel 4 van toepassing. De besparing wordt incidenteel ingeboekt en aangewend ter dekking van de toegenomen lasten van het project. Daarmee komt het college tot de conclusie dat dit project op een prudente wijze is gedekt. “De Rekeningencommissie vraagt het college in de eerstvolgende voortgangsrapportage over MBS de voorgenomen dekking van fase 2 specifieker te onderbouwen.” Ter bevordering van de transparantie zal in de volgende voortgangsrapportage MBS de financiële dekking van het programma nader worden toegelicht en uitgewerkt in een overzichtelijke tabel.

“Ook wil de commissie worden geïnformeerd over de ontwikkeling van risico’s met potentiële financiële consequenties.” Het college verwacht op basis van de huidige inzichten geen aanvullende risico's met financiële consequenties. “De Rekeningencommissie vraagt het college daarbij in ieder geval toe te lichten wat de kosten zijn van het uitstel van de livegang van fase 1B.” Het uitstellen van fase 1B heeft consequenties voor de planning en uitvoering van de daaropvolgende M&O-fasen 2 en 3. Dit resulteert in een verschuiving in de realisatie van het M&O-deel van het programma MBS. De kosten die samenhangen met het uitstel van fase 1B en de doorwerking naar de opvolgende fasen bedragen € 485.000. Deze kosten worden opgevangen binnen de post onvoorzien van het programmabudget, waardoor geen aanvullende financiële middelen benodigd zijn. De verschuiving binnen de planning van het M&O-deel heeft geen invloed op de voortgang en planning van het FIP-deel van het programma. 6.2 Cyberveiligheid “De Cyberbeveiligingswet is ontworpen om de digitale weerbaarheid van vitale sectoren te verhogen door strengere regels te introduceren rondom cybersecurity voor onmisbare bedrijven en organisaties. De rijksoverheid adviseert organisaties om niet af te wachten totdat de Cyberbeveiligingswet in werking treedt. De risico’s die organisaties en systemen lopen, zijn er immers nu ook al.

De Rekeningencommissie vraagt het college de voorbereidingen gereed te hebben vóórdat de nieuwe wet in werking treedt. Omdat in dit domein nieuwe wetten al snel worden ingehaald door de werkelijkheid, wordt het college gevraagd zo goed mogelijk voorbereid te zijn op het risico van digitale ontwrichting waarvoor de NCTV waarschuwt.” De gemeente wacht niet op de inwerkingtreding van de Cyberbeveiligingswet (Cbw), maar werkt al geruime tijd (meer dan tien jaar) aan het treffen en doorontwikkelen van passende maatregelen ter versterking van de digitale weerbaarheid. Dit betreft een continu proces van organisatorische en technische verbeteringen, gericht op het verhogen van het volwassenheidsniveau.

9/12

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/11074843

De Cbw ligt in lijn met bestaande normenkaders, zoals de Baseline Informatieveiligheid Overheid (BIO), waardoor een goede basis is gelegd voor de informatieveiligheid van de gemeente Den Haag. Van “proefdraaien” is daarbij geen sprake; de maatregelen worden in de praktijk toegepast. Wel wordt, in aanloop naar de wet, de focus op de in de wet genoemde ‘basishygiënemaatregelen’ gelegd, de meldplicht ingeregeld en de toetsing hierop aangepast. Daarnaast zal de huidige auditmethodiek worden aangepast in overleg met Internal Audit: de huidige audit op basis van het normenkader NIST Cybersecurity Framework (CSF) wordt vanaf de volgende audit vervangen door het toekomstige toetsingskader Cbw. Zo ontstaat een beeld van de volwassenheid van de organisatie bezien met de blik van de wet. Cybersecurity als onderdeel van een weerbare organisatie kent geen statisch eindpunt, maar is een doorlopend proces. Met onze voortdurende inspanningen zijn we goed voorbereid op de inwerkingtreding van de wet, al zijn we nooit ‘klaar’. De gemeente blijft hierbij aansluiten op (inter)nationale ontwikkelingen, waaronder Europese samenwerkingen op cybersecurity, en blijft de weerbaarheid van zowel de eigen organisatie als vitale processen en de stad continu versterken, onder meer door aan te sluiten bij de agenda Digitaal Veilig Den Haag (DVDH).

6.4 Informatiebeheer ruim onvoldoende: code oranje “In maart 2025 is raad geïnformeerd dat de gemeentearchivaris over 2023 geen verslag zou uitbrengen omdat de gemeentelijke organisatie hard werkte aan het verbeterplan (RIS321611). De situatie lijkt nu in 2024 echter alleen maar slechter te zijn geworden. De situatie is dermate ernstig dat een verdere verslechtering van de informatiehuishouding voor dit domein tot een onder toezichtstelling van de provincie zou kunnen leiden.” Het college herkent deze constatering deels: de situatie is zorgelijk, maar betreft grotendeels bestaande achterstanden die in 2024 scherper in beeld zijn gekomen. De effecten van het in 2025 gestarte verbeterplan zijn nog niet zichtbaar in deze rapportage. De belangrijkste oorzaken liggen in achterstanden, onduidelijke governance en beperkt inzicht. Met het meerjarig verbeterplan wordt hier gericht op gestuurd, met structurele middelen en maatregelen. Verbetering vraagt tijd en zal gefaseerd zichtbaar worden. “Naar het oordeel van de gemeentearchivaris is de governance van de informatiehuishouding niet op orde: met de centralisering van de bedrijfsvoering zijn onduidelijkheden ontstaan over rollen, taken en verantwoordelijkheden.

Met name de rol van beheerder is nu binnen de organisatie niet duidelijk belegd.” Er wordt gewerkt aan een governanceplan, waarin rollen, taken en verantwoordelijkheden, waaronder die van beheerder, worden uitwerkt. Hiermee richt de gemeente waarborgen in van aansturing, toezicht en verantwoording van het informatie- en archiefbeheer. Het governanceplan sluit aan bij het verbeterplan informatiehuishouding. “De Rekeningencommissie wil van het college het verbeterplan voor de informatiehuishouding ontvangen dat bij de aanbieding van de KPI-verslagen over 2021 en 2022 is aangekondigd (RIS318000) en dat het college nu in uitvoering heeft.” Het verbeterplan informatiehuishouding is ambtelijk vastgesteld en wordt uitgevoerd binnen de kaders van het programma Haags Digitaal Werken. Over de voortgang wordt periodiek gerapporteerd in het verlengde van het (interbestuurlijk) toezichtstelsel.

10/12

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/11074843

Indien de Rekeningencommissie daar behoefte aan heeft, kan op een passend moment een nadere toelichting worden gegeven op de stand van zaken en de gekozen aanpak. Zie ook de Bestuurlijke reactie op het HGA toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2024 (RIS324059). “De Rekeningencommissie wil dat het college voortaan elk aan de raad voor te leggen stuk (en in het bijzonder het komende verslag van de gemeentearchivaris over 2025) uiterlijk binnen zes weken na ontvangst doorstuurt naar de raad, al dan niet voorzien van een reactie van het college.” Het aanleveren van het rapport aan het college kende een langere doorlooptijd vanwege brede bestuurlijke afstemming. Vooruitkijkend worden procesafspraken gemaakt voor het doorsturen van stukken aan de raad, bij voorkeur met een reactie van het college. Het college streeft ernaar om dat binnen zes weken te doen, maar dit kan niet in alle gevallen gegarandeerd worden. 6.5.3 Externe privacy-audit Wpg “Ook is aan de Accountantsorganisatie opdracht gegeven voor het uitvoeren van een hercontrole die naar verwachting vóór de zomer van 2026 is afgerond. De Rekeningencommissie wil de rapportage van deze hercontrole van het college ontvangen.” De verwachting is dat het college de rapportage na de zomer met de Rekeningencommissie zal delen. “De gemeente Den Haag is tamelijk uniek in het opsporen van fraude bij zorgaanbieders.

Veel andere gemeenten hebben daarvoor nog geen infrastructuur en er kan daarom geen gebruik gemaakt worden van kennis en ervaring bij andere gemeenten. De Rekeningencommissie vraagt het college om in een begeleidend schrijven bij de bevindingen van de hercontrole een toelichting te geven op de voortgang van de implementatie van het nieuwe systeem.” De offerte voor het implementeren is onlangs ontvangen door de gemeente en zal binnenkort getekend worden. Momenteel wordt gewerkt aan het inregelen van het functioneel beheer. Na de zomer staat de eerste inrichtingssessie gepland. 7

Integriteit

8

Verbonden partijen

9

Doelmatigheid

9.3 Onderzoek visie digitalisering en dienstverlening “In het coalitieakkoord zijn middelen vrijgemaakt voor ‘dienstverlening nabij’. Voor de andere verbeterinitiatieven zijn geen extra middelen beschikbaar gesteld. In de collegereactie is ook geen begroting voor de verbetering van dienstverlening opgenomen. De Rekeningencommissie wil dat alsnog de beschikbare budgetten expliciet worden gemaakt in een schriftelijke toelichting, met aanvullende informatie over de aard van de verrekensystematiek (vooraf dan wel achteraf). Ook vraagt de commissie uiteen te zetten welke besparingskansen de verbeterinitiatieven opleveren en te reflecteren op de wenselijkheid van het werken met doorbelastingen aan diensten.” “In de nieuwe i-Visie is deze nieuwe programmastructuur niet toegelicht. De Rekeningencommissie wil nader schriftelijk worden geïnformeerd over de inrichting van de centrale regie en de rol van het nieuw gevormde dienstverleningsberaad.”

11/12

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/11074843

Op beide bovenstaande punten heeft het college gereageerd via de commissiebrief Aanvullende informatie Programma Dienstverlening (RIS325688) naar aanleiding van de vergadering van 25 februari 2026. 10 Vooruitblik 2026-2027 In dit hoofdstuk van uw rapport wordt beschreven welke onderwerpen uw commissie het komende jaar wil agenderen. Het college hecht aan een goede samenwerking met de raad en met uw commissie. Het college hoopt dat de open en constructieve gedachtewisselingen in vergaderingen, werkbesprekingen en ‘benen-optafel-sessies’ worden voortgezet. Het college ziet dan ook uit naar het komende jaar en is zeer bereid om mee te denken met uw commissie of met (een vertegenwoordiging van) de raad, bijvoorbeeld bij een herziening en verbetering van de indicatoren die in de begroting en programmarekening worden gebruikt. Met vriendelijke groet, de wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling Saskia Bruines

12/12