RIS325483 Brief RC aan weth Dienstverlening inz Jaarrekening 2025

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS325483

Wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening de heer H. Bredemeijer

Contactpersoon

Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

28 mei 2026 Onderwerp

Onderzoek jaarrekening 2025

Geachte heer Bredemeijer, De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2025 van de gemeente Den Haag (RIS325176) en daarover in haar vergaderingen van 13 en 28 mei beraadslaagd. De commissie heeft de bevindingen uit de interimcontrole en de eindejaarscontrole in haar onderzoek betrokken, zoals deze zijn weergegeven in de board letter van de Accountantsorganisatie (RIS323713) en het accountantsverslag (RIS325166). In het kader van haar onderzoek wil de Rekeningencommissie onderstaande onderwerpen met u bespreken. De commissie nodigt u hiertoe uit op woensdagmiddag 3 juni 2026 om 14:00 uur in de commissiezaal.

1.

Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen

De Rekeningencommissie is op 3 december 2024 geïnformeerd dat de gemeente verouderde bedrijfsvoeringsapplicaties moest vervangen (RIS320676). Dit is nader toegelicht in de Rekeningencommissievergadering van 29 januari 2025 (RIS321515). Vorig jaar heeft de Rekeningencommissie tijdens haar onderzoek naar de jaarrekening 2024 met u gesproken over de dekking en de risico’s van het programma Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS, RIS322407, RIS322684, par 6.2). Daarbij heeft u toegelicht dat de eerste fase van dit programma noodzakelijk is voor de continuïteit van de organisatie en dat vervanging van de desbetreffende systemen geen uitstel duldde. Fase 2 betreft systemen waarvan het wenselijk is dat deze aansluitend op fase 1 worden vervangen. Voorts is aan de orde gekomen dat vóórdat wordt gestart met de tweede fase aan enkele voorwaarden moet zijn voldaan: de evaluatie van de eerste fase moet een positieve uitkomst hebben en er moeten voldoende middelen in de bestemmingsreserve aanwezig zijn. Vanwege de financiële risico’s en de grote impact van het programma MBS op de bedrijfsvoering van de gemeente heeft de Rekeningencommissie u gevraagd het programma MBS aan te wijzen als groot project waarover periodiek gerapporteerd wordt aan de raad. U heeft daartoe in onderlinge afstemming met de Rekeningencommissie een voorstel gedaan (RIS323104, RIS323419, RIS323601).

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

Voortgangsrapportage MBS De eerste voortgangsnotitie over MBS is op 2 december 2025 ontvangen (RIS323976). In de voortgangsrapportages is ingegaan op de GROTIK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit), volgens de systematiek en diepgang van de GRIP-rapportages. De Rekeningencommissie heeft de voortgangsrapportage op 10 december 2025 behandeld (RIS324275). Naar aanleiding hiervan heeft de Rekeningencommissie het college per brief gevraagd om in de volgende voortgangsrapportage over MBS te reageren op enkele vragen en opmerkingen (RIS324292). Op 22 april 2026 heeft het college een nieuwe voortgangsrapportage MBS naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS325231). Hierin is toegelicht dat de implementatie van fase 2 (Financiën, Inkoop en Projectmanagement (FIP)) een jaar wordt uitgesteld en dat de incidentele kosten voor het programma MBS zijn herijkt. Deze kosten stijgen van € 30 miljoen naar € 33,5 miljoen. Daarvoor is aanvullende dekking gevonden. Daar bovenop is een additionele investering nodig voor de tweede fase van € 3 miljoen. In de herijkte business case zijn ook mogelijke structurele baten opgenomen die betrekking hebben op talentmanagement, werving, externe inhuur en bedrijfsvoering. Naar wij hebben begrepen wil het college onderzoeken of de extra kosten kunnen worden gedekt met deze extra structurele baten.

Naar aanleiding hiervan wil de Rekeningencommissie de volgende onderwerpen met u bespreken. ▪

Betrokkenheid kerngebruikers: vanwege de geconstateerde risico’s is de livegang van fase 1B uitgesteld van 1 april 2026 naar medio juli 2026, zodat systemen eerst kunnen schaduwdraaien. Omdat 64% van de kerngebruikers heeft aangegeven onvoldoende informatie en ondersteuning te hebben ontvangen rond de eerdere livegang van fase 1A, benadrukt de Rekeningencommissie het belang van het betrekken van de kerngebruikers (de afdelingen I&A en HRS) bij het doorvoeren van veranderingen. De Rekeningencommissie verneemt graag van u hoe kerngebruikers worden betrokken bij de volgende fasen. Omdat de nieuwe deadline voor de livegang van fase 1B snel nadert wil de Rekeningencommissie weten of er al een definitief besluit is om de geplande livegang in juli door te laten gaan en zo nee, wanneer dit besluit wordt genomen.

▪

Mogelijke structurele extra baten: bij de herijking van de business case heeft Gartner aangegeven dat gemeentebrede structurele baten te voorzien zijn. Deze structurele baten zouden voortkomen uit een betere beheersing van personeelsplanning, talentmanagement, externe inhuur, recruitment en gestandaardiseerd werken. In de voortgangsrapportage is aangegeven dat onderzocht gaat worden of de extra incidentele kosten kunnen worden gedekt met deze mogelijke extra structurele baten. Het realiseren van deze baten vraagt nog extra inspanningen. De Rekeningencommissie maakt zich zorgen over de haalbaarheid van deze baten en wil dat deze nader worden onderbouwd, geconcretiseerd en gekwantificeerd. De commissie is van mening dergelijke onzekere

toekomstige baten niet gezien kunnen worden als dekking voor de hogere incidentele kosten; dit zou niet in overeenstemming zijn met begrotingsregels. De commissie wil daarom de dekking van het programma MBS met u bespreken. ▪

Kostenstijging programma: de eind 2024 geraamde kosten van het programma MBS zijn in relatief korte tijd met meer dan 20% gestegen van € 30 miljoen naar € 36,5 miljoen. De Rekeningencommissie verneemt graag van u hoe kan worden voorkómen dat bij de volgende herijking over anderhalf jaar opnieuw een forse budgetverruiming noodzakelijk is.

2/4

Gemeente Den Haag

2. Cyberveiligheid De gemeente Den Haag dient als grote stad met een internationaal profiel haar cybersecurity goed op orde te hebben. De Rekeningencommissie heeft hieraan de afgelopen jaren de nodige aandacht besteed en is blij dat de accountant heeft geconstateerd dat de extra middelen voor de NAVO-top effectief zijn ingezet om de eigen cyberweerbaarheid te verbeteren. Binnen afzienbare termijn kan de nieuwe Cyberbeveiligingswet worden ingevoerd. Dit heeft ook gevolgen voor de gemeente Den Haag. Graag vernemen wij van u of de gemeente hier al klaar voor is, dan wel of er een plan is voor tijdige implementatie van de te nemen stappen. De Rekeningencommissie zou graag zien dat de benodigde voorbereidingen al ruim vóór de inwerkingtreding van de nieuwe wet zijn afgerond, zodat vooraf kan worden ‘proefgedraaid’. Deze aanpak is ook gekozen voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en dit heeft zich als bijzonder nuttig bewezen.

3. IT: beheer van accounts Naast de bedreiging van buiten vraagt ook de interne beheersing van informatieveiligheid permanente aandacht. Bij de jaarrekeningcontrole heeft de Accountantsorganisatie in verschillende financiële en personeelsapplicaties accounts aangetroffen die niet te herleiden waren tot een persoon. Van deze accounts is niet duidelijk waarvoor ze worden gebruikt en wie ervoor verantwoordelijk is. Hiermee loopt de gemeentelijke organisatie het risico dat ongeautoriseerde transacties plaatsvinden. Wij vragen u te zorgen voor toereikende protocollen voor het beheer van deze accounts en tevens de naleving ervan te controleren.

4. Beheer van reisdocumenten en kasgelden Enkele jaren geleden is de gemeente Den Haag geconfronteerd met ernstige fraude bij de uitgifte van paspoorten die pijnlijke gevolgen heeft gehad voor de reputatie van de gemeente. De uitgifte van reisdocumenten is een kritisch bedrijfsproces van de gemeente dat interessant is voor de georganiseerde misdaad en daarom een belangrijk aandachtspunt blijft voor de Rekeningencommissie. Vorig jaar kwam uit het onderzoek naar de jaarrekening 2024 dat de vernietiging van reisdocumenten in de praktijk niet altijd door ten minste twee medewerkers wordt uitgevoerd. Bij aanvullende controles over de periode oktober 2025 tot februari 2026 bleek eveneens dat reisdocumenten niet altijd met twee personen waren vernietigd. Daarnaast werden in 2025 verschillen geconstateerd in de aansluiting tussen uitgegeven reisdocumenten en de financiële administratie. Ook werden nietherleidbare financiële correcties aangetroffen. Hoewel de accountant geen aanwijzingen heeft van fraude, constateert zij dat de aansluiting tussen de verschillende registraties van reisdocumenten nog niet structureel is geborgd en daarmee foutgevoelig is. Graag vernemen wij van u hoe het college het proces wil verbeteren en wat daarvoor het tijdpad is. De accountant heeft op verschillende plekken in de organisatie onvolkomenheden of kwetsbaarheden bij kascontroles geconstateerd.

Wij vragen u nader te duiden of hier sprake is van een tekortschietende inrichting van de administratieve organisatie, dan wel of dit wordt veroorzaakt omdat protocollen niet worden nageleefd.

3/4

Gemeente Den Haag

Voor de volledigheid deelt de commissie mee dat een samenvatting van de bespreking zal worden betrokken bij het eindrapport van de Rekeningencommissie over haar onderzoek naar de jaarrekening 2025. Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

mevr. L. van de Voort.

4/4