RIS325456 Verslag Rekeningencommissie 13 mei 2026

Rekeningencommissie RIS325456

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 13 mei 2026 Aanwezig:

de voorzitter, mevrouw L. van de Voort; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren K. Partiman en O. Thors, allen lid van de Rekeningencommissie; ambtenaren: de heren E. Ossel, H. van der Velden, J. Clerx en L. Kok; Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema en mevrouw A. Fernando; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heer M. van den Goorbergh (m.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:35 uur en heet de aanwezigen welkom. Aanvankelijk was ook het jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming geagendeerd. Dit is doorgeschoven naar de vergadering van donderdag 28 mei 2026. De voorzitter roept fracties op een plaatsvervangend lid te laten benoemen. De volgende vergadering zal in de nieuwe commissiezaal plaatsvinden. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. B. Verslag van de vergadering van 25 februari 2026 Het verslag van de vergadering van 25 februari 2026 (RIS324774) is eerder ter goedkeuring aan de leden van de voorgaande Rekeningencommissie voorgelegd en wordt ongewijzigd vastgesteld. C. Verzonden brieven Naar aanleiding van het jaarverslag van de gemeentearchivaris over 2024 heeft de Rekeningencommissie een brief aan het college gestuurd over het informatie- en archiefbeheer (RIS324976). De inhoud van de bespreking met de gemeentearchivaris en de brief hierover aan het college worden betrokken in het rapport van de Rekeningencommissie over 2025 dat in juni naar de raad en het college wordt gestuurd. Indien dan nog geen reactie van het college op de brief is ontvangen worden de vragen aan het college eveneens in het rapport opgenomen. D.

Ingekomen bestuurlijke stukken Van het college is het plan van aanpak voor een weerbaar ambtenarenapparaat ontvangen (RIS325100, met geheime bijlage RIS325102). De Rekeningencommissie wil het plan van aanpak na de zomer agenderen voor nadere toelichting in een besloten vergadering. E. Voortgangsrapportage Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS) Van het college is op 3 december 2024 een brief ontvangen over het programma voor de modernisering van bedrijfsvoeringssystemen (RIS320676). Deze brief is ambtelijk toegelicht in een werkbespreking op 29 januari 2025 (RIS321515). De gemeente Den Haag vervangt verouderde bedrijfsvoeringsapplicaties door Software as a Service (SaaS). Dit betekent dat systemen niet meer op eigen servers zullen draaien, maar door de leverancier in de cloud worden beheerd. De gemeentelijke organisatie is eind 2024 gestart met het programma Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS). Fase 1 betreft de systemen voor Mens & Organisatie (M&O) en het salarissysteem. Deze systemen verwerken en ondersteunen jaarlijks meer dan € 900 miljoen aan salaris- en sociale lastenbetalingen. De personeelsadministratie betreft ruim 10.000 fte.

Verslag vergadering 13 mei 2026

Rekeningencommissie

De totale programmakosten werden eind 2024 geraamd op € 30 miljoen. Bij de start van het programma was er alleen dekking voor fase 1 in 2025 en 2026 (HR/HRS, € 17,5 miljoen). Deze dekking kwam uit eigen middelen, waarvoor in 2025 bij de begrotingswijziging een bestemmingsreserve is gevormd. Voor het daarna te implementeren onderdeel Financiën, Inkoop en Projectadministratie (FIP, fase 2) werd eind 2024 nog dekking gezocht (destijds € 12,5 miljoen). De Rekeningencommissie heeft in het kader van haar onderzoek naar de jaarrekening 2024 op 11 juni 2025 met de wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening gesproken over de dekking en de risico’s van het programma MBS (RIS322407, RIS322684, par 6.2). Daarbij heeft hij toegelicht dat de eerste fase noodzakelijk is voor de continuïteit van de organisatie: deze systemen moeten nu vervangen worden. Fase 2 betreft systemen waarvan het wenselijk is dat deze aansluitend op fase 1 worden vervangen. Voorts is aan de orde gekomen dat voor de start van de tweede fase enkele voorwaarden gelden: de evaluatie van de eerste fase moet een positieve uitkomst hebben en er moeten voldoende middelen in de bestemmingsreserve aanwezig zijn. Eind 2025 wordt hierop extern getoetst.

Vanwege de grote impact van het programma MBS op de bedrijfsvoering van de gemeente en de financiële risico’s wilde de Rekeningencommissie het programma MBS aanwijzen als groot project waarover periodiek gerapporteerd zou worden aan de raad. De wethouder heeft toegezegd hierop terug te komen en heeft daarvoor in onderlinge afstemming met de Rekeningencommissie een voorstel gedaan (RIS323104, RIS323419, RIS323601). De Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag (artikel 3:2, lid 9) bepaalt dat geen verplichtingen mogen worden aangegaan zonder dekking. De accountant zag een risico dat de twee fasen niet strikt gescheiden zouden kunnen worden gehouden. De Rekeningencommissie heeft MBS daarom als specifiek aandachtpunt benoemd voor het jaarrekeningonderzoek 2025. Onderzoek Accountantsorganisatie naar MBS In het kader van de vereisten van de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van een verzoek van de Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie de vervanging van de applicaties onderzocht (zie ook GAD/2025.78). De Accountantsorganisatie heeft hiervoor eerder een Plan van Aanpak voor fase 1 naar de Rekeningencommissie gestuurd (GAD2025.105 en GAD2025.105.1). De Accountantsorganisatie functioneert daarnaast als externe kwaliteitspartner door de inhoud van de naar de raad te verzenden rapportages te vergelijken met de eigen observaties en bevindingen.

Voortgangsrapportage MBS De eerste voortgangsnotitie over MBS is op 2 december 2025 ontvangen (RIS323976). In de voortgangsrapportages is op verzoek van de Rekeningencommissie ingegaan op de GROTIK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit), volgens de systematiek en diepgang van de GRIP-rapportage. De Rekeningencommissie heeft de voortgangsrapportage op 10 december 2025 behandeld (RIS324275). Naar aanleiding hiervan heeft de Rekeningencommissie het college per brief gevraagd om in de volgende voortgangsrapportage over MBS te reageren op enkele vragen en opmerkingen (RIS324292). Op 22 april 2026 heeft het college een nieuwe voortgangsrapportage MBS naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS325231). Deze wordt ambtelijk toegelicht door Eric Ossel, portefeuilledirecteur Facilitair & Huisvesting en Hans van der Velden, opgavemanager MBS. De tijdens de presentatie getoonde tekst en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De applicaties voor bedrijfsvoering zijn aan veroudering onderhevig. Er komt een moment dat ze ook niet meer worden ondersteund door de leverancier en het is dan zaak om de systemen tijdig te vervangen. Hiernaar zijn studies gedaan die als uitkomst hadden dat het voor de gemeente Den Haag goed zou zijn om naar de cloud te gaan. Dit heeft zowel voordelen voor het beheer als voor innovatiemogelijkheden.

De doelstelling is daarom niet alleen continueren, maar ook moderniseren. De transitie heeft betrekking op systemen voor mens & organisatie (M&O, fase 1), financiën, inkoop en Pagina 2 van 5

Verslag vergadering 13 mei 2026

Rekeningencommissie

projectadministratie (FIP, fase 2). Met fase 2 wordt pas begonnen als daarvoor genoeg geld is én als de evaluatie van de eerste fase positief is. De vervanging van deze IT-systemen is primair een organisatieontwikkeltraject, waarvoor een strakke programmasturing is ingericht. Voor een belangrijk deel wordt dit met eigen medewerkers gedaan, maar voor specifieke kennis en kunde worden externe medewerkers ingehuurd van de leverancier (Oracle), de implementatiepartner (Accenture) en de regiepartner (Deloitte). Kwaliteitspartners in dit traject zijn Gartner, Bureau Gateway en de eigen accountantsorganisatie GAD. Naast een goede technische implementatie van het nieuwe systeem is de tweede hoofddoelstelling van dit programma om de gehele gemeentelijke organisatie hiermee goed te laten werken. Voor het risicomanagement wordt het Haags risicomodel gebruikt waarmee risico’s in tien categorieën intensief worden gemonitord. Op dit moment zijn voor al deze risico’s beheersingsmaatregelen getroffen. De kosten voor dit programma bestaan uit incidentele kosten en structurele kosten. Conform planning zijn de incidentele kosten onlangs herijkt. Hieruit kwam naar voren dat een aantal tarieven te laag zijn ingeschat, enkele zaken onvoldoende zijn meegenomen en dat sommige onderdelen langer gaan duren.

Dit betekent dat de implementatie van Financiën, Inkoop en Projectmanagement (FIP) een jaar later gebeurt. De kosten stijgen daardoor van € 30 miljoen naar € 33,5 miljoen, onder meer door een versterking van het totale verandermanagement met € 0,75 miljoen. De aanvullende dekking daarvoor wordt met de eerstvolgende begrotingsaanpassing aan de raad voorgelegd. Tegelijkertijd kan worden bespaard op programmamanagement door meer eigen mensen in te zetten en minder in te huren. Daar bovenop is een additionele investering nodig voor de tweede fase (FIP) van € 3 miljoen om implementatierisico’s te beperken. De totale programmakosten stijgen daarmee naar € 36,5 miljoen. Uit de herijking van de business case komen echter ook mogelijke structurele baten naar voren op het gebied talentmanagement, werving, externe inhuur en bedrijfsvoering. Die structurele baten worden nog verder onderzocht. De extra kosten zullen naar verwachting worden gedekt uit deze extra structurele baten. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Betrokkenheid kerngebruikers: de rol van de kerngebruikers wordt niet genoemd bij de programmasturing op pagina van 5 van de presentatie, maar de afdelingen I&A en HRS zijn als kerngebruikers wel nauw betrokken bij dit programma.

De tevredenheid van de kerngebruikers wordt gemeten. ▪ Risico livegang fase 1B: vanwege de geconstateerde risico’s is de livegang van fase 1B uitgesteld van 1 april 2026 naar medio juli 2026, zodat systemen eerst kunnen schaduwdraaien (hiermee is nog niet begonnen). De stuurgroep beoordeelt binnenkort op basis van de laatste informatie of deze nieuwe datum haalbaar is. Omdat 64% van de kerngebruikers aangeeft onvoldoende informatie en ondersteuning te hebben ontvangen rond de livegang van fase 1A benadrukt de Rekeningencommissie het belang van het betrekken van de organisatie bij het doorvoeren van veranderingen. ▪ Mogelijke structurele extra baten: bij de herijking van de business case heeft Gartner aangegeven dat gemeentebrede structurele baten te verwachten zijn. Deze structurele baten met betrekking tot personeelsplanning, talentmanagement, externe inhuur, recruitment en het gestandaardiseerd werken zullen nader worden onderzocht. Hiervoor zal een apart project Batenmanagement georganiseerd worden. Het realiseren van deze baten vraagt namelijk extra inspanningen. De Rekeningencommissie maakt zich zorgen over de haalbaarheid van deze baten en wil dat deze nader worden onderbouwd, geconcretiseerd en gekwantificeerd.

De Rekeningencommissie is van mening dergelijke onzekere toekomstige baten niet gezien kunnen worden als dekking voor de hogere incidentele kosten; dit zou niet in overeenstemming zijn met begrotingsregels. De commissie wil de dekking van het programma MBS met de wethouder bespreken. ▪ Kostenstijging programma: de eind 2024 geraamde kosten van het programma MBS zijn in relatief korte tijd met meer dan 20% gestegen van € 30 miljoen naar € 36,5 miljoen. De Rekeningencommissie wil met de wethouder bespreken hoe kan worden voorkómen dat bij de volgende herijking over anderhalf jaar opnieuw een forse budgetverruiming noodzakelijk is. ▪ Risico’s systeemafhankelijkheid: voor wat betreft systeemafhankelijkheid is een worst case scenario dat een leverancier stopt met het ondersteunen en onderhouden van een applicatie zoals Pagina 3 van 5

Verslag vergadering 13 mei 2026

Rekeningencommissie

dat nu gebeurt door middel van maandelijkse updates vanuit de leverancier. In G4-verband vindt intensief overleg plaats over het vergroten van de systeemonafhankelijkheid, maar vooralsnog is het niet mogelijk om volledig onafhankelijk van grote Amerikaanse partijen als Oracle en Microsoft te opereren. F. Jaarrekening 2025 Van het college is de Programmarekening 2025 ontvangen (RIS325176). Ter vergadering wordt een technische toelichting gegeven door concerncontroller Joost Clerx en Lars Kok, controller bij de dienst Middelen & Control. Tijdens deze presentatie wordt ingegaan op de inhoud van de programmarekening en de plek ervan binnen de planning & controlcyclus. Voorts wordt het financieel resultaat op hoofdlijnen geduid, wordt het proces van de resultaatbestemming uiteengezet en wordt de financiële positie van de gemeente Den Haag van context voorzien. Tot slot wordt de uitkomst van de rechtmatigheidsverantwoording toegelicht. De tijdens de presentatie getoonde tekst en afbeeldingen is als bijlage bij dit verslag gevoegd. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Onderbestedingen door vertragingen: onderbestedingen bij investeringen kunnen ontstaan door vertragingen in de procedures.

Deze vertragingen kunnen het gevolg zijn van de eigen gemeentelijke processen, maar ook de afhankelijkheid van externen speelt hierin een rol. Een nadere duiding kan desgewenst worden gegeven in de beantwoording van de technische vragen over de programmarekening. ▪ Analyse stijging structurele exploitatieruimte: landelijk gezien hebben veel gemeenten moeite om de begroting conform de geldende spelregels sluitend te krijgen, bijvoorbeeld als gevolg van onzekerheid over inkomsten. De structurele exploitatieruimte staat dan onder druk. Bij de stijgende structurele exploitatieruimte van Den Haag in de jaarrekening moet worden bedacht dat het financieel resultaat onderdeel uitmaakt van dit kengetal. Daarom is het kengetal in de jaarrekening de laatste jaren positiever dan in de begroting. De laatste jaren was sprake van onderuitputting uit reserves, wat bijdraagt aan een positievere exploitatieruimte. Voor een vergelijking door de jaren heen biedt de in de begroting berekende structurele exploitatieruimte wellicht een beter inzicht dan het cijfer in de jaarrekening. ▪ Onrechtmatigheden bij inkopen: hoewel de omvang van rechtmatigheidsfouten bij aanbestedingen dit jaar geringer is, vormen inkopen nog steeds het grootste deel van de onrechtmatigheden.

Veel daarvan wordt veroorzaakt door overschrijdingen op gemeentebrede raamovereenkomsten die niet specifiek tot diensten of organisatieonderdelen te herleiden zijn. In de bedrijfsvoeringsparagraaf worden geconstateerde fouten van meer dan € 1 miljoen afzonderlijk toegelicht. De Rekeningencommissie vraagt de Accountantsorganisatie in de volgende vergadering nader in te gaan op de achtergronden van onrechtmatigheden. Controleverklaring Een toelichting op de controleverklaring van de accountant wordt gegeven door gemeenteaccountant Carla Slotema, voorafgegaan door een korte toelichting op het werk van de Accountantsorganisatie. De tijdens de presentatie getoonde tekst en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. Op 21 april 2026 is een controleverklaring met een goedkeurend oordeel afgegeven door de accountant. De controleverklaring bevat daarnaast veel verplichte teksten, onder meer over verantwoordelijkheden. Ook is de accountant verplicht om in de controleverklaring aandacht te besteden aan fraude en continuïteit. Afgezien van de controle van de jaarrekening controleert de accountant tevens de naleving van de Wet normering topinkomens (Wnt). Ook worden alle specifieke uitkeringen apart gecontroleerd. Dit wordt ook wel aangeduid met Single Information, Single Audit (SISA).

Een meer toegankelijke toelichting op de jaarrekeningcontrole wordt gegeven in het accountantsverslag dat op 13 mei 2026 is gepubliceerd. Hierin staan de belangrijkste bevindingen uit de controle en adviezen aan het college of de raad. Daarnaast worden geconstateerde fouten en

Pagina 4 van 5

Verslag vergadering 13 mei 2026

Rekeningencommissie

onzekerheden toegelicht en wordt ingegaan op relevante ontwikkelingen. Het accountantsverslag is geagendeerd voor de volgende vergadering. Afgezien van vragen over de jaarrekening en verslaggeving kan de Accountantsorganisatie om advies of onderzoek worden gevraagd inzake interne beheersingsvraagstukken zoals aanbestedingen, grondexploitaties en grote projecten. Ook beschikt de Accountantsorganisatie over expertise op het gebied van cybersecurity, privacy, integriteit en fraude. G. Termijnplanning In de voorgestelde termijnplanning (RC/2026.22) wordt aan de agenda van 28 mei 2026 het jaarverslag 2025 van de Functionaris Gegevensbescherming toegevoegd. De termijnplanning wordt aldus vastgesteld. H. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 21:35 uur

Pagina 5 van 5