RIS325236 Beantw SV Code geel voor Haags archiefbeheer

Datum

BEANTWOORDING SCHRIFTELIJKE VRAGEN

24 april 2026 Ons kenmerk Onderwerp

Antwoord van het college op de vragen van de raadsleden Kouwenhoven en Thors, luidend: ‘Code geel voor Haags archiefbeheer’

DPZ/11049630 RIS325236

De raadsleden Kouwenhoven en Thors hebben op 16 april een brief met daarin zeven vragen aan de voorzitter van de gemeenteraad gericht. Overeenkomstig artikel 32 van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, beantwoordt het college deze vragen als volgt. Op 15 april jl. publiceerde Den Haag Centraal een artikel 1 over het archiefbeheer bij de gemeente Den Haag. Uit de jaarlijkse rapportage van de provincie Zuid-Holland zou blijken dat de gemeente Den Haag ten aanzien van digitale informatie ‘niet in control is’. 1.

Is het college bekend met het artikel in Den Haag Centraal?

Ja, het college is bekend met dit artikel. 2.

In het artikel staat dat de provincie Zuid-Holland de gemeente Den Haag ‘code geel’ geeft voor informatie- en archiefbeheer in de rapportage over het interbestuurlijk toezicht. Kan het college inzicht geven waarom de provincie deze kleur toekent en wat is hierop de reactie van het college?

De provincie baseert zich bij het interbestuurlijk toezicht op informatie die vanuit de gemeente wordt ontvangen. De gemeentearchivaris heeft de wettelijke taak het informatie en -archiefbeheer van de gemeente te inspecteren. Voor het aandachtsgebied ‘Archief- en Informatiebeheer’ heeft de provincie zich gebaseerd op het ‘Verslag gemeentearchivaris 2024 inzake informatie- en archiefbeheer’ (RIS324056). In dit verslag constateert de gemeentearchivaris dat de gemeente niet ‘in control’ is op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Op basis hiervan heeft de provincie-archivaris in de brief (van maart 2026) over de stand van zaken van het interbestuurlijk toezicht de gemeente geïnformeerd dat Archief- en informatiebeheer van de gemeente Den Haag per 31 december 2025 op 'oranje' staat. Het college heeft kennisgenomen van het verslag van de gemeentearchivaris en heeft hierop gereageerd in de ‘Bestuurlijke reactie op bevindingen KPI-inspectieverslag 2024 van het Haags Gemeentearchief’ (RIS324059). Hierin wordt toegelicht dat het college werkt aan de noodzakelijke aanpassingen in het informatiebeheer door middel van het ‘Verbeterplan informatiebeheer op orde’. Dit is onderdeel van een organisatie breed verbeterprogramma, dat op dit moment in uitvoering is.

1

https://www.denhaagcentraal.net/nieuws/haags-gemeentearchief-al-maanden-zonder-archivaris-provincie-meldt-code-geel/

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DPZ/11049630

3.

Hoe ziet het college de positie van de gemeentearchivaris binnen de gemeentelijke organisatie?

Het college hecht aan de onafhankelijke en toezichthoudende positie van de gemeentearchivaris binnen de gemeentelijke organisatie. De gemeentearchivaris is gepositioneerd op zodanige wijze dat deze de wettelijke taken en verantwoordelijkheden onafhankelijk kan uitoefenen en onafhankelijk kan adviseren en rapporteren over de staat van het informatie- en archiefbeheer. Bevindingen en aanbevelingen van de gemeentearchivaris vormen voor het college een belangrijk instrument om inzicht te krijgen in risico’s en verbeterpunten en om gerichte maatregelen te treffen. 4.

Staat de gemeentearchivaris voldoende dichtbij het college en rapporteert de gemeentearchivaris rechtstreeks aan het college vanuit, de onafhankelijke en toezichthoudende rol die bij deze functie hoort?

De positie van de gemeentearchivaris is dusdanig dat hij vanuit een onafhankelijke en toezichthoudende rol rapporteert. De gemeentearchivaris kan op grond van de Archiefverordening, op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college en staat daarmee voldoende dicht bij het college. 5.

Is het college voorbereid op de landelijke nieuwe Archiefwet, die naar verwachting per 1 januari 2027 in werking moet treden?

Ja, de ontwikkelingen worden nauwlettend gevolgd en waar nodig worden voorbereidingen getroffen. 6.

Kan het college toelichten op welke manier de gemeente Den Haag straks voldoet aan het ‘Besluit diploma’s archivarissen’?2

De archiefwet stelt dat het archieftoezicht bij een gediplomeerd archivaris moet zijn belegd. Op dit moment is er een formeel aangewezen gemeentearchivaris en daarmee voldoet de gemeente aan de eisen van de wet. Hiervoor is een detacheringsovereenkomst afgesloten, waarmee vastgelegd is dat hij voldoende tijd heeft om deze functie uit te voeren. 7.

Op welke manier draagt de huidige invulling van de rol van gemeentearchivaris bij aan het kunnen realiseren van de implementatie van de Wet open overheid (Woo) (RIS320675).

De huidige invulling van de rol van gemeentearchivaris ondersteunt de implementatie van de Wet open overheid (Woo) door het borgen van onafhankelijk toezicht en deskundig advies op het gebied van informatie- en archiefbeheer. Informatiebeheer dat goed op orde is, is een essentiële randvoorwaarde voor de tijdige, juiste en duurzame openbaarmaking van informatie onder de Woo. Vanuit zijn toezichthoudende rol signaleert de gemeentearchivaris risico’s en verbeterpunten en adviseert hij het college over noodzakelijke maatregelen. Deze input wordt benut binnen het organisatiebrede verbeterprogramma voor informatiebeheer en draagt daarmee direct bij aan de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor transparantie en uitvoerbaarheid van de Woo.

2

https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/brieven_regering/detail?id=2026Z06315&did=2026D14214

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DPZ/11049630

Daarnaast werkt het Haags Gemeentearchief actief aan het openbaar maken van informatie, zoals in de Wet open overheid is vastgelegd. Via de website van het Haags Gemeentearchief worden de rijke collecties en archieven over de geschiedenis van Den Haag toegankelijk aangebonden. Op deze manier draagt het archief bij aan transparante informatie voor inwoners. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

3/3