RIS325231 Voortgangsrapportage MBS

Hilbert Bredemeijer Wethouder van Onderwijs, Jeugd, Sport en Dienstverlening

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

DBV/11035767 RIS325231 Contactpersoon

Eric Ossel Dienst

Dienst Bedrijfsvoering Afdeling

Programma MBS Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

22 april 2026

eric.ossel@denhaag.nl

Onderwerp

Voortgangsrapportage MBS

Geachte voorzitter, Conform de aankondiging in onze brief van 28-10-2025 (RIS323601) wordt de Rekeningencommissie driemaal per jaar bijgepraat over de voortgang van het programma Modernisering Bedrijfsvoering Systemen (MBS). Hierbij treft u de tweede voortgangsrapportage van het programma MBS (T3 2025). Daarnaast bevat deze brief een reactie op de vragen en opmerkingen zoals deze zijn opgenomen in het verslag van de voorgaande bespreking van de voortgangsrapportage MBS (T2 – 2025) in de Rekeningencommissie (RIS324292). Tot slot ga ik in deze brief in op de financieringsstrategie MBS. De business case is onlangs door Gartner geactualiseerd en op basis daarvan is de financieringsstrategie aangepast. Voortgangsrapportage MBS De voortgangsrapportage wordt gedurende de uitvoering van het programma MBS drie keer per jaar gedeeld. Hiermee borgen wij een continue en gestructureerde informatievoorziening over de voortgang van het programma. Zoals eerder overeengekomen, zal deze rapportage ingaan op de GROTIK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit), conform de opzet die u reeds kent van de GRIPrapportages. Eerder is afgesproken om de rekeningencommissie uitgebreider dan in de GRIP rapportages te informeren in een format dat aansluit bij de overige rapportages van het programma MBS.

Toelichting naar aanleiding van vorige Voortgangsrapportage MBS (T2 – 2025) Naar aanleiding van de eerste voortgangsrapportage MBS heeft de Rekeningencommissie een aantal vragen gesteld en opmerkingen gemaakt.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/11035767

•

De Rekeningencommissie wil graag concreter worden geïnformeerd over de actuele risico’s, inclusief maatregelen en ontwikkeling.

In de voortgangsrapportage wordt een extra slide opgenomen met de gevraagde informatie over enkele uitgelichte risico’s. •

De Rekeningencommissie wil graag weten welke risico’s er specifiek gelden voor MBS Fase 1 en MBS Fase 2 en in het bijzonder het risico van het ontbreken van volledige dekking voor MBS Fase 2.

Voor zowel Fase 1 als Fase 2 maken we gebruik van de risicocategorieën zoals opgenomen in de bijgaande voortgangsrapportage, welke intensief worden gemonitord. Het risico van het ontbreken van volledige dekking voor MBS Fase 2 is opgenomen in de uitgelichte risico’s in de bijgesloten voortgangsrapportage. Eén van de belangrijkste mitigerende acties voor dit risico is het opstellen van de financieringsstrategie voor het gehele programma MBS. Een managementsamenvatting van de financieringsstrategie voor MBS is als memo bijgevoegd. •

De Rekeningencommissie wil graag een toelichting op het risico van systeemafhankelijkheid van een systeem buiten de EU. Hoe is dit risico beoordeeld en welke maatregelen zijn of worden toegepast om eventuele risico’s te mitigeren?

Digitale autonomie in het kader van systeemafhankelijkheden wordt meegewogen als aspect binnen het huidige ter zake doend beleid en is de afgelopen jaren steeds een urgenter en belangrijker aspect geworden. Het is van belang om te vermelden dat wij toentertijd dit aspect hebben meegewogen in onze contractering aan Oracle betreffende MBS. Het aspect digitale autonomie binnen de juridische context is in de contractering aan Oracle geborgd door te kiezen voor een integraal systeem ‘Oracle EU Sovereign Cloud Realm’ wat verdergaand is dan enkel een EU gehost cloudplatform voor onze applicatie en data, doordat er ook passende organisatorische en juridische maatregelen zijn genomen op het gebied van digitale autonomie. Deze borging zorgt ervoor dat in een worst-case scenario bij toepassing van extraterritoriale wetgeving onze applicatie autonoom operationeel en onze data beschikbaar blijft. Duurzame operationaliteit van MBS is echter altijd afhankelijk van het feit dat een leverancier wél doorontwikkelt, onderhoud pleegt en ondersteuning levert. Dat geldt niet alleen voor Oracle of voor leveranciers buiten de EU, maar voor álle softwareleveranciers (ook Nederlandse). Overnames, faillissementen of strategische koerswijzigingen kunnen immers overal plaatsvinden. Dit is dan ook een generiek risico dat inherent is aan elk softwaresysteem.

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/11035767

•

De Rekeningencommissie vraagt om verdere toelichting op het risico van de ‘big-bang’ livegang op 1 april 2026 en de grote belasting die hieruit voortvloeit voor de afdeling HRS en impact op de gehele gemeentelijke organisatie.

De oorspronkelijke big-bang go-live van Fase 1B op 01-04-2026 brengt een groot risico op een aanzienlijke toename aan vragen voor de HR-Servicedesk en reputatieschade voor het MBS-systeem. Om dit risico te mitigeren is gekozen voor schaduwdraaien (waarbij enkele afdelingen tijdelijk in twee systemen gaat werken) in plaats van met een pilot (enkele afdelingen enkel in het nieuwe systeem) van start gaan, omdat pilot draaien veel extra werk voor de inrichting en het testen met zich meebrengt. Daarnaast moeten er dan organisatorisch binnen de backoffice afdelingen veel zaken omgezet worden. Het schaduwdraaien zal plaatsvinden met 5 afdelingen in mei–juni 2026 en de organisatiebrede golive wordt uitgesteld naar medio juli 2026. Het verschuiven van deze organisatiebrede go-live datum heeft geen consequenties voor zowel M&O Fase 1B zelf als voor de opvolgende M&O Fasen 2 en 3. Voor een visuele weergave van de actuele faseplanning van het programma verwijzen wij U naar de voortgangsrapportage. •

De Rekeningencommissie wil weten hoe het uitstel van MBS Fase 2 van 1 jaar bijdraagt aan het realiseren van de dekking van MBS Fase 2.

Voor het realiseren van de dekking is een financieringsstrategie opgesteld. Een managementsamenvatting van de financieringsstrategie voor MBS, waarin de resultaten van de herijking van de business case door Gartner worden meegenomen is als memo bijgevoegd •

De herijking van de Business Case is onder meer gericht op het beter zicht krijgen op de baten van het programma. De Rekeningencommissie wil weten of het programma daadwerkelijk baten genereert of dat hiermee kostenbesparingen worden bedoeld. Daarnaast het verzoek om de raad te informeren wanneer de herijkte Business Case gereed is.

Met de baten van het programma wordt gedoeld op zowel kostenbesparingen als baten in de vorm van waardecreatie. •

In de voortgangsrapportage wordt gemeld dat het programma zowel incidenteel als structureel meer geld gaat kosten. Het college lijkt een besparingsdoelstelling te hebben voor het programma. De Rekeningencommissie wil weten of deze besparingsdoelstelling binnen de scope van het programma valt, hoe concreet deze besparingsdoelstelling is en waaruit deze bestaat (zijn er bijvoorbeeld minder medewerkers nodig?). De Rekeningencommissie vraagt om in de volgende voortgangsrapportage toe te lichten of de herijking van de business case noodzakelijk is om deze besparing te vinden.

De herijking van de business case door Gartner, welke deels is gericht op het concretiseren van de baten van het programma, is inmiddels afgerond. Om de beoogde besparingen daadwerkelijk te realiseren, zijn aanvullende randvoorwaarden nodig, buiten het MBS‑programma zelf. Hiervoor wordt een apart project batenmanagement verkend buiten de scope van het programma MBS.

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/11035767

•

De Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd hoe het staat met de aanbesteding van de implementatiepartner en hoe dit is meegenomen in de begroting.

De start van het aanbestedingstraject voor de implementatiepartner van MBS Fase 2 is op 1 oktober 2026. In de begroting voor fase 2 van MBS zijn expliciet voorbereidingsuren opgenomen voor het aanbestedingstraject van de implementatiepartner. Dit betreft uren voor zowel een interne als een externe projectleider, die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor de begeleiding van het totale aanbestedingsproces. Daarnaast zijn uren geraamd voor interne medewerkers die worden ingezet bij het opstellen en specificeren van de functionele en technische eisen. Ook zijn uren opgenomen voor de administratieve en procedurele afhandeling van het aanbestedingstraject. Voor de contractering van de implementatiepartner zijn kosten begroot in de begroting MBS en in de uitgevoerde business case herijkt. •

De grafiek op het dashboard laat zien dat de datamigratie ver achterligt op schema. De Rekeningencommissie vraagt om toelichting wat de oorzaken hiervoor zijn en welke maatregelen er zijn genomen om dit in te lopen.

In de eerste versie van de voortgangsrapportage is onverhoopt een verouderde grafiek opgenomen. De datamigratie is volgens planning verlopen en volledig afgerond voor de livegang van M&O Fase 1A. Dit is ook opgenomen als één van de Go-Live criteria zoals benoemd in de voortgangsrapportage. Financieringsstrategie MBS Eind 2024 is een meerjarenbegroting MBS opgesteld ter hoogte van € 30 mln. Daarbij is ook aangekondigd dat de business case na 1,5 jaar zou worden herijkt door een externe partij. Op basis van deze herijking is de begroting MBS bijgesteld naar € 36,5 mln. Deze kostenstijging kent een tweetal oorzaken: • herijkte implementatiekosten, op basis van de oorspronkelijk voorgestelde raming, aangevuld met geactualiseerde inzichten (+€ 3,5 mln. naar € 33,5 mln.); • additionele kosten die noodzakelijk zijn om implementatierisico’s en het risico op vertraging te mitigeren en (+€ 3,0 mln. naar € 36,5 mln.). Het nog te dekken bedrag voor MBS neemt, als gevolg van de herijking van de implementatiekosten (€ 33,5 mln.), toe van de eerder gerapporteerde € 5,4 mln. tot € 8,9 mln. Door inzet van het jaarrekeningresultaat 2025 (€ 4,0 mln.), de trendontwikkeling (€ 0,8 mln.), de vrijval van het materiële budget MBS (€ 3,5 mln.) en diverse besparingsopties binnen het programmamanagement (€ 0,6 mln.), is het volledig benodigde dekkingstekort voor MBS sluitend ingevuld.

De dekking van de additionele kosten die noodzakelijk zijn om implementatierisico’s en het risico op vertraging te mitigeren (€ 3,0 mln.) wordt gerealiseerd door het incidenteel inzetten van toekomstige gemeentebrede baten. Ter ondersteuning hiervan wordt een afzonderlijk project Batenmanagement ingericht. In het project Batenmanagement worden de definitieve structurele baten nader onderzocht. In de bijgevoegde memo wordt de volledige investering in en dekking van MBS puntsgewijs toegelicht. De totale kosten en de totale dekking worden bij de eerstvolgende begrotingswijziging verwerkt.

4/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/11035767

Tot slot, MBS is een belangrijk programma voor de gemeentelijke organisatie en dienstverlening. Om die reden nodig ik de commissie graag uit voor een ambtelijke technische toelichting over het programma, de voortgang en de financiering. Met vriendelijke groet, de wethouder van Onderwijs, Jeugd, Sport en Dienstverlening Hilbert Bredemeijer

5/5