Document · PDF

RIS325231 Bijlage Voortgangsrapportage MBS

Rekeningencommissie 13 mei 2026, gemeente Den HaagBij agendapunt: Voortgangsrapportage Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS)4.055 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Voortgangsrapportage MBS Tertiaal 3 – 2025 Versie 11-03-2025

Inhoudsopgave

Onderwerp

Pagina

Managementsamenvatting

Planning

Betrokkenheid Organisatie

Risicomanagement

Kwaliteitsmanagement

Financiën

Vooruitblik

1. Managementsamenvatting

Managementsamenvatting Livegang M&O Fase 1A

M&O Fase 1A – Salarisstroken en IKB is op 1 januari 2026 succesvol live gegaan.

De stuurgroep heeft op 17-12-2025 akkoord gegeven op de livegang van M&O Fase 1A per 01-01-2026. De beoordeling vond plaats op basis van 23 criteria, welke zijn vastgesteld door een samenwerking van het programmateam, de stuurgroep en kwaliteitspartner Gartner.

Financiën

Het programma zit binnen budget. Over het jaar 2025 is er een positief verschil van € 1.163.018,- t.o.v. de oorspronkelijke begroting / business case. Dit bedrag blijft beschikbaar voor het MBS-programma middels de bestemmingsreserve MBS. Momenteel wordt er met Gartner gewerkt aan het herijken van de Business Case voor MBS. Deze behoefte is eerder uitgesproken door het GMT, vooral om beter zicht te krijgen op de baten van het programma. Deze zal in februari worden afgerond.

Planning & Mijlpalen

Het programma loopt voor zowel M&O Fase 1A (Salarisadministratie en IKB) als M&O Fase 1B (eerste groep modules M&O) volgens planning. Afgerond M&O Fase 1A: • Afgeronde dataconversie • Testen functionaliteiten salarisadministratie en IKB module • Testen koppelingen • Intensieve communicatie richting de organisatie • Vervolgen productie van rapporten t.b.v. de salarisadministratie • Livegang M&O Fase 1A

Ter informatie

Risicomanagement

Er zijn in totaal 60 risico’s geïdentificeerd, waarvan er momenteel nog 19 actueel zijn. De voornaamste risico’s zijn opgenomen in het dashboard op de volgende slide. Mitigerende acties zijn reeds genomen waardoor genoemde risico’s onder controle zijn. Randvoorwaarden MBS Fase 2 (FIP)

Lopende activiteiten M&O Fase 1B: • Ontwerp en bouw M&O functionaliteiten • Testen M&O functionaliteiten en koppelingen • Impactanalyse M&O Fase 1B

In deze voortgangsrapportage wordt gerefereerd aan de randvoorwaarden voor het aangaan van financiële verplichtingen voor MBS Fase 2 (FIP), namelijk:

Wijziging planning ten opzichte van vorige rapportage: • Schaduwdraaien (01-05-2026 t/m 01-07-2026) met 2 à 3 afdelingen voor M&O Fase 1B • Verschuiving Go-Live datum van M&O Fase 1B naar 01-072026. • Implementatie van M&O Fasen 2&3 vindt stapsgewijs plaats tussen 01-09-2026 en 01-12-2026

• Positieve evaluatie van M&O Fasen 1A & 1B. • Financieringsstrategie MBS Fase 2 (FIP)

Deze wijzigingen hebben geen financiële consequenties, noch hebben zij impact op de hoog-over planning van het programma.

Een managementsamenvatting van de financieringsstrategie voor MBS, waarin de resultaten van de herijking van de business case door Gartner worden meegenomen, is als memo bijgevoegd.

Dashboard

Ter informatie

Status & Trend projecten

status

Kwaliteit Tijd

= trend

Budget

Aangepaste tijdslijnen M&O Fase 1B, 2 en 3. Planning onder controle. Geen scope wijzigingen sinds vorige voortgangsrapportage Het programma zit binnen budget Risico’s zijn inzichtelijk en onder controle. Voortgang conform kwaliteitsnormen.

Het programma zit binnen budget.

Transitie

Beheer

status

= trend

Business Case Prognose P10

Realisatie 2025

trend

KPI’s Testen

Rapportage

status

IKB

Salaris

trend

Incidenten

Laag risico

Big-bang livegang van M&O Fase 1B in April 2026 brengt een vergroot risico voor vragen aan HRS.

Mogelijk verkeerde imago van het systeem, overbelasting HRS, ontevreden medewerkers

Vertraging op M&O Fase 2&3 door uitloop M&O Fase 1B.

Niet alles gereed voor Go-Live M&O Fase 2&3. Uitstel van GoLive M&O Fase 2&3

Onvoldoende dekking voor MBS Fase 2 gerealiseerd

Dit kan leiden tot ofwel uitstel ofwel afstel. In het geval van afstel zullen veel van de besparingsmogelijkheden die samenhangen met het werken in 1 systeem vervallen. Bij uitstel worden deze besparingen later gerealiseerd.

Risico dat de scope van de implementatie impliciet groter wordt door additionele verzoeken en maatwerk

De implementatie wordt duurder en/of duurt langer

(oplossing <=3 dagen)

Betreft periode: week 1 t/m 4 2026

Middel risico

Op alle risico’s zijn gepaste mitigerende maatregelen genomen. De risico’s zijn in control. (zie slide 13)

Problemen (oplossing >3 dagen)

Hoog risico

Actuele risico-score van geïdentificeerde risico’s (60):

Legenda: Meldingen



Uitgelichte risico’s

Budget vs. Realisatie kosten (*1000)

trend

Risico

status

Tijd: Scope: Budget: Kwaliteit:

Kans

TECH & IV

Scope

Impact

PSA / HR

Algemene Status

2. Planning

Planning en Fasering MBS

Ter informatie

Planning en Fasering

MBS Fase 2

MBS Fase 1 2025

2026

2027

2028

2029

Opmerkingen

Nazorg

De oorspronkelijke big-bang go-live van Fase 1B op 01-042026 brengt een groot risico op een aanzienlijke toename aan vragen voor de HR-Servicedesk en reputatieschade voor het MBS-systeem. Er is gekozen voor schaduwdraaien in plaats van met een pilot van start gaan, omdat pilot draaien veel extra werk voor de inrichting en het testen met zich meebrengt. Daarnaast moeten er dan organisatorisch binnen de backoffice afdelingen veel zaken omgezet worden. Het schaduwdraaien zal plaatsvinden met 5 afdelingen in mei–juni 2026 en de organisatiebrede go-live wordt uitgesteld naar medio juli 2026. Het verschuiven van deze organisatiebrede go-live datum heeft geen consequenties voor zowel M&O Fase 1B zelf als voor de opvolgende M&O Fasen 2 en 3. 01-01-2029

01-10-2026

start aanbesteding

Implementatie FIP Financiën

Inkoop Projectadministratie

Nazorg

3. Betrokkenheid Organisatie

Resultaten MBS Connect (kerngebruikers)

Ter informatie

Conclusie

Maatregel / Aanbeveling

Eigenaar

Heb je voldoende informatie en ondersteuning (bijvoorbeeld trainingsmaterialen) voor de livegang in januari?

Van de respondenten geeft 35% aan voldoende informatie en ondersteuning te hebben ontvangen voor de livegang in januari, waarbij 64% aangeeft van niet. Dit percentage is te verklaren door de verlate komst van gedetailleerde informatie en handleidingen/ werkinstructies. Deze waren ten tijde van de vragenlijst nog niet beschikbaar.

Als aanbeveling wordt daarom sterk aangeraden dit voor livegang 1b eerder online te hebben. Hierbij is een sterke afhankelijkheid met het PSA/HR team, aangezien het uiterlijk van het systeem hiervoor stabiel moet zijn. Vanuit Transitie adviseren wij om 6-8 weken van tevoren de gedetailleerde informatie en werkinstructies beschikbaar te stellen.

PSA/HR en Transitie

Wat zijn je grootste zorgen over programma MBS?

Het grootste deel van de zorgen heeft betrekking op het gebrek aan training/ondersteuning (43x gekozen). Gevolgd door geen zorgen (31x), impact op dagelijks werk (29x) en onvoldoende communicatie (27x).

Idem, zie boven

Hoe word je tot nu toe op de hoogte gehouden/betrokken bij programma MBS? (meerdere antwoorden mogelijk)

Informatie via leidinggevenden niet bovenaan, vooral via nieuwsbrieven en MBS kanalen.

Communicatie via leidinggevenden stimuleren door meer Transitie interventies te richten op leidinggevenden van kerngebruikers voor livegang 1b. Hierbij ook belangrijk dat leidinggevenden met hun team bespreken wat de veranderingen betekenen qua impact op de werkzaamheden van het team.

Transitie

De MBS zeepkist wordt nog weinig genoemd als informatiebron. Na de 3e zeepkist in januari 2026 vindt een evaluatie plaats.

Resultaten MBS Connect (eindgebruikers)

Ter informatie

MBS Connect is een vragenlijst om op te halen & analyseren hoe de veranderbereidheid en adoptie van programma MBS is. Onderstaande resultaten komen voort uit de vragenlijst die is uitgestuurd naar de eindgebruikers rondom de livegang van M&O Fase 1A. De vragenlijst is gedeeld via Werknet waarbij met de MBS Verander Partners (MVPs) is afgesproken dat zij zich zouden inzetten voor minimaal 50 respondenten binnen hun dienst. De vragenlijst is ingevuld door 200 respondenten. De meeste respondenten komen uit de diensten SZW (26%), OCW (22%), DPZ (22%) en DBV (18%). De diensten DSB (5%), DSO (3%) en BSD (2%) zijn minder vertegenwoordigd. Vraag

Resultaten

Conclusie / Aanbeveling

Eigenaar

Heb je voorafgaand aan deze vragenlijst gehoord over het veranderen van je IKB-systeem?

Van de 200 respondenten geeft 88% aan gehoord te hebben over het veranderen van het IKB-systeem en 12% van niet. We kunnen dus spreken van een goede communicatie dekking.

Wat opvalt is dat met name Werknet, collega’s, nieuwsbrieven en de MBS kanalen een grote rol spelen in de informatieverstrekking. Opvallend is dat weinig medewerkers (23 respondenten) aangeven informatie te hebben ontvangen van hun leidinggevende. Voor een succesvolle transitie is het van belang dat leidinggevenden actief hun rol pakken in het begeleiden en informeren van medewerkers over de veranderingen.

Transitie en leidinggevenden GDH

Heb je voldoende informatie en ondersteuning (bijvoorbeeld trainingsmaterialen) voor de livegang in januari?

Van de respondenten geeft 37% aan voldoende informatie en ondersteuning te hebben ontvangen en 31% geeft aan (nog) geen ondersteuning nodig gehad te hebben. 20% mist informatie en 12% mist ondersteuning (bijvoorbeeld handleidingen)

Hierbij valt op dat 28% van de respondenten aangeeft niet te weten waar zij terecht kunnen met vragen over het IKB. Het programma kan hierin de bestaande routes voor het vinden van hulp beter onder de aandacht brengen en HRS kan dit bevorderen door de bekendheid van de HR Servicedesk te vergroten.

Transitie en HRS

Hoe sta je tegenover de modernisering van onze bedrijfsvoeringsystemen? Zoals nu het IKB-systeem en in de komende periode de overige HR-processen, bijvoorbeeld de manier waarop je verlof kan aanvragen.

Van de respondenten staat 13% zeer positief, 38% positief tegenover het moderniseren van de bedrijfsvoering systemen, 32% neutraal en 14% negatief. Daarnaast staat 3% zeer negatief tegenover de modernisering.

De gemiddelde medewerker is van nature terughoudend ten aanzien van verandering. In combinatie met de vele impactvolle ontwikkelingen binnen de gemeente en de negatieve emoties die vaak ontstaan rondom IT-trajecten in de overheid, waar projecten vaker mislukken dan slagen, ligt weerstand voor de hand. Tegen deze achtergrond zijn wij echter tevreden met het resultaat: slechts 17 procent van de medewerkers is negatief. De overige medewerkers zijn neutraal of positief, wat in deze context een sterk resultaat is.

N.v.t.

4. Risicomanagement

Overzicht risico categorieën

Ter informatie

Het aantal actuele risico’s is beperkt en deze zijn onder controle.

Opmerkingen

Status risico-categorieën Aantal risico’s totaal (originele score)

Aantal risico’s open (actuele score)

Laag

Middel

Hoog

Totaal

Laag

Middel

Hoog

Totaal

Capaciteit (kwalitatief en kwantitatief)

Planning en scope

Betrokkenheid van belanghebbenden

Leiderschap en samenspel

Complexiteit gebruikersorganisatie

Budget

Technische complexiteit

Toegang tot systemen

Tijd

Veranderings-weerstand / adoptiegraad

Totaal

Risico categorie

De risico’s die worden bijgehouden in het risico-log zijn grofweg onder te verdelen in 10 risico-categorieën (zie hiernaast) Alle risico’s krijgen een risicoscore. Deze risicoscore komt tot stand door de score van de kans (1-5) dat het risico zich voordoet te vermenigvuldigen met de impact (1-5) die het risico zou hebben mocht deze zich voordoen. De resultante hiervan is de risicoscore (1-25). De hoogte van de risico-score bepaalt of het risico wordt gezien als: • Hoog (score hoger dan 15) • Middel (score tussen 7 en 15 • Laag (score lager dan 7) Door het uitvoeren van mitigerende acties kan de risicoscore omlaag worden gebracht. Na het uitvoeren van de mitigerende acties blijft er (mogelijk) een restrisico over. Dit restrisico kan worden geaccepteerd, waarna het risico wordt gesloten. De risico’s worden besproken in het programmateam en ten minste maandelijks in de stuurgroep.

Overzicht actuele risico’s

Ter informatie

Hoog

Uitgelichte risico’s Omschrijving

Gevolg

Big-bang livegang van M&O Fase 1B in April 2026 brengt een vergroot risico voor vragen aan HRS.

Verkeerde imago van het systeem, overbelasting HRS, ontevreden medewerkers

Actie

•

Een voorstel voor een pilot/periode van schaduwdraaien is uitgewerkt en besproken in Stuurgroep (is inmiddels geaccordeerd door de Stuurgroep in januari jl., waardoor risico is gemitigeerd))

Middel

Vertraging op M&O Fase 2&3 door uitloop M&O Fase 1B

Actie

•

Strak bewaken van de programmaplanning

Middel

Onvoldoende dekking voor MBS Fase 2 gerealiseerd

Actie

• • •

Actie

•

Voldoende tijd creëren om dekking te organiseren Herijken van de business case voor het (her)bepalen van de benodigde financiering Opstellen van een financieringsstrategie voor MBS Fase 2

Risico dat de scope van de implementatie impliciet groter wordt door additionele verzoeken en maatwerk •

Niet alles gereed voor Go-Live M&O Fase 2&3. Uitstel van Go-Live M&O Fase 2&3

De implementatie wordt duurder en/of duurt langer

Wijzigingsverzoeken aan het ontwerp worden afgehandeld via het maatwerk proces via de ontwerpautoriteit Voor alle wijzigingen in scope moet een impactanalyse worden opgesteld en geaccordeerd worden door de stuurgroep

Tijdslijn risico-score

5. Kwaliteitsmanagement

Livegang M&O Fase 1A – Criteria Go-Live

Ter informatie

Opmerkingen Deze criteria zijn gehanteerd om te bepalen of M&O Fase 1A per 01-01-2026 live kon gaan. De criteria zijn opgesteld door het programmateam in samenwerking met de stuurgroep en onze externe kwaliteitspartner Gartner. Op 17-12-2025 is door de stuurgroep akkoord gegeven op de criteria en daarmee groen licht voor de Go-Live van M&O fase 1A.

TECH & IV Het platform en de SaaS zijn naar behoren ingericht

Alle netwerkfunctionaliteiten zijn naar behoren ingericht Alle integraties zijn naar behoren ingericht Cutover plan is uitvoerig beschreven en akkoord bevonden Compliance vereisten zijn akkoord bevonden

TESTEN Alle geplande testfasen (UT, FT, SIT1, SIT2, GAT, PT) zijn succesvol afgerond volgens testplan en planning.

Alle bevindingen met prioriteit ‘hoog’ en ‘kritiek’ zijn opgelost of voorzien van goedgekeurde workarounds.

PSA-HR Alle essentiële salarisfunctionaliteiten (berekeningen, loonheffing, pensioenpremies, looncomponenten) werken volledig en juist in het nieuwe salarissysteem van Youforce. De functionaliteiten in de module IKB werken conform regelgeving en gestelde eisen

Dataconversie salarissen en IKB succesvol uitgevoerd en gevalideerd.

Juiste aansluiting financiële administratie en informatievoorziening Voor de rapportages en journaalposten zowel bij verdicht als onverdicht na verklaring van verschillen 100% aansluiting.

Go-live advies opgesteld en goedgekeurd door MT HRS en stuurgroep MBS.

Data conversie is volledig en juist uitgevoerd conform Scope Data Kwaliteit

BEHEER

TRANSITIE

Beheerorganisatie vastgesteld (rollen & verantwoordelijkheden)

Trainingsmaterialen voor eindgebruikers gereed

Beheerrollen ingevuld

Vaststelling beheerprocessen door proceseigenaren Goede overdracht van inrichtings- en installatiedocumentatie Positieve kwaliteitsbeoordeling van kennisoverdracht: minimaal 80% van kernprocessen overgedragen en gevalideerd door toekomstige beheerteams

Trainingen aan kerngebruikers gegeven Communicatie uitrol geslaagd Transitie activiteiten afgerond

RAPPORTAGES Alle rapporten (salaris- en controle) getest en geaccordeerd

Evaluatie M&O Fasen 1A en 1B

Ter informatie

Planning en uitvoering

2026 JAN

FEB

MAR

FEB 2026 Evaluatie M&O Fase 1A

01-01-2026 Go-Live M& Fase 1A

APR

MEI

JUN

JUL

AUG

SEP

OKT

NOV

AUG 2026 01-05-2026 - 15-07-2026 Schaduwdraaien M&O Fase 1B Evaluatie M&O Fase 1B

15-07-2026 Go-Live M&O Fase 1B

De uitvoering van de evaluaties van M&O Fasen 1A & 1B zullen worden uitgevoerd door onze kwaliteitspartner Gartner.

01-10-2026 Start aanbesteding FIP

Evaluatie M&O Fasen 1A & 1B Om de implementatie van M&O Fasen 1A & 1B grondig te evalueren zijn er in samenwerking met kwaliteitspartner Gartner evaluatiecriteria opgesteld. De evaluatiecriteria zoals deze zijn opgesteld voor M&O Fase 1A staan op de volgende slide.

De evaluatiecriteria voor M&O Fase 1B zullen naast de project-inhoudelijke evaluatiecriteria zoals opgesteld voor M&O Fase 1A worden aangevuld/aangepast met onder andere programmabrede evaluatiecriteria zoals programma governance, betrokkenheid van de organisatie en het kwaliteits- en risicomanagement.

DEC

Evaluatiecriteria Evaluatiecriteria zijn vooraf vastgestelde normen, maatstaven of specificaties waarmee de kwaliteit, prestaties en het succes van het programma worden beoordeeld en vergeleken. Ze dienen om de waarde of het effect van het programma te meten en te sturen.

Evaluatiecriteria M&O fase 1A PSA-HR In de 1e helft van februari is vastgesteld dat medewerkers hun salaris over januari correct en volledig hebben ontvangen volgens het nieuwe salarissysteem, gecontroleerd op basis van rapportages en steekproef. Een onvolledige en/of onjuiste percentage van 2% is aanvaardbaar maar opgelost in de salarisrun van februari 2026. In de 1e helft van februari is door Finance vastgesteld dat er een juiste aansluiting financiële administratie en informatievoorziening is gerealiseerd. Eventuele bevindingen zijn opgelost. In de 1e helft van februari is vastgesteld dat alle opties van het IKB systeem juist en volledig zijn ingericht. Eventuele bevindingen zijn opgelost.

TRANSITIE

BEHEER Incidentenbeheer en support: Fixtijden voor incidenten < 3 dagen Critical punten: opgepakt oplossing of workaround

< 1 uur < 4 uur

High-risk punten: opgepakt oplossing of workaround

< 4 uur < 24 uur

Medium/low punten: opgepakt oplossing of workaround

< 1 werkdag < 10 werkdag

Werking MDT (Multi Disciplinair Team):

Kerngebruikers: Wat is het vertrouwen onder kerngebruikers in het programma? Zijn kerngebruikers voldoende geïnformeerd? Zijn de kerngebruikers tijdig opgeleid?

Eindgebruikers: Hoeveel mensen hebben er een IKB mutatie gedaan in jan / feb. (t.o.v. 2025) Aantal incidenten betreffende deze mutaties bij HR services (t.o.v. jan 2025) Zijn medewerkers voorafgaand aan de livegang 1A geïnformeerd over de verandering?

Officiële kick-off MDT beheer heeft plaatsgevonden inclusief scrummaster

Bijgaande evaluatiecriteria zijn in samenwerking met onze kwaliteitspartner Gartner opgesteld en vastgesteld door de stuurgroep MBS op 27-01-2026. De evaluatie op basis van deze criteria zal plaatsvinden in februari 2026 door Gartner.

TECH & IV Integraties: Succesratio geautomatiseerde integraties 95% Validatie en confirmatie van bankbestanden en acceptatie door bank; geen betaalfouten Security, Privacy & Compliance: Audit trails actief en toegankelijk; logretentie conform beleid Alle security findings opgelost of geaccepteerd. Technische stabiliteit & performance: 99% system beschikbaarheid

Retrospectives inplannen MDT

Opmerkingen

Ter informatie

Integraties runnen binnen vooraf gedefinieerde tijdsvenster

RAPPORTAGES In de 1e helft van februari is vastgesteld dat alle 1A rapportages werken conform specificaties. Eventuele bevindingen zijn opgelost.

Key screens (manager/self-service) binnen afgesproken responstermijnen van 5 seconden.

6. Financiën

Financiële update Incidentele kosten De incidentele MBS-kosten voor HRS voor 2025 bedragen € 6.417.482. Ten opzichte van prognose P10 ligt de realisatie € 364.665 lager. In vergelijking met de Business Case / programma budget is sprake van een lagere uitputting van € 771.000 als gevolg van efficiënte programma werkwijze. Voor FIN (FIP) is er over 2025 nog € 392.500 beschikbaar. Dit is het gevolg van nog niet uitgevoerde activiteiten. Deze kosten zullen later (in 2026 en 2027) worden gemaakt en schuiven dus door.

Dit leidt samen tot een positief verschil over 2025 van € 1.163.018. Dit bedrag blijft beschikbaar voor het MBS-programma middels de bestemmingsreserve MBS.

MBS financieel overzicht t/m 12-2025

In onderstaand overzicht is de definitieve status van de cijfers over 2025 voor het MBS programma weergegeven

Ter informatie

Structurele lasten De structurele lasten voor 2025, bestaande uit dubbele licentiekosten, bedragen € 464.000. Ten opzichte van prognose P10 is sprake van een overschrijding van € 122.000.

In vergelijking met de business Case ontstaat een voordelig verschil van € 176.000. Dit bedrag wordt gelabeld voor kosten MBS in 2026.

Dekking MBS Fase 2 (FIP) Uiterlijk 1 maart ligt er een dekkingsvoorstel voor het resterende bedrag. Hierbij wordt ook het jaarrekeningresultaat betrokken.

Een managementsamenvatting van de financieringsstrategie voor MBS, waarin de resultaten van de herijking van de business case door Gartner worden meegenomen, is als memo bijgevoegd.

7. Vooruitblik

Vooruitblik - M&O Fase 2 en 3 (1/2)

Ter informatie

In Fase 2/3 van MBS worden modules geïntroduceerd gericht op kwalitatieve HR processen (Haags Gesprek, loopbaan management, etc.) Livegang

Modules

De livegang van deze processen / modules is voorzien voor Q3 / Q4 2026. De modules zullen in deze fase technisch worden geïmplementeerd, waarbij implementatie in de organisatie (daarna) gefaseerd gebeurt. Hiervoor wordt een implementatie aanpak uitgewerkt, die zowel de technische / functionele implementatie bevat, als de achterliggende M&O uitgangspunten.

Voorbeeld

Profile Management functieprofiel en persoonlijk profiel, met ruimte voor competenties en skills Performance goals organisatiedoelstellingen (t.a.v. SPO) en ontwikkeldoelstellingen (t.a.v. Haags Gesprek) Performance Management Haags Gesprek, inclusief check-in, voortgang en beoordeling

Career Development loopbaanpaden

Talent Review SPO

Succession planning opvolgingsmanagement

Recruiting onderdeel van Fase 1B

Journeys medewerkersreis

• Bij het introduceren van de module “Succession planning” (opvolgingsmanagement) wordt de technische module geïmplementeerd • Daarnaast worden ook de bijbehorende beleids- en proces uitgangspunten geïmplementeerd • De module komt in eerste instantie live voor een beperkte gebruikersgroep. De implementatie in de rest van de organisatie wordt daarna gefaseerd georganiseerd

Vooruitblik - M&O Fase 2 en 3 (2/2)

Ter informatie

Als integraal onderdeel van onze arbeidsmarktaanpak dragen deze modules bij aan het strategisch versterken van doorstroom en ontwikkeling in de organisatie. MBS biedt kansen om invulling te geven aan en te ondersteunen op doorstroom en ontwikkeling van medewerkers

In de toekomst biedt dit kwalitatieve en efficiency voordelen t.a.v. het managen van capaciteit in de organisatie en grip realiseren op (externe) inhuur

De modules van Fase 2 en 3 bieden de mogelijkheid om;

Doordat bij optimaal gebruik van de betreffende modules meer en betere mogelijkheden ontstaan voor interne ‘matching’ van kandidaten en matching op basis van competenties en skills, stelt dit de organisatie in staat om;

Feedback op te halen, t.b.v. Haags Gesprek

- Betere strategisch personeelsontwikkeling toe te passen

Talenten van medewerkers (competenties en skills) beter inzichtelijk te maken

- Meer kansen te creëren voor interne doorstroom (en behoud) van medewerkers

Medewerkers te ‘matchen’ op vacatures en opdrachten

- Grip te realiseren op externe inhuur

Gericht het gesprek te voeren over doelstellingen, zowel op team als individueel niveau

Loopbaanpaden op medewerker en functie niveau te creëren

Een sterke business case is alleen realiseerbaar door sturing op het gemeente-brede gebruik van de modules. Dit vraagt om een toegewijde investering de komende jaren.

Om dit te realiseren wordt nu toegewerkt naar een effectieve en gerichte implementatie van modules en bijbehorende beleid en processen

Om deze voordelen te realiseren, is niet alleen de technische implementatie van de MBS modules nodig, maar ook een bredere en gerichte aanpak op de bijbehorende kwalitatieve processen. Dit betekent dat de organisatie de aanpak op alle onderliggende processen (Haags Gesprek, competentie management, talent management, opvolgingsmanagement, strategische personeelsontwikkeling, etc.) verder ontwikkelt, en in lijn met MBS implementeert in de organisatie. Hiervoor wordt een strategische implementatie aanpak ontwikkelt, die de organisatie optimaal ondersteunt bij het gebruik maken van de modules en het effectief besturen van processen

Vooruitblik - Financiën, Inkoop & Projectadministratie (FIP)

Ter informatie

Planning FIP 2026 Q1

1A: Salarisadministratie Evaluatie MBS M&O 1A & 1B* Fase 0 FIP voorbereiding Voorbereiding aanbesteding Aanbesteding Inrichting Oracle FIP Testen Oracle FIP Livegang FIP Hypercase fase 1A: Integraties Communicatie Verandermanagement

2027 Q3

2028 Q3

2029 Q3

Go-Live 1 januari

* FIP is afhankelijk van de evaluatie maar voert deze niet uit.

Fase 0 FIP De voorbereidingsfase van het FIP implementatietraject wordt ook wel 'fase 0' genoemd, en deze loopt van begin 2026 tot en met medio 2027. ‘Fase 0' werkzaamheden behoren tot voorbereidende activiteiten die bijdragen aan een succesvolle verwerving, implementatie en adoptie van het nieuwe cloud gebaseerde bedrijfsvoeringsysteem en bestaan uit de volgende stappen:

Randvoorwaarden FIP Voordat er financiële verplichting worden aangegaan voor de implementatie van FIP is afgesproken dat er moet worden voldaan aan de volgende randvoorwaarden: • Positieve evaluatie M&O Fasen 1A & 1B De evaluatie van M&O Fase 1A zal in februari 2026 worden uitgevoerd door bureau Gartner op basis van de evaluatiecriteria zoals beschreven in het hoofdstuk ‘9. Evaluatie’. De evaluatie van M&O Fase 1B zal in augustus 2026 worden uitgevoerd door bureau Gartner en zullen naast de project-inhoudelijke evaluatiecriteria zoals opgesteld voor M&O Fase 1A ook bestaan uit programmabrede evaluatiecriteria zoals programma governance, betrokkenheid van de organisatie en het kwaliteits- en risicomanagement. • Financiële dekking MBS Fase 2 (FIP) Uiterlijk 1 maart ligt er een dekkingsvoorstel voor het resterende bedrag. Hierbij wordt ook het jaarrekeningresultaat betrokken.

Een managementsamenvatting van de financieringsstrategie voor MBS, waarin de resultaten van de herijking van de business case door Gartner worden meegenomen, is als memo bijgevoegd.

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/16861498/1