RIS325231 Bijlage Memo Financieringsstrategie MBS

Aan

MEMO

Rekeningencommissie Afzender

Eric Ossel Dienst

DBV Afdeling

Programma MBS Datum

Doorkiesnummer

18 maart 2026

… E-mailadres

Onderwerp

eric.ossel@denhaag.nl

Financieringsstrategie MBS

Aanleiding Voor het programma Modernisering BedrijfsvoeringsSystemen (MBS) is eind 2024 een meerjarenbegroting opgesteld ter hoogte van in totaal € 30 mln. aan incidentele middelen. Ter toetsing en actualisatie van deze begroting is Gartner verzocht de businesscase te beoordelen en te herijken. Daarbij zijn de aannames met betrekking tot investeringen, programma- en structurele kosten aangescherpt en onderbouwd met recente gegevens, actuele ontwikkelingen, marktinformatie en relevante benchmarks. Hiermee is een realistisch en compleet financieel beeld ontstaan. Op basis van deze geactualiseerde businesscase is de financieringsstrategie voor het programma MBS opgesteld. De strategie wordt in deze memo nader toegelicht. Financieringsstrategie MBS De financieringsstrategie voor het programma MBS maakt een onderscheid tussen verschillende kostencategorieën die samenhangen met de implementatie: • •

Herijkte implementatiekosten, op basis van de oorspronkelijk voorgestelde raming, aangevuld met geactualiseerde inzichten (€33,5 mln.). Additionele kosten die noodzakelijk zijn om implementatierisico’s en het risico op vertraging te mitigeren (€3,0 mln.).

Daarnaast gaat de financieringsstrategie in op de wijze waarop de geraamde kosten worden gedekt.

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/Programma MBS

Basisinvestering €33,5 mln. De basisinvestering voor het totale programma MBS (Fase 1 – M&O; Fase 2 – FIP) neemt toe van oorspronkelijk € 30,0 mln naar € 33,5 mln. Deze aanvullende € 3,5 mln. betreft een actualisatie van tarieven en ramingen, inclusief de verwachte inflatie voor de komende jaren. Daarnaast is in deze bijstelling het uitstel van één jaar voor de uitvoering van MBS fase 2 (FIP - Financiën, Inkoop en Projectadministratie) verwerkt. Onderstaand wordt de opbouw van de kosten en de bijbehorende dekking weergegeven.

Financieringsstrategie MBS # Kostenpost 1. Originele Business Case MBS 2a. Wijziging van tarieven 2b. Inflatiecorrectie 2c. M&O realisatie en verschuiving MBS Fase 2 A. Totale kosten

Kosten [x 1.000€] 30.000 1.200 1.100 1.200 33.500

# Bron dekking

Dekking [x 1.000€]

3. Gestort in bestemmingsreserve 4. Voorgenomen toevoeging bestemmingsreserve Totaal B. Nog te storten bestemmingsreserve 5. Toewijzen trend DBV aan pogramma MBS 6. Resultaatbestemming 2025 naar MBS 7. Vrijval van structureel materieel budget (4 jaar) 8. Effect handelingsperspectieven C. Nog te sparen in bestemmingsreserve

17.792 6.840 24.632 8.868 759 4.000 3.522 587 0

Toelichting kosten 1. De oorspronkelijk vastgestelde businesscase voor MBS bedraagt €30,0 mln. 2. De herijking van de businesscase door Gartner resulteert in een extra kosteninschatting van €3,5 mln als gevolg van: a. Wijziging naar marktconforme tarieven van externe leveranciers en doorbelastingen van interne medewerkers à €1,2 mln. b. Inflatiecorrectie à €1,1 mln. c. M&O realisatie en verschuiving MBS fase 2 (FIP) met een jaar à €1,2 mln. A. In totaal stijgt de basisinvestering met €3,5 mln., waardoor het benodigde programmabudget toeneemt van €30,0 mln. naar €33,5 mln. Toelichting dekking In de vorige voortgangsrapportage MBS is aangegeven dat van de initiële € 30 mln. al € 24,6 mln. was gedekt (zie regel 3 en 4). Er resteerde daarmee een openstaand dekking van € 5,4 mln. Door de herijking van de businesscase komt hier € 3,5 mln. bij. In totaal resteert nu een benodigde aanvullende dekking van € 8,9 mln. De onderdelen 5 tot en met 8 lichten deze dekkingsopbouw nader toe. 3. 4.

In de bestemmingsreserve MBS is momenteel €17,8 mln. gestort. Het college stelt voor om € 6,8 mln. (€ 6 mln. LCM1 en € 0,8 mln. Tota2 middelen) toe te voegen aan de bestemmingsreserve.

B. De herijkte businesscase levert in de bestemmingsreserve nog een te dekken bedrag op van €8,9 mln.

1 Life Cycle Management, het reserveren en beheren van middelen voor de volledige levenscyclus van systemen, inclusief tijdige vervanging. 2

Trap op-trap af: Een proces-afspraak om de bedrijfsvoeringsbegroting eenvoudig en transparant mee te laten bewegen met de groei of

krimp van het primair proces.

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/Programma MBS

5. 6. 7. 8.

Een deel van de trendontwikkeling wordt voor € 759k toegewezen aan MBS . Het college stelt voor om van het jaarrekeningresultaat 2025 € 4 mln. toe te wijzen aan de bestemmingsreserve Uit de herijking van de business case blijkt een lagere stijging van de materiële kosten. Dit leidt tot een vrijval in het materiële budget van het programma MBS., tussen 2026 en 2029 voor een totaalbedrag van € 3,5 mln. Besparingsmogelijkheden programmanagement ter waarde van € 587k.

Punt 6 heeft betrekking op de jaarrekening 2025, en de punten 5, 7 en 8 hebben effect op het lopend boekjaar. C. De financieringsopgave van de basisinvestering MBS is hiermee ingevuld. Additionele incidentele investering succesvolle implementatie €3,0 mln. Tijdens de M&O implementatie is duidelijk geworden hoe belangrijk gespecialiseerde externe projectleiders zijn bij complexe implementaties. Ook ervaringen uit andere gemeenten laten zien dat gebrek aan ervaren projectleiders met kennis van specifieke cloud-transities als M&O en FIP, onvoldoende procesadoptie (Amsterdam) of te veel maatwerk (Rotterdam) kan leiden tot grote vertragingen. De definitieve inrichting van de programmaorganisatie en de transitiebegroting voor MBS/ FIP is opnieuw beoordeeld, mede op basis van de lessen uit M&O en benchmarks bij vergelijkbare organisaties. Om de hierboven genoemde risico’s te mitigeren zijn er op vier specifieke punten aanvullende middelen nodig. Financieringsstrategie MBS # Kostenpost 9. Projectleiders Financiën 10. Intensivering verandermanagement 11. Versterking voorbereiding FIP 12. Aanvullende vervanging interne medewerkers D. Totale aanvullende kosten

Kosten [x 1.000€] 1.600 750 400 200 2.950

# Dekking 13.

Revenuen die ontstaan als gevolg van de gemeentebrede invoering van MBS

E. Totale aanvullende dekking

Dekking [x 1.000€] 2.950

2.950

Toelichting kosten 9.

Projectleiders Financiën: huidige capaciteit is onvoldoende; benodigde uitbreiding leidt tot minimaal €800k tot circa 1,6 mln. extra kosten.(o.a. gebaseerd op ervaringen binnen Amsterdam en Rotterdam) 10. Verandermanagement: intensivering van de aanpak is noodzakelijk. Binnen de gemeente Den Haag zijn veranderingen complex. Door te werken met een (extra) projectleider voor verandermanagement vergroot de kans van adoptie. Financiële impact circa €750k. 11. Voorbereiding FIP: versterking van deze fase voorkomt latere vertraging. Hiervoor is circa €400k nodig om o.a. back-fill financiën uit te breiden 12. Aanvullende vervanging om eigen medewerkers vrij te stellen om bijdrage te leveren aan MBS is nodig binnen M&O; impact circa €200k voor HRS om back-fill HRS uit te breiden Toelichting dekking 13. Uitgaande van de huidige en toekomstige implementatie van MBS voorziet het college gemeentebrede structurele baten waarmee de incidentele kosten kunnen worden gedekt. De definitieve structurele baten (o.a. mbt personeelsplanning, talentmanagement, externe inhuur en recruitment en het gestandaardiseerd werken) zullen nader worden onderzocht. Hiervoor zal een apart project Batenmanagement georganiseerd worden. Totale kosten De totale kosteninschatting voor het programma MBS komen hiermee uit op €36,5 mln. bestaande uit: €33,5 mln. basisinvestering en €3,0 mln.

additionele investering ter mitigatie van implementatierisico’s.

3/3