RIS325085 Bijlage 3- Voorbeeld verantwoordingsformat ( jaarrapportage SSV Grootschalig)

Subsidieregeling grootschalige activiteiten samen sociaal en vitaal Den Haag 2024

Verantwoordingsformulier Jaarlijkse tussentijdse rapportage en eindverantwoording 2025 - 2026 Gebruik van dit verantwoordingsformulier: Met dit formulier verantwoordt u jaarlijks de subsidie die u heeft ontvangen op grond van de Subsidieregeling grootschalige activiteiten samen sociaal en vitaal Den Haag 2024. Op grond van hoofdstuk 5 van de subsidieregeling bent u verplicht om jaarlijks zowel inhoudelijk als financieel te verantwoorden. Wanneer uw subsidie meer dan € 125.000,- per kalenderjaar bedraagt, dient u voor 2025 een controleverklaring van een bevoegd accountant over deze verantwoording aan te leveren. Voor 2026 ziet de controleverklaring op de gehele subsidieverantwoording. U bent verplicht gebruik te maken van dit verantwoordingsformulier. De vereisten aan de verantwoording vindt u in hoofdstuk 5 en 6 van de Subsidieregeling grootschalige activiteiten samen sociaal en vitaal Den Haag 2024, in hoofdstuk 5 van de Algemene subsidieverordening Den Haag 2020 en de Richtlijnen verantwoording subsidies Den Haag 2020. U kunt hetzelfde formulier gebruiken voor de eindverantwoording over 2025 en 2026. U vult dan het formulier elk jaar aan en dient dit in. In dit geval vult u ook de totalen in. Na het invullen van het formulier mailt u dit naar subsidies@denhaag.nl onder vermelding van het subsidiekenmerk. Opbouw van dit formulier: Dit formulier bevat drie onderdelen.

Bij elk onderdeel staat kort beschreven wat wij van u vragen. Wij vragen u de volgende onderdelen zo volledig mogelijk in te vullen: Onderdeel 1: algemene gegevens Onderdeel 2: doelstelling, uitvoering activiteiten en behaalde resultaten Onderdeel 3: Projectkosten en financiële dekking U stuurt verder mee: Aanvullende relevante informatie die u niet kwijt kunt in dit formulier. Wanneer uw subsidie meer dan € 125.000,00 per kalenderjaar bedraagt, stuurt u een controleverklaring van een bevoegd accountant over deze verantwoording mee. Bij de eindverantwoording voor 2025 en 2026 stuurt u tevens een ingevulde bestuursverklaring of directieverklaring mee. Deze vindt u op onze website.

1. Algemene gegevens 1. Volledige naam organisatie: 2. Naam activiteit: 3. Subsidiekenmerk: 4. Naam contactpersoon: 5. Emailadres contactpersoon: 6. Telefoonnummer contactpersoon: 2. Doelstelling, uitvoering activiteiten en behaalde resultaten In dit hoofdstuk vertelt u welke activiteiten u heeft uitgevoerd, wat de resultaten zijn van uw activiteiten en hoe deze activiteiten bijdragen aan de doelstellingen van de subsidieregeling. U vertelt ook over de afwijkingen ten opzichte van uw aanvraag en de subsidiebeschiking.

2025 Voortgang van de activiteiten en resultaten 2025 Geef een beschrijving van de activiteiten die u het afgelopen jaar heeft uitgevoerd. Wij vragen u zo concreet mogelijk in te gaan op onderstaande punten: 1. Geef per activiteit een korte beschrijving van alle uitgevoerde activiteiten in 2025:

2. Geef per activiteit een korte inhoudelijke beschrijving van de resultaten die u wilde behalen en de mate waarin deze ook zijn behaald:

3. Benoem per activiteit: •

de doelgroep van de activiteit

•

het totaal aantal deelnemers

•

het totaal aantal unieke deelnemers (een unieke deelnemer is een individu)

•

het aantal betrokken vrijwilligers

(wanneer een activiteit meerdere doelgroepen heeft, gebruikt u voor deze activiteit meerdere regels): Activiteit

Doelgroep

[naam activiteit]

[doelgroep activiteit]

Totaal aantal

Totaal aantal

Aantal

deelnemers

unieke deelnemers

vrijwilligers

[naam activiteit] [naam activiteit] [naam activiteit] [naam activiteit] [naam activiteit] [naam activiteit] 4. In uw verleningsbeschikking staat onder het kopje “subsidieverplichtingen” een opsomming van de verplichtingen die u bent aangegaan bij de subsidieverlening. Deze opsomming bestaat uit verplichitngen uit de subsidieregeling en verplichtingen uit uw eigen plan van aanpak. Geef per verplichting een korte beschrijving van de mate waarin deze verplichtingen zijn behaald:

Voortgangsrapportage <naam project> Versie: <versienummer> Datum: <……>

pagina 2 van 10

5. Als er verplichtingen niet zijn behaald, geef hier dan ook een korte beschrijving van. Leg hierbij uit hoe u voorstelt met deze afwijkingen om te gaan. Is het bijvoorbeeld nog mogelijk om deze in 2026 uit te voeren?

6. Vertel welke afwijkingen u verwacht voor de uitvoering van de activiteiten in het jaar 2026 en hoe u met deze afwijkingen om wilt gaan. Als het niet haalbaar is om activiteiten volledig uit te voeren, of resultaten te behalen zoals opgenomen in uw aanvraag en de verleningsbeschikking vertelt u dan: -

Hoe het komt dat dit niet mogelijk is;

-

Wat u al heeft gedaan, en wat u nog gaat doen om de activiteiten toch helemaal uit te voeren of de resultaten toch te behalen;

-

Of een aanpassing van uw plan nodig is en watvoor gevolgen de aanpassingen hebben op de uitvoering van de activiteiten.

Belangrijk: Het aanpassen van de activiteiten en uw aanpak kan alleen als u hiervoor toestemming heeft gevraagd en gekregen van de gemeente.

7. Welke moeilijk te bereiken doelgroepen zijn bereikt? Hoe zijn zij geactiveerd?

8. Hoe zijn de activiteiten gemonitord en geëvalueerd? Wat heeft u geleerd uit deze monitoring en evaluatie en hoe is deze kennis daarna gebruikt? Graag ontvangen wij ook de verslaglegging van de monitoring en evaluatie in de bijlage.

9. Op welke manier is er invulling gegeven aan de voorgenomen samenwerking?

10. Hoeveel vrijwilligers zijn er verbonden aan de organisatie? Zijn deze allen actief en zo nee, hoeveel inactieve vrijwilligers zijn er?

11. Hoe is de werving en inzet van (flexibele) vrijwilligers verlopen?

12. Hebben de professionals en vrijwilligers die betrokken waren bij de activiteiten, opleidingen en/of cursussen gevolgd? Zo ja welke en met welke reden?

13. Terugkijkend op afgelopen jaar, wat ging er goed en wat kon er beter? Welke leermomenten zijn er geweest en hoe neemt u deze mee de toekomst in?

Voortgangsrapportage <naam project> Versie: <versienummer> Datum: <……>

pagina 3 van 10

2026 Voortgang van de activiteiten en resultaten 2026 Geef een concrete beschrijving van de activiteiten die u het afgelopen jaar heeft uitgevoerd. Wij vragen u zo concreet mogelijk in te gaan op onderstaande punten: 1. Geef per activiteit een korte beschrijving van alle uitgevoerde activiteiten in 2026:

2. Geef per activiteit een korte inhoudelijke beschrijving van de resultaten die u wilde behalen en de mate waarin deze zijn behaald:

3. Benoem per activiteit: •

de doelgroep van de activiteit

•

het totaal aantal deelnemers

•

het totaal aantal unieke deelnemers (een unieke deelnemer is een individu)

•

het aantal betrokken vrijwilligers

(wanneer een activiteit meerdere doelgroepen heeft, gebruikt u voor deze activiteit meerdere regels): Activiteit [naam activiteit]

Doelgroep

Totaal aantal

Totaal aantal

Aantal

deelnemers

unieke deelnemers

vrijwilligers

[doelgroep activiteit]

[naam activiteit] [naam activiteit] [naam activiteit] [naam activiteit] [naam activiteit] [naam activiteit] 4. In uw verleningsbeschikking staat onder het kopje “subsidieverplichtingen” een opsomming van de verplichtingen die u bent aangegaan bij de subsidieverlening. Deze opsomming bestaat uit verplichitngen uit de subsidieregeling en verplichtingen uit uw eigen plan van aanpak. Geef per verplichting een korte beschrijving van de mate waarin deze verplichtingen zijn behaald:

5. Als er verplichtingen niet zijn behaald, geef hier dan ook een korte beschrijving van. Leg hierbij uit hoe het komt dat het resultaat niet behaald is en wat u heeft geprobeerd om de resultaten alsnog te kunnen behalen.

6. Welke moeilijk te bereiken doelgroepen zijn bereikt? Hoe zijn zij geactiveerd?

Voortgangsrapportage <naam project> Versie: <versienummer> Datum: <……>

pagina 4 van 10

7. Hoe zijn de activiteiten gemonitord en geëvalueerd? Wat heeft u geleerd uit deze monitoring en evaluatie en hoe is deze kennis daarna gebruikt? Graag ontvangen wij ook de verslaglegging van de monitoring en evaluatie in de bijlage.

8. Op welke manier is er invulling gegeven aan de voorgenomen samenwerking?

9. Hoeveel vrijwilligers zijn er verbonden aan de organisatie? Zijn deze allen actief en zo nee, hoeveel inactieve vrijwilligers zijn er?

10. Hoe is de werving en inzet van (flexibele) vrijwilligers verlopen?

11. Hebben de professionals en vrijwilligers die betrokken waren bij de activiteiten, opleidingen en/of cursussen gevolgd? Zo ja welke en met welke reden?

12. Terugkijkend op afgelopen jaar, wat ging er goed en wat kon er beter? Welke leermomenten zijn er geweest en hoe neemt u deze mee de toekomst in?

Voortgangsrapportage <naam project> Versie: <versienummer> Datum: <……>

pagina 5 van 10

3. Projectkosten en financiële dekking Bij het indienen van uw aanvraag heeft u een begroting ingediend. Het financieel verslag richt u op dezelfde wijze in als uw begroting (zie artikel 17 ASV). In de onderstaande tabellen geeft u aan wat u vooraf heeft begroot en wat u heeft gerealiseerd. Neem de kosten over zoals deze heeft opgenomen in de begroting zoals aangeleverd in de aanvraag. Vul vervolgens de gemaakte kosten onder gerealiseerd. Gebruik voor elke functie een nieuwe regel. Afwijkingen van meer dan 10% neemt u op in de toelichting op de begroting. Meerjarenbegroting en realisatie periode 2025-2026 1. Personeelskosten 1a. Personeelskosten in Loondienst 2025 Begroot

2026 Gerealiseerd

Begroot

Gerealiseerd

Totaal

Totaal

Begroot

Gerealiseerd

Totaal

Totaal

Begroot

Gerealiseerd

Totaal 1b. Personeelskosten inhuur 2025 Begroot

Totaal

2026 Gerealiseerd

Begroot

Gerealiseerd

2. Activiteitenkosten 2a. Huisvestingskosten 2025 Begroot

2026 Gerealiseerd

Begroot

2026

Totaal

Gerealiseerd

Totaal Begroot

Totaal Gerealiseerd

Totaal

Totaal Begroot

Totaal Gerealiseerd

Gerealiseerd

Totaal Begroot

Totaal Gerealiseerd

Gerealiseerd

Totaal Begroot

Totaal Gerealiseerd

Huur huisvesting Kosten gas, water en licht Verzekeringen en belasting Schoonmaak Onderhoud Overig (licht toe) Totaal 2b. Materiaalkosten 2025 2025

2026

Totaal 2c. Communicatie / promotie activiteit of werving vrijwilligers 2025 Begroot Gerealiseerd Flyer, posters, website etc.

2026 Begroot

2d. Catering 2025 Begroot

2026 Gerealiseerd

Begroot

Catering

Voortgangsrapportage <naam project> Versie: <versienummer> Datum: <……>

pagina 7 van 10

2e. Overige kosten 2025 Begroot

2026 Gerealiseerd

Begroot

Gerealiseerd

Begroot

Gerealiseerd

Begroot

Gerealiseerd

Begroot

Gerealiseerd

Totaal Begroot

Totaal Gerealiseerd

Gerealiseerd

Totaal Begroot

Totaal Gerealiseerd

Gerealiseerd

Totaal Begroot

Totaal Gerealiseerd

Gerealiseerd

Totaal Begroot

Totaal Gerealiseerd

Overige kosten

3. Vrijwilligerskosten 2025 Begroot

2026

Waarderingskosten Deskundigheids bevordering vrijwilligers Onkostenvergoeding Vrijwilligersvergoeding Totaal

4. Overheadkosten 2025 Begroot

2026

Overheadkosten

Totalen 2025 Begroot

2026

1. personeelskosten 2. activiteitenkosten 3. vrijwilligerskosten 4. overheadkosten Totaal

Voortgangsrapportage <naam project> Versie: <versienummer> Datum: <……>

pagina 8 van 10

Inhoudelijke toelichting op de begroting Licht inhoudelijk de afwijkingen tussen de begroting en realisatie toe. Benoem hierbij de hoogte van de afwijking, aanleiding van deze afwijking. Geef ook aan hoe de hierdoor de activiteiten zijn beïnvloedt. Personeelskosten Huisvestingskosten Vrijwilligerskosten Overheadkosten

Afwijkingen 2025

Financiele dekking Benoem hier per cofinancierder de co-financiering vanuit de eigen organisatie en derden. Geef aan in welke mate de begrootte inkomsten zijn gerealiseerd. Gebruik een nieuwe regel voor elke cofinanciering.

Afwijkingen 2026

2025 Begroot

2026 Gerealiseerd

Begroot

Totale dekking Inhoudelijke toelichting op de cofinanciering Licht inhoudelijk de afwijkingen 2025 tussen de begrootte inkomsten en gerealiseerde inkomsten. Benoem hierbij de hoogte van de afwijking, aanleiding van deze afwijking.

Voortgangsrapportage <naam project> Versie: <versienummer> Datum: <……>

Afwijkingen totaal

2026

pagina 9 van 10

Gerealiseerd

Bedrijfsinformatie We vinden het belangrijk dat organisaties die voor meerdere jaren subsidie ontvangen genoeg financieel gezond om de activiteiten voor meerdere jaren uit te kunnen voeren. Wanneer uw organisatie meer dan €125.000,- per kalenderjaar aanvraagt vragen wij uw organisatie de volgende financiële gegevens te verstrekken: Solvabiliteit: Dit kengetal geeft inzicht hoe de verhouding is tussen eigen middelen en gefinancierde middelen. De solvabiliteit geeft dus aan in welke mate een organisatie bij "zwaar weer" haar activiteiten kan voortzetten en kan voldoen aan schuldeisers. Deze berekent u door met de volgende formule Totaal Eigen vermogen/ Totaal Vermogen Current Ratio : Dit kengetal heeft inzicht in welke mate een organisatie in staat is om kortlopende schulden te voldoen. Lukt de organisatie om op korte termijn haar schulden te betalen? Denk hierbij aan huurkosten. Deze berekent u met de volgende formule: (Liquide middelen+ Debiteuren)/Kort vreemd vermogen Kengetal/jaartal Solvabiliteit Current ratio

Voortgangsrapportage <naam project> Versie: <versienummer> Datum: <……>

2025

2026

pagina 10 van 10