RIS324976 Brief RC aan college inz informatie- en archiefbeheer

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS324976

College van burgemeester en wethouders

Contactpersoon Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

10 maart 2026 Onderwerp

Informatie- en archiefbeheer onvoldoende

Geachte leden van het college, De raad heeft op 9 december 2025 het verslag van de gemeentearchivaris over 2024 inzake het informatie- en archiefbeheer (RIS324056) van het college ontvangen, samen met de reactie van het college (RIS324059) daarop. Deze stukken zijn door de Rekeningencommissie in haar vergadering van 25 februari 2026 behandeld. De gemeentearchivaris constateert dat het informatie- en archiefbeheer binnen de gemeente Den Haag niet op orde is en geeft het een ruime onvoldoende. De belangrijkste bevindingen zijn: het ontbreekt aan overzicht van het gemeentelijk informatielandschap en inzicht daarin; er is een grote achterstand in het selecteren van zowel analoge als digitale informatie; de bewustwording over informatie- en archiefbeheer moet omhoog; rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn onduidelijk. Dit leidt tot veel verwarring, onvoldoende eigenaarschap en het niet in control zijn van het informatiebeheer. In zijn KPI-verslag over 2024 schrijft de gemeentearchivaris dat de gemeente al langere tijd niet in control is op dit gebied. Daarmee voldoet de gemeente niet aan wet- en regelgeving. Volgens de provinciaal toezichthouder is hier sprake van taakverwaarlozing.

Reeds in zijn verslagen over 2021 en 2022 waarschuwde de gemeentearchivaris dat de gemeente niet in control was op het informatie- en archiefbeheer en dat de achterstanden groot waren, waarbij het college heeft laten weten een verbeterplan voor de informatiehuishouding op te stellen (RIS318000). In maart 2025 is de raad geïnformeerd dat de gemeentearchivaris over 2023 geen verslag zou uitbrengen omdat de gemeentelijke organisatie hard werkte aan het verbeterplan (RIS321611). Het informatiebeheer lijkt nu in 2024 echter alleen maar slechter te zijn geworden. De situatie is dermate ernstig dat een verdere verslechtering van de informatiehuishouding voor dit domein tot een onder toezichtstelling van de provincie zou kunnen leiden. Naar het oordeel van de gemeentearchivaris is de governance van de informatiehuishouding niet op orde: met de centralisering van de bedrijfsvoering zijn onduidelijkheden ontstaan over rollen, taken en verantwoordelijkheden. Met name de rol van beheerder is nu binnen de organisatie niet duidelijk

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

belegd. De Rekeningencommissie wil van het college het verbeterplan voor de informatiehuishouding ontvangen dat bij de aanbieding van de KPI-verslagen over 2021 en 2022 is aangekondigd (RIS318000) en dat het college nu in uitvoering heeft. Het verslag van de gemeentearchivaris over 2024 dateert van 19 april 2025, maar is door het college pas op 9 december 2025 naar de raad gestuurd. Hierdoor kon het door de Rekeningencommissie pas in 2026 worden geagendeerd. De Rekeningencommissie vraagt het college het komende verslag van de gemeentearchivaris over 2025 uiterlijk binnen zes weken na ontvangst door te sturen naar de raad, al dan niet voorzien van een reactie van het college. Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

M. De Vuyst.

2/2