RIS324276 Bijlage 2 Accountantsverslag verantwoording fractiekosten

\

Accountantsverslag bij het “Verslag van gemaakte kosten en niet-bestede middelen raadsfracties gemeente Den Haag 1 januari t/m 31 december ’24”

GAD/2025.102 4 december 2025 Spui 70, 2511 BT Den Haag secretariaatgad@denhaag.nl www.denhaag.nl 1/9

Inhoudsopgave Voorwoord Goedkeurend oordeel Bevindingen fractieverantwoordingen Bevindingen (administratieve) verplichtingen Vooruitblik Overige boodschappen Bijlage

3 4 5 6 7 8 9

2/9

Voorwoord Aan de voorzitter en leden van de gemeenteraad, Wij bieden u hierbij de controleverklaring en het accountantsverslag 2024 aan. Deze stukken horen bij artikel 9, lid 3 en 5, van de Verordening fractieondersteuning 2023 van de gemeente Den Haag. Wij hebben het verslag over de gemaakte kosten en niet-bestede middelen van de raadsfracties gecontroleerd. Dit verslag gaat over de periode van 1 januari tot en met 31 december 2024. Onze controle richtte zich op of het verslag een juist en volledig beeld geeft van de kosten. We hebben niet gecontroleerd of de uitgaven doelmatig en sober zijn geweest (zoals bedoeld in artikel 5 van de verordening). Het verslag vormt de basis voor het vaststellen van de fractie-uitgaven door de gemeenteraad. Ook geeft het verslag inzicht in eventuele verschillen tussen de ontvangen fractievergoeding en de daadwerkelijk gemaakte kosten, en toont het resterende saldo van de fractiemiddelen per 31 december 2024. Tijdens onze controle hebben wij enkele onregelmatigheden vastgesteld. Daarover hebben wij met de betreffende fracties apart gesproken in de fase van hoor en wederhoor om deze bevindingen te verduidelijken. Met vriendelijke groet, Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag (GAD) Den Haag, 4 december 2025 Origineel getekend door: drs. C.G.A. Slotema-Tesser RA MPC CPC Gemeente accountant/directeur GAD

3/9

\

Goedkeurend oordeel Wij hebben het ‘Verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari tot en met 31 december 2024 (hierna: ‘het verslag’) gecontroleerd. Voor de oordeelsvorming hebben wij een goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden toegepast. Bij een omvang van bijna € 2,8 miljoen is dit € 28.000 respectievelijk € 84.000. Uit onze controle is gebleken dat het verslag van 13 fractieverantwoordingen een getrouw beeld geeft van de gemaakte fractiekosten over de periode 1 januari tot en met 31 december 2024 en van de niet-bestede fractiemiddelen per 31 december 2024. Ook zijn de verantwoorde bestedingen in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning 2023 van de gemeente Den Haag. Hierdoor hebben wij op 4 december 2025 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. De controleverklaring en het verslag worden separaat aan u verstrekt.

4/9

Bevindingen fractieverantwoordingen Uit de controle van de 13 fractieverantwoordingen komen de onderstaande bevindingen naar voren. 1. Alle fractieverantwoordingen zijn tijdig aangeleverd, dat wil zeggen vóór 1 april 2025 en in de meeste gevallen met gebruik van het juiste verantwoordingsmodel. Echter, drie fracties hebben een onjuist of verouderd verantwoordingsmodel gebruikt. Bij vrijwel alle fracties hebben wij aanvullende informatie moeten opvragen en hadden wij inhoudelijke vragen. De medewerking en wil om zaken goed aan te leveren, waren bij vrijwel alle fracties zichtbaar aanwezig. Bij vier fracties (PVV, FvD, Hart voor Den Haag en Denk) waren de doorlooptijd en de wachttijd voor antwoorden en reacties aanzienlijk en vormden deze een belemmering voor een tijdige afronding van onze controle. De kwaliteit van de fractieverantwoordingen en van de financiële administraties blijft onderling uiteenlopend en blijft vergelijkbaar met voorgaand jaar. Uit de controle van de inkomsten zijn geen afwijkingen naar voren gekomen. Wel zijn bij drie fracties correcties in de rubricering van inkomsten aangebracht (CDA, SP en FvD). De correcties bestonden grotendeels uit het omboeken van overige inkomsten naar uitgaven. 2. Net als in voorgaande jaren heeft onze controle geleid tot (rubricerings)correcties in de fractieverantwoordingen.

Wij constateren dat het aantal administratieve fouten en de daarmee samenhangende correcties niet afneemt. Het leereffect van eerdere controles lijkt daarmee beperkt. Zo constateren wij bij zeven fracties (VVD, CDA, PVV, GroenLinks, SP, PvdD en FvD) dat het beginsaldo 2024 onjuist was overgenomen van het eindsaldo 2023. De rubriceringsfouten zijn gecorrigeerd tijdens de controle. Daarnaast zijn bij vrijwel alle fracties verschillende andere correcties doorgevoerd. Een deel van de correcties betreft uitgaven die ten onrechte ten laste van de fractiemiddelen zijn gebracht. Deze uitgaven zijn in de definitieve verantwoording via een transitorische post overgeboekt naar de partij. Wij adviseren nadrukkelijk deze bedragen op de partij terug te vorderen. 3. Bij onze controle van fractiebestedingen komen tevens bevindingen naar voren die in ‘het verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties over 2024’ niet meer gecorrigeerd zijn (lees: niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden). In de bijlage is een overzicht met geconstateerde bevindingen per fractie opgenomen.

De geconstateerde fouten bedragen € 748 (2023: € 12.588). Wij merken op dat er kostenposten zijn die naar aanleiding van onze controle zijn gecorrigeerd. Zonder deze correcties zou het afgeven van een goedkeurende controleverklaring lastig zijn geweest. De afname van het foutenbedrag is daarmee geen indicatie van een verbeterde administratieve of verantwoordingsdiscipline 4. De geconstateerde onzekerheden bedragen € 216 (2023: € 16.779). Afgelopen jaar ontstonden onzekerheden met name door een gebrek aan onderbouwing bij werkbezoeken. Wij hebben destijds geadviseerd om de aanwezigheid bij werkbezoeken centraal te registreren. Dit advies is inmiddels opgevolgd. 5. Bij twee fracties (PVV en FvD) kostte het veel moeite om de fractiegerelateerdheid van bepaalde kostenposten aan te tonen. Het was niet direct duidelijk of de geleverde dienst, de opgenomen kostenpost in de fractieverantwoording en de fractiegerelateerdheid één samenhangend geheel vormden. Wij adviseren deze fracties om voortaan de opdracht, onderbouwing van de prestatie en een toelichting op de fractiegerelateerdheid standaard aan te leveren bij de GAD. 6. Veel fracties maken kosten die zowel fractie- als partijbelang dienen (gemengde kosten). Volgens artikel 5 lid 3 van de Verordening fractieondersteuning 2023 zijn deze kosten toegestaan als ze aantoonbaar voor minimaal 50% in het belang van de fractie zijn.

Sinds de aanscherping van de Verordening (vanaf verslagjaar 2023) valt dit onder onze controle, met strengere informatievereisten richting de gemeenteaccountant. Voor gemengde kosten zijn in 2024 onder meer flyers, banners en videoboodschappen ingezet om inwoners te informeren over het werk van de fractie. Wij adviseren fracties hierbij terughoudend te zijn met uitingen die de indruk kunnen wekken onderdeel te zijn van partijcampagnes. Met het oog op de komende verkiezingen zullen wij extra aandacht besteden aan dergelijke kostenposten. 7. Artikel 5 lid 1 gaat over de sobere en doelmatige besteding van fractiegelden in het kader van hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende taken. Met de aangescherpte Verorderning 2023 zijn deze begrippen verder toegelicht. Vanaf verslagjaar 2023 verklaart elke fractie bij de verantwoording dat de ontvangen fractiebijdrage sober en doelmatig is besteed.

5/9

Bevindingen (administratieve) verplichtingen In artikel 6 van de Verordening fractieondersteuning 2023 zijn de ‘administratieve verplichtingen’ voor de fracties opgenomen. Deze administratieve verplichtingen behelzen niet-financiële rechtmatigheidsaspecten die wij wel in onze controle, maar niet in ons accountantsoordeel betrekken. Onze bevindingen voor de administratieve verplichtingen zijn als volgt: ▪ Lid 1 Boekhoudstelsel lasten en baten Fracties moeten hun financiële administratie voeren volgens het baten-lastenstelsel, waarbij kosten en baten aan het juiste verslagjaar worden toegerekend, ongeacht het moment van betaling. In de praktijk volgen veel fracties deze methode niet strikt. Zo worden loonbelasting en vakantiegeld vaak pas in het uitbetalingsjaar geboekt, volgens het kasstelsel. Transitorische (lees: ‘overlopende’) posten worden meestal niet door de fracties zelf, maar door ons gesignaleerd en gecorrigeerd. Omdat deze werkwijze jaarlijks wordt gehanteerd, heeft dit nauwelijks invloed op het eindresultaat per verslagjaar.

Drie fracties (CDA, Hart voor Den Haag, FvD) verklaren weliswaar in algemene zin dat betalingen boven € 500 zijn goedgekeurd door twee gemachtigden, maar dit blijkt niet uit de individuele brondocumenten. Daarnaast wordt bij vier de fracties (GL, CU-SGP, HSP en D66) het twee handtekeningenbeleid niet consequent toegepast. ▪ Lid 6 Uitbetaling vrijwilligersvergoeding Bij zes fracties is sprake van uitbetalingen van vrijwilligersvergoedingen ten laste van de fractiemiddelen. Wij hebben vastgesteld dat de fracties hebben voldaan aan de belangrijkste eisen van de van toepassing zijnde regeling van de Rijksbelastingdienst. Wel kunnen in voorkomende gevallen de fracties meer in de geest van de regeling handelen door de vergoedingen bij langdurig vrijwilligerswerk maandelijks uit te betalen (en niet in één betaling het gehele maximale jaarbedrag).

▪ Lid 2 Registratie andere inkomstenbronnen De in dit artikel gememoreerde ‘andere inkomsten’ zijn door de fracties daar waar van toepassing op een juiste wijze geadministreerd. ▪ Lid 3 Verbod aanhouden kleine kas Eén fractie houdt nog contanten aan in een kleine kas (€ 216). Wij hebben geadviseerd dit bedrag op de bankrekening te storten of met de partij te verrekenen (VVD). Met de fractie is afgesproken om dit vraagstuk in de verantwoording over 2025 op te lossen. ▪ Lid 4 Kwaliteit financiële administratie Vrijwel alle fracties hebben een kwalitatief toereikende financiële administratie over 2024 overlegd waarmee de verantwoorde posten toereikend zijn onderbouwd. Wel is de kwaliteit van de fractieverantwoordingen onderling uiteenlopend. ▪ Lid 5 Autorisatie door ten minste twee personen

Volgens de aangescherpte Verordening fractieondersteuning moeten uitgaven boven € 500 vanaf 2023 door twee personen worden geautoriseerd. Slechts een beperkt aantal fracties voldoet hier structureel aan; het merendeel volgt deze verplichting nog niet consequent. 6/9

Vooruitblik Komende verantwoordingsperiode De volgende gemeenteraadsverkiezingen in Nederland vinden plaats op 18 maart 2026. Volgens de Verordening fractieondersteuning 2023 geldt dat in het jaar waarin de verkiezingen voor de gemeenteraad plaatsvinden, de verantwoording over het voorafgaande jaar ook betrekking heeft op de periode tot het moment van aantreden van de nieuwe raad. Dit betekent dat de eerstvolgende verantwoordingsperiode zal lopen van 1 januari 2025 tot en met het aantreden van de nieuwe raad in 2026 (eind maart 2026). Met de nieuwe raad organiseren wij een kick-off om de essentie van de administratieve verplichtingen en de verantwoordingsplicht nader toe te lichten. Tot slot bepaalt de verordening dat de verantwoording in hetzelfde jaar vóór 1 juni moet worden ingediend.

Digitale aanlevering fractiedossiers In 2025 is één fractie in overleg met ons gestart met een proef voor digitale aanlevering van het fractiedossier, met als doel meer efficiency en eenvoud. De gezamenlijke ervaringen uit deze pilot delen wij tijdens de jaarlijkse kick-off begin 2026 met de fractievertegenwoordigers. Vanaf 26 digitaal aan te leveren.

Wij wijzen de fracties op artikel 8 van de Verordening fractieondersteuning. Dit artikel bepaalt dat een fractie niet-bestede middelen mag reserveren voor gebruik in de resterende jaren van de zittingsperiode. De reserve mag aan het einde van de zittingsperiode niet groter zijn dan 30% van de totale vergoeding voor die periode, inclusief eventuele rente. Herziene materialiteit voor de accountantscontrole vanaf 2025 Tot nu toe gebruikten wij bij de controle een goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden, gelijk aan de grenzen die gelden bij gemeentelijke jaarrekeningcontroles. Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) aangepast. Vanaf controlejaar 2025 geldt één gezamenlijke grens van 2% van de totale lasten, zowel voor fouten als voor onzekerheden. Vanaf verslagjaar 2025 hanteren wij, conform de gemeentelijke jaarrekeningcontrole, één materialiteitsgrens van 2%. Op basis van de lasten 2024 komt dit neer op € 56.000 voor zowel fouten als onzekerheden gezamenlijk. Ter vergelijking: in 2024 hebben wij een materialiteit van € 28.000 voor fouten en € 84.000 voor onzekerheden gehanteerd.

7/9

Overige boodschappen Onafhankelijkheid Voor de uitvoering van onze controle is het belangrijk, dat wij onafhankelijk zijn. Dit houdt in dat wij zoals vereist in de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en andere voor de opdracht relevante onafhankelijkheidsregels in Nederland onafhankelijk zijn van de Raad. Verder hebben wij voldaan aan de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA). Voor de genoemde verordeningen verwijzen wij graag naar de internetsite van de NBA. Fraude, wet- en regelgeving Onze controle is uitgevoerd met een hoge mate maar geen absolute mate van zekerheid waardoor het mogelijk is dat wij tijdens onze controle niet alle materiële fouten en fraude ontdekken. Afwijkingen kunnen ontstaan als gevolg van fraude of fouten en zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze geconsolideerde verantwoording fractievergoedingen nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel.

Wij hebben deze accountantscontrole professioneel kritisch uitgevoerd en hebben waar relevant professionele oordeelsvorming toegepast in overeenstemming met de Nederlandse controlestandaarden, ethische voorschriften en de onafhankelijkheidseisen. Er zijn tijdens de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden geen materiële onjuistheden als gevolg van fraude ontdekt, noch hebben wij aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. De accountant is verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan de voorzitter van de Raad. Wij merken op, dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is niet verantwoordelijk en aansprakelijk voor de preventie van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht.

8/9

\

Bijlage

Fractie

Bevinding

VVD

Geen onderbouwing van kasgelden

Onjuistheid/fout Onzekerheid € 216

in verantwoording D66

Te weinig salaris betaald bij

€ 424

uitdienst HSP

Te weinig salaris uitbetaald bij

€ 324

uitdienst

9/9