RIS324276 Bijlage 1 Brief voorzitter van de raad inzake verslag van gemaakte kosten en van de niet bestede middelen van de raadsfracties over periode 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024

Burgemeester

Retouradres Postbus 19157, 2500 CD Den Haag

Ons kenmerk RIS

de gemeenteraad Telefoonnummer

070-3533131

Datum

15 december 2025 Onderwerp

Verslag van gemaakte kosten en van de niet bestede middelen van de raadsfracties over periode 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024

Geachte leden van de gemeenteraad, Hierbij bied ik u aan het ‘Verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties van de gemeente Den Haag over de verslagperiode 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024’ (hierna te noemen ‘het verslag’), en het accountantsverslag plus de controleverklaring bij het verslag zoals opgesteld door de Gemeentelijke Accountsorganisatie Den Haag (GAD). Dit is conform het bepaalde in artikel 9, vijfde lid van de Verordening fractieondersteuning 2023. Het onderzoek van de GAD heeft zich gericht op de naleving van het bepaalde in de Verordening fractieondersteuning 2023 en op de juistheid van de verantwoordingen van de zijde van de fracties. Goedkeurende controleverklaring accountant De accountant van de GAD heeft het verslag gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. Het verslag en de controleverklaring zijn als bijlagen bij het accountantsverslag van de GAD gevoegd. Verslag geeft getrouw beeld Uit het onderzoek van de accountant is gebleken dat het verslag een getrouw beeld geeft van de gemaakte fractiekosten over de periode 1 januari 2024 tot en met 31 december 2024 en van de niet bestede fractiemiddelen per 31 december 2023, in overeenstemming met de Verordening fractieondersteuning 2023. Ook zijn de verantwoorde bestedingen in overeenstemming met de Verordening Fractieondersteuning 2023.

De omvang van de bevindingen blijft binnen de door de GAD te hanteren toleranties voor fouten en onzekerheden (circa € 28.000 respectievelijk circa € 84.000) over het totaal gecontroleerde bedrag waardoor de accountant een goedkeurende controleverklaring kan afgeven.

1

Belangrijkste bevindingen van de accountant Ik verwijs naar de controleverklaring van de accountant voor het volledige overzicht. Voor een aantal punten vraag ik uw aandacht: 1. Alle fractieverantwoordingen zijn tijdig aangeleverd, vóór 1 april. Drie fracties hebben een verouderd verantwoordingsmodel gebruikt; 2. Bij vrijwel alle fracties heeft de GAD aanvullende informatie moeten opvragen en waren er inhoudelijke vragen. Bij vier fracties waren de doorlooptijd en wachttijd voor antwoorden en reacties aanzienlijk en vormden zij een belemmering voor een tijdige afronding van de controle; 3. Net als in voorgaande jaren heeft de controle geleid tot (rubricerings-)correcties. Het aantal administratieve fouten en de daarmee samenhangende correcties nemen niet af, aldus de GAD. Bij zeven fracties was het beginsaldo 2024 onjuist overgenomen van het eindsaldo 2023; De rubriceringsfouten zijn gecorrigeerd tijdens de controle; 4. Bij vrijwel alle fracties zijn verschillende andere correcties doorgevoerd. Een deel van de correcties betreft uitgaven die ten onrechte ten laste van de fractiemiddelen zijn gebracht. Deze uitgaven zijn in de definitieve verantwoording via een transistorische post overgeboekt naar de partij. De GAD adviseert nadrukkelijk deze bedragen op de partij in 2025 terug te vorderen; 5.

Bij de controle van fractiebestedingen komen tevens bevindingen naar voren die in ‘het verslag van de gemaakte kosten en van de niet-bestede middelen van de raadsfracties over 2024’ niet meer gecorrigeerd zijn (lees: niet gecorrigeerde fouten en onzekerheden); 6. De geconstateerde fouten bedragen € 748,- (2023: € 12.588). De GAD merkt op dat er kostenposten zijn die naar aanleiding van de controle zijn gecorrigeerd. Zonder deze correcties zou het afgeven van een goedkeurende controleverklaring lastig zijn geweest. De afname van het foutenbedrag is daarmee geen indicatie van een verbeterde administratieve of verantwoordingsdiscipline; 7. De geconstateerde onzekerheden bedragen € 216,- (2023: € 16.779). Afgelopen jaar ontstonden onzekerheden met name door een gebrek aan onderbouwing bij werkbezoeken. De GAD heeft destijds geadviseerd om de aanwezigheid bij werkbezoeken centraal te registreren. Dit advies is inmiddels opgevolgd. 8. Bij twee fracties kostte het veel moeite om de fractiegerelateerdheid van bepaalde kostenposten aan te tonen. Het was niet direct duidelijk of de geleverde dienst, de opgenomen kostenpost in de fractieverantwoording en de fractiegerelateerdheid één samenhangend geheel vormden. De GAD adviseert deze fracties om voortaan de opdracht, onderbouwing van de prestatie en een toelichting op de fractiegerelateerdheid standaard aan te leveren bij de GAD.

Conclusies De door de GAD geconstateerde feiten en omstandigheden zijn voor mij als voorzitter van de raad aanleiding tot de volgende conclusies. - Het is verheugend te constateren dat alle fracties tijdig de verantwoording hebben ingeleverd. - Het blijft zaak dat fracties de verantwoording juist gerubriceerd en voorzien van alle onderliggende stukken als facturen, betaalbewijzen e.d. bij de GAD aanleveren en dat tijdig en volledig op vragen van de GAD wordt gereageerd. - Hoewel het bedrag aan geconstateerde fouten/onjuistheden ten opzichte van vorig jaar is gedaald, is het zorgwekkend te constateren dat dit met name komt omdat kostenposten bij fracties zijn gecorrigeerd naar aanleiding van de controle van de accountant. Beter is het aan de voorkant te voorkómen dat de correcties moeten plaatsvinden. In lijn met het advies van de GAD verzoek ik fracties die het betreft bedragen die na controle van de uitgaven ten laste van de partij zijn gebracht nog dit jaar terug te vorderen van de partij. - Uw speciale aandacht vraag ik voor de herziene materialiteit voor de accountantscontrole vanaf 2025: tot nu toe gebruikte de GAD bij de controle een goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden, gelijk aan de grenzen die gelden bij gemeentelijke jaarrekeningcontroles.

Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) aangepast. Vanaf controlejaar 2025 geldt één gezamenlijke grens van 2% van de totale lasten, zowel voor fouten als voor onzekerheden. Vanaf verslagjaar 2025 hanteert de GAD,

2

conform de gemeentelijke jaarrekeningcontrole, één materialiteitsgrens van 2%. Op basis van de lasten 2024 zou dit neerkomen op € 56.000 voor zowel fouten als onzekerheden gezamenlijk. Ter vergelijking: in 2024 heeft de GAD een materialiteit van € 28.000 voor fouten en € 84.000 voor onzekerheden gehanteerd. Ter vaststelling van de uitgaven van de fracties verwijs ik u naar het bijgevoegde raadsvoorstel. Vriendelijke groet,

Jan van Zanen

3