RIS324275 Verslag Rekeningencommissie 10 december 2025

Rekeningencommissie RIS324275

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 10 december 2025

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren T. de Boer en J.W. van den Bos, allen lid RC; Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema en de heren B. Wakkerman en M. Perkgöz; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren Y. Assad, R. Guernaoui en K. Partiman (m.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:00 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Verslag van de vergadering van 19 november 2025 Het verslag van de vergadering van 19 november 2025 (RIS323952) wordt ongewijzigd vastgesteld.

C. Ingekomen bestuurlijke stukken Van het college is een brief ontvangen over de opvolging van de bevindingen betreffende General ITcontrols (RIS323979). Deze brief wordt voor kennisgeving aangenomen. Tevens is van het college een reactie ontvangen op het verzoek om de grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten eerder te actualiseren (RIS324006). Deze brief wordt betrokken bij agendapunt G (Board letter 2025). Het college heeft op 9 december 2025 het verslag 2024 van de gemeentearchivaris (RIS324056) en de collegereactie daarop (RIS324059) naar de raad gestuurd. De Rekeningencommissie wil deze stukken agenderen voor een volgende vergadering en de gemeentearchivaris uitnodigen voor een mondelinge toelichting. Omdat één van de bevindingen van de gemeentearchivaris betrekking heeft op de beheersing van verbonden partijen wordt dit onderdeel betrokken bij agendapunt H (Verbonden partijen).

D. Voortgang Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS) D.1.

Onderzoek Accountantsorganisatie naar MBS

De gemeente Den Haag vervangt verouderde bedrijfsvoeringsapplicaties door Software as a Service (SaaS). In het kader van de vereisten van de jaarrekeningcontrole en naar aanleiding van een verzoek van de Rekeningencommissie voert de Accountantsorganisatie een onderzoek uit naar de vervanging

Verslag vergadering 10 december 2025

Rekeningencommissie

van de applicaties (zie ook GAD/2025.78). De Accountantsorganisatie heeft hiervoor een Plan van Aanpak voor fase 1 naar de Rekeningencommissie gestuurd (GAD2025.105 en GAD2025.105.1). Dit wordt toegelicht door Mustafa Perkgöz, DT-lid van de Accountantsorganisatie. De tijdens de vergadering getoonde tekst en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. Fase 1 betreft de systemen voor Mens & Organisatie (M&O) en het salarissysteem. Het MBSprogramma beïnvloedt niet de IT-audit over 2025, maar wel die over 2026. Het onderzoek door de Accountantsorganisatie betreft twee opdrachten. Allereerst zijn dat de werkzaamheden in het kader van de IT-audit naar MBS-applicaties ten behoeve van de jaarrekeningcontrole 2026. Voorts wordt de projectvoortgang en -kwaliteit getoetst. Hiertoe gaat de Accountantsorganisatie na of de inhoud van de door de gemeente op te stellen voortgangsrapportages verenigbaar is met de IT-auditwerkzaamheden. Bij datamigratie en de overstap naar nieuwe softwareapplicaties moet de accountant beoordelen of (financiële) gegevens volledig en juist zijn overgezet, of interne controles goed functioneren en of de administratie blijft voldoen aan wettelijke vereisten. Fouten in de migratie kunnen leiden tot materiële afwijkingen in de jaarrekening.

De betrokken systemen verwerken en ondersteunen jaarlijks meer dan € 900 miljoen aan salaris- en sociale lastenbetalingen. De personeelsadministratie betreft ruim 10.000 fte. De bevindingen betreffende fase 1A worden gerapporteerd in de reguliere accountantsproducten bij de jaarrekeningcontrole 2025. De bevindingen betreffende fase 1B worden naar verwachting eind juni 2026 gerapporteerd bij een tussentijdse board letter. Als het nodig is wordt de Rekeningencommissie eerder tussentijds geïnformeerd. In onderstaand diagram worden de werkzaamheden van de Accountantsorganisatie weergegeven door middel van gele bolletjes.

Pagina 2 van 12

Verslag vergadering 10 december 2025

Rekeningencommissie

Hierbij onderzoekt de Accountantsorganisatie vijf vraagstukken: - Datamigratie: hoe de gemeente kwaliteitseisen van data borgt tijdens het technisch overzetten van de personeels- en salarisgegevens van de oude naar de nieuwe applicaties. - Softwareconversie: hoe de gemeente het software-implementatietraject van MBS-programma fase 1 organiseert en beheerst. - Inrichting generieke IT-controles: hoe de gemeente de nieuwe M&O-applicaties beheerst. - Inrichting systeemcontroles: hoe de gemeente het M&O-proces beheerst met geprogrammeerde beheersmaatregelen in de nieuwe applicaties. - Rapportages: hoe de gemeente het verzamelen en samenbrengen van personeels- en salarisgegevens beheerst in het rapportageproces.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Onderzoek projectvoortgang en -kwaliteit: in het plan van aanpak wordt voor wat betreft het onderzoek aangesloten bij de rapportagecyclus van het college. Het college heeft toegezegd drie keer per jaar een voortgangsrapportage naar de raad te sturen. De Accountantsorganisatie functioneert als externe kwaliteitspartner door bij het opstellen van de rapportages de inhoud te vergelijken met de eigen observaties en bevindingen. Deze aanpak is reeds bij de thans geagendeerde eerste voortgangsrapportage van het college in praktijk gebracht. ▪ Aanbevelingen gedurende migratie: de gekozen aanpak voorziet erin dat de Accountantsorganisatie haar aanbevelingen reeds gedurende het proces aan het college communiceert. De Rekeningencommissie kan zich vinden in het plan van aanpak.

D.2.

Voortgangsrapportage Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS)

In een brief aan de Rekeningencommissie d.d. 28 oktober 2025 (RIS323601) heeft de wethouder Dienstverlening voorgesteld om gedurende de uitvoering van het programma MBS de Rekeningencommissie drie keer per jaar over de voortgang van het programma te informeren. De eerste voortgangsnotitie zou in het vierde kwartaal van 2025 worden verstuurd. Deze is op 2 december 2025 ontvangen (RIS323976). In de voortgangsrapportages wordt ingegaan op de GROTIK-aspecten (Geld, Risico, Organisatie, Tijd, Informatie, Kwaliteit), volgens de systematiek en diepgang van de GRIP-rapportage.

Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Risico’s en beheersingsmaatregelen: de Rekeningencommissie is van mening dat de rapportage grosso modo een heldere en goede uitleg geeft over hoe een onderdeel wordt vormgegeven. De commissie waardeert dat de GROTIK-methodiek is gehanteerd. Onduidelijk blijft echter waar de risico’s zitten en wat de beheersingsmaatregelen zijn. Zo worden in het overzicht op pagina 16 wel risicocategorieën gegeven, maar worden de risico’s zelf niet benoemd. De Rekeningencommissie wil concreter worden geïnformeerd welke risico’s er zijn, welke maatregelen zijn genomen en hoe een risico zich ontwikkelt. Voorts wil de commissie weten welke risico’s er zijn in fase 1 en welke in fase 2 en in het bijzonder wat de risico’s zijn van het ontbreken van volledige dekking voor fase 2. ▪ Risico systeemafhankelijkheid: het college wordt gevraagd toe te lichten hoe het risico van systeemafhankelijkheid van een systeem van buiten de EU is beoordeeld en welke maatregelen zijn of worden toegepast om eventuele risico’s te mitigeren. ▪ Risico ‘big bang’: het belangrijkste risico is het ‘live’ gaan op 1 april 2026. Dit is een grote belasting voor de afdeling HRS en heeft veel impact op de gehele gemeentelijke organisatie. Het Pagina 3 van 12

Verslag vergadering 10 december 2025

▪

▪

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

college wordt gevraagd om in de volgende rapportage meer toelichting te geven op dit specifieke risico. Uitstel fase 2: op pagina 8 van de rapportage wordt gemeld dat fase 2 is uitgesteld met een jaar. Het advies aan het GMT waarop deze beslissing is gebaseerd is niet naar de raad gestuurd. Dit hindert de raad in haar oordeelsvorming over dit besluit. De Rekeningencommissie wil weten of en hoe dit extra jaar bijdraagt aan het realiseren van dekking voor fase 2. Herijking business case: het college laat weten met de herijking van de business case meer zicht te willen krijgen op de baten van dit programma. De Rekeningencommissie wil weten of het programma daadwerkelijk baten genereert, of dat hiermee kostenbesparingen worden bedoeld. Het college wordt gevraagd de raad te informeren wanneer de herijkte business case wordt verwacht. Dekking van het programma: op pagina 21 wordt gemeld dat het programma zowel incidenteel als structureel meer geld gaat kosten. Het college lijkt een besparingsdoelstelling te hebben voor het programma. De Rekeningencommissie wil weten of deze besparingsdoelstelling binnen de scope van het programma valt, hoe concreet deze besparingsdoelstelling is en waaruit deze bestaat (zijn er bijvoorbeeld minder medewerkers nodig?).

Het college wordt gevraagd in de volgende voortgangsrapportage toe te lichten of de herijking van de business case noodzakelijk is om deze besparing te vinden. Aanbesteding implementatiepartner: de Rekeningencommissie wil worden geïnformeerd hoe het staat met de aanbesteding van de implementatiepartner en hoe dit is meegenomen in de begroting. Realisatie datamigratie: de grafiek op pagina 11 geeft weer dat datamigratie ver achter ligt op schema. Het college wordt gevraagd toe te lichten wat de oorzaken daarvoor zijn en welke maatregelen het college neemt om dit in te lopen. Brief aan college: de Rekeningencommissie wil het college per brief vragen om in de volgende voortgangsrapportage over MBS te reageren op de vragen en opmerkingen die tijdens deze vergadering naar voren zijn gekomen (RIS324292). Mondelinge technische toelichting: de Rekeningencommissie ontvangt bij de volgende rapportage graag een technische ambtelijke toelichting van de projectverantwoordelijke.

E. Najaarsnota 2025 Het college heeft dit jaar voor het eerst een najaarsnota naar de raad gestuurd (RIS323974). Voorheen werd in de tweede helft van het jaar de achtmaandsrapportage uitgebracht. Daarnaast is vorig jaar, aanvullend op de achtmaandsrapportage, een slotwijziging opgesteld om de begroting aan te passen en daarmee onrechtmatigheden bij de programmarekening te voorkomen. In de najaarsnota worden deze twee producten samengebracht. De nadruk ligt op technische begrotingswijzigingen ten behoeve van de begrotingsrechtmatigheid. De najaarsnota wordt daarmee niet primair als sturingsinstrument ingezet. In de najaarsnota laat het college weten dat de rechtmatigheid van Europese aanbestedingen nog steeds een punt van aandacht is. De najaarsnota is hedenmiddag reeds in de commissie Bestuur behandeld. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Samenhang tussen voorjaarsnota en najaarsnota: de Rekeningencommissie vraagt aandacht voor de samenhang tussen voorjaarsnota en najaarsnota en de sturing die naar aanleiding daarvan plaatsvindt. Financiële knelpunten die bij de voorjaarsnota worden geïdentificeerd zouden bij de bijstelling van de begroting in de tweede helft van het jaar moeten worden opgelost.

Deze begrotingswijzigingen beïnvloeden vervolgens de prognose in de najaarsnota. De Rekeningencommissie vindt het belangrijk dat de planning & controlcyclus eraan bijdraagt dat ramingen zo realistisch mogelijk zijn. Om hier meer grip op te krijgen is het college vorig jaar gevraagd een analyse te maken van significante afwijkingen van de begroting. De Pagina 4 van 12

Verslag vergadering 10 december 2025

▪

▪

Rekeningencommissie

commissie vraagt het college deze analyse opnieuw uit te voeren om te zien of hierin patronen te herkennen zijn, bijvoorbeeld met betrekking tot onderbestedingen. Het college wordt gevraagd daarbij ook te kijken naar de mogelijke inzet van de voorjaarsnota en najaarsnota als sturingsinstrumenten. Verbetering begrotingsrechtmatigheid: bij de accountantscontrole van de jaarrekening 2024 kwam een substantiële begrotingsonrechtmatigheid bij het programma Buitenruimte naar voren. Om dergelijke verrassingen zoveel mogelijk te voorkómen heeft de Rekeningencommissie aanbevolen om gedurende het jaar alert te zijn op begrotingsonrechtmatigheden. Het college wordt gevraagd het tussentijds monitoren van de begrotingsuitputting op basis van actuele cijfers verder te verbeteren. Rechtmatigheid aanbestedingen: de Rekeningencommissie is blij met de aandacht van het college voor de rechtmatigheid van aanbestedingen. Ook de transparantie over de meerjarige doorwerking van ontoereikende contractwaardes in raamcontracten wordt gewaardeerd.

F. GAD-onderzoek beheersing Grote Projecten Op 12 juli 2022 heeft de Rekeningencommissie de wethouder Stadsontwikkeling gevraagd te inventariseren in hoeverre bij fysieke projecten gedurende de afgelopen jaren sprake was van begrotingsoverschrijdingen (RIS312864). Vervolgens zijn op 4 juli 2023 de resultaten, conclusies en aanbevelingen uit dit onderzoek ontvangen (RIS316009). Hieruit bleek dat zich bij de meeste grote projecten geen structurele overschrijdingen ten opzichte van de opeenvolgende begrotingen voordoen. Wel waren projecten door begrotingswijzigingen niet zelden duurder geworden dan aanvankelijk de bedoeling was. Dit riep bij de Rekeningencommissie de vraag op in hoeverre het gemeentebestuur voldoende in control is bij de start van deze projecten. De Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie daarop gevraagd om voor deze projecten te onderzoeken wat de aard is van de begrotingswijzigingen en de oorzaken ervan te duiden (bijvoorbeeld vertragingen door externe factoren of extra wensen vanuit de raad). Voorts heeft de commissie gevraagd te beoordelen in hoeverre de toenames in bestedingen niet al in de initiële ramingen – al dan niet als risico’s – ingecalculeerd hadden moeten zijn en of de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening toereikend is, zowel bij de voorbereidingen van een project als gedurende de looptijd ervan.

De Rekeningencommissie heeft op 31 januari 2024 ingestemd met het onderzoeksvoorstel (GAD/2024.06). De eerste deelrapportage van de Accountantsorganisatie (RIS320218) is op 16 oktober 2024 in de Rekeningencommissie behandeld (RIS320444). Vervolgens is in de vergadering van 25 juni 2025 (RIS322683) het voorstel voor een vervolgonderzoek geagendeerd (GAD/2025.42). De Rekeningencommissie heeft daarbij aangegeven in ieder geval de overkluizing van de Utrechtse baan in het vervolgonderzoek te willen betrekken en de Accountantsorganisatie gevraagd daarbij gebruik te maken van het onderzoek dat hiertoe al door externe bureaus is gedaan. Als tweede prioriteit is de Middenboulevard benoemd, mede omdat stikstofproblematiek voortaan ook als risico in de GRIPrapportages wordt opgenomen. De Rekeningencommissie heeft de afweging welke overige onderwerpen ook in het vervolgonderzoek kunnen worden betrokken aan de Accountantsorganisatie gelaten. De Rekeningencommissie heeft ingestemd met de in het voorstel geformuleerde onderzoeksvragen. Het doel van het eerste deelonderzoek was inzicht te geven in de spelregels en de oorzaak van de begrotingswijzigingen. Daarnaast is destijds gekeken naar de verbetermaatregelen voor projectbeheersing en de voortgang van de implementatie van die verbetermaatregelen.

Het eerste deelonderzoek liet zien dat de oorzaken van de begrotingswijzigingen voornamelijk uitbreiding van het werk, vertraging en onvoorziene omstandigheden waren. Vrijwel alle verbetermaatregelen waren al tijdens het eerste onderzoek geïmplementeerd. Pagina 5 van 12

Verslag vergadering 10 december 2025

Rekeningencommissie

Van de Accountantsorganisatie is de rapportage over het tweede deel van het onderzoek ontvangen (RIS323701). Dit wordt toegelicht door Mustafa Perkgöz, DT-lid van de Accountantsorganisatie. De tijdens de vergadering getoonde tekst en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. Dit vervolgonderzoek bestaat uit twee onderdelen waarbij twee vragen zijn beantwoord. De eerste is de voorzienbaarheid van de begrotingswijzigingen en de tweede is de effectiviteit van de getroffen verbetermaatregelen. Het eerste onderdeel – de voorzienbaarheid – richt zich op de oorzaken vertraging en uitbreiding van het werk. Bij andere oorzaken was al duidelijk dat deze wijzigingen niet te voorzien waren. Voor de eerste onderzoeksvraag zijn vijf projecten geselecteerd waar de begrotingswijzigingen werden toegeschreven aan vertraging of uitbreiding van het werk en die op dat moment nog in uitvoering waren. Uit dit onderzoek blijkt dat er geen aanwijzingen zijn dat de oorzaken van de begrotingswijzigingen te voorzien waren. Bovendien is het lastig om de kans en impact van begrotingswijziging nauwkeurig in te schatten. Daarentegen zijn de doorlooptijden van juridische procedures of andersoortige procedures over het algemeen wel te voorzien en deze zouden daarom onderdeel moeten zijn van een risicoanalyse.

Het onderzoek naar voorzienbaarheid van begrotingswijzigingen leidt tot drie aanbevelingen aan het college om de kans op begrotingswijzigingen te verkleinen. - Betrek vanaf het begin alle relevante expertise. Bij sommige projecten werden financiële gevolgen van wijzigingen en nieuwe regels pas in de definitieve fase duidelijk. Door experts en andere collega's van de gemeente eerder te betrekken, voorkom je verrassingen in een later stadium. - Neem juridische procedures of andersoortige procedures direct mee in de risicoanalyse. Schat vanaf de start hoe groot de kans is op bezwaarprocedures en wat dat betekent voor de planning en het budget. - Leg afspraken uit participatietrajecten formeel vast. Zorg dat de financiële afspraken met betrokkenen goed zijn vastgelegd. Wanneer dat niet gebeurt, kunnen onverwachte budgetproblemen ontstaan, zoals bij het project Frederik Hendriklaan. Voor het onderzoek naar de effectiviteit van geïmplementeerde verbetermaatregelen zijn vijf andere projecten geselecteerd. De desbetreffende verbetermaatregelen betroffen zowel projectoverstijgende als projectspecifieke maatregelen. Voor deze verbetermaatregelen bleek niet concreet te zijn uitgewerkt wanneer een maatregel effectief is. De verbetermaatregelen hebben betrekking op verschillende fases van een project.

Risicomanagement speelt vooral een rol bij de voorbereiding en tijdens de uitvoering, terwijl de leidraad voor kostenraming belangrijk is bij het opstellen van het voorlopig ontwerp. De effectiviteit van deze maatregelen kan pas worden gemeten na afronding van het project. Een verdere verankering van de verbetermaatregelen is nodig om de effectiviteit te vergroten en een structurele borging te realiseren. Omdat alle verbetermaatregelen pas in 2024 volledig zijn geïmplementeerd, is het nu nog niet mogelijk aan te geven in welke mate ze daadwerkelijk bijdragen aan betere projectbeheersing. Of de maatregelen effectief zijn kan pas worden geëvalueerd na afloop van een volledige projectperiode. De Accountantsorganisatie adviseert om later te laten beoordelen in hoeverre de volledig en doorlopend toegepaste maatregelen hebben bijgedragen aan een betere projectbeheersing.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Effectiviteit verbetermaatregelen: voor dit onderzoek is afzonderlijk naar de verbetermaatregelen gekeken en is onderzocht in hoeverre die maatregelen bij de geselecteerde projecten zijn geïmplementeerd. De uitkomst is dat de verbetermaatregelen bij veel projecten Pagina 6 van 12

Verslag vergadering 10 december 2025

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

worden toegepast. In enkele gevallen zijn de maatregelen nog niet voldoende geadopteerd binnen de organisatie. De Rekeningencommissie vraagt de Accountantsorganisatie om in 2026 te onderzoeken of de verbetermaatregelen effectief waren en daarbij op projectniveau te kijken naar de projectbeheersing, waarbij de verbetermaatregelen in samenhang met elkaar worden bezien. De Rekeningencommissie markeert het onderzoek naar grote projecten als één van de over te dragen onderwerpen voor de nieuwe Rekeningencommissie. Toegankelijke informatievoorziening: over projecten die voldoen aan door de raad vastgestelde selectiecriteria wordt de raad twee keer per jaar geïnformeerd via de GRIPrapportages. De Accountantsorganisatie wordt gevraagd te onderzoeken of er mogelijkheden zijn voor de verbetering van de informatiepositie van de raad ten aanzien van grote projecten die niet aan de GRIP-criteria voldoen, bijvoorbeeld door te kijken hoe andere gemeenten hiermee omgaan. De Rekeningencommissie vraagt daarin zo mogelijk een groot project te betrekken dat niet in de GRIP zit en waar stikstof een rol speelt. Begrotingsbeheersing Grotiusplaats: omdat het aanbestedingstraject voor de Grotiusplaats nog niet is afgerond, kan nog geen uitspraak worden gedaan over eventuele budgetoverschrijdingen.

Aanbevelingen: de Rekeningencommissie besluit de aanbevelingen uit de rapportage onder de aandacht te brengen van het college en de commissie Ruimte (RC/2025.64 en RC/2025.65).

G. Board letter 2025 Van de gemeenteaccountant is de board letter 2025 (RIS323713) ontvangen. Het college heeft zijn reactie hierop naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS323995). De board letter wordt toegelicht door Angie Fernando, audit manager bij de Accountantsorganisatie. De tijdens de presentatie getoonde tekst en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De board letter bevat de belangrijkste bevindingen uit de tussentijdse controle en geeft een beeld van de kwaliteit van de interne beheersing. Het doel van deze rapportage is het tijdig inzicht geven in risico's, verbeterpunten en ontwikkelingen die van invloed zijn op de jaarrekeningcontrole. Het is voor zowel college als raad een sturingsinstrument. Het laat zien waar de organisatie sterker wordt, maar ook waar kwetsbaarheden blijven bestaan. De tussentijdse controle richt zich op processen, terwijl de jaarrekeningcontrole zich richt op de cijfers. Samen geeft dit een volledig beeld van de financiële beheersing. Het college heeft de afgelopen vier jaar vooruitgang geboekt in de interne beheersing. De spelregels zijn aangescherpt met de contourenbrief en de nieuwe financiële verordening 2025. Deze kaders geven de organisatie meer richting en grip op de financiën. Bij 6 van de 15 onderzochte processen zijn verbeteringen zichtbaar, zoals bij subsidies en betalingen. Ook bij IT is vooruitgang waarneembaar.

Dit jaar zijn acht financiële applicaties beoordeeld die relevant zijn voor de jaarrekeningcontrole. Eerder gerapporteerde bevindingen met betrekking tot deze applicaties worden actief opgevolgd. De processen voor autorisatiebeheer, wijzigingsbeheer en leveranciersbeheer zijn versterkt. Daarnaast is een groot deel van de openstaande bevindingen uit voorgaande accountantsrapporten afgewikkeld. Van de 66 bevindingen uit eerdere jaren zijn er 37 opgelost of door het college als aanvaardbaar risico aangemerkt. Dat is een duidelijke verbetering ten opzichte van de voorgaande controlejaren. Maar er ligt ook werk: 29 bevindingen staan nog open. Deze openstaande bevindingen raken verschillende domeinen, zoals bedrijfsvoering, sociaal domein, fysiek domein en ook IT. Het oplossen van deze bevindingen is belangrijk om de financiële processen verder te versterken en de risico's te verkleinen.

Pagina 7 van 12

Verslag vergadering 10 december 2025

Rekeningencommissie

De organisatie boekt dus vooruitgang, maar op een aantal punten zijn nog echt stappen nodig. Vier thema's blijven aandacht vragen. 1. Tussentijds inzicht in de rechtmatigheid: het college legt jaarlijks rechtmatigheidsverantwoording af. Beter tussentijds inzicht gedurende het jaar helpt om sneller bij te sturen en voorkomt verrassingen in de laatste fase. Dit vraagt om consistente monitoring binnen de diensten. 2. Functiescheiding en zichtbare interne controles: in meerdere processen ontbreekt voldoende functiescheiding. Soms worden controles wel uitgevoerd, maar niet adequaat vastgelegd. 3. Aansluiting omgevingsvergunningen: voor omgevingsvergunningen is nog geen automatische aansluiting tussen het landelijke en gemeentelijke systeem gerealiseerd. Vorig jaar heeft dit geleid tot onzekerheid in het oordeel van de accountant. 4. Tijdige verantwoording van Wmo en jeugdzorg: de gecontroleerde productieverantwoordingen voor Wmo en jeugdzorg moeten uiterlijk 1 april beschikbaar zijn. Dat is cruciaal voor de jaarrekeningcontrole. Gezien de ambitie om op 21 april 2026 een jaarrekening met controleverklaring te publiceren is tijdigheid noodzakelijk. Ook bij deze taken was vorig jaar sprake van onzekerheid in het oordeel. In grote lijnen is verbetering zichtbaar in de interne beheersing bij de onderzochte financiële processen.

Tijdens de tussentijdse controle van dit jaar zijn 10 nieuwe bevindingen vastgesteld. Dit zijn vooral risicovolle onderdelen waar verbetering noodzakelijk of gewenst is. Twee bevindingen hebben een hoge prioriteit. Dit betekent dat er direct actie van het college nodig is om het risico te beperken en de bevinding op te lossen. 1. Ontbreken van functiescheiding sociaal domein: bij het verwerken van betaalbestanden bestaat door het ontbreken van functiescheiding het risico dat betaalbestanden of controlegetallen worden aangepast, zonder dat dit direct wordt opgemerkt. 2. Mogelijke onrechtmatigheden bij externe inhuur: binnen raamovereenkomsten wordt niet altijd voldaan aan de aanbestedingsregels. Zo worden contracten voor externe inhuur soms verlengd, terwijl er geen verlengingsopties beschikbaar zijn. Ook is niet altijd duidelijk of de juiste procedure is gevolgd bij minicompetities. Om een controleverklaring op 21 april 2026 af te kunnen geven is het noodzakelijk dat de op te leveren stukken, de rechtmatigheidsverantwoording, de grondexploitaties en ook de gecontroleerde productieverantwoordingen van Wmo en jeugzorg volgens planning ter controle worden aangeleverd. Ook onderbouwingen van complexe posten zoals voorzieningen dienen toereikend te worden aangeleverd. Door de aangepaste materialiteitsgrens van 2% kunnen afwijkingen eerder impact hebben op het oordeel.

Dit geldt vooral voor de onzekerheden: deze kunnen niet worden gecorrigeerd en waren in voorgaande jaren tamelijk omvangrijk.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Zichtbare controles bij toekennen jeugdvoorziening: na toekenning en toetsing op enkele criteria vindt geen zichtbare controle plaats op deze toets. Het college is van mening dat het benoemde risico slechts theoretisch is omdat bij het toekenningsproces meerdere personen of instanties betrokken zijn. Het college accepteert daarmee het risico. Bij de jaarrekeningcontrole vindt additionele gegevensgerichte controle plaats om het daadwerkelijke risico nader te kunnen bepalen. ▪ Vernietigingsproces reisdocumenten: bij de vernietiging van reisdocumenten zijn niet altijd ten minste twee medewerkers aanwezig. Het college laat weten een applicatie te implementeren Pagina 8 van 12

Verslag vergadering 10 december 2025

▪

Rekeningencommissie

die het voorraadbeheer volledig automatiseert. Vernietiging zal echter altijd handmatig plaatsvinden en staat daarom los van het geautomatiseerde systeem voor voorraadbeheer. De Accountsorganisatie beoordeelt de opzet van het systeem als toereikend, maar in de praktijk blijkt vernietiging niet altijd door twee medewerkers te worden uitgevoerd. De Rekeningencommissie vraagt hieraan in het accountantsverslag 2025 specifieke aandacht te besteden. Vroegtijdiger actualisatie van grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten: zie hiervoor agendapunt N (Rondvraag).

H. Verbonden partijen Van het college zijn de jaarstukken 2023 ontvangen van stichting HEID en de voortgangsrapportage over 2024 (RIS323388 & RIS323389 GEHEIM). Voorts is van het college de jaarrapportage over verbonden partijen (RIS323768) ontvangen. De jaarrapportage is door de commissie Bestuur geagendeerd voor haar vergadering van 19 februari 2025. Eerder heeft het college een brief (RIS322993) aan de commissie Bestuur gestuurd waarin is toegelicht dat het niet lukt om de jaarrapportage eerder naar de raad te sturen. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Leesbaarheid jaarrapportage: de Rekeningencommissie complimenteert het college en ambtelijk apparaat met de goede leesbaarheid van de jaarrapportage. ▪ Behandeling jaarrapportage door de raad: de Rekeningencommissie raadt de commissie Bestuur aan behandeling van de jaarrapportage ruim van tevoren in te plannen voor de maand december, zodat deze binnen korte termijn na verschijning behandeld kan worden. ▪ Informatiebeheer bij verbonden partijen: de gemeentearchivaris heeft in zijn toezichtverslag (RIS324056) opgemerkt dat onduidelijk is hoe het beheer van de informatie bij verbonden partijen is geregeld. Het is bovendien onduidelijk welke afspraken zijn gemaakt betreffende het toezicht op de informatiehuishouding en het beheer dan wel de vernietiging van informatie.

De Rekeningencommissie wil het college per brief vragen om in de volgende jaarrapportage per verbonden partij kort aan te geven of toereikende afspraken zijn gemaakt over het toezicht op de informatiehuishouding (RIS324292). ▪ Openbaarheid jaarstukken verbonden partijen: ook dit jaar zijn de jaarstukken van enkele verbonden partijen niet openbaar toegankelijk. Door de desbetreffende verbonden partijen wordt verwezen naar de Kamer van Koophandel, maar de hier gedeponeerde stukken zijn alleen tegen betaling te verkrijgen. De Rekeningencommissie vindt het onnodig belemmerend voor de controlerende taak van raadsleden als zij zelf bij de Kamer van Koophandel gedeponeerde jaarstukken moeten kopen. Daarom wil de commissie het college per brief vragen om jaarstukken die niet zijn gepubliceerd op te vragen bij de desbetreffende verbonden partij en aan de raad te verstrekken. Nog belangrijker vindt de commissie het dat het college met deze verbonden partijen overeenkomt dat de jaarstukken door de organisatie zelf worden gepubliceerd (RIS324292).

I.

GRIP-rapportage 2025 Q2

Van het college is op 2 december 2025 de GRIP-rapportage over het tweede kwartaal van 2025 ontvangen (RIS323942, met geheime bijlage RIS323950). De Rekeningencommissie betreurt dat deze voortgangsrapportage zo laat is ontvangen, omdat het primaire doel van de herziening van het instrument ‘GRIP-rapportages’ was de rapportages zo actueel mogelijk te maken. De vertraagde ontvangst van de rapportage heeft de commissie Ruimte doen besluiten de voortgangsrapportage niet meer te agenderen. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren.

Pagina 9 van 12

Verslag vergadering 10 december 2025

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

Inzichtelijkheid rapportage: de Rekeningencommissie bevestigt de eerdere constatering dat het thans ontwikkelde format een voor de raad inzichtelijke rapportage biedt, in het bijzonder voor wat betreft de informatie over de geboekte voortgang ten opzichte van de eraan voorafgaande rapportage. Late ontvangst rapportage: om te voorkómen dat de raad voor voldongen feiten wordt gesteld, is het essentieel dat de GRIP-rapportages zo actueel mogelijk zijn. In 2024 is daarom door de Rekeningencommissie benadrukt dat vertraagde ontvangst van deze voortgangsrapportages met zich meebrengt dat de meerwaarde ervan afneemt (RIS319009, par. 4.8). Het college heeft toegezegd voor actuele rapportages te zorgen (RIS319009, par. 3.2.3). De Rekeningencommissie wil het college per brief vragen waarom de rapportage dit keer zo laat naar de raad is gestuurd (RIS324292). Tijdige agendering GRIP-rapportage door de raad: de Rekeningencommissie herhaalt haar advies aan commissie Ruimte om behandeling van de GRIP-rapportage reeds vooraf op te nemen in de eigen termijnplanning, zodat deze binnen korte termijn na verschijning behandeld kan worden.

J. Verordening Financieel beheer & beleid en Kadernota Investeren Van het college is op 4 december 2025 het voorstel van het college inzake vaststelling van de Verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2026 (RIS323961) met begeleidende brief (RIS323962) ontvangen, gezamenlijk met de nieuwe Kadernota Investeren (RIS323964). De commissie Bestuur heeft hedenmiddag de behandeling van de verordening aangehouden om eventueel advies van de Rekeningencommissie in haar overwegingen te kunnen betrekken. In artikel 5:15, derde lid stelt het college voor de verantwoordingsgrens voor rechtmatigheid aan te passen van 1% naar 2% en tegelijkertijd het percentage voor de rapporteringsgrens te verlagen van 3% naar 1,5% van de verantwoordingsgrens, waarmee de rapporteringsgrens in absolute zin ongeveer gelijk blijft (zie ook een eerdere notitie over deze toleranties: RC/2025.57). Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Leesbaarheid Kadernota Investeren: de Rekeningencommissie complimenteert het college en ambtelijk apparaat met de uitstekende leesbaarheid van de nieuwe Kadernota Investeren (RIS323964). ▪ Ingangsdatum nieuwe verordening: de te wijzigen toleranties in artikel 5:15, derde lid hebben reeds betrekking op de controle van de jaarrekening 2025 en moeten derhalve met terugwerkende kracht per 2025 van toepassing zijn.

De nieuwe verordening gaat echter pas per 1 januari 2026 in. De Rekeningencommissie wil nader worden geïnformeerd over de rechtmatigheid van de verordening met betrekking tot de inwerkingtreding van de gewijzigde toleranties. Noot van het secretariaat: navraag bij het college en nader ingewonnen ambtelijk juridisch advies heeft niet geleid tot aanpassing in de verordening van de ingangsdatum, dan wel nadere specificering van de inwerkingtreding van de gewijzigde toleranties.

K. Jaarplan GAD Het jaarplan van de Accountantsorganisatie (GAD/2025.98) wordt door de Rekeningencommissie voor kennisgeving aangenomen. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Toezicht accountant door rekenkamer: op 24 maart 2023 is door de lokale Rekenkamer een brief aan de raad gestuurd waarin zij aangeven niet meer belast te willen worden met het wettelijk Pagina 10 van 12

Verslag vergadering 10 december 2025

Rekeningencommissie

toezicht op de accountantsdiensten (RIS314947). De gemeentelijke accountantsorganisaties GAD en ACAM hebben hierop een reactie gegeven (ACAM-23-00349). De Rekeningencommissie heeft op 2 november 2023 besloten nadere berichtgeving af te wachten over de uitkomsten van lopende ambtelijke besprekingen met de ministeries van Financiën en BZK (RIS317237). Op 25 maart 2025 heeft de Rekenkamer de raad geïnformeerd over de verzending van haar brief over het onderbrengen van het toezicht op gemeentelijke accountantsdiensten bij de AFM (RIS321733). Mede vanwege de doelstelling van de Accountantsorganisatie om de opdrachtenportefeuille uit te breiden wil de Rekeningencommissie de voorzitter van de Rekenkamer uitnodigen de voortgang van zijn lobby bij het rijk mondeling toe te lichten.

L. Stand van zaken toezeggingen De toezeggingen die door het college zijn gedaan tijdens en naar aanleiding van het onderzoek naar de jaarrekening 2024 (RIS322684) zijn verwerkt in een toezeggingenregister (RIS323183, respectievelijk RC/2025.53). Aanvullende toezeggingen die in de schriftelijke collegereactie (RIS322763) op het rapport van de Rekeningencommissie zijn gedaan zijn toegevoegd in een gele tabel. Voorts is de collegereactie op vragen over onderzoekstermijnen (RIS323733) in het register verwerkt. Dit register is per 3 december 2025 geactualiseerd (RC/2025.60). De Rekeningencommissie heeft geen vragen naar aanleiding van de huidige stand van zaken. Noot van het secretariaat: na peildatum is op 4 december 2025 de nieuwe verordening Financieel beheer & beleid ontvangen, waarin nu wel is opgenomen dat bij indicatoren afwijkingen van meer dan 10% worden toegelicht (vraag 11 in het toezeggingenregister).

M. Termijnplanning De termijnplanning (RC/2025.59) wordt ongewijzigd vastgesteld.

N. Rondvraag en sluiting Vroegtijdiger actualisatie van grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten: in 2023 is voor het onderzoek van de voorbereidingscommissie raadsonderzoek Dreven, Gaarden & Zichten (RIS313614) de desbetreffende grondexploitatie al lopende het kalenderjaar geactualiseerd, waardoor ook de accountantscontrole hierop al voor het einde van het jaar kon plaatsvinden. Om de jaarrekeningcontrole te stroomlijnen heeft de Rekeningencommissie het college tijdens het onderzoek naar de jaarrekening 2023 gevraagd voortaan daar waar mogelijk de accountant in de gelegenheid te stellen grondexploitaties al gedurende het lopende jaar te controleren, door omvangrijke grondexploitaties vóór het einde van het kalenderjaar te actualiseren. Tijdens een eerdere jaarrekeningcontrole was namelijk gebleken dat correcties in grondexploitaties moesten worden doorgevoerd, wat een behoorlijke extra druk op het verantwoordings- en controleproces betekende. Het college heeft positief gereageerd op het verzoek van de Rekeningencommissie om grondexploitaties eerder te actualiseren (RIS319009, par. 4.5, resp. RIS319370, pag 7). Omdat desondanks in 2024 geen eerdere actualisatie van grondexploitaties had plaatsgevonden, heeft de Rekeningencommissie haar verzoek bij het onderzoek naar de jaarrekening 2024 herhaald (RIS322684, par. 4.2).

Vroegtijdiger actualisatie van de grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten was dit jaar eveneens gewenst vanwege het onderzoek dat de raadsrapporteurs naar deze grondexploitatie wilden uitvoeren. Daarom heeft de Rekeningencommissie het college gevraagd te bevestigen dat deze actualisatie tijdig beschikbaar zou zijn. Het college heeft in zijn brief van 2 december 2025 (RIS324006) laten weten dat Pagina 11 van 12

Verslag vergadering 10 december 2025

Rekeningencommissie

deze actualisatie pas na jaareinde zal worden opgepakt. Naar verwachting betekent dit dat de cijfers pas na het einde van deze raadsperiode beschikbaar zullen zijn, namelijk bij publicatie van de jaarrekening 2025 op 21 april 2026. De Rekeningencommissie besluit de raadsrapporteurs hierover per brief te informeren (RIS324291). De voorzitter sluit de vergadering om 21:35 uur.

Pagina 12 van 12