RIS324108 Afdoening motie Maak retourservice onduidelijke gemeentelijke brieven breder bekend

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de gemeenteraad

DBV/11003770 RIS324108 Contactpersoon

Team direct duidelijk Dienst

Dienst Bedrijfsvoering Afdeling

Communicatie en Citybranding E-mailadres

directduidelijk@denhaag.nl Datum

Telefoonnummer

27 januari 2026

14070

Onderwerp

Afdoening motie: ‘Maak retourservice onduidelijke gemeentelijke brieven breder bekend’

Uw raad heeft, tijdens de bespreking van de beantwoording schriftelijke vragen inzake ‘Retourservice voor bewoners bij onduidelijke gemeentelijke brieven’ (RIS321174) op 4 december, de door het raadslid mevrouw Van Doorn ingediende motie: ‘Maak retourservice onduidelijke gemeentelijke brieven breder bekend’ (RIS324108) aangenomen. Hierbij informeert het college de raad over de afdoening van de motie. De motie luidt als volgt: Constaterende dat: de bestaande retourservice voor onduidelijke brieven via directduidelijk@denhaag.nl weinig wordt gebruikt; de gemeente veel aandacht besteedt aan duidelijke communicatie met de inwoners via het programma Direct Duidelijk; de maatschappelijke ongeletterdheid onder de Haagse bevolking hoger ligt dan het landelijke gemiddelde. Overwegende dat: het niet met zekerheid is vast te stellen of de retourservice weinig wordt gebruikt omdat de gemeentelijke brieven altijd duidelijk zijn geschreven, of omdat inwoners onbekend zijn met deze service; het om die reden geen kwaad kan om uit te sluiten dat deze service niet wordt gebruikt door de onbekendheid ervan. Verzoekt het college: de bestaande retourfunctie directduidelijk@denhaag.nl waar mogelijk standaard op elke gemeentelijke brief te vermelden; middels een publiekscampagne de bekendheid bij bewoners voor de bestaande retourfunctie te vergroten.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

T 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/11003770

Het college doet de motie op de volgende manier af: Het college deelt de ambitie rondom heldere communicatie volledig. Duidelijke taal maakt het contact tussen gemeente en inwoners beter en eerlijker. Wat gaan we doen? • Retourservice zichtbaar maken Vanaf het begin van het tweede kwartaal 2026 staat de retourmogelijkheid standaard op alle nieuwe bewonersbrieven. Totdat het retouradres standaard in alle gemeentelijke formats is opgenomen, nemen we bij alle nieuwe bewonersbrieven vanaf februari 2026 een extra alinea op over de retourservice. Zo weten inwoners direct dat zij een onduidelijke brief kunnen terugsturen naar directduidelijk@denhaag.nl. Dit zorgt ervoor dat we de motie snel en praktisch uitvoeren, terwijl we werken aan de structurele oplossing. • Campagne voor bekendheid We starten de volgende communicatie-acties: Er komen artikelen en/of posts in de Stadskrant, digitale muurkrant en op sociale media met voorbeelden van hoe inwoners de service kunnen gebruiken. Ook besteden we voor de interne communicatie aandacht aan de retourservice op Werknet en Nieuwbrieven. Daarnaast benutten we bestaande momenten zoals de Haagse Taalstrijd en de lancering van de nieuwe schrijfwijzer (ambtelijke vaststelling eind Q1 2026). Die schrijfwijzer is uniek: Den Haag is de eerste gemeente die werkt volgens de ISO-standaard voor heldere communicatie.

Dat is een mooi moment om ook de retourservice extra onder de aandacht te brengen. Aanvullende campagnemomenten (gekoppeld aan Jaarplan 2026 Direct Duidelijk Den Haag) • Week van Direct Duidelijk in derde kwartaal: Tijdens deze week hebben we extra interne en externe aandacht voor direct duidelijke taal. We besteden dan ook aandacht aan de retourservice. • Ambassadeursprogramma: we gaan communicatieadviseurs en ambassadeurs de retourservice actief laten promoten in hun in- en externe netwerken en teams. • Samenwerking met bibliotheken en wijkcentra: we zorgen dat de retourservice bij de medewerkers op die plekken ook bekend is en actief wordt gecommuniceerd naar inwoners. Ook online zichtbaar We blijven naar de retourservice verwijzen op de gemeentelijke website via (een nieuwsbericht op de homepage en via) www.denhaag.nl/directduidelijk. Zo kunnen inwoners altijd eenvoudig vinden waar ze terechtkunnen. Tot slot Mocht u deze afdoening niet duidelijk vinden, laat het ons weten via directduidelijk@denhaag.nl. Het college beschouwt de motie hiermee als afgedaan. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

2/2