RIS324059 Bestuurlijke reactie op het HGA toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2024

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

DBV/10938518 RIS324059 Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

Contactpersoon

Wijnand van Drooge Dienst

Dienst Bedrijfsvoering Afdeling

CIO Office Datum

Telefoonnummer

9 december 2025

14070 E-mailadres

cio-staf@denhaag.nl

Onderwerp

Reactie – Toezichtverslag informatie- en archiefbeheer 2024

Geachte voorzitter, Met deze brief informeer ik uw raad over de ondernomen acties, naar aanleiding van het toezichtverslag over 2024 van het Haags Gemeentearchief (HGA). Het rapport van de HGA wordt u gelijktijdig met deze bestuurlijke reactie toegezonden (RIS324056). Het college bedankt het HGA voor het grondige toezichtverslag over 2024. We spreken onze waardering uit voor de toetsing op basis van KPI-en1 met betrekking tot informatie- en archiefbeheer binnen onze gemeentelijke organisatie en gelieerde gemeenschappelijke regelingen. Het uitgangspunt is samen te zorgen voor een goede, geordende en toegankelijke staat van informatie waarmee we voldoen aan de wettelijke kaders, c.q. Archiefwet 1995 en Archiefverordening Den Haag 2018. Het toezichtverslag is in april 2025 gedeeld. Direct na oplevering van het verslag is overleg gevoerd met het HGA om de bevindingen te duiden en prioriteiten vast te stellen. De doorlooptijd tot deze bestuurlijke reactie hangt samen met het integraal betrekken van het toezichtverslag bij het opstellen van het ambtelijk verbeterplan ‘Informatiehuishouding op orde’. Daarbij is afstemming gezocht met het HGA en rekening gehouden met de structurele financiering, zoals vastgelegd in de programmabegroting 2026-2029 (RIS323103).

Wij constateren dat onze inspanningen, zoals het opgesteld ambtelijk verbeterplan gepaard aan concrete verbeterstappen, worden erkend. Tegelijkertijd nemen wij de geformuleerde adviezen en zorgen serieus. Het verslag geeft aan dat de gemeente op onderdelen van het informatie- en archiefbeheer niet ‘in control’ is, in het bijzonder digitale informatiehuishouding. Deze reactie geeft inzicht in de ondernomen acties en de reeds geboekte resultaten en de ingezette koers op het toezichtverslag en het toekomstperspectief om weer in control te zijn. U vindt bijbehorend twee bijlagen die ingaan op inhoudelijke KPI-en en het drielijnenmodel voor de informatiebeheerfunctie.

1

KPI staat voor Kritische Prestatie Indicator en wordt toegepast binnen het VNG-raamwerk voor toezicht op informatie- en archiefbeheer.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10938518

Ondernomen acties sinds oplevering van het verslag De volgende acties zijn in gang gezet sinds kennisneming van het toezichtverslag over 2024 in april 2025. Overleg met het HGA Na oplevering van het toezichtverslag is met regelmaat overleg gevoerd om de bevindingen te duiden en prioriteiten vast te stellen. Ambtelijk verbeterplan is geformaliseerd en vastgesteld Het plan ‘Informatiehuishouding op orde’ is integraal opgenomen in het programma Haags Digitaal werken met gelieerde programmaplannen. De structurele financiering is gerealiseerd met de vastgestelde programmabegroting 2026-2029. Inmiddels behaalde deelresultaten Er is sinds de oplevering van het toezichtverslag op meerdere vlakken voortgang geboekt. Er is een gemeentebrede inventarisatie afgerond: daarbij kwam circa 3,4 km analoge documenten in beeld, waarvan inmiddels meer dan 50% 1,7 km fysieke archiefachterstand is verwerkt; Overdracht van archieven OCW en BSD is gestart; De overdracht naar het HGA is gestart; Eenvoudige poststromen zijn gedigitaliseerd; Informatiebeheerprocessen verwerkt in Engage Process volgens het principe archiveren by design; Voor bewustwording en vakmanschap is een transitiemanager actief en worden vanaf 2026 twee Digicoaches ingezet. Werving van gespecialiseerd personeel loopt. Momenteel heeft de gemeente te maken met een versnipperd informatiebeheer.

Die versnippering leidt tot onduidelijkheid in verantwoordelijkheden tussen diensten en organisaties. We hebben meer zicht op de rol- en taakverdeling en zien toenadering tot samenwerking om deze opgave het hoofd te bieden. Een formalisatie hiervan uit zich in een implementatie van het drielijnenmodel voor de informatiebeheerketen, zoals geïllustreerd in bijlage B. Opvolging van belangrijke geselecteerde inhoudelijke verbeterpunten: • Vernietiging archiefachterstanden: Actieplan voor vernietiging van analoge en digitale informatie is in uitvoering. • Overzicht informatielandschap: Actualisatie Informatieplattegrond (IP) vindt nu plaats; onderzoek adoptiegraad in Q4 2025. • Bewustwording en kennis: Leerlijnen via ’t Leerhuis Rijk zijn beschikbaar sinds november 2025; adoptieproject Digitaal Samenwerken gestart. • Kwaliteitssysteem: Er wordt een kwaliteitsmonitoringsysteem ontwikkeld inclusief periodieke volwassenheidsmetingen. • Beheer en doorontwikkeling e-depot: Met een tandem van kwartiermaker en adviseurs wordt het e-depot ontwikkeld en benut. Met deze aanpak werken we toe naar een structureel verbeterde informatiehuishouding en een organisatie die aantoonbaar in control is. Structurele middelen en formatie-uitbreiding zijn opgenomen in de begroting 2026–2029 om versnelling en kwaliteitsborging te realiseren.

2/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10938518

Voortgang deelopgave informatiebeheer binnen majeure projecten In het kader van het programma Bestuurlijke Besluitvorming (RIS318902) zijn in 2024 concrete stappen gezet om de informatiehuishouding rondom besluitvorming te verbeteren (RIS321772). Op basis hiervan zijn werkafspraken en een gestandaardiseerde werkwijze ontwikkeld, gericht op het versterken van transparantie en navolgbaarheid. De rol van informatiebeheer binnen projecten is explicieter belegd en er is geïnvesteerd in vakmanschap en bewustwording. Deze aanpak draagt bij aan een meer uniforme en juridisch houdbare inrichting van besluitvormingsprocessen en wordt in 2025 verder uitgerold. Toekomstperspectief Nadat de afgelopen jaren is gewerkt met tijdelijke middelen, projectmatige inzet en versnipperde verbeterinitiatieven kan nu gewerkt worden aan een structurele aanpak. Ook al zijn er in het verleden stappen gezet, met de gestructureerde aanpak verwachten wij blijvend invulling te kunnen geven aan de aanbevelingen en bevindingen van het HGA. Samenvattend zet het college in op:

• • • •

Structurele borging van governance via het drielijnenmodel (Three Lines Model) en het integreren van het SIO met het GMT; Permanente versterking van uitvoeringskracht door blijvende investering in programmavoering en verhoging van het aantal formatieplaatsen met 4 FTE vanaf 2026; Verankering van kwaliteitszorg via een volwassenheidsmodel en periodieke metingen; Langetermijnplanning met een structurele aanpak en realistische tijdshorizon richting 2035, passend bij de omvang van de opgave.

Met een meerjarige horizon tot 2035, met jaarlijkse evaluaties en bijsturing via het SIO schetsen we een realistische ambitie om aantoonbaar in control te zijn op digitale informatie en meer compliant te zijn op de Archiefwet, Woo en AVG. Met vriendelijke groet, de wethouder van Onderwijs, Jeugd, Sport en Dienstverlening Hilbert Bredemeijer

3/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10938518

Bijlage A: KPI-en De inhoudelijke KPI-en uit het verslagjaar 2024 zijn uitgewerkt, met inbegrip van verbeterpunten uit eerdere verslagjaren omdat deze benoemd zijn in het huidige verslag.

KPIverslag

Verbeterpunt

Toelichting o.b.v. toezichtverslag HGA

2021

Bewustwording beheren informatie.

Het tempo en de reikwijdte van Zie uitwerking in deze de bewustwording is te commissiebief. beperkt. Er moet extra inzet komen om informatiebeheerkennis integraal te verankeren.

2021

Het ontbreekt aan overzicht en inzicht van het gemeentelijk informatielandschap.

2021

2021

2021

2022

2022

Genomen of geplande verbeteractiviteiten

Het volledig Het informatielandschap informatielandschap wordt in wordt verder in kaart kaart gebracht en is van belang gebracht, en als onderdeel om ‘in control’ te blijven over van het verbeterplan wordt de informatiehuishouding. een formatieplek voor een informatiearchitect gecreëerd. Eigenaarschap en De Informatieplattegrond is Dit vraagstuk wordt organisatorische borging van nog niet vastgesteld als ambtelijk bezien en er staat de Informatieplattegrond gemeentelijk een onderzoek gepland naar ontbreekt waardoor het niet architectuurproduct. de Informatieplattegrond en duidelijk is hoe de adoptiegraad, zoals vermeld informatieplattegrond up-toin deze commissiebrief. date wordt gehouden. Er is een grote achterstand in Een grote achterstand in te Zie uitwerking in deze het selecteren van analoge en verwerken informatie leidt tot commissiebief. digitale informatie. meer risico op het gebied van het wettelijk kader. Deze achterstand dient versneld ingehaald te worden. De uitvoeringsagenda, om de Een volledige Er wordt gewerkt aan een architectuur binnen de uitvoeringsagenda op strategisch kader gemeentelijke architectuurvlak is van belang informatiehuishouding, informatiehuishouding te om te voldoen aan strategische gebaseerd op de vastgestelde realiseren, is nog niet speerpunten voor I-visie 2026-20235. Parallel opgesteld. informatiebeheer.

Zorgvuldig, wordt gewerkt aan een maar met vaart dient hierin te uitvoeringsagenda voor dit worden voorzien. kader en de IB-architectuur wordt herzien. Formaliseren Strategisch Er is een aanzet voor het SIO Zie uitwerking in deze Informatie Overleg (SIO) gedaan in 2024, maar het commissiebrief. overleg instellingsbesluit dient geformaliseerd te worden. Onderzoek nieuw te vormen Digitalisering dient de Processen dienen analoge archieven en de hoofdprioriteit te worden waar ketengericht te worden

4/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10938518

betreffende processen te digitaliseren. 2022

2022

2022

2022

2022

2024

2024

2024

mogelijk. Hier zijn stappen gedigitaliseerd. Er wordt in ingezet, en resultaten zijn het ambtelijk verbeterplan zichtbaar aan het worden. plek op de formatie gemaakt voor een transitiemanager Nogmaals advies voor De nodige prioriteit wordt opstellen uitvoeringsagenda. hieraan toegekend. Zorgvuldig, informatiebeheer. maar met vaart. Vanuit de organisatie is er Om de informatiehuishouding Zie uitwerking in de grote behoefte aan structureel op orde te krijgen, commissiebrief. bewustwording m.b.t. het is awareness en naleving van beheren van informatie. Het belang bij personeel. is onduidelijk welke informatie in welke applicatie moet worden opgeslagen. De informatieplattegrond is Er is veel inspanning geweest Zie uitwerking in deze nog niet in gebruik in gehele in het inrichten en bijwerken commissiebrief. organisatie en het van de informatieplattegrond. eigenaarschap en de Er dient een actueel en organisatorische borging van samenhangend overzicht te het beheer is nog niet zijn, concernbreed. vastgesteld. De achterstand in het De aandacht blijft gevestigd op Zie uitwerking in deze selecteren van analoge en het verwerken van commissiebief. digitale informatie is nog informatieachterstanden. onverminderd urgent. Archiefinspectie adviseert om Het is van belang dat tijdig Zie uitwerking in deze te komen tot een actieplan informatie vernietigd wordt commissiebrief.

voor het vernietigen van waar vereist om te voldoen aan analoge en digitale relevante wetgeving. informatie. Het landelijke GR-register Het een significante opgave om Deze opgave wordt ambtelijk komt thans niet overeen met de afspraken per bezien en waar passend de informatie, welke de samenwerkingsverband goed in geprioriteerd. De uitvoering gemeente kaart te brengen, afspraken te wordt afgestemd op verstrekt op haar eigen herbevestigen en te publiceren. beschikbare capaciteit en website. Zorg voor een andere prioriteiten, eenduidige en juiste waardoor realisatie op publicatie omtrent deze langere termijn kan regelingen. plaatsvinden. Zorg dat de verantwoordelijkheden voor het informatie- en archiefbeheer van de GR-en duidelijk in zicht zijn en beoordeel of nadere acties moeten worden ondernomen. Zorg ervoor dat inzicht wordt verkregen of archiefbeheertaken worden

5/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10938518

2024

2024

2024

2024

2024

2024

2024

uitbesteed zonder betrokkenheid van de keten informatiebeheer. Stel als college de middelen tijdig beschikbaar om de inhaalslag rondom informatiebeheer te faciliteren.

Het is van belang over Zie uitwerking in deze voldoende middelen te commissiebrief. beschikken om informatieachterstanden in te lopen en structureel bewustzijn te creëren. Breng het toezicht op De derde lijn toezichtrol is in Afgelopen jaar is er een informatiebeheer op sterkte. het tweede kwartaal van 2025 archiefinspecteur geworven. volledig bemenst. De De derde lijn is daarmee uitwerking van het three lines voldoende op sterkte. model kan tot inzichten leiden die verdere actie vragen. Stel een roadmap op om De architectuur Er vindt ambtelijke gemeentebreed inzichtelijk te informatiebeheerapplicaties is verkenning plaats naar de maken wanneer applicaties of vastgesteld in 2020, toekomstige inrichting en processen worden aansluitplan is in voorzien toepassing van OpenDMS. In aangesloten op OpenDMS o.b.v. de gegevens uit de die context worden nieuwe met als doel vernietiging en Informatieplattegrond. aansluitingen voorlopig niet overbrenging van informatie opgepakt. te centraliseren. Actualisatie integraal Er wordt met het ambtelijk Er zijn maatregelen getroffen calamiteitenplan voor fysieke verbeterplan gezorgd voor een ter waarborging van en digitale archieven integrale benadering van archieven en de continuïteit fysieke en digitale archieven van onze archieven is een actief gespreksonderwerp.

Zorg dat de Sinds de centralisatie naar het Het nieuwe voorstel rondom verantwoordelijkheden BEC vraagt de governance van informatiebeheer expliciteert binnen de gemeente duidelijk informatiebeheer extra verantwoordelijkheden en zijn met betrekking tot aandacht. taken binnen alle lijnen en informatiebeheer. sluit aan bij het Three Lines Model-gedachtegoed. Betrek de gemeentearchivaris De rol en betrokkenheid van de De Beheerregeling wordt bij migraties en/of gemeentearchivaris bij herzien en opnieuw conversies. migraties en/of conversies vastgesteld. Hierbij wordt wordt in het licht van de aangesloten bij de huidige governance bezien en verantwoordelijkheden zoals waar nodig verduidelijkt. vastgelegd in artikel 32, lid 2 van de Archiefwet. Maak inzichtelijk per dienst Conform artikel 30, lid 1 en 2 Zie uitwerking in deze welke van de Archiefwet is de commissiebrief. informatieachterstanden er Zorgdrager (B&W) zijn en stel een tijdlijn op verantwoordelijk voor het voor de overbrenging van beschikbaar stellen van deze informatie. Breng voldoende mensen en hierbij ook de digitale middelen.

6/7

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10938518

2024

2024

2021

achterstanden in vernietiging in kaart. Zorg voor bemensing van het Binnen het Er is een kwartiermaker ee-depot, zodat deze kwartiermakerschap is depot ingehuurd, bestaande operationeel is. aandacht voor de uit een tandem van een organisatorische impact met operationeel-tactisch en als doel het bepalen van de strategisch adviseur. Dit randvoorwaarden om het etandem werkt nauw samen depot structureel te kunnen met teams binnen de beheren en doorontwikkelen. organisatie. Zorg voor inzicht in de Richtlijnen voor fysieke aanwezigheid, volume en overbrenging zijn niet aard van te bewaren eenduidig en er zijn geen archieven. Zorg voor het technische en semantische inrichten van het e-depot en aansluitvoorwaarden voor het koppeling met het e-depot. De eerste fase van de OpenDMS. inrichting van het e-depot is gestart. De omvang van de opgave wordt verkend, te beginnen bij enkele gemeentelijke systemen die gekoppeld worden aan het edepot. Er is geen digitale Het is van belang dat er vaart bewaarstrategie voor blijvend wordt gemaakt het bieden van te bewaren digitale een passende archiefoplossing. informatie (e-depot).

7/7

Bijlage B: Three Lines Model De IB-keten is uitgewerkt aan de hand van het three lines model. dienst: dienstcode

Figuur 1: Governancemodel informatiehuishouding (o.b.v. Three Lines Model)

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag