RIS324056 Bijlage 20250613 Brief College KPI verslag informatieketen 2024

Retouradres Postbus 12653, 2500 DP Den Haag

Ons kenmerk

DPZ/10911644 IRIS 337652 Contactpersoon

Aan: College van Burgemeester en Wethouders

Rob den Braasem Dienst

Dienst Publiekszaken Afdeling

Haags Gemeentearchief Telefoonnummer E-mailadres Datum

archiefinspectie@denhaag.nl

11 september 2025

Aantal bijlagen

Onderwerp

Verslag gemeentearchivaris 2024

Geachte leden van het college,

U ontvangt hierbij mijn verslag over het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit verslag breng ik als Gemeentearchivaris uit op grond van artikel 3 van de Archief-verordening Den Haag 2018. Deze toezichtstaak is verankerd in artikel 32 van de Archiefwet. Het college kan (mede) op basis van dit verslag besluiten voorzieningen te treffen ter uitoefening van de aan hen opgedragen zorg. Het verslag bestaat uit een toetsing op het door de VNG vastgesteld raamwerk van Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) voor informatie- en archiefbeheer. Deze toetsing is aangevuld met observaties en bevindingen die zijn opgedaan bij de verschillende inspecties die in 2024 hebben plaatsgevonden. Langs deze weg wordt een beeld geschetst van de staat van het informatie- en archiefbeheer van de Gemeente Den Haag vanuit het perspectief van de Archiefinspectie. Na vaststelling dient het college dit verslag voor te leggen aan de raad en Provinciale Staten voor de beoordeling vanuit het oogpunt van Interbestuurlijk Toezicht (IBT). Al langere tijd is de gemeente niet ‘in control’ op het gebied van informatie- en archiefbeheer en wordt door mij bestempeld als ruim onvoldoende.

De gemeente loopt risico op informatieverlies en risico op onvoldoende openbaarheid van informatie door het niet tijdig overbrengen van informatie naar het Haags Gemeentearchief. De toenemende stroom aan digitale informatie vergroot de risico’s gezien deze in aard en vorm divers en versnipperd is. Het wegwerken van de achterstanden in vernietiging en overbrenging en het inrichten van de governance hebben prioriteit. Het verslag is besproken met de Dienst Bedrijfsvoering die vanuit het college de opdracht heeft gekregen een verbeterplan op te stellen om de bevindingen op te lossen. De Dienst Bedrijfsvoering stelt een reactie op waarin ze ingaat op aanpassingen op de inhoud en in de aanpak van het verbeterprogramma.

Haags Gemeentearchief

Spui 68 2511 BT Den Haag

Postbus 12620 Telefoon 14070 2500 DPL Den Haag www.denhaag.nl/haagsgemeentearchief

Bibliotheek Den Haag Ons kenmerk

DPZ/10911644 IRIS 337652

Voor meer informatie of een toelichting op dit bericht staat de Archiefinspectie tot uw beschikking.

Met vriendelijke groet,

T.J. van Slooten Gemeentearchivaris

2/2