RIS323995 Collegereactie op de Boardletter 2025

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Saskia Bruines Wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

BSD/10983237 RIS323995 Contactpersoon

Arno Mingelen Dienst

Bestuursdienst Afdeling

BSD Middelen & Control Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

2 december 2025

arno.mingelen@denhaag.nl

Onderwerp

Collegereactie op de Boardletter 2025

Geachte voorzitter, In de periode van september tot en met november 2025 heeft de Gemeentelijke Accountantsorganisatie de jaarlijkse interim-controle uitgevoerd. De bevindingen worden door de GAD aan u gerapporteerd in de Board Letter 2025. Met deze brief reageren wij op de bevindingen en adviezen die de GAD aan het college heeft gedaan. Hierbij spreekt het college haar dank uit voor de constructieve opstelling en de concrete suggesties van de GAD bij de interim-controle 2025 en bij de totstandkoming van de Board Letter. De bevindingen en aanbevelingen van de accountant zijn onmisbaar voor de continue verbetering van de interne beheersing van de organisatie waar het college aan werkt. Het college onderschrijft het belang van de kwaliteit van interne beheersmaatregelen en van het opvolgen van bevindingen en adviezen van de GAD. We zijn dan ook verheugd met de constatering van de GAD dat veel bevindingen uit de periode 2020-2024 voortvarend zijn opgepakt en inmiddels zijn afgewikkeld. De GAD heeft terecht opgemerkt dat de nog resterende bevindingen uit eerdere controles lastiger zijn op te lossen. Het college blijft werken aan het uitvoeren van de verbetervoorstellen van de GAD, het doorontwikkelen van de interne beheersing en het verbeteren van de financiële sturing.

Het college is zich er ook van bewust dat veranderingen in processen, zoals bij de inkoop van jeugdzorg en het factureren van omgevingsvergunningen, nieuwe risico’s en uitdagingen bij de verantwoording met zich meebrengen. Wij zijn in gesprek met alle betrokken partijen, waaronder de GAD, om gedragen oplossingen te vinden. In het vervolg van deze brief gaat het college in op elk van de afzonderlijke adviezen van de GAD aan het college. Daarnaast gaat het college in op enkele van de bevindingen waarbij het college een reactie op zijn plaats acht.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10983237

Samenvatting en boodschappen Strakke planning jaarcontrole 2025 De programmarekening 2025 en de bijbehorende controleverklaring worden twee weken eerder opgeleverd dan vorig jaar. Dit resulteert in een strakkere planning en onderstreept het belang van goede samenwerking en duidelijke werkafspraken. Hierover is het college continu met de GAD in gesprek en vanuit deze gesprekken zijn er de afgelopen periode afspraken gemaakt over de aankomende programmarekening. In de boardletter refereert de GAD aan deze afspraken en als college onderschrijven wij het belang hiervan.

Basis verder verstevigen Een belangrijk onderwerp in de boardletter is het verder verstevigen van de basis. Hierbij wordt onder andere aandacht gevraagd voor functiescheiding, het uitvoeren van (aanvullende) interne controles en vooral ook het zichtbaar vastleggen hiervan. Het versterken van de interne controle is iets waar al langere tijd aan gewerkt wordt. In de boardletter is te lezen dat de gemeente hierop in de goede richting beweegt. Dat stemt positief, maar meer dan dat is het een motivatie om door te gaan en verdere verbeteringen te realiseren. Hierbij is continu sprake van een spanningsveld tussen controle en vastlegging enerzijds en effectieve werkprocessen anderzijds. Dit maakt het des te belangrijker om deze keuzes, zoals de GAD ook aangeeft, weloverwogen te maken en te beargumenteren. Ten aanzien van de specifieke bevindingen uit de boardletter met betrekking tot dit onderwerp, wordt hier in het vervolg van deze collegereactie ook nader op ingegaan.

Interne Beheersing – Governance en Overkoepelend beeld Het college onderstreept het belang van een sterke financiële sturing en waardeert het dat de GAD oog heeft voor de verbeteringen die op dit vlak zijn gerealiseerd. Het college blijft zich inzetten voor duidelijke spelregels en vereenvoudiging van processen waar dat kan. Het college is zeer verheugd met de voortgang die de GAD in de Boardletter rapporteert bij het afwikkelen van bevindingen uit eerdere controles. Het overkoepelend beeld (tabel 1 op pagina 7 in de Boardletter) laat duidelijk zien dat er verbetering te zien is, maar ook dat er vooral op de feitelijke uitvoering van de afspraken (het bestaan) nog verdere stappen te zetten zijn. Het college blijft zich hiervoor inzetten.

2/8

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10983237

Interne beheersing – Bedrijfsvoering Lonen en salarissen Niet tijdig melden van uitdiensttredingen en Afwijkende controlegetallen bij salarisbetalingen De GAD constateert dat uitdiensttredingen niet altijd tijdig aan HR Services worden gemeld en dat controlegetallen tussen de gemeente en de bank niet altijd overeenkomen. Wij adviseren het college om bij de inrichting van het nieuwe salarissysteem vanaf begin 2026 te zorgen dat uitdiensttredingen tijdig worden afgemeld en controlegetallen tussen de gemeente en de bank overeenkomen. Reactie college: Het college neemt de aanbeveling van de GAD over en werkt voor uitdiensttredingen aan een procesverbetering via Oracle HCM en heeft volop aandacht voor monitoring en communicatie. Het college herkent de aanbeveling rondom de afwijkende controlegetallen. Deze zijn verklaard door de BNG en ontstaan door verwerking van betaalbatches via Equens Wordline, waarbij oorspronkelijke controlegetallen worden gewijzigd. Dit is niet beïnvloedbaar maar heeft geen effect op de juistheid en kwaliteit van de salarisbetalingen.

Inkopen: Europese aanbestedingen Meerjarige spendanalyses versterken rechtmatigheidsbewaking De GAD constateert dat de gemeente spendanalyses op jaarbasis uitvoert, terwijl het rechtmatigheidsrisico bij aanbestedingen vaak meerjarig is. Wij adviseren het college om de spendanalyses meerjarig op te stellen waardoor ze nog effectiever worden voor de rechtmatigheidsbewaking. Reactie college: De spendanalyses van de afdeling Inkoop hebben een breed doel en zijn ook toekomst gericht. De spendanalyses geven de gemeente als geheel, en de gemeentelijke diensten in het bijzonder, inzicht in de inkoopuitgaven, in de verschillende onderliggende inkoopcategorieën en in de inkoop-KPI’s. Hierin zijn ook adviezen opgenomen, gericht op mogelijke rechtmatigheidsrisico’s. Deze adviezen leiden tot meer bewustwording en resulteren in procesverbeteringen en nieuwe aanbestedingen. De rechtmatigheidscontrole wordt uitgevoerd door de afdeling Internal Audit (IA). IA kijkt vanuit dat perspectief vooral terug (tot vier jaar). Het college zal onderzoeken of een spend-rapportage kan worden ontwikkeld die extra kan bijdragen aan de rechtmatigheidscontrole.

Mogelijke onrechtmatigheden bij externe inhuur De GAD constateert dat opdrachten bij externe inhuur binnen raamovereenkomsten soms onrechtmatig verlengd worden, dat selectiecriteria niet altijd helder zijn vastgelegd en dat het maximaal aantal uren of de opdrachtwaarde in sommige contracten ontbreekt. Wij adviseren het college te laten nagaan of onze bevindingen bij externe inhuur consequenties kunnen hebben voor de rechtmatigheidsverantwoording.

3/8

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10983237

Reactie college: Het college zal op basis van het inwinnen van juridisch advies en de expertise van de afdeling internal audit nagaan of deze bevindingen consequenties kunnen hebben voor de rechtmatigheidsverantwoording.

Inkopen: overige bedrijfskosten Interne controles onvoldoende zichtbaar vastgelegd bij controles betaalbestanden en prestatieverklaringen De GAD constateert dat uitkomsten van controles op betaalbestanden en prestatieverklaringen niet altijd zichtbaar vastgelegd worden. Om de interne beheersing te verbeteren, adviseren wij het college om de uitgevoerde controles op de betaalbestanden en prestatieverklaringen bij inkopen vast te leggen, inclusief de bevindingen en opvolging hiervan. Reactie college: Het college zal deze aanbeveling gaan opvolgen, waaronder de vastlegging van de controles bij de bedrijfsvoering en de opvolging hiervan bij de lijnorganisatie.

Kostenverdeling Geen uniforme werkwijze kostenverdeling De GAD rapporteert het volgende: “Niet alle diensten passen deze methodiek al uniform toe, waardoor de grondslagen en normen verschillen. Dit beperkt de vergelijkbaarheid tussen de diensten. Ook ontbreekt zichtbare interne controle op de manier waarop de diensten de methodiek toepassen. “ Reactie college: Het college zal onderzoeken in hoeverre een meer uniforme werkwijze voor dit proces mogelijk is.

Interne beheersing – Fysiek domein Omgevingsvergunningen Geen zichtbare interne controles op gehanteerde legestarieven De GAD constateert dat er geen zichtbare controle is op de juistheid van de gehanteerde tarieven, of dat deze controle achteraf plaatsvindt. Wij adviseren het college om vooraf zichtbare controles op tarieven omgevingsvergunningen uit te voeren, zowel in CLO als in IBS2000. Reactie college: Onderzocht wordt hoe deze zichtbare controles vooraf in het proces opgenomen kunnen worden, waarna implementatie zal plaatsvinden.

4/8

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10983237

Ook rapporteert de GAD het volgende over dit onderwerp: “Daarnaast constateren wij dat nog steeds geen volledige aansluiting bestaat tussen de landelijke applicatie voor omgevingsvergunningen, Digitaal Stelstel Omgevingswet (DSO), en het gemeentelijke systeem CLO” Reactie college: De implementatie van de landelijke applicatie Digitaal Stelsel Omgevingswet vraagt veel van de organisatie. Het realiseren van digitale aansluitingen tussen de diverse systemen en het optimaal functioneel krijgen van de systemen en processen zal nog enige tijd in beslag nemen. In tussentijd worden de aansluitingen handmatig gerealiseerd.

Grondexploitaties Interne controles grondexploitaties nog steeds niet of nauwelijks zichtbaar De GAD rapporteert het volgende over een eerder gerapporteerde bevinding bij grondexploitaties: “Tijdens onze tussentijdse controle constateren wij dat de dienst nog onvoldoende zichtbaar interne controles uitvoert en vastlegt.” Reactie college: De zichtbare controles worden verder geïmplementeerd in de komende periode.

Interne beheersing – Sociaal domein Sociale uitkeringen Geen functiescheiding bij uitvoeren en controleren van betaalbestanden en controlegetallen De GAD constateert dat functiescheiding bij het aanleveren van betaalbestanden onvoldoende is gewaarborgd. Wij adviseren het college om te borgen dat een andere medewerker de controlegetallen verzendt dan degene die de betaalbestanden uit de systemen Socrates, Raak en Allegro uploadt naar het bankportaal. Reactie college: Het college is zich bewust van het belang van een goede beheersing op het proces van betalen. Daar wordt via het project Beheersbaar Betalen invulling aangeven. In dat project zullen we ook de aanbevelingen op het gebied van functiescheiding een plek geven.

5/8

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10983237

Jeugd Geen zichtbare aanvullende controles bij toetsingen toekennen jeugdvoorziening De GAD constateert dat er na toekenning en toetsing op woonplaats, leeftijd en duur en omvang van de voorziening geen zichtbare controle of deze toets goed gebeurt. Hierdoor is het risico op het verstrekken van onrechtmatige voorzieningen onvoldoende afgedekt. Tijdens de interim-controle heeft de GAD geen hieraan gerelateerde fouten geconstateerd. Wij adviseren het college om bij het toekennen van jeugdvoorzieningen een zichtbare aanvullende controle door een tweede medewerker in te richten. Reactie college: Bij toekennen van een jeugdvoorziening vindt bij zorg toegekend door de samenwerkingsverbanden toetsing plaats door en de gezinscoach en door de backoffice op woonplaats, leeftijd en soort zorg. Hier geldt dus het 4-ogen principe. Bij zorg toegekend door andere verwijzers vindt door de backoffice de controle plaats. Daarnaast kan verondersteld worden dat ook de verwijzer alleen doorverwijst als de jeugdige en jeugdzorg aan de criteria voldoet. Zodoende is het risico alleen theoretisch. Bij de rechtmatigheidscontrole 2024 en de interim-controle 2025 zijn op dit vlak geen omissies geconstateerd. Met steekproeven en andere controles monitoren we en als daaruit blijkt dat het risico in de praktijk daadwerkelijk van toepassing is dan nemen we passende maatregelen

Daarnaast constateert de GAD in de samenvatting het volgende over de interne beheersing in het sociale domein: “Een punt van aandacht is de financiële verantwoording van de aanbieders van jeugdzorg en Wmo. De samenwerkingsverbanden voor lokale jeugdhulp hebben pas heel laat de gecontroleerde jaarrekeningen over 2024 aangeleverd. Daarnaast zijn gecontroleerde productieverantwoordingen van zorgaanbieders (Wmo en regionale jeugdzorg) per 1 april een belangrijke basis voor onze controle. Tijdige aanlevering is wederom een punt van aandacht, zeker gezien de beoogde afronding van de jaarrekeningcontrole 2025 voor het meireces 2026.” Reactie college: De gecontroleerde jaarrekeningen 2024 zijn aangeleverd door Kracht en rondomJou en kunnen volgens plan onderdeel vormen van de controle 2025 van lokale jeugdhulp. 1 april is de landelijke deadline voor de gecontroleerde productieverantwoordingen van zorgaanbieders. De oplevering door het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden (SBJH) kan zodoende pas half april gebeuren gezien de verwerkingstijd en reclamatietijd bij niet-tijdig of niet volledig aanleveren. Nu de jaarrekeningcontrole eerder afgerond moet worden is het extra belangrijk dat deadlines gehaald worden. We maken daar goede afspraken over met het Servicebureau Jeugdhulp Haaglanden, onder andere over heldere communicatie hierover naar de jeugdhulpaanbieders.

De gecontroleerde productieverklaringen van Wmo-aanbieders waren de afgelopen jaren wat eerder beschikbaar. We gaan ervanuit dat de Wmo-controle 2025 ook tijdig afgerond kan worden.

6/8

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10983237

Interne beheersing – Publiek domein Secretarieleges Autorisatierechten in DocuDistri te ruim De GAD constateert dat de toegangsrechten te ruim zijn ingesteld binnen DocuDistri. Wij adviseren het college om de toegangsrechten binnen DocuDistri zo effectief mogelijk in te richten. Reactie college: Het college herkent dit verbeterpunt. Er zijn bewuste keuzes gemaakt ten aanzien van de toegangsrechten tot het genoemde nieuwe systeem, maar er zal kritisch gekeken worden naar de vastlegging van de afwegingen en het beheer van deze autorisaties.

Vernietigingsproces reisdocumenten nog niet voldoende gewaarborgd De GAD constateert dat er niet altijd ten minste twee medewerkers aanwezig zijn bij de vernietiging van reisdocumenten. Wij adviseren het college om te borgen dat meerdere medewerkers aanwezig zijn bij de vernietiging van verlopen of onbruikbare reisdocumenten. Reactie college: Het proces voorraadbeheer verandert door de implementatie van dit nieuwe systeem. Het voornemen is om in 2026 een applicatie te laten bouwen die het voorraadbeheer volledig automatiseert.

Verschillen tussen de registraties van uitgereikte reisdocumenten in de systemen De GAD rapporteert het volgende: “Omdat deze systemen automatisch aan elkaar gekoppeld zijn, zouden verschillen niet mogen voorkomen. De geconstateerde verschillen worden momenteel handmatig gecorrigeerd, maar de onderliggende oorzaak wordt niet onderzocht.” Reactie college: Het feit dat verschillen voorkomen, terwijl dat niet mogelijk zou moeten zijn, wordt door het college herkend en onderkend. Ondanks de koppeling van de systemen zijn er nog wat aanloopproblemen. In eerste instantie zijn situaties die geregeld voorkomen onderzocht en opgelost, in de komende periode worden ook de wat zeldzamere situaties onderzocht. In de eerste helft van 2026 zal het nieuwe systeem breder in gebruik worden genomen en wordt het beheer van de koppelingen verder verstevigd. De verwachting is dat daarmee ook de verschillen zullen verdwijnen.

Controle op kasstaten ontbreekt De GAD constateert dat kasgegevens uit betaalautomaten, Key2Betalen en financiële administratie niet periodiek worden aangesloten. Wij adviseren het college om het proces van kasbeheer aan te vullen met interne controles en om periodiek de kasgegevens uit de betaalautomaten, Key2Betalen en de financiële administratie op elkaar aan te sluiten.

7/8

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10983237

Reactie college: Het signaal over het 4-ogen principe bij vernietiging en het advies t.a.v. het periodiek aansluiten van kasgegevens uit de gemeentelijke betaalautomaten en de financiële administratie zijn inmiddels opgepakt. Er worden nieuwe afspraken hierover gemaakt en vastgelegd.

Interne beheersing - IT Verbeteringen zichtbaar in de IT beheersing Ten aanzien van IT constateert de GAD dat verbeteringen zichtbaar zijn, maar op verschillende punten toch nog ruimte voor verbetering resteert: “Bij de meeste applicaties vinden inmiddels periodieke gesprekken plaats met leveranciers. Wel constateren wij dat deze gesprekken niet structureel worden vastgelegd en opgevolgd. Ook het autorisatiebeheer is bij de meeste onderzochte applicaties toereikend, met uitzondering van Oracle HRS, APRO Banking en Centric Leefomgeving (CLO). Hier zien we bijvoorbeeld geen periodieke controles op rollen en rechten van gebruikers binnen de applicatie. Daarnaast hebben wij bij de Oracle applicaties (FIN, HRS, Apro en Datawarehouse) accounts aangetroffen die niet naar personen te herleiden zijn, zowel op applicatie- als op databaseniveau. Wijzigingsbeheer is op orde, met uitzondering van CLO. Deze applicatie wordt nog gemigreerd, waardoor een deel van de benodigde controle informatie nog niet beschikbaar is.” Reactie college: Het college waardeert de erkenning voor de zichtbare verbeteringen in de IT-beheersing en onderstreept het belang van betrouwbare IT-systemen en informatie voor een goede gemeentelijke dienstverlening. De bevindingen uit deze interim-controle worden herkend. Het college heeft opdracht gegeven om deze bevindingen met passende prioritering op te volgen.

Het college blijft aandacht houden voor verdere versterking van de IT-beheersmaatregelen, waaronder het structureel vastleggen en opvolgen van leveranciersgesprekken en het verbeteren van autorisatiebeheer bij specifieke applicaties. Bijlage 3 van de Boardletter biedt daarbij een waardevol vertrekpunt met een overzicht van de stand van zaken per applicatie, waarmee gerichte opvolging mogelijk is. Tenslotte hecht het college eraan om nogmaals te benadrukken dat de bevindingen en de adviezen uit de Boardletter en de eerder in gang gezette verbeteringen het college helpen om de organisatie verder te versterken. Met vriendelijke groet, de wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling Saskia Bruines

8/8