RIS323942 Bijlage 2 Toelichting GROKIT-M GRIP Q2 2025

Bijlage 2 bij GRIP-rapportage Q2 2025

Uitleg criteria en beoordeling GROTIK+M-aspecten Om goed te begrijpen waar in de projecten op gestuurd wordt, en voor de GRIP-rapportage op gescoord, wordt hieronder de methodiek GROTIK verder toegelicht. Deze methodiek is in 1984 ontworpen door het adviesbureau Twynstra Gudde. Op verzoek van de raad is hier de M van maatschappelijke effecten aan toegevoegd: GROTIK+M G van Geld R van Risico: O van Organisatie: T van Tijd: I van Informatie:

K van Kwaliteit:

M van Maatschappelijke effecten:

Dit betreft de business case horende bij de opdracht, de financiële kaders zoals ramingen, financiering, projectbudgettering, contractbewaking, administratie, projectkostenbeheersing, prognoses en investeringen. Dit betreft het signaleren en bewaken van alle risico’s. Dit behelst de opdrachtgever- en opdrachtnemersrol, de duidelijkheid over wie wat moet doen, de borging van professioneel projectmanagement, de bewaking van de besluitvorming en de samenhang van de beheersingsprocessen. Dit gaat over de planningen van de activiteiten en resultaten en over de voortgangsbewaking. Dit is het informatiemanagement van de inhoud, informatie over de capaciteit en de status/sturingsinformatie, het rapporteren en het documentbeheer, en het communiceren hierover. Maar het gaat ook over communicatie met de burgers (participatie) en de media. Ziet toe op de uitvoering van kwaliteitsborging van het projectresultaat. Voldoen aan de kaders en richtlijnen van de (gemeentelijke) organisatie. Deze borging van de eisen en wensen in de projectplannen gaat ook over beheerwijzigingen, over het vrijgeven van de afgesproken producten, over het uitvoeren van de nodige audits en de afhandeling van klachten en incidenten. Bewaken dat de inwoners, gebruikers en bezoekers van de stad, de doelgroep van de programma’s en projecten en de betrokkenen onderdeel zijn van het programma of project.

Het garanderen dat het projectdoel en resultaat van toegevoegde waarde is voor de stad en haar inwoners.

In de rapportage wordt met verschillende (stoplicht)kleuren per project/programma per beheeraspect aangegeven wat de stand van zaken is. Risico (R) kan een project lopen op alle onderdelen (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit) vandaar dat er in een aparte paragraaf extra wordt ingegaan op risicomanagement. (Stoplicht)kleuren worden toegekend op twee onderdelen van de rapportage: • Per project per GROTIK+M-aspecten • Per project één kleur op totaalniveau. Dit is de optelsom van de score per aspect. De totaalscore van de projecten zijn de optelsom van de score per project op de GROTIK+M-aspecten. Er gelden een aantal basisregels voor de bepaling van de totaalscore: • • • •

Als een project op één aspect rood scoort komt de totaalscore ook op rood Als een project op drie of meer aspecten geel scoort en de rest groen kleurt komt de totaalscore op geel Als een project op vijf of meer aspecten groen scoort en de rest op geel dan komt de totaalscore op groen. Als een project scoort op een aspect dat beperkte en/of sterke invloed heeft kan er onderbouwd worden afgeweken op bovenstaand.

Om de toekenning van de kleuren te objectiveren zijn richtlijnen opgesteld. Groen = De voortgang op dit aspect gaat goed, er is geen sprake van een bijzondere afwijking ten opzichte van wat verwacht mag worden. Geel = De voortgang op dit aspect behoeft extra zorg, bijsturen is mogelijk nodig om weer binnen de kaders te komen. Rood = Er moet worden ingegrepen op dit aspect, het aspect is of gaat buiten de afgesproken kaders.