RIS323713 GAD Board Letter 2025

24/28

\

Bijlage 2: Nieuwe bevindingen 2025 Prioriteit (H, M, L)

Voorgestelde verbetering

Uitdiensttredingen worden niet altijd tijdig gemeld aan HR door leidinggevenden. Daarnaast komen controlegetallen bij salarisbetalingen tussen gemeente en bank niet overeen.

Midden

Wij adviseren het college om bij de inrichting van het nieuwe salarissysteem vanaf begin 2026 te zorgen dat uitdiensttredingen tijdig worden afgemeld en controlegetallen tussen de gemeente en de bank overeenkomen.

Inkopen: Europese aanbestedingen

Gemeente voert spendanalyses uit op jaarbasis, terwijl rechtmatigheidsrisico bij aanbestedingen vaak meerjarig is.

Midden

Wij adviseren het college om de spendanalyses meerjarig op te stellen waardoor ze nog effectiever worden voor de rechtmatigheidsbewaking.

2025.03

Inkopen: Europese aanbestedingen

Mogelijke onrechtmatigheidsrisico’s bij externe inhuur (verlenging, gehanteerde selectiecriteria, maximaal aantal uren of opdrachtwaarde).

Hoog

Wij adviseren het college te laten nagaan of onze bevindingen bij externe inhuur consequenties kunnen hebben voor de rechtmatigheidsverantwoording.

2025.04

Inkopen: overige bedrijfskosten

Uitkomsten van uitgevoerde interne controles op betaalbestanden en steekproefcontroles op prestatieverklaringen worden niet altijd zichtbaar vastgelegd.

Midden

Om de interne beheersing te verbeteren, adviseren wij het college om de uitgevoerde controles op de betaalbestanden en prestatieverklaringen bij inkopen vast te leggen, inclusief de bevindingen en opvolging hiervan.

2025.05

Omgevingsvergunningen

Wij constateren geen zichtbare controle op juistheid van gehanteerde tarieven in CLO en pas achteraf in IBS2000.

Midden

Wij adviseren het college om vooraf zichtbare controles op tarieven omgevingsvergunningen uit te voeren, zowel in CLO als in IBS2000.

2025.06

Sociale uitkeringen

Geen noodzakelijke functiescheiding tussen uitvoeren en controleren van betaalbestanden.

Hoog

Wij adviseren het college om te borgen dat een andere medewerker de controlegetallen verzendt dan degene die de betaalbestanden uit de systemen Socrates, Raak en Allegro uploadt naar het bankportaal.

2025.07

Jeugd

Geen aanvullende controles bij toetsingen toekennen jeugdvoorzieningen.

Midden

Wij adviseren het college om bij het toekennen van jeugdvoorzieningen een zichtbare aanvullende controle door een tweede medewerker in te richten.

2025.08

Secretarieleges

Autorisatierechten in DocuDistri zijn te ruim.

Midden

Wij adviseren het college om de toegangsrechten binnen DocuDistri zo effectief mogelijk in te richten.

2025.09

Secretarieleges

Bij vernietiging van verlopen of onbruikbare reisdocumenten zijn niet altijd twee medewerkers aanwezig.

Midden

Wij adviseren het college om te borgen dat meerdere medewerkers aanwezig zijn bij de vernietiging van verlopen of onbruikbare reisdocumenten.

2025.10

Secretarieleges

Kasgegevens tussen betaalautomaten, Key2Betalen en de financiële administratie worden niet periodiek aangesloten.

Midden

Wij adviseren het college om het proces van kasbeheer aan te vullen met interne controles en om periodiek de kasgegevens uit de betaalautomaten, Key2Betalen en de financiële administratie op elkaar aan te sluiten.

Jaar ref.

Proces/stroom

2025.01

Lonen en salarissen

2025.02

Bevinding/Aandachtspunt

25/28

\

Bijlage 3: Bevindingen GITC per applicatie Logische toegangsbeveiliging

Applicaties

Oracle HRS (1) APRO Banking

Betalingen

Datawarehouse (1)

n.v.t.

CVS WMO

Subsidieverstrekkingen en vaststellingen WMO

Socrates

Sociale uitkeringen

CLO

Omgevingsvergunningen

CVS Subsidies

Key2Betalen (2) (follow-up) Key2Burgerzaken (2) (follow-up)

Autorisatie beheer

⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫

⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫

Leveranciersbeheer

Continuïteit

⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫

⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫

⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫ ⚫

Intern of extern gehost

Processen in scope

Inkopen, memorialen en kostenverdeling Lonen en salarissen

Oracle FIN (1)

Authenticatie beheer

Wijzigingsbeheer

Secretarieleges Secretarieleges

Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Extern Intern Intern

(1)

Oordeel voor autorisatiebeheer is onder voorbehoud van aanvullende werkzaamheden bij de eindejaarscontrole. (2) Verbeteringen op het gebied van leveranciersbeheer en continuïteit zijn onderhanden.

Legenda = toereikend = verbeteringen gewenst, adviespunt = ontoereikend = niet onderzocht

26/28

Bijlage 4: Onafhankelijkheid Onafhankelijkheid bevestigd In overeenstemming met de accountancyregelgeving dient de gemeenteaccountant mogelijke conflicten met onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van de raad. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van de gemeente Den Haag in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat wij in relatie tot uw organisatie, in overeenstemming met de Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) en van de Wet toezicht accountantsorganisaties (Wta), onafhankelijk hebben gefunctioneerd en dat de objectiviteit van onze oordeelsvorming in het kader van de accountantscontrole 2025 niet is aangetast: • Wij hebben geen opdrachten uitgevoerd die onze onafhankelijkheid bedreigen of die strijdig kunnen zijn met de wettelijke controle van de gemeentelijke jaarrekening. • Wij hebben onze naleving van externe normen en ons onafhankelijkheidsbeleid met betrekking tot onze controles in 2025 bewaakt. • Wij bevestigen dat (tot nu toe) aan onze onafhankelijkheidsvoorschriften is voldaan en zullen blijven voldoen. • Wij zijn van mening dat onze objectiviteit in het afgelopen jaar niet is aangetast.

Kwaliteitsstelsel is gewaarborgd De GAD heeft diverse organisatorische maatregelen getroffen om de onafhankelijkheid en die van de GAD medewerkers te waarborgen. Deze maatregelen zijn een onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersingsmaatregelen. Deze maatregelen omvatten onder meer: • Voorschriften en procedures omtrent onafhankelijkheid. Deze voorschriften voor professioneel gedrag op het gebied van kwaliteit en onafhankelijkheid zijn opgenomen in de Gedragscode van de gemeente Den Haag. Deze Gedragscode geldt voor iedere medewerker van de GAD en wordt jaarlijks geactualiseerd.

• • • • • •

Jaarlijkse bevestiging van de onafhankelijkheid door alle GAD-medewerkers. Cliënt- en opdrachtacceptatieprocedures, waaronder een beoordeling of sprake is van mogelijk conflicterende diensten. Intern en extern kwaliteitsonderzoek. Reviews door externe toetsers die niet bij de opdracht betrokken zijn, ter waarborging van een deugdelijke grondslag/deskundig oordeel. Een compliance officer conform artikel 23, eerste lid Besluit toezicht accountantsorganisaties. Roulatie van externe accountants op de opdracht.

De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de wettelijke externe toezichthouder (de gemeentelijke Rekenkamer) en door KOA (Kwaliteitsonderzoek Overheidsaccountants) voor NBA/Norea assurance(verwante) opdrachten getoetst. Intern gerouleerd Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de controle van een organisatie meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen. Relaties met de gemeente geëvalueerd Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen de GAD, alle GAD medewerkers en de gemeente die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd moeten worden.

27/28

Bijlage 5: Communicatie Vereiste communicatie uit onze controlestandaarden Hieronder treft u een overzicht aan met de vereiste communicatie vanuit onze controlestandaarden. Per onderwerp is aangegeven in welk accountantsproduct u hierover wordt geïnformeerd. Vereiste communicatie uit onze controlestandaarden

Aanpak controle 2025

Board Letter 2025

Accountantsverslag 2025

Reikwijdte & tijdsplanning van de controle, waaronder significante risico's

X

X

X

Kernpunten van de controle

X

Afstemming Board Letter 2025 De inhoud van eerdere conceptversies van deze Board Letter hebben wij besproken met het college, de wethouder Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling, de gemeentesecretaris, het Gemeentelijk Management Team, de concerncontroller, het controllersoverleg, de business partners en andere vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie.

X

LOTS interim/eindejaars (inclusief voortgang)

X

X

Eventuele significante tekortkomingen interne beheersing

X

X

Eventuele ontdekte of vermoede fraude

X

X

Niet-naleven van wet- en regelgeving

X

X

Elementen die van invloed zijn op de controleverklaring

X

X

Onafhankelijkheidsbevestiging

X

X

Elementen die van belang zijn voor toezicht op het financiële verslaggevingsproces

X

X

Kwalitatieve aspecten verslaggeving

X

Niet-gecorrigeerde afwijkingen

X

Schriftelijke bevestiging van het bestuur en het management

X

Significante aangelegenheden tijdens controle in verband met verbonden partijen

X

Verantwoordelijkheden van de accountant

X

28/28