RIS323701 GAD-Rapportage grote projecten deel 2 (herzien)

Rapportage Grote projecten deel 2

GAD/2025.97 RISnr 323701 11 november 2025 Spui 70, 2511 BT Den Haag secretariaatgad@denhaag.nl www.denhaag.nl 1/18

Inhoudsopgave Voorwoord 1.

Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.3

Inleiding

6

1.1 Aanleiding 1.2 Onderzoeksvragen 1.3 Disclaimers 1.4 Overige opdracht 1.4 Leeswijzer

6 6 6 7 7

2.

8

Uitkomsten

2.1 Voorzienbaarheid begrotingswijzigingen NRR Lijn 1 Rotonde Duinstraat Middenboulevard Koekamp & Overkluizing A12 Frederik Hendriklaan Overkluizing Utrechtsebaan (Grotiusplaats)

8 8 9 9 9 10

2.2 Effectiviteit verbetermaatregelen Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement

11 12

3.

16

Vaktechnische voorschriften

Bijlage 1 Definities effectiviteit per verbetermaatregel

17

2/18

Voorwoord Geachte leden van de Rekeningencommissie, Op 16 oktober 2024 is onze eerste deelrapportage over Grote projecten (RIS320218) in uw commissie besproken (RIS320444). Het doel van dit eerste deelonderzoek was inzicht geven in de spelregels en oorzaken voor begrotingswijzigingen. Aanvullend zijn de verbetermaatregelen voor projectbeheersing en de voortgang van de implementatie daarvan onderzocht in het eerste deelonderzoek. In uw vergadering van 25 juni 2025 heeft u ingestemd met ons voorstel (GAD/2025.42) voor een vervolgonderzoek op het onderzoek ‘Grote projecten’ (RIS320218). Het tweede deel van ons onderzoek staat in deze rapportage. In deze rapportage geven wij uitsluitend de uitkomsten weer zoals aangegeven in ons onderzoeksvoorstel van 25 juni 2025. De uitkomsten uit deze rapportage hebben wij zorgvuldig afgestemd met diverse betrokken medewerkers van de dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) en de dienst Stadsbeheer (DSB). Wij verwachten u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd en zijn natuurlijk graag bereid een nadere toelichting te geven tijdens uw vergadering op 19 november 2025. Met vriendelijke groet,

Gemeentelijke Accountantsorganisatie Den Haag, Den Haag, 11 november 2025 M. Perkgöz RA CpSA EMITA Directielid GAD

3/18

Samenvatting Het eerste deelonderzoek gaf inzicht in de oorzaken van begrotingswijzigingen en de implementatie van verbetermaatregelen voor projectbeheersing. De hoofdoorzaken hadden vooral betrekking op de uitbreiding van het werk, vertraging en onvoorziene omstandigheden. Vrijwel alle verbetermaatregelen bleken volgens het eerste deelonderzoek geïmplementeerd. Op uw verzoek hebben wij een vervolgonderzoek, in de vorm van dit tweede deelonderzoek, uitgevoerd. Dit vervolgonderzoek bestaat uit twee onderdelen: 1. de voorzienbaarheid van begrotingswijzigingen, en 2. de effectiviteit van de getroffen verbetermaatregelen. 1. Waren de begrotingswijzigingen vooraf te voorzien? Wij hebben, in overleg met uw commissie, vijf projecten geselecteerd waarvan de begrotingswijzigingen in het vorige onderzoek zijn toegeschreven aan ‘vertraging’ of ‘uitbreiding van het werk’, en die op dat moment nog in uitvoering waren. Wij hebben geen aanwijzingen gevonden dat de oorzaken van de begrotingswijzigingen op de onderzochte projecten (ten tijde van hun ontstaan) te voorzien waren. Daarnaast is de mate (kans en impact) waarin een begrotingswijziging zich voor gaat doen lastig in te schatten. Aan de andere kant merken wij op dat juridische procedures en daarmee langere doorlooptijden, over het algemeen, te voorzien zijn als onderdeel van de risicoanalyse.

Op basis van ons onderzoek doen wij drie aanbevelingen aan het college om de kans op begrotingswijzigingen te verlagen: •

Betrek vanaf het begin alle relevante expertise bij alle fasen van het project Bij het project Middenboulevard werd het financiële effect van scopewijzigingen en nieuwe stikstofnormen pas duidelijk door het voortschrijden van de tijd bij het definitief ontwerp. Een meer integrale aanpak bij het opstellen van het voorlopig ontwerp (VO) kan de voorzienbaarheid van benodigde middelen vergroten. Het is wenselijk om het projectteam van DSB (dat in beeld komt na de overdracht vanuit DSO) of externe deskundigheid/blik vanaf de start te betrekken bij de beoordeling van de uitvoerbaarheid, kosten, planning en risico’s.

•

Verwerk (de gevolgen van) juridische procedures in de risicoanalyse Bij het voorlopig ontwerp moet standaard worden beoordeeld wat de kans is op juridische procedures en de gevolgen voor doorlooptijd en prijspeil. Bijvoorbeeld bij de projecten NRR Lijn 1 Rotonde Duinstraat en Koekamp & Overkluizing A12 heeft participatie met betrokkenen plaatsgevonden maar leidden onverwachte langere doorlooptijden en bezwaarprocedures alsnog tot begrotingswijzigingen. Langere doorlooptijden en bezwaarprocedures zijn in zekere mate voorspelbaar en moeten expliciet in de risicoanalyse worden meegenomen.

•

Formaliseer (financiële) afspraken uit participatietrajecten Participatietrajecten, (Frederik Hendriklaan) kunnen helpen om wensen van betrokkenen af te stemmen op een project. Het formaliseren van de (financiële) afspraken die tijdens de participatietrajecten met betrokkenen worden gemaakt, voorkomt budgettaire knelpunten.

2. Zijn de verbetermaatregelen voor de projectbeheersing effectief (geweest)? Wij beantwoorden deze deelvraag, in tegenstelling tot deelvraag 1, op het niveau van de verbetermaatregel en niet op het projectniveau. Wij hebben voor deze onderzoeksvraag vijf andere projecten geselecteerd waarbij de verbetermaatregelen volgens de gemeente zijn geïmplementeerd. De ‘effectiviteit’ van de verbetermaatregelen is door de gemeente niet vooraf gedefinieerd. Idealiter dragen de verbetermaatregelen bij aan de versterking van het risicobeheer en daarmee aan een betere projectbeheersing. De beoordeling van de effectiviteit vergt bovendien een langere doorlooptijd, zodat de maatregelen als samenhangend geheel gedurende de volledige projectperiode kunnen worden geëvalueerd.

4/18

Samenvatting Onze huidige observaties wijzen erop dat een verdere verankering van de verbetermaatregelen noodzakelijk is om de effectiviteit te vergroten en een structurele borging te realiseren. Wij stellen de RC voor om in 2026; • te (laten) beoordelen in hoeverre de volledig en doorlopend toegepaste maatregelen (voor een selectie van projecten) hebben bijgedragen aan een betere projectbeheersing.

5/18

1. Inleiding 1.1 Aanleiding

1.3 Disclaimers

In uw vergadering van 16 oktober 2024 is onze rapportage (RIS320218) over het (eerste) onderzoek naar grote projecten besproken (RIS320444).

•

Wij zijn bij ons onderzoek uitgegaan van de oorzaken van begrotingswijzigingen uit het eerste deelonderzoek. Begrotingswijzigingen die zich hebben voorgedaan na het opstellen van het projectoverzicht (lees: na 2022) zijn in dit vervolgonderzoek niet meegenomen.

•

De (concept)bevindingen hebben wij zo zorgvuldig mogelijk afgestemd met de betrokken (project-)medewerkers. Uit de interviews bleek dat regelmatig sprake is van verloop van medewerkers op de projecten. Dit is inherent aan meerjarige projecten omdat medewerkers in het projectteam wijzigen, afhankelijk van de fase waarin het project zich bevindt, of door uitdiensttreding. Indien niet meer afgestemd kon worden met een geïnterviewde is afstemming gezocht met de beschikbare collega’s. Door het ontbreken van een collectief geheugen bestaat de mogelijkheid dat de door de gemeente verstrekte informatie aan de GAD, niet volledig is.

Bij de bespreking heeft de Rekeningencommissie de GAD verzocht een vervolgonderzoek in te stellen naar de voorzienbaarheid van de begrotingswijzigingen (met uitzondering van de wijzigingen met als oorzaak het ontbreken van een ‘post onvoorzien’) en de effectiviteit van de verbetermaatregelen. Deze rapportage bevat de resultaten van ons vervolgonderzoek.

•

Mogelijke druk (lees: politieke of bestuurlijke druk) kan ertoe leiden dat projectrisico’s onvoldoende worden onderkend of gemarginaliseerd en (ambtelijke) adviezen niet volledig worden benut. Wij hebben niet onderzocht in hoeverre politieke of bestuurlijke druk invloed heeft gehad op de (onderzochte) projecten.

1.2 Onderzoeksvragen

•

De effectiviteit van de verbetermaatregelen is door de gemeente niet vooraf bepaald. De beoordeling van de effectiviteit vergt een langere doorlooptijd, zodat de maatregelen als samenhangend geheel gedurende de volledige projectperiode kunnen worden geëvalueerd.

Dat eerste onderzoek geeft inzicht in de oorzaken voor de begrotingswijzigingen uit het projectenoverzicht. Het initiële begrotingsbedrag in het vorige onderzoek bedroeg € 469 miljoen. Daarna is in totaal circa € 52 miljoen aan begrotingswijzigingen bestuurlijk goedgekeurd (periode 2018-2022). De hoofdoorzaken hadden vooral betrekking op de uitbreiding van het werk, vertraging en onvoorziene omstandigheden. Ook is in het eerste onderzoek in kaart gebracht in hoeverre de door het college getroffen verbetermaatregelen voor projectbeheersing (RIS318402) zijn geïmplementeerd. Vrijwel alle verbetermaatregelen bleken geïmplementeerd.

In deze rapportage beantwoorden wij de volgende twee onderzoeksvragen.

1. Waren de oorzaken voor begrotingswijzigingen vooraf te voorzien? 2. Zijn de verbetermaatregelen voor de projectbeheersing effectief (geweest)?

6/18

1. Inleiding 1.4 Overige opdracht Deze opdracht betreft een overige opdracht. Dit betekent: 1.

De opdracht is uitgevoerd volgens het Nederlands recht en in overeenstemming met de geldende gedrags-, beroeps- en onafhankelijkheidsregels voor accountants. 2. Er is een systeem voor kwaliteitsbeheer met vastgelegde richtlijnen en procedures om te voldoen aan ethische voorschriften, professionele standaarden en relevante wet- en regelgeving (zie www.nba.nl). 3. Er is geen accountantscontrole of beoordelingsopdracht uitgevoerd; de rapportage biedt daarom geen zekerheid over de getrouwheid van de financiële informatie. De opdracht is uitgevoerd conform de (kwaliteits-)vereisten van onze beroepsorganisatie NBA. Voor nadere uitwerking hiervan verwijzen wij naar hoofdstuk 3.

1.4 Leeswijzer In hoofdstuk 2 geven wij antwoord op de twee onderzoeksvragen en geven wij enkele adviezen over de voorzienbaarheid van begrotingswijzigingen. Hoofdstuk 3 bevat een weergave van onze vaktechnische voorschriften. Bijlage 1 gaat in op de definiëring van de effectiviteit van verbetermaatregelen.

7/18

2. Uitkomsten 2.1 Voorzienbaarheid begrotingswijzigingen In deze alinea geven wij antwoord op de eerste onderzoeksvraag: Waren de oorzaken voor de begrotingswijzingen vooraf te voorzien? Wij hebben, in afstemming met uw Rekeningencommissie, projecten geselecteerd waarvan de oorzaken van de begrotingswijzigingen naar aanleiding van het vorige onderzoek aangemerkt zijn als ‘vertraging’ of ‘uitbreiding van het werk’ en ten tijde van dat onderzoek nog een lopende status hadden. De selectie heeft geleid tot de volgende projecten die goedgekeurd zijn in de raadsvergadering van 25 juni 2025: • • • •

NRR Lijn 1 Rotonde Duinstraat (RIS299754, 22 mei 2018) en (RIS312975, 13 augustus 2022) Middenboulevard (RIS303570, 3 oktober 2019), (RIS307266, 11 december 2020) en (RIS308708, 14 juni 2021) Koekamp & Overkluizing A12 (RIS298517, 20 april 2017) en (RIS296855, 20 april 2017) Frederik Hendriklaan (RIS299112, 5 januari 2018)

Wij hebben geen aanwijzingen gevonden dat de oorzaken van de begrotingswijzigingen op de onderzochte projecten (ten tijde van hun ontstaan) te voorzien waren. Daarnaast is de mate (kans en impact) waarin een begrotingswijziging zich voor gaat doen lastig in te schatten. Wel merken wij op dat langere doorlooptijden door juridische procedures, over het algemeen, te voorzien zijn. Juridische procedures moeten standaard een onderdeel vormen van de risicoanalyse die per project van tevoren wordt gemaakt en tussentijds wordt bijgesteld. Hieronder bespreken wij de uitkomsten per onderzocht project. NRR Lijn 1 Rotonde Duinstraat Dit project betreft het aanleggen van een rotonde op de Scheveningseweg en het aanpassen van de in- en uitrukroute op de Duinstraat. Een vertraagde koop/onteigening van een horeca-kiosk leidde tot een begrotingswijziging.

Overkluizing Utrechtsebaan (Grotiusplaats) (RIS296560, 23 maart 2017), (RIS312232, 20 mei 2022) en (RIS319104, 4 januari 2023)

Aanvankelijk zou de rotonde op de Scheveningseweg worden gebouwd ten tijde van de vernieuwing van Lijn 1 Centrum-Scheveningen (Netwerk Randstad Rail). Door een vertraagde koop/onteigening van een kiosk is besloten om dit stuk uit het contract met de aannemer te halen. Lijn 1 is vervolgens vernieuwd exclusief rotonde.

Omdat de onderzoeksvraag niet eenvoudig met 'ja' of 'nee' te beantwoorden is, hebben wij in onze beantwoording vooral gelet op aanwijzingen die duiden op de voorzienbaarheid van een begrotingswijziging en daarbij ook de oorzaak die hieraan ten grondslag ligt (zoals in kaart gebracht in onderzoek deel 1). Dergelijke aanwijzingen kunnen bijvoorbeeld blijken uit stukken in het projectdossier. Per project geven wij hieronder een korte toelichting, gevolgd door het antwoord op de eerste onderzoeksvraag en de onderbouwing daarvan. Ons onderzoek leidt voor de onderzochte vijf projecten tot de volgende uitkomst:

Door het uitblijven van overeenstemming bij een voorziene koop/onteigening van een kiosk werd de doorlooptijd langer. Het gedeelte van het contract/project dat nog niet was uitgevoerd moest opnieuw worden aanbesteed. Besloten werd om de rotonde te combineren met de in- en uitrukroute op de Duinstraat. Deze vertraging leidde onder andere tot hogere apparaats- en juridische kosten.

•

8/18

2. Uitkomsten De gemeente had, voor zover wij hebben kunnen vaststellen, in het voortraject, geen signalen dat de onteigening tot vertraging zou leiden. Wij merken op dat langere doorlooptijden door juridische procedures, over het algemeen, te voorzien zijn als onderdeel van de risicoanalyse die per project van tevoren wordt gemaakt en tussentijds wordt bijgesteld. Wij adviseren in de risicoanalyse de gevolgen van juridische procedures te verwerken. Middenboulevard Dit project betreft de herinrichting en het verleggen van de boulevard vanuit het openbare ruimte programma De Kust Gezond. Scopewijzigingen naar aanleiding van een onvolledig ontwerp tijdens de uitvoering en nieuwe stikstofnormen leidden tot begrotingswijzigingen. De scope was nog onvolledig bij de start van de aanbesteding wat bij de uitvoering leidde tot meerwerk (bijvoorbeeld ten aanzien van het onder de boulevard gelegen kelderdak). Ook leidden nieuwe stikstofnormen tot een langere doorlooptijd van de procedure voor het verkrijgen van vergunningen. Deze vertraging leidde onder andere tot hogere apparaats- en proces- en materiaalkosten (indexatie). De gemeente kon ten tijde van het opstellen van het voorlopig ontwerp het (financieel) effect van de nieuwe stikstofnormen niet inschatten. Dit (financiële) effect werd pas later in de definitieve ontwerpfase duidelijk.

Wij adviseren om het projectteam van DSB (dat in beeld komt na overdracht vanuit DSO) of externe deskundigheid/blik vanaf de start te betrekken bij de beoordeling van de uitvoerbaarheid, kosten, planning en risico’s.

Koekamp & Overkluizing A12 Dit project betreft de herinrichting van de Koekamp en het realiseren van een overkluizing over de Utrechtsebaan (A12). Een uitbreiding van de scope en een langere doorlooptijd van het project door juridische procedures leidden tot begrotingswijzigingen. Gelijktijdig met het voorlopig ontwerp zijn moties ingediend en goedgekeurd. Dit leidde tot een uitbreiding van de scope om aan de wensen van de raad te kunnen voldoen. Aanvullend volgden ondanks een lang (en zorgvuldig) voorbereid participatietraject alsnog onverwachte bezwaarprocedures (bomenkap). Daardoor werd de doorlooptijd van de voorbereidingsfase langer en vond de aanbesteding later plaats. Daarnaast waren de inschrijvingen bij de aanbesteding, door scopeuitbereiding en indexatie, hoger dan de raming. Dit leidde onder andere tot hogere apparaats-, proces- en materiaalkosten. Wij verwijzen naar ons eerdere advies bij het project NRR over de doorlooptijden door juridische procedures als onderdeel van de risicoanalyse. Frederik Hendriklaan Dit project betreft de herinrichting van de Frederik Hendriklaan - Willem de Zwijgerlaan. Een aanpassing van het voorlopig ontwerp als gevolg van onder meer een andere materiaalkeuze leidde tot een begrotingswijziging.

9/18

2. Uitkomsten Bij het project Frederik Hendriklaan is het ontwerp herhaaldelijk aangepast naar aanleiding van (aanvullende en later in beeld gekomen) wensen. Deze wensen zijn tijdens het participatietraject ontstaan vanuit de Bedrijfsinvesteringszone (BIZ)1. De aanpassing betrof onder andere het plaatsen van natuurstenen bestrating. In het voorlopig ontwerp is meegenomen dat voor wat betreft de materiaalkeuze nog een definitieve keuze moest worden gemaakt met behulp van de klankbordgroep. Wel met de kanttekening dat dit binnen de bandbreedte van het voorlopig ontwerp dient te gebeuren. Zowel vanuit de ontwerparchitecten als de beheerders is aangegeven dat natuursteen hogere kosten met zich meebrengt voor de aanschaf, aanleg en onderhoud.

In 2022 heeft de raad een gewijzigde scope, inclusief budget, vastgesteld (RIS312232) en opdracht gegeven om dit uit te werken tot een voorlopig ontwerp. Daarnaast heeft de raad verzocht alternatieven uit te werken met behulp van een klankbordgroep.

Met de BIZ was afgesproken dat zij een financiële bijdrage zou doen om deze wensen te realiseren. De afspraak met de BIZ is niet vastgelegd. De BIZ heeft geen financiële bijdrage geleverd. Wij adviseren om de afspraken uit de participatietrajecten te formaliseren. Het formaliseren van de (financiële) afspraken die tijdens de participatietrajecten met betrokkenen worden gemaakt, voorkomt budgettaire knelpunten.

Op dit moment is het aanbestedingstraject bezig waardoor het onzeker is of een begrotingswijziging zich (nog) gaat voordoen.

Deze alternatieven zijn voorgelegd aan de raad. Een alternatief bleek financieel beter, maar de gekozen duurdere variant sloot het beste aan bij de projectdoelstellingen. Uiteindelijk is het ontwerp, mede na behandeling in de commissie Ruimte en zoals vastgesteld in het raadsbesluit van juni 2022 (RIS312232), uitgewerkt tot een voorlopig ontwerp. Dit is als voorkeursvariant voorgelegd aan de raad (RIS319104). Tevens is in dit raadsvoorstel gevraagd om extra dekking ten opzichte van het al toegekende budget in 2022.

Overkluizing Utrechtsebaan (Grotiusplaats) Dit project heeft betrekking op het aanleggen van een dakconstructie over de Utrechtsebaan en draagt bij aan geluidsreductie, het creëren van een groene openbare ruimte en het verbeteren van de verbinding tussen aanliggende wijken.

1 Een BIZ is een afgebakend gebied waarbinnen ondernemers en/of eigenaren samen investeren in de

kwaliteit van hun bedrijfsomgeving.

10/18

2. Uitkomsten 2.2 Effectiviteit verbetermaatregelen Het college heeft de raad met een brief op 25 maart 2024 (RIS3184025) geïnformeerd over de voorgestelde verbetermaatregelen voor de projectbeheersing. In het eerste onderzoek Grote projecten heeft de GAD in kaart gebracht welke verbetermaatregelen het college heeft bepaald en of deze geïmplementeerd zijn. Deze verbetermaatregelen moeten bijdragen aan een betere beheersing van projecten en daarmee ook aan de wijze van het opstellen van ramingen en risicomanagement. Tegelijkertijd zijn de verbeteringen gericht op de ambtelijke en bestuurlijke informatievoorziening. De meeste maatregelen zijn projectoverstijgende maatregelen, zoals een kader voor risicomanagement. De andere verbetermaatregelen zijn gericht op projectniveau, zoals een risicoparagraaf als onderdeel van het raadsvoorstel. Wij constateerden dat de verbetermaatregelen grotendeels geïmplementeerd of onderhanden zijn. In deze paragraaf geven wij antwoord op de tweede deelvraag; Zijn de verbetermaatregelen voor de projectbeheersing effectief (geweest)? Om de deelvraag te kunnen beantwoorden moest eerst helder zijn wat de beoogde effecten van de maatregelen zijn én wanneer een verbetermaatregel als effectief kan worden beschouwd. De effectiviteit van de verbetermaatregelen was door de gemeente niet vooraf uitgewerkt.

Daarmee was niet geheel inzichtelijk in hoeverre de (afzonderlijke) maatregelen bijdragen aan risicobeperking (lees: terugbrengen projectrisico’s naar een aanvaardbaar niveau) en het behalen van de projectdoelen op het gebied van het budget, de kwaliteit en doorlooptijd. De definiëring van effectiviteit hebben wij met input van betrokken medewerkers van DSO/DSB alsnog opgesteld. De verbetermaatregelen en definiëring staan in Bijlage 1.

Vervolgens zijn wij door gesprekken te voeren met projectmedewerkers van de diensten DSO/DSB en het bestuderen van (project-)documentatie nagegaan of de verbetermaatregelen bijdragen aan de beoogde effecten. Wij beantwoorden deze deelvraag, in tegenstelling tot deelvraag 1, op het niveau van de verbetermaatregel en niet op projectniveau. Voor het kunnen maken van een geschikte selectie van projecten waarbij dit kan worden onderzocht heeft DSO een overzicht verstrekt van projecten waarbij alle verbetermaatregelen zijn geïmplementeerd. Uit het overzicht hebben wij vervolgens 5 projecten gekozen. Dit zijn andere projecten dan bij deelvraag 1. Het betreft de volgende projecten: -

Binckhorst Afvalcluster Ongelijkvloerse kruising Lozerlaan IZ Plesmanweg Gebiedsontwikkeling Spuikwartier locatie LDT Norfolkterrein, blok 3

Het college heeft de verbetermaatregelen onderverdeeld in drie thema’s: A. Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement. B. Toegankelijke informatievoorziening en verantwoording naar de gemeenteraad. C. Verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente.

11/18

2. Uitkomsten De verbetermaatregelen dragen naar ons beeld bij aan een uniformere aanpak en verdere professionalisering. In de tabel hieronder zijn onze observaties per verbetermaatregel gevisualiseerd. Deze wijzen erop dat een verdere verankering van de verbetermaatregelen noodzakelijk is om de effectiviteit te vergroten en een structurele borging te realiseren. De uitwerking per verbetermaatregel volgt hierna.

Thema Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement

Verbetermaatregel samenvatting Effectiviteit Stuurgroep projectbeheersing Afdeling beheersing projecten Plan van aanpak beheersing projecten RISMAN methodiek toepassen Kader risicomanagement Risicomanagers aangesteld/ betrokkenheid risicomanagers bij projecten Toepassen risicomanagement besproken in gezamenlijke sessie Cie. ruimte en RC PSU (project startup) Opstellen Standaard Projectmatig werken Kader planningsmanagement Leidraad kostenramingen in concept gereed n.t.b. Risicoparagraaf als onderdeel van raadsvoorstel Nieuwe GRIP-rapportage

Toegankelijke informatievoorziening en verantwoording naar de gemeenteraad Verder versterken van Programma verbetering beheersorganisatie integrale gebiedsontwikkeling Onderzoek bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag (RIS308178): en de regie van de gemeente Uitkomsten worden betrokken in herziening van Nota Grondbeleid

A. Het versterken van projectbeheersing en risicomanagement Stuurgroep projectbeheersing De stuurgroep projectbeheersing is opgericht met als doel om te sturen op de voortgang van de professionalisering van projectbeheersing. De stuurgroep komt periodiek samen en de leden sturen actief op professionalisering door invulling te geven aan de verbetermaatregelen met betrekking tot projectbeheersing. Niet alle gesproken projectleiders of -managers zijn overigens bekend met de stuurgroep en zien hier ook niets van terug. Daardoor is de verbetermaatregel op zichzelf effectief, maar wordt deze niet breed herkend binnen de organisatie. Afdeling beheersing projecten Om projectbeheersing te professionaliseren is in 2021 de afdeling 'Beheersing projecten' ingericht. Deze draagt bij aan de effectuering van de verbetermaatregelen door de actiepunten uit te voeren die voortvloeien uit het plan van aanpak beheersing projecten (zie hieronder). Binnen deze afdeling is voldoende kennis, kunde en personeel aanwezig voor wat betreft het risicomanagement en planningsmanagement. Niet alle projectmedewerkers zijn bekend met de afdeling. Daarmee is deze ‘maatregel’ nog niet volledig effectief. Plan van aanpak beheersing projecten Het plan van aanpak omschrijft acties die door de afdeling beheersing projecten uitgevoerd moeten worden.

Het plan van aanpak beheersing projecten geeft richting aan de ontwikkeling van producten en processen voor wat betreft het versterken van het risicomanagement en de beheersing van projecten. Daarmee is deze ‘maatregel’ effectief.

12/18

2. Uitkomsten RISMAN-methodiek toepassen De RISMAN-methodiek is een gangbare methodiek voor risicomanagement in het fysieke domein. Het doel van risicomanagement is om betere beslissingen te kunnen nemen. Steeds meer projectleiders en -managers zien het belang van risicomanagement. De RISMAN-trainingen dragen bij aan meer bewustwording en toepassing van risicomanagement binnen projecten. Met behulp van de risicomanagers wordt met de projectgroep een risicoanalyse opgesteld. Echter varieert het per project en betrokken personen in welke mate risicomanagement wordt toegepast. De maatregel wordt niet consistent en met variërende diepgang toegepast waardoor de beoogde effectiviteit (terugbrengen projectrisico’s naar een aanvaardbaar niveau) niet wordt gehaald. Kader risicomanagement Het ‘kader risicomanagement’ is opgesteld om alle verbetermaatregelen structureel en onderbouwd toe te passen. Er is daarnaast aandacht voor de randvoorwaarden en rolverdeling. Bij nieuwe inzichten die invloed hebben op de werkwijze van het risicomanagement wordt het kader bijgewerkt. Dit gebeurt in samenwerking tussen DSO en DSB zodat een eenduidige werkwijze gehanteerd wordt. De verbetermaatregel is daarmee effectief.

Risicomanagers aangesteld/ betrokkenheid risicomanagers bij projecten De risicomanagers zijn voldoende betrokken, organiseren sessies en ondersteunen bij het opstellen en actualiseren van risicodossiers. Zij vervullen hun rol effectief, maar hun inzet richt zich vooral op GRIP- en high risk-projecten. Bij deze projecten benaderen zij projectleiders en -managers proactief. Minder risicovolle projecten worden daarentegen niet actief door de risicomanagers benaderd, waardoor hun ondersteuning daar beperkt is. Er is winst te behalen in het vergroten van het risicobewustzijn binnen projectteams en in het structureel versterken van hun rol bij

álle projecten, ongeacht het risiconiveau. Volgens de afdeling beheersing projecten zijn de risicomanagers qua capaciteit op sterkte, de verbetermaatregel is daarmee effectief. Het is nu aan de projectleiders om enthousiasme te tonen en actief gebruik te maken van de inzet van de risicomanagers. Toepassen risicomanagement besproken in gezamenlijke sessie commissie Ruimte en RC In een werkbespreking op 1 juni 2023 met de commissie Ruimte is de toepassing van risicomanagement besproken. De verbetermaatregel draagt bij aan de kennisverhoging bij de raadsleden en is daarmee effectief. PSU (project startup) Een Project Startup is een maatregel die wordt ingezet zodat er een goed kader is voor de start van een project. Hiervoor is een werkinstructie opgesteld. Een Project Startup wordt gehouden om de opdracht scherp te krijgen en medewerkers te committeren. Bij oudere, lopende projecten heeft dit niet plaatsgevonden; bij nieuwe projecten wordt dit wel toegepast. De verbetermaatregel is voor nieuwe projecten effectief. Opstellen Standaard Projectmatig werken De Haagse Standaard Projectmatig Werken (HSPW) wordt op dit moment voornamelijk gebruikt door de projectmedewerkers van DSO. De verbinding met de projectorganisatie binnen DSB wordt (nog) gelegd. Het geeft digitaal overzicht van fases, procedures en formats en draagt daardoor bij aan een uniforme werkmethode.

De HSPW is bekend bij de geïnterviewden en volgens hen vooral voor nieuwe medewerkers van toegevoegde waarde. De HSPW wordt gebruikt omdat daar de meest actuele formats in staan en omdat het duidelijk is welke stappen doorlopen moeten worden in de verschillende fases van een project.

13/18

2. Uitkomsten De mate van leesbaarheid van het digitaal portaal wordt wisselend ervaren. De verbetermaatregel typeren wij daardoor als gedeeltelijk effectief.

B. Toegankelijke informatievoorziening en verantwoording naar de gemeenteraad

Kader planningsmanagement In het kader planningsmanagement wordt beschreven hoe planningsmanagement uitgevoerd wordt binnen DSO. Het kader draagt bij aan uniformiteit binnen DSO. Uit de interviews blijkt dat de bekendheid en toepassing in de praktijk wisselend is. Niet alle projectmanagers kennen het kader, en de samenwerking tussen planningsadviseurs en projectleiders is niet structureel geborgd. Hierdoor is de maatregel nog niet volledig effectief.

Als verbetermaatregel is de GRIP-rapportage vernieuwd (RIS309058) en geëvalueerd (RIS314573). Verbeteringen zijn onder andere de herijking van de portefeuille fysiek domein en de jaarlijkse nieuwe selectie van GRIP-projecten. De vernieuwde GRIPrapportage wordt gedeeld met de raad en, met uitzondering van risico's en financiën, openbaar. De vernieuwing beoogt de informatievoorziening toegankelijker te maken door uniformering in opzet van raadsvoorstellen en actuelere informatie te geven over mogelijke overschrijdingen.

Leidraad kostenramingen De leidraad kostenramingen wordt toegepast bij nieuwe projecten. In de leidraad is aangegeven hoe de raming wordt opgebouwd en hoe de onzekerheidsreserve en risicoreservering bepaald worden. Per fase van het project zijn hier indicatieve percentages voor bepaald. Bij oudere projecten is deze raming nog niet toegepast. De verwachting is dat de leidraad gaat bijdragen aan het eenduidiger ramen van een reëel bedrag. De maatregel is effectief bij nieuwere projecten waar de leidraad voor kostenramingen is toegepast. Risicoparagraaf als onderdeel van raadsvoorstel In het kader risicomanagement is vastgelegd dat elk raadsbesluit een risicoparagraaf moet bevatten. Hiervoor is een standaardparagraaf opgenomen in het format voor raadsvoorstellen. Deze paragraaf is echter vrij invulbaar. Volgens de gemeente wordt de paragraaf wel gebruikt, maar door de ruime invulling is de maatregel slechts gedeeltelijk effectief.

Omdat op dit moment inmiddels diverse GRIP-rapportages aan u zijn voorgelegd, kunt u, de raad of de Rekeningencommissie, beoordelen of de verbeterde GRIPrapportage bijdraagt aan uw inzicht behoefte (de beoogde effecten). C. Verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente Dit thema bevat twee ‘verbetermaatregelen’. - Programma verbetering beheersorganisatie; Onderzoek bouw- en ontwikkelmarkt in Den Haag (RIS308178): Uitkomsten worden betrokken in herziening van Nota Grondbeleid In ons eerste onderzoeksrapport Grote Projecten (GAD Rapportage Grote Projecten) is aangegeven dat deze zijn geïmplementeerd. Over het Programma verbetering beheersorganisatie bent u door de gemeente geïnformeerd over de voortgang. Daarnaast is de Nota grondbeleid in 2024 herzien.

14/18

2. Uitkomsten (Nota Grondbeleid 2024 | Lokale wet- en regelgeving). De inhoudelijke effectiviteit van deze twee punten ten aanzien van het ‘Verder versterken van integrale gebiedsontwikkeling en de regie van de gemeente’ is door ons niet onderzocht. Dat zou een dieper/omvangrijker onderzoek vereisen. Wij adviseren de RC om in 2026 te (laten) beoordelen in hoeverre de volledig en doorlopend toegepaste maatregelen (voor een selectie van projecten) hebben bijgedragen aan een betere projectbeheersing.

15/18

3. Vaktechnische voorschriften Onze opdracht is uitgevoerd volgens het Nederlands recht. Bij het uitvoeren van onze werkzaamheden hebben wij de Verordening gedrags- en beroepsregels accountants (VGBA) nageleefd. Wij leven tevens de onafhankelijkheidsregels van de Verordening inzake de Onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten (ViO) na en passen de ‘Nadere voorschriften kwaliteitssystemen’ (NVKS) toe. Op grond daarvan beschikken wij over een samenhangend stelsel van kwaliteitsmanagement inclusief vastgelegde richtlijnen en procedures inzake de naleving van ethische voorschriften, professionele standaarden en andere relevante wet- en regelgeving die zijn te raadplegen op de website van de beroepsorganisatie www.nba.nl. De aard van de hiervoor beschreven uit te voeren werkzaamheden houdt in dat op de genoemde financiële informatie geen accountantscontrole is toegepast, terwijl tevens geen beoordelingsopdracht is uitgevoerd. Eén en ander impliceert dat aan onze rapportage geen zekerheid met betrekking tot de getrouwheid van dit cijfermateriaal kan worden ontleend, anders dan ter zake van de aspecten zoals door ons onderzocht en waarover dienovereenkomstig door ons in deze rapportage feitelijk wordt gerapporteerd.

16/18

Bijlage 1 Definities effectiviteit per verbetermaatregel

17/18

Bijlage 1 Definities effectiviteit per verbetermaatregel

18/18