RIS323183 Toezeggingenoverzicht jrk 2024 versie okt 2025
Tekst van het document
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Stand van zaken betreffende Toezeggingen door het college aan de Rekeningencommissie inzake jaarrekeningonderzoek 2024 Versie: 1 Datum: 24 september 2025 Legenda:
De uitvoering van de toezegging is nog onderhanden of de termijn is nog niet verstreken.
✓
De toezegging is gestand gedaan.
De toezegging is nog niet nagekomen.
Nr
Deadline
Toezegging
pag.a
Stand van zaken en aandachtspunten
PoHob
A
31-12-‘25
Onderzoek interne weerbaarheid tegen ondermijning De wethouder meldt dat het onderzoek tot zijn spijt niet heeft plaatsgevonden als gevolg van capaciteitsproblemen. Het voornemen is om het project ‘weerbaar ambtenarenapparaat’ alsnog te doen. De wethouder zegt toe het plan van aanpak daarvoor nog in 2025 gereed te hebben.
10
De Rekeningencommissie heeft de wethouder in een nawoord gevraagd het plan van aanpak te mogen ontevangen. Het college heeft laten weten het plan van aanpak na afronding naar de Rekeningencommissie te sturen.
OJSD
Collegereactie op de board letter De wethouder zegt toe in de collegereactie op de Board Letter zo concreet mogelijk in te gaan op bevindingen. In de collegereactie op het Rekeningencommissierapport 2024 zal het college ook ingaan op de stand van zaken van in de Board Letter genoemde bevindingen die nog niet zijn afgedaan.
14
In bijlage 1 van de collegereactie is een overzicht van de actuele stand van zaken opgenomen (RIS322763).
FCE
B
31-12-‘25
✓
a pag./par.: pagina of paragraaf in het RC-rapport over de jaarrekening van 2024 (RIS322684) waar de desbetreffende toezegging wordt genoemd b PoHo: portefeuillehouder
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Deadline
Toezegging
pag.a
Stand van zaken en aandachtspunten
PoHob
C
31-12-‘25
Complexe administratie van investeringen in openbare ruimte De wethouder begrijpt het ongemak van de Rekeningencommissie over soms grote correcties na afronding van een project en vindt het een belangrijk aandachtspunt dat de afhechting van een project goed gebeurt. Hij zegt toe te onderzoeken hoe met partners afspraken kunnen worden gemaakt over de verdeling van meerkosten vóór afronding van een project en over de tussentijdse monitoring daarop.
22
In afwachting van informatie van het college.
EMG
Begrotingsonrechtmatigheid Buitenruimte Op de portefeuille Buitenruimte deed zich vóór 2024 jaarlijks een onderbesteding voor. Daarom is gestuurd op een grotere mate van overprogrammering en het inlopen op een deel van de werkvoorraad. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd een notitie naar de raad te sturen waarin overprogrammering (of overcommittering) nader wordt uitgelegd. Om een beeld te krijgen van de risico’s van overcommittering vraagt de commissie over de voorgaande jaren de toepassing ervan te kwantificeren. Voor wat betreft de projecten die de begrotingsonrechtmatigheid veroorzaakten (genoemd in de paragraaf Bedrijfsvoering) vraagt de Rekeningencommissie te reflecteren op de wijze waarop hiermee is omgegaan: waarom is niet gekozen voor een (tussentijdse) begrotingsbijstelling? Ook wil de Rekeningencommissie meer inzicht krijgen in de centrale monitoring en sturing op de begrotingsuitputting bij diensten. De commissie vraagt in de notitie in te gaan op de toereikendheid en tijdigheid van de interne informatievoorziening hierover, mede in het licht van de betrouwbaarheid van de 4- en 8-maandsrapportages. De wethouder zegt toe de gevraagde notitie naar de Rekeningencommissie te sturen.
26
De Rekeningencommissie heeft in een nawoord gevraagd wanneer deze notitie tegemoet kan worden gezien. Het college heeft laten weten dat de notitie in voorbereiding is en naar verwachting in september naar de raad kan worden gestuurd.
BDM
D
30-09-‘25
Dit onderwerp is toegevoegd aan de termijnplanning.
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Deadline
Toezegging
pag.a
Stand van zaken en aandachtspunten
PoHob
E
31-12-‘25
Rechtmatigheid van aanbestedingen De wethouder scherpt het contractmanagement verder aan. Alle raamcontracten voor inhuur zijn doorgelicht en daarop is reeds actie ondernomen naar nieuwe aanbestedingen. In het systeem zijn nu signaleringen ingebouwd om overschrijding van de contractwaarde te voorkómen. Zo gaat er 9 maanden, 6 maanden en 3 maanden vóór het aflopen van een raamcontract een signaal naar de contractmanager. Dit gebeurt ook als 70% van de contractwaarde is besteed. Deze informatie wordt ook in dashboards opgenomen. Desgevraagd zegt de wethouder toe na te gaan of het wenselijk is om nog eerder een signaal af te geven.
27
In afwachting van nadere informatie van het college.
EMG
Onvolkomenheden in IT-beheer Voor meerdere IT-applicaties zijn noodzakelijke beheersmaatregelen nog onvoldoende ingericht (zie voor een overzicht per IT-applicatie bijlage 3 van het Accountantsverslag, RIS322001, pag. 29). De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd dit nog in 2025 op te lossen. Als te nemen maatregelen voor het wegwerken van alle bevindingen in 2025 noemt de wethouder: 1. een intensieve opvolging. Elk systeem krijgt een business partner als verantwoordelijke om de bevindingen op te lossen; 2. prioritering conform de aanbeveling van de Accountantsorganisatie. De kritieke bevindingen worden als eerste opgepakt; 3. het IT-beheer wordt opgepakt vanuit het securityperspectief. Met het oog op de NAVO-top worden alle onderdelen en systemen nu handmatig voorzien van updates. Structurele, procesmatige en planmatige verbeteringen zijn voor de in de audit onderzochte systemen in voorbereiding. De wethouder zegt toe over de voortgang bij de 8-maandsrapportage in 2025 te rapporteren.
31
“Voor ieder systeem is een business partner verantwoordelijk. De business partner ziet erop toe dat de bevindingen per applicatie met spoed worden opgepakt. Er is ook een dashboard gemaakt waar door de CIO actief op wordt gestuurd. Kritieke bevindingen worden per direct en met de hoogste prioriteit opgepakt. De wethouder zegt toe over de voortgang bij de Najaarsnota in 2025 te rapporteren. Ten tijde van de Najaarsnota zal de wethouder een brief sturen over de voortgang op de bevindingen van de GAD omtrent de algemene IT-controls“ (RIS322763).
OJSD
F
04-12-‘25
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Deadline
Toezegging
pag.a
Stand van zaken en aandachtspunten
PoHob
G
12-09-‘25
Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen: dekking projectkosten De benodigde € 17,5 miljoen voor de eerste fase komt uit twee bronnen: de centrale bedrijfsvoeringsreserve (CBR) en de incidentele inzet van zogenoemde trap op/trap af-middelen die beschikbaar zijn om de groei van de organisatie te kunnen faciliteren. De inzet van de CBR en ToTamiddelen gaat dus niet ten koste van iets anders. Desgevraagd zegt de wethouder toe in de komende begroting 2026 de bedragen te specificeren. Voor de start van de tweede fase gelden enkele voorwaarden. Allereerst moet de evaluatie van de eerste fase een positieve uitkomst hebben. Uiteraard moeten ook voldoende middelen in de nog in te stellen bestemmingsreserve aanwezig zijn. Eind 2025 wordt hierop extern getoetst. Vervolgens doet het college onderzoek naar de dekking van fase 2 (€ 12,5 miljoen). Deze dekking is nu geen knelpunt omdat het pas aan de orde is na afronding van de eerste fase. Dan dient het in de begroting voor de desbetreffende periode te worden opgenomen. Dit traject zal de wethouder eveneens in de komende begroting 2026 uiteen zetten.
33
In een nawoord heeft de Rekeningencommissie een specifieker inzicht gevraagd in de herkomst van de dekking van fase 1 (€ 17,5 miljoen) en het college gevraagd hiervan een financieel overzicht te geven per component, voorzien van een toelichting waarom deze middelen nog niet waren gealloceerd. Gezien de bestaande tekorten voor ICT is het college gevraagd te herbevestigen dat de besteding van de middelen voor MBS niet ten koste gaat van iets anders.
OJSD
✓
Met betrekking tot fase 2 is het college gevraagd in de komende begroting 2026 duidelijk uiteen te zetten hoe de splitsing tussen de fases tot stand is gekomen, hoe hiervoor dekking wordt gevonden en wat de gevolgen zijn voor de realisatie van MBS als deze dekking niet wordt gevonden. Het college heeft bevestigd het gevraagde inzicht in de begroting 2026 te verschaffen. In de begroting (RIS323103) is op pag. 213 een overzicht gegeven van de voeding van de te vormen bestemmingsreserve en op pag. 214 een overzicht van de begrote kosten en dekking van MBS.
H
30-09-‘25
✓
Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen: voortgangsrapportage De wethouder OJSD zegt toe de raad in de komende GRIP-rapportage te informeren of MBS op basis van de GRIP-criteria kwalificeert als een ‘groot project’ en indien dit niet het geval is met de raad te overleggen over de wijze van rapporteren over de voortgang van het MBSprogramma.
33
Op 4 september 2025 heef de wethouder OJSD een brief naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS323104), waarin is toegelicht dat MBS niet kwalificeert als GRIP-project.
OJSD
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Deadline
Toezegging
I
30-09-‘25
Digitale veiligheid Inmiddels is gestart met een project om de digitale weerbaarheid versneld te verhogen. De specifieke maatregelen voor de NAVO-top zullen ook een blijvend effect hebben. Voor wat betreft het domein detecteren en beschermen is het geautomatiseerd beeld van het ITlandschap voor 98% voltooid. Er zijn uitgebreide threat intelligencerapporten opgesteld en er worden anti-DDoS en anti-phishing maatregelen genomen.
Aanvullende toelichting van het college: In scope van dit project ‘Versneld verhogen digitale weerbaarheid’ zit het oplossen van alle bevindingen uit auditrapporten op het gebied van digitale veiligheid. Het gaat dan om de audit rapporten van de rekenkamer, de GAD en Secura. Technische maatregelen vergen tijd vanwege aanbestedingsprocedures en de implementatie van de gekozen oplossingen. Organisatorische maatregelen zoals het opzetten van nieuwe processen, of het verhogen van de bewustwording bij medewerkers en leidinggevenden, het invoeren van nieuwe beleid vragen daarentegen meer tijd om stevig ingebed te raken binnen de organisatie (RIS322763).
pag.a
Stand van zaken en aandachtspunten
PoHob
Aanvullende toezegging van het college:
OJSD
De Raad zal op korte termijn schriftelijk (geheim) worden geïnformeerd over de voortgang op het verbeteren van digitale veiligheid en in Q3 (geheim) naar aanleiding van de NAVO-top (RIS322763). Deze nieuwe toezegging wordt bij de eerstvolgende actualisatie van het toezeggingenregister opgenomen in een aanvullend overzicht.
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Vragen en opmerkingen van de Rekeningencommissie waarop een schriftelijke reactie van het college is gevraagd Legenda:
✓
De vraag is beantwoord.
De vraag is nog niet beantwoord. Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS322763)
1
Controle werkprocessen voorraadbeheer identiteitsbewijzen: de Rekeningencommissie vindt de door de wethouder verstrekte informatie over de werkprocessen en instructies met betrekking tot het voorraadbeheer tamelijk summier. De commissie wil weten in hoeverre aanbevelingen van de Accountantsorganisatie zijn opgevolgd.
10
De GAD heeft tijdens de 0-meting van 27 juni en 2 juli 2024 mondelinge aanbevelingen gedaan op het voorraadbeheer van reisdocumenten. Deze aanbevelingen zijn ter harte genomen en zijn geïmplementeerd in de werkinstructies en waar nodig opgenomen in de werkprocessen. De aanbevelingen van de GAD waren: 1. Een uniforme werkwijze voor het invullen van het verantwoordingsformulier bij voorraadtelling. Opvolging: het formulier is aangepast waardoor een eenduidige manier van invullen wordt afgedwongen. 2. Het aanpassen van het werkproces vernietiging reisdocumenten die na 3 maanden niet zijn opgehaald. Opvolging: er wordt dagelijks gecontroleerd op documenten die na drie maanden nog niet zijn opgehaald. Hiervoor wordt een checklist gevolgd en wordt de werkinstructie “Vernietiging niet opgehaalde reisdocumenten” gevolgd. Tijdens de 0-meting kwam naar voren dat er toch documenten na 3 maanden waren uitgereikt. Dat hebben we onderzocht, en kwam door verhuizingen naar een andere gemeente tussen aanvraag en uitreiken in. Als iemand in Den Haag een reisdocument aanvraagt, en vóór het afhalen verhuist naar een andere gemeente, moet Den Haag het document naar die gemeente sturen. Die gemeente reikt het document dan uit. De registratie in het systeem moet wel door Den Haag worden gedaan, maar kan pas als de andere gemeente aangeeft dat het document is uitgereikt.
Daar zit vaak tijd tussen waardoor het kan voorkomen dat een document tijdig is uitgereikt aan de persoon, maar nog niet administratief is verwerkt. Die bevinding heeft dus een administratieve reden en ligt niet aan het Haagse werkproces. 3. Het regelmatig uitvoeren van 0-metingen. Opvolging: de eerste 0-meting vond plaats op 27 juni en 2 juli in aanwezigheid van de GAD. We houden sindsdien elk half jaar een 0-meting. Op 4 februari vond de laatste plaats, ook in aanwezigheid van de GAD. Hier zijn geen onverklaarbare verschillen geconstateerd. Daarnaast is er met de introductie van het DocuDistrisysteem een meer geautomatiseerde manier van voorraadbeheer ontstaan. De DocuDistri is al in gebruik bij stadsdeelkantoor Escamp, en zal ook op Spui en Laak in gebruik worden genomen.
✓
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS322763)
2
Verbetering procesbeschrijvingen In 2024 heeft de gemeentelijke organisatie gewerkt aan gedetailleerde procesbeschrijvingen en de uitvoering daarvan. Het doel is om in 2025 alle benodigde werkzaamheden en afspraken te hebben beschreven en in uitvoering te hebben genomen. De gemaakte werkafspraken zorgen voor een meer uniforme gemeentebrede aanpak van de uitvoering van de werkzaamheden. De Rekeningencommissie wil na afronding van het project eind 2025 worden bijgepraat over de resultaten ervan.
11
Het college onderschrijft het belang van actuele en kwalitatief toereikende procesbeschrijvingen voor de financiële administratie. Het doel is inderdaad om deze eind 2025 gereed te hebben. Het college praat u hier, begin 2026, graag over bij.
Inzicht in investeringen onderwijshuisvesting: bij de transitorische post Investeringen onderwijshuisvesting is het pas mogelijk om een beter tussentijds inzicht in de werkelijke bruto-investeringen te geven als de werkwijze in het primair proces daartoe zou worden gewijzigd. Nu blijft in de jaarrekening de realisatie van onderhuisvesting niet zelden achter bij de begroting. Dit heeft onder meer te maken met beleid dat schoolbesturen de mogelijkheid biedt om declaraties pas later in te dienen, met een maximum van drie jaar. Dit beleid kan dus van invloed zijn op de actualiteit van de financiële administratie. De Rekeningencommissie vraagt het college toe te lichten waarom ervoor is gekozen bij onderwijshuisvesting deze ruimere declaratietermijn te hanteren.
11
✓
4
✓
Deze nieuwe toezegging wordt bij de eerstvolgende actualisatie van het toezeggingenregister opgenomen in een aanvullend overzicht.
Er is bewust gekozen voor ruimere termijn met een behapbare regeldruk. Dit komt grotendeels overeen met de regels en praktijk bij andere gemeenten. Schoolbesturen houden (net als andere opdrachtgevers bij bouwprojecten) de betaling van de slottermijn in de regel aan tot alle restpunten tijdens de oplevering zijn opgelost. Nu in toenemende mate complexe installaties in schoolgebouwen worden toegepast, waarbij in de opstartfase vaak nog zaken rond de inregeling spelen, constateren schoolbesturen juist dat de slottermijn steeds later betaald kan worden (aannemers hebben namelijk nog de verantwoordelijkheid dat de door hen aangebrachte installaties naar behoren werken). Aanpassingen in deze systematiek vragen om overleg/overeenstemming met schoolbesturen en ingrijpende aanpassingen in de verordening en processen. Dit zou zorgen voor extra administratieve lasten en personele inzet, terwijl de impact op de mate waarin de gemeente daadwerkelijk 'in control' is beperkt is. Daarom zetten we nu in op tussenverantwoordingen in december, die overigens ook al voor een piek in de werklasten van scholen en gemeente in december zorgen. Daarnaast gaan medewerkers van de gemeente periodiek langs op de locaties om de status van het project te zien.
Dit is een globale check of de stand van de bouw ter plekke zich redelijk lijkt te verhouden tot het bedrag dat ter declaratie bij de gemeente is ingediend.
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS322763)
6
Vroegtijdiger controle van (delen) van de jaarrekening Nawoord: de Rekeningencommissie benadrukt dat vroegtijdiger controle van genoemde onderdelen als inkopen, rechtmatigheidsverantwoording en grondexploitaties haalbaar moet zijn als de cijfers ‘bij’ zijn en de systemen zijn ingericht op tussentijdse verantwoording. De Rekeningencommissie adviseert met klem om zo spoedig mogelijk te stoppen met het extracomptabel administreren van grondexploitaties om fouten en fraude te voorkómen. De commissie verwacht van het college dat hiertoe in 2025 stappen worden gezet.
12
Het college sluit zich hierbij aan en onderschrijft het belang van actuele administratie en is vastberaden ook dit jaar, in samenwerking met de GAD, weer een stap te zetten om tot een betere planning voor de administratieve jaarafsluiting en de eindejaarscontrole te komen. Aan de andere kant leidt een actuele administratie niet automatisch tot een eerdere eindejaarscontrole. Voor sommige onderwerpen is het namelijk vereist dat het jaar administratief volledig is afgesloten, voordat de eindejaarscontrole kan starten. Daarnaast geldt voor enkele onderwerpen dat niet alle benodigde informatie wordt bijgehouden in de financiële administratie, omdat de financiële systemen daar niet geschikt voor zijn. Daardoor is het onvermijdelijk dat tijdens het controleproces informatie uit verschillende systemen wordt gecombineerd om tot een volledig beeld te komen. Voor de administratie van de grondexploitaties geldt dat de realisatie van baten en lasten volledig en tijdig intracomptabel worden geadministreerd. De meerjarenprognose van grondexploitaties vindt nu extracomptabel plaats. Het is niet mogelijk om dit in de financiële administratie te berekenen. Voor dit deel is de wens om over te stappen naar een gestandaardiseerd financieel ondersteunend systeem. Dit wordt momenteel onderzocht, met het streven om in 2025 nog te implementeren.
Bij de behandeling van de boardletter in het vierde kwartaal, kan eveneens worden vooruitgeblikt op de jaarafsluiting in de context van onder meer het bovenstaande.
Prognosekracht van de begroting Op verzoek van de Rekeningencommissie heeft het college onderzoek gedaan naar de prognosekracht van de begroting. De uitkomsten hiervan zijn naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS319892). Uit het onderzoek komt naar voren dat het gemiddelde resultaat over de afgelopen jaren 1,6% voordelig was, wat op de lopende begroting een bedrag van circa € 45 miljoen zou zijn. De Rekeningencommissie benadrukt dat een structureel voordelig jaarresultaat betekent dat er op jaarbasis minder wordt gedaan voor de stad dan financieel mogelijk zou zijn geweest en wil daarom een zo accuraat mogelijke begroting om, voor zover mogelijk, te voorkómen dat middelen onbenut blijven.
13
Het college onderschrijft het belang van een zo accuraat mogelijke begroting om te voorkomen dat middelen onbenut blijven. In het onderzoek prognosekracht van de begroting (RIS319892) is toegelicht dat het zeer uitdagend is om onderbesteding volledig te voorkomen, o.a. door laat beschikbare rijksmiddelen en vertraging van projecten. Daarnaast schrijven de regels budgetdiscipline (regel 9) voor dat een budget het maximum is van mag wat worden uitgegeven; anderzijds gaat het qua inkomsten om het minimum van wat ontvangen moet worden. Dit kan worden gezien als een vorm van budgettaire voorzichtigheid, die ook aansluit bij de regels rondom rechtmatigheid, en in de praktijk kan leiden tot onderbesteding. Het college erkent dat de sturing, om zowel overschrijdingen als onderbestedingen te voorkomen, verbeterd kan worden en zet hierom onder meer in op versterking van de interne financiële gesprekscyclus.
Indicatoren: tijdig aanleveren van brondocumentatie Als redenen van incomplete en/of niet tijdige aanleveringen van brondocumentatie worden genoemd te late beschikbaarheid van realisatie van indicatoren, capaciteitstekort en werkdruk. De Rekeningencommissie wil weten welke maatregelen het college neemt om voortaan tijdige aanlevering van brondocumentatie te waarborgen.
16
Het proces om de brondocumentatie voor de indicatoren aan te leveren is voor deze jaarrekening voor het eerst gelijkgetrokken aan de manier waarop het controledossier voor de jaarrekeningcontrole wordt aangeleverd aan de accountant. Voor komende jaarrekening zal het college erop toezien dat er scherper wordt gemonitord op het halen van de aanlevertermijn (door middel van centrale monitoring), en het compleet aanleveren van de brondocumentatie (4-ogen principe/review in de lijn voor aanlevering aan de accountant).
✓
7
✓
8
✓
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS322763)
9
Indicatoren: betrouwbaarheid van bronnen Van 22 van de 51 onderzochte indicatoren is de bron foutgevoelig of niet eenduidig, bijvoorbeeld een Excel-bestand waarop veel bewerkingen worden gedaan. De Rekeningencommissie vraagt het college alternatieven hiervoor te onderzoeken om te voorkómen dat indicatoren met manipuleerbare bronnen gebruikt blijven worden.
16
Helaas is het zo dat niet alle indicatoren die op dit moment gebruikt worden direct af te lezen zijn uit een onafhankelijke bron. Soms is een handmatige vertaalslag nodig om de beschikbare ruwe data om te zetten naar bruikbare informatie voor betreffende indicator. Om dit te bewerkstelligen wordt Excel gebruikt. Bij een volgende actualisatie van de indicatoren (hetgeen normaliter in een duale werkgroep met de gemeenteraad wordt georganiseerd) zou een niet manipuleerbare bron een randvoorwaarde moeten zijn voor het opnemen van een indicator als middel om te kunnen sturen op beleidsdoelstellingen. Een tweede randvoorwaarde zou moeten zijn dat de realisatiecijfers tijdig beschikbaar zijn.
Indicatoren: werkwijze voor begroten toelichten Sommige indicatoren zijn eigenlijk kengetallen en worden derhalve niet begroot, maar hebben een peildatum. De Rekeningencommissie vraagt het college om in (bijlage 5 van) de begroting en verantwoording toe te lichten welke indicatoren een beleidsmatige streefwaarde hebben en dus begroot moeten worden en eveneens aan te geven wanneer dit niet het geval is, zoals bij kengetallen.
16
Het college zal als toevoeging op bijlage 5 (vervallen, gewijzigde en nieuwe indicatoren) vanaf de eerstvolgende begroting toelichten welke indicatoren een beleidsmatige streefwaarde hebben en dus begroot moeten worden en wanneer dit niet het geval is, zoals bij kengetallen. Bij de verantwoording zal hier ook inzicht in worden gegeven.
Indicatoren: toelichtne afwijkingen van meer dan 10% De Rekeningencommissie vraagt het college om alsnog in de financiële verordening op te nemen dat afwijking tussen begroting en verantwoording van meer dan 10% moeten worden toegelicht in de programmarekening, zoals afgelopen jaar is toegezegd.
16
✓
10
✓
11
✓
Deze nieuwe toezegging wordt bij de eerstvolgende actualisatie van het toezeggingenregister opgenomen in een aanvullend overzicht.
In de eerstvolgende versie van de financiële verordening zal worden opgenomen dat een afwijking tussen begroting en verantwoording van meer dan 10% moet worden toegelicht in de programmarekening.
Deze nieuwe toezegging wordt bij de eerstvolgende actualisatie van het toezeggingenregister opgenomen in een aanvullend overzicht.
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS322763)
12
Geen eerdere controle van grondexploitaties in 2024: de nieuwe grondexploitatie Juliana van Stolberglaan 1 kon niet gedurende het jaar 2024 door de accountant worden gecontroleerd. De toegezegde actualisatie van de omvangrijke grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten bleek zodanig vertraagd dat net als vorig jaar deze controle alleen na jaareinde kon worden gedaan. De Rekeningencommissie vraagt het college te onderzoeken hoe ervoor gezorgd kan worden dat grondexploitaties eerder gecontroleerd kunnen worden en wil worden geïnformeerd over de uitkomsten hiervan.
19
De grondexploitatie Juliana van Stolberglaan is in het voorjaar 2024 vastgesteld. De GAD heeft deze grondexploitatie betrokken in de interim controle / controle tussentijdse afsluiting. Hiervoor zijn alle benodigde gegevens aangeleverd aan de GAD. In 2024 is de grondexploitatie DGZ geactualiseerd. Een actualisatie van deze omvang vraagt een zorgvuldig proces met een lange doorlooptijd. Middels een uitstelbericht is de Raad geïnformeerd over de langere doorlooptijd dan gewenst. Ook de GAD is hierover geïnformeerd. In 2024 is de nieuwe verordening Grondexploitaties opgesteld en in procedure gebracht (RIS321606). Op basis van deze verordening wordt de raad 3 keer per jaar (programmarekening, Voorjaarsnota en Najaarsnota) geïnformeerd over de financiële voortgang van de actieve grondexploitaties. Indien eerder sprake is van substantiële wijzigingen zoals genoemd in de verordening, dan wordt tussentijds een herziening aan de raad voorgelegd. Gezien de tijd tussen de verschillende peilmomenten in betreft het actualiseren en rapporteren over de stand van de grondexploitatie nu al een continu proces. Voor ieder rapportagemoment geldt dat sprake is van een momentopname waarop rekenkundig het resultaat inzichtelijk wordt gemaakt. Het is een zo goed mogelijke inschatting van het verwachte toekomstige resultaat op basis van alle informatie die op dat moment beschikbaar is.
Er is altijd een kans dat het werkelijke resultaat zal afwijken. Door bijvoorbeeld uit te gaan van het resultaat bij de herziening of bij de Najaarsnota periode kan reeds een inhoudelijke controle plaatsvinden over de situatie van dat moment.
Leesbaarheid MPG: naar het oordeel van de Rekeningencommissie dient de leesbaarheid van de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) aanzienlijk te worden verbeterd. De Rekeningencommissie vraagt het college dit naar het voorbeeld van het verbetertraject van de GRIP-rapportage op te pakken.
20
Op dit moment wordt gekeken naar een nieuw verantwoordingsmodel dat het bestaande systeem gaat vervangen. Eén van de onderdelen van het model is het beter en eenvoudiger zichtbaar kunnen maken van de resultaten van de verschillende projecten in tabellen en grafieken. Daarmee zijn resultaten overzichtelijker te presenteren waardoor met minder cijfers en tekst een inhoudelijke verklaring gegeven kan worden van de wijzigingen in een project. Dit om de leesbaarheid van het MPG te vergroten. Het MPG blijft echter een financiële verantwoording van het resultaat op hoofdlijnen, waarbij inhoudelijk die punten van zoals genoemd in de Verordening/ het BBV het uitgangspunt vormen.
✓
13
✓
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS322763)
14
Selectie van grondexploitaties voor rapportage: jaarlijks zal over de vijf grondexploitaties met de hoogste som van de risicocriteria tussentijds gerapporteerd worden in een Voortgangrapportage grondexploitaties (artikel 2:2:3, zevende lid en 2:2:4 van de nieuwe Verordening Grondexploitaties en strategisch bezit Den Haag 2025, RIS321606). De Rekeningencommissie vraagt zich af of op voorhand het aantal hierin te rapporteren grondexploitaties moet worden vastgelegd. De commissie ziet meer in een systematiek van scores op aspecten zoals in de GRIP-rapportage, waarbij vervolgens gerapporteerd wordt over (alle) projecten waarvan de totaalscore een drempelwaarde overschrijdt, ongeacht het aantal. Het college wordt gevraagd naar analogie van de GRIP-rapportage een scoresystematiek op aspecten te hanteren, waarbij vervolgens gerapporteerd wordt over de projecten die voldoende hoog scoren.
20
In de nieuwe verordening Grondexploitaties (RIS321606) is een andere werkwijze opgenomen dan hier wordt gevraagd. De nieuwe verordening wordt binnenkort behandeld in de commissie Ruimte. Eventuele aanpassing van de verordening kan daar worden besproken.
GRIP-rapportage: informatie over maatregelen bij ‘rood’ Informatie over de maatregelen die het college neemt indien de afgesproken kaders worden overschreden staan niet altijd in de GRIPrapportage zelf. Afhankelijk van bijvoorbeeld het soort project, de aard van het knelpunt en de fase waarin het project zich bevindt, kan er op verschillende manieren worden ingegrepen. De wijze van informatievoorziening over genomen of te nemen maatregelen is afhankelijk van de aard van de maatregel, zoals bijvoorbeeld een te wijzigen planuitwerkingskader (PUK) of nota van uitgangspunten (NvU). De Rekeningencommissie wil dat indien ingrijpen noodzakelijk is, in de vooruitblik in de GRIP-rapportage expliciet wordt vermeld hoe de raad over de maatregelen die het college neemt is of wordt geïnformeerd.
23
Deze aanbevelingen worden overgenomen. Met dien verstande dat de maatregelen bij 'rood' alleen in de GRIP worden opgenomen als deze niet al onderdeel uitmaken van een regulier rapportagetraject zoals bijvoorbeeld geldt voor de grote gebiedsontwikkelingen. In die gevallen zal een verwijzing naar de reguliere rapportage worden opgenomen.
✓
15
✓
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS322763)
16
GRIP-rapportage: rapportage over stikstof Bij de verschillende projecten wordt over stikstofproblematiek nogal wisselend gerapporteerd en lijken nogal uiteenlopende oplossingen te worden gekozen. De Rekeningencommissie wil in een volgende rapportage een uitgebreidere toelichting over stikstofproblematiek bij projecten, naar het voorbeeld van de rapportage over Dreven, Gaarden & Zichten in de GRIP en benadrukt het belang van een overkoepelende aanpak voor wat betreft de gevolgen van gesignaleerde risico’s.
23
Deze aanbevelingen worden overgenomen.
Nawoord over de verantwoordelijkheid voor rechtmatigheidsfouten Naar aanleiding van de begrotingsonrechtmatigheid bij het programma Buitenruimte is gebleken dat de 4- en 8-maandsrapportages niet gebaseerd waren op actuele informatie. De Rekeningencommissie wil dat financiële informatie in de tussentijdse rapportages is gebaseerd op ‘harde’ cijfers die ‘met één druk op de knop’ uit de administratieve systemen komen. Voor het college is het essentieel om inzicht te hebben in de actuele cijfers om begrotingsonrechtmatigheden te voorkómen. De Rekeningencommissie verwacht hierin dit jaar verbeteringen te kunnen zien als gevolg van de aanpassingen in de planning & controlcyclus in 2025.
29
Het college onderschrijft het belang van volledige en actuele informatie als basis voor de prognoses in de voorjaarsnota en najaarsnota (voorheen vier- en achtmaands). Een goede prognose is echter afhankelijk van het verrijken van kennis uit de financiële administratie met kennis vanuit de lijn, waar de inhoudelijke kennis over projecten en het beleid belegd is. De informatie in de financiële administratie biedt enkel een weergave van de situatie tot dan toe. De verwachting is dat de introductie van de najaarsnota voor een verbetering van de prognoses zal zorgen, omdat deze later in het jaar wordt opgesteld. Ook de interne gesprekscyclus zal hieraan bijdragen, omdat informatie daarmee op een meer gestructureerde en gestandaardiseerde wijze wordt opgehaald vanuit de lijn, waar uiteindelijk de inhoudelijke kennis van een project zit.
✓
17
✓
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Onderwerp
paga
18
Koppeling met nieuw landelijk IT-systeem voor omgevingsvergunningen: het IT-systeem werkt niet goed samen met de nieuwe gemeentelijke applicatie hiervoor. Dit heeft geleid tot een maximale onzekerheid van circa € 6 miljoen,. 1. De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd welke maatregelen toen zijn genomen om het technische probleem op te lossen en wil weten of het probleem inmiddels is opgelost, dan wel wanneer het zal zijn opgelost. 2. De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd waarom dit probleem zich specifiek bij de gemeente Den Haag voordoet 3. De Rekeningencommissie wil weten welke maatregelen het college heeft genomen om het financiële risico dat de gemeente loopt als gevolg van deze automatiseringsproblemen te ondervangen en wat de actuele omvang van dit risico is. De commissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd de toereikendheid van de technische en financiële maatregelen te onderzoeken. 4. Daarnaast wil de commissie weten wat de gevolgen zijn voor de dienstverlening en informatievoorziening aan burgers c.q. de informatieveiligheid hiervan en welke maatregelen het college heeft genomen om de dienstverlening op peil te houden. 5. Gezien de urgentie en omvang van de onvolkomenheden wordt het college gevraagd in de collegereactie concreet op bovenstaande punten in te gaan.
32
✓
Antwoord college (RIS322763)
1.
2.
3.
4.
5.
Het technisch onderzoek is uitgevoerd en de problemen zijn in beeld gebracht. Op dit moment wordt er wekelijks een uitvallijst gegenereerd en wordt er integraal handmatig gecorrigeerd. Er wordt intensief overlegd met de leveranciers, gezamenlijk wordt er gestreefd naar een oplossing eind 2025. De complexiteit (o.a. de koppeling met meerdere interne systemen) van het lokale vergunningensysteem is hoog. De IT systemen moeten ook worden aangepast aan Haagse beleidsregels. Er wordt nog gewerkt met een verouderde module voor facturatie. Het is aannemelijk dat de problemen zich ook voordoen bij andere gemeenten. Het verschil tussen de begrote baten en het daadwerkelijk gefactureerde bedrag betreft geen direct financieel risico. Het risico zit met name in de timing van de batenverantwoording. Volgens de financiële voorschriften dienen leges te worden verantwoord in het jaar van indiening van de aanvraag. Indien facturatie pas in een later jaar plaatsvindt, ontstaat er een risico op afwijking in de jaarrekening. De maatregelen om dit financieel risico het hoofd te bieden staan genoemd bij de reactie op de eerste vraag. De systeemproblemen hebben in beperkte mate invloed gehad op de financiële dienstverlening aan burgers en bedrijven. In enkele gevallen hebben aanvragers hun factuur voor de bouwleges later ontvangen dan gebruikelijk.
Kijkend naar de totale dienstverlening ondervindt de aanvrager mogelijk hinder in de snelheid van afwikkelen. Het omgevingsloket (landelijke applicatie) is (nog) niet volledig goed ingericht en het taalgebruik sluit onvoldoende aan op onze praktijk. Daardoor zitten er fouten in de aanvraag of ontbreken er activiteiten die relevant zijn voor een volledige aanvraag. Dat levert extra vragen op om het dossier volledig te krijgen, alvorens verdergegaan kan worden met de beoordeling van de aanvraag. Het directe gevolg is vertraging in de afhandeling en extra werk. Er is wel sprake van vertraging in de facturatie, maar de inhoudelijke beoordeling van de vergunningsaanvragen is niet in het geding. Wel is er hinder door achterstanden. Om het proces uit te kunnen voeren is er extra ambtelijke inzet vrijgemaakt voor ondersteuning bij het opstellen en voor de verwerking van aanvragen. Zie bovenstaande antwoorden.
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS322763)
19
Achterstanden in compliance gegevensbescherming: met leed constateert de Rekeningencommissie dat de FG in zijn jaarverslag concludeert dat de gegevensbescherming binnen de gemeente nog niet in control of compliant is. De FG waarschuwt dat nieuwe ontwikkelingen als AI een extra risico voor de gemeente vormen, omdat een aantal basisonderwerpen niet op orde is. De Rekeningencommissie wil alsnog worden geïnformeerd over het concrete aantal van de grootschalige en risicovolle verwerkingen dat per 13 mei 2026 een afgeronde DPIA zal hebben en hoe lang het daarna nog duurt voordat de rest van de DPIA’s is afgerond. De Rekeningencommissie vraagt het college een overzicht van uitgevoerde DPIA’s te verstrekken.
35
De Wethouder kan toezeggen voor het eind van het jaar in het nog te publiceren verwerkingsregister ook op te nemen of een DPIA voor de betreffende verwerking verplicht is en of deze is uitgevoerd, onderhanden is of nog moet gebeuren. Op basis van dit verwerkingsregister kan worden gezegd hoe groot de werkvoorraad van grootschalige en risicovolle verwerkingen is.
Informatievoorziening over opvolging van aanbevelingen FG: de Rekeningencommissie wil voortaan gedetailleerder worden geïnformeerd over de opvolging van bevindingen en aanbevelingen die in het voorgaande jaarverslag waren opgenomen, zodat duidelijker wordt wat de voortgang is.
35
Dashboards privacybeleid: in sommige gevallen bestonden nog onduidelijkheden over rollen en verantwoordelijkheden. De proceseigenaar is (ook) verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens, maar is zich daar niet altijd voldoende van bewust. Daarom is in het privacybeleid een governancestructuur vastgelegd dat is uitgewerkt in procedures. Er zijn dashboards gemaakt voor verschillende kengetallen. De Rekeningencommissie wil dat ook de raad wordt geïnformeerd door middel van deze dashboards.
35
✓
20
✓ 21
✓
Deze nieuwe toezegging wordt bij de eerstvolgende actualisatie van het toezeggingenregister opgenomen in een aanvullend overzicht.
In de Collegereactie op het Jaarverslag van de FG zullen we voortaan ook de aanbevelingen van de eerdere jaren opnemen, zodat er een gedetailleerd overzicht ontstaat over de opvolging van de bevindingen en aanbevelingen.
Deze nieuwe toezegging wordt bij de eerstvolgende actualisatie van het toezeggingenregister opgenomen in een aanvullend overzicht.
In 2026 zullen op basis van de GRC-tool rapportages worden opgesteld, die ook met de raad kunnen worden gedeeld.
Deze nieuwe toezegging wordt bij de eerstvolgende actualisatie van het toezeggingenregister opgenomen in een aanvullend overzicht.
RIS323183 Rekeningencommissie
Toezeggingenoverzicht oktober 2025
Nr
Onderwerp
paga
Antwoord college (RIS322763)
22
Publicatie DPIA’s: de Rekeningencommissie vraagt het college een openbaar register van DPIA’s te maken, naar analogie van het algoritmeregister.
35
Het openbaar maken van DPIA’s en een register daarvan is in tegenstelling tot het algoritme register geen wettelijke verplichting. Voor de verwerkingen waarvoor een DPIA noodzakelijk is zal op termijn in het gepubliceerde verwerkingsregister (dat op dit moment in onderhoud is) aangegeven worden of er een DPIA is uitgevoerd.
✓
Deze nieuwe toezegging wordt bij de eerstvolgende actualisatie van het toezeggingenregister opgenomen in een aanvullend overzicht.
23
✓ 24
✓
25
✓ a
Bevindingen nieuwe Wpg-audit in 2025: de voortgang van de verbetering van de gegevensbeheersing in het kader van de Wpg wordt dit jaar in een nieuwe audit onderzocht. De Rekeningencommissie wil de uitkomsten van deze audit van het college ontvangen.
35
Jaarrekeningen verbonden partijen: voor de jaarrekeningen van verbonden partijen die de rechtspersoonlijkheid hebben van een besloten vennootschap (B.V.) wordt in de jaarrapportage verwezen naar de Kamer van Koophandel. De Rekeningencommissie is van mening dat dit onnodig belemmerend werkt voor controlerende taak van de raad. De Rekeningencommissie vraagt het college om de raad in de jaarrapportage ook te voorzien van een link naar de jaarrekeningen van BV’s.
36
Programma doelmatigheidsonderzoeken: de Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd wanneer de uitkomsten van de onderzoeken tegemoet kunnen worden gezien.
37
De audit loopt nog. Naar verwachting kunnen we voor het eind van dit jaar de uitkomsten van deze audit delen met de Raad.
Deze nieuwe toezegging wordt bij de eerstvolgende actualisatie van het toezeggingenregister opgenomen in een aanvullend overzicht.
Het college zal waar mogelijk de jaarrapportage voorzien van een link naar website waarop de jaarrekening gepubliceerd staan. Indien dit niet mogelijk is, zal het college de jaarrekeningen die bij de Kvk zijn gepubliceerd als bijlage bij de jaarrapportage Verbonden Partijen voegen, indien gedeponeerd.
Deze nieuwe toezegging wordt bij de eerstvolgende actualisatie van het toezeggingenregister opgenomen in een aanvullend overzicht.
De raad ontvangt het onderzoeksrapport van het DDO Dienstverlening begin van het vierde kwartaal van 2025, nadat het door het college is vastgesteld. De overige onderzoeken worden opgepakt en zodra die zijn afgerond zal de raad over de uitkomsten worden geïnformeerd.
Deze nieuwe toezegging wordt bij de eerstvolgende actualisatie van het toezeggingenregister opgenomen in een aanvullend overzicht.
pag./par.: pagina of paragraaf in het RC-rapport over de jaarrekening van 2024 (RIS322684) waar de desbetreffende toezegging wordt genoemd