RIS323180 Reactie op rapport Ombudsman Den Haag Koos de gemeente de juiste aanpak bij onderzoek

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Uw kenmerk Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de commissie Bestuur

DSO/10944950 RIS323180 Contactpersoon

Peter van den Broek Dienst

Dienst Stedelijke Ontwikkeling Datum

Afdeling

9 september 2025

DSO Bureau DT Telefoonnummer

14070 Onderwerp

E-mailadres

Reactie op rapport Ombudsman Den Haag “Koos de gemeente de juiste aanpak bij onderzoek?”

Peter.vandenbroek@denhaag.nl

Geachte voorzitter, Op 2 september jl. heeft de Ombudsman het rapport “Koos de gemeente de juiste aanpak bij onderzoek?” gepubliceerd. Dit onderzoek heeft betrekking op het handelen van de gemeente in het kader van de “Subsidieregeling digitalisering midden- en klein bedrijf Den Haag”. In deze raadsmededeling informeren wij u over het onderzoek van de Ombudsman en de reactie van het college. Subsidieregeling digitalisering midden- en klein bedrijf Den Haag Deze subsidieregeling is eind 2021 gestart om het Haags MKB te ondersteunen in de digitalisering (RIS 310407 en RIS 309088). Met de voucher werden de kosten die een ondernemer maakt om zijn of haar bedrijf (verder) te digitaliseren tot 50% vergoed, met een minimumbedrag van € 1.000,- en een maximumbedrag van € 2.500,-. Overige kosten zijn voor rekening van de ondernemer zelf. De digitaliseringsvoucher mocht gebruikt worden voor bijvoorbeeld het verbeteren of opzetten van een website, webshop, bedrijfssoftware zoals een CRM-systeem of boekings- of reserveringssysteem. In totaal zijn er 227 aanvragen gedaan voor deze subsidieregeling. Bij de gemeente waren vermoedens ontstaan over oneigenlijk gebruik van de subsidieregeling door een ondernemer die namens een aantal ondernemers optrad als subsidieaanvrager en -uitvoerder.

Deze vermoedens waren gebaseerd op signalen over het bedrijf dat in het kader van de gehele subsidieregeling de intake uitvoerde. Deze ondernemer heeft in totaal 24 aanvragen verzorgd. Waarvan er 11 zijn gehonoreerd namens 10 ondernemers voor een totaal bedrag van € 27.500. Onderzoek oneigenlijk gebruik subsidies Vanwege de signalen over mogelijk oneigenlijk gebruik van subsidiemiddelen is door de gemeente een onderzoek uitgezet bij Bureau Berenschot. Het onderzoek had betrekking op het volgende: • Het in kaart brengen van de feiten en omstandigheden inzake de subsidieaanvragen door betrokkene en diens onderneming en de door hem in dit kader verrichtte (en al dan niet betaalde) werkzaamheden; • Het aangeven in hoeverre er aanwijzingen zijn dat er al dan niet gehandeld is in lijn met wet- en regelgeving;

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10944950

• •

Het adviseren wat mogelijke vervolgstappen zouden kunnen zijn jegens betrokkene en diens onderneming; Het adviseren over eventuele leerpunten voor subsidieregelingen en het subsidieproces.

Het onderzoek is middels twee brieven aangekondigd op 4 april 2023. Een brief aan de betrokken ondernemer die fungeert als subsidieaanvrager en – uitvoerder en een brief aan de 10 betrokken ondernemers. Al snel ontstond er discussie met de betrokken ondernemer en zijn vertegenwoordiger (zijn vader) over de wijze, aanpak en het doel van het onderzoek. Daarnaast gaven beide aan niet mee te willen werken aan het onderzoek. Naar aanleiding van de ontstane situatie is op 8 mei 2023 door de gemeente besloten om het onderzoek door Berenschot voortijdig te stoppen. Het verder uitvoeren van het onderzoek was namelijk onmogelijk geworden voor Berenschot door de ontstane situatie. Berenschot heeft op 14 juni 2023 een notitie opgeleverd aan de gemeente ter afsluiting met een analyse van wat men had opgehaald. Bovengenoemde onderzoeksdoelen zijn in deze notitie door Berenschot beantwoord. Met als uitzondering dat er geen uitspraak is gedaan over het al dan niet handelen in lijn met wet- en regelgeving door de ondernemer die voor een aantal MKB-ers de digitaliseringsaanvraag heeft gedaan en de activiteiten heeft uitgevoerd. Er is door Berenschot geconstateerd dat een aantal ondernemers dat de subsidie heeft ontvangen, zich niet heeft gehouden aan de voorwaarden die zijn verbonden aan het ontvangen van de subsidie.

In totaal hebben 9 van de 10 ondernemers geen (voldoende) onderbouwing geleverd voor de besteding van de subsidie, zij representeren samen een bedrag van €22.500. Deze ondernemers hebben een herzieningsbesluit ontvangen waarin de verstrekte subsidies zijn ingetrokken en vervolgens teruggevorderd. In één zaak is bezwaar gemaakt. Dit bezwaar is ongegrond verklaard door de bezwaarschriftencommissie. Daarmee staan de 9 herzieningsbesluiten sinds juni 2024 onherroepelijk vast. Rapport “Koos de gemeente de juist aanpak bij onderzoek?” Bij de ombudsman heeft verzoeker zich gemeld met drie klachten over de handelswijze rondom het onderzoek dat is uitgevoerd naar aanvragen voor de subsidieregeling ‘Digitalisering Midden- en Kleinbedrijf Den Haag’. De zoon trad met zijn onderneming op als subsidie-aanvrager en uitvoerder in het kader van deze subsidieregeling. De klachten luiden als volgt: Schending van de naam van de eigenaar van het betrokken bedrijf Verzoeker klaagt erover dat de gemeente met een brief van 4 april 2023 een onderzoek is gestart, waarmee de gemeente de goede naam van zijn zoon (eigenaar bedrijf) heeft geschaad, door in de brief van 4 april 2023 aan klanten van zijn zoon te schrijven dat de gemeente aanwijzingen heeft dat zijn zoon mogelijk niet in lijn heeft gehandeld met wet- en regelgeving, en dat zij wil worden geadviseerd over mogelijke vervolgstappen.

Daarmee wekte de gemeente volgens verzoeker de indruk dat zij hem verdacht van fraude. Zorgvuldigheid van het onderzoek en looptijd onderzoek Verzoeker klaagt erover dat de gemeente onvoldoende haar verantwoordelijkheid heeft genomen voor een zorgvuldige uitvoering van het onderzoek, om de mogelijk schadelijke gevolgen voor zijn zoon te voorkomen dan wel te beperken en het onderzoek naar zijn zoon tot op heden nog niet heeft afgerond. Onzorgvuldigheid klachtbehandeling Verzoeker klaagt over de klachtbehandeling. Hij vindt dat de gemeente zijn klachten van 16 juni 2023 en 15 augustus 2023 onvoldoende zorgvuldig heeft behandeld, onder meer omdat de gemeente geen hoor en wederhoor heeft toegepast en zijn klachten onjuist heeft geformuleerd.

2/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10944950

De ombudsman concludeert dat de klachten over de onderzochte gedragingen van de gemeente gegrond zijn ten aanzien van: • De schending van de goede naam van verzoekers zoon, wegens strijd met het beginsel van evenredigheid; • Het onderzoek naar verzoekers zoon en de duur van het onderzoek, wegens strijd met het beginsel van fair play; • De klachtbehandeling, wegens strijd met het beginsel van transparantie. Op grond hiervan doet de Ombudsman de volgende aanbevelingen aan de gemeente: 1. Schrijf alsnog zo snel mogelijk een brief aan de ondernemers die de brief van 4 april 2023 hebben ontvangen, met een kopie aan verzoeker, waarin de gemeente aangeeft wat de uitkomst van het onderzoek is geweest, en erkent dat zij het onderzoek niet zo had mogen aankondigen en welke zinsneden over verzoekers zoon onjuist waren, met in achtneming van dit rapport; 2. Zorg voor een zorgvuldige en tijdige afronding van het onderzoek naar de subsidieaanvragen en informeer verzoeker en zijn zoon hierover; 3. Geef verzoeker (en zijn zoon) alsnog een passende reactie op zijn klachten. Reactie op de aanbevelingen Het college heeft het rapport gelezen en neemt de aanbevelingen over. Ten aanzien van aanbeveling 1 en 2 wordt, conform advies van de ombudsman, een brief verstuurd aan verzoeker (en zijn zoon) en de betrokken 10 ondernemers.

De brief betreft een terugkoppeling van de uitkomst van het doorlopen onderzoekstraject naar de subsidieverstrekking. Daarnaast zal aangegeven worden dat de aankondigingsbrief van 4 april 2023 neutraal van toon had moeten zijn zonder enige verwijzing naar personen. Belangrijkste insteek is om een eventueel beeld bij de 10 betrokken ondernemers dat er een strafrechtelijk onderzoek zou zijn vanuit de gemeente naar de genoemde persoon of dat er aanwijzingen zijn bij de gemeente dat wet- en regelgeving zijn overtreden expliciet te ontkrachten. Ten aanzien van de derde aanbeveling zullen we richting verzoeker en de eigenaar van het betreffende bedrijf schriftelijk reageren op de klachten. Daarnaast worden verzoeker en zijn zoon uitgenodigd voor een gesprek met de gemeente waarin ingegaan wordt op het rapport van de Ombudsman en de leerpunten die daaruit naar voren zijn gekomen. Deze casus laat zien dat er aanleiding was tot nader onderzoek naar de subsidieverlening. Tegelijkertijd maakt het rapport “Koos de gemeente de juist aanpak bij onderzoek?” duidelijk dat er bij de interne werkprocessen ruimte is voor verbetering. Ten eerste betreft het de interne organisatie met betrekking tot subsidietoekenning, de besteding en de monitoring daarvan.

Deze casus wordt benut voor het opstellen van een intern protocol voor de handelingswijze van de gemeente bij signalen van oneigenlijk gebruik van subsidiemiddelen en de wijze waarop die eventueel worden onderzocht. En ten tweede betreft het, gezien de lange loopduur en de verschillende klachten die verzoeker daarover heeft, een nader onderzoek naar mogelijkheden voor de verdere verbetering van de procedure en organisatie rondom de klachtbehandeling. Vooruitlopend op de verankering van deze maatregelen in de interne werkprocessen, wordt dit rapport actief onder de aandacht gebracht bij gemeentelijke medewerkers betrokken bij klachtenmanagement en subsidieverlening.

3/4

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DSO/10944950

Tot slot Tot slot spreekt het college de waardering uit voor het onderzoek dat de Ombudsman Den Haag heeft uitgevoerd. De bevindingen dragen bij aan de doorontwikkeling van de gemeentelijke dienstverlening zoals (toezicht op) subsidieverlening en klachtenbehandeling.

Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de burgemeester, Ilma Merx

Jan van Zanen

4/4