RIS323104 Afdoening toezegging Programma MBS opnemen in GRIP Rapportage

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Hilbert Bredemeijer Wethouder van Onderwijs, Jeugd, Sport en Dienstverlening

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

DBV/10928172 RIS323104 Contactpersoon

Magdaleen de Schepper Dienst

Dienst Bedrijfsvoering Afdeling

DBV Telefoonnummer

14070 E-mailadres

Datum

wouter.olsthoorn@denhaag.nl

4 september 2025 Onderwerp

Afdoening toezegging Programma MBS opnemen in GRIP Rapportage

Geachte voorzitter, Om onze (interne) dienstverlening toekomstbestendig en wendbaar te maken en tijdig verouderde applicaties te vervangen, is het noodzakelijk om het applicatielandschap van verschillende bedrijfsvoering onderdelen te vernieuwen. Het programma Modernisering Bedrijfsvoering Systemen (MBS) richt zich op het vervangen van de bestaande systemen (Oracle EBS en ADPsalarisadministratie) naar een SaaS-oplossing (Software as a Service), waarmee salarisbetalingen, personeelsbeheer, financiën en inkoop betrouwbaar blijven functioneren. Hiervoor is gekozen voor de Oracle Suite in combinatie met Visma Raet/SD Worx voor de salarisadministratie en individueel keuzebudget (IKB), passend binnen de cloudstrategie. Uw commissie heeft in de vergadering van 11 juni 2025 aangegeven dat de huidige rapportage via de reguliere Planning- en Controlcyclus voor een programma als programma MBS onvoldoende inzicht en houvast biedt om adequaat toezicht te kunnen houden op de financiële voortgang en de financiering van het programma. In dat kader is binnen de commissie het verzoek gedaan om te bezien of het programma MBS als een ‘groot’ dan wel ‘majeur’ project kan worden aangemerkt, zodat dit binnen de rapportage ‘Grip op grote projecten’ (GRIPrapportage) kan worden opgenomen en conform het gestandaardiseerde GRIP-format kan worden verantwoord.

Indien dit niet mogelijk is, heeft u ons gevraagd aan te geven wat de alternatieven zijn. Ik heb toegezegd dit uit te zoeken en kom in deze brief op bovengenoemde punten terug. 1. Aanmerken als GRIP-project Hoewel de GRIP-systematiek formeel uitsluitend van toepassing is op het fysieke domein, hebben wij – in het kader van zorgvuldige afweging – de GRIP-toetsingscriteria toegepast op het programma MBS. Uit deze toets blijkt dat MBS op drie (hooguit vier) van de twaalf criteria scoort. Dit is schematisch weergegeven in bijlage 1. Volgens de GRIP-systematiek komt een project pas bij een score van negen of hoger in aanmerking voor opname in de GRIP-rapportage.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10928172

Onze conclusie is derhalve dat het programma MBS niet als GRIP-project gekwalificeerd kan worden. De Dienst Stedelijke Ontwikkeling (DSO) – die veelvuldig gebruik maakt van deze scoringsmethodiek voor hun projecten – onderschrijft onze conclusie dat het programma MBS niet als GRIP-project gekwalificeerd kan worden. 2. Alternatieve wijze informeren en verantwoorden aan Rekeningencommissie Aangezien het programma MBS dus niet formeel onder de criteria van de GRIP-rapportage valt, heb ik begrip voor het afgegeven signaal. Daarom denk ik graag met de Rekeningencommissie mee over een passende wijze van informeren en verantwoording. Voor zover mij bekend, zijn er op dit moment geen alternatieve methodieken beschikbaar voor projectrapportages die kunnen worden gebruikt. Als alternatief ben ik daarom bereid om u langs de volgende drie rapportagelijnen over het programma MBS te informeren: 1. Jaarlijks overlegmoment met de Rekeningencommissie. Indien de behoefte bij de Rekeningencommissie bestaat, ben ik graag bereid jaarlijks langs te komen voor een afstemmingsmoment, waarbij middels een presentatie de opzet, doelstellingen en voortgang van het programma MBS worden toegelicht. Dit biedt ruimte voor dialoog en gerichte toelichting. 2. Opname in de reguliere Planning- en Controlcyclus.

We nemen het programma MBS in de reguliere Planning- en Controlcyclus op, waarbij in een afgeslankte vorm verslag wordt gedaan op basis van de criteria Geld, Tijd en Risico’s. Dit biedt een herkenbaar kader voor de raad en houdt tegelijkertijd rekening met de specifieke aard van het programma. 3. Tussentijdse schriftelijke voortgangsnotitie op verzoek van de commissie. Gedurende de uitvoering van het programma MBS kunnen er momenten zijn waarop het college aanleiding ziet om de Rekeningencommissie te informeren. In dat geval zal het college de Rekeningencommissie vanzelfsprekend direct en adequaat schriftelijk op de hoogte stellen. In de brief kan beknopt worden ingegaan op Geld, Tijd en Risico’s binnen het programma MBS. Dit zorgt voor flexibiliteit en maatwerk in de informatievoorziening. In de volgende GRIP rapportage Q2 zal in de toelichting worden opgenomen, waarom MBS niet voldoet aan de gestelde criteria, zoals te lezen in deze brief. Wethouder van Onderwijs, Jeugd, Sport en Dienstverlening Hilbert Bredemeijer

2/3

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

DBV/10928172

Bijlage 1: Toetsing Programma MBS GROTICK-M Kenmerken Kenmerken Nummer GROTICK-M 1 2

3

4 5

6

7

8 9 10 11

12

Criteria Toetsingsresultaat Omvang project >10 €mln, Financiering meerdere dekkingsbronnen, ja (Geld) externe financiering, subsidies Financieringsafspraken t.b.v. Financiering project derden met financieel nee (Risico) risico Gemeente Het project bestaat uit samengevoegde projecten, met Complexiteit één of meerdere ja/nee1 (Risico) raakvlakprojecten, maakt gebruik van nieuwe technologie (de Gemeente is een early adopter) 2 of meer leden van het Complexiteit projectmanagementteam zijn nog nee (Organisatie) onervaren Niet routinematig project, Complexiteit Innovatieve contract- of ja (Kwaliteit) aanbestedingsvorm Het project is afhankelijk van een complexe ruimtelijke procedures waaronder bestemmingsplanwijziging, maakt Compliance gebruik van/ of raakt nee (Risico) infrastructuur derden of is onderhavig aan ontwikkelend beleid of veranderende wet- en regelgeving Doorlooptijd project is >4 jaar, Klantplanning is dermate krap dat Doorlooptijd vertraging op oplevering zonder nee (Tijd) ingrijpen op projectopdracht onvermijdelijk is Er zijn 2 of meer Wethouders Governance betrokken of rapporteert aan 2 of ja (Informatie) meer directies Het project is zichtbaar, exposure Imago (Risico) nee is groot en krijgt media aandacht Er is weerstand vanuit de nee, betreft interne bedrijfsvoering Omgeving (Risico) omgeving tegen het project project Politiek afbreukrisico, speelt in op Reputatie

(Risico) nee actualiteiten De maatschappelijke relevantie wordt bepaald door de mate waarin een project getypeerd kan Maatschappelijk worden als een lage, midden of nee, is interne bedrijfsvoering (M) hoge impact op de maatschappelijke doelen die de gemeente nastreeft

1. Toetsingskenmerk waarop dit moment nog geen eenduidig antwoord mogelijk is.

3/3