RIS322763 Reactie college op het rapport van de rekeningencommissie 2024

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

Saskia Bruines Wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

Aan de voorzitter van de Rekeningencommissie

BSD/10919589 RIS322763 Contactpersoon

Arno Mingelen Dienst

Bestuursdienst Afdeling

BSD Middelen & Control Telefoonnummer

14070 Datum

E-mailadres

8 juli 2025

arno.mingelen@denhaag.nl

Onderwerp

Reactie college op het rapport van de rekeningencommissie 2024

Geachte voorzitter, Met deze brief reageert het College op het rapport van de Rekeningencommissie over het jaar 2024 (RIS322684). Het college is de accountant en uw commissie erkentelijk voor de controle op en het onderzoek naar de jaarrekening. Met een gezamenlijke inspanning van uw leden, de accountant en de ambtelijke organisatie, heeft dit geleid tot een goedkeurende controleverklaring en een tijdige behandeling van de programmarekening, het accountantsverslag en het rapport van de rekeningencommissie. De gemeenteraad zal op woensdag 9 juli aanstaande de Programmarekening 2024, het accountantsverslag, uw rapport over het jaar 2024 en deze collegereactie op uw rapport bespreken. Het college waardeert het dat uw commissie de gelegenheid biedt om te reageren op uw rapport, zodat deze reactie betrokken kan worden bij de raadsbehandeling van de programmarekening. Dat brengt helaas wel met zich mee dat de gebruikelijke termijn van 10 dagen tussen het aanleveren van stukken en bespreking in de raad niet gehaald kon worden. Het college rekent op uw begrip hiervoor. Deze brief bevat een reactie op uw rapport. In deze reactie wordt in ieder geval ingegaan op de tekst waarin om een reactie wordt gevraagd (in oranje kaders) en de nawoorden (in omlijnde kaders), maar ook op andere onderdelen van uw rapport waar een reactie op zijn plaats is.

Hierbij wordt de structuur van uw rapport gevolgd.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Telefoonummer 14070 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

1 Hoofdlijnen, conclusie en advies In dit hoofdstuk van uw rapport worden de hoofdlijnen van het rapport, aandachtspunten voor de raadscommissies, de conclusie en enkele adviezen aan de raad beschreven. Hieronder reageert het college op elk van deze onderwerpen. Ook hierbij wordt de indeling van uw rapport gevolgd. 1.1 Hoofdlijnen van dit rapport Het college vindt het bemoedigend dat de accountant en de rekeningencommissie de eerste stappen in de verbetering van de interne beheersing terugzien. Ook is het college het eens met de constatering van de rekeningencommissie dat dit de eerste stappen zijn in een meerjarig proces en dat er in het bijzonder op het gebied van naleving en monitoring van centrale afspraken en de actualiteit van de informatie nog veel te doen is. Dat is ook het geval bij de administratie en (vroegtijdiger) controle. Verbeteringen op dit vlak kunnen effect sorteren voor de eindejaarscontrole en programmarekening als geheel. Het is echter wel van belang dat bij de door de accountant en de rekeningencommissie voorgestelde aanpassingen zorgvuldig moet worden afgewogen wat de praktische haalbaarheid is en wat de voor- en nadelen hiervan zijn.

Het college is het met de rekeningencommissie eens dat de Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS) een zeer belangrijk project is en dat de raad op de hoogte moet worden gehouden van de voortgang en van de manier waarop het college de risico’s beheersbaar houdt. Om scherp zicht te hebben op alle risico’s en beheersmaatregelen, heeft het programma een gedegen risicomanagement. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van zogeheten gateway reviews en kijkt kwaliteitspartner Gartner als externe adviseur actief mee met het project MBS als extra paar kritische ogen en extra waarborg. Ook het IT-beheer en specifiek het systeem voor omgevingsvergunningen heeft onverminderd de aandacht van het college. 1.2 Overige aandachtspunten voor raadscommissies Het college ziet uit naar de bespreking van door uw commissie benoemde aandachtpunten in de verschillende commissies. 1.3 Conclusie Het college herkent zich in de bevindingen die in uw rapport over het jaar 2024 beschreven staan, onderschrijft de constatering van de rekeningencommissie dat enkele van de toezeggingen noodzakelijk zijn en bevestigt de beschreven toezeggingen die in de bespreking van 11 juni door verschillende wethouders zijn gedaan. Vanzelfsprekend wordt alles in het werk gesteld om de gedane toezeggingen na te komen en de betreffende portefeuillehouders zijn graag bereid om de voortgang tussentijds toe te lichten.

1.4 Advies aan de raad Het college onderschrijft de adviezen van de rekeningencommissie aan de gemeenteraad. Het advies om de jaarrekening vast te stellen stemt tot tevredenheid. Het college wil de samenwerking en het verbetertraject aangaande de interne beheersing en de eindejaarscontrole de komende jaren graag voortzetten, en staat hierbij open voor suggesties van de kant van uw commissie. 2 Werkwijze Rekeningencommissie In dit hoofdstuk van uw rapport wordt beschreven welk proces is gevolgd voor de totstandkoming van uw rapport. De inrichting van het proces rond het onderzoek en de controle op de jaarrekening is uiteraard aan de rekeningencommissie zelf. Het college is van mening dat het proces goed doordacht en grondig is ingericht, met logische stappen die consistent worden uitgevoerd.

2/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Bij de volgende hoofdstukken (3 t/m 8) is de reactie van het college van toepassing op een passage uit uw rapport, meestal aangegeven in een oranje kader, een blauw kader of een zwart omlijnd kader. Wanneer de passage in uw rapport niet omkaderd is wordt de passage in dit document tussen aanhalingstekens geplaatst. 3

Financieel beheer & verantwoording

3.1 Kwaliteit van het financieel beheer “Ook in 2024 zijn weer meer resultaten zichtbaar van de geïntensiveerde aandacht voor de interne beheersing. In de Board Letter 2024 (RIS320392) wordt geconstateerd dat de voortgang redelijk voortvarend is, gezien de omvang van de gemeente en de complexiteit en onderlinge samenhang van processen. Bij de eindejaarscontrole steeg het aandeel van de administratie dat tijdig is aangeleverd naar 90%. De Rekeningencommissie is blij met de praktische werkafspraken die het college, ambtelijk apparaat en de Accountantsorganisatie gezamenlijk hebben gemaakt over de verantwoordelijkheden voor de jaarrekeningcontrole en de voorbereiding daarop. Ook de constatering dat voor bevindingen in gestaag tempo passende maatregelen worden genomen duidt de commissie als positief.” Het college is content met de constatering van de accountantsorganisatie en de rekeningencommissie dat bevindingen van de accountant voortvarend worden opgepakt en dat het financieel beheer is verbeterd. Ook is het college tevreden met de constructieve manier waarop de ambtelijke organisatie, de Accountantsorganisatie en de Rekeningencommissie hebben samengewerkt om zowel de controle door de accountant, als het onderzoek door uw commissie conform planning af te ronden.

3.1.3 Aanpak interne fraude  Controle werkprocessen voorraadbeheer identiteitsbewijzen: de Rekeningencommissie vindt de door de wethouder verstrekte informatie over de werkprocessen en instructies met betrekking tot het voorraadbeheer tamelijk summier. De commissie wil weten in hoeverre aanbevelingen van de Accountantsorganisatie zijn opgevolgd. De GAD heeft tijdens de 0-meting van 27 juni en 2 juli 2024 mondelinge aanbevelingen gedaan op het voorraadbeheer van reisdocumenten. Deze aanbevelingen zijn ter harte genomen en zijn geïmplementeerd in de werkinstructies en waar nodig opgenomen in de werkprocessen. De aanbevelingen van de GAD waren: 1. Een uniforme werkwijze voor het invullen van het verantwoordingsformulier bij voorraadtelling. Opvolging: het formulier is aangepast waardoor een eenduidige manier van invullen wordt afgedwongen. 2. Het aanpassen van het werkproces vernietiging reisdocumenten die na 3 maanden niet zijn opgehaald.

3/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

3.

3.1.4

Opvolging: er wordt dagelijks gecontroleerd op documenten die na drie maanden nog niet zijn opgehaald. Hiervoor wordt een checklist gevolgd en wordt de werkinstructie “Vernietiging niet opgehaalde reisdocumenten” gevolgd. Tijdens de 0-meting kwam naar voren dat er toch documenten na 3 maanden waren uitgereikt. Dat hebben we onderzocht, en kwam door verhuizingen naar een andere gemeente tussen aanvraag en uitreiken in. Als iemand in Den Haag een reisdocument aanvraagt, en vóór het afhalen verhuist naar een andere gemeente, moet Den Haag het document naar die gemeente sturen. Die gemeente reikt het document dan uit. De registratie in het systeem moet wel door Den Haag worden gedaan, maar kan pas als de andere gemeente aangeeft dat het document is uitgereikt. Daar zit vaak tijd tussen waardoor het kan voorkomen dat een document tijdig is uitgereikt aan de persoon, maar nog niet administratief is verwerkt. Die bevinding heeft dus een administratieve reden en ligt niet aan het Haagse werkproces. Het regelmatig uitvoeren van 0-metingen. Opvolging: de eerste 0-meting vond plaats op 27 juni en 2 juli in aanwezigheid van de GAD. We houden sindsdien elk half jaar een 0-meting. Op 4 februari vond de laatste plaats, ook in aanwezigheid van de GAD. Hier zijn geen onverklaarbare verschillen geconstateerd.

Daarnaast is er met de introductie van het DocuDistri-systeem een meer geautomatiseerde manier van voorraadbeheer ontstaan. De DocuDistri is al in gebruik bij stadsdeelkantoor Escamp, en zal ook op Spui en Laak in gebruik worden genomen. Interne weerbaarheid tegen ondermijning

Nawoord: De Rekeningencommissie vraagt de wethouder het plan van aanpak naar de Rekeningencommissie te sturen. Het plan van aanpak is nog niet gereed, de verwachting is dat dit nog dit jaar zal worden afgerond. Er is toegezegd dit na afronding aan de rekeningcommissie te zenden. 3.1.5 Actuele financiële administratie en tussentijdse afsluiting  Afronding project: de Rekeningencommissie wil na afronding van het project eind 2025 worden bijgepraat over de resultaten ervan. Het college onderschrijft het belang van actuele en kwalitatief toereikende procesbeschrijvingen voor de financiële administratie. Het doel is inderdaad om deze eind 2025 gereed te hebben. Het college praat u hier, begin 2026, graag over bij. 

Getrouwer beeld investeringen onderwijshuisvesting: bij de transitorische post Investeringen onderwijshuisvesting is het pas mogelijk om een getrouwer tussentijds beeld van de werkelijke bruto-investeringen te geven als de werkwijze in het primair proces daartoe zou worden gewijzigd. Nu blijft in de jaarrekening de realisatie van onderhuisvesting niet zelden achter bij de begroting. Dit heeft onder meer te maken met beleid dat schoolbesturen de mogelijkheid biedt om declaraties pas later in te dienen, met een maximum van drie jaar. Dit beleid kan dus van invloed zijn op de actualiteit van de financiële administratie. De Rekeningencommissie vraagt het college toe te lichten waarom ervoor is gekozen bij onderwijshuisvesting deze ruimere declaratietermijn te hanteren.

Er is bewust gekozen voor ruimere termijn met een behapbare regeldruk. Dit komt grotendeels overeen met de regels en praktijk bij andere gemeenten.

4/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Schoolbesturen houden (net als andere opdrachtgevers bij bouwprojecten) de betaling van de slottermijn in de regel aan tot alle restpunten tijdens de oplevering zijn opgelost. Nu in toenemende mate complexe installaties in schoolgebouwen worden toegepast, waarbij in de opstartfase vaak nog zaken rond de inregeling spelen, constateren schoolbesturen juist dat de slottermijn steeds later betaald kan worden (aannemers hebben namelijk nog de verantwoordelijkheid dat de door hen aangebrachte installaties naar behoren werken). Aanpassingen in deze systematiek vragen om overleg/overeenstemming met schoolbesturen en ingrijpende aanpassingen in de verordening en processen. Dit zou zorgen voor extra administratieve lasten en personele inzet, terwijl de impact op de mate waarin de gemeente daadwerkelijk 'in control' is beperkt is. Daarom zetten we nu in op tussenverantwoordingen in december, die overigens ook al voor een piek in de werklasten van scholen en gemeente in december zorgen. Daarnaast gaan medewerkers van de gemeente periodiek langs op de locaties om de status van het project te zien. Dit is een globale check of de stand van de bouw ter plekke zich redelijk lijkt te verhouden tot het bedrag dat ter declaratie bij de gemeente is ingediend. 3.1.6

Ambitie vroegtijdiger controle op onderdelen

Nawoord: De Rekeningencommissie benadrukt dat vroegtijdiger controle van genoemde onderdelen als inkopen, rechtmatigheidsverantwoording en grondexploitaties haalbaar moet zijn als de cijfers ‘bij’ zijn en de systemen zijn ingericht op tussentijdse verantwoording. De Rekeningencommissie adviseert met klem om zo spoedig mogelijk te stoppen met het extracomptabel administreren van grondexploitaties om fouten en fraude te voorkómen. De commissie verwacht van het college dat hiertoe in 2025 stappen worden gezet. Het college sluit zich hierbij aan en onderschrijft het belang van actuele administratie en is vastberaden ook dit jaar, in samenwerking met de GAD, weer een stap te zetten om tot een betere planning voor de administratieve jaarafsluiting en de eindejaarscontrole te komen. Aan de andere kant leidt een actuele administratie niet automatisch tot een eerdere eindejaarscontrole. Voor sommige onderwerpen is het namelijk vereist dat het jaar administratief volledig is afgesloten, voordat de eindejaarscontrole kan starten. Daarnaast geldt voor enkele onderwerpen dat niet alle benodigde informatie wordt bijgehouden in de financiële administratie, omdat de financiële systemen daar niet geschikt voor zijn. Daardoor is het onvermijdelijk dat tijdens het controleproces informatie uit verschillende systemen wordt gecombineerd om tot een volledig beeld te komen.

Voor de administratie van de grondexploitaties geldt dat de realisatie van baten en lasten volledig en tijdig intracomptabel worden geadministreerd. De meerjarenprognose van grondexploitaties vindt nu extracomptabel plaats. Het is niet mogelijk om dit in de financiële administratie te berekenen. Voor dit deel is de wens om over te stappen naar een gestandaardiseerd financieel ondersteunend systeem. Dit wordt momenteel onderzocht, met het streven om in 2025 nog te implementeren. Bij de behandeling van de boardletter in het vierde kwartaal, kan eveneens worden vooruitgeblikt op de jaarafsluiting in de context van onder meer het bovenstaande.

5/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

3.1.7 Prognosekracht van de begroting  Belang van een accurate prognose: uit het onderzoek komt naar voren dat het gemiddelde resultaat over de afgelopen jaren 1,6% voordelig was, wat op de lopende begroting een bedrag van circa € 45 miljoen zou zijn. De Rekeningencommissie benadrukt dat een structureel voordelig jaarresultaat betekent dat er op jaarbasis minder wordt gedaan voor de stad dan financieel mogelijk zou zijn geweest en wil daarom een zo accuraat mogelijke begroting om – voor zover mogelijk – te voorkómen dat middelen onbenut blijven. Het college onderschrijft het belang van een zo accuraat mogelijke begroting om te voorkomen dat middelen onbenut blijven. In het onderzoek prognosekracht van de begroting (RIS319892) is toegelicht dat het zeer uitdagend is om onderbesteding volledig te voorkomen, o.a. door laat beschikbare rijksmiddelen en vertraging van projecten. Daarnaast schrijven de regels budgetdiscipline (regel 9) voor dat een budget het maximum is van mag wat worden uitgegeven; anderzijds gaat het qua inkomsten om het minimum van wat ontvangen moet worden. Dit kan worden gezien als een vorm van budgettaire voorzichtigheid, die ook aansluit bij de regels rondom rechtmatigheid, en in de praktijk kan leiden tot onderbesteding.

Het college erkent dat de sturing, om zowel overschrijdingen als onderbestedingen te voorkomen, verbeterd kan worden en zet hierom onder meer in op versterking van de interne financiële gesprekscyclus. 3.2.2 Tussentijdse informatievoorziening: board letter De wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder zegt toe in de collegereactie op de board letter zo concreet mogelijk in te gaan op bevindingen. In de collegereactie op het Rekeningencommissierapport 2024 zal het college ook ingaan op de stand van zaken van in de board letter genoemde bevindingen die nog niet zijn afgedaan. Naar aanleiding van de reactie van het college op de boardletter 2024 heeft de rekeningencommissie gevraagd om alsnog de stand van zaken rond de bevindingen in de boardletter toe te lichten, wat de wethouder van Financiën heeft toegezegd. In bijlage 1 van deze collegereactie is een overzicht van de actuele stand van zaken opgenomen, waarmee bovenstaande toezegging wordt nagekomen. 3.2.5 Indicatoren in begroting en verantwoording  Tijdig aanleveren van brondocumentatie: als redenen van incomplete en/of niet tijdige aanleveringen van brondocumentatie worden genoemd te late beschikbaarheid van realisatie van indicatoren, capaciteitstekort en werkdruk.

De Rekeningencommissie wil weten welke maatregelen het college neemt om voortaan tijdige aanlevering van brondocumentatie te waarborgen.  Betrouwbaarheid van bronnen: van 22 van de 51 onderzochte indicatoren is de bron foutgevoelig of niet eenduidig, bijvoorbeeld een Excel-bestand waarop veel bewerkingen worden gedaan. De Rekeningencommissie vraagt het college alternatieven hiervoor te onderzoeken om te voorkómen dat indicatoren met manipuleerbare bronnen gebruikt blijven worden.  Werkwijze voor begroten toelichten: sommige indicatoren zijn eigenlijk kengetallen en worden derhalve niet begroot, maar hebben een peildatum. De Rekeningencommissie vraagt het college om in (bijlage 5 van) de begroting en verantwoording toe te lichten welke indicatoren een beleidsmatige streefwaarde hebben en dus begroot moeten worden en eveneens aan te geven wanneer dit niet het geval is, zoals bij kengetallen.  Toelichten afwijking tussen begroting en verantwoording > 10%: de Rekeningencommissie vraagt het college om alsnog in de financiële verordening op te nemen dat afwijking tussen begroting en verantwoording van meer dan 10% moeten worden toegelicht in de programmarekening, zoals afgelopen jaar is toegezegd.

6/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Het college vindt het belangrijk om de indicatoren te gebruiken als middel om te kunnen sturen op beleidsdoelstellingen. Hiervoor is het ook van cruciaal belang dat deze indicatoren worden gecontroleerd op betrouwbaarheid. Helaas is het zo dat niet alle indicatoren die op dit moment gebruikt worden direct af te lezen zijn uit een onafhankelijke bron. Soms is een handmatige vertaalslag nodig om de beschikbare ruwe data om te zetten naar bruikbare informatie voor betreffende indicator. Om dit te bewerkstelligen wordt Excel gebruikt. Bij een volgende actualisatie van de indicatoren (hetgeen normaliter in een duale werkgroep met de gemeenteraad wordt georganiseerd) zou een niet manipuleerbare bron een randvoorwaarde moeten zijn voor het opnemen van een indicator als middel om te kunnen sturen op beleidsdoelstellingen. Een tweede randvoorwaarde zou moeten zijn dat de realisatiecijfers tijdig beschikbaar zijn. Het proces om de brondocumentatie voor de indicatoren aan te leveren is voor deze jaarrekening voor het eerst gelijkgetrokken aan de manier waarop het controledossier voor de jaarrekeningcontrole wordt aangeleverd aan de accountant.

Voor komende jaarrekening zal het college erop toezien dat er scherper wordt gemonitord op het halen van de aanlevertermijn (door middel van centrale monitoring), en het compleet aanleveren van de brondocumentatie (4-ogen principe/review in de lijn voor aanlevering aan de accountant). Het college zal als toevoeging op bijlage 5 (overzicht vervallen, gewijzigde en nieuwe indicatoren) vanaf de eerstvolgende begroting toelichten welke indicatoren een beleidsmatige streefwaarde hebben en dus begroot moeten worden en wanneer dit niet het geval is, zoals bij kengetallen. Bij de verantwoording zal hier ook inzicht in worden gegeven. In de eerstvolgende versie van de financiële verordening zal worden opgenomen dat een afwijking tussen begroting en verantwoording van meer dan 10% moet worden toegelicht in de programmarekening. 4

Grondexploitaties en grote projecten

4.2 Geen controle van grondexploitaties gedurende 2024  Geen eerdere controle van grondexploitaties: de nieuwe grondexploitatie Juliana van Stolberglaan 1 is niet gedurende het jaar 2024 door de accountant gecontroleerd. De toegezegde actualisatie van de omvangrijke grondexploitatie Dreven, Gaarden & Zichten bleek zodanig vertraagd dat net als vorig jaar deze controle alleen na jaareinde kon worden gedaan. De Rekeningencommissie vraagt het college te onderzoeken hoe ervoor gezorgd kan worden dat grondexploitaties eerder gecontroleerd kunnen worden en wil worden geïnformeerd over de uitkomsten hiervan. De grondexploitatie Juliana van Stolberglaan is in het voorjaar 2024 vastgesteld. De GAD heeft deze grondexploitatie betrokken in de interim controle / controle tussentijdse afsluiting. Hiervoor zijn alle benodigde gegevens aangeleverd aan de GAD. In 2024 is de grondexploitatie DGZ geactualiseerd. Een actualisatie van deze omvang vraagt een zorgvuldig proces met een lange doorlooptijd. Middels een uitstelbericht is de Raad geïnformeerd over de langere doorlooptijd dan gewenst. Ook de GAD is hierover geïnformeerd.

7/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

In 2024 is de nieuwe verordening Grondexploitaties opgesteld en in procedure gebracht (RIS321606). Op basis van deze verordening wordt de raad 3 keer per jaar (programmarekening, Voorjaarsnota en Najaarsnota) geïnformeerd over de financiële voortgang van de actieve grondexploitaties. Indien eerder sprake is van substantiële wijzigingen zoals genoemd in de verordening, dan wordt tussentijds een herziening aan de raad voorgelegd. Gezien de tijd tussen de verschillende peilmomenten in betreft het actualiseren en rapporteren over de stand van de grondexploitatie nu al een continu proces. Voor ieder rapportagemoment geldt dat sprake is van een momentopname waarop rekenkundig het resultaat inzichtelijk wordt gemaakt. Het is een zo goed mogelijke inschatting van het verwachte toekomstige resultaat op basis van alle informatie die op dat moment beschikbaar is. Er is altijd een kans dat het werkelijke resultaat zal afwijken. Door bijvoorbeeld uit te gaan van het resultaat bij de herziening of bij de Najaarsnota periode kan reeds een inhoudelijke controle plaatsvinden over de situatie van dat moment. 4.4 Meerjarenprognose Grondexploitaties  Leesbaarheid MPG: naar het oordeel van de Rekeningencommissie dient de leesbaarheid van de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) aanzienlijk te worden verbeterd.

De Rekeningencommissie vraagt het college dit naar het voorbeeld van het verbetertraject van de GRIP-rapportage op te pakken. Op dit moment wordt gekeken naar een nieuw verantwoordingsmodel dat het bestaande systeem gaat vervangen. Eén van de onderdelen van het model is het beter en eenvoudiger zichtbaar kunnen maken van de resultaten van de verschillende projecten in tabellen en grafieken. Daarmee zijn resultaten overzichtelijker te presenteren waardoor met minder cijfers en tekst een inhoudelijke verklaring gegeven kan worden van de wijzigingen in een project. Dit om de leesbaarheid van het MPG te vergroten. Het MPG blijft echter een financiële verantwoording van het resultaat op hoofdlijnen, waarbij inhoudelijk die punten van zoals genoemd in de Verordening/ het BBV het uitgangspunt vormen. 

Selectie van grondexploitaties voor rapportage: jaarlijks zal over de vijf grondexploitaties met de hoogste som van de risicocriteria tussentijds gerapporteerd worden in een Voortgangrapportage grondexploitaties (artikel 2:2:3, zevende lid en 2:2:4 van de nieuwe Verordening Grondexploitaties en strategisch bezit Den Haag 2025, RIS321606). De Rekeningencommissie vraagt zich af of op voorhand het aantal hierin te rapporteren grondexploitaties moet worden vastgelegd. De commissie ziet meer in een systematiek van scores op aspecten zoals in de GRIP-rapportage, waarbij vervolgens gerapporteerd wordt over (alle) projecten waarvan de totaalscore een drempelwaarde overschrijdt, ongeacht het aantal. Het college wordt gevraagd naar analogie van de GRIP-rapportage een scoresystematiek op aspecten te hanteren, waarbij vervolgens gerapporteerd wordt over de projecten die voldoende hoog scoren.

In de nieuwe verordening Grondexploitaties (RIS321606) is een andere werkwijze opgenomen dan hier wordt gevraagd. De nieuwe verordening wordt binnenkort behandeld in de commissie Ruimte. Eventuele aanpassing van de verordening kan daar worden besproken.

8/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

4.7 GRIP-rapportages 2024  Informatie over maatregelen bij ‘rood’: informatie over de maatregelen die het college neemt indien de afgesproken kaders worden overschreden staan niet altijd in de GRIP-rapportage zelf. Afhankelijk van bijvoorbeeld het soort project, de aard van het knelpunt en de fase waarin het project zich bevindt, kan er op verschillende manieren worden ingegrepen. De wijze van informatievoorziening over genomen of te nemen maatregelen is afhankelijk van de aard van de maatregel, zoals bijvoorbeeld een te wijzigen planuitwerkingskader (PUK) of nota van uitgangspunten (NvU). De Rekeningencommissie wil dat indien ingrijpen noodzakelijk is, in de vooruitblik in de GRIP-rapportage expliciet wordt vermeld hoe de raad over de maatregelen die het college neemt is of wordt geïnformeerd.  Rapportage over stikstof: bij de verschillende projecten wordt over stikstofproblematiek nogal wisselend gerapporteerd en lijken nogal uiteenlopende oplossingen te worden gekozen. Indien hierover nog weinig bekend is, ontbreekt hierover ook informatie in de rapportage. Soms kan bij een lopend project bijvoorbeeld een rechterlijke uitspraak ingrijpende gevolgen hebben en wordt hierover uitgebreider gerapporteerd. Bij nieuwe projecten is inmiddels vaak vooraf meer duidelijk en kan ook nog worden bijgestuurd.

De Rekeningencommissie wil in een volgende rapportage een uitgebreidere toelichting over stikstofproblematiek bij projecten, naar het voorbeeld van de rapportage over Dreven, Gaarden & Zichten in de GRIP en benadrukt het belang van een overkoepelende aanpak voor wat betreft de gevolgen van gesignaleerde risico’s. Deze aanbevelingen worden overgenomen. Met dien verstande dat de maatregelen bij 'rood' alleen in de GRIP worden opgenomen als deze niet al onderdeel uitmaken van een regulier rapportagetraject zoals bijvoorbeeld geldt voor de grote gebiedsontwikkelingen. In die gevallen zal een verwijzing naar de reguliere rapportage worden opgenomen. 5 Financiële rechtmatigheid Voor het college is rechtmatigheid van de financiële handelingen van cruciaal belang. Over het jaar 2024 waren de onrechtmatigheden te hoog en er zijn dan ook diverse maatregelen in werking gezet om de onrechtmatigheden terug te dringen en binnen de gestelde normen van de rechtmatigheidsverantwoording te blijven. Hierbij worden de adviezen vanuit de gemeentelijke accountantsorganisatie en vanuit de rekeningcommissie ter harte genomen. Tijdens de bevraging van de portefeuillehouders door de rekeningcommissie op 11 juni is uitgebreider ingegaan op de rechtmatigheidsverantwoording 2024, de ingezette verbetermaatregelen en de verantwoordelijkheidsverdeling binnen het college. 5.3.1

Begrotingsonrechtmatigheid Buitenruimte

Nawoord: De Rekeningencommissie verneemt graag wanneer deze notitie tegemoet kan worden gezien. Deze notitie is in voorbereiding en kan naar verwachting in september naar de raad verstuurd worden. 5.3.2

Rechtmatigheidsfouten: wie is verantwoordelijk?

Nawoord: De Rekeningencommissie constateert dat ondanks de verhoogde aandacht voor rechtmatigheid als gevolg van de collegeverantwoording hierover, de totale omvang van de onrechtmatigheden dit jaar groter was. Naar aanleiding van de begrotingsonrechtmatigheid bij het programma Buitenruimte is gebleken dat de 4- en 8-maandsrapportages niet gebaseerd waren op actuele informatie. De Rekeningencommissie wil dat financiële informatie in de tussentijdse rapportages is gebaseerd op ‘harde’ cijfers die ‘met één druk op de knop’ uit de administratieve systemen komen.

9/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Voor het college is het essentieel om inzicht te hebben in de actuele cijfers om begrotingsonrechtmatigheden te voorkómen. De Rekeningencommissie verwacht hierin dit jaar verbeteringen te kunnen zien als gevolg van de aanpassingen in de planning & controlcyclus in 2025. Het college onderschrijft het belang van volledige en actuele informatie als basis voor de prognoses in de voorjaarsnota en najaarsnota (voorheen vier- en achtmaands). Een goede prognose is echter afhankelijk van het verrijken van kennis uit de financiële administratie met kennis vanuit de lijn, waar de inhoudelijke kennisover projecten en het beleid belegd is. De informatie in de financiële administratie biedt enkel een weergave van de situatie tot dan toe. De verwachting is dat de introductie van de najaarsnota voor een verbetering van de prognoses zal zorgen, omdat deze later in het jaar wordt opgesteld. Ook de interne gesprekscyclus zal hieraan bijdragen, omdat informatie daarmee op een meer gestructureerde en gestandaardiseerde wijze wordt opgehaald vanuit de lijn, waar uiteindelijk de inhoudelijke kennis van een project zit. 6

Informatieveiligheid

6.1 Onvolkomenheden in IT-beheer De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder benadrukt dat het wegwerken van alle bevindingen in 2025 geen geringe opgave is, maar dat maximale inspanningen daartoe worden verricht. De gemeente is hiervoor deels afhankelijk van leveranciers, bijvoorbeeld voor de levering van software. Ook moet in ogenschouw worden genomen dat ten opzichte van 2023 de reikwijdte van de externe IT-audit is vergroot. Als te nemen maatregelen noemt de wethouder: 1. een intensieve opvolging. Elk systeem krijgt een business partner als verantwoordelijke om de bevindingen op te lossen; 2. prioritering conform de aanbeveling van de Accountantsorganisatie. De kritieke bevindingen worden als eerste opgepakt; 3. het IT-beheer wordt opgepakt vanuit het securityperspectief. Met het oog op de NAVO-top worden alle onderdelen en systemen nu handmatig voorzien van updates. Structurele, procesmatige en planmatige verbeteringen zijn voor de in de audit onderzochte systemen in voorbereiding. De wethouder zegt toe over de voortgang bij de 8-maandsrapportage in 2025 te rapporteren. Voor ieder systeem is een business partner verantwoordelijk. De business partner ziet erop toe dat de bevindingen per applicatie met spoed worden opgepakt. Er is ook een dashboard gemaakt waar door de CIO actief op wordt gestuurd.

Kritieke bevindingen worden per direct en met de hoogste prioriteit opgepakt. De wethouder zegt toe over de voortgang bij de Najaarsnota in 2025 te rapporteren. Ten tijde van de Najaarsnota zal de wethouder een brief sturen over de voortgang op de bevindingen van de GAD omtrent de algemene IT-controls.

10/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589



Koppeling met nieuw landelijk IT-systeem voor omgevingsvergunningen: het nieuwe landelijk ingevoerde IT-systeem voor omgevingsvergunningen werkt niet goed samen met de nieuwe gemeentelijke applicatie hiervoor. Hierdoor konden bouwleges voor omgevingsvergunningen niet tijdig worden gefactureerd en kon tijdens de controle niet de volledige omvang van in rekening te brengen leges worden achterhaald. Dit heeft geleid tot een maximale onzekerheid van circa € 6 miljoen, berekend als het verschil tussen de begrote baten uit omgevingsvergunningen en het totaal gefactureerde bedrag aan leges. De problemen met de facturatie zijn reeds in de board letter in december 2024 door de accountant aan de orde gesteld. o De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd welke maatregelen toen zijn genomen om het technische probleem op te lossen en wil weten of het probleem inmiddels is opgelost, dan wel wanneer het zal zijn opgelost.

Het technisch onderzoek is uitgevoerd en de problemen zijn in beeld gebracht. Op dit moment wordt er wekelijks een uitvallijst gegenereerd en wordt er integraal handmatig gecorrigeerd. Er wordt intensief overlegd met de leveranciers, gezamenlijk wordt er gestreefd naar een oplossing eind 2025. De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd waarom dit probleem zich specifiek bij de gemeente Den Haag voordoet De complexiteit (o.a. de koppeling met meerdere interne systemen) van het lokale vergunningensysteem is hoog. De IT systemen moeten ook worden aangepast aan Haagse beleidsregels. Er wordt nog gewerkt met een verouderde module voor facturatie. Het is aannemelijk dat de problemen zich ook voordoen bij andere gemeenten. o De Rekeningencommissie wil weten welke maatregelen het college heeft genomen om het financieel risico dat de gemeente loopt als gevolg van deze automatiseringsproblemen te ondervangen en wat de actuele omvang van dit risico is. De commissie heeft de Accountantsorganisatie gevraagd de toereikendheid van de technische en financiële maatregelen te onderzoeken. o

Het verschil tussen de begrote baten en het daadwerkelijk gefactureerde bedrag betreft geen direct financieel risico. Het risico zit met name in de timing van de batenverantwoording. Volgens de financiële voorschriften dienen leges te worden verantwoord in het jaar van indiening van de aanvraag. Indien facturatie pas in een later jaar plaatsvindt, ontstaat er een risico op afwijking in de jaarrekening. De maatregelen om dit financieel risico het hoofd te bieden staan genoemd bij de reactie op de eerste vraag. o

Daarnaast wil de commissie weten wat de gevolgen zijn voor de dienstverlening en informatievoorziening aan burgers c.q. de informatieveiligheid hiervan en welke maatregelen het college heeft genomen om de dienstverlening op peil te houden.

11/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

De systeemproblemen hebben in beperkte mate invloed gehad op de financiële dienstverlening aan burgers en bedrijven. In enkele gevallen hebben aanvragers hun factuur voor de bouwleges later ontvangen dan gebruikelijk. Kijkend naar de totale dienstverlening ondervindt de aanvrager mogelijk hinder in de snelheid van afwikkelen. Het omgevingsloket (landelijke applicatie) is (nog) niet volledig goed ingericht en het taalgebruik sluit onvoldoende aan op onze praktijk. Daardoor zitten er fouten in de aanvraag of ontbreken er activiteiten die relevant zijn voor een volledige aanvraag. Dat levert extra vragen op om het dossier volledig te krijgen, alvorens verdergegaan kan worden met de beoordeling van de aanvraag. Het directe gevolg is vertraging in de afhandeling en extra werk. Er is wel sprake van vertraging in de facturatie, maar de inhoudelijke beoordeling van de vergunningsaanvragen is niet in het geding. Wel is er hinder door achterstanden. Om het proces uit te kunnen voeren is er extra ambtelijke inzet vrijgemaakt voor ondersteuning bij het opstellen en voor de verwerking van aanvragen. o

Gezien de urgentie en omvang van de onvolkomenheden wordt het college gevraagd in de collegereactie concreet op bovenstaande punten in te gaan.

Zie bovenstaande antwoorden. 6.2 Modernisering bedrijfsvoeringssystemen: risicovol project Het MBS-programma is voor het huidige en toekomstige college een belangrijk programma. Vervanging van de bedrijfsvoeringssystemen in fase 1 (salarisverwerking en HR-processen) is noodzakelijk voor de continuïteit. Voor fase 2 (Financiën en Inkoop) geldt dat, hoewel de huidige systemen nog tot 2034 worden ondersteund, vervanging direct aansluitend op fase 1 noodzakelijk is om toekomstige risico’s te beheersen, integratievoordelen te benutten en de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen. De verouderde technologie leidt tot inefficiënties, hogere onderhoudskosten en een verhoogde foutkans in administratieve processen. Bovendien zijn oudere systemen kwetsbaarder voor beveiligingsproblemen en cyberaanvallen, wat kan leiden tot datalekken of andere beveiligingsincidenten. De financiering van de eerste fase van MBS wordt gedekt door de centrale bedrijfsvoeringsreserve, incidentele en structurele ToTa-middelen en het inzetten van vervangingsgelden (lifecyclemanagement-LCM). Dit beïnvloedt andere delen van de dienstverlening, waarbij efficiëntieverbeteringen zijn gezocht en versobering is toegepast. Voor de middelen die nodig zijn in 2027/2028 (€ 12,5 mln.) onderzoekt het college de mogelijkheden hoe deze gedekt kunnen worden.

Er worden nadrukkelijk geen contractuele verplichtingen aangegaan voor de incidentele kosten in 2027/2028 totdat de financiële dekking is georganiseerd. In de begroting komt een toelichting over de financiering in de paragraaf bedrijfsvoering. Gevraagd is om het programma MBS aan te wijzen als groot project en afspraken te maken met het college over de informatievoorziening aan de raad. Voor de voortgangsrapportage van het MBSprogramma is de voorkeur aan informatieverstrekking via de reguliere planning & control-cyclus. In de komende GRIP-rapportage (Q2) wordt aangegeven of MBS op basis van de GRIP-criteria kwalificeert als een ‘groot project’ en indien dit niet het geval is, wordt met de raad overlegd over de wijze van rapporteren over de voortgang van het MBS-programma.

12/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Nawoord: De Rekeningencommissie wil een specifieker inzicht in de herkomst van de dekking van fase 1 (€ 17,5 miljoen) en vraagt het college hiervan een financieel overzicht te geven per component, voorzien van een toelichting waarom deze middelen nog niet waren gealloceerd. Gezien de bestaande tekorten voor ICT wordt het college gevraagd te herbevestigen dat de besteding van de middelen voor MBS niet ten koste gaat van iets anders. Met betrekking tot fase 2 wordt het college gevraagd in de komende begroting 2026 duidelijk uiteen te zetten hoe de splitsing tussen de fases tot stand is gekomen, hoe hiervoor dekking wordt gevonden en wat de gevolgen zijn voor de realisatie van MBS als deze dekking niet wordt gevonden. Voorts zijn bij de Rekeningencommissie de zorgen over het risico dat de twee fasen niet strikt gescheiden kunnen worden gehouden nog niet weggenomen. De commissie wil dit als specifiek aandachtpunt meenemen in het jaarrekeningonderzoek 2025. Bij de bevraging van de wethouders is reeds toegezegd om het gevraagde inzicht bij de programmabegroting 2026-2029 te verschaffen. Bij deze herbevestigt het college deze toezegging. 6.3 Digitale veiligheid De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: Een algemeen aanvaard ambitieniveau voor de volwassenheid van de cybersecurity-organisatie van een grote gemeente is volgens de wethouder 3 op een schaal van 5.

In 2021 was het volwassenheidsniveau nog 1,5. Inmiddels is dat 2,2. Daarmee heeft de gemeente een behoorlijk grote stap gezet richting niveau 3. Beoogd wordt nog in 2025 een score van 2,5 te behalen. De verdere ontwikkeling van cybersecurity blijft om aandacht vragen. Technische maatregelen worden relatief snel geïmplementeerd. Organisatorische maatregelen kosten meer tijd, zoals het opzetten van nieuwe processen. Daarbij resulteren genomen maatregelen niet altijd direct in een hoger volwassenheidsniveau. Soms is het effect pas later zichtbaar, of valt het buiten de scope van beoordelingscriteria. Zo is in de aanloop naar de NAVO-top ingezet op extra maatregelen tegen DDoSaanvallen, alhoewel de bescherming al op orde werd geacht. Voor dit extra hoge beveiligingsniveau worden geen ‘extra punten’ toegekend. Voorts is gestart met een project om de digitale weerbaarheid versneld te verhogen. De specifieke maatregelen voor de NAVO-top zullen ook een blijvend effect hebben. Voor wat betreft het domein detecteren en beschermen is het geautomatiseerd beeld van het IT-landschap voor 98% voltooid. Er zijn uitgebreide threat intelligence-rapporten opgesteld en er worden anti-DDoS en anti-phishing maatregelen genomen. In scope van dit project ‘Versneld verhogen digitale weerbaarheid’ zit het oplossen van alle bevindingen uit auditrapporten op het gebied van digitale veiligheid.

Het gaat dan om de audit rapporten van de rekenkamer, de GAD en Secura. Technische maatregelen vergen tijd vanwege aanbestedingsprocedures en de implementatie van de gekozen oplossingen. Organisatorische maatregelen zoals het opzetten van nieuwe processen, of het verhogen van de bewustwording bij medewerkers en leidinggevenden, het invoeren van nieuwe beleid vragen daarentegen meer tijd om stevig ingebed te raken binnen de organisatie. De Raad zal op korte termijn schriftelijk (in geheim) worden geïnformeerd over de voortgang op het verbeteren van digitale veiligheid en in Q3 (in geheim) naar aanleiding van de NAVO-top.

13/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

6.4.1 Jaarverslag Functionaris Gegevensbescherming In het algemeen onderkent het college het belang van voldoende privacy waarborgen. Over de aanvullende vragen kan het volgende gemeld worden: 

Achterstanden in compliance gegevensbescherming: met leed constateert de Rekeningencommissie dat de FG in zijn jaarverslag concludeert dat de gegevensbescherming binnen de gemeente nog niet in control of compliant is. De FG waarschuwt dat nieuwe ontwikkelingen als AI een extra risico voor de gemeente vormen, omdat een aantal basisonderwerpen niet op orde is. De Rekeningencommissie wil alsnog worden geïnformeerd over het concrete aantal van de grootschalige en risicovolle verwerkingen dat per 13 mei 2026 een afgeronde DPIA zal hebben en hoe lang het daarna nog duurt voordat de rest van de DPIA’s is afgerond. De Rekeningencommissie vraagt het college een overzicht van uitgevoerde DPIA’s te verstrekken.

De Wethouder kan toezeggen voor het eind van het jaar in het nog te publiceren verwerkingsregister ook op te nemen of een DPIA voor de betreffende verwerking verplicht is en of deze is uitgevoerd, onderhanden is of nog moet gebeuren. Op basis van dit verwerkingsregister kan worden gezegd hoe groot de werkvoorraad van grootschalige en risicovolle verwerkingen is. 

Informatievoorziening over opvolging van aanbevelingen: de Rekeningencommissie wil voortaan gedetailleerder worden geïnformeerd over de opvolging van bevindingen en aanbevelingen die in het voorgaande jaarverslag waren opgenomen, zodat duidelijker wordt wat de voortgang is.

In de Collegereactie op het Jaarverslag van de FG zullen we voortaan ook de aanbevelingen van de eerdere jaren opnemen, zodat er een gedetailleerd overzicht ontstaat over de opvolging van de bevindingen en aanbevelingen. Dashboards privacybeleid: in sommige gevallen bestonden nog onduidelijkheden over rollen en verantwoordelijkheden. De proceseigenaar is (ook) verantwoordelijk voor de bescherming van persoonsgegevens, maar is zich daar niet altijd voldoende van bewust. Daarom is in het privacybeleid een governancestructuur vastgelegd dat is uitgewerkt in procedures. Er zijn dashboards gemaakt voor verschillende kengetallen. De Rekeningencommissie wil dat ook de raad wordt geïnformeerd door middel van deze dashboards. In 2026 zullen op basis van de GRC-tool rapportages worden opgesteld, die ook met de raad kunnen worden gedeeld. 



Publicatie DPIA’s: de Rekeningencommissie vraagt het college een openbaar register van DPIA’s te maken, naar analogie van het algoritmeregister.

Het openbaar maken van DPIA’s en een register daarvan is in tegenstelling tot het algoritme register geen wettelijke verplichting. Voor de verwerkingen waarvoor een DPIA noodzakelijk is zal op termijn in het gepubliceerde verwerkingsregister (dat op dit moment in onderhoud is) aangegeven worden of er een DPIA is uitgevoerd. 6.4.2 Hercontrole van de Wpg-audit  Bevindingen nieuwe audit in 2025: de voortgang van de verbetering van de gegevensbeheersing in het kader van de Wpg wordt dit jaar in een nieuwe audit onderzocht. De Rekeningencommissie wil de uitkomsten van deze audit van het college ontvangen. De audit loopt nog. Naar verwachting kunnen we voor het eind van dit jaar de uitkomsten van deze audit delen met de Raad.

14/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

7

Verbonden partijen

7.2 Jaarrapportage verbonden partijen 2023  Jaarrekeningen van BV’s: voor de jaarrekeningen van verbonden partijen die de rechtspersoonlijkheid hebben van een besloten vennootschap (B.V.) wordt in de jaarrapportage verwezen naar de Kamer van Koophandel. De Rekeningencommissie is van mening dat dit onnodig belemmerend werkt voor controlerende taak van de raad. De Rekeningencommissie vraagt het college om de raad in de jaarrapportage ook te voorzien van een link naar de jaarrekeningen van BV’s. Het college zal waar mogelijk de jaarrapportage voorzien van een link naar website waarop de jaarrekening gepubliceerd staan. Indien dit niet mogelijk is, zal het college de jaarrekeningen die bij de Kvk zijn gepubliceerd als bijlage bij de jaarrapportage Verbonden Partijen voegen, indien gedeponeerd. 8

Doelmatigheid

8.3 Programma Doelmatigheidsonderzoeken 2024-2025  De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd wanneer de uitkomsten van de onderzoeken tegemoet kunnen worden gezien. De raad ontvangt het onderzoeksrapport van het DDO Dienstverlening begin van het vierde kwartaal van 2025, nadat het door het college is vastgesteld. De overige onderzoeken worden opgepakt en zodra die zijn afgerond zal de raad over de uitkomsten worden geïnformeerd. 9 Vooruitblik 2025-2026 In dit hoofdstuk van uw rapport wordt beschreven welke onderwerpen uw commissie het komende jaar wil agenderen. Voor wat betreft de specifieke onderwerpen in deze vooruitblik merkt het college op dat de wens om de frauderisico-analyse, die pas begin 2026 beschikbaar zal zijn, vóór de start van het jaarrekeningonderzoek 2025 te behandelen erg ambitieus is. Het college hecht aan een goede samenwerking met de raad en met uw commissie. Het college hoopt dat de open en constructieve gedachtewisselingen in vergaderingen, werkbesprekingen en ‘benen-optafel-sessies’ worden voortgezet. Met vriendelijke groet, de wethouder van Financiën, Cultuur en Economische ontwikkeling Saskia Bruines

15/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Bijlage 1: Stand van zaken bevindingen Board letter Stand van zaken nog niet afgedane bevindingen Board Letter 2023

16/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Nr.1 jaar ref. 2020.01 Standaard proces voor de totstandkoming van de memoriaalboekingen ontbreekt. Stand van zaken: De verbeteracties zoals het opstellen van een procesbeschrijving, functiescheiding en een toets op de functiescheiding d.m.v. OAS rapportages zijn gerealiseerd. Er worden voor het memorialenproces verbeteracties in 2025 geïmplementeerd zoals het geval is bij correctiememorialen waarbij een onderbouwing en goedkeuring benodigd is van de budgethouder Nr.2 jaar ref. 2022.02 De saldi op de tussenrekeningen loopt op zonder dat de afwikkeling hiervan tijdig wordt geadresseerd. Stand van zaken: Afgewikkeld

17/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Nr.3 jaar ref. 2020.03 Inkooporders worden niet consequent aangemaakt in Oracle. Stand van zaken: Afgewikkeld. Is niet meer mogelijk, vanaf 17 februari 2025 worden facturen die niet gekoppeld zijn aan een inkooporder onbetaald geretourneerd. Proces wordt tussentijds gemonitord. Nr. 4 jaar ref. 2020.04 Inkopen boven > € 50.000 zonder consultatie Servicedesk Inkopen & bestellen mogelijk. Stand van zaken: Afgewikkeld. Is niet meer mogelijk, alle inkopen die niet via de servicedesk lopen hebben geen inkoopordernummer. Vanaf 17 februari 2025 worden facturen die niet gekoppeld zijn aan een inkoop order onbetaald geretourneerd. Proces wordt tussentijds gemonitord. Nr. 5 jaar ref. 2022.03 Geen functiescheiding tussen beschikkende en bewarende functies voor proces Aanvraag tot Betalen. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 6 jaar ref. 2021.03 Geen consequent gebruik van modelovereenkomsten bij inkopen. Stand van zaken: Geaccepteerd risico door organisatie. Nr. 7 jaar ref. 2020.09 Escalatieprocedure ontbreekt bij bewust afwijken van aanbestedingsregels. Stand van zaken: Afgewikkeld. Er is een escalatieprocedure ingericht. Nr. 8 jaar ref. 2021.02 Maximale waarde en/of hoeveelheid worden niet consequent vermeld in de aanbestedingsstukken bij raamovereenkomsten. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 9 jaar ref.

2023.01 Handmatige handelingen binnen het proces van het genereren van betaalbatches tot het betaalbaar stellen. Stand van zaken: Onderhanden. Project ‘beheersbaar betalen’ gestart, naar verwachting in 2025 de eerste resultaten zichtbaar. De blauwdruk voor het nieuwe betaalplatform ligt er en er wordt gewerkt aan de inrichting hiervan. Te beginnen bij de betaalstroom in Oracle voor de crediteurenadministratie. Het proces is uitgeschreven. Nr. 10 jaar ref. 2023.02 Kwetsbaarheden binnen kasbetalingsorganisatie o.b.v. incidenten uit 2023 vastgesteld die beheerst behoeven te worden. Stand van zaken: Onderhanden. Accountant neemt dit mee bij volgende interim-controle.

18/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Nr. 11 jaar ref. 2023.03 Centrale procesregie voor de vorming van (nieuwe) voorzieningen ontbreekt. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 12 jaar ref. 2023.04 Procesbeschrijving rondom voorzieningen ontbreekt. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 13 jaar ref. 2020.11 Open toegang tot de kluis bij het Pandhuis en geen periodieke inventarisatie van de kluis. Stand van zaken: Geaccepteerd risico door organisatie. De gemeente voert een controle uit op de beleende panden middels een steekproef. De accountant zal deze controle nader analyseren en indien nodig hierover rapporteren bij de volgende boardletter. Nr. 14 jaar ref. 2020.12 Geen inhoudelijke controle op uitgaande betalingen bij uitkeringen. Stand van zaken: Geaccepteerd risico door organisatie. Nr. 15 jaar ref. 2022.06 Bezwaarschriften worden niet altijd binnen de wettelijk gestelde termijn afgehandeld. Stand van zaken: Geaccepteerd risico door organisatie. Nr. 16 jaar ref. 2022.08 Vertraging in de afhandeling van aanvragen tot vaststellingen. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 17 jaar ref. 2023.05 Impact van mogelijke nieuwe systematiek voor Jeugd / Wmo op het oordeel van de accountant omtrent deze verantwoording. Stand van zaken: De voor Jaarrekening 2024 benodigde acties en op te leveren stukken zijn allen tijdig geleverd naar tevredenheid van zowel de organisatie als de GAD. Nr. 18 jaar ref.

2023.06 Wij hebben de in de opzet aanwezige interne beheersingsmaatregelen in de praktijk niet kunnen vaststellen op levensonderhoud. Stand van zaken: Geaccepteerd risico door organisatie. Nr. 19 jaar ref. 2023.07 Wij hebben de in de opzet aanwezige interne beheersingsmaatregelen in de praktijk niet kunnen vaststellen op minimabeleid.

19/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Stand van zaken: Onderhanden. Er is aan de slag gegaan met de bevindingen, en er wordt gewerkt aan verbetervoorstellen. De accountant zal de resultaten nader analyseren en indien nodig hierover rapporteren bij de volgende boardletter. Nr. 20 jaar ref. 2023.08 Eenduidig eigenaarschap in het uitkeringen proces ontbreekt. Stand van zaken: Onderhanden. Er is een coördinator aangesteld die het interim proces begeleidt, en als aanspreekpunt fungeert voor de accountant. Het proces verloopt beter dan voorheen, maar er is nog ruimte voor verbetering. Nr. 21 jaar ref. 2023.09 Eenduidig beleid en berekeningswijze op mogelijke voorziening op uitkeringsgerechtigden ontbreekt. Stand van zaken: Afgewikkeld. Position paper incl. benodigde onderbouwing van de voorziening is afgestemd met de GAD en vastgesteld door de lijn. Nr. 22 jaar ref. 2023.10 Subsidieverleningen waarbij geen subsidieregeling is opgesteld, zijn mogelijk strijdig met de Algemene Wet Bestuursrecht. Stand van zaken: Onderhanden. Er is de afgelopen jaren vooruitgang geboekt. Hoewel het streven naar 100% rechtmatigheid een belangrijk doel blijft, is het besef realistisch dat volledige foutloosheid niet haalbaar is. Wel zien we dat het percentage subsidies zonder juiste juridische grondslag structureel blijft dalen, wat aangeeft dat de getroffen maatregelen effectief zijn en het bewustzijn groeit. Nr. 23 jaar ref.

2021.05 Een extracomptabele registratie van prospecties zoals nu gebruikt door de gemeente kent een hoger risico op fouten. Stand van zaken: Afgewikkeld. De gekozen werkwijze is heel specifiek, waarbij Oracle het uitgangspunt vormt om een aansluiting met de financiële administratie te borgen. Binnen dit systeem kan echter niet gerekend worden op een manier welke voor de grondexploitaties nodig is. Daarom zal er altijd een ander systeem gebruikt moeten worden om de feitelijke grondexploitatieberekening vorm te geven. Op die manier kan er conform de BBV in de paragraaf grondbeleid over de resultaten gerapporteerd worden. Om fouten te voorkomen wordt gewerkt met het 4-ogen principe, waarbij een andere planeconoom in eerste aanleg het werk van zijn/haar collega naloopt. Nr. 24 jaar ref. 2021.06 Formele uitgangspunten ontbreken voor het toerekenen van investeringen aan grondexploitaties en voor het tijdig afsluiten van projecten (de zogenaamde PPT-criteria en motivatie). Stand van zaken: Onderhanden. In de nieuwe verordening grondexploitaties en strategisch bezit 2025 worden de uitgangspunten benoemd. Deze verordening wordt begin juli in de Raad vastgesteld. Aanpassingen Verordening 2025: a. De toepassing van de PPT-criteria expliciet opnemen en toelichten bij het openen en herzien van grondexploitaties.

20/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Nr. 25 jaar ref. 2021.07 Geen zichtbare 2e lijnscontroles (DBV) en de 3e lijnscontrole (Internal audit [IA]) binnen de (deelprocessen) grondexploitatie. Stand van zaken: Onderhanden. Checklist opgesteld voor 2e lijnscontroles. Voor de 3e lijnscontrole wordt overlegd met IA. Nr. 26 jaar ref. 2020.16 De Nota Vastgoed is niet geactualiseerd waardoor de belangrijke wijzigingen in wet- en regelgeving niet zijn doorvertaald naar procedures. Stand van zaken: Onderhanden. De (geactualiseerde) nota Vastgoed 2025 is besproken in het GMT (mei 2025) en na akkoord van het college als raadsvoorstel aangeboden aan de Raad. De datum van behandeling in de commissie is nog niet bekend. Nr. 27 jaar ref. 2022.11 Tussentijdse achterstanden in de financiële administratie op materiële vaste activa. Met name in relatie tot declaraties schoolbesturen. Stand van zaken: Onderhanden. Bij onderwijshuisvesting wordt een ruimere declaratietermijn gehanteerd. Er is bewust gekozen voor ruimere termijn met een behapbare regeldruk. Dit komt grotendeels overeen met de regels en praktijk bij andere gemeenten. Schoolbesturen houden (net als andere opdrachtgevers bij bouwprojecten) de betaling van de slottermijn in de regel aan tot alle restpunten tijdens de oplevering zijn opgelost.

Nu in toenemende mate complexe installaties in schoolgebouwen worden toegepast, waarbij in de opstartfase vaak nog zaken rond de inregeling spelen, constateren schoolbesturen juist dat de slottermijn steeds later betaald kan worden (aannemers hebben namelijk nog de verantwoordelijkheid dat de door hen aangebrachte installaties naar behoren werken). Aanpassingen in deze systematiek vragen om overleg/overeenstemming met schoolbesturen en ingrijpende aanpassingen in de verordening en processen. Dit zou zorgen voor extra administratieve lasten en personele inzet, terwijl de impact op de mate waarin de gemeente daadwerkelijk 'in control' is beperkt is. Daarom zetten we nu in op tussenverantwoordingen in december, die overigens ook al voor een piek in de werklasten van scholen en gemeente in december zorgen. Daarnaast gaan medewerkers van de gemeente periodiek langs op de locaties om de status van het project te zien. Dit is een globale check of de stand van de bouw ter plekke zich redelijk lijkt te verhouden tot het bedrag dat ter declaratie bij de gemeente is ingediend. Nr. 28 jaar ref. 2021.09 Niet tijdig reserveren van middelen voor het beheer en onderhoud van investeringsobjecten. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 29 jaar ref. 2022.13 De huidige P&C-cyclus voorziet nog niet in tussentijdse voortgangsinformatie met betrekking tot het MIP.

21/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Stand van zaken: Afgewikkeld. De nieuwe financiële verordening is vastgesteld en online gepubliceerd. Daarin staat opgenomen dat de Raad bij de voorjaarsnota en najaarsnota wordt geïnformeerd over de begrotingsuitputting en financiële prognose van het lopende jaar, inclusief informatievoorziening over investeringen. Nr. 30 jaar ref. 2022.14 De gemeente heeft in 2022 een bijdrage van € 12,8 miljoen van derden op het gerealiseerde investeringsproject Tramlijn 16 verantwoord, zonder dat hieraan subsidietoekenningsbeschikking van de MRDH ten grondslag ligt. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 31 jaar ref. 2022.15 Voor het budgetinvesteringsproject Bediencentrale Scheveningen is voor de toekomstige bestedingen 2024 een uitbereiding van het budget met instemming van de raad nodig. Een voorstel van het college hiertoe is meegenomen in de begroting 2024-2027. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 32 jaar ref. 2020.18 Procesbeschrijving afwaardering parkeeropbrengsten moet geactualiseerd worden. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 33 jaar ref. 2020.19 Geen zichtbare tariefcontrole bij parkeeropbrengst. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 34 jaar ref. 2020.20 Geen zichtbare controle op juistheid van de ingevoerde tarieven in de subsystemen voor omgevingsvergunningen. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 35 jaar ref.

2023.11 Mitigeren van aangetroffen tekortkomingen in de interne beheersing voor de onderdelen: voorraadbeheer identiteitsbewijzen (paspoorten, ID en rijbewijzen) en kasverkeer w.o. ontbreken van fysieke scheiding in de kluis, interne controle op de kasgelden en strikte kasprocedure in relatie tot de afstortingen. Stand van zaken: Afgewikkeld. Nr. 36 jaar ref. 2022.16 Proceshandboeken, waaronder handboek voor wijzigingsbeheer, is niet geactualiseerd. Stand van zaken: Afgewikkeld.

22/28

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10919589

Nr. 37 jaar ref. 2022.17 Het ontbreken van assurance rapporten voor diverse applicaties die relevant zijn voor de jaarrekening (bijvoorbeeld: IBS2000, CVS). Stand van zaken: Onderhanden. Betreft externe applicaties, acties zijn uitgezet bij leveranciers om de rapporten op te leveren, en er vindt overleg plaats met de leveranciers om de verbeterpunten te implementeren. Met diverse leveranciers zijn al nieuwe afspraken gemaakt. Nr. 38 jaar ref. 2022.18 Van diverse applicaties, waaronder de Key2 applicaties, is het autorisatiebeheer niet op orde daarmee niet BIO-proof. Stand van zaken: Afgewikkeld voor de applicaties: Oracle HRS, IBS2000, Key2Betalen, Mercato, Allegro Onderhanden voor de applicaties: Apro Banking en Mercell (beiden worden afgewikkeld in Q3-2025). Nr. 39 jaar ref. 2022.19 De gemeente is niet compliant aan de AVG en inhaalslag is noodzakelijk. Stand van zaken: Onderhanden. De verbeteracties die de gemeente Den haag heeft ondernomen om compliant aan de AVG te worden zijn het opstellen en vaststellen van privacybeleid. Privacy- en gegevensbeschermingsbeleid is opgesteld (RIS318934). Voor de uitvoering van dit beleid zijn een viertal kernprocessen (verwerkingen, DPIA’s, datalekken, rechten van betrokkenen) opgesteld en geïmplementeerd.

Middels een dashboard worden de KPI’s op deze vier kernprocessen viermaandelijks op directieniveau gerapporteerd aan het gemeentelijk managementteam en de wethouder. Ten behoeve van het opstellen van meer DPIA’s per jaar is naast het proces een nieuwe template en werkinstructie gemaakt die in gebruik is genomen. In het beleid en de processen is de governance ingericht comform het 3-lijnsmodel. De resterende verbeteracties zijn met name gericht op het monitoren van de maatregelen die voortkomen uit de melding van datalekken en opgestelde DPIA’s en de rapportage daarover aan de organisatie. Op 28 mei is het Verbeterplan Aanpak DPIA in het GMT goedgekeurd. Daarnaast vond begin 2025 een externe audit plaats zodat helder is in welke mate de gemeente compliant is en waar verdere verbetermaatregelen nodig zijn. Nr. 40 jaar ref. 2022.20 De gemeente is niet compliant aan de Wpg en inhaalslag is noodzakelijk. Stand van zaken: Onderhanden. In de in 2023/2024 ingezette inhaalslag heeft geleid tot een goede stap in de juiste richting om compliant te worden aan de Wpg. Dat is vastgesteld in een externe audit en de reactie van de AP daarop. Om de beheersingsmaatregelen te treffen is in 2023 een externe privacy officer specifiek voor de Wpg ingehuurd.