RIS322616 Verslag Rekeningencommissie 11 juni 2025

Rekeningencommissie RIS 322616

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 11 juni 2025

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren T. de Boer, J.W. van den Bos, R. Guernaoui en K. Partiman, allen lid RC; secretaris RC: J. van Duijn. bij agendapunt B: B.1. de wethouder Buitenruimte, Dierenwelzijn & Milieu, de heer Barker; B.2. de wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening, de heer Bredemeijer; B.3. de wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen, de heer Kapteijns; B.4. de wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling, mevr. Bruines.

Afwezig:

de heer Y. Assad (z.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

B. Bevraging wethouders De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2024 van de gemeente Den Haag (RIS321975) en daarover in haar vergaderingen van 21 en 28 mei beraadslaagd. De commissie heeft de bevindingen uit de interimcontrole en de eindejaarscontrole in haar onderzoek betrokken, zoals deze zijn weergegeven in de board letter van de Accountantsorganisatie (RIS320392) en het accountantsverslag (RIS322001). In het kader van het onderzoek heeft de Rekeningencommissie vier wethouders uitgenodigd voor bevraging, te weten de wethouder Buitenruimte, Dierenwelzijn & Milieu, de heer Barker (RIS322406,), de wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening, de heer Bredemeijer RIS322407), de wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen, de heer Kapteijns (RIS322408) en de wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling, mevrouw Bruines (RIS322409). Voorafgaand aan de bevraging geeft de voorzitter een toelichting op de procedure van bevraging van de wethouders. De uitspraken van de wethouder worden beschouwd als bestuurlijke toezeggingen. Deze worden in het rapport van de commissie opgenomen. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt dat zal worden afgestemd met de wethouder.

B.1.

Wethouder Buitenruimte, Dierenwelzijn & Milieu

Dit jaar deden zich ongeautoriseerde lastenoverschrijdingen van € 6,6 miljoen voor bij het programma Buitenruimte.

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

Elke lastenoverschrijding op programmaniveau is onrechtmatig, primair omdat daarmee het budgetrecht van de raad wordt geschonden. Afgesproken is dat niet alle begrotingsonrechtmatigheden door het college behoeven te worden toegelicht in de paragraaf Bedrijfsvoering (zie daarvoor artikel 5:14, tiende lid van de Algemene verordening Financieel Beheer en beleid), bijvoorbeeld als de raad hierover tijdig is geïnformeerd. De lastenoverschrijding op het programma Buitenruimte van € 6,6 miljoen betreft echter een onacceptabele begrotingsonrechtmatigheid die derhalve door het college toegelicht moest worden. De lastenoverschrijdingen zelf zijn in de paragraaf Bedrijfsvoering weliswaar toegelicht, maar voor de Rekeningencommissie wordt hieruit onvoldoende duidelijk hoe dit heeft kunnen gebeuren en of de sturing hierop toereikend is. De Rekeningencommissie heeft de wethouder Buitenruimte gevraagd wanneer de lastenoverschrijdingen bekend waren en welke sturing op dat moment overwogen is. Daarnaast heeft de commissie gevraagd of de raad hierover bij de 4- of 8-maandsrapportage op de hoogte gebracht had kunnen worden. In de programmarekening meldt het college als één van de verbetermaatregelen met betrekking tot begrotingsonrechtmatigheden dat in de organisatie periodiek het gesprek over financiën plaatsvindt, in toenemende mate ondersteund door (financiële) data.

De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd specifieker toe te lichten hoe de financiële sturing wordt versterkt en nader inzicht te geven in zowel de sturing tot nu toe als de voorgestelde verbetering hiervan. De introductie van een najaarsnota met begrotingswijzigingen in 2025 kan helpen om voortaan begrotingsonrechtmatigheden tegen te gaan. Dit laat onverlet dat van het college verwacht mag worden dat gedurende het jaar strak wordt gestuurd op een rechtmatige begrotingsuitvoering. De Rekeningencommissie benadrukt dat een najaarsnota niet als alternatief mag worden gezien voor een deugdelijke financiële sturing en heeft de wethouder gevraagd toe te lichten hoe binnen zijn portefeuille wordt geborgd dat het budgetrecht van de raad niet in het geding komt. De wethouder Buitenruimte, Dierenwelzijn & Milieu: De wethouder licht toe dat de 4-maandsrapportage is gebaseerd op de cijfers van februari. Aan het begin van het jaar is nog niet heel veel inzicht in de voortgang van de begrotingsuitvoering. Op de portefeuille Buitenruimte deed zich vóór 2024 jaarlijks een onderbesteding voor. Daarom is gestuurd op een grotere mate van overprogrammering en het inlopen op een deel van de werkvoorraad. Zoals bekend bij de raad is er een structureel probleem van een grote werkvoorraad.

De raad verwacht van de wethouder enige overprogrammering om te voorkomen dat aan het eind van het jaar onnodig geld overblijft en werk blijft liggen. Veelal gaan projecten over de jaargrens heen omdat ze uitlopen en dan helpt overprogrammering om onderbestedingen te voorkomen. In 2024 deden zich echter enkele tegenvallers van aanzienlijke omvang voor. Op een totaalbudget van € 322 miljoen is altijd sprake van een percentage afwijkingen. In 2020 bedroegen de onderbestedingen 4,5%, in 2021 was dit 2,5%, in 2022 0,9% en in 2023 2,5%. In 2024 was echter sprake van een overschrijding van 3,2%, waarvan een deel acceptabele begrotingsoverschrijdingen betrof. Tegenvallers betroffen onder meer het Piet Heinplein, door de raad gewenste extra nadeelcompensatie van € 3,7 miljoen en een noodreparatie van de haven die aanzienlijke kosten met zich meebracht. Daarnaast verliep een groter deel van de projecten nu wél conform planning. Desgevraagd laat de wethouder weten dat de werkwijze in 2024 niet wezenlijk anders was dan voorgaande jaren en dat de overschrijdingen niet uitgebreid zijn besproken in (wethouders)staven vanwege de vele projecten en betrokkenheid van meerdere diensten bij een programma. De tegenvallers waren deels pas na de 8-maandsrapportage bekend. De cijfers die de raad krijgt zijn ook de cijfers die de wethouder krijgt.

Daarnaast spelen structurele ontwikkelingen zoals de toegenomen inflatie en een onverwachte toename van de onregelmatigheidstoeslag.

Pagina 2 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

Om hier beter op te sturen wil de wethouder voor de 4-maands- en 8-maandsrapportage actuelere cijfers gebruiken en een tussentijdse actualisatie van de prognoses doen en een extra toetsingsmoment inbouwen. De Rekeningencommissie vraagt de wethouder een notitie naar de raad te sturen waarin overprogrammering (of overcommittering) nader wordt uitgelegd. Om een beeld te krijgen van de risico’s van overcommittering vraagt de commissie over de voorgaande jaren de toepassing ervan te kwantificeren. Voor wat betreft de projecten die de begrotingsonrechtmatigheid veroorzaakten (genoemd in de paragraaf Bedrijfsvoering) vraagt de Rekeningencommissie te reflecteren op de wijze waarop hiermee is omgegaan: waarom is niet gekozen voor een (tussentijdse) begrotingsbijstelling? Ook wil de Rekeningencommissie meer inzicht krijgen in de centrale monitoring en sturing op de begrotingsuitputting bij diensten. De commissie vraagt in de notitie in te gaan op de toereikendheid en tijdigheid van de interne informatievoorziening hierover, mede in het licht van de betrouwbaarheid van de 4- en 8-maandsrapportages. De wethouder zegt toe de gevraagde notitie naar de Rekeningencommissie te sturen.

B.2.

Wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening

Onvolkomenheden in IT-beheer De accountant constateert naar aanleiding van de interimcontrole dat op het gebied van IT een snellere voortgang wenselijk is (RIS320392). Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole zijn beheersmaatregelen van meerdere IT-applicaties (de zogenoemde General IT-controls) onderzocht, onder meer met betrekking tot logische toegangsbeveiliging, wijzigingsbeheer, uitbestedingsbeheer en continuïteit. Daarbij is het volgende geconstateerd. − Functie-autorisatiematrices zijn soms verouderd en periodieke controles op autorisaties worden niet tijdig uitgevoerd. Deze bevinding vergroot het risico op onbevoegde toegang tot systemen en gegevens. Dit kan leiden tot fouten, fraude en datalekken. − Herstel- en uitwijktests worden niet altijd uitgevoerd. Indien dergelijke tests niet worden uitgevoerd, is het onzeker of de organisatie na een incident of storing haar systemen en diensten snel en volledig kan herstellen. Dit vergroot het risico op langdurige uitval van cruciale processen en mogelijk verlies van data. − Rapporten van afgesproken dienstverlening ontbreken en geleverde prestaties worden niet met de leverancier besproken. Daardoor ontbreekt inzicht in de daadwerkelijke kwaliteit en naleving van afspraken. Tekortkomingen kunnen dan onopgemerkt blijven en de dienstverlening kan structureel onder het afgesproken niveau blijven.

Afgezien van de geringere doelmatigheid kan dit nadelige gevolgen hebben voor de grip die de gemeente heeft op uitbestede processen. Voor meerdere IT-applicaties zijn noodzakelijke beheersmaatregelen dus nog onvoldoende ingericht (zie voor een overzicht per IT-applicatie bijlage 3 van het Accountantsverslag, RIS322001, pag. 29). Voor de in 2023 onderzochte applicaties is het beeld over 2024 vrijwel gelijk gebleven. Alleen het autorisatiebeheer voor de applicaties Key2Betalen en Key2Burgerzaken is verbeterd. Daar staat tegenover dat van vijf andere applicaties het autorisatiebeheer tekortschiet, dat herstel- en uitwijktests van intern gehoste applicaties nog niet consistent worden uitgevoerd en dat het leveranciersbeheer dringend verbetering behoeft, met name voor wat betreft Service Level Reports en monitoring van geleverde prestaties. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd dit nog in 2025 op te lossen. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening:

Pagina 3 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

De wethouder benadrukt dat het wegwerken van alle bevindingen in 2025 geen geringe opgave is, maar dat maximale inspanningen daartoe worden verricht. De gemeente is hiervoor deels afhankelijk van leveranciers, bijvoorbeeld voor de levering van software. Ook moet in ogenschouw worden genomen dat ten opzichte van 2023 de reikwijdte van de externe IT-audit is vergroot. Als te nemen maatregelen noemt de wethouder: 1. een intensieve opvolging. Elk systeem krijgt een business partner als verantwoordelijke om de bevindingen op te lossen; 2. prioritering conform de aanbeveling van de Accountantsorganisatie. De kritieke bevindingen worden als eerste opgepakt; 3. het IT-beheer wordt opgepakt vanuit het securityperspectief. Met het oog op de NAVO-top worden alle onderdelen en systemen nu handmatig voorzien van updates. Structurele, procesmatige en planmatige verbeteringen zijn voor de in de audit onderzochte systemen in voorbereiding. De wethouder zegt toe over de voortgang bij de 8-maandsrapportage in 2025 te rapporteren.

Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen Van het college is op 3 december 2024 een brief ontvangen over het programma voor de modernisering van bedrijfsvoeringssystemen (RIS320676). Deze brief is ambtelijk toegelicht in een werkbespreking op 29 januari 2025 (RIS321515). De gemeentelijke organisatie is eind 2024 gestart met het programma Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS). De totale programmakosten bedragen € 30 miljoen. Bij de start was er alleen dekking voor het eerste onderdeel in 2025 en 2026 (HR/HRS, € 17,5 miljoen). Deze komt uit eigen middelen binnen de bedrijfsvoering, waarvoor bij de eerstkomende formele begrotingswijziging de vorming van een bestemmingsreserve aan de raad wordt voorgelegd. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd toe te lichten welke middelen daarvoor zijn aangewend en welke invloed dit heeft op de eerder afgesproken begrotingsuitvoering. Met andere woorden: welke activiteiten gaan niet door als gevolg van het aanwenden van deze € 17,5 miljoen? Voor het daarna te implementeren onderdeel Financiën/Inkoop wordt nog dekking gezocht (€ 12,5 miljoen). De Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag bepaalt dat geen verplichtingen mogen worden aangegaan zonder dekking. De accountant ziet een risico dat de twee fasen niet strikt gescheiden kunnen worden gehouden.

De Rekeningencommissie overweegt dit als specifiek aandachtpunt mee te nemen in het jaarrekeningonderzoek 2025 en heeft de wethouder gevraagd toe te lichten hoe dit risico wordt ondervangen. Tevens wil de commissie weten waarom de ontbrekende € 12,5 miljoen niet als knelpunt in de Voorjaarsnota is opgenomen. Vanwege de financiële risico’s en de grote impact van het programma MBS op de bedrijfsvoering van de gemeente heeft de accountant de raad geadviseerd om in overweging te nemen het programma MBS aan te wijzen als groot project en afspraken te maken met het college over de informatievoorziening aan de raad. De Rekeningencommissie onderschrijft het advies en heeft de wethouder gevraagd periodiek te rapporteren aan de raad. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder geeft aan dat MBS een belangrijk programma is voor dit college, maar ook voor komende colleges. De eerste fase is noodzakelijk voor de continuïteit van de organisatie: deze systemen moeten nu vervangen worden. Fase 2 betreft systemen waarvan het wenselijk is dat deze aansluitend op fase 1 worden vervangen. Het is op dit moment nog niet noodzakelijk omdat de desbetreffende systemen nog worden ondersteund. Het lijkt de wethouder echter niet verstandig om te wachten tot het ook voor deze systemen noodzakelijk wordt. Pagina 4 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

De benodigde € 17,5 miljoen voor de eerste fase komt uit twee bronnen: de centrale bedrijfsvoeringsreserve (CBR) en de incidentele inzet van zogenoemde trap op/trap af-middelen die beschikbaar zijn om de groei van de organisatie te kunnen faciliteren. De inzet van de CBR en ToTamiddelen gaat dus niet te koste van iets anders. Desgevraagd zegt de wethouder toe in de komende begroting 2026 de bedragen te specificeren. Voor de start van de tweede fase gelden enkele voorwaarden. Allereerst moet de evaluatie van de eerste fase een positieve uitkomst hebben. Uiteraard moeten ook voldoende middelen in de nog in te stellen bestemmingsreserve aanwezig zijn. Eind 2025 wordt hierop extern getoetst. Vervolgens doet het college onderzoek naar de dekking van fase 2 (€ 12,5 miljoen). Deze dekking is nu geen knelpunt omdat het pas aan de orde is na afronding van de eerste fase. Dan dient het in de begroting voor de desbetreffende periode te worden opgenomen. Dit traject zal de wethouder eveneens in de komende begroting 2026 uiteen zetten. Het heeft de voorkeur van de wethouder om de raad over de voortgang van dit project via de reguliere planning & control-cyclus te informeren en niet via de GRIP-rapportages.

Hij zegt toe de raad in de komende GRIP-rapportage te informeren of MBS op basis van de GRIP-criteria kwalificeert als een ‘groot project’ en indien dit niet het geval is met de raad te overleggen over de wijze van rapporteren over de voortgang van het MBS-programma.

Cybersecurity In 2023 heeft de Rekeningencommissie onder de aandacht van het college gebracht dat de digitale veiligheid op enkele concrete punten verbetering behoefde. Dit kwam naar voren in een cybersecurity assessment die door de Accountantsorganisatie is uitgevoerd in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 (zie het RC-rapport 2022, RIS315931, pagina 30, de brief hierover aan het college, RIS317055 en de reactie hierop van het college (RIS317224)). Vervolgens is in 2024 in opdracht van de gemeente een extern onderzoek uitgevoerd naar cybersecurity (RIS320796 GEHEIM). Deze is door de Rekeningencommissie op 29 januari 2025 achter gesloten deuren behandeld (RIS321516). De bevindingen van dit externe onderzoek komen overeen met de bevindingen uit het Cyber Security Assessment dat de Accountantsorganisatie in 2022 heeft uitgevoerd. De accountant ziet op de aspecten Identificeren, Reageren en Herstellen enige voortgang, maar benadrukt dat het volwassenheidsniveau van cybersecurity nog niet in de buurt is van het geambieerde niveau. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd haar te informeren over de oorzaken hiervan, de doelstelling van het college en de voortgang in de verbetering van cybersecurity, en daarbij tevens in te gaan op de aspecten Detecteren en Beschermen.

De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: Een algemeen aanvaard ambitieniveau voor de volwassenheid van de cybersecurity-organisatie van een grote gemeente is volgens de wethouder 3 op een schaal van 5. In 2021 was het volwassenheidsniveau nog 1,5. Inmiddels is dat 2,2. Daarmee heeft de gemeente een behoorlijk grote stap gezet richting niveau 3. Beoogd wordt nog in 2025 een score van 2,5 te behalen. De verdere ontwikkeling van cybersecurity blijft om aandacht vragen. Technische maatregelen worden relatief snel geïmplementeerd. Organisatorische maatregelen kosten meer tijd, zoals het opzetten van nieuwe processen. Daarbij resulteren genomen maatregelen niet altijd direct in een hoger volwassenheidsniveau. Soms is het effect pas later zichtbaar, of valt het buiten de scope van beoordelingscriteria. Zo is in de aanloop naar de NAVO-top ingezet op extra maatregelen tegen DDoSaanvallen, alhoewel de bescherming al op orde werd geacht. Voor dit extra hoge beveiligingsniveau worden geen ‘extra punten’ toegekend.

Pagina 5 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

Voorts is gestart met een project om de digitale weerbaarheid versneld te verhogen. De specifieke maatregelen voor de NAVO-top zullen ook een blijvend effect hebben. Voor wat betreft het domein detecteren en beschermen is het geautomatiseerd beeld van het IT-landschap voor 98% voltooid. Er zijn uitgebreide threat intelligence-rapporten opgesteld en er worden anti-DDoS en anti-phishing maatregelen genomen.

Bescherming van persoonsgegevens De Rekeningencommissie heeft de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) gevraagd om de commissie jaarlijks te informeren over de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg). Uit het jaarverslag van de FG over 2023 (RIS318930) bleek dat de bescherming van persoonsgegevens in 2023 nog niet echt was verbeterd. Op 13 mei 2025 heeft de Rekeningencommissie van het college het jaarverslag van de FG over 2024 ontvangen (RIS322122). De FG concludeert daarin dat de gegevensbescherming er nu beter voor staat dan in 2023, maar dat de gemeente nog niet in control of compliant is. Het aantal data protection impact assessments (DPIA’s) is toegenomen, maar nog steeds is dit slechts 50% van de 406 vereiste DPIA’s. De FG stelt dat de gemeente weliswaar op de goede weg is, maar dat de ingezette maatregelen nog niet het gewenste resultaat hebben opgeleverd. In de begeleidende brief (RIS322122) bij het jaarverslag van de FG geeft de wethouder aan te verwachten dat er voor een groot deel van de grootschalige en risicovolle verwerkingen uiterlijk over twaalf maanden een afgeronde DPIA is, inclusief een plan van aanpak voor de opvolging van de aanbevelingen.

De Rekeningencommissie heeft de wethouder verzocht dit nader te kwantificeren en gevraagd wat het tijdspad is voor de afronding van alle DPIA’s en maatregelen. De FG heeft benadrukt dat het tempo in het uitvoeren van DPIA’s omhoog moet. Daarom heeft de Rekeningencommissie de wethouder gevraagd hoe dit wordt bewerkstelligd en of hiervoor voldoende urgentiebewustheid binnen de organisatie is. Ook is de wethouder gevraagd toe te lichten waarom DPIA’s voor een groot deel door externen worden uitgevoerd en wat dit betekent voor het tempo en de kennisborging binnen de organisatie. De wethouder is eveneens gevraagd toe te lichten waarom de mitigerende maatregelen voor de geïdentificeerde risico’s grotendeels niet worden uitgevoerd. Voorts heeft de Rekeningencommissie de wethouder gevraagd te inventariseren wanneer sprake is van gebruik van de grondslag ‘toestemming’ voor gegevensverwerking en daarbij na te gaan of een andere grondslag gebruikt kan worden. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder laat weten dat DPIA’s hoog op de prioriteitenlijst van het college staan. Gelukkig is een duidelijke verbetering zichtbaar. In 2023 waren er nog 274 niet uitgevoerde DPIA’s. Dit is in 2025 teruggebracht tot 115, waarbij opgemerkt moet worden dat ook het aantal benodigde DPIA’s is afgenomen. Thans zijn er in totaal 260 DPIA’s uitgevoerd.

Daarvoor is de gemeente wel afhankelijk van veel ingehuurd personeel. Afgesproken is dat bij elke DPIA in ieder geval een interne collega is betrokken. Het lukt in toenemende mate om dit met eigen mensen te doen. De naar aanleiding van een DPIA te nemen maatregelen zijn vaak complex en vergen interne afstemming. Het bieden van ondersteuning daarvoor door de dienst Bedrijfsvoering is nog in ontwikkeling. De grondslag ‘toestemming’ wordt sporadisch gebruikt, te weten 25 keer gemeentebreed. In overige gevallen wordt gekozen voor een andere grondslag, zoals de uitvoering van een wettelijke taak of het algemeen belang. Er wordt hiervan een overzicht bijgehouden en periodieke controles worden

Pagina 6 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

uitgevoerd op de grondslag, waarbij deze kan wijzigen als bijvoorbeeld nieuwe wetgeving voortaan de grondslag voor gegevensverwerking kan bieden.

Interne weerbaarheid tegen ondermijning De Rekeningencommissie is op 28 mei 2024 door de gemeenteaccountant geïnformeerd (RIS318979) dat Bureau Integriteit in samenwerking met de directie Veiligheid een projectgroep zou samenstellen die risico’s op ondermijning moest inventariseren en zou onderzoeken hoe de beheersing kon worden verbeterd. Naar verwachting zou het onderzoeksrapport in het najaar van 2024 gereed zijn. De Rekeningencommissie wil weten wat de stand van zaken is en vraagt de uitkomsten van het door Bureau Integriteit uitgevoerde onderzoek te mogen ontvangen. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder meldt dat het onderzoek tot zijn spijt niet heeft plaatsgevonden als gevolg van capaciteitsproblemen. Wel zijn maatregelen genomen om een weerbare organisatie tegen ondermijning tot stand te brengen, zoals VoG’s, het afleggen van de eed/belofte, het aanscherpen van financiële processen met betrekking tot mandaten en het toepassen van het vier-ogenprincipe. Het voornemen is om het project ‘weerbaar ambtenarenapparaat’ alsnog te doen. De wethouder zegt toe het plan van aanpak daarvoor nog in 2025 gereed te hebben.

Verantwoording inkoop van jeugdzorg De gemeente Den Haag heeft in 2024 de inkoop van jeugdzorg voor een gedeelte belegd bij twee nieuw opgerichte samenwerkingsverbanden. Hierbij is verzuimd om de juiste afspraken te maken over het tijdig aanleveren van een financiële verantwoording van de geleverde zorg. Het hieruit voortkomende risico op een onzekerheid in de verantwoording van € 130 miljoen is verlaagd door middel van aanvullende afspraken met de twee samenwerkingsverbanden, bestaande uit periodieke afstemming en een bestuurlijke prestatieverklaring vanuit de samenwerkingsverbanden. Voor een goede beheersing wil de Rekeningencommissie dat voortaan aan de voorkant goede afspraken worden gemaakt over de te leveren prestaties en de kwaliteit hiervan, over de monitoring door de gemeente van de naleving van deze afspraken en over de tijdige verantwoording van geleverde jeugdzorg. De wethouder is gevraagd toe te lichten hoe in 2025 een potentiële onzekerheid als in 2024 wordt voorkómen én hoe dit vanaf 2026 wordt geregeld. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder benoemt dat het bieden van jeugdhulp en jeugdzorg nog steeds een financieel vraagstuk is. Om dit onder controle te krijgen is in 2024 gestart met een nieuwe populatiebekostigde werkwijze. Daarin zijn twee samenwerkingsverbanden verantwoordelijk voor de uitvoering.

De nieuwe manier van inkopen vraagt ook een andere wijze van rapporteren. Met ingang van 2024 is voor het lokale deel overgestapt op taakgerichte bekostiging. De accountant heeft geconstateerd dat er geen waarborgen waren voor een tijdige verantwoording door de samenwerkingsverbanden aan de gemeente voor dit eerste contractjaar. Daarnaast bleek dat het door de Accountantsorganisatie in de board letter benoemde risico deels berustte op een misverstand over de taken van de samenwerkingsverbanden. Het is namelijk slechts het ambulante deel van de jeugdhulp dat door de twee samenwerkingsverbanden wordt uitgevoerd. Een groot deel van de jeugdzorg wordt nog steeds regionaal ingekocht. Gezamenlijk met de samenwerkingsverbanden is overeengekomen dat steekproeven worden uitgevoerd ten behoeve van de rechtmatigheid van jeugdhulp gedurende het jaar in plaats van aan het einde van het jaar. Verder is de gemeente intensiever gaan sturen op key performance indicators (kpi’s).

Pagina 7 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

Desgevraagd bevestigt de wethouder dat de verantwoording van de samenwerkingsverbanden voortaan op tijd is om te kunnen worden betrokken in de planning & controlcyclus van de gemeente Den Haag.

Rechtmatigheidsfouten Dit jaar overschrijden financiële onrechtmatigheden van in totaal € 57 miljoen de afgesproken verantwoordingsgrens van € 36 miljoen. De onrechtmatigheden met betrekking tot het voorwaardencriterium zijn flink hoger dan vorig jaar (€ 38,7 miljoen ten opzichte van € 15,2 miljoen in 2023), onder meer door externe inhuur die ten onrechte niet Europees is aanbesteed. Veel voorkomende rechtmatigheidsfouten bij Europese aanbestedingen zijn: 1. afwijkingen op contracten of opdrachten die doorlopen vanuit voorgaande jaren (€ 8,1 miljoen); 2. opdrachten waarbij de waarde of looptijd is overschreden (€ 30,4 miljoen). De accountant noemt als belangrijkste oorzaak van deze onrechtmatigheden dat geen centrale monitoring plaatsvindt op mogelijke overschrijdingen van de opdrachtwaarde. In de verhouding tussen de dienst Bedrijfsvoering en de overige diensten is bovendien niet altijd duidelijk wie de eindverantwoordelijkheid draagt. Verder komt het voor dat nieuwe aanbestedingen niet tijdig worden opgestart of aanbestedingsprocessen niet tijdig gereed zijn. In tegenstelling tot voorgaande jaren zijn geconstateerde fouten uit het verleden dit jaar niet hersteld. Onrechtmatigheden bij inkopen doen zich al jaren achtereen voor en de Rekeningencommissie heeft hiervoor bij het college herhaaldelijk aandacht gevraagd.

Telkens is daarbij beterschap beloofd, maar in plaats van een afname ziet de commissie nu een toename van het probleem. De Rekeningencommissie constateert dat eigen richtlijnen hier niet worden nageleefd, waarbij de naleving ook niet voldoende wordt gemonitord. Voor het college neemt dan het risico toe dat te laat ontdekte fouten en onrechtmatigheden moeten worden toegelicht bij de rechtmatigheidsverantwoording. De Rekeningencommissie heeft het college gevraagd waarom inkoop en inhuur nog altijd tot onrechtmatigheden leiden en daarbij gevraagd te sturen op helder eigenaarschap, betere planning en monitoring, tijdige signalering en meer gezamenlijk optreden. De commissie heeft de wethouder Dienstverlening gevraagd specifieker toe te lichten waarom de geconstateerde tekortkomingen nog steeds voorkomen, welke maatregelen het college neemt om het op te lossen en wanneer deze effect zullen sorteren. Deze vragen zijn ook gesteld aan de portefeuillehouder voor inkoop: de wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen, en aan de wethouder Financiën. De Rekeningencommissie heeft gevraagd hoe binnen het college de systeemverantwoordelijkheid voor dit onderwerp is geregeld. Ook heeft de Rekeningencommissie met betrekking tot het monitoren van contractoverschrijdingen aangegeven meer inzicht te willen krijgen in de verantwoordelijkheidsverdeling binnen het college.

Gevraagd is toe te lichten hoe het college gedurende het jaar stuurt op het voorkómen van onrechtmatigheden. De wethouder Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening: De wethouder licht toe dat hij de vragen van de Rekeningencommissie kan beantwoorden voor zover ze betrekking hebben op de dienst Bedrijfsvoering. Geconstateerd is dat een deel van de externe inhuur onrechtmatig heeft plaatsgevonden omdat de contractwaarde van het daartoe afgesloten raamcontract is overschreden. De gemeente heeft dus meer afgenomen dan destijds is ingeschat bij het afsluiten van het contract. Dit raamcontract was wel goed Europees aanbesteed, maar was bedoeld voor een specifieke afdeling binnen de gemeente. Inmiddels is het wettelijk verplicht om gemeentebreed gebruik te maken van raamcontracten voor de inhuur van externen. Het bestaande Pagina 8 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

contract van de desbetreffende afdeling is gemeentebreed gebruikt voor het inhuren van medewerkers, waarbij niet is gesignaleerd dat de oorspronkelijke contractwaarde werd overschreden. Het college wil de benodigde contracten opnieuw aanbesteden. Dit is een arbeidsintensief traject met wettelijke doorlooptijden van enkele maanden. Het risico op onrechtmatigheid loopt daarom ook door naar 2025. Gevraagd naar de monitoring op overschrijding van contractwaarden laat de wethouder weten dat gewerkt wordt aan een dashboard waarmee de bestedingen per raamcontract gevolgd kunnen worden.

B.3.

Wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen

Rechtmatigheidsfouten bij Europees aanbesteden De vragen over onrechtmatigheden bij inkoop zijn ook gesteld aan de portefeuillehouder voor inkoop: de wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen. Daarbij heeft de Rekeningencommissie met betrekking tot het monitoren van contractoverschrijdingen aangegeven meer inzicht te willen krijgen in de verantwoordelijkheidsverdeling binnen het college. Gevraagd is toe te lichten hoe het college gedurende het jaar stuurt op het voorkómen van onrechtmatigheden. De wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen: De wethouder ziet dat met betrekking van het inkoopproces al veel verbeteringen zijn gerealiseerd de afgelopen jaren. Door deze verbeteringen is meer inzicht ontstaan en dit heeft weer geleid tot meer bevindingen. Desgevraagd laat de wethouder weten dat er voor inkoop inmiddels een behoorlijk aantal maatregelen zijn genomen. Het doorvoeren van verbeteringen wordt voortgezet om het aantal bevindingen komende jaren te minimaliseren. Voor 2025 bestaat nog een verhoogd risico op onrechtmatigheden, omdat bevindingen niet altijd meteen kunnen worden gecorrigeerd. De doorlooptijd van een nieuwe aanbesteding bedraagt vaak zes tot negen maanden. Het aantal geconstateerde fouten is ten opzichte van vorig jaar niet toegenomen, maar het totaalbedrag is wel groter omdat de fouten betrekking hebben op een omvangrijker contract.

De inkopen zijn wel in bijna alle gevallen op de juiste wijze Europees aanbesteed. Bij het afsluiten van contracten is destijds echter de inkoopwaarde niet altijd juist ingeschat. De geconstateerde onrechtmatigheden betroffen inkopen waarvan het totaal de maximale inkoopwaarde van een raamcontract overschreed, omdat dit contract niet voor gemeentebreed gebruik was afgesloten en omdat de besteding niet voldoende werd gemonitord. Deze onrechtmatigheden worden gerepareerd door opnieuw aan te besteden met volumes voor de gehele gemeente. Daarmee is dit jaar al begonnen. De afgelopen jaren zijn verschillende verbeteringen gerealiseerd in het bestelproces. Ook is een nieuw aanbestedingssysteem in gebruik genomen. De wethouder scherpt het contractmanagement verder aan. Alle raamcontracten voor inhuur zijn doorgelicht en daarop is reeds actie ondernomen naar nieuwe aanbestedingen. In het systeem zijn nu signaleringen ingebouwd om overschrijding van de contractwaarde te voorkómen. Zo gaat er 9 maanden, 6 maanden en 3 maanden vóór het aflopen van een raamcontract een signaal naar de contractmanager. Dit gebeurt ook als 70% van de contractwaarde is besteed. Deze informatie wordt ook in dashboards opgenomen. Desgevraagd zegt de wethouder toe na te gaan of het wenselijk is om nog eerder een signaal af te geven.

Contractmanagers gaan voor wat betreft processen en systemen ondersteund worden door een team bij de afdeling Financiën van de dienst Bedrijfsvoering. Als het gaat om gedrag en cultuur heeft het team ook de taak om contractmanagers aan te spreken op hun verantwoordelijkheden. Met betrekking tot de bevoegdheden voor inkoop binnen het college licht de wethouder toe dat hij als wethouder Inkoop systeemverantwoordelijke is. Dit betekent dat vanuit zijn portefeuille voor inkoop de kaders worden gesteld en de spelregels worden bepaald die moeten worden toegepast. Het is zijn Pagina 9 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

verantwoordelijkheid om collega’s erop aan te spreken als deze kaders en spelregels niet worden gevolgd. De wethouder Inkoop is daarmee verantwoordelijk voor het hoe: hoe het systeem wordt ingericht en hoe de inkoopfunctie, de structuur, het proces en het systeem werken. De inhoudelijk wethouders en daarmee de diensten hebben de uitvoeringsverantwoordelijkheid inclusief de verantwoordelijkheid voor de inhoud. Zij zijn daarmee verantwoordelijk voor het wat.

Ambitie vroegtijdiger controle van aanbestedingen De wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen: Omdat de vragen over het vroegtijdiger controleren van aanbestedingen betrekking hebben op het proces van de controle van de jaarrekening verwijst de wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen hiervoor naar de wethouder Financiën.

Complexe administratie investeringen openbare ruimte De gemeente Den Haag heeft een aantal grote projecten waarbij intensief wordt samengewerkt met externe partijen zoals HTM en MRDH voor de financiering. Dit soort meerjarige projecten hebben verschillende financieringsstromen. Samen met onvoldoende in kaart gebrachte eigendomsverhoudingen maakt dit de technische aansturing van een project lastig. Daarnaast is ook de administratieve en financiële afhandeling complex, arbeidsintensief en foutgevoelig. Na afronding van dergelijke projecten vinden met betrekking tot meerkosten soms nog grote correcties plaats om de juiste verhoudingen goed in beeld te brengen. Daarom worden sommige financiële risico’s pas bij afronding van het project goed duidelijk. De Rekeningencommissie vraagt het college om naast goede afspraken vooraf, ook te sturen op tijdige afspraken over de verdeling van meerkosten die zich gedurende een groot project voordoen. De commissie heeft de wethouder Mobiliteit gevraagd welke maatregelen het college daartoe neemt. Het college wordt gevraagd hierover ook tussentijds aan de raad te rapporteren, bijvoorbeeld via de GRIPrapportages.

De wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen: De wethouder laat weten dat bij de voorbereidingen van grote projecten met partners afspraken worden gemaakt over onder andere de samenwerking, de inrichting, het eigendom en de financiering, inclusief afspraken over mogelijke meerkosten. Deze afspraken leiden bij de eindafrekening niet tot discussies. De eindafrekening vindt plaats na afronding van een project en nadat de financiële afwikkeling volledig in beeld is, op basis van door de accountant goedgekeurde kostenoverzichten. De correcties waar de Rekeningencommissie naar verwijst betreffen meerkosten die het gevolg zijn van ontwikkelingen gedurende de looptijd van het project. Die meerkosten zijn niet altijd eenvoudig toe te wijzen aan een bepaald onderdeel c.q. een bepaalde eigenaar. Ook is de administratie er vaak niet op ingericht om ieder meerwerk dat zich kan voordoen meteen op de juiste kostenplaats te kunnen boeken. De wethouder onderkent dat bij projecten tijdens de uitvoering onverwachte gebeurtenissen kunnen plaatsvinden, maar voegt daaraan toe dat dit niet betekent dat het zou ontbreken aan duidelijke afspraken aan de voorkant. Tussentijdse wijzigingen worden op basis daarvan na afloop van een project administratief verwerkt. Over projecten die aan de criteria voldoen wordt in de GRIP-rapportage gerapporteerd.

Voor de overige projecten gebeurt dit in de reguliere planning & controlcyclus. De wethouder begrijpt het ongemak van de Rekeningencommissie over soms grote correcties na afronding van een project en vindt het een belangrijk aandachtspunt dat de afhechting van een project goed gebeurt. Het college heeft daar in de toekomst blijvend aandacht voor. Hij zegt toe te Pagina 10 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

onderzoeken hoe met partners afspraken kunnen worden gemaakt over de verdeling van meerkosten vóór afronding van een project en over de tussentijdse monitoring daarop.

B.4.

Wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling

Interne beheersing – regie en eigenaarschap De accountant constateert dat in de verhouding tussen de dienst Bedrijfsvoering en de overige diensten de desbetreffende actoren niet altijd gelijkluidende opvattingen hebben over het eigenaarschap van verantwoordelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn het contractbeheer, Europese aanbestedingen en het beheer van bestemmingsreserves. Het patroon dat de Rekeningencommissie ziet is dat op concernniveau vaak wel duidelijke afspraken zijn gemaakt met diensten, maar dat deze in de uitvoering soms niet (goed) worden nageleefd. Vervolgens is de centrale monitoring op deze naleving vaak beperkt. Het risico op fouten en onrechtmatigheden wordt daarmee groter. Problemen van deze aard doen zich al jaren achtereen voor. De hardnekkigheid van de problematiek duidt de Rekeningencommissie als een cultuurprobleem van de gehele gemeentelijke organisatie. De Rekeningencommissie krijgt de indruk dat op centraal niveau afspraken worden gemaakt met de uitvoerende diensten waar het college of de ambtelijke top vervolgens zelf niet voldoende op stuurt. De Rekeningencommissie wil weten hoe het college een cultuuromslag naar een consciëntieuze plan-docheck-act-cyclus wil bereiken.

De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder blikt terug op de ontwikkeling die de gemeentelijke organisatie heeft doorgemaakt van meerdere bijna autonoom functionerende diensten naar een organisatie die meer centraal gestuurd en gefaciliteerd wordt. Daarin zijn flinke stappen gezet en inmiddels zijn ook veel processen goed ingeregeld. Ze onderkent dat het niet volstaat om goede afspraken te maken. Binnen de organisatie moet men elkaar ook aanspreken op de naleving daarvan, zowel ambtelijk als binnen het college. Sinds een jaar is de interne gesprekscyclus over financiën versterkt. Deze gesprekscyclus wordt verbreed, waardoor naast financiën ook gesproken wordt over de naleving van centrale afspraken en de rol die gedrag en cultuur daarin speelt. Over onderwerpen als bijvoorbeeld aanbesteding worden data verzameld en wordt de stand van zaken in kaart gebracht. Daarnaast is het belangrijk om te onderzoeken of en hoe je de naleving van centrale afspraken via systemen kunt afdwingen en om daarin de voor- en nadelen tegen elkaar af te wegen, mede naar aanleiding van de opmerking van de accountant over het ontbreken van prestatieverklaringen in de administratie.

De Rekeningencommissie is blij met de aandacht voor de aanwezigheid van prestatieverklaringen in de administratie en voegt daaraan toe dat de accountant ook heeft gewezen op het ontbreken van getekende contracten in de administratie. De commissie ziet dat het steeds beter lukt om centraal afspraken te maken over de interne beheersing, maar wijst erop dat het monitoren van de naleving van deze afspraken essentieel is om daadwerkelijk een plan-do-check-act-cyclus te bereiken.

Voortgang interne beheersing – interimcontrole 2024 Voorafgaand aan de eindejaarscontrole vindt een interimcontrole door de accountant plaats die met name gericht is op de risico’s voor de interne beheersing en andere belangrijke processen binnen de gemeente en de beheersing daarvan. Hiervan wordt voorafgaand aan de eindejaarscontrole verslag gedaan in een board letter aan college en Rekeningencommissie (RIS320392). Het college heeft hierop zijn reactie naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS320714). De interimcontrole leverde 17 nieuwe bevindingen op, onder andere ten aanzien van verdere aanscherping van het inkoopproces, het financieel beheer en wijzigingen, autorisatie en uitbesteding van de onderzochte IT systemen. Op het gebied van IT is een snellere voortgang wenselijk. Pagina 11 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

Naar aanleiding van de interimcontrole heeft de Rekeningencommissie de volgende vragen aan de wethouder Financiën voorgelegd. ▪ Concreetheid van de collegereactie: de Rekeningencommissie is van mening dat de reactie van het college op de board letter niet overal voldoende SMART is (specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden). Met name voor wat betreft de termijnen van toezeggingen is het college vaak weinig concreet. De Rekeningencommissie vraagt het college om in zijn volgende reactie vooral volledig en specifiek op de bevindingen in de board letter in te gaan. Indien het college een aanbeveling niet opvolgt verwacht de Rekeningcommissie een duidelijke onderbouwing daarvoor. ▪ Monitoring van voortgang: de Rekeningencommissie wil de voortgang van de openstaande bevindingen blijven monitoren en waar mogelijk laten versnellen. Het college wordt gevraagd alsnog schriftelijk puntsgewijs toe te lichten wat de stand van zaken is ten aanzien van de bevindingen in de board letter die nog niet zijn afgedaan. ▪ Risico-inschatting fraude: in de collegereactie wordt niet ingegaan op de bevindingen betreffende fraude. Onder andere op pagina 18 van de board letter staat dat de Accountantsorganisatie een gedeelde risico-inschatting heeft over het mogelijk frauduleus gebruiken of verstrekken van digitale en/of fysieke vertrouwelijke (persoons)gegevens.

De Rekeningencommissie vraagt het college dergelijke kwetsbaarheden binnen de gemeentelijke organisatie in kaart te brengen, evenals de mogelijke impact hiervan. De Rekeningencommissie ziet voorts een verhoogd corruptierisico als gevolg van het niet uitvoeren van de Bibob-toets en vraagt het college deze toets consistent toe te passen. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder zegt toe in de collegereactie op de board letter zo concreet mogelijk in te gaan op bevindingen. In de collegereactie op het Rekeningencommissierapport 2024 zal het college ook ingaan op de stand van zaken van in de board letter genoemde bevindingen die nog niet zijn afgedaan. Voor wat betreft het risico op het frauduleus gebruiken van vertrouwelijke gegevens laat de wethouder weten dat sinds enkele jaren periodiek een gemeentebrede frauderisicoanalyse wordt opgesteld. Hierin worden de frauderisico’s voor de belangrijkste processen geïnventariseerd en gekoppeld aan de beheersmaatregelen. De input daarvoor wordt bij alle diensten opgehaald. Periodiek zijn er risicodialogen waarin deze risico’s worden besproken. Dit draagt ook bij aan het risicobewustzijn. Begin 2026 verschijnt de volgende frauderisicoanalyse. Bij de interimcontrole is opgemerkt dat in één geval verzuimd is de Bibob-toets toe te passen.

De wethouder bevestigt dat dit wel had moeten gebeuren en is blij dat het interne waarschuwingssysteem heeft gewerkt zodat het alsnog hersteld kon worden.

Ambitie vroegtijdiger controle op onderdelen Met het college is afgesproken ernaar te streven onderdelen van de jaarrekeningcontrole reeds vóór de start van de eindejaarscontrole uit te voeren, waaronder de controle van Europese aanbestedingen, de rechtmatigheidsverantwoording en grondexploitaties. Dit is grotendeels niet gelukt omdat de gemeente er niet in is geslaagd de benodigde documenten vroegtijdiger op te leveren. De Rekeningencommissie vindt het nog steeds een belangrijke ambitie om de eindejaarscontrole te stroomlijnen en onderdelen daarvan eerder uit te voeren. Dit kan ook effectief zijn in het tijdig signaleren van potentiële rechtmatigheidsfouten. Bovendien is het een belangrijke stap naar een tijdige publicatie van de programmarekening. De in de verordening genoemde deadline (30 april) is dit jaar wederom niet gehaald. De Rekeningencommissie heeft wethouders gevraagd de benodigde maatregelen te treffen om onderdelen van de gemeentelijke administratie vroegtijdiger te laten controleren door de accountant, zoals de controle van Europese aanbestedingen, de rechtmatigheidsverantwoording en Pagina 12 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

grondexploitaties. Daarmee zouden onrechtmatigheden bij Europese aanbestedingen volgend jaar substantieel kunnen worden teruggedrongen. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder constateert dat er in het verantwoordingsproces flinke stappen zijn gezet door de organisatie en complimenteert de verantwoordelijken voor het jaarrekeningproces. De gemeente ziet zich geconfronteerd met zo’n 500 deadlines die gehaald moeten worden in het verantwoordingsproces. In 2024 is 90% daarvan gehaald en de wethouder vindt dit in vergelijking met voorgaande jaren een mooie score. In vergelijking met andere gemeenten slaagt Den Haag erin om vlot de jaarrekening te publiceren. Niettemin wordt eraan gewerkt om daar waar mogelijk controles naar voren te halen en de financiële administratie gedurende het jaar zo actueel mogelijk te laten zijn. Na oplevering van het controledossier wordt er door de organisatie soms lang van mening gewisseld met de Accountantsorganisatie over de bevindingen. De wethouder verwijst naar de gesprekken over rechtmatigheid die lang voortduurden. Ze is van mening dat dit soort kwesties sneller opgelost moeten worden. De Rekeningencommissie benadrukt dat vroegtijdiger controle van genoemde onderdelen als inkopen, rechtmatigheidsverantwoording en grondexploitaties haalbaar moet zijn en vraagt het college dit streven niet te laten varen.

Financiële controle op subsidies De Rekeningencommissie heeft op 12 december 2024 van de voorzitter van de voormalige Stichting Bewonersinitiatieven Den Haag een e-mail ontvangen die tevens naar de wethouder Energietransitie en de wethouder Financiën is gestuurd. Hierin wordt aandacht gevraagd voor financiële controle op een subsidie voor het project ‘Community Led Local Development Energietransitie’ die in het kader van het Europese subsidieprogramma Kansen voor West is verstrekt. In het project ontvingen geselecteerde bewonersinitiatieven een subsidie voor kleinschalige projecten die de duurzaamheid in de buurt stimuleerden. De bewoners dienden deze initiatieven te verantwoorden op basis van de geleverde resultaten. Er hoefde geen financiële rapportage van de uitgaven te worden overlegd. Het bestuur van de voormalige Stichting Bewonersinitiatieven Den Haag heeft laten weten dit een ongewenste gang van zaken te vinden en ernaar gestreefd te hebben duidelijkheid te verkrijgen over de besteding van middelen, maar dat enkele uitvoerders van projecten soms pertinent weigerden hierin inzage te geven. Het bestuur van de voormalige stichting stelt dat financiële controle van projecten hoort bij het verantwoord besteden van subsidiegeld.

De wethouder Financiën heeft hier 11 maart 2025 op geantwoord (DSO10861822) dat om de bewonersinitiatieven laagdrempelig te houden ervoor is gekozen de verantwoordingseisen niet te stellen op basis van verantwoording van de kosten. In plaats daarvan vond de verantwoording en afrekening plaats op basis van een verslag van het initiatief inclusief eventuele foto’s. De Rekeningencommissie heeft de wethouder gevraagd hoe deze handelwijze zich verhoudt tot de voorwaarden van de Europese subsidie voor het Kansen voor West-programma en tot de eigen subsidieverordening van de gemeente Den Haag. De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder is van mening dat het beleid voor genoemde subsidies in overeenstemming is met artikel 17, zesde lid van de Algemene Subsidieverordening 2020, waarin is bepaald dat het college in bijzondere gevallen per subsidiebesluit kan afwijken van het vereiste van een financiële Pagina 13 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

verantwoording. Voorts is er een uitvoeringsovereenkomst waarin afspraken gemaakt zijn over Europese subsidie voor het Kansen voor West-programma. Voor deze verantwoordingswijze is gekozen omdat dit een project was waarbij bevolkingsgroepen werden uitgedaagd om met elkaar mee te denken met het beleid, dit vorm te geven en hier in alle vrijheid mee om te gaan. Voor andere projecten kunnen wel stringentere voorwaarden gelden voor de financiële verantwoording.

Rechtmatigheidsfouten De vragen over onrechtmatigheden bij inkoop in inhuur die zijn gesteld aan de wethouders Onderwijs, Jeugd, Sport & Dienstverlening respectievelijk Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen (RIS322407 en RIS322408), heeft de Rekeningencommissie ook voorgelegd aan de wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling. Daarbij heeft de Rekeningencommissie met betrekking tot het monitoren van contractoverschrijdingen aangegeven meer inzicht te willen krijgen in de verantwoordelijkheidsverdeling binnen het college. Gevraagd is toe te lichten hoe het college gedurende het jaar stuurt op het voorkómen van onrechtmatigheden. De Rekeningencommissie constateert dat eigen richtlijnen hier niet worden nageleefd, waarbij de naleving ook niet voldoende wordt gemonitord. Voor het college neemt dan het risico toe dat te laat ontdekte fouten en onrechtmatigheden moeten worden toegelicht bij de rechtmatigheidsverantwoording, zoals bijvoorbeeld ook voor begrotingsonrechtmatigheden binnen de portefeuille Buitenruimte het geval was (RIS322406). De wethouder is gevraagd wat haar rol als wethouder Financiën hierin is.

De wethouder Financiën Cultuur & Economische ontwikkeling: De wethouder licht toe dat een onrechtmatigheid in 2024 werd veroorzaakt door een overschrijding van de contractwaarde als gevolg van het gemeentebrede gebruik van een raamcontract dat oorspronkelijk voor één onderdeel van de organisatie was afgesloten. De wethouder vindt het op zich een goed teken dat aanbestedingen niet meer door iedereen decentraal worden gedaan, maar deze casus laat zien dat de alertheid op het overschrijden van de contractwaarde nog onvoldoende was. Daarvoor zijn verschillende oplossingsrichtingen. Het systeem voor het monitoren van het gebruik van het contract kan worden aangescherpt. Maar het is ook mogelijk om het contract opnieuw aan te besteden tegen een ruimere contractwaarde . Zoals ook door de wethouder Inkoop is benoemd is nu een systeem ingericht om de omvang van de inkoop of inhuur onder dit raamcontract te monitoren. Op deze manier kan tijdig opnieuw worden aanbesteed als de omvang van de inkopen de contractwaarde nadert. Voor de monitoring worden dashboards ingericht, zoals door de wethouder Inkoop al is toegelicht. Deze monitoring wordt ook betrokken bij de sturing via de versterkte interne gesprekscyclus.

Voor wat betreft de verantwoordelijkheidsverdeling binnen het college heeft de wethouder Financiën de systeemverantwoordelijkheid voor de planning & controlcyclus en de controle hierop door de Accountantsorganisatie dan wel door Internal Audit als het gaat om de rechtmatigheidsverantwoording. De controles zijn uiteraard onafhankelijk; de wethouder ziet erop toe dat de controles op de juiste manier plaatsvinden. De wethouder Inkoop is de systeemverantwoordelijke voor inkoop. Dit betekent dat hij de kaders stelt en de spelregels bepaalt die moeten worden toegepast wanneer het om inkoop gaat. Het is ook de verantwoordelijkheid van de systeemverantwoordelijk wethouder om te monitoren of de geldende kaders en spelregels worden nageleefd en om zijn collega’s erop aan te spreken als dit niet het geval is. Een punt van aandacht is dat de desbetreffende portefeuillehouders ervoor zorgen dat zij op de hoogte zijn van wat er met betrekking tot hun portefeuille of systeemverantwoordelijkheid binnen de ambtelijke organisatie gebeurt.

Pagina 14 van 15

Verslag RC-vergadering 11 juni 2025

Rekeningencommissie

Elke wethouder is er vervolgens verantwoordelijk voor dat de centrale spelregels worden nageleefd wanneer er binnen zijn of haar portefeuille wordt ingekocht. De vakwethouder is dus verantwoordelijk voor de inhoudelijke uitvoering van het systeem. In het geval van inkoop betekent dat bijvoorbeeld dat er tijdig een aanbesteding wordt opgestart en dat aanbestedingsregels worden nageleefd. De rol van de wethouder Financiën is ervoor te zorgen dat de rechtmatigheidscontrole, dus ook de controle op naleving van aanbestedingsregels, goed en onafhankelijk wordt uitgevoerd. Ook is het haar verantwoordelijkheid dat de bevindingen uit die controle en de consequenties ervan goed en duidelijk worden opgeschreven (bijvoorbeeld in de programmarekening) en onder de aandacht van de organisatie worden gebracht. Dit wordt vervolgens getoetst door de accountant als onderdeel van het getrouwheidsoordeel. Het college is geschrokken van het opnieuw overschrijden van de drempelwaarde voor de rechtmatigheidsverantwoording. De wethouder gaat in op de vraag hoe intern is georganiseerd dat potentiële onrechtmatigheden tijdig worden opgemerkt en kunnen worden voorkómen. In 2024 is daartoe de gesprekscyclus versterkt. Op verschillende niveaus in de organisatie worden periodiek gesprekken gevoerd over de financiën en de naleving van centrale afspraken.

Dit gaat ook steeds meer over financiële data om de objectiviteit zo goed mogelijk te borgen. Daarnaast is de planning & controlcyclus aangepast. In 2025 is er voor het eerst ook een Najaarsnota, zodat later in het jaar kan worden bijgesteld op neutrale, technische mutaties die zouden leiden tot onrechtmatigheid als ze niet zouden worden aangepast in de begroting. Indien de begrotingsoverschrijding bij Buitenruimte tijdig was onderkend en op deze wijze ter goedkeuring aan de raad was voorgelegd, had dit niet tot een onrechtmatigheid hoeven leiden. Essentieel voor deze Najaarsnota is dat de actuele cijfers over de begrotingsuitvoering beschikbaar zijn om een zo getrouw mogelijk beeld te geven van de stand van zaken op dat moment. Dit wordt daarom een prominent onderwerp in de interne gesprekscyclus. Gebleken is dat de actualiteit van de gebruikte cijfers bij de 4- en 8-maandsrapportages per dienst verschilt. De financiële informatie die vanuit dienstcontrollers aan concerncontrol wordt verstrekt is soms niet actueel. Dit maakt het voor concerncontrol en daarmee voor de wethouder Financiën lastig om goed inzicht te hebben in de voortgang. Het college wil er op sturen dat de tussentijdse informatievoorziening een beter en vollediger beeld gaat geven. Wethouders dienen zich ambtelijk te laten informeren over de voortgang van de begrotingsuitvoering van hun portefeuille.

Vervolgens moet hier ook binnen het college over worden gesproken. Binnen de gemeente bestaan geen afspraken over het omgaan met overcommittering. Met name bij portefeuilles waar veel investeringen worden gedaan kan dit een belangrijk instrument zijn tegen onderbesteding (bijvoorbeeld als gevolg van vertraging). Voorwaarde voor het gebruik van dit instrument is uiteraard dat de begrotingsuitvoering goed wordt gemonitord. Tot slot wijst de wethouder erop dat bij tekorten op een programma een herstelplan moet worden gemaakt om deze binnen twee jaar op te lossen.

F. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 22:45 uur.

Pagina 15 van 15