RIS322607 Evaluatie ambtelijke ondersteuning

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

BSD/10864405 RIS322607 Contactpersoon

Aan de gemeenteraad

Ingrid van der Heijden Dienst

Bestuursdienst Afdeling

BSD Bestuurszaken Datum

Telefoonnummer

27 juni 2025

14070 E-mailadres

ingrid.vanderheijden@denhaag.nl

Onderwerp

Evaluatie ambtelijke ondersteuning

Met het programma Bestuurlijke Besluitvorming verbeteren we de kwaliteit van onze bestuurlijke stukken, net als het proces van besluitvorming en de samenwerking tussen het college, de raad en de ambtelijke organisatie. Een van de deelopgaven in het programma is de relatie tussen de ambtelijke organisatie en de gemeenteraad. Voor deze deelopgave is afgesproken om ambtelijke ondersteuningals belangrijkste instrument voor deze relatie tussen de ambtelijke organisatie en gemeenteraad- te evalueren. Met deze raadsmededeling wordt u geïnformeerd over de uitkomsten van de evaluatie. Over ambtelijke ondersteuning Raadsleden kunnen gebruik maken van de kennis en informatie in de ambtelijke organisatie. In deze context wordt gesproken over ambtelijke ondersteuning aan raadsleden. Dit kan meerdere vormen bevatten, zoals hulp bij de ontwikkeling van een initiatiefvoorstel, amendement of motie, of het beantwoorden van algemene/feitelijke/technische vragen (schriftelijk of in technische sessies). In het kader van ambtelijke ondersteuning kunnen individuele raadsleden de ambtelijke organisatie benaderen met een concreet verzoek. Het recht op ambtelijke ondersteuning is vastgelegd in artikel 33 Gemeentewet. Gemeenten kiezen zelf voor de reikwijdte en dus afbakening van deze ambtelijke ondersteuning.

In Den Haag is ervoor gekozen om de ondersteuning vast te leggen in de verordening “Ambtelijke ondersteuning aan individuele raadsleden” (RIS305640) (hierna Verordening). Deze is in 2002 ontwikkeld, in 2004 voor het laatst gewijzigd (RIS119296) en in 2021 voor het laatst geëvalueerd (RIS310822).1 In de Verordening wordt onderscheid gemaakt tussen contact in het kader van 1) ambtelijke bijstand- ‘het door het ambtelijk apparaat verrichten van ondersteunende activiteiten’ en 2) informatieverzoeken- ‘het verstrekken van feitelijke, openbare inlichtingen omtrent bij het ambtelijk apparaat berustende kennis en gegevens’. Ambtelijke ondersteuning is de verzamelterm voor beide categorieën. Om ambtelijke ondersteuning te faciliteren en te bevorderen, is er een lijst met ambtelijke contactpersonen per dienst. Zij dienen als verbindende schakel bij ambtelijke ondersteuning. De contactgegevens bij een bestuurlijk stuk geven daarnaast de mogelijkheid om de behandelaar te bellen voor ambtelijke ondersteuning. 1

Voor deze evaluatie in 2021 heeft de griffie bij de fractievoorzitters een inventarisatie gedaan hoe vaak zij gebruik maken van ambtelijke

ondersteuning.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10864405

Ook zijn bestuursadviseurs beschikbaar om een faciliterende rol te spelen. Met dit breed scala aan mogelijkheden wil het college ruimte bieden aan fracties om in contact te treden met ambtenaren in het kader van ambtelijke ondersteuning. Verzoeken in het kader van de Verordening dienen welwillend en feitelijk te worden behandeld. Raadsleden en ambtenaren ontmoeten elkaar uiteraard vaker en dus ook buiten het gebruik van de Verordening om, al is het maar omdat er in hetzelfde gebouw wordt gewerkt of men elkaar tegenkomt bij technische werkbesprekingen, commissie- en raadsvergaderingen of in de stad, bijvoorbeeld bij een bewonersavond of participatiebijeenkomst. Totstandkoming evaluatie Voor de evaluatie zijn alle fracties benaderd met de vraag of zij over ambtelijke ondersteuning in gesprek willen. In totaal hebben 7 fracties meegedaan. Zij vertegenwoordigen een brede afspiegeling van de gemeenteraad. Vanuit ambtelijke zijde zijn verschillende gesprekken gevoerd met ambtenaren die de afgelopen periode ambtelijke ondersteuning hebben verleend of gefaciliteerd. Denk aan beleidsmedewerkers, directeuren, directie-adviseurs en bestuursadviseurs. Er is ook een groepsgesprek gevoerd met de contactpersonenlijst voor de ambtelijke ondersteuning. In totaal zijn ruim 20 gesprekken gevoerd.

In de gesprekken is het brede scala aan ambtelijke ondersteuning en contact tussen de ambtelijke organisatie en de raad aan bod gekomen. Uitkomsten evaluatie De gesprekken laten diversiteit zien in de manier waarop ambtelijke ondersteuning wordt gebruikt en beleefd. Hieronder volgt per thema een schets van de beelden uit de gesprekken. De kennis over ambtelijke ondersteuning De gesprekken laten zien dat er onduidelijkheid is over het instrument en de werkwijze van ambtelijke ondersteuning, zowel aan de raadzijde als bij de ambtelijke organisatie. In eerste plaats over de vraag of contact tussen fracties en de ambtelijke organisatie in het kader van ambtelijke ondersteuning überhaupt mag. In meerdere gesprekken met zowel fracties als ambtenaren is (onterecht) aangegeven dat (rechtstreeks) contact tussen raadsleden/fractiemedewerkers en ambtenaren niet is toegestaan en dit alleen via de bestuurder mag lopen. Hierin is de ‘Oekaze-Kok’2, de oude afspraken op Rijksniveau over contact tussen Kamerleden en ambtenaren, meerdere keren aangehaald. Een aantal fracties geeft aan hierdoor terughoudend te zijn met het gebruik van het instrument. Dit speelt ook een rol aan de ambtelijke zijde, waar onbekendheid met het instrument soms leidt tot een afwijzende reactie op verzoeken tot ambtelijke ondersteuning.

Daarnaast is de lijst met ambtelijke contactpersonen -zowel aan de raadszijde als ambtelijk- eveneens niet altijd bekend. Aan de ambtelijke zijde is een werkwijze afgesproken over de manier waarop met verzoeken wordt omgegaan. Deze is bij het merendeel van de ambtelijke bevraagden niet bekend of wordt op een verschillende manier geïnterpreteerd. Het gebruik van ambtelijke ondersteuning De gesprekken laten diversiteit zien in de manieren waarop het instrument wordt gebruikt. Sommige fracties gebruiken ambtelijke ondersteuning om de uitvoering van gemeentelijk beleid of projecten beter te begrijpen, anderen stellen verduidelijkingsvragen om een voorliggend beleids- of projectplan te doorleven. Daarnaast zijn er ook fracties die van ambtelijke ondersteuning gebruik maken in de ontwikkeling van initiatiefvoorstellen en moties om te bespreken welke (financiële) ruimte er is.

2

De Oekaze-Kok verwijst naar de richtlijnen die in 1998 zijn vastgesteld over contact tussen Kamerleden en rijksambtenaren. In die

richtlijnen was contact tussen Kamerleden en rijksambtenaren niet toegestaan. In 2020 zijn deze afspraken herzien. Zie: ‘Aanwijzingen inzake externe contacten van rijksambtenaren’ van december 2020.

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10864405

De verschillende manieren waarop ambtelijke ondersteuning wordt gefaciliteerd, worden in verschillende mate gebruikt: 1. Rechtstreeks contact met de ambtenaar die betrokken is in een dossier; Een beperkt aantal fracties kiest ervoor om direct de ambtenaar te benaderen die betrokken is in een dossier. Bijvoorbeeld door de opsteller van het bestuurlijke stuk of de betrokken directeur te bellen. Deze vorm leidt soms tot onjuiste of te late reactie. Bijvoorbeeld omdat de benaderde ambtenaar op grotere afstand van de politiek staat en daardoor een vraag niet goed kan duiden. Of omdat de ambtenaren niet goed weten hoe met een dergelijk verzoek om te gaan. 2.

Contact met één van de contactpersonen voor ambtelijke ondersteuning van de diensten; Een klein deel van de fracties maakt af en toe gebruik van de lijst van ambtelijke contactpersonen als hulpmiddel voor ambtelijke ondersteuning. De fracties die gebruik maken van de lijst, zijn over het algemeen tevreden over de afhandeling en zullen de lijst ook blijven gebruiken. Als fracties de lijst niet meer gebruiken, is een slechte ervaring met de afhandeling van de vragen de voornaamste reden. Voorbeelden hiervan zijn: geen of te laat antwoord, of de vraag in onvoldoende mate beantwoorden. Fracties geven ook aan het ingewikkeld te vinden om te weten bij welke dienst een vraag moet worden uitgezet, omdat de lijst een dienstensysteem kent en zij niet voldoende bekend zijn met de ambtelijke organisatie om deze inschatting altijd goed te kunnen maken.

3.

Contact via de bestuursadviseur; Verreweg de meeste ambtelijke ondersteuning vindt plaats via bestuursadviseurs. Bestuursadviseurs zijn een verbindende schakel in de ambtelijke ondersteuning, bijvoorbeeld door het faciliteren van gesprekken tussen ambtenaren en raadsleden of fractiemedewerkers, of het helpen met de beoordeling van moties. De meeste fracties zien dit contact met bestuursadviseurs niet als ambtelijke ondersteuning. De grote meerderheid van de geïnterviewden is zeer tevreden over de faciliterende rol die bestuursadviseurs spelen. Dit leeft zowel bij de ambtelijke zijde als bij de raadszijde. Wel zorgt de positionering van de bestuursadviseurs bij de wethouders bij enkele fracties voor terughoudendheid om hen te benaderen in het kader van ambtelijke ondersteuning.

Algemene reflecties op het instrument Het grote merendeel van de bevraagden aan de raadzijde en ambtelijk was over het algemeen positief over ambtelijke ondersteuning en de contacten hierin, waarbij ondersteuning via de lijst met ambtelijke contactpersonen of via de bestuursadviseurs het beste werkt. Raadsleden geven aan het prettig te vinden om contact te hebben met de expert op een thema. Het helpt om een onderwerp beter te begrijpen. Zo is er aangegeven dat de ambtelijke ondersteuning leidde tot een betere informatiepositie, een duidelijker beeld van een project/plan en wederzijds begrip. Dit beeld leeft ook bij een meerderheid van de bevraagde ambtenaren. Dit heeft volgens de bevraagden een positief effect op de besluitvorming. Een deel van de ambtelijke bevraagden geeft ook aan dat zij zouden willen dat het meer zou gebeuren. In een aantal gevallen gaat het minder goed. In de gesprekken komen dan voorbeelden naar voren waarbij de beantwoording niet tijdig of niet volledig was, en voorbeelden waarbij het contact niet goed is gegaan. Denk hierbij aan situaties waarbij ambtenaren of raadsleden/fractiemedewerkers persoonlijk worden aangesproken of een waardeoordeel wordt geuit over het handelen. Dit leeft zowel aan de raadszijde als ambtelijk. Dit heeft een negatieve weerslag op het gebruik van ambtelijke ondersteuning in den brede.

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10864405

Uit de gesprekken komt ook naar voren dat er soms dilemma’s rondom ambtelijke ondersteuning worden ervaren. Bijvoorbeeld omdat er loyaliteit naar de lijn van het college wordt gevoeld, en ambtelijke ondersteuning vanuit een ander perspectief wordt gevraagd. Of de ambtelijke ondersteuning wordt gevraagd bij politieke gevoelige en complexe dossiers, waarbij de vraag technisch kan zijn maar ook een politieke inslag kan kennen. Sommige ambtenaren ervaren ook een risico dat zij – door het gevoerde gesprek- onderdeel worden van het publieke debat. Ook worden openbare gesprekken-bijvoorbeeld in werkbesprekingen in de raadzaal- als spannend ervaren. Deze dilemma's nemen logischerwijs toe in een tijd waarin ook de politieke verhoudingen meer onder druk staan. Ambtenaren willen geen onderdeel worden van het publieke debat. Sommige ambtenaren vinden het begrijpelijkerwijs lastig dat in het project waar zij lang en intensief aan hebben gewerkt naar een bepaalde oplossing, deze gewijzigd kan worden. Dit hoort erbij in een politiek-bestuurlijke omgeving, en zijn hiermee natuurlijke dilemma’s. De gesproken fracties geven aan dat zij de worsteling en ongemak bij ambtenaren soms voelen, maar niet altijd goed kunnen duiden. In deze context geven de meeste bevraagden dat het lijkt dat het contact voorzichtiger is geworden, en dat er meer afstand wordt gevoeld.

Werkbesprekingen Strikt genomen vallen werkbesprekingen niet onder de noemer van ambtelijke ondersteuning, maar is het wel een belangrijk instrument in het contact tussen de raad en de ambtelijke organisatie. In de gesprekken zijn werkbesprekingen daarom ook aan bod gekomen. Over het algemeen zijn de bevraagden positief over het instrument: de manier waarop een toelichting plaatsvindt en de ruimte die wordt geboden om vragen te stellen. In de context van ambtelijke ondersteuning is uit de gesprekken wel naar voren gekomen dat het bewaken van de technische aard van vragen een aandachtspunt blijft. Reflectie en vervolgstappen De gesprekken laten zien dat er nog veel onbekend en onduidelijk is rondom ambtelijke ondersteuning in Den Haag. Er is zeker behoefte aan het gebruik van het instrument, en als het instrument wordt gebruikt, is dat meestal naar tevredenheid. Maar er zijn verschillende beelden bij de (juiste) invulling hiervan. Dit leidt tot een zekere mate van handelingsverlegenheid, zowel aan de raadszijde als ambtelijk, en dus niet optimaal gebruik van het instrument. In de meeste gevallen gaat het goed en wordt de toegevoegde waarde van ambtelijke ondersteuning ervaren en gewaardeerd.

Hoewel ambtelijke ondersteuning via verschillende manieren wordt gefaciliteerd, neemt het succes logischerwijs toe als de route via de bestuursadviseur of lijst met ambtelijke contactpersonen wordt gebruikt. Ambtelijke ondersteuning is een belangrijk hulpmiddel in de besluitvorming. Daar waar het minder goed gaat, heeft dit negatieve gevolgen op het gebruik, het beeld over het instrument, en de bredere interactie tussen de ambtelijke organisatie en de raad. Het is belangrijk om deze situaties te adresseren, zodat één negatieve ervaring niet leidt tot het helemaal niet meer gebruiken van het instrument. Op basis van deze evaluatie ziet het college dat het belangrijk is om de kennis over het instrument en de handelswijze te verbeteren. Concreet gaat het college aan de slag met de volgende acties: De werkwijze over ambtelijke ondersteuning wordt geüniformeerd. Er komt een handreiking voor ambtenaren over ambtelijke ondersteuning. Voor ambtelijke bijstand komt een aanvullende toelichting. Dezen worden opgeslagen op een centrale plek.

4/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10864405

-

-

-

-

Binnen de gemeentelijke organisatie volgt een breed implementatieprogramma om de kennis over het gebruik van het instrument te verbeteren, en nieuwe collega’s te informeren over de Haagse werkwijze. Bijvoorbeeld door informatie over het instrument toe te voegen aan verschillende ambtelijke leerlijnen, zoals het (her)introductieprogramma, training voor leidinggevenden en de nog te ontwikkelen ambtelijke training over besluitvorming. Maar ook door in staande organisatie stil te staan bij het gebruik van het instrument. De ambtelijke contactpersonen voor technische vragen blijven beschikbaar. De lijst krijgt per dienst een toevoeging van de werkzaamheden zodat fracties beter kunnen inschatten bij wie ze kunnen zijn. Ook wordt de rolneming en aansturing van de contactpersonen verbeterd. In overleg met de griffie wordt voor raadsleden een handreiking gemaakt over ambtelijke ondersteuning. Daarnaast wordt geadviseerd om in het introductieprogramma voor nieuwe raadsleden meer aandacht te besteden aan ambtelijke ondersteuning specifiek, en kennis over de ambtelijke organisatie in het algemeen. Ook zal er met de griffie worden gesproken over een werkwijze voor situaties waarbij ambtelijke ondersteuning niet juist is gebruikt of verleend en zullen nadere afspraken worden gemaakt over momenten van contact tussen raadsleden en ambtenaren buiten de verordening om.

Tot slot is het belangrijk om met elkaar in gesprek te blijven over ambtelijke ondersteuning, om te leren van elkaars ervaringen en bij te sturen waar mogelijk. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de locoburgemeester, Ilma Merx

Robert van Asten

5/5