RIS322432 Verslag Rekeningencommissie 28 mei 2025

Rekeningencommissie RIS 322432

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 28 mei 2025 Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren Y. Assad, T. de Boer, J.W. van den Bos en K. Partiman, allen lid RC; de heer J. van der Heijdt, waarnemend Functionaris Gegevensbescherming; Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema en de heer B. Wakkerman; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heer R. Guernaoui (m.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. B. Verslag van de vergadering van 21 mei 2025 Het verslag van de vergadering van 21 mei 2025 (RIS322353) wordt ongewijzigd vastgesteld. Naar aanleiding van de problemen met de koppeling tussen de landelijke applicatie voor de omgevingswet en de gemeentelijke software wil de Rekeningencommissie weten of dit ook gevolgen heeft voor de dienstverlening en informatievoorziening aan burgers (punt voor het RC-rapport). De onderwerpen ter bevraging van wethouders worden nader bij agendapunt F behandeld. C. Ingekomen bestuurlijke stukken Er zijn geen ingekomen stukken. D. Jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming Van het college is op 13 mei 2025 het jaarverslag van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) ontvangen (RIS322122). De FG is inmiddels niet meer werkzaam voor de gemeente. Het verslag wordt toegelicht door tijdelijk waarnemer Jos van der Heijdt, hoofd juridische bestuursadvisering. Uit het rapport blijkt dat de gemeente er beter voorstaat dan in 2023, maar de gemeente is nog niet ‘in control’ of ‘compliant’ met de AVG. Per 2024 is er een centraal register van verwerkingen. Ook is een Verbeterplan Privacy vastgesteld door het college en er zijn nu procedures voor de uitvoering van kernprocessen.

Het Expertisecentrum Privacy is versterkt en er zijn dashboards voor sturing op dienst- en organisatieniveau. De decentrale registers van verwerkingen op dienstniveau zijn samengebracht in een centraal verwerkingenregister, dat inmiddels voor 87% compleet is. Dit register geeft inzicht in welke verwerkingen er zijn, waar nog achterstanden zijn in de naleving van de AVG of de interne beheersing, welke acties ondernomen moeten worden en wie daarvoor verantwoordelijk is. Voorbeelden van te ondernemen acties zijn nog uit te voeren DPIA’s of het sluiten van verwerkersovereenkomsten met andere partijen. Het verwerkingenregister is daarmee een belangrijk sturingsinstrument. Binnenkort is dit online in te zien. Het register bevat per 1 januari 2025 713 gemeentelijke processen waar persoonsgegevens worden verwerkt. Voor 406 van deze verwerkingen is een data protection impact assessment (DPIA) vereist. Daarvan zijn er nu 206 vastgesteld. Ondanks de toename van het aantal DPIA’s ten opzichte van vorig jaar

Verslag vergadering 28 mei 2025

Rekeningencommissie

is de achterstand zorgwekkend. Het tempo voor het uitvoeren van de resterende DPIA’s moet dus omhoog. De oorzaken van de achterstanden kunnen te maken hebben met procesbeschrijvingen die niet op orde zijn of het te laat inschakelen van privacy officers bij de uitvoering van DPIA’s. De hierop te nemen maatregelen zijn door het college in zijn begeleidende brief beschreven. De FG benadrukt dat daarna aandacht nodig is voor het uitvoeren van de maatregelen en de controle daarop. Het Verbeterplan Privacy is het kader waarin beschreven staat hoe de gemeente omgaat met de bescherming van persoonsgegevens. De hierin beschreven procedures zijn nog niet allemaal geïmplementeerd en de awareness binnen de gemeente van het belang ervan moet worden verbeterd. Eén van de aanbevelingen van de FG is om van datalekken te leren hoe deze voorkómen kunnen worden. Het proces met betrekking tot de rechten van betrokkenen is verbeterd. Binnen het sociaal domein is aandacht nodig voor terugdringen van het gebruik van de grondslag ‘toestemming’. De algehele conclusie van de FG is dat de ingezette maatregelen nodig en verstandig zijn, maar nog niet hebben geleid tot het gewenste resultaat. Den Haag is flink op de goede weg om compliant te worden, maar is er nog niet. Er zullen nog flinke stappen gezet moeten worden.

Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Inlopen achterstanden DPIA’s: in zijn begeleidende brief (RIS322122) geeft het college aan te verwachten dat er voor een groot deel van de grootschalige en risicovolle verwerkingen uiterlijk over 12 maanden een afgeronde DPIA is, inclusief een plan van aanpak voor de opvolging van de aanbevelingen. De Rekeningencommissie wil de wethouder vragen dit nader te kwantificeren en wil weten wat het tijdspad is voor de afronding van alle DPIA’s en maatregelen. De FG benadrukt dat het tempo omhoog moet. De Rekeningencommissie wil weten hoe dit wordt bewerkstelligd en of hiervoor voldoende urgentiebewustheid binnen de organisatie is (vraag aan de wethouder). ▪ DPIA’s door externen: de FG geeft aan dat DPIA’s grotendeels door externen worden uitgevoerd. De Rekeningencommissie wil weten wat daarvoor de reden is en wat dit betekent voor het tempo en de kennisborging binnen de organisatie (vraag aan de wethouder). ▪ Uitvoeren maatregelen voortvloeiend uit DPIA’s: de te nemen mitigerende maatregelen naar aanleiding van de bij DPIA’s geïdentificeerde risico’s worden grotendeels niet uitgevoerd. De Rekeningencommissie wil de wethouder vragen dit toe te lichten en aan te pakken (vraag aan de wethouder).

▪ Gebruik grondslag ‘toestemming’: de grondslag ‘toestemming’ dient naar het oordeel van de FG zo min mogelijk te worden gebruikt. Indien dit onvermijdelijk is moet dit zorgvuldig onderbouwd worden. De Rekeningencommissie wil de wethouder vragen te inventariseren wanneer sprake is van gebruik van de grondslag ‘toestemming’ voor gegevensverwerking en daarbij na te gaan of een andere grondslag gebruikt kan worden (vraag aan de wethouder). E. Jaarrekening 2022 en accountantsverslag E.1.

Indicatoren in de programmarekening 2024

De Rekeningencommissie heeft op 22 mei 2025 van de Accountantsorganisatie een verslag van bevindingen ontvangen over het onderzoek naar de aansluiting van de in de jaarrekening verantwoorde indicatoren met de brongegevens (RIS322256). Het rapport wordt toegelicht door Bas Wakkerman, plaatsvervangend gemeenteaccountant. De tijdens deze presentatie getoonde teksten en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De gemeente Den Haag gebruikt indicatoren als middel om te kunnen sturen op beleidsdoelstellingen. In de controleverordening (artikel 3) is opgenomen dat de accountant jaarlijks deze indicatoren onderzoekt. Evenals voorgaande jaren zijn geen controles uitgevoerd op de juistheid van de indicatoren of hun betrouwbaarheid. Het onderzoek naar alle indicatoren wordt in een driejarige cyclus uitgevoerd. Dit jaar zijn de indicatoren in de programma’s 3 (Duurzaamheid, Milieu en Energietransitie) en 9 (Buitenruimte) onderzocht. In totaal zijn dit 51 van alle 208 indicatoren.

Pagina 2 van 4

Verslag vergadering 28 mei 2025

Rekeningencommissie

Onderzocht is of de in de programmarekening 2024 verantwoorde waarden aansluiten met de programmabegroting 2025, de programmarekening 2023 en de brongegevens over 2024, en of afwijkingen met de begroting van meer dan 10% zijn toegelicht. Van de 51 indicatoren zijn er 21 die in de begroting 2024 begroot zijn. Deze sluiten alle aan. De overige indicatoren zijn nieuwe indicatoren of kengetallen, waarvan de waarde in de begroting 2025 is geactualiseerd. Van 29 indicatoren sluiten de brongegevens aan met de verantwoorde waarde in de programmarekening. De overige 22 sluiten ook aan, maar daarvan is de bron foutgevoelig of niet eenduidig, bijvoorbeeld een Excel-bestand waarop veel bewerkingen worden gedaan. Bij één indicator is een afwijking tussen begroting en verantwoording groter dan 10% niet toegelicht. Dit betreft de indicator percentage gescheiden afval. De aanbeveling van de Accountantsorganisatie om de werkwijze voor het begroten van indicatoren op te nemen in bijvoorbeeld een bijlage van de programmarekening is nog niet opgevolgd. Eind 2025 brengt het college de eerste Haagse Klimaatrapportage uit, waarin de gerealiseerde duurzaamheidsprestaties worden verantwoord met behulp van specifieke indicatoren.

Enkele van de in dit onderzoek betrokken indicatoren uit de beleidsprogramma’s 3 (Duurzaamheid, Milieu en Energietransitie) en 9 (Buitenruimte) zullen naar verwachting ook betrokken worden in de Klimaatrapportage. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Tijdig aanleveren van brondocumentatie: als redenen van incomplete en/of niet tijdige aanleveringen van brondocumentatie worden genoemd te late beschikbaarheid van realisatie van indicatoren, capaciteitstekort en werkdruk. De Rekeningencommissie wil weten welke maatregelen het college neemt om voortaan tijdige aanlevering van brondocumentatie te waarborgen (punt voor het RC-rapport). ▪ Betrouwbaarheid van bronnen: van 22 van de 51 onderzochte indicatoren is de bron foutgevoelig of niet eenduidig, bijvoorbeeld een Excel-bestand waarop veel bewerkingen worden gedaan. De Rekeningencommissie vraagt het college alternatieven hiervoor te onderzoeken en voortaan geen indicatoren te kiezen met manipuleerbare bronnen (punt voor het RC-rapport). ▪ Werkwijze voor begroten toelichten: sommige indicatoren zijn eigenlijk kengetallen en worden derhalve niet begroot, maar hebben een peildatum.

De Rekeningencommissie vraagt het college om in (bijlage 5 van) de begroting en verantwoording toe te lichten welke indicatoren een beleidsmatige streefwaarde hebben en dus begroot moeten worden en ook aan te geven wanneer dit niet het geval is, zoals bij kengetallen (punt voor het RC-rapport). ▪ Toelichten afwijking tussen begroting en verantwoording > 10%: de Rekeningencommissie vraagt het college om alsnog in de financiële verordening op te nemen dat afwijking tussen begroting en verantwoording van meer dan 10% moeten worden toegelicht in de programmarekening, zoals afgelopen jaar is toegezegd (punt voor het RC-rapport). ▪ Volgende onderzoek indicatoren 2025: de Rekeningencommissie stemt in met het voorstel om bij het volgende onderzoek de indicatoren van de programma’s 4 (Openbare Orde en Veiligheid), 11 (Economie), 13 (Stadsontwikkeling en Wonen), 14 (Stadsdelen, Integratie en Dienstverlening) en 15 (Financiën) te onderzoeken. F. Vooruitblik bevraging wethouders In de Rekeningencommissievergadering van woensdagavond 11 juni 2025 kunnen wethouders worden uitgenodigd voor bevraging in het kader van het onderzoek naar de jaarrekening 2024. Naar aanleiding van de bevindingen in het jaarrekeningonderzoek wisselt de Rekeningencommissie van gedachten over de onderwerpen die ter bevraging aan wethouders worden voorgelegd.

Besloten wordt de portefeuillehouders voor respectievelijk Buitenruimte, Dienstverlening, Inkoop en Financiën uitnodigen. De wethouders ontvangen een schriftelijke uitnodiging met daarin de te bespreken onderwerpen (RIS322406, RIS322407, RIS322408 en RIS322409). De commissie stemt ermee in dat het voortouw in de bevraging wordt genomen door achtereenvolgens mevrouw Van Basten Batenburg, de heer Guernaoui, de heer Partiman en de voorzitter.

Pagina 3 van 4

Verslag vergadering 28 mei 2025

Rekeningencommissie

G. Termijnplanning De termijnplanning (RC/2025.31) wordt ongewijzigd vastgesteld.

H. Rondvraag en sluiting De voorzitter sluit de vergadering om 20:50 uur

Pagina 4 van 4