RIS322409 Brief RC aan weth Financiën inz Jaarrekening 2024

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS322409

Wethouder Financiën, Cultuur & Economische ontwikkeling mevrouw S. Bruines

Contactpersoon Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

2 juni 2025 Onderwerp

Onderzoek jaarrekening 2024

Geachte mevrouw Bruines, De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2024 van de gemeente Den Haag (RIS321975) en daarover in haar vergaderingen van 21 en 28 mei beraadslaagd. De commissie heeft de bevindingen uit de interimcontrole en de eindejaarscontrole in haar onderzoek betrokken, zoals deze zijn weergegeven in de board letter van de Accountantsorganisatie (RIS320392) en het accountantsverslag (RIS322001). In het kader van het onderzoek wil de Rekeningencommissie onderstaande onderwerpen met u bespreken. De commissie nodigt u hiertoe uit op woensdagavond 11 juni a.s. in de Raadzaal. De richttijd voor de aanvang van de bespreking met u is 20:30 uur. Sinds enkele jaren vraagt de Rekeningencommissie de aandacht van het college voor de verbetering van de interne beheersing. Vorig jaar kwam bij de behandeling van de board letter 2023 (RIS317304) al naar voren dat de interne beheersing van de gemeente Den Haag was verbeterd ten opzichte van het voorgaande jaar. Ook dit jaar zijn weer meer resultaten zichtbaar van de geïntensiveerde aandacht voor de interne beheersing. In de board letter 2024 (RIS320392) wordt geconstateerd dat de voortgang redelijk voortvarend is, gezien de omvang van de gemeente en de complexiteit en onderlinge samenhang van processen.

Bij de eindejaarscontrole steeg het aandeel van de administratie dat tijdig is aangeleverd naar 90%. De Rekeningencommissie is blij met de praktische werkafspraken die het college, ambtelijk apparaat en de Accountantsorganisatie gezamenlijk hebben gemaakt over de verantwoordelijkheden voor de jaarrekeningcontrole en de voorbereiding daarop. Ook de constatering dat voor bevindingen in gestaag tempo passende maatregelen worden genomen duidt de commissie als positief. In deze context wil de Rekeningencommissie enkele bevindingen uit haar onderzoek naar de jaarrekening 2024 met u bespreken.

1.

Interne beheersing – regie en eigenaarschap

De accountant constateert dat in de verhouding tussen de dienst Bedrijfsvoering en de overige diensten de desbetreffende actoren niet altijd gelijkluidende opvattingen hebben over het eigenaarschap van verantwoordelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn het contractbeheer, Europese

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

aanbestedingen en het beheer van bestemmingsreserves. Het patroon dat de Rekeningencommissie ziet is dat op concernniveau vaak wel duidelijke afspraken zijn gemaakt met diensten, maar dat deze in de uitvoering soms niet (goed) worden nageleefd. Vervolgens is de centrale monitoring op deze naleving vaak beperkt. Het risico op fouten en onrechtmatigheden wordt daarmee groter. Problemen van deze aard doen zich al jaren achtereen voor. De hardnekkigheid van de problematiek duidt de Rekeningencommissie als een cultuurprobleem van de gehele gemeentelijke organisatie. De Rekeningencommissie krijgt de indruk dat op centraal niveau afspraken worden gemaakt met de uitvoerende diensten waar het college of de ambtelijke top vervolgens zelf niet voldoende op stuurt. De Rekeningencommissie wil weten hoe het college een cultuuromslag naar een consciëntieuze plan-docheck-act-cyclus wil bereiken.

2. Voortgang interne beheersing – interimcontrole 2024 Voorafgaand aan de eindejaarscontrole vindt een interimcontrole door de accountant plaats die met name gericht is op de risico’s voor de interne beheersing en andere belangrijke processen binnen de gemeente en de beheersing daarvan. Hiervan wordt voorafgaand aan de eindejaarscontrole verslag gedaan in een board letter aan college en Rekeningencommissie (RIS320392). Het college heeft hierop zijn reactie naar de Rekeningencommissie gestuurd (RIS320714). De interimcontrole leverde 17 nieuwe bevindingen op, onder andere ten aanzien van verdere aanscherping van het inkoopproces, het financieel beheer en wijzigingen, autorisatie en uitbesteding van de onderzochte IT systemen. Op het gebied van IT is een snellere voortgang wenselijk. Naar aanleiding van de interimcontrole heeft de Rekeningencommissie de volgende vragen. ▪ Concreetheid van de collegereactie: de Rekeningencommissie is van mening dat de reactie van het college op de board letter niet overal voldoende SMART is (specifiek, meetbaar, acceptabel, relevant en tijdgebonden). Met name voor wat betreft de termijnen van toezeggingen is het college vaak weinig concreet. De Rekeningencommissie vraagt het college om in zijn volgende reactie vooral volledig en specifiek op de bevindingen in de board letter in te gaan.

Indien het college een aanbeveling niet opvolgt verwacht de Rekeningcommissie een duidelijke onderbouwing daarvoor. ▪ Monitoring van voortgang: de Rekeningencommissie wil de voortgang van de openstaande bevindingen blijven monitoren en waar mogelijk laten versnellen. Het college wordt gevraagd alsnog schriftelijk puntsgewijs toe te lichten wat de stand van zaken is ten aanzien van de bevindingen in de board letter die nog niet zijn afgedaan. ▪ Risico-inschatting fraude: in de collegereactie wordt niet ingegaan op de bevindingen betreffende fraude. Onder andere op pagina 18 van de board letter staat dat de Accountantsorganisatie een gedeelde risico-inschatting heeft over het mogelijk frauduleus gebruiken of verstrekken van digitale en/of fysieke vertrouwelijke (persoons)gegevens. De Rekeningencommissie vraagt u dergelijke kwetsbaarheden binnen de gemeentelijke organisatie in kaart te brengen, evenals de mogelijke impact hiervan. De Rekeningencommissie ziet voorts een verhoogd corruptierisico als gevolg van het niet uitvoeren van de Bibob-toets en vraagt het college deze toets consistent toe te passen.

3. Ambitie vroegtijdiger controle op onderdelen Voor de jaarrekeningcontrole was afgesproken om er dit jaar naar te streven onderdelen van de jaarrekeningcontrole reeds vóór de start van de eindejaarscontrole uit te voeren, waaronder de controle van Europese aanbestedingen, de rechtmatigheidsverantwoording en grondexploitaties. Dit is

2/4

Gemeente Den Haag

niet gelukt omdat de gemeente er niet in is geslaagd de benodigde documenten vroegtijdiger op te leveren. De Rekeningencommissie vindt het nog steeds een belangrijke ambitie om de eindejaarscontrole te stroomlijnen en onderdelen daarvan eerder uit te voeren. Hierdoor kunnen fouten tijdig worden gesignaleerd. Verder is het een belangrijke stap naar een tijdige publicatie van de programmarekening. Wij wijzen erop dat ook dit jaar de in de verordening genoemde deadline van 30 april niet is gehaald. Daarom vragen wij u de benodigde maatregelen te treffen om onderdelen van de gemeentelijke administratie vroegtijdiger te laten controleren door de accountant, zoals de controle van Europese aanbestedingen, de rechtmatigheidsverantwoording en grondexploitaties.

4. Rechtmatigheidsfouten

Onrechtmatigheden bij inkopen doen zich al jaren achtereen voor en wij hebben hiervoor bij het college herhaaldelijk aandacht gevraagd. Telkens is daarbij beterschap beloofd, maar in plaats van een afname zien wij nu een toename van het probleem. De Rekeningencommissie constateert dat eigen richtlijnen hier niet worden nageleefd, waarbij de naleving ook niet voldoende wordt gemonitord. Voor het college neemt dan het risico toe dat te laat ontdekte fouten en onrechtmatigheden moeten worden toegelicht bij de rechtmatigheidsverantwoording. Wij hebben vragen gesteld aan de wethouders voor Inkoop respectievelijk Dienstverlening over onrechtmatigheden binnen hun portefeuille met betrekking tot het voorwaardencriterium (RIS322408 en RIS322407) en aan de wethouder Buitenruimte over onrechtmatigheden met betrekking tot het begrotingscriterium (RIS322406). Daarbij is gevraagd hoe binnen het college de systeemverantwoordelijkheid voor dit onderwerp is geregeld. Graag vernemen wij wat uw rol als wethouder van Financiën hierin is.

5. Financiële controle op subsidies De Rekeningencommissie heeft op 12 december 2024 van de voorzitter van de voormalige Stichting Bewonersinitiatieven Den Haag een e-mail ontvangen die tevens naar u en de wethouder Energietransitie, Mobiliteit & Grondstoffen is gestuurd. Hierin wordt aandacht gevraagd voor financiële controle op een subsidie voor het project ‘Community Led Local Development Energietransitie’ die in het kader van het Europese subsidieprogramma Kansen voor West is verstrekt. In het project ontvingen geselecteerde bewonersinitiatieven een subsidie voor kleinschalige projecten die de duurzaamheid in de buurt stimuleerden. De bewoners dienden deze initiatieven te verantwoorden op basis van de geleverde resultaten. Er hoefde geen financiële rapportage van de uitgaven te worden overlegd. Het bestuur van de voormalige Stichting Bewonersinitiatieven Den Haag heeft laten weten dit een ongewenste gang van zaken te vinden en ernaar gestreefd te hebben duidelijkheid te verkrijgen over de besteding van middelen, maar dat enkele uitvoerders van projecten soms pertinent weigerden hierin inzage te geven. Het bestuur van de voormalige stichting stelt dat financiële controle van projecten hoort bij het verantwoord besteden van subsidiegeld.

U heeft hier 11 maart 2025 op geantwoord (DSO10861822) dat om de bewonersinitiatieven laagdrempelig te houden ervoor is gekozen de verantwoordingseisen niet te stellen op basis van

3/4

Gemeente Den Haag

verantwoording van de kosten. In plaats daarvan vond de verantwoording en afrekening plaats op basis van een verslag van het initiatief inclusief eventuele foto’s. De Rekeningencommissie wil weten of deze handelwijze in overeenstemming is met de voorwaarden van de Europese subsidie voor het Kansen voor West-programma en met de eigen subsidieverordening van de gemeente Den Haag.

Voor de volledigheid deelt de commissie mee dat een samenvatting van de bespreking zal worden betrokken bij het eindrapport van de Rekeningencommissie over haar onderzoek naar de jaarrekening 2024. Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

M. De Vuyst.

4/4