RIS322408 Brief RC aan weth Inkoop inz Jaarrekening 2024

RekeningencommissieTyp tekstTyp tekst

078

Retouradres Spui 70 2511 BT Den Haag

Ons kenmerk

RIS322408

Wethouder Energietransitie Mobiliteit & Grondstoffen de heer A. Kapteijns

Contactpersoon Telefoonnummer

070 – 3533 550 Bijlage

Datum

2 juni 2025 Onderwerp

Onderzoek jaarrekening 2024

Geachte heer Kapteijns, De Rekeningencommissie heeft onderzoek gedaan naar de programmarekening 2024 van de gemeente Den Haag (RIS321975) en daarover in haar vergaderingen van 21 en 28 mei beraadslaagd. De commissie heeft de bevindingen uit de interimcontrole en de eindejaarscontrole in haar onderzoek betrokken, zoals deze zijn weergegeven in de board letter van de Accountantsorganisatie (RIS320392) en het accountantsverslag (RIS322001). In het kader van het onderzoek wil de Rekeningencommissie onderstaande onderwerpen met u bespreken. De commissie nodigt u hiertoe uit op woensdagavond 11 juni a.s. in de Raadzaal. De richttijd voor de aanvang van de bespreking met u is 20:15 uur.

1.

Rechtmatigheidsfouten bij Europees aanbesteden

Dit jaar overschrijden financiële onrechtmatigheden van in totaal € 57 miljoen de afgesproken verantwoordingsgrens van € 36 miljoen. De onrechtmatigheden met betrekking tot het voorwaardencriterium zijn flink hoger dan vorig jaar (€ 38,7 miljoen ten opzichte van € 15,2 miljoen in 2023), onder meer door inkopen die ten onrechte niet Europees zijn aanbesteed. Veel voorkomende rechtmatigheidsfouten bij Europese aanbestedingen zijn: 1. afwijkingen op contracten of opdrachten die doorlopen vanuit voorgaande jaren (€ 8,1 miljoen); 2. opdrachten waarbij de waarde of looptijd is overschreden (€ 30,4 miljoen). De accountant noemt als belangrijkste oorzaak van deze onrechtmatigheden dat geen centrale monitoring plaatsvindt op mogelijke overschrijdingen van de opdrachtwaarde. In de verhouding tussen de dienst Bedrijfsvoering en de overige diensten is bovendien niet altijd duidelijk wie de eindverantwoordelijkheid draagt. Verder komt het voor dat nieuwe aanbestedingen niet tijdig worden opgestart of aanbestedingsprocessen niet tijdig gereed zijn. In tegenstelling tot voorgaande jaren zijn geconstateerde fouten uit het verleden dit jaar niet hersteld.

Onrechtmatigheden bij inkopen doen zich al jaren achtereen voor en wij hebben hiervoor bij het college herhaaldelijk aandacht gevraagd. Telkens is daarbij beterschap beloofd, maar in plaats van een afname zien wij nu een toename van het probleem.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

T 070 - 353 3550 www.denhaag.nl

Gemeente Den Haag

De Rekeningencommissie constateert dat eigen richtlijnen hier niet worden nageleefd, waarbij de naleving ook niet voldoende wordt gemonitord. Voor het college neemt dan het risico toe dat te laat

ontdekte fouten en onrechtmatigheden moeten worden toegelicht bij de rechtmatigheidsverantwoording. De Rekeningencommissie wil van het college weten waarom inkoop en inhuur nog altijd tot onrechtmatigheden leiden en vraagt u te sturen op helder eigenaarschap, betere planning en monitoring, tijdige signalering en meer gezamenlijk optreden. Wij vragen u specifieker toe te lichten waarom de geconstateerde tekortkomingen nog steeds voorkomen, welke maatregelen het college neemt om het op te lossen en wanneer deze effect zullen sorteren. Wij hebben deze vragen ook aan de wethouder Dienstverlening gesteld vanwege zijn verantwoordelijkheid voor externe inhuur en vragen u om voor dit onderdeel eveneens aanwezig te zijn. Graag vernemen wij hoe binnen het college de systeemverantwoordelijkheid voor dit onderwerp is geregeld. Ook wil de Rekeningencommissie met betrekking tot het monitoren van contractoverschrijdingen meer inzicht krijgen in de verantwoordelijkheidsverdeling binnen het college. Wij vragen u toe te lichten hoe het college gedurende het jaar stuurt op het voorkómen van onrechtmatigheden, bijvoorbeeld door middel van de 8-maandsrapportage.

2. Ambitie vroegtijdiger controle van aanbestedingen Voor de jaarrekeningcontrole was afgesproken om er dit jaar naar te streven onderdelen van de jaarrekeningcontrole reeds vóór de start van de eindejaarscontrole uit te voeren, waaronder de controle van Europese aanbestedingen. Dit is niet gelukt omdat de gemeente er niet in is geslaagd de benodigde documenten vroegtijdiger op te leveren. De Rekeningencommissie vindt het nog steeds een belangrijke ambitie om de eindejaarscontrole te stroomlijnen en onderdelen daarvan eerder uit te voeren. Dit kan ook effectief zijn in het tijdig signaleren van potentiële rechtmatigheidsfouten. Bovendien is het een belangrijke stap naar een tijdige publicatie van de programmarekening. Wij wijzen erop dat de in de verordening genoemde deadline dit jaar wederom niet is gehaald. Daarom vragen wij u de benodigde maatregelen te treffen om inkopen vroegtijdiger te laten controleren door de accountant, zodat onrechtmatigheden bij Europese aanbestedingen volgend jaar substantieel worden teruggedrongen.

3. Complexe administratie investeringen openbare ruimte De gemeente Den Haag heeft een aantal grote projecten waarbij intensief wordt samengewerkt met externe partijen zoals HTM en MRDH voor de financiering. Dit soort meerjarige projecten hebben verschillende financieringsstromen. Samen met onvoldoende in kaart gebrachte eigendomsverhoudingen maakt dit de technische aansturing van een project lastig. Daarnaast is ook de administratieve en financiële afhandeling complex, arbeidsintensief en foutgevoelig. Na afronding van dergelijke projecten vinden soms nog grote correcties plaats om de juiste verhoudingen goed in beeld te brengen. Sommige financiële risico’s zijn daarom pas bij afronding van het project goed in beeld. De Rekeningencommissie vraagt het college om naast goede afspraken vooraf, ook te sturen op tijdige afspraken over de verdeling van meerkosten die zich gedurende een groot project voordoen. De commissie wil weten welke maatregelen het college daartoe neemt. Het college wordt gevraagd hierover ook tussentijds aan de raad te rapporteren, bijvoorbeeld via de GRIP-rapportages.

2/3

Gemeente Den Haag

Voor de volledigheid deelt de commissie mee dat een samenvatting van de bespreking zal worden betrokken bij het eindrapport van de Rekeningencommissie over haar onderzoek naar de jaarrekening 2024. Namens de Rekeningencommissie, de secretaris,

de voorzitter,

J. van Duijn

M. De Vuyst.

3/3