RIS322353 Verslag Rekeningencommissie 21 mei 2025

Rekeningencommissie RIS322353

Verslag

Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 21 mei 2025 Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg. de heren T. de Boer en R. Guernaoui, allen lid RC; Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema, mevrouw A. Fernando, mevrouw G. Girigorie en de heren B. Wakkerman en E. Atalay; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren Y. Assad, J.W. van den Bos en K. Partiman.

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. B. Verslag van de vergadering van 9 april 2025 Het verslag van de vergadering van 9 april 2025 (RIS322058) wordt ongewijzigd vastgesteld. C. Ingekomen bestuurlijke stukken Er zijn geen ingekomen stukken. Naar aanleiding van de beraadslaging in de vorige Rekeningencommissievergadering over de nieuwe verordening voor grondexploitaties en over de GRIP-rapportage is een brief naar de commissie Ruimte gestuurd met de bevindingen van de Rekeningencommissie (RC/2025.28). D. Jaarrekening 2024 en accountantsverslag D.1.

Inleiding door de gemeenteaccountant

De gemeenteaccountant, Carla Slotema, plaatsvervangend gemeenteaccountant Bas Wakkerman en audit managers Angie Fernando, Gwendoline Girigorie en Ender Atalay geven een toelichting op de accountantscontrole van de jaarrekening 2024 (RIS321975) en op het accountantsverslag 2024 (RIS322001). De tijdens deze presentatie getoonde teksten en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. Goedkeurende controleverklaring Bij de jaarrekening van de gemeente Den Haag is op 6 mei 2025 een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Dit houdt in dat de cijfers en de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening een getrouw beeld geven, dat voor berekeningen en waarderingen in voldoende mate de juiste grondslagen zijn toegepast en dat de informatie in het jaarverslag niet strijdig is met de jaarrekening. Controlebevindingen: fouten en onzekerheden Het bedrag aan geconstateerde fouten is ruim verdrievoudigd ten opzichte van vorig jaar. Het grootste deel daarvan kon nog in de jaarrekening worden gecorrigeerd. De belangrijkste correctie betrof de onjuiste presentatie van de baten uit omgevingsvergunningen. Een deel van het bedrag van € 8,2 miljoen aan niet-gecorrigeerde fouten betreft projecties: op basis van een steekproef is een fout doorgerekend naar de totale populatie. De geprojecteerde fouten kunnen niet één-op-één door de gemeente worden aangepast.

Onzekerheden zijn posten waarbij onvoldoende controle-informatie beschikbaar was om zekerheid te verkrijgen (€ 31,2 miljoen).

Verslag vergadering 21 mei 2025

Rekeningencommissie

Het totaal van niet-gecorrigeerde fouten en onzekerheden blijft binnen de goedkeuringstoleranties en heeft daarom geen gevolgen voor het oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Bevindingen 2024

Totaal

Fouten (x € mln) Gecorrigeerd Ongecorrigeerd

Onzekerheden (x € mln) Gecorrigeerd Ongecorrigeerd

Getrouwheid (ongesaldeerd)

45,6 (2023: 13,2)

37,4 (2023: 6,4)

-

Tolerantie

8,2 (2023: 6,8) 36

31,2 (2023: 39,3) 108

Financiële positie Over het jaar 2024 heeft de gemeente Den Haag een positief financieel resultaat behaald van bijna € 50 miljoen euro. In de figuur is dit te zien als het positieve verschil tussen de werkelijke baten en lasten over 2024. Dit resultaat is redelijk vergelijkbaar met voorgaande jaren. Het verschil tussen begroting en realisatie is in 2024 relatief beperkt, een teken dat de begroting een steeds betrouwbaarder beeld geeft van de werkelijke situatie. Dit is de afgelopen jaren steeds verder verbeterd. De omvang van het weerstandsvermogen (de algemene reserve) geeft aan in hoeverre de gemeente in staat is om risico’s financieel te dragen. Dit is dusdanig verbeterd dat de weerstandsratio boven de 1 is gekomen. Het weerstandsvermogen is daarmee nog iets hoger dan de benodigde weerstandscapaciteit (toegelicht in paragraaf 3.3 van de programmarekening). De voorgeschreven BBV-kengetallen laten geen grote of onverwachte veranderingen zien ten opzichte van vorig jaar. Op verzoek van de Rekeningencommissie is de recente benchmark van BDO door de Accountantsorganisatie van een duiding voorzien (GAD2025.11). De negatieve score voor Den Haag over de afgelopen twee jaren komt door de gewijzigde systematiek van BDO. Het meerjarige cumulatieve begrotingssaldo exclusief mutaties van reserves wordt meegenomen in de beoordeling.

Dit saldo is voor Den Haag negatief, maar wordt gedekt door de toekomstige inzet van bestemmingsreserves. Met deze dekking houdt BDO geen rekening in het benchmarkonderzoek. De financiële gevolgen van het zogenoemde ‘ravijnjaar’ zijn vooralsnog relatief beperkt voor de gemeente Den Haag. Dat komt mede door behoudend financieel beleid in de afgelopen jaren. De extra toegezegde middelen uit de recente Voorjaarsnota van het Rijk zijn daarbij nog buiten beschouwing gelaten. Voor de komende jaren ziet de Accountantsorganisatie aanvullende uitdagingen door de beleidsmatige inzet van bestemmings- en Enecoreserves voor ongeveer € 400 miljoen euro en de terugvallende financiering van de jeugdzorg vanaf 2028. Voor het oplossen van eventuele financiële tekorten ziet de Accountantsorganisatie de volgende handelingsperspectieven voor de gemeenteraad: Realistischer begroten en tijdig bijsturen via de voorjaars- en najaarsnota’s. Uit de analyse blijkt dat dit steeds beter gebeurt binnen de gemeente. De inzet van reserves waarvoor nog geen specifieke bestemming bepaald is. Naar verwachting zijn de mogelijkheden hiertoe beperkt. Het aanpassen van gemeentelijke belastingen of heffingen. Landelijk bezien zijn deze laag, zoals blijkt uit het kengetal Belastingcapaciteit van bijna 93%. Het doorvoeren van besparingen, bijvoorbeeld aan de hand van de uitkomsten van de lopende brede heroverweging.

Specifiek aandachtspunt: cofinancieringsfonds Met het cofinancieringsfonds kan de gemeente snel inspelen op samenwerkingsmogelijkheden met externe partijen zoals het Rijk om grote fysieke en sociale opgaven in de stad aan te pakken.

Pagina 2 van 9

Verslag vergadering 21 mei 2025

Rekeningencommissie

Onderstaande figuur laat de ontwikkeling zien van het cofinancieringsfonds vanaf 2020 tot en met 2030. De omvang van het cofinancieringsfonds is vanaf 2022 aanzienlijk gestegen omdat het bestaande fonds een bredere doelstelling heeft gekregen en verspreid over meerdere jaren € 55 miljoen is toegezegd, waaronder een deel in 2025. De komende jaren wordt het fonds jaarlijks aangevuld met € 8 miljoen structureel. De toevoegingen met 25% van de jaarresultaten en de afgesproken externe bijdragen van totaal circa € 60 miljoen zijn nog niet in deze figuur opgenomen. Eind 2024 is € 45 miljoen euro beschikbaar in het cofinancieringsfonds, waarvan meer dan € 26 miljoen euro is bestemd voor lopende projecten, met het Nationaal programma Zuidwest als grootste component. Voor de resterende € 19 miljoen uit het cofinancieringsfonds is nog geen bestemming vastgesteld. De afspraken over de inzet en financiering van het cofinancieringsfonds zijn eind vorig jaar opgenomen in de Algemene verordening financieel beheer en beleid. Voor zover al van toepassing in voorgaande jaren zijn deze afspraken nageleefd.

Specifiek aandachtspunt: aanbesteding Trekvlietbrug Op verzoek van de Rekeningencommissie heeft de Accountantsorganisatie beoordeeld of in het dossier ‘Onderdoorgang Trekvlietbrug’ de aanbestedingsregels correct zijn toegepast en of sprake is van een wezenlijke wijziging van de opdracht. Bij de Europese aanbesteding in 2023 koos de gemeente voor een bouwteamconstructie: een werkwijze waarbij de aannemer al in de ontwerpfase meedenkt en later ook de uitvoering verzorgt. Deze aanpak is gebruikelijk bij complexe projecten die nog niet volledig zijn uitgewerkt. De opdracht is aanbesteed in twee fasen. In fase I wordt de aannemer betaald op basis van daadwerkelijk bestede uren, binnen het afgesproken tarief. Voor fase II werd in eerste instantie uitgegaan van een taakstellend budget van € 5,5 miljoen, maar dit is niet als verplicht plafond opgenomen in de aanbestedingsstukken. De uiteindelijke aanneemsom bedraagt nu echter € 12,1 miljoen. Zowel in de gunningsfase als in de bouwteamovereenkomst is vermeld dat verruiming van het budget mogelijk was. De verhoging van het budget betrof daarmee geen wezenlijke wijziging in de zin van de Aanbestedingswet. De Accountantsorganisatie adviseert het college te evalueren of het verstrekken van een regieopdracht bij dit soort projecten met het oog op kostenbeheersing wenselijk is en te zorgen voor betere sturing op het taakstellend budget.

Het college wordt geadviseerd de raad tijdig te informeren bij dreigende overschrijdingen – dus vóórdat een formeel verzoek tot budgetverhoging wordt ingediend. Specifiek aandachtspunt: Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS) De Rekeningencommissie heeft gevraagd of de financiële dekking van het programma Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS) in overeenstemming is met bestaande spelregels en op welke wijze het bedrag van € 17,5 miljoen voor de komende twee jaar is gedekt. Omdat het een Pagina 3 van 9

Verslag vergadering 21 mei 2025

Rekeningencommissie

bedrijfsvoeringsproject is, vindt de financiële dekking via de exploitatie plaats. Dit is conform de uitgangspunten van het BBV waarbij een investering in cloudsoftware niet wordt geactiveerd (notitie Materiële vaste activa 2020 Commissie BBV). Voor de benodigde € 17,5 miljoen in 2025 en 2026 is dekking gevonden uit eigen middelen waarvoor bij de eerstkomende formele begrotingswijziging de vorming van een bestemmingsreserve aan de raad wordt voorgelegd. Voor het onderdeel Financiën/Inkoop wordt nog dekking gezocht (€ 12,5 miljoen). De Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag bepaalt dat geen verplichtingen mogen worden aangegaan zonder dekking. Vanwege de grote impact van het programma MBS op de bedrijfsvoering van de gemeente en de financiële risico’s adviseert de Accountantsorganisatie de raad in overweging te nemen het programma MBS aan te wijzen als groot project en afspraken te maken met het college over periodieke rapportages aan de raad. Tijdens de jaarrekeningcontrole is de Accountantsorganisatie geen andere projecten tegengekomen met onvoldoende financiële dekking in latere jaren. Rechtmatigheidsverantwoording In de controleverklaring is een extra paragraaf opgenomen over de totale onrechtmatigheden van € 56,9 miljoen, een bedrag dat boven de vastgestelde verantwoordingsgrens uitkomt.

Dit jaar zijn met name de onrechtmatigheden met betrekking tot het voorwaardencriterium hoger (€ 38,7 miljoen ten opzichte van € 15,2 miljoen in 2023). Veel voorkomende rechtmatigheidsfouten bij Europese aanbestedingen zijn: 1. afwijkingen op contracten of opdrachten die doorlopen vanuit voorgaande jaren (€ 8,1 miljoen); 2. opdrachten waarbij de waarde of looptijd is overschreden (€ 30,4 miljoen). De belangrijkste oorzaak is dat geen centrale monitoring plaatsvindt op mogelijke overschrijdingen van de opdrachtwaarde. In de verhouding tussen de dienst Bedrijfsvoering en de overige diensten is bovendien niet altijd duidelijk wie de eindverantwoordelijkheid draagt. Een andere oorzaak is dat nieuwe aanbestedingen niet altijd tijdig worden opgestart, bijvoorbeeld omdat bestaande contracten nog doorlopen. Ook vertraging in het aanbestedingsproces kan een oorzaak zijn. Begrotingscriterium Elke lastenoverschrijding op programmaniveau is onrechtmatig. In sommige gevallen hoeft het college deze echter niet toe te lichten in de paragraaf Bedrijfsvoering (op grond van artikel 5:14, tiende lid van de Algemene verordening Financieel Beheer en beleid). De dit jaar resterende zogenoemde onacceptabele begrotingsonrechtmatigheid betreft een overschrijding van € 6,6 miljoen op het programma Buitenruimte.

Misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium Het college is wettelijk verplicht voldoende maatregelen te treffen om te voorkomen dat er misbruik wordt gemaakt van gemeentelijke voorzieningen. Bij de Wet inburgering 2021 heeft het college echter geen specifiek beleid op het tegengaan van misbruik en oneigenlijk gebruik. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Onrechtmatigheden inkopen: dit jaar overschrijden financiële onrechtmatigheden van in totaal € 57 miljoen de afgesproken grens van € 36 miljoen. Dit is onder meer te wijten aan nietaanbestede inkopen. Voorts is sprake van ongeautoriseerde lastenoverschrijdingen bij het programma Buitenruimte. De begrotingswijzigingen die aan het einde van het jaar nog door de raad zijn vastgesteld hebben de omvang van begrotingsonrechtmatigheden wel verminderd maar niet verholpen. Op operationeel niveau schiet het contractbeheer op onderdelen tekort. De Rekeningencommissie constateert dat eigen richtlijnen hier niet worden nageleefd en onvoldoende worden gemonitord. De Rekeningencommissie wil van het college weten waarom aanbestedingen nog altijd tot onrechtmatigheden leiden en vraagt het college te sturen op helder eigenaarschap, betere planning en monitoring, tijdige signalering en meer gezamenlijk optreden (vraag aan de wethouder).

▪ Onrechtmatigheden lastenoverschrijding Buitenruimte: de Rekeningencommissie is van mening dat de oorzaak van de lastenoverschrijdingen op het programma Buitenruimte in de paragraaf Bedrijfsvoering onvoldoende wordt toegelicht. Het college wordt gevraagd alsnog helder Pagina 4 van 9

Verslag vergadering 21 mei 2025

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

te maken wat deze oorzaak is en hoe herhaling in de toekomst wordt voorkomen (vraag aan de wethouder). Daling van reserves: de reserves van de gemeente Den Haag nemen de komende jaren aanzienlijk af. Volgens de Programmabegroting 2025-2028 (RIS321975) daalt de reservepositie van € 1,2 miljard eind 2024 naar € 0,8 miljard in 2028. Het jaarlijkse BDO Benchmarkonderzoek, dat de financiële positie van gemeenten vergelijkt, onderstreept de noodzaak om kritisch te blijven op de inzet van reserves en op de houdbaarheid van de financiële positie (zie ook GAD/2025.11) (punt voor het RC-rapport). De Rekeningencommissie vraagt de Accountantsorganisatie in hoeverre de daling van reserves betrekking heeft op de Enecoreserves. Noot van het secretariaat: De Accountantsorganisatie verwijst hiervoor naar bijlage 10 van de programmabegroting 2025 (RIS319799). Effectiviteit van het cofinancieringsfonds: door het aantrekken van middelen van externe partijen zoals de MRDH, het Rijk of de EU, aangevuld met gemeentelijke cofinanciering kan de gemeente (grote) fysieke en sociale opgaven in de stad aanpakken. Per project is afgesproken welk aandeel per partij wordt gefinancierd. Destijds is een maximale gemeentelijke cofinanciering van 50% als uitgangspunt benoemd. Aanvullend op de gemeentelijke inzet uit het cofinancieringsfonds is nu circa € 60 miljoen externe middelen aangetrokken (RIS320246).

De Rekeningencommissie wil graag weten in hoeverre het cofinancieringsfonds werkt zoals het is bedoeld en vraagt het college in de volgende programmarekening per project inzichtelijk te maken welk aandeel door externe partijen is gefinancierd (punt voor het RC-rapport). Financiële dekking programma MBS: de gemeentelijke organisatie is eind 2024 gestart met het programma Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen (MBS). De totale programmakosten bedragen € 30 miljoen. Bij de start was er dekking van € 17,5 miljoen voor het eerste onderdeel HR/HRS. Deze komt uit bestaande middelen van de dienst Bedrijfsvoering, zoals de gelden ter compensatie groei/TOTA, positieve jaarrekeningresultaten binnen bedrijfsvoering, overprogrammering en inzet van vervangingsgelden (programma 16 Overhead). Het college wordt gevraagd uiteen te zetten hoe deze dekking precies is opgebouwd (punt voor het RCrapport). Voor het tweede onderdeel Financiën/Inkoop (€ 12,5 miljoen) wordt nog dekking gezocht. Naar verluidt is het streven om nog te behalen positieve resultaten hiervoor in te zetten. Volgens Artikel 3:2, negende lid van de Algemene verordening financieel beheer en beleid mogen geen verplichtingen worden aangegaan zonder dekking. De accountant is van oordeel dat volgens de verslaggevingsregels gestart mocht worden met fase 1 terwijl er nog geen dekking was voor fase 2.

Ze ziet wel een risico dat de fases niet strikt gescheiden kunnen worden gehouden. De Rekeningencommissie overweegt dit als specifiek aandachtpunt mee te nemen in het jaarrekeningonderzoek 2025 en vraagt het college toe te lichten hoe dit risico wordt ondervangen. Tevens wil de commissie weten waarom de ontbrekende € 12,5 miljoen niet als knelpunt in de Voorjaarsnota is opgenomen (vraag aan de wethouder). Programma MBS als groot project: de Rekeningencommissie onderschrijft het advies van de Accountantsorganisatie om als raad het programma MBS aan te wijzen als groot project en wil afspraken maken met het college over periodieke rapportages aan de raad (vraag aan de wethouder). Aanbesteding onderdoorgang Trekvlietbrug: voor de bouw (fase II) werd aanvankelijk uitgegaan van een taakstellend budget van € 5,5 miljoen. Dit is echter niet als plafondbedrag in de aanbestedingsstukken opgenomen. De accountant kwalificeert het verhogen van het taakstellend budget daarom niet als een wezenlijke wijziging in de zin van artikel 2.163g van de Aanbestedingswet. De Rekeningencommissie vraagt de accountant dit nader schriftelijk uiteen te zetten, onder andere voor wat betreft het aanbestedingsrechtelijke verschil tussen een taakstellend budget en een plafondbedrag.

De commissie vraagt daarbij in te gaan op de definitie van een taakstellend budget, de mogelijkheden om daarvan af te wijken en de implicaties voor het budgetrecht van de raad. De Rekeningencommissie vraagt het college toe te lichten waarom het taakstellend budget uiteindelijk niet in het raadsvoorstel stond en hoe de forse stijging van € 5,5 miljoen naar € 12,1 miljoen zich verhoudt tot het budgetrecht van de raad.

IT en cybersecurity In de jaarrekeningcontrole speelt IT een prominente rol omdat veel financiële processen digitaal verlopen en de betrouwbaarheid van geautomatiseerde systemen invloed heeft op de jaarrekening. Dat Pagina 5 van 9

Verslag vergadering 21 mei 2025

Rekeningencommissie

is de reden dat de accountant de beheersmaatregelen in de IT (de zogenoemde General IT-controls) van meerdere IT-applicaties heeft onderzocht, onder meer met betrekking tot logische toegangsbeveiliging, wijzigingsbeheer, uitbestedingsbeheer en continuïteit. Daarbij is het volgende geconstateerd. − Functie-autorisatiematrices zijn soms verouderd en periodieke controles op autorisaties worden niet tijdig uitgevoerd. Deze bevinding vergroot het risico op onbevoegde toegang tot systemen en gegevens. Dit kan leiden tot fouten, fraude en datalekken. − Herstel- en uitwijktests worden niet altijd uitgevoerd. Indien dergelijke tests niet worden uitgevoerd, is het onzeker of de organisatie na een incident of storing haar systemen en diensten snel en volledig kan herstellen. Dit vergroot het risico op langdurige uitval van cruciale processen en mogelijk verlies van data. − Rapporten van afgesproken dienstverlening ontbreken en geleverde prestaties worden niet met de leverancier besproken. Daardoor ontbreekt inzicht in de daadwerkelijke kwaliteit en naleving van afspraken. Tekortkomingen kunnen dan onopgemerkt blijven en de dienstverlening kan structureel onder het afgesproken niveau blijven. Afgezien van de geringere doelmatigheid kan dit nadelige gevolgen hebben voor de grip die de gemeente heeft op uitbestede processen.

Cybersecurity In opdracht van de gemeente is in 2024 een extern onderzoek uitgevoerd naar cybersecurity. De bevindingen van dit externe onderzoek komen overeen met de bevindingen uit het Cyber Security Assessment dat de Accountantsorganisatie in 2022 heeft uitgevoerd. Op de onderzochte aspecten van cybersecurity (Identificeren, Reageren en Herstellen) ziet de Accountantsorganisatie weinig voortgang. Fysiek domein Het fysieke domein behelst ongeveer 20% van de gemeentelijke exploitatie en betreft onder meer investeringen in de openbare ruimte, ontwikkeling en exploitatie van gronden en vastgoed, alsmede baten uit de afvalstoffenheffing en omgevingsvergunningen. De gemeente Den Haag heeft een aantal grote projecten waarbij intensief wordt samengewerkt met externe partijen zoals HTM en MRDH voor de financiering. Dit soort meerjarige projecten hebben verschillende financieringsstromen en de eigendomsverhoudingen zijn aan de voorkant niet altijd geheel duidelijk. Dit maakt de technische aansturing van het project lastig. Daarnaast is ook de administratieve en financiële afhandeling complex, arbeidsintensief en foutgevoelig. Na afronding van dergelijke projecten blijken grote correcties doorgevoerd te worden om de juiste verhoudingen goed in beeld te brengen. Sommige financiële risico’s zijn daarom pas bij afronding van het project goed in beeld.

Sinds 1 januari 2024 is de nieuwe Omgevingswet van kracht, waarvoor een nieuwe landelijke applicatie is gemaakt. De gemeente heeft ervoor gekozen om gelijktijdig haar eigen applicatie te vervangen. Dit heeft de nodige uitdagingen met zich meegebracht. Zo wordt binnen de gemeentelijke applicatie niet alle relevante informatie overgenomen of wordt bepaalde informatie overschreven. Dientengevolge ontbreekt nog een totaaloverzicht van de aanvragen die zijn binnengekomen via de landelijke applicatie. Ook is deels onduidelijk welke dienst een aanvraag in behandeling heeft genomen en welk bedrag aan leges hiervoor in rekening is gebracht. Het ontbreken van deze informatie bij de controle heeft geleid tot een onzekerheid van circa € 6 miljoen. Grondexploitaties Eind 2024 waren er 30 grondexploitaties waarvan er één in 2024 is gestart (Juliana van Stolberglaan). Zeven grondexploitaties hebben een positieve waarde en 23 een negatieve. Per saldo heeft de gemeente eind 2024 een voorziening van € 173 miljoen moeten treffen om het risico af te dekken. De belangrijkste aandachtspunten zijn: − bij de verantwoording van grondexploitaties wordt intensief gebruik gemaakt van (omvangrijke) Excel-bestanden. Dit maakt een dergelijk financieel omvangrijk proces foutgevoelig en kwetsbaar; − afgelopen boekjaar hebben enkele sleutelfunctionarissen binnen dit proces de gemeente verlaten.

Dit heeft een negatieve impact gehad op de kwaliteit en tijdigheid van het verantwoordingsproces. Zo heeft de raad lang moeten wachten op de toegezegde nieuwe verordening voor grondexploitaties en op de actualisatie van de grondexploitatie Dreven Gaarden Zichten. Bij de jaarrekeningcontrole bleek vervolgens een groot aantal correcties te moeten worden gedaan. Sociaal domein Pagina 6 van 9

Verslag vergadering 21 mei 2025

Rekeningencommissie

Het sociaal domein omvat 54% van de gemeentelijke exploitatie en heeft onder meer betrekking op verstrekte subsidies, verstrekte bijstandsuitkeringen en verstrekte zorg aan burgers via zorgaanbieders. Voor een getrouwe verantwoording moet de gemeente Den Haag de geleverde jeugdzorg kunnen vaststellen. In 2024 bleek dat twee uitvoerende samenwerkingsverbanden de financiële verantwoording van hun geleverde zorg niet op tijd voor de gemeentelijk verantwoording zouden aanleveren. Dat leverde een potentiële onzekerheid van de lasten op van circa € 130 miljoen in 2024. Inmiddels heeft de gemeente afspraken gemaakt met de twee samenwerkingsverbanden over het tijdig aantoonbaar maken van de geleverde zorg. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Verbetering IT-beheer: voor meerdere IT-applicaties zijn noodzakelijke beheersmaatregelen nog onvoldoende ingericht (zie voor een overzicht per IT-applicatie bijlage 3 van het Accountantsverslag, RIS322001, pag. 29). Voor de in 2023 onderzochte applicaties is het beeld over 2024 vrijwel gelijk gebleven. Alleen het autorisatiebeheer voor de applicaties Key2Betalen en Key2Burgerzaken is verbeterd. Daar staat tegenover dat van vijf andere applicaties het autorisatiebeheer tekortschiet.

Voor een borging van de continuïteit van intern gehoste applicaties zijn herstel- en uitwijktests essentieel. Deze worden niet altijd uitgevoerd. Ook het leveranciersbeheer vraagt dringend verbetering, met name voor wat betreft ontbrekende Service Level Reports en tekortschietende monitoring van geleverde prestaties. De Rekeningencommissie vraagt het college dit nog in 2025 op te lossen (vraag aan de wethouder). ▪ Cybersecurity: in 2023 heeft de Rekeningencommissie onder de aandacht van het college gebracht dat de digitale veiligheid op enkele concrete punten verbetering behoefde. Dit kwam naar voren in een cybersecurity assessment die door de Accountantsorganisatie is uitgevoerd in het kader van de jaarrekeningcontrole 2022 (zie het RC-rapport 2022, RIS315931, pagina 30, de brief hierover aan het college, RIS317055 en de reactie van het college (RIS317224)). Hierbij is onder meer gewezen op tekortkomingen in configuratiemanagement en autorisatiebeheer. Naar aanleiding hiervan heeft het college twee brieven gestuurd met betrekking tot de voortgang in de verbetering van het autorisatiebeheer bij vitale applicaties (RIS329366) en het configuratiemanagement en applicatielandschap (RIS320367). In opdracht van de gemeente is in 2024 een extern onderzoek uitgevoerd naar cybersecurity (RIS320796 GEHEIM).

Deze is door de Rekeningencommissie op 29 januari 2025 achter gesloten deuren behandeld (RIS321516). De bevindingen uit het externe onderzoek komen overeen met de bevindingen uit het genoemde assessment van de Accountantsorganisatie. De accountant ziet op de aspecten Identificeren, Reageren en Herstellen enige voortgang, maar benadrukt dat het volwassenheidsniveau van cybersecurity zich nog niet op het geambieerde niveau bevindt. De Rekeningencommissie wil door het college nader worden geïnformeerd over de oorzaken hiervan, de doelstelling van het college en de voortgang in de verbetering van cybersecurity (vraag aan de wethouder). ▪ Applicatie Omgevingsvergunningen: het nieuwe landelijk ingevoerde IT-systeem voor omgevingsvergunningen werkt niet goed samen met de nieuwe gemeentelijke applicatie hiervoor. Hierdoor konden bouwleges voor omgevingsvergunningen niet tijdig worden gefactureerd en kon tijdens de controle niet de volledige omvang van in rekening te brengen leges worden achterhaald. Dit heeft geleid tot een maximale onzekerheid van circa € 6 miljoen, berekend als het verschil tussen de begrote baten uit omgevingsvergunningen en het totaal gefactureerde bedrag aan leges. De Rekeningencommissie wil door het college worden geïnformeerd over de omvang van het financieel risico dat de gemeente loopt als gevolg van deze automatiseringsproblemen (punt voor het RC-rapport).

Nagegaan wordt of een overzicht beschikbaar is van alle gemeentelijke dienstverlening die wordt geraakt door de niet goed functionerende koppeling tussen de nieuwe gemeentelijke applicatie Centric Leefomgeving (CLO) en de landelijke applicatie Digitaal Stelsel Omgevingsvergunning (DSO). Noot van het secretariaat: bij het verstrekken van omgevingsvergunningen zijn drie gemeentelijke diensten betrokken: Stedelijke Ontwikkeling (DSO), Stadsbeheer (DSB) en Publiekszaken (DPZ). Deze diensten is gevraagd een volledig overzicht van omgevingsvergunningen te verstrekken. Naar verwachting lukt het niet om dit vóór de eerstvolgende Rekeningencommissievergadering aan te leveren. ▪ Complexe administratie investeringen openbare ruimte: meerjarige projecten die de gemeente met externe partijen uitvoert hebben verschillende financieringsstromen. Samen met Pagina 7 van 9

Verslag vergadering 21 mei 2025

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

onvoldoende in kaart gebrachte eigendomsverhoudingen maakt dit de technische aansturing van een project lastig en de financiële afhandeling complex. Na afronding van dergelijke projecten vinden soms nog grote correcties plaats om de juiste verhoudingen goed in beeld te brengen. De Rekeningencommissie vraagt het college om naast goede afspraken vooraf, ook te sturen op tijdige afspraken over de verdeling van meerkosten die zich gedurende het project voordoen. De commissie wil weten welke maatregelen het college daartoe neemt. Het college wordt gevraagd hierover ook tussentijds aan de raad te rapporteren, bijvoorbeeld via de GRIP-rapportages (vraag aan de wethouder). Extracomptabele administratie van grondexploitaties: de financieel omvangrijke administratie van grondexploitaties vindt voor een belangrijk deel plaats in Excel-sheets. De Rekeningencommissie acht deze werkwijze veel te foutgevoelig en kwetsbaar. De arbeidsintensiviteit hindert daarnaast ook een vlotte verantwoording over grondexploitaties. Het college wordt gevraagd deze praktijk te verbeteren, bijvoorbeeld door hiervoor gebruik te gaan maken van een daarvoor bedoelde applicatie (punt voor het RC-rapport). Verantwoording inkoop Jeugdhulp: De gemeente Den Haag heeft in 2024 de inkoop van Jeugdhulp voor een gedeelte belegd bij twee nieuw opgerichte samenwerkingsverbanden.

Hierbij is verzuimd om de juiste afspraken te maken over het tijdig aanleveren van een financiële verantwoording van de geleverde zorg. Het hieruit voortkomende risico op een onzekerheid van € 130 miljoen is verlaagd door middel van aanvullende afspraken met de twee samenwerkingsverbanden, bestaande uit periodieke afstemming en een bestuurlijke prestatieverklaring vanuit de samenwerkingsverbanden. Voor een goede beheersing wil de Rekeningencommissie dat voortaan aan de voorkant goede afspraken worden gemaakt over de te leveren prestaties en de kwaliteit hiervan, waarvan de naleving goed door de gemeente wordt gemonitord (punt voor het RC-rapport). Interne beheersing – regie en eigenaarschap: de accountant constateert dat in de verhouding tussen de dienst Bedrijfsvoering en de overige diensten de desbetreffende actoren niet altijd gelijkluidende opvattingen hebben over het eigenaarschap van verantwoordelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn het contractbeheer, Europese aanbestedingen en het beheer van bestemmingsreserves. Het patroon dat de Rekeningencommissie ziet is dat op concernniveau vaak wel duidelijke afspraken zijn gemaakt met diensten, maar dat deze in de uitvoering soms niet (goed) worden nageleefd. De centrale monitoring op naleving is vaak beperkt. Het risico op fouten en onrechtmatigheden wordt daarmee groter. Problemen van deze aard doen zich al jaren achtereen voor.

De hardnekkigheid van de problematiek duidt de Rekeningencommissie als een cultuurprobleem van de gehele gemeentelijke organisatie. De Rekeningencommissie krijgt de indruk dat op centraal niveau afspraken worden gemaakt met de uitvoerende diensten waar het college of de ambtelijke top vervolgens zelf niet voldoende op stuurt. De Rekeningencommissie wil weten hoe het college een cultuuromslag naar een consciëntieuze plan-do-check-act-cyclus wil bereiken (vraag aan de wethouder).

E. Termijnplanning De termijnplanning (RC/2025.31) wordt ongewijzigd vastgesteld. Vanwege het vertrek van de Functionaris Gegevensbescherming (FG) per 1 mei 2025 kan het jaarverslag van de FG in de komende vergadering niet mondeling door hem worden toegelicht. Nagegaan wordt wie deze functie nu waarneemt. De voorzitter wil bij de behandeling van de programmarekening in de commissie Bestuur op 2 juli 2025 een mondelinge toelichting geven op de bevindingen van de Rekeningencommissie. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Te bevragen wethouders: op basis van de bevindingen tot nu toe overweegt de Rekeningencommissie voor de vergadering van 11 juni 2025 de portefeuillehouders uit te nodigen voor de portefeuilles Buitenruimte, IT & cybersecurity en Financiën. ▪ Alternatieve datum voor vaststelling RC-rapport: in de volgende vergadering wil de commissie zich beraden op een eventuele alternatieve datum voor de vaststelling van het RCrapport op 25 juni 2025, vanwege de samenloop met de NAVO-top in Den Haag.

Pagina 8 van 9

Verslag vergadering 21 mei 2025

Rekeningencommissie

F. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering om 21:55 uur.

Pagina 9 van 9