RIS322308 Afdoening motie Burgerbrieven

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

BSD/10908220 RIS322308 Contactpersoon

Aan de gemeenteraad

Quinten van Sprang Dienst

Bestuursdienst Afdeling

Directie Bestuurszaken Datum

Telefoonnummer

15 juli 2025

14070 E-mailadres

quinten.vansprang@denhaag.nl

Onderwerp

Afdoening motie: ‘Burgerbrieven binnen 4 tot 6 weken beantwoorden’

Uw raad heeft tijdens het debat over de beantwoording raadsadressen inzake opvang voormalig Hagacomplex Sportlaan op 22 mei 2025 de door het raadslid de heer Bom ingediende motie ‘Burgerbrieven binnen 4 tot 6 weken beantwoorden’ (RIS322308) aangenomen. Hierbij informeert het college de raad over de afdoening van de motie. De motie luidt als volgt: Constaterende dat, - er veel ongerustheid is bij omwonenden over de plannen voor een grootschalige opvangvoorziening in het voormalig Hagacomplex Sportlaan. - veel omwonenden hun zorgen daarover hebben geuit via een brief aan het college en pas na 10 maanden antwoord hebben ontvangen. - het college in het debat heeft aangegeven dat het college de ambtenaren niet aanstuurt. Overwegende dat, - omwonenden niet veel vertrouwen hebben in het college vanwege de gebrekkige communicatie vanuit de gemeente die zij vanaf het begin hebben ervaren. - het college meerdere malen heeft aangegeven en bevestigd dat zij de zorgen van omwonenden wel serieus neemt. - burgers 10 maanden laten wachten op een antwoord niet bijdraagt aan meer vertrouwen in de gemeente. - het college daarom de ambtenaren moet aansturen om raadsadressen binnen de normale termijn van 4 tot 6 weken te beantwoorden.

Van mening dat, - het college ambtenaren wel dient aan te sturen om te zorgen dat burgerbrieven binnen een redelijke termijn worden beantwoord Verzoekt het college, - in het algemeen te beamen dat het college de ambtenaren wel aanstuurt en in het bijzonder toe te zeggen dat burgerbrieven binnen 4 tot 6 weken worden beantwoord.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10908220

Het college geeft op de volgende manier antwoord op deze motie: De gemeente ontvangt brieven van burgers. Deze worden gericht aan de gemeente maar kunnen ook rechtstreeks aan het college van burgemeester en wethouders worden geric ht. Een bijzondere categorie zijn raadsadressen. De raad bepaalt de wijze van afdoening van deze raadsadressen in de eerstvolgende raadsvergadering na ontvangst van de brief. Eén van de mogelijkheden is dat de raad aan het college vraagt om het raadsadres te beantwoorden. Voor reguliere burgerbrieven is de afhandelingstermijn 6 weken. Voor raadsadressen is deze ruimer, namelijk 8 weken. In voorkomende gevallen wordt, alvorens een schriftelijke reactie wordt opgesteld, eerst contact opgenomen met de afzender. Vragen, zorgen of opmerkingen kunnen in mondeling (telefonisch) contact worden toegelicht waardoor de afzender een beter antwoord op de vraag krijgt. Wanneer inhoudelijke beantwoording niet mogelijk is binnen de termijn, dan wordt in voorkomende gevallen de indiener van de brief door middel van een tussenbericht hierover geïnformeerd. De organisatie bewaakt de voortgang op de afdoening van een raadadres. Het college is, met u, van mening dat raadsadressen tijdig moeten worden beantwoord en heeft derhalve de organisatie dringend opgeroepen tot een aanscherping van de interne procedures en de voortgangsbewaking.

Het college beschouwt de motie hiermee als afgedaan. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de locoburgemeester, Ilma Merx

Robert van Asten

2/2