RIS322216 Bijlage Strategie Actieve Openbaarmaking 2025-2028
Tekst van het document
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025 -2028
gegVoor
Strategie Actieve Openbaarmaking 2025-2028 Implementatie van de Wet Open Overheid (Woo) bij de gemeente Den Haag
1
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025 -2028
Inhoudsopgave Voorwoord
1
1.
2
2.
3.
4.
Bestuurlijke Ambitie, Wettelijke kader en Omgevingsbeeld 1.1.
Bestuurlijke ambitie actieve openbaarmaking
2
1.2.
Juridisch kader
3
1.3.
Deze strategie is aanvullend op bestaand beleid
3
1.4.
Omgevingsbeeld
4
1.5.
Risico’s in beeld
6
Speerpunten
7
2.1.
Blik van ‘buiten naar binnen’
7
2.2.
Speerpunt 1
7
2.3.
Speerpunt 2
7
2.4.
Goede voorbeelden laten zien en inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties betrekken bij de open overheid
8
Uitgangspunten en randvoorwaarden
9
3.1.
Uitgangspunten en randvoorwaarden
9
3.3
Architectuur
10
3.4
Security
10
3.5
Privacy
11
3.6
Metadatering
11
Organiseren van actief openbaar maken
12
4.1.
Governance
12
4.2.
Actieprogramma Open Overheid 2025-2028
12
4.4 Communicatie
13
4.5 Financiën en verantwoording
14
Bijlage A. Informatiecategorieën, werkdefinitie en bijbehorende documentsoorten
15
Bijlage B. Rollen en verantwoordelijkheden tav actief openbaar maken
16
Bijlage C. Roadmap
18
2
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028
Voorwoord Dit document beschrijft de strategie voor actieve openbaarmaking van overheidsinformatie van de gemeente Den Haag voor de jaren 2025 tot en met 2028 op grond van de Wet open overheid (Woo). Deze strategie wordt door het College van B en W vastgesteld voor de periode van 2025 - 2028. Tussentijds zal het geëvalueerd en waar nodig aangepast worden. Zolang een nieuwe Strategie nog niet is vastgesteld blijft het laatste vastgestelde Strategie document van toepassing.
De Wet Open Overheid (Woo) Per 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) inwerking getreden. De Woo regelt het recht op overheidsinformatie en is bedoeld om overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De Woo vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) en verschilt vooral op het gebied van actieve openbaarmaking van overheidsinformatie en informatiehuishouding. De Woo past in een bredere beweging naar een open overheid die transparant is naar haar inwoners, bedrijven en instellingen. Met deze strategie actieve openbaarmaking bouwen we verder aan het principe dat de gemeente er is van en voor de inwoners, bedrijven en instellingen. Daarmee vormt het een belangrijke basis om hen actief bij de gemeente te betrekken en de gemeente te kunnen controleren. Dat draagt bij aan het vertrouwen van de samenleving in de overheid. Het actief openbaar maken van informatie sluit ook aan op de ambitie uit het Haags coalitieakkoord 2023 – 2026 om de afstand te verkleinen tussen het stadhuis en de inwoners.
Wat is actief openbaar maken? Actief openbaar maken is het uit eigen beweging openbaar maken van overheidsinformatie op grond van de Woo. Er zijn in de Woo 17 informatie categorieën vastgelegd, die op termijn en gefaseerd (per tranche) verplicht openbaar moeten worden gemaakt (zie bijlage A). De eerste tranche met de eerste vijf informatie categorieën is per 1 november 2024 in werking getreden. Voor de overige tranches is nog niet bekend wanneer deze in werking treden. De gemeente Den Haag maakt al veel informatie uit eigen beweging openbaar. Uit een “fit gap” analyse van Berenschot1, en een overzicht van KOOP2 blijkt dat we voor de categorieën in tranche I al voldoen aan de eisen van de Woo. Om ook te kunnen voldoen aan de Woo voor de andere categorieën zijn een aantal randvoorwaarden gedefinieerd op de korte, middellange en langere termijn, zie roadmap paragraaf 4.4.
Onderdelen strategie Dit strategie document gaat in op: de Haagse ambities voor “actief openbaar maken” op basis van de maatschappelijke opgave, met twee speerpunten die vanuit het inwonersperspectief ingaan op wat er nodig is om te voldoen aan de Woo; het kader voor de organisatie en governance van actief openbaar maken inclusief de uitwerking van de veranderopgave, die nodig is binnen de gemeentelijke organisatie. Als vervolg op de strategie wordt op basis van een roadmap toegewerkt naar een actieprogramma 2025-2028 om actieve openbaarmaking concreet uit te voeren binnen de gemeente Den Haag.
1 2
Zie het rapport Tactisch Operationeel Plan: Tactisch Operationeel Plan (TOP) v07.pptx Overzicht eerste tranche WOO-index | Instructie | KOOP Kennis- en exploitatiecentrum officiële overheidspublicaties
1
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028
1.
Bestuurlijke Ambitie, Wettelijke kader en Omgevingsbeeld
1.1.
Bestuurlijke ambitie actieve openbaarmaking
Definities van een open overheid bevatten gewoonlijk de volgende drie kernelementen: • • •
Een overheid die transparant is en informatie verstrekt aan de samenleving, zowel uit zichzelf (actief) als op verzoek (passief); Een overheid die toegankelijk is en aanspreekbaar, en zich rekenschap geeft van haar acties; Een overheid die inclusief is, participerend en de samenleving actief betrekt bij besluit- en bestuursvorming.
Den Haag is dé stad van vrede en recht en de spil van het bewaken van de democratie en rechtsstaat. Om deze rol kracht bij te zetten, wil de gemeente relevante overheidsinformatie actief beschikbaar stellen voor iedereen, en deze informatie moet ook betrouwbaar en begrijpelijk zijn. De gemeente onderschrijft in haar ambitie dat de maatschappelijke opgave altijd centraal staat: zorgdragen voor een moeiteloze goede informatiepositie van inwoners, bedrijven, onderzoekers, journalisten en maatschappelijke organisaties. Hiermee levert de gemeente Den Haag een bijdrage aan het vergroten van informatiegelijkheid, transparantie, participatie en verantwoording naar haar inwoners toe. Dit sluit aan bij de doelstellingen en achterliggende gedachte van de Woo. Daarbij zijn doelmatigheid en rechtmatigheid belangrijke richtsnoeren bij de belangenafweging. Overheidsinformatie heeft ook een cultureel-historische functie; een waardevolle getuigenis van geschiedenis en identiteit. Gearchiveerde overheidsinformatie kan worden gebruikt om het verleden te (leren) kennen en het heden te begrijpen. Daarnaast kan het recht doen aan wat mensen en/of hun familie is overkomen. Zo zeggen documenten over de slavernij veel over de rol van Nederland daarin en laten de archieven over de MH17-ramp bijvoorbeeld zien dat de Nederlandse overheid een diepgaand internationaal onderzoek is gestart.
Al dit soort informatie is belangrijk voor het doen van onderzoek, ook voor en door toekomstige generaties. Gearchiveerde informatie moet daarom duurzaam toegankelijk zijn. Welke informatie maken we Ambitieniveau: voldoen aan de Woo op niveau basis Implementatie van de Woo kan op verschillende manieren worden opgepakt. De basis bestaat uit het openbaar maken van de 17 informatie categorieën die in de Woo zijn vastgelegd, die op termijn en gefaseerd (per tranche) verplicht openbaar moeten worden gemaakt volgens een tijdslijn (in tranches) die door het Rijk wordt bepaald. Hogere niveaus “meer” en “meest” bouwen voort op het niveau basis waarbij ondermeer een hoger tempo wordt aangehouden vooruitlopend op het Rijk en meer categorieën openbaar gemaakt worden.
openbaar? We richten ons voor de WOO op documenten, informatie en data die tussen partijen is gedeeld. Dus niet op ruwe productiedata in productieprocessen. Want deze informatie heeft geen context zolang er geen besluit en/of communicatie heeft plaatsgevonden.
Bij actief openbaar maken van informatie volgens de Woo kiezen we voor het niveau basis waarmee we volledig voldoen aan de eisen uit de Woo. We volgen het tempo van het Rijk en de door het rijk vastgesteld tranches voor het gefaseerd openbaar maken van de informatie categorieën uit de Woo. De afweging is dat bij een snellere en bredere aanpak onzekerheid ontstaat, omdat nog niet alle definities helemaal helder zijn, of nog kunnen worden bijgesteld voor de verplichting per tranche daadwerkelijk ingaat. Daardoor zouden bijvoorbeeld aansluitingen op landelijke systemen nog niet operationeel kunnen zijn of achteraf moeten worden aangepast. Verder voldoen we aan de Woo door het tijdig openbaar maken van informatie, indien daar door inwoners, 2
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028 bedrijven, instellingen, onderzoekers of journalisten om wordt gevraagd, al dan niet in de vorm van een Woo verzoek (passief).
De gemeente Den Haag maakt al veel informatie actief openbaar Belangrijk om te benadrukken is dat er al veel informatie actief openbaar wordt gemaakt en er ook al veel activiteit plaatsvindt op verschillende domeinen om deze ambities waar te maken. Zo scoorde de gemeente in 2022 op de domeinen van informatiebeheer en metadatabeheer al een 7,3 (QA Consulting (2022), nulmeting kwaliteitssysteem IB). Vgl. ook de vele goede voorbeelden van een open overheid van gemeente Den Haag, zoals de raadsinformatie, het subsidieregister, de informatie n.a.v. Woo verzoeken, etc. 3
1.2.
Juridisch kader
De belangrijkste wetten aangaande de open overheid zijn de Wet open overheid, Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995. Daarnaast zijn er nog tal van andere wetten met eisen aan de informatiehuishouding, denk aan de Wet elektronische publicatie algemene bekendmakingen en de Wet hergebruik van overheidsinformatie maar ook aan de archiefverordening Den Haag 2018 en de beheerregeling informatiebeheer Den Haag 2018. In het strategisch beleidskader informatiebeheer 2021-20254 (RIS 308275) is de beschrijving van het gehele wettelijke kader opgenomen. Wet open overheid De Woo vervangt de Wob en kent drie doelstellingen: a) Actieve openbaarmaking. Hieronder valt het actief openbaar maken van informatie, opgedeeld in zeventien informatiecategorieën. Deze zijn verplicht gefaseerd openbaar te maken via een landelijke voorziening (Woo-index, 5voorheen PLOOI). Daarnaast bevat de Woo een inspanningsverplichting om meer openbaar te maken dan de verplichte categorieën. b) Passieve openbaarmaking. De Woo volgt de Wob op en daarmee is de reactietermijn op Woo-verzoeken verkort en ook de regels en onderbouwing voor het ‘weglakken’ van niet-openbare informatie volgens de Woo. c) Duurzame informatiehuishouding.
Overheidsorganisaties dragen de zorgplicht om maatregelen te treffen voor het duurzaam toegankelijk maken van digitale documenten en het daarmee verbeteren van hun informatiehuishouding in lijn met de archiefwet 1995. Welke informatie moet actief openbaar gemaakt worden? Deze strategie actieve openbaarmaking geldt voor publieke informatie. Dit is informatie die is neergelegd in documenten die berusten bij de gemeente. Een document is een door de gemeente opgemaakt of ontvangen stuk dat verband houdt met de publieke taak van de gemeente. Data valt onder het documentbegrip waar hierboven over gesproken wordt en dus ook onder de Woo. En is dus ook in scope van deze strategie.
In de Woo wordt benadrukt dat, naast de verplichting tot actief openbaar maken, ook de bepaling uit de (huidige) Archiefwet dat overheidsorganisaties documenten in goede, geordende en toegankelijke staat moeten houden, nageleefd moet worden. Dit is randvoorwaardelijk om informatie openbaar te maken.
1.3.
Deze strategie is aanvullend op bestaand beleid
3
Er zijn al vele voorbeelden van initiatieven binnen de gemeente die invulling geven aan dit doel. Op de website projecten.denhaag.nl wordt bijvoorbeeld per (bouw)project beschreven wat het project inhoudt, wat de voortgang is, welke documenten relevant zijn en wat de contactgegevens zijn. 4 5
https://denhaag.raadsinformatie.nl/document/9946158/2#search=%22beleidskader%20informatiebeheer%22 . Woo-index: https://organisaties.overheid.nl/woo
3
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028 Deze strategie is aanvullend op al bestaand (en vastgesteld) beleid in de gemeente met betrekking tot de informatiehuishouding en actief openbaar maken. Het voorliggende document vult dit aan met betrekking tot actief openbaar maken. Hieronder is per beleidsstuk kort beschreven wat de relevantie in relatie tot actieve openbaarmaking is. 1. Het Haags coalitieakkoord 2023-2026 Het coalitieakkoord vormt het vertrekpunt, met de ambitie om de afstand te verkleinen tussen het stadhuis en de inwoners. Dit gebeurt onder andere door participatie bij belangrijke beleidsbeslissingen te bevorderen zodat de stem van de inwoners wordt gehoord, maar ook door relevante informatie openbaar te maken. Beide ambities dragen bij aan het betrekken van inwoners bij de gemeente en haar dienstverlening. 2. Visie op Digitalisering en Dienstverlening Dit visiedocument geeft richting aan het slim en verantwoordelijk omgaan met digitalisering, zowel in de stad als voor de gemeentelijke organisatie. Hierin staan drie ambities centraal: 1. 2. 3.
Digitaal Den Haag: Samen slim vernieuwen Visie op dienstverlening 2024 – 2029 (RIS 319384) 6 Gemeentelijke ICT: Klaar voor morgen en basis op orde
3. Strategisch beleidskader Informatiebeheer Dit strategisch beleidskader Informatiebeheer (RIS308275) richt zich op de duurzame toegankelijkheid van informatie binnen de gemeente. Dit betekent dat informatie vanaf het moment van ontstaan beschikbaar is en bruikbaar is voor iedereen die daar recht op heeft en voor zolang dit noodzakelijk is. Ambtenaren, inwoners, bedrijven, journalisten en onderzoekers kunnen de informatie die ze nodig hebben vinden, raadplegen en interpreteren. Naast toegankelijkheid staat betrouwbaarheid centraal: de mate waarin men erop kan vertrouwen dat informatie (feitelijk) waar en relevant is. In het beleidskader staan vier speerpunten geformuleerd welke centraal staan voor de inspanningen. Twee hiervan zijn relevant voor inspanningen omtrent actief openbaar maken: speerpunt 3) Informatiebeheer by design en speerpunt 4) (ondersteunen van) actief openbaar maken van informatie. 4.
Haagse datastrategie
De Haagse datastrategie is een leidraad voor hoe de gemeente Den Haag gezamenlijk komt tot een organisatie die op basis van feiten en cijfers verantwoord stuurt: bewust datagedreven. Hierbij is het streven dat data vindbaar, toegankelijk en betrouwbaar is. De gemeente werkt zoveel mogelijk op basis van open data en open standaarden. Onderdeel van de Haagse datastrategie is het Open data beleidskader. Hierin is het uitgangspunt ‘open, tenzij’ vastgesteld. Zo geeft de gemeente invulling aan een transparante overheid.
1.4.
Omgevingsbeeld
De Woo vraagt de interne organisatie om publicatie van documenten veel centraler inzichtelijk te maken en beleid te maken dat geldt voor veel verschillende gemeentelijke processen. Vanuit de techniek worden documenten al veel digitaal opgeslagen, bewerkt en gepubliceerd. Met processystemen en zaakapplicaties wordt door medewerkers op veel vlakken in de organisatie al procesmatig gewerkt. De invoering van actief openbaar maken vergt in veel gevallen dan ook vooral een ‘extra’ stap aan het einde van een duidelijk afgesproken proces. Naast mogelijke extra werkzaamheden wordt met de Woo ook een andere houding van de ambtenaren t.o.v. informatie gevraagd. Voldoen aan de Haagse ambities en de Woo betekent dat schrijven voor openbaarheid en het goed opslaan van documenten steeds meer een onderdeel worden van de verantwoordelijkheid van alle 6
https://denhaag.raadsinformatie.nl/document/14387883/1#search=%22visie%20op%20dienstverlening%22 .
4
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028 ambtenaren. Het gaat hier om een veranderopgave, die vraagt om verandermanagement en daarop afgestemde communicatie (zie ook paragraaf 4.) en de impactanalyse in het onderzoek: “Tactisch Operationeel Plan Openbaar maken”7. De gemeente Den Haag publiceert (al) veel relevante informatie voor inwoners, bedrijven, instellingen op www.denhaag.nl. Wel kan bij een Woo-verzoek informatie worden opgevraagd, die niet actief openbaar is gemaakt. Bijvoorbeeld in mails, of andere documenten. Deze informatie moet dan worden gedeeld met inachtneming van privacyregels (lakken). Dit vraagt dan ook van de ambtenaren dat zij schrijven met de gedachte dat hun schrijven openbaar kan worden gemaakt. Uiteraard moeten mails en documenten dan ook goed worden opgeslagen om ze te kunnen vinden. Of op tijd worden verwijderd volgens de Archiefwet. Landelijk niveau Rijksbreed worden vanuit het programma Open Overheid veel activiteiten ondernomen. Het programma is primair gericht om de openheid van de Rijksoverheid te vergroten, hoewel medeoverheden ook kunnen profiteren van de ontwikkelde tools en andere producten kunnen hebben.
Door ruimer en actiever informatie vanuit het Rijk te delen, neemt de transparantie rondom beleidskeuzes toe, draagt het bij aan goed functioneren van de overheid en worden journalisten, burgers en onderzoeker beter geholpen. Het programma bestaat uit drie sporen: 1) openbaarmaking, 2) informatiehuishouding en 3) de nieuwe Archiefwet. Het spoor ‘informatiehuishouding’ is genoemd ‘Open op orde’ 8, waarbinnen meerdere actieplannen zijn ontwikkeld binnen 4 (sub)sporen: 1) professionals, 2) volume en aard van informatie, 3)informatiesystemen en 4) bestuur en naleving. Ook is er het Actieplan Open Overheid 2023 – 20279. Dit actieplan is onderdeel van de OGP (zie paragraaf hieronder). Het wordt gecoördineerd door het ministerie van BZK. Elk kwartaal wordt de laatste status bijgehouden in de zogenaamde updates. Op landelijk niveau wordt ook een beeld geschept van de invoering van de wet, meest recentelijk met het rapport van onderzoeksinstituut Centerdata, waarbij vooral journalisten veel verbeterpunten zagen.10 De gemeente Den Haag lijkt zich t.o.v. van andere grote gemeenten (Amsterdam, Rotterdam en Utrecht) enigszins in het midden te begeven. Op sommige vlakken (communicatie, Woo-bureau) gaan ontwikkelingen sneller, op andere gebieden (techniek, metadata) soms wat trager.
Deze verschillen worden veelal verklaard door het ambitieniveau en mate van centralisatie van diensten en processen. Gemeente Den Haag werkt samen aan actieve openbaarmaking met de VNG-G4, Rijksprogramma voor Duurzame Digitale Informatiehuishouding (RDDI), Ministerie BZK en EZK en betrekt inwoners en onderzoekers op velerlei manieren onder andere door de website Den Haag Open Data11. Internationaal niveau Op internationaal niveau is een open overheid een breed thema. Dit manifesteert zich onder andere in het Open Government Partnerschip uit 2011, waarbij inmiddels meer dan 70 landen zijn aangesloten. Ook Nederland heeft een Actieplan12 gemaakt in dat kader. De Amerikaanse Freedom of Information Act uit 1966 geeft de mogelijkheid aan iedereen om informatie van de Amerikaanse overheid op te vragen. Dit sluit aan op de doelstellingen van de Woo. Behalve documenten worden ook data wereldwijd veel meer openbaar gemaakt. Nederland beweegt zich hierin in
7
Zie het rapport Tactisch Operationeel Plan: Tactisch Operationeel Plan (TOP) v07.pptx. https://www.open-overheid.nl/over-open-overheid/open-op-orde 9 https://www.open-overheid.nl/over-open-overheid/actieplan-open-overheid. 10 Een jaar Wet open Overheid. Journalisten kritisch over de afhandeling van Woo-verzoeken (acoi.nl) 11 https://denhaag.dataplatform.nl/#/home 12 https://www.opengovpartnership.org/wp-content/uploads/2023/09/Netherlands_Action-Plan_2023-2027_June_NL.pdf 8
5
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028 de middenmoot.13
1.5.
Risico’s in beeld
Voor actieve openbaarmaking is door gemeente Den Haag een lijst opgesteld van de belangrijkste risico’s, hun impactscore, kans op optreden en mogelijke mitigatiemaatregelen. De risico’s voor het niet goed omgaan met de Woo hebben vooral betrekking op het niet tijdig openbaar maken van informatie, het niet betrekken van belanghebbenden alvorens openbaar te maken, het niet goed meenemen van weigeringsgronden en privacy en mogelijke juridische procedures of bestuurlijke vragen die hierop zouden kunnen volgen. De volledige tabel is te vinden in de in het Tactisch Operationeel Plan14.
13
OECD (2023), "2023 OECD Open, Useful and Re-usable data (OURdata) Index: Results and key findings", OECD Public Governance Policy Papers, No. 43, OECD Publishing, Paris, https://doi.org/10.1787/a37f51c3-en. : Figure 7. Availability of high value datasets. 14 Zie het rapport Tactisch Operationeel Plan: Tactisch Operationeel Plan (TOP) v07.pptx
6
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028
2.
Speerpunten
2.1.
Blik van ‘buiten naar binnen’
Haagse Dienstverlening moet persoonlijk, gemakkelijk en betrouwbaar zijn, aldus de Visie op Digitalisering en Dienstverlening. Dit betekent dat dienstverlening aansluit bij de leefwereld van inwoners, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Wat inwoners met de informatie kunnen en hoe het aansluit op hun belangen staat centraal. In het licht van een open overheid, betekent dit dat informatie, naast goed, geordend en toegankelijk (Archiefwet), ook begrijpelijk en betrouwbaar moet zijn. Om dit te realiseren is een blik ‘van buiten naar binnen’ nodig. Immers, de ambitie van de gemeente vloeit voort uit de maatschappelijke opgave. De maatschappelijke opgave is opgesplitst in twee speerpunten: 1. 2.
Inwoners en maatschappelijke organisaties hebben toegang tot informatie in een goede, geordende en toegankelijke staat; Gepubliceerde informatie is begrijpelijk en betrouwbaar.
Elk speerpunt is vervolgens uit te splitsen in een aantal concrete doelen. Hieronder worden deze doelen verder geconcretiseerd:
2.2.
Speerpunt 1
Speerpunt 1: Inwoners en maatschappelijke organisaties hebben toegang tot informatie in een goede, geordende en toegankelijke staat Dit speerpunt bestaat uit twee componenten; de toegang tot - en de staat van de te vinden informatie. Dit vereist dat informatie makkelijk te vinden én te begrijpen is voor inwoners en maatschappelijke organisaties. Daarnaast vereist dit speerpunt een informatiehuishouding waarin de opslag, het beheer én de verstrekking van gegevens binnen en vanuit de gemeente, duurzaam vorm zijn gegeven. Om de randvoorwaarden te scheppen voor duurzame toegang en beschikbaarheid, stelt de gemeente zich de volgende doelen: Doel a: Alle benodigde informatie, die daarvoor in aanmerking komt, is gepubliceerd en daarmee beschikbaar Het ambitieniveau ‘basis’ houdt in een volledige en tijdige publicatie van informatie onder de geselecteerde categorieën in, via de bestaande portalen van de gemeente. Het betekent ook dat er in principe geen extra handelingen en daarmee doorlooptijd, nodig zijn om de doelgroep te voorzien van de gewenste informatie. Doel b: Informatie is toegankelijk en vindbaar voor inwoners en maatschappelijke organisaties In lijn met doel a, stelt de gemeente zich ten doel dat de beschikbare informatie ook toegankelijk is. In andere woorden: doel a is pas wat waard als inwoners zich ook daadwerkelijk de beschikbare informatie eigen kunnen maken.
Dat betekent dat de gemeente in de uitwerking o.a. werkt aan het minimaliseren van verwijzingen naar of vormen van barrières qua toegang tot platformen (denk aan registratie en/of lidmaatschap). Doel c: Informatie wordt binnen de toegestane periode gepubliceerd Met dit doel beoogt de gemeente twee effecten. Het eerste is dat de gemeente de 17 informatiecategorieën van de Woo volgens gestelde termijn publiceert en ook dat de informatie binnen de gestelde termijn beschikbaar komt en toegankelijk is.
2.3.
Speerpunt 2
Speerpunt 2: Gepubliceerde informatie is begrijpelijk en betrouwbaar Op het moment dat inwoners en maatschappelijke organisaties overheidsinformatie vinden, dan moet deze informatie hen kunnen helpen. Hiertoe onderscheidt de gemeente de volgende drie doelen: 7
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028 Doel d: Informatie is voor inwoners en maatschappelijke organisaties begrijpelijk Inwoners en maatschappelijke organisaties moeten kunnen rekenen op begrijpelijke informatie. Het gaat over de mate waarin de informatie aansluit bij de inwoners. De gemeente hanteert richtlijnen om informatie begrijpelijk aan te bieden en reflecteert en verbetert op dit vlak. Doel e: Verbanden en samenhang tussen verschillende documenten zijn aangegeven Er zal pas op lange termijn invulling aan dit doel worden gegeven, omdat dit verder reikt dan de wettelijke vereisten en een grote inspanning van de gemeente vraagt die momenteel niet realistisch is. Wel blijft het streven om op lange termijn invulling te geven aan dit doel.15 De gemeente geeft het aan wanneer expliciete relaties tussen informatie bestaan. Denk aan een vergunning die voortkomt uit een aanvraag, behandeling, inzage/bezwaartermijn en besluitvorming. Doel f: De betrouwbaarheid en volledigheid van de beschikbare informatie is geborgd De gemeente ziet er nauw op toe dat de juiste informatie wordt gepubliceerd en dat dit in volledigheid gebeurt. Een bijkomend wenselijk effect is dat ook het doorlopen van een zoek- en vindervaring die aansluit op de behoefte en verwachtingen, bijdraagt aan de betrouwbaarheid van de gemeente in brede zin.
2.4.
Goede voorbeelden laten zien en inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties betrekken bij de open overheid
Aan een open overheid werken we samen met en voor de stad. We willen laten zien wat de gemeente Den Haag al aan een open overheid doet, en beter bekend maken waar deze voorbeelden te vinden zijn. We vragen de inwoners wat zij ervan vinden en verwerken hun feedback. Zo werkten we samen met inwoners aan het kiezen van de vijf beste voorbeelden van een open overheid eind 2024. De winnende voorbeelden zijn in februari 2025 aan inwoners en ambtenaren in het Atrium tentoongesteld. Inwoners konden hier hun reactie en ideeën meegeven.
15
Er zijn wel al voorbeelden van initiatieven binnen de gemeente die invulling geven aan dit doel. Op de website projecten.denhaag.nl wordt bijvoorbeeld per (bouw)project beschreven wat het project inhoudt, wat de voortgang is, welke documenten relevant zijn en wat de contactgegevens zijn.
8
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028
3.
Uitgangspunten en randvoorwaarden
Om vanuit de speerpunten en organisatiedoelen te komen tot de daadwerkelijk actief openbaar maken door de gemeente, zijn een aantal uitgangspunten en randvoorwaarden geformuleerd. Daarbij gaat het om het organiseren van openbaarheid waar de interne veranderopgave deel van uitmaakt, deze is in vier werkgebieden ingedeeld, zie onderstaand schema 1. Gemeente Den Haag draagt zorg voor een goede informatiepositie van inwoners en maatschappelijke organisaties. Maatschappelijke opgave Speerpunt 1. Burgers en maatschappelijke organisaties hebben toegang tot informatie in een goede, geordende en toegankelijke staat
Speerpunt 2. Gepubliceerde informatie is begrijpelijk en betrouwbaar
Organiseren openbaarheid
Doel a. Alle benodigde en geoormerkte informatie is gepubliceerd en daarmee beschikbaar
Doel b. Informatie is toegankelijk en vindbaar voor burgers en maatschappelijke organisaties
Management & Organisatie
Mens en Cultuur
Informatie en Technologie
Procedures & Processen
Doel c. Informatie wordt binnen de toegestane periode gepubliceerd Doel d. Informatie is voor burgers en maatschappelijke organisaties begrijpelijk Doel e. Verbanden en samenhang tussen verschillende documenten zijn aangegeven Doel f. De betrouwbaarheid en volledigheid van de beschikbare informatie is geborgd
Schema 1: de maatschappelijke opgave vertaald naar de gemeente Per thema zijn vervolgens acties geformuleerd die op de korte, de middellange of lange termijn moeten worden uitgevoerd, deze staan in een roadmap, zie Bijlage C.
3.1.
Uitgangspunten en randvoorwaarden
De uitgangspunten voor het organiseren van openbaarheid, waaronder de interne veranderopgave, moeten gedragen en uitvoerbaar zijn. Daartoe hanteert de gemeente organisatie-breed de volgende uitgangspunten: 1.
De gemeente volgt de implementatie in tranches van BZK De gemeente volgt het landelijke tempo. Tegelijkertijd moet het behapbaar zijn en dus houdt de gemeente ook rekening met het absorptievermogen van de gemeente.
2.
De diensten dragen verantwoordelijkheid voor realisatie van de veranderopgave. De documenten zijn van de diensten. Het organisatie-brede karakter van deze opgave vereist dat de diensten, ondersteund door bedrijfsvoering (DBV), hun interne veranderopgave realiseren.
3.
De gemeente ontzorgt en biedt meerwaarde. De gemeente streeft naar minimale belasting van de organisatie. Bij de implementatie hanteert de gemeente ambitieniveau ‘basis’. In die geest benadert en faciliteert de gemeente díe medewerkers die direct van doen hebben met de (eerst verplichte) informatiecategorieën. Bovendien maakt de gemeente efficiëntieslagen in het werkproces, daar waar de kansen voor het oprapen liggen.
4.
De strategie voor actieve openbaarmaking bouwt voort op de bestaande strategische en tactische beleidskaders Informatiebeheer, Haagse datastrategie etc. 9
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028 Den Haag monitort actief op implementatie en naleving van het gestelde beleid. Er wordt momenteel gewerkt aan een monitoringsdashboard met kwalitatieve en kwantitatieve sturingsindicatoren. Waar nodig worden op deelgebieden specifieke uitgangspunten opgesteld. 5.
Wendbare agendering en besluitvorming De implementatie van de Woo is door haar unieke en omvangrijke karakter op tactisch en operationeel vlak moeilijk te plannen. Mede door de werkenderweg landelijke planning en werkdefinities. Het vereist dat de sturende organisatie risico’s proactief signaleert, oppakt en de besluitvormende gremia tijdig in stelling brengt om te kunnen handelen in lijn met de planning van BZK.
6.
Adequate mensen en financiële middelen De implementatie valt en staat bij de inzet en beschikbaarheid van mensen en financiële middelen. Op basis van de beschikbare capaciteit voor de implementatie van de Woo is een organisatie van de Woo ingericht (zie 4.3 t/m.4.5).
3.2
Uitwerking veranderopgave per werkgebied
Voor ieder werkgebied is inzichtelijk welke deelresultaten in de komende jaren bijdragen aan de organiseren van openbaarheid waaronder de interne veranderopgave en daarmee de beoogde maatschappelijke opgave. Zie de roadmap in bijlage A. Elk deelresultaat krijgt een verdere uitwerking op operationeel niveau voor zowel de eerste, tweede en derde lijn. Zie ook het Onderzoek: “Tactisch Operationeel Plan voor Actief openbaar maken”16.
3.3
Architectuur
De implementatie van de Woo moet plaatsvinden binnen een complex systeemlandschap dat bestaat uit productiesystemen die het primaire proces ondersteunen, generieke ondersteunende systemen, en systemen voor informatiebeheer zoals het Document Management Systeem (DMS). De Woo heeft raakvlakken met informatiebeheer en archivering. Hierdoor betreedt de Woo een gebied dat nog grotendeels moet worden ingericht en ontdekt. Hoewel systemen voor informatiebeheer deels beschikbaar zijn, zijn de implicaties voor processen, verantwoordelijkheden en de rest van de organisatie nog niet volledig uitgekristalliseerd. De manier waarop de Woo wordt ingericht, zal een aanzienlijke invloed hebben op de effectiviteit van de informatiebeheeren archiveringsprocessen. De Woo-processen betreffen zowel gestructureerde informatie uit primaire processystemen als ongestructureerde informatie uit generieke systemen zoals Office-applicaties. Het correct en volledig toepassen van metadata op alle relevante informatie is cruciaal voor een soepele uitvoering van de Woo-processen. Een deel van deze metadata kan automatisch worden gegenereerd door het systeem op basis van processen en data, terwijl een ander deel handmatig moet worden aangeleverd door gebruikers, vooral voor informatie uit generieke ondersteunende processen.
De gemeente ziet twee varianten voor de inrichting van het systeemlandschap ter ondersteuning van de Woo: op lange termijn wordt Variant I geprefereerd, waarbij de Woo-publicaties via het Open DMS verlopen, terwijl op korte termijn Variant II wordt gebruikt, waarbij publicaties aansluiten op individuele processystemen. Een gefaseerde implementatie wordt voorgesteld om op korte termijn aan de Woo te voldoen, terwijl op lange termijn de voordelen van Variant I worden gerealiseerd. Voor beide varianten is ook een architectuurplaat uitgewerkt, welke is opgenomen in het Tactisch Operationeel Plan.
3.4
Security
Informatieveiligheid gaat over het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket van maatregelen om de gemeentelijke informatiehuishouding aantoonbaar te beschermen tegen bedreigingen. Informatieveiligheid in 16
Zie het rapport Tactisch Operationeel Plan: Tactisch Operationeel Plan (TOP) v07.pptx
10
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028 relatie tot de Woo is: zorg dragen dat onze informatiehuishouding onder de beleidskaders van de Woo zodanig is beschermd dat informatie toegankelijk, vindbaar, betrouwbaar, veilig, duurzaam, herbruikbaar, volledig, uitwisselbaar en eenvoudig te ontsluiten is zonder dat de beschikbaarheid, authenticiteit, integriteit, context, openbaarmaking, het beheer en de vertrouwelijkheid van (gevoelige) informatie in het geding komt. Dit houdt in dat de strategie en tactiek voor het actief openbaar maken op grond van de Woo, het Strategisch Beleidskader Informatieveiligheid van de gemeente Den Haag en het Strategisch beleidskader Informatiebeheer aanvullend aan elkaar zijn. Zie uitwerking van de security principes die belangrijk zijn in het Tactisch Operationeel Plan.
3.5
Privacy
Binnen de Wet open overheid (Woo) wordt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vaak aangehaald als reden om bepaalde informatie niet openbaar te maken. Dit kan betrekking hebben op hele documenten of specifieke delen ervan. In mei 2024 is door de gemeente Den Haag het privacy beleid "Mens Centraal Digitaal" vastgesteld. Dit beleid biedt kaders voor verantwoord omgaan met persoonsgegevens en het waarborgen van de fundamentele rechten van personen van wie de gemeentegegevens verwerkt. Het uitgangspunt van het Privacybeleid is dat de gemeente zorgt voor rechtmatige, behoorlijke en transparante verwerking van persoonsgegevens, uitsluitend voor legitieme en noodzakelijke doeleinden. Deze verwerking is essentieel voor gemeentelijke dienstverlening en het benutten van digitale mogelijkheden ten gunste van burgers, medewerkers en partners. Gegevensbescherming is een cruciaal component van veilige en betrouwbare gegevensverwerking, naast informatiebeheer en -beveiliging. Voor de Wet open overheid betekent dit dat persoonsgegevens in principe moeten worden gelakt voor informatie openbaar gemaakt wordt, tenzij er een noodzaak is om dit toch openbaar te maken.
3.6
Metadatering
Vanuit de Woo is vindbaarheid een belangrijk uitgangspunt. Hiervoor is het essentieel dat elk document zo volledig mogelijk is gemetadateerd. Dit houdt onder andere in dat een aantal velden per document moeten worden ingevuld, waar informatie over bijvoorbeeld het document, documentsoort, aantal pagina’s en auteur worden vermeldt. Deze metadata wordt daarna gebruikt om op landelijk niveau (in de Woo-index) alle documenten te categoriseren en doorzoekbaar te maken. In de gemeente Den Haag is al een informatiereferentiearchitectuur ontwikkeld genaamd IRMA17, die een minimale metadataset definieert. Vanuit het Kennis- en Exploitatiecentrum Officiële Overheidspublicaties (KOOP) wordt verwezen naar Metagegevens voor duurzaam toegankelijke overheidsinformatie (MDTO). Dit een norm voor het vastleggen en uitwisselen van eenduidige metagegevens om de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie mogelijk te maken. De gemeente Den Haag streeft ernaar om documenten in de gemeente volgens IRMA te metadateren, en deze volgens een zogeheten ‘mapping’ om te zetten naar MDTO voor publicatie in de Woo-index. Het vullen van de metadatavelden kan op meerdere manieren. Het uitgangspunt is hierbij om de maker van een document zoveel mogelijk te ontlasten. Dit kan bijvoorbeeld door metadatavelden voor te stellen middels tooling of informatie dat al in de systemen is opgeslagen.
Hiervoor wordt o.a. momenteel een pilot met AI uitgevoerd.
17
Zie de referentiearchitectuur op IRMA.denhaag.nl
11
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028
4.
Organiseren van actief openbaar maken
De verschillende informatiecategorieën van de Woo worden gefaseerd verplicht gesteld door het Ministerie van BZK. De gemeente Den Haag volgt dat tempo en gaat gefaseerd aan de slag met de verschillende aspecten van de Woo. De strategie voor actief openbaar maken heeft samenhang met het Strategisch Beleidskader Informatiebeheer 2021-2025. Voor de aansturing van actief openbaar maken hanteert de gemeente daarom een model, dat nagenoeg overeenkomt met het three lines model, zoals dat ook voor het informatiebeheer geldt.
4.1.
Governance
Het three lines model Het openbaar maken moet een soepel samenspel zijn tussen de betreffende ambtenaar en de nodige techniek. Dat vereist aan de zijde van de ambtenaar goede richtlijnen en vaardigheden. Aan de kant van de techniek vraagt dat onder andere goede informatiehuishouding, adequate applicaties en bijpassende architectuur. Voor de sturing op dit samenspel is het three lines model het governance model dat door de gemeente wordt gehanteerd. Simpel gezegd: de eerste lijn voert het primaire proces uit, de tweede lijn ondersteunt hierbij en de derde lijn controleert. Voor de actieve openbaarmaking betekent het hanteren van het three lines model concreet dat de Diensten zelf verantwoordelijk zijn voor de openbaarmaking van informatie volgens de wet. Het DBV en specifiek het Expertisecentrum Data & AI en Juridische zaken ondersteunen, monitoren en analyseren hierbij. De derde lijn is de interne auditfunctie welke objectieve evaluaties uitvoert en aanbevelingen doet vanuit een onafhankelijke rol , deze rol wordt vervuld door internal audit van de gemeente Den Haag. Dit betreft onafhankelijke en objectieve assurance en adviezen over alle zaken met betrekking tot het realiseren van doelstellingen, waaronder de naleving van wetgeving. Hierbij wordt ook de werking en het samenspel van de eerste en tweede lijn getoetst.
Naast de gemeentelijke organisatie en buiten het three lines model heeft ook het Adviescollege voor Openbaarmaking en Informatiehuishouding (ACOI) een landelijke toezichthoudende rol vanuit het Rijk op grond van de Woo (https://www.acoi.nl/adviescollege/). Regelmatig worden onderwerpen als actief openbaar maken en informatiebeheer gezien als ‘van’ – en daarmee de ‘verantwoordelijkheid van’ - de datateams. Hier is nuancering op z’n plaats: Datateams staan aan de lat voor de onderliggende technische oplossingen, maar het daadwerkelijk juist opslaan en categoriseren van informatie doen de Diensten zelf. Het three lines model is gebaseerd op rollen. Om duidelijkheid te scheppen zijn de verschillende rollen met bijbehorende verantwoordelijkheden verwerkt in een tabel, zie bijlage: B. Hierin zijn zowel bestuurlijke, besluitvormende en ambtelijke rollen beschreven. Bij de verdeling van de taken en verantwoordelijkheden wordt zoveel mogelijk aangesloten bij bestaande rollen en verantwoordelijkheden vanuit relevante beleidskaders (zoals informatiehuishouding). Een nieuwe rol is die van contactfunctionaris Woo, deze is verplicht vanuit de wet en fungeert als schakelpunt tussen de verzoeker om informatie en de diverse betrokken partijen in de gemeente.
De contactfunctionaris kan op laagdrempelige en klantvriendelijke wijze informeren over de beschikbaarheid van de informatie, alsook het aanscherpen van Woo-verzoeken. Voor meer informatie over deze en andere rollen zie de volledige tabel in Bijlage B.
4.2.
Actieprogramma Open Overheid 2025-2028
Om te zorgen voor een goede verdere implementatie van de Woo wordt vanuit een kwartiermakersfase vanaf 2023, toegewerkt naar een actieprogramma Open Overheid 2025-2028, dat in de tweede lijn wordt geborgd bij het Expertisecentrum Data&AI (ECDA) in samenwerking met onder andere het Woo-bureau (Juridische Zaken). Het actieprogramma richt zicht op het in gang zetten en uitvoeren van alle acties uit de roadmap, zie bijlage C. 12
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028 Dit actieprogramma en de bijbehorende MDT’s worden uitgewerkt in een programmaplan. In het programma zal worden opgenomen dat wordt langsgegaan langs alle diensten voor de uitvoering van de activiteiten uit het programmaplan. Met de Diensten worden specifieke afspraken gemaakt per Dienst over de samenwerking aan het actieprogramma en de ondersteuning van het ECDA en Juridische Zaken bij het uitvoeren van de wettelijke taken voor actief openbaar maken. De beschikbare capaciteit voor de uitvoering van het actieprogramma bestaat uit in totaal 6 fte: 1 fte Manager actieprogramma Open Overheid) / Lead Openbaarheid en open data (ECDA) 1,5 fte Contactfunctionaris Woo (ECDA) 0,5 fte Functioneel Beheerder (ECDA) 1 fte Beleidsmedewerker Openbaarheid 1 fte Juridisch adviseur voor actief openbaar maken (JZ) 1 fte Juridisch medewerker Privacy / Lakken (JZ) De financiering van de benodigde fte in de periode 2025-2028 is geborgd door de inzet van structurele middelen voor de Woo (zie verder 4.5 Financiering). Samenwerking en interne afstemming vindt plaats via het Multi Disciplinaire Team (MDT) Open Overheid, met: afgevaardigden van Informatiebeheer (strategische en tactisch) en IT, Woo-bureau JZ, Communicatie en Datalab Den Haag.
Er vindt nauwe samenwerking plaats met onder andere het team Open Data en Woo, het Woo-bureau, I&A In Transitie, het programma Dienstverlening, het programma Verbeterplan Informatiebeheer / Slimmer Digitaal Samenwerken, de op te zetten Taskforce Archief en de Expertisecentra Architectuur, Privacy en Security. Daarnaast met de organisatie onderdelen: 14 070, denhaag.nl en Haags Samenspel (Participatie) voor het betrekken van de inwoners en het programma Dienstverlening. Daarnaast wordt de opgebouwde samenwerking rond actief openbaar maken met de G4-VNG, RDDI en de Ministeries BZK en EZK gecontinueerd. Vanwege het speerpunt Woo van DBV en de verdere implementatie van de Woo is een stuurgroep Implementatie Woo samengesteld bestaande uit de Directeur I&A, Directeur JZ, de Chief Data Officer / afdelingsmanager ECDA, Manager Actieprogramma Open Overheid, het hoofd van het Woo-bureau en de Lead Gegevensmanagement. In een nog op te zetten Klankbordgroep wordt afgestemd met afgevaardigden (ambassadeurs) van de Diensten over de implementatie van de Woo, de uitvoerbaarheid van de Woo en de best practices. Voor juridische en bestuurlijke aangelegenheden rondom Openbaarmaking vindt indien nodig escalatie plaats volgens de escalatie procedure bij Woo-verzoeken (JZ).
Vanuit het ECDA wordt ook een servicepunt Openbaarmaking (SPO) opgezet dat in samenwerking met JZ de diensten zal ondersteunen bij het actief openbaar maken van documenten. Waar mogelijk zullen incidenteel voorkomende documenten binnen diensten, zonder bestaande publicatiewijze, via dit concernbrede servicepunt gepubliceerd worden.
4.4 Communicatie
13
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028
Actieve openbaarmaking vereist een aanzienlijke verandering in de cultuur en werkwijze voor bijna alle medewerkers bij de Gemeente Den Haag. Daarom wordt ingezet op acties zoals het opstellen van een communicatiestrategie, het in kaart brengen van stakeholders, het maken van werkinstructies, organiseren van bijeenkomsten, inzet van acteurs, onboardingprogramma’s en e-learnings. Met de hulp van praatplaten over de Wet open overheid en actieve openbaarmaking en bijeenkomsten worden medewerkers vanuit verschillende afdelingen regelmatig geïnformeerd over de stand van zaken Woo, zie ook de vaste werknetpagina #DeWooDatZitZo18. Daarnaast worden medewerkers betrokken bij de relevante informatiecategorieën vroegtijdig gesproken en actief betrokken bij mogelijke veranderingen in hun (publicatie)proces. Extern werkt de gemeente samen met bewonersinitiatieven gericht op een open overheid en gebruikt goede voorbeelden van binnen en buiten de organisatie. Inwoners worden geïnformeerd over lokale ontwikkelingen door relevante informatie en data te delen, zoals op de website projecten.denhaag.nl, waar per project informatie over inhoud, voortgang en contactgegevens wordt verstrekt. Met bureau Samenspel wordt participatie met de inwoners ondernomen bij actief openbaar maken (zie 3.5).
4.5 Financiën en verantwoording Via het gemeentefonds zijn reeds incidentele en structurele bijdragen toegezegd voor de implementatie van de Woo, conform ambitieniveau Basis. Daarbij gaat het om de bedragen zoals opgenomen in onderstaande tabel (x1000 euro). Bron
Taakmutaties
Dienst
2024
2025
2026
2027
2028
Programma begroting 2025-2028 Woo (structureel)
DBV
459
568
636
636
636
Programma begroting 2025-2028 Woo (incidenteel)
DBV
522
1049
349
0
0
Begrotingswijziging (Woo structureel): 68K toegevoegd 2026 en verder. Begrotingswijziging (Woo incidenteel): 349K toegevoegd 2026.
De verantwoording over de voortgang van de uitvoering van het actieprogramma verloopt via de jaarlijkse begrotingscyclus.
18
Zie de werknetpagina Werknet - De Woo Dat Zit Zo (sharepoint.com)
14
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028
Bijlage A. Informatiecategorieën, werkdefinitie en bijbehorende documentsoorten Hieronder volgt een tabel met de 17 informatiecategorieën voor actieve openbaarmaking zoals beschreven in de Woo. Hiernaast is informatie opgenomen over waar de documenten en processen voor de informatiecategorie zich in de gemeente bevinden, indien bekend. Ook is de tranche-indeling vanuit MIN BZK per informatiecategorie beschreven, waarbij tranche 1 als eerste verplicht actief openbaar gemaakt moet worden. Tevens is de omvang en complexiteit gescoord van (5 – zeer hoog tot 1 – laag). Er is ook een link opgenomen naar de werkdefinitie per informatiecategorie. Meer informatie over de bijbehorende processen en documentsoorten per informatiecategorie is te vinden in de informatieplattegrond19 van de gemeente Den Haag. Vanuit de Woo zelf20 worden geen harde beperkingen opgelegd aan de vorm en de soort van de documenten die onder een informatiecategorie vallen, zelfs data kunnen onder het begrip documenten volgens de Woo vallen. Informatiecategorie
Locatie in Gemeente
Tranche
Omvang
Complexiteit
Fit-gap analyse uitgevoerd
Link naar werkdefinitie
(1a) Wetten en algemeen verbindende voorschriften
BGS/Griffie
1
4
2
Ja
n.v.t.
(1b) Overige besluiten van algemene strekking
BGS/Griffie
1
4
2
Ja
n.v.t.
(1d) Organisatie en werkwijze
Griffie (straks ook BGS) & andere ROR onderdelen en de Woo redacteur .
1
1
1
Ja
Link
(1e) Bereikbaarheidsgegevens
Griffie (straks ook BGS)
1
1
1
Ja
Link
(2b) Vergaderstukken StatenGeneraal.
n.v.t.
1
1
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
(1c) Ontwerpen van wet- en regelgeving met adviesaanvraag
Nog onbekend
2
n.n.b.
1
(2c) Vergaderstukken decentrale overheden
BGS/Griffie
2
3
2
Ja
Link
(2d) Agenda’s en besluitenlijsten bestuurscolleges
BGS
2
2
2
Ja
Link
(2e) Adviezen
Ale diensten
2
2
1
Link
(2g) Jaarplannen en jaarverslagen
BGS en diensten
2
n.n.b
2
Link
(2i) Woo-verzoeken en besluiten
Woo-bureau (JZ)
2
2
2
(2a) Bij vertegenwoordigende organen ingekomen stukken
Griffie
3
2
2
(2f) Convenanten
Alle diensten
3
1
1
(2h) Subsidieverplichtingen anders dan met beschikking
n.v.t.
3
n.n.b
1
Link
(2j) Onderzoeksrapporten
Alle diensten
3
2
1
Link
(2l) Klachtoordelen
BGS, JZ, onbekend
3
n.n.b.
1
Link
(2k) Beschikkingen
Meerdere (vooral DSO en OCW)
4
5
4
19 20
Link
Ja
Link Link
Ja
Ja
Link
Link
De informatieplattegrond is te bereiken via GDH Informatieplattegrond - Start pagina (denhaag.nl). https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/wet-open-overheid-woo/hoofdlijnen-woo .
15
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028
Bijlage B. Rollen en verantwoordelijkheden tav actief openbaar maken Rol
Functie
Verantwoordelijk voor
Bestuurlijk
College van B&W
Draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Woo en de interne regels ten behoeve van de uitvoering daarvan.
Gemeenteraad
De gemeenteraad is de eerste toezichthouder op het College.
GMT
GMT is opdrachtgever voor het uitvoeren van het Plan van aanpak implementatie Woo van 29 juni 2022. Stuurt mede op de inhoud van de strategie die ter vaststelling wordt voorgelegd aan het College.
Bedrijfsvoeringsberaad
Fungeert als voorportaal van het Gemeentelijk Managementteam (GMT) door gevraagd en ongevraagd te adviseren over de volle breedte van de bedrijfsvoering. Voorstellen met betrekking tot concernbrede beleidskaders of strategieën worden, voorafgaand aan agendering in het college, ter afstemming in het BVB en ter besluitvorming in het GMT ingebracht.
Gemeentesecretaris
De gemeentesecretaris is binnen de gemeente ambtelijk eindverantwoordelijk voor het openbaarheidsbeleid en de uitvoering daarvan. Heeft de algemeen directeuren gemandateerd om invulling te geven aan deze verantwoordelijkheid.
Algemeen directeur
Besluiten op, doorzenden van en opschorten van Woo-verzoeken.
Directeur Informatisering & Automatisering (tevens Chief Information Officer)
Eindverantwoordelijk voor de ondersteuning van de Woo implementatie. Kaderstellend voor de gemeentelijke informatiehuishouding, applicaties en architectuur.
Directeur Juridische Zaken
Verantwoordelijk voor behandeling Woo-verzoeken en het Woo-bureau en juridisch advies voor actieve openbaarmaking.
Business partner
Verantwoordelijk voor het coördineren van de vraag en het aanbod tussen de diensten en DBV.
Strategisch informatie adviseur
Verantwoordelijk voor de lange termijn doelen, keuzes en aanpak op het gebied van Informatie- en archiefbeheer.
Dienst Data Officers
Binnen de betreffende dienst verantwoordelijk voor juiste omgang met data.
Medewerker
Alle medewerkers – vaste medewerkers, alle medewerkers in tijdelijke dienst en allen die ingehuurd zijn om onder aansturing van de gemeentesecretaris werkzaamheden te verrichten – dienen op geïnformeerd en bekwaam te zijn om verplichtingen die voortkomen uit de Woo uit te voeren.
Business analist
Behoefte bepalen: helpt het vraagstuk te verkennen en om vervolgens met hulp van data tot een oplossing te komen. Helpt tijdens de implementatie het betreffende dienstonderdeel om een product te gebruiken en toe te passen.
Data steward
Binnen diens dienst verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, vindbaarheid en betrouwbaarheid van data.
Besluitvormend
Ambtelijk
16
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028 Rol
Functie
Verantwoordelijk voor
Ondersteuner Woo
Direct verantwoordelijke voor de afhandeling van Woo-verzoeken, zorgt ervoor dat de volgende stap in het proces wordt gezet en bewaakt de voortgang. Informatie vinden, categoriseren en filteren; opstellen query’s op databases en andere informatiesystemen en stelt een conceptbesluit op. Primair markeren van informatie die valt onder bepaalde uitzonderingsgronden, zoals persoonsgegevens.
Contactfunctionaris Woo21
Schakelpunt tussen de verzoeker om informatie en de diverse betrokken partijen in de gemeente. Informeert op laagdrempelige en klantvriendelijke wijze over de beschikbaarheid van de informatie. Helpen met vragen over publieke informatie en het aanscherpen van Woo-verzoeken.
Operationeel informatiebeheer
De centrale afdeling voor postontvangst en –registratie. Verzorgt informatiebeheer en verstrekt uit informatie onder beheer.
Tactisch manager informatiebeheer
Adviseert over het beheer van informatie voor beter en efficiënter informatiebeheer en beheert bedrijf kritische systemen voor het informatiebeheer.
Teammanager gegevensmanagement
Verantwoordelijk voor het opstellen van kaders en beleid voor gegevensmanagement binnen de gemeente.
Jurist
Opstellen concept Woo-besluit.
Chief Data Officer
Stelt kaders en beleid op voor het datagedreven werken binnen de gemeente. Is daarnaast verantwoordelijk dat data op orde, beschikbaar en toegankelijk is en beschikbaar voor hergebruik.
Internal Audit
Evalueert vanuit een onafhankelijke positie op een objectieve wijze de uitvoering en governance van de Woo en geeft aanbevelingen op basis hiervan.
21
Verplicht volgens de Woo.
17
Mens en cultuur
Management en organisatie
Procedures en processen
Informatie en technologie
Roadmap interne veranderopgave Woo
De rollen, taken en verantwoordelijkheden zijn beschreven (zie Strategie actieve openbaarmaking). Er is een centraal Woo-bureau opgezet (DBV/JZ). Er zijn voldoende mensen en middelen geregeld voor de kwartiermakersfase. Er is extra capaciteit bij Juridische Zaken gerealiseerd (0.5 fte) De 2e orde juridische gevolgen zijn via risico’s in beeld gebracht door JZ (zie 3.7 rapport Berenschot).
✓
✓ ✓
✓
✓ ✓
✓ ✓
✓ ✓
De rollen, taken en verantwoordelijkheden Den Haag breed zijn beschreven (zie Strategie Actieve Openbaarmaking). Er is een interne communicatie opgesteld. De gouden regels , specifiek op tactisch en operationeel niveau, voor Informatiebeveiliging zijn opgesteld.
De inventarisatie van de Woo-processen uit de 1e tranche en de Woo-verzoeken en convenanten uit de 2e tranche gedaan (zie 4.1 Rapport Berenschot). Er is een architectuur voor Woo-processen opgesteld. Er is een publicatie Woo ontwikkeld (zie 3.6.4 rapport Berenschot).
✓
✓ ✓
✓
Er is een informatiearchitectuur voor de Woo opgesteld, middels principes en een praatplaat (zie 3.6 rapport Berenschot). De mogelijke aansluiting op de Woo-Index is geïnventariseerd. Er is een inventarisatie van de relevante systemen gemaakt. Er is een meerjarenplan duurzame toegankelijkheid opgesteld.
✓
2024 T1 – 2025 T2
Kwartiermakersfase
✓
✓ ✓
•
•
•
•
• •
•
•
•
•
•
• •
Het trainingsaanbod voor Woo-gebruikers (o.a. E-learning, floorwalkers, en datashop) wordt verder uitgewerkt. Er wordt actief samengewerkt met het programma digitaal werken (Informatiebewust werken) en onboarding. Er wordt gestart met het uitdragen van ‘goede voorbeelden’ Er wordt Den Haag breed aandacht besteed aan het inwerkingtreden van de 1e tranche op 1 – nov. Dit gebeurt o.a. met een event. Er worden acteurs ingezet voor de interne communicatie over de Woo en de veranderopgave.
Er wordt een verdieping op de stakeholderanalyse uitgevoerd. Er wordt gestart met het werven van Woo-functionarissen (1.5 fte). Er wordt gestart met het opstellen van een programmaplan en het schrijven een voorstel voor het inrichten van een programma organisatie (mensen & middelen). Er wordt beoogd de Woo met een programma als vaste taak van de Gemeente in te richten (principe: waar het nu al kan doen we het al) inclusief benodigde sturing en monitoring.
Er vindt een actualisatie van de informatieplattegrond plaats obv Woo. Er vindt een inventarisatie van de Woo-processen van informatiecategorieën uit de 2e en 3e tranche plaats. De implementatie sturing conform P&C cyclus wordt verder uitgewerkt, met o.a.: o Toezicht naleving Woo (via dashboard) o 1-meting Woo
Er wordt beoogd een Pilot procesmining uit te voeren. Er vindt een inventarisatie plaats om aansluiting met de WooHarvester te realiseren. Er wordt een Pilot metadateren van informatie met inzet van Artificial Intelligence uitgevoerd. De MDTO-eisen op basis van de referentiearchitectuur IRMA worden onderzocht.
2025 T3 – 2026 T3
•
•
•
•
•
•
•
•
Er wordt continu ingezet op proactieve communicatie over de Woo en ontwikkelingen. Er worden trainingen ontwikkeld waar nodig om te ondersteunen bij de veranderopgave. Er wordt gestuurd op participatieve en responsieve dienstverlening van de gemeente Den Haag.
Er wordt een transparantie index ontwikkeld en periodiek onderzocht.
Er wordt gewerkt aan de digitalisering en automatisering van verschillende Woo-processen. Er wordt ingezet op een optimalisatie van het publicatie proces.
De toegang tot laksoftware wordt verbreed in de gemeente (inclusief het beschikbaar stellen capaciteit). Er vindt een inventarisatie plaats van de aansluiting van andere relevante systemen (OpenDMS) op de processystemen en publicatiewijzen. De aansluiting wordt daarna gefaseerd geïmplementeerd.
Lange termijn: 2027 en verder
Programmafase (2025-2028)
Strategie Actieve Openbaarmaking Gemeente Den Haag 2025-2028
Bijlage C. Roadmap
18