RIS322058 Verslag Rekeningencommissie 9 april 2025

Rekeningencommissie RIS322058

Verslag Verslag van de vergadering van de Rekeningencommissie (RC) van 9 april 2025

Aanwezig:

de voorzitter, de heer M. De Vuyst; mevrouw L. van Basten Batenburg, de heren T. de Boer en J.W. van den Bos, allen lid RC; bij agendapunt D: de heer R. de Jong, afdelingsmanager Beheersing Projecten; Accountantsorganisatie: mevrouw C. Slotema; secretaris: J. van Duijn.

Afwezig:

de heren Y. Assad (z.k.), R. Guernaoui en K. Partiman (m.k.).

A. Opening, mededelingen en vaststelling agenda De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur en heet de aanwezigen welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. De voorzitter stelt voor om aansluitend aan de vergadering van 11 juni 2025 een informele evaluatie te plannen.

B. Verslag van de vergadering van 29 januari 2025 Het verslag van de vergadering van 29 januari 2025 (RIS321515 en RIS321516 GEHEIM) wordt ongewijzigd vastgesteld. In de vorige vergadering kwam aan de orde dat bij het project Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen nog geen volledige dekking is voor de tweede fase. Indien de accountant tijdens de jaarrekeningcontrole 2024 stuit op andere projecten met onvolledige dekking zal zij dit meenemen in het accountantsverslag.

C. Ingekomen stukken Van het college is een brief ontvangen over het voortgangsbericht van de gemeentearchivaris over haar verslag over 2023 (RIS321611). De Rekeningencommissie wil het KPI-verslag over het jaar 2024 afwachten alvorens een besluit te nemen over een eventuele werkbespreking met de gemeentearchivaris. De kennisgeving van de Rekenkamer Den Haag over de verzending van haar brief over het onderbrengen van toezicht op gemeentelijke accountantsdiensten bij de AFM (RIS321733) wordt voor kennisgeving aangenomen. Van de Accountsorganisatie is een brief ontvangen met de gevraagde duiding van de BDO benchmark 2025 (GAD2025.11). Deze brief wordt betrokken bij het jaarrekeningonderzoek 2024. De voorzitter van de voormalige Stichting Bewonersinitiatieven Den Haag heeft een brief gestuurd naar de wethouder Financiën, Cultuur & Economie en naar de Rekeningencommissie, waarin hij aandacht vraagt voor financiële controle op subsidies die in het kader van het programma Kansen voor West zijn verstrekt. De wethouder heeft hier 11 maart 2025 op geantwoord (DSO10861822). De Rekeningencommissie besluit deze brieven te betrekken bij de behandeling van de jaarrekeningcontrole 2024 en de briefschrijver hierover te informeren.

Verslag vergadering 9 april 2025

Rekeningencommissie

D. GRIP-rapportage vierde kwartaal 2024 Van het college is op 2 april 2025 de GRIP-rapportage over het vierde kwartaal van 2024 ontvangen (RIS321777, met geheime bijlage 3 RIS321782). De rapportage wordt toegelicht door Remko de Jong, afdelingsmanager Beheersing Projecten bij de dienst Stedelijke Ontwikkeling. Het format van de rapportage is enigszins aangepast om de verschillen tussen het tweede en vierde kwartaal beter inzichtelijk te maken. Het is nog niet gelukt om de nieuwe projecten voor 2025 in deze rapportage op te nemen. Mogelijk worden ook mobiliteitsprojecten aan de GRIP-rapportage toegevoegd. Verder wordt gewerkt aan een analyse van de GRIP-rapportages van de afgelopen vijf jaar, waarbij met name wordt gekeken naar de oorzaken van overschrijdingen in budget en tijd. Tijdens de voorgaande rapportage was de gemeente nog in overleg met het Rijksvastgoedbedrijf over de bijdrage voor het omgevingsmanagement rondom de verbouwing van het Binnenhof. Inmiddels zijn hierover afspraken gemaakt en zijn de kosten voor 2025 gedekt. De risico’s van het project voor het omgevingsmanagement door de gemeente zijn nu vergelijkbaar met andere grote projecten die door derden worden uitgevoerd. Voor het Colijnplein vindt overleg plaats met de ontwikkelaar over de aanpalende openbare ruimte en inmiddels is een planuitwerkingskader (PUK) onderhanden.

Het project Middenboulevard is nog steeds rood. In de voortgangsrapportage De Kust Gezond tot en met Q1 2025 (RIS321797 met geheime bijlage RIS321807) die gelijktijdig door het college is vastgesteld wordt de voortgang van de Middenboulevard toegelicht en worden de oorzaken van het oplopen van het tekort nader geduid. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ GRIP in commissie Ruimte: de Rekeningencommissie wil haar bevindingen per brief onder de aandacht brengen van de commissie Ruimte. ▪ Binnenhof op groen: de score voor het omgevingsmanagement van de verbouwing van het Binnenhof is van geel naar groen gegaan. Hoewel er nog geen dekking is voor 2026, is de aspectscore niet op ‘rood’ gezet. De verwachting is namelijk dat in het overleg met het Rijksvastgoedbedrijf hierover tijdig overeenstemming wordt bereikt. ▪ Haagvlietpoort The Grace: afgesproken is dat bij dit project in april 2025 wordt gestart met de bouw. De commissie Ruimte wordt erop geattendeerd dat deze deadline zeer aanstaande is. ▪ Nieuwe versie projectbladen: enkele aspectscores in de projectbladen in bijlage 4 blijken niet de juiste kleur te hebben. Dit wordt aangepast. Noot van het secretariaat: inmiddels is een vervangend document naar de raad gestuurd.

▪ Rapportage over stikstof: bij de verschillende projecten wordt over stikstofproblematiek nogal wisselend gerapporteerd, ook voor wat betreft de gevolgen van gesignaleerde risico’s. Indien hierover nog weinig bekend is, ontbreekt hierover ook informatie in de rapportage. Soms kan bij een lopend project bijvoorbeeld een rechterlijke uitspraak ingrijpende gevolgen hebben en wordt hierover uitgebreider gerapporteerd. Bij nieuwe projecten is inmiddels vaak vooraf meer duidelijk en kan ook nog worden bijgestuurd. De Rekeningencommissie heeft gevraagd in een volgende rapportage een uitgebreidere toelichting op te nemen over stikstofproblematiek bij projecten, naar het voorbeeld van de rapportage over bij Dreven Gaarden Zichten in de GRIP. ▪ Risico op netcongestie: naast de stikstofproblematiek wordt bij projecten voortaan ook gekeken of netcongestie een risico vormt voor de voortgang van een project. Het betreft dan onzekerheden over de mogelijkheid om nieuwe gebouwen aan te sluiten op het elektriciteitsnet. ▪ Informatievoorziening Dreven Gaarden Zichten: de Rekeningencommissie merkt op dat de laatste voortgangsrapportage aan de raad over het project Dreven Gaarden Zichten inmiddels al Pagina 2 van 7

Verslag vergadering 9 april 2025

Rekeningencommissie

weer twee jaar geleden is. Noot van het secretariaat: op 16 april 2025 is door het college een nieuwe voortgangsrapportage naar de commissie Ruimte gestuurd (RIS321724).

E. Nieuwe verordening Grondexploitaties 2025 Op 21 maart 2025 heeft het college een voorstel voor een nieuwe Verordening Grondexploitaties en strategisch bezit Den Haag 2025 (RIS321606) naar de raad gestuurd. Hiermee zijn ook de toezeggingen N, O en 15 uit het toezeggingenoverzicht (RC/2025.23) nagekomen. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Nieuwe systematiek grondexploitaties: de Rekeningencommissie is positief over de systematiek voor de beheersing van grondexploitaties die met deze nieuwe verordening wordt voorgesteld. ▪ Compliance met BBV: in de nieuwe verordening is beter rekening gehouden met de spelregels van het BBV. De aanbevelingen van de Rekeningencommissie zijn overgenomen (zie daarvoor RIS315931, hoofdstuk 4). ▪ Actualiteit van informatie: de Rekeningencommissie benadrukt dat de toegevoegde waarde van de voorgestelde periodieke actualisaties van grondexploitaties staat of valt met de actualiteit van de informatie waarop deze zijn gebaseerd. De Rekeningencommissie wil weten hoe geborgd wordt dat actualisaties gebaseerd zullen zijn op de meest recente informatie. ▪ Definitie strategische aankoop: de definitie van een strategische aankoop is ongewijzigd gebleven ten opzichte van de ‘oude’ verordening, maar is tamelijk ruim geformuleerd.

De Rekeningencommissie geeft de commissie Ruimte in overweging deze definitie aan te scherpen. Noot van het secretariaat: de Accountantsorganisatie heeft getoetst of de huidige definities in aard en reikwijdte afwijken van de voormalige. Ook is getoetst of de definities aan de BBV voldoen. Binnen deze kaders kan het gemeentebestuur een beleidskeuze maken tot eventuele aanscherping van de definitie van een strategische aankoop. ▪ Post ‘nader te detailleren’: de post nader te detailleren is in de plaats gekomen van de post ‘Onvoorzien’, die op grond van de regelgeving in het BBV niet is toegestaan. De Rekeningencommissie vraagt de Accountantsorganisatie nader schriftelijk toe te lichten waarom deze nieuwe wijze van ramen wél voldoet aan de voorschriften en te duiden of de nieuwe systematiek in de praktijk toereikend is. Noot van het secretariaat: de Accountantsorganisatie heeft laten weten dat in het verleden nietonderbouwde kosten als onvoorziene kosten werden geraamd op grondexploitaties (stelpost onvoorzien). Dergelijke niet onderbouwde kosten passen niet binnen in de BBV-regels voor het vormen van een voorziening (in casu de Voorziening Negatieve grondexploitatie-Plannen).

De nieuwe post ‘Nog nader te detailleren’ is in tegenstelling tot de post onvoorzien geen willekeurige stelpost maar een inschatting van toekomstige kosten, die vanwege de fase van de grondexploitatie nog niet gedetailleerd ingeschat kunnen worden. In een vroege fase van het project wordt voor een inschatting vaak gebruik gemaakt van historische gegevens voor bepaalde type kosten. Deze inschatting zal dus wel onderbouwd moeten zijn met een berekening op basis van bijvoorbeeld een voorlopig ontwerp of schetsontwerp. Het is afhankelijk van het moment in de voorbereidingsfase van het betreffende werk of het ontwerp al afdoende gedetailleerd is om deze ook gedetailleerd op te nemen in de prognose van het grondexploitatieproject. Omdat bij nog nader te detailleren kosten sprake is van schattingen die redelijk goed te onderbouwen zijn aan de hand van historische gegevens, acht de Accountantsorganisatie een dergelijke schatting van ‘nog nader te detailleren’ kosten als aanvaardbaar en passend binnen de kaders van het BBV. ▪ Vijfjaarlijkse actualisatie verordening: in de nieuwe verordening is een vijfjaarlijkse actualisatie van de verordening vervangen door een evaluatie na vijf jaar. De Rekeningencommissie vraagt zich af of het niet verstandiger zou zijn om vast te houden aan een Pagina 3 van 7

Verslag vergadering 9 april 2025

▪

▪

▪

▪

▪

Rekeningencommissie

periodieke actualisatie, onder meer met het oog op tijdige inflatiecorrectie voor in de verordening genoemde bedragen. Bepalingen omtrent geheimhouding: de Rekeningencommissie adviseert na te gaan of de in de verordening opgenomen bepalingen met betrekking tot geheimhouding (o.a. art. 2:3:2) in overeenstemming zijn met de bestaande leidraad voor geheimhouding. Daarnaast vraagt de Rekeningencommissie zich af in hoeverre het wenselijk of nodig is om geheimhoudingsbepalingen uit de leidraad ook expliciet in een verordening op te nemen. Uitgebreidere procesbeschrijvingen: de Rekeningencommissie waardeert dat beschrijvingen van verschillende fasen in processen zijn uitgebreid en dat enkele begrippen beter zijn gedefinieerd. De Rekeningencommissie adviseert de commissie Ruimte van het college ook een uitgebreidere toelichting te vragen op deze grotere mate van detaillering, bijvoorbeeld of dit in de praktijk ook in alle gevallen toepasbaar of uitvoerbaar is. Leesbaarheid MPG: naar het oordeel van de Rekeningencommissie dient de leesbaarheid van de Meerjarenprognose Grondexploitaties (MPG) aanzienlijk te worden verbeterd (art2:2:3). De Rekeningencommissie vraagt het college dit naar het voorbeeld van het verbetertraject van de GRIP-rapportage op te pakken.

Selectie van grondexploitaties voor rapportage: gedurende het jaar zal over de vijf grondexploitaties met de laagste som van de risicocriteria tussentijds gerapporteerd worden in een Voortgangrapportage grondexploitaties (artikel 2:2:2 en verder). De Rekeningencommissie vraagt zich af of op voorhand het aantal hierin te rapporteren grondexploitaties moet worden vastgelegd. De commissie ziet meer in een systematiek van scores op aspecten zoals in de GRIPrapportage, waarbij vervolgens gerapporteerd wordt over (alle) projecten waarvan de totaalscore een drempelwaarde overschrijdt, ongeacht het aantal. Het college wordt gevraagd naar analogie van de GRIP-rapportage een scoresystematiek op aspecten te hanteren, waarbij vervolgens gerapporteerd wordt over de projecten die voldoende hoog scoren. Advies aan commissie Ruimte: de Rekeningencommissie wil haar bevindingen per brief onder de aandacht brengen van de commissie Ruimte.

F. Voortgang jaarrekeningcontrole 2024 door de Accountantsorganisatie De Rekeningencommissie wordt geïnformeerd over de voortgang van de controle van de jaarrekening 2024 door de gemeenteaccountant, Carla Slotema. Naar verwachting kan de jaarrekeningcontrole binnen de geplande termijn afgerond worden. Het streven was om onderdelen van de jaarrekeningcontrole op een vroegtijdiger moment uit te voeren, zoals de controle van Europese aanbestedingen, de rechtmatigheidsverantwoording en grondexploitaties. Dit is niet gelukt omdat de gemeente er niet in is geslaagd de benodigde documenten vroeger op te leveren. Het aandeel van de administratie dat tijdig ter controle is aangeleverd is dit jaar gestegen naar 90%. Ook de onderlinge communicatie en samenwerking verloopt vlotter dan vorig jaar, waardoor voor de accountant ook sneller inzichtelijk is welke onderdelen niet tijdig aangeleverd worden. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Ambitie vroegtijdiger controle op onderdelen: de Rekeningencommissie heeft het college gevraagd om te streven naar het eerder controleren van onderdelen als Europese aanbestedingen en grondexploitaties.

Dit lijkt de commissie nog steeds een belangrijke ambitie en zal daarom opnieuw met de wethouder Financiën worden besproken in het komende jaarrekeningonderzoek.

Pagina 4 van 7

Verslag vergadering 9 april 2025

Rekeningencommissie

G. Jaarplan en begroting 2025 Accountantsorganisatie Van de Accountantsorganisatie is het jaarverslag over 2024 en het jaarplan voor 2025 ter kennisgeving ontvangen (GAD2025.04). De gemeenteaccountant, Carla Slotema, geeft hierop een korte toelichting. De tijdens de presentatie getoonde tekst en afbeeldingen zijn als bijlage bij dit verslag gevoegd. De kernactiviteiten van de Accountantsorganisatie bestaan uit controleren, ondersteunen, kennisdelen en het uitvoeren van overige opdrachten, zoals het verrichten van onderzoek of het geven van advies met betrekking tot bijvoorbeeld rechtmatigheid, fraude, aanbesteden, projectbeheersing of subsidiedeclaraties. Afgelopen jaar zijn zogenoemde Audit Quality Indicators ingevoerd, bijvoorbeeld voor de tevredenheid van opdrachtgevers en werknemers, budgetbewaking en kwaliteitsbeheersing. Daartoe worden onder andere klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd. In 2024 is 78% van de directe uren besteed aan producten en de rest aan productondersteuning zoals innovatie, opleiding, functioneel beheer en bedrijfsvoering. Voor wat betreft de klanttevredenheid, kwaliteitsverbetering en -beheersing en de tevredenheid van medewerkers zijn de ambities gehaald, met uitzondering van de responsratio van het medewerkerstevredenheidsonderzoek. In het onderzoek is ook de retentieperceptie gemeten.

Dit is een indicator voor de loyaliteit en betrokkenheid van medewerkers. Ten aanzien van de deskundigheidsbevordering was in 2024 sprake van een onderbesteding van het opleidingsbudget, mede vanwege openstaande vacatures. De ambities voor 2025 zijn een hoge score op de zeven kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s), toename in het gebruik van Artificial Intelligence (AI) en data-analyse, het vergroten van de opdrachtgeverstevredenheid en een uitbreiding van opdrachtgevers. Uit de beantwoording van de vragen en de behandeling van de opmerkingen van de leden van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Uitbreiden opdrachtenportefeuille: het voornemen tot uitbreiding van de opdrachtenportefeuille met opdrachten van andere publieke organisaties beoogt de Accountantsorganisatie toekomstbestendiger te maken. De bedoeling is een aantrekkelijke werkgever te blijven en deskundigheid aan te trekken en te behouden. Daarvoor is een zekere schaalgrootte nodig. Met de herpositionering van de Accountantsorganisatie binnen de raadsorganisatie is een deel van de specialisten overgegaan naar een andere dienst. De kleinere omvang van de Accountantsorganisatie kan een risico zijn voor het behouden van kwaliteit, zoals destijds ook door het begeleidende externe adviesbureau is benoemd. De gemeente Den Haag blijft de primaire opdrachtgever voor de Accountantsorganisatie.

Voordat een nieuwe gemeentelijke opdracht wordt aangegaan wordt dit geagendeerd in de Rekeningencommissie. Op korte termijn zullen geen andere gemeenten als klanten worden aangenomen. In eerste instantie zou het klantenbestand verder kunnen worden uitgebreid met verbonden partijen en overige aan de gemeente gelieerde maatschappelijke instellingen (zoals Haagse scholen en musea). ▪ Kostendekkendheid tarief: in het tarief dat aan andere opdrachtgevers in rekening wordt gebracht worden de volledige kosten doorberekend en het tarief wordt periodiek geïndexeerd als daar aanleiding toe is. De kosten van andere organisaties komen niet voor rekening van de gemeente Den Haag.

H. Werkwijze Rekeningencommissie bij het jaarrekeningonderzoek 2024 Voorafgaand aan ieder onderzoek naar de jaarrekening (gedurende mei en juni) stelt de Rekeningencommissie de werkwijze hiervoor vast. De opzet van de nu voorgestelde werkwijze (RC/2025.14) komt zoveel mogelijk overeen met die van voorgaande jaren. Pagina 5 van 7

Verslag vergadering 9 april 2025

Rekeningencommissie

Met de nieuwe Vaststelling Algemene verordening financieel beheer en beleid Den Haag 2025, artikel 3:4, eerste lid is bepaald dat het college de gecontroleerde programmarekening aanbiedt op 30 april. Op verzoek van de accountant heeft de Rekeningencommissie ingestemd met publicatie van de jaarrekening op woensdag 7 mei 2025. Het lijkt de Rekeningencommissie niet nodig om bij voorbaat tijdens het jaarrekeningonderzoek een mondelinge toelichting te vragen van de concerncontroller op de rechtmatigheidsverantwoording. Indien na publicatie van de rechtmatigheidsverantwoording alsnog behoefte blijkt aan een nadere technische toelichting kan dit alsnog worden overwogen. Uit de beraadslaging van de Rekeningencommissie komt het volgende naar voren. ▪ Samenloop met NAVO-top: de geplande vaststelling van het Rekeningencommissierapport over de jaarrekening 2024 is gepland op 25 juni 2025. Dit is de avond waarop de NAVO-top wordt afgesloten. Onderzocht wordt of een alternatieve datum in die week mogelijk is. ▪ De werkwijze en planning voor het jaarrekeningonderzoek 2024 worden ongewijzigd vastgesteld.

I.

Stand van zaken Toezeggingen jaarrekeningonderzoek 2023

Het overzicht van toezeggingen die zijn gedaan tijdens het jaarrekeningonderzoek 2023 (RIS319679), respectievelijk RC/2024.50 en RC/2025.02) is per 4 april geactualiseerd (RC/2025.23). Het college had toegezegd om bij de volgende aanpassing van de financiële verordening een voorstel te doen om in deze verordening vast te leggen dat afwijkingen in de realisatie van indicatoren van meer dan 10% ten opzichte van de begroting moeten worden toegelicht in de programmarekening. In de nieuwe financiële verordening worden toe te lichten afwijkingen bij indicatoren echter niet benoemd. Dit onderwerp wordt betrokken bij het gesprek met de wethouder Financiën over het jaarrekeningonderzoek 2024.

J. Termijnplanning Aan de termijnplanning wordt toegevoegd dat aansluitend aan de vergadering van 11 juni 2025 een informele evaluatie van het jaarrekeningonderzoek wordt gepland. Onderzocht wordt of een alternatief moment mogelijk is voor de vaststelling van het Rekeningencommissierapport op 25 juni 2025. De termijnplanning (RC/2025.21) wordt voor het overige ongewijzigd vastgesteld.

K. Rondvraag en sluiting Desgevraagd laat de gemeenteaccountant weten dat in het accountantsverslag aandacht wordt besteed aan de dekking van het programma Modernisering Bedrijfsvoeringssystemen. Het programma is inmiddels gestart terwijl nog niet het hele programma is gedekt. De Rekeningencommissie heeft gevraagd of deze handelswijze in overeenstemming is met de bestaande spelregels. Tevens is de Accountantsorganisatie gevraagd in het Accountantsverslag aandacht te besteden aan de wijze waarop de € 17,5 miljoen voor de komende twee jaar is gedekt. In de vorige vergadering is de accountant naar aanleiding van een email van het Presidium inzake de aanvraag van het raadslid Meinesz tot GAD-onderzoek naar de aanbesteding en kostenstijging van de onderdoorgang bij de Trekvlietbrug gevraagd te beoordelen of dit verzoek uitvoerbaar is en zo ja, hiervoor een opdrachtbevestiging naar de Rekeningencommissie te sturen. Naar verwachting kan dit

Pagina 6 van 7

Verslag vergadering 9 april 2025

Rekeningencommissie

in de volgende Rekeningencommissievergadering op 21 mei 2025 worden behandeld. Het raadslid Meinesz is door de accountant op 1 april 2025 per email over de voortgang geïnformeerd. De voorzitter sluit de vergadering om 21:12 uur.

Pagina 7 van 7