RIS321772 Planning programma Bestuurlijke Besluitvorming

Typ tekstTyp tekstTyp tekst

dienst: dienstcode

Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag

Ons kenmerk

BSD/10870238 RIS321772 Contactpersoon

Aan de gemeenteraad

M. Stroucken Dienst

Bestuursdienst Afdeling

OCW Directiebureau Datum

Telefoonnummer

9 april 2025

14070 E-mailadres

marijke.stroucken@denhaag.nl

Onderwerp

Planning programma Bestuurlijke Besluitvorming

Tijdens de bespreking van de Haagse oplegger raadsvoorstellen (RIS319205) en de planning programma Besluitvorming (RIS319507) in de commissie bestuur van 20 november jl. heeft de burgemeester toegezegd om in het eerste kwartaal van 2025 een concretere planning van het programma Besluitvorming aan te leveren. Met deze brief gaat het college graag in op deze toezegging. Planning programma Besluitvorming Met het programma Bestuurlijke Besluitvorming verbeteren we de kwaliteit van onze bestuurlijke stukken, net als het proces van besluitvorming en de samenwerking tussen het college, de raad en de ambtelijke organisatie. We streven daarbij naar een besluitvormingsproces dat iedereen kan volgen en controleren. We zijn goed op weg. In de afgelopen maanden zijn meerdere producten opgeleverd en in uitvoering genomen. Vanaf 1 januari 2025 wordt standaard met de Haagse oplegger voor raadsvoorstellen gewerkt. Daarnaast heeft uw raad in december 2024 ingestemd met de nieuwe Inspraak- en participatieverordening (RIS319848) en is voor ambtelijk gebruik het controlstatuut vastgesteld. In het vervolg van deze brief is per deelopgave kort de stand van zaken en een planning met producten op maandbasis opgenomen met 30 april 2026 als einddatum. Naast de concrete producten kent dit programma een belangrijke ontwikkel- en verandercomponent.

Deze component heeft een langere doorlooptijd en heeft continu de aandacht. Deelopgave kwaliteit en proces bestuurlijke stukken In deze deelopgave werken we aan de verbetering van de kwaliteit van de bestuurlijke stukken en de ondersteunende processen. Hiertoe hebben we onder andere een oplegger ontwikkeld op raadsvoorstellen, waarin relevante informatie wordt opgenomen die nodig is voor besluitvorming. Een belangrijk aandachtspunt bij de implementatie betreft het weergeven van scenario’s en risico’s. Hiervoor is een leertraject opgezet. Daarnaast wordt gewerkt aan het verbeteren van interne werk- en besluitvormingsprocessen, onder andere rondom schriftelijke vragen, afdoening moties e.d. Hierdoor kan zowel de kwaliteit van de afdoening als de termijn worden verbeterd. Op onderdelen worden interne verbetervoorstellen doorgevoerd die hieraan bijdragen. Te denken valt aan het verder digitaliseren van processen, het anders inrichten van ambtelijke voorbereidende besluitvormingsprocessen (interne parafen) etc.

Gemeente Den Haag

Spui 70 Den Haag

Postbus 12600 2500 DJ Den Haag

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10870238

Deze deelopgave kent hiermee geen eenduidig eindresultaat, maar komt tot uiting in de diverse processen en bestuurlijke producten. Het laatste onderdeel uit deze opgave is de ontwikkeling van een ambtelijk handboek bestuurlijke besluitvorming. Dit handboek geeft inzicht in de verschillende bestuurlijke producten, van toepassing zijnde regelgeving en kwaliteitseisen en de bijbehorende interne werkprocessen. Het draagt hiermee bij aan het ambtelijk vakmanschap. Het handboek wordt nu ontwikkeld. Zowel de uitkomsten van de andere deelopgaven (waaronder het beleidskompas), alsook nieuwe ontwikkelingen/regelingen worden daar waar nodig opgenomen. Het beheer (actualiteit) en de ontsluiting van het handboek (digitaal en gebruikersvriendelijk voor opstellers van stukken) worden nader uitgewerkt. Een eerste ambtelijke opzet zal voor de zomer intern worden besproken. Oplegger raadsvoorstellen

Doorlichten en implementeren werkprocessen schriftelijke vragen, moties en initiatiefvoorstellen Ambtelijk handboek bestuurlijke besluitvorming (afhankelijk uitkomsten andere deelopgaven)

Vanaf januari 2025 wordt elk voorstel aan de raad voorzien van een oplegger. Een eerste evaluatie wordt nog vóór het zomerreces 2025 aan de raad aangeboden (juni 2025). Zie ook deelopgave dialoog college en raad. Doorlichting afgerond. Start implementatie: maart 2025. Concept-handboek: mei 2026

Deelopgave financiële control-functie Vanuit deze deelopgave is gewerkt aan de verduidelijking van de rol van control. Concreet heeft dit geleid tot een financieel controlstatuut voor ambtelijk gebruik. In dit controlstatuut worden de taken, rollen en bevoegdheden die behoren tot de uitoefening van de controlfunctie beschreven en toegelicht met als doel het samenspel tussen control en het lijnmanagement te expliciteren. Daarbij voorziet dit statuut in de verankering (en formalisering) van het zogenaamde three lines-model en van het organiseren van tegenspraak vanuit de financiële keten. Daarnaast is een (concept)visie op control in 2030 ontwikkeld en is gewerkt aan het versterken van het vakmanschap en intervisie tussen controllers. Via de reguliere P&C-cyclus wordt over deze producten gerapporteerd. Controlstatuut Doorontwikkeling en intervisie control Visie op control

Intern vastgesteld in december 2024 Doorlopend, start in maart 2025 Concept gereed, interne vaststelling in maart 2025

Deelopgave overdracht wisselingen college en raad Het voorkomen van discontinuïteit op belangrijke bestuurlijke dossiers en de overdracht van kennis aan nieuwe bestuurders en raadsleden is van groot belang om snel op vlieghoogte te komen. Juist bij grote langlopende dossiers bestaat het risico dat bij overdracht informatie verloren gaat. Een goede overdracht is essentieel. Met de gemeenteraadsverkiezingen van 2026 in het vizier worden de onderstaande zaken opgeleverd. Voor de overdracht voor de raad is de griffie aan zet. Daarbij kan uiteraard ambtelijke bijstand worden geleverd waar we ons in dit deelprogramma dan op zullen richten.

2/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10870238

Inrichting openbare dossiers in het RIS (in samenwerking met griffie) In overleg met griffie behoefte aan ambtelijke bijstand bepalen voor introductieprogramma gemeenteraad Introductieprogramma en raamwerk overdracht college opstellen

Vanaf juni 2025 September 2025

September 2025

Deelopgave publiek belang In de raadsmededeling ‘Van publiek belang naar de rol van de overheid’ (RIS321778) is de raad geïnformeerd over de uitwerking van het begrip publiek belang en de wijze waarop hiermee kan worden omgegaan. Het college stelt voor om hier vervolgens een aparte werkbespreking over te houden. Daarna kan bekrachtiging door de raad plaatsvinden. Conceptwerkwijze publiek belang gereed Werkbespreking Publiek Belang Vaststelling werkwijze publiek belang Start implementatie werkwijze publiek belang

Maart 2025 Mei 2025 Juni 2025 September 2025 formele start; vanaf heden wordt instrument al gehanteerd bij oplegger en raadsvoorstellen.

Deelopgave dialoog college en raad Op 5 februari heeft er overleg plaatsgevonden tussen de voorzitter van de werkgroep raadsinstrumenten en vergaderorde en een afvaardiging van het college. Gesproken is over mogelijke verbeteringen van de instrumenten en vergaderorde die kunnen bijdragen aan het verminderen van de werkdruk van de raadsleden, maar ook hoe die zouden kunnen bijdragen aan de samenwerking tussen college en raad. In maart heeft er een bijeenkomst plaatsgevonden tussen college en presidium waar gesproken is over hetzelfde voorstel, het programma besluitvorming, de onderlinge samenwerking en de evaluatie van Raad in de Stad. Bijeenkomst tussen college en presidium Overleg tussen voorzitter werkgroep raadsinstrumenten en vergaderorde en delegatie college

Maart 2025 + najaar in te plannen Februari 2025

Deelopgave dialoog ambtelijke organisatie en raad In de eerste fase van deze opgave wordt een evaluatie opgeleverd van ambtelijke ondersteuning. De laatste gesprekken worden op dit moment gevoerd met fracties en ambtenaren. De evaluatie wordt in juli met uw raad gedeeld. Aanbevelingen uit de evaluatie worden verder uitgewerkt in de vervolgtrajecten via de jaarlijkse ontmoetingen, het contact met de griffie en de leerlijn ambtelijke bijstand. Evaluatie ambtelijke ondersteuning aan raadsleden Jaarlijkse ontmoetingen tussen (delen van) de ambtelijke organisatie en (delen van) de raad Versterking contact tussen de griffie en de ambtelijke organisatie

Juli 2025 Jaarlijks terugkerend Doorlopend

3/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10870238

Leerlijn voor ambtelijke organisatie en raad over ambtelijke bijstand en ondersteuning

December 2025

Deelopgave informatiebeheer In de huidige fase van deze deelopgave zijn definities en structuren in concept opgesteld als basis voor concernbrede standaardisering. Deze concepten worden de komende tijd besproken en getest (vijftal proeftuinen) om tot een gedragen vaststelling te komen. Voor grote projecten wordt nauw aangesloten bij de GRIP-definitie. Proeftuinen starten Definitie Projecten en Complexe beleidstrajecten Projectstructuur voor Informatievoorziening Proeftuinen evalueren Implementatie standaard projectenwerkwijze

Maart 2025 April 2025 Mei 2025 Juni 2025 September 2025

Deelopgave participatie De Inspraak- en participatieverordening Den Haag 2024 is op 18 december door de gemeenteraad vastgesteld en treedt in werking vanaf 1 maart 2025. Vooruitlopend hierop was al een toolbox participatie samengesteld, waarmee bij grote gebiedsontwikkelingen is geëxperimenteerd. De implementatie is in volle gang. Dit is maatwerk. Daarnaast wordt een e-learning participatie gemaakt die gemeentebreed wordt uitgezet, naar verwachting in mei 2025. Een fysieke basistraining, om participatie-expertise te vergroten, loopt en wordt in 2025 voortgezet. De verschillende participatietrajecten worden vanaf 2025 gemonitord. Hierover zal voor het einde van ieder jaar worden gerapporteerd. Training in participatie expertise Vaststelling participatieverordening E-learning participatie Monitoring van participatietrajecten en training

Doorlopend, is al gestart Vastgesteld in december 2024 Doorlopend, start uiterlijk juni 2025 Doorlopend, start vanaf maart 2025 Rapportage participatie: december 2025

Deelopgave beleidskompas In Q3 2024 zijn we gestart met het vormgeven van een Haagse versie van het ambtelijke beleidskompas. Aanvankelijk was de ontwikkeling van een beleidskompas onderdeel van deelopgave 1. Vanwege de ambitie en omvang die we hiermee hebben, behandelen we dit binnen het programma als aparte deelopgave. De eisen die aan de kwaliteit van beleid worden gesteld zijn voortdurend in beweging. Er dient rekening gehouden te worden met de wensen en behoeften van onze inwoners, de politieke dynamiek en vakmatige eisen die aan het werk van ambtenaren worden gesteld. Beleidsvorming bij de gemeente Den Haag vereist inlevings- en leervermogen. Dit doen we bijvoorbeeld steeds vaker samen met anderen, door verschillende opties te verkennen en door de gevolgen van deze opties in kaart te brengen en te doorleven. Het Haags beleidskompas is een instrument ten behoeve van het ambtelijk vakmanschap. We zetten het in bij het voorbereidingsproces van beleid- en regelgeving, bij het maken van integrale afwegingen, en bij het betrekken van interne en externe belanghebbenden. Het beleidskompas wordt op deze manier de centrale Haagse werkwijze voor het maken van beleid. In het kompas staat alles wat essentieel is voor de ontwikkeling van nieuw of de herziening van bestaand beleid.

4/5

Gemeente Den Haag Ons kenmerk

BSD/10870238

Het ondersteunt de ambtenaar die een opgave of beleidsdossier start bij de keuze van welk proces daarbij past. Het biedt een structuur en praktische handreikingen, best practices en een overzicht van specifieke beleidsproducten waarmee wordt gewerkt bij de gemeente Den Haag. Eerste interne concept beleidskompas

Juli 2025

Vaststellen beleidskompas in GMT

November 2025

Implementatie beleidskompas

vanaf januari 2026

Veranderopgave, leren en ontwikkelen Naast concrete projecten bevat het programma ook een verander- en leercomponent. Hierbij wordt ingezet op de versterking van ambtelijk vakmanschap en leiderschap. Tegenspraak, voorbeeldgedrag, transparantie en zorgvuldigheid zijn daarbij belangrijke elementen. Om het leerproces te versterken worden onder andere dialoogsessies en intervisie georganiseerd. Wat er wordt ontwikkeld wordt zo veel als mogelijk geborgd in bestaand aanbod, zoals in het Haags Introductie Programma, het Haags Ontwikkel Programma, het leiderschapsprogramma en bestaande leerlijnen voor beleidsadviseurs. Daarnaast – en daarvoor – worden nieuwe leermodules ontwikkeld zoals: (1) basiscursus werking gemeente, (2) beleidskunde, (3) scenariodenken, (4) schrijven bestuurlijke stukken, en (5) bestuurlijke sensitiviteit en tegenspraak. Medewerking externe partijen aan een raadsonderzoek Uit het raadsonderzoek Amare is een aantal aanbevelingen voortgekomen. Eén daarvan is om de medewerking van betrokken externe partijen aan een raadsonderzoek te verzekeren via contractvoorwaarden. De burgemeester heeft onlangs in een overleg met de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aandacht gevraagd voor de verplichting van private partijen om hun medewerking te verlenen aan een raadsonderzoek. De wet waarin dit geregeld wordt, is nog niet klaar.

Vooruitlopend op deze wet, is voor de gemeente een standaard medewerkingsclausule opgesteld (niet alleen te hanteren bij aanbestedingen, maar ook bij rechtstreekse inhuur aan bijvoorbeeld ZZP’ers). In deze clausule worden opdrachtnemers van de gemeente verplicht om medewerking te verlenen aan een eventueel raadsonderzoek. Deze verplichting geldt op grond van de medewerkingsclausule ook voor individuele personen die namens opdrachtnemer ten behoeve van de gemeente werkzaam zijn geweest. Tot slot Wij vertrouwen erop met dit overzicht verder inzicht gegeven te hebben in de verdere professionalisering van de ambtelijke organisatie en het samenspel met uw raad. Wij hebben er het volste vertrouwen in dat deze acties de besluitvorming ten goede komen. Dat is goed voor onze stad en haar inwoners. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de locoburgemeester, Ilma Merx

Robert van Asten

5/5